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METODOLOGIA PARA LA

ELABORACION DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Lic. Fidel Herrera Beltrán
Gobernador del Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave

Lic. Susana Torres Hernández


Contralora General

Lic. Ciro Salomón Gómez C.P. Angel Adolfo Espinoza Hernández


Director General de Control y Evaluación Director General de Auditoría Gubernamental

Lic. Alfredo Algarín Vega Lic. Luis Manuel Brito Gómez


Director General de Responsabilidades y Director General de Desarrollo
Situación Patrimonial Administrativo

Lic. Carlos Gustavo Delgadillo Pérez Lic. Héctor Rodríguez Salas


Director Jurídico Jefe de la Unidad Administrativa
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

INDICE

Presentación.................................................................................... 1

1. Generalidades de los Manuales Administrativos................................. 3

1.1 Clasificación de Manuales....................................................... 3

1.2 Objetivos............................................................................. 4

1.3 Etapas para la Elaboración de Manuales................................... 4

2. Manual de Organización............................................................... 11

2.1 Contenido del Manual de Organización..................................... 12

2.2 Descripción del Contenido...................................................... 12

3. Manual de Procedimientos............................................................ 21

3.1 Contenido del Manual de Procedimientos.................................. 21

3.2 Descripción de Procedimientos................................................ 22

3.3 Diagrama de Flujo................................................................. 26

4. Manual de Servicios al Público...................................................... 32

4.1 Objetivos del Manual............................................................. 32

4.2 Contenido del Manual de Servicios al Público............................. 33

5. Anexos...................................................................................... 37

Anexo I Cuestionario................................................................... 39

Anexo II Manual de Organización.................................................. 43


Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Anexo III Verbos Comunes para Describir Funciones Específicas....... 55

Anexo IV Manual de Procedimientos.............................................. 57

Anexo V Simbología para la Elaboración de Diagramas..................... 60

Anexo VI Cédula de Servicios al Público......................................... 63


Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

PRESENTACION

La Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, el Código de Procedimientos


Administrativos para el Estado de Veracruz y el Reglamento
Interior de la Contraloría General, respectivamente, señalan la
obligatoriedad a las Dependencias y Entidades de expedir y
mantener actualizados los Manuales Administrativos que normen
su actuación.

En este sentido y en el marco del apartado correspondiente a la


Reingeniería de Gobierno contemplado en el Plan Veracruzano de
Desarrollo, la Contraloría General se ha dado a la tarea de diseñar
el documento Metodología para la Elaboración de Manuales
Administrativos .

Los Manuales de Organización, Procedimientos y Servicios,


además de su naturaleza reguladora de la estructura y del
ejercicio de la función pública, son elementos valiosos para el
reclutamiento, selección y promoción del personal; permiten
detectar áreas de oportunidad para el perfeccionamiento del
quehacer gubernamental y son instrumentos útiles en la
realización de tareas de evaluación y fiscalización.

La presente guía es resultado de una investigación bibliográfica


exhaustiva, así como de la experiencia acumulada en la
impartición de cursos sobre la materia, y pretende constituirse en
una herramienta de apoyo a la labor de quienes tienen
encomendada la realización de estos importantes documentos
normativos en las diferentes áreas gubernamentales y, por lo
tanto, al cabal y oportuno cumplimiento de esta obligación legal.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

1. GENERALIDADES DE LOS MANUALES


ADMINISTRATIVOS

Los Manuales Administrativos son instrumentos que apoyan el


funcionamiento de la institución; concentran información amplia y
detallada acerca de su quehacer, bases jurídicas, atribuciones,
estructura orgánica, objetivos, políticas, grado de autoridad y
responsabilidad, funciones, actividades, operaciones o puestos en
general, sin duplicar los ordenamientos legales emanados del
poder Legislativo o Ejecutivo, tales como leyes, decretos,
acuerdos, reglamentos, etc.

1.1 CLASIFICACION DE MANUALES

Los Manuales Administrativos reflejan en general la organización


de la Dependencia o Entidad, y de acuerdo a su alcance pueden
ser:

♦ Manual de Organización.
♦ Manual de Procedimientos.
♦ Manual de Servicios al Público.

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Manuales Administrativos

1.2 OBJETIVOS

Dependiendo del tipo de manual los objetivos pueden ser:

♦ Presentar una visión en conjunto de la institución.


♦ Precisar las funciones que se han encomendado a cada área, a
fin de deslindar responsabilidades, evitar duplicidades y
detectar omisiones.
♦ Coadyuvar a la correcta ejecución de las labores
encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el
trabajo.
♦ Promover el aprovechamiento racional de los recursos
humanos, materiales, financieros y tecnológicos disponibles.
♦ Orientar al personal de nuevo ingreso.
♦ Informar a la ciudadanía sobre los trámites que proporciona el
Gobierno del Estado.

1.3 ETAPAS PARA LA ELABORACION DE MANUALES

Para la elaboración o actualización de los Manuales


Administrativos de una Dependencia o Entidad se pueden
considerar las siguientes etapas:
a) Planeación del Trabajo
b) Aplicación de Técnicas de Investigación
c) Análisis de la Información
d) Estructuración del Manual
e) Validación de la Información
f) Autorización del Manual
g) Distribución y Difusión
h) Revisión y Actualización

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Manuales Administrativos

a) Planeación del Trabajo

Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al


grupo de personas que elaborarán los manuales, de las cuales se
nombrará un coordinador como responsable de conducir las
acciones para homogeneizar el contenido y la presentación de la
información.

Debe hacerse un estudio preliminar que permita conocer las


funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar,
para definir la estrategia general de levantamiento de
información, a través de fuentes más representativas como son:

♦ Los documentos jurídicos y administrativos de la institución,


que son base para la realización de las funciones de la
Dependencia o Entidad.
♦ Archivos documentales de la Dependencia o Entidad.
♦ Los Manuales Administrativos existentes.
♦ Los directivos y empleados, por el conocimiento de las
actividades y las limitaciones o divergencias en cuanto a la
documentación existente.

Una vez recabados los elementos preliminares, se debe elaborar


un programa de trabajo para establecer las estimaciones de
tiempo para la recopilación de información, el orden de las
actividades, revisión e impresión y todos los demás aspectos para
la elaboración de los Manuales Administrativos, comprendiendo
desde la integración del equipo de trabajo hasta la aprobación y
distribución.

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Manuales Administrativos

b) Aplicación de Técnicas de Investigación

Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se


establecerán y diseñarán las técnicas de investigación a utilizarse,
entre las principales se encuentran las documentales, la
entrevista, el cuestionario y la observación directa.

Investigación documental.- Consiste en seleccionar y


analizar los documentos que contienen datos importantes
relacionados con la estructura orgánica, procedimientos o
trámites y servicios, estos pueden ser: leyes, reglamentos,
decretos, gacetas oficiales, disposiciones normativas,
manuales anteriores y todos aquellos que contengan
información relevante.

Entrevista.- Se refiere a obtener información verbal del


personal que realiza directamente las actividades a analizar.
Este medio proporciona información completa y precisa,
debido a la interacción que se da con el personal entrevistado,
permitiendo la percepción de actitudes.

Es conveniente que la entrevista se realice en el lugar de trabajo


del entrevistado, con el fin de que pueda dar explicaciones que
faciliten la comprensión. Para que esta técnica se desarrolle con
éxito es conveniente observar lo siguiente:

♦ Utilizar la entrevista libre, dirigida o ambas.


♦ Tener claro el objetivo de la entrevista.
♦ Concertar previamente cita con el servidor público.

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Manuales Administrativos

♦ Escuchar con atención y objetividad para evitar el desvío


del enfoque de la entrevista.
♦ Realizar las preguntas necesarias a efecto de entender
completamente las actividades que desarrolla el personal o
esclarecer toda duda.

Cuestionario.- Diseñar una serie de preguntas escritas,


predefinidas, procurando que sean claras y concisas, con un
orden lógico, redacción comprensible y facilidad de respuesta.
(Anexo I)

Observación Directa.- Examinar visualmente las actividades


específicas que realiza una persona y anotar todas las
acciones en la secuencia correcta con la finalidad de
completar, confrontar y verificar datos obtenidos en la
investigación documental.

c) Análisis de la Información

Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es


organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un
esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual.

Lo primero que se debe hacer es un análisis de la información,


con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que
debe incluirse en el contenido del manual, para lo cual es
necesario establecer la secuencia:

♦ Conocer el hecho o situación que se analiza.


♦ Describir ese hecho o situación.

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Manuales Administrativos

♦ Descomponerlo en todos sus detalles y elementos.


♦ Examinarlos criticamente para comprender mejor cada
elemento.
♦ Ordenar cada elemento de acuerdo a criterios previamente
establecidos.
♦ Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender
las causas que lo originaron y el camino para su atención.
♦ Precisar las relaciones entre cada elemento.

Para facilitar el análisis de la información podemos apoyarnos con


los cuestionamientos siguientes:

¿Qué trabajo se hace? ¿Para qué se hace?


¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace?
¿Con que se hace? ¿Cuándo se hace?

Para obtener la información que dará la pauta para formular el


manual, es necesario que después de obtener las respuestas
claras y precisas a las preguntas anteriores, se someta a un
nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿porqué?.

Una vez obtenidos los resultados del análisis de la información se


puede continuar con las etapas de:

d) Estructuración del Manual

En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se


utilizará para la elaboración de los Manuales Administrativos, es
importante considerar lo siguiente:

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Manuales Administrativos

1.- Redacción. Se debe tomar en cuenta a quienes se va a dirigir


el manual, de manera que el vocabulario utilizado sea claro,
sencillo, preciso y comprensible, procurando no utilizar siglas ni
abreviaturas.

2.- Elaboración de diagramas. Se utilizan los siguientes:


estructura orgánica y diagrama de flujo. Su elaboración deberá
hacerse empleando las más sencillas y conocidas en el medio,
uniformando su presentación a fin de facilitar la comprensión de
los mismos.

3.- Formato. Debe tomarse en cuenta que el manual presentado


sea fácil de leer, consultar, estudiar y conservar.

e) Validación de la Información

Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de


las áreas a las que corresponden los manuales, con la finalidad de
que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las
atribuciones y las actividades que realizan.

f) Autorización del Manual

Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad


al documento solicitando la autorización del titular de la
Dependencia o Entidad, o bien del área a la que corresponda el
documento, con el propósito de poder iniciar la reproducción del
mismo y posteriormente su distribución.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

g) Distribución y Difusión

Obtenida la autorización se procede a la distribución en las áreas


correspondientes, con la finalidad de que el personal conozca y
haga uso de esta herramienta administrativa.

h) Revisión y Actualización

La utilidad de los Manuales Administrativos radica en la veracidad


de la información que contiene, por lo que se recomienda
mantenerlos permanentemente actualizados por medio de
revisiones periódicas con el propósito de que sean apegados a la
realidad.

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Manuales Administrativos

2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El Manual de Organización es un documento normativo que


permite conocer la estructura orgánica de la Dependencia o
Entidad en su conjunto o parte de ella, y está integrado por la
portada, índice, presentación, antecedentes, marco jurídico,
atribuciones, estructura orgánica, descripciones de puestos,
funciones y responsabilidades, relaciones de coordinación,
directorio y firmas. Además, define concretamente las funciones
encomendadas a cada una de las áreas que integran la
institución.

Los Manuales de Organización por el alcance de su información se


clasifican en:

♦ Manual General de Organización.- Refleja la estructura


orgánica de la Dependencia o Entidad, a partir de la
descripción del primer nivel.

♦ Manual Específico de Organización.- Comprende las


funciones y responsabilidades de un área en especial, de
acuerdo a la división administrativa que se tenga en la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretaría,
Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento,
etc.

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Manuales Administrativos

2.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN

La información que deberá contener el Manual de Organización


dependerá de lo que se quiere mostrar o dar a conocer con este
documento, sin embargo pueden considerarse los siguientes
puntos: (Anexo II)

♦ Portada
♦ Indice
♦ Presentación
♦ Antecedentes
♦ Marco Jurídico
♦ Atribuciones
♦ Estructura Orgánica
♦ Descripción de Puestos
♦ Directorio
♦ Firmas de Autorización

2.2 DESCRIPCION DEL CONTENIDO

Portada

Es la cara exterior del Manual, que tiene como objetivo su


identificación a través de los siguientes datos:

♦ Nombre de la Dependencia o Entidad.


♦ Logotipo oficial.
♦ Título y alcance del documento (manual general o específico).
♦ Area responsable de su elaboración.
♦ Lugar y fecha de elaboración.

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Manuales Administrativos

Indice

Incluye la relación de las partes que conforman el documento


aplicándose las siguientes indicaciones:

♦ Dar una referencia numérica o alfanumérica a cada concepto.


♦ Colocar las referencias a la izquierda de los temas y conceptos
incluidos.
♦ Enunciar cada capítulo con sus secciones, temas y números de
página.

Presentación

Es el texto que encabeza el manual y puede contener lo


siguiente:

♦ Importancia de contar con un manual.


♦ Metodología utilizada en el desarrollo del trabajo.
♦ Contenido del documento y una breve descripción o propósitos
básicos que se pretenden alcanzar.

Antecedentes

Comprende una breve descripción de cómo se originó la


Dependencia o Entidad, la Ley o Decreto que le da sustento y los
principales aspectos de su evolución histórica hasta la actualidad.

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Manuales Administrativos

Marco Jurídico

Este apartado contiene una relación de los ordenamientos o


disposiciones legales que norman las actividades de la
Dependencia o Entidad, de los cuales se derivan sus atribuciones
o facultades. Es recomendable mencionar la fecha de publicación
en el Diario Oficial de la Federación o en la Gaceta Oficial según
sea el caso, su vigencia y que sigan un orden jerárquico, como se
indica:

♦ Constitución
♦ Tratados
♦ Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz-de
Ignacio de la Llave
♦ Leyes
♦ Códigos
♦ Decretos
♦ Reglamentos
♦ Convenios
♦ Acuerdos
♦ Otros (lineamientos, políticas, normas, programas, etc.)
Asimismo, es importante mencionar que se debe hacer una
clasificación de las disposiciones legales en federales y estatales.

Atribuciones

Se transcriben de manera completa y textual las facultades


otorgadas a la Dependencia o Entidad incluidas en la Ley
Orgánica del Poder Ejecutivo o en el Reglamento Interior. Para tal
efecto, señalar el título completo del ordenamiento, capítulo,
artículo, inciso y texto de la misma.

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Manuales Administrativos

Estructura Orgánica

Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la


Dependencia o Entidad autorizada por las instancias
correspondientes, misma que muestra de manera general los
puestos o áreas que la integran y establece los niveles
jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de
autoridad y asesoría.

Descripción de Puestos

Contempla las actividades inherentes a cada uno de los puestos


contenidos en la estructura orgánica autorizada, que le permiten
a la Dependencia o Entidad cumplir con sus atribuciones legales.

La descripción del puesto se integra con los siguientes elementos:

1. Identificación.- Indica el nombre del puesto, su unidad de


mando y su tramo de control (nombre del puesto, jefe
inmediato, subordinados inmediatos, suplencia en caso de
ausencia temporal).

2. Descripción General.- Muestra brevemente las funciones


generales que se realizan en el puesto para el logro de los
objetivos.

3. Ubicación en la Estructura Orgánica.- Presenta un organigrama


que incluye el puesto inmediato superior, similares jerárquicos
y los puestos subordinados, remarcando aquel que se
describe.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

4. Descripción de Funciones.- Enuncia concretamente las


funciones que corresponden al puesto.

Las funciones incluidas en el manual de organización deberán


denotar actividades de dirección, programación, operación,
supervisión, asesoría, etc. Todas serán presentadas inicialmente
en verbo infinitivo y deberán corresponder al ámbito de
competencia de cada puesto y a la responsabilidad de éste, de
acuerdo a su nivel jerárquico. (Anexo III)

Las funciones específicas de los puestos deberán describirse de


acuerdo a la importancia de las mismas, es decir, en primer
término las sustantivas y posteriormente las adjetivas; además
omitir aquellas que son implícitas a todo puesto, como consultar o
acordar con el jefe inmediato.

Con el propósito de dar claridad a la descripción de las funciones,


es recomendable adoptar el siguiente esquema:

Verbo-Objeto-Condición

En donde:
El verbo, expresa la actividad; el objeto, es aquello por lo que se
lleva a cabo la función; y la condición el motivo por el cual se
lleva a cabo esa acción.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Ejemplo:

v Asesorar en la elaboración de estudios y establecimiento de


acciones de modernización y desarrollo administrativo para
eficientar el desempeño de los servidores públicos.

Verbo.- Asesorar,
Objeto.- en la elaboración de estudios y establecimiento de
acciones de modernización y desarrollo administrativo,
Condición.- para eficientar el desempeño de los servidores
públicos.

Para precisar y definir adecuadamente las funciones de un


puesto, se deben tomar en cuenta los siguientes conceptos:

Atribución.- Es la competencia de las Dependencias y Entidades.


Función.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que
corresponde realizar a un área determinada, se pueden clasificar
en:

♦ Funciones sustantivas.- Aquellas relacionadas directamente


con el objeto de la Dependencia o Entidad.

♦ Funciones adjetivas.- Están relacionadas con campos de


conocimientos específicos y experiencia técnica especializada
(de asesoría) o aquellas que son auxiliares o de servicio
(complementarias); son actividades que apoyan el
cumplimiento de las funciones sustantivas.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Al finalizar las funciones sustantivas del puesto descrito, es


conveniente agregar de manera genérica las funciones adjetivas
que no se hayan enunciado con anterioridad: Realizar las
actividades inherentes al puesto y todas aquellas que le sean
encomendadas por instancias superiores .

Actividad.- Conjunto de actos u operaciones con los que se lleva


a cabo una función.
Puesto.- Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida
por un conjunto de operaciones que debe realizar un servidor
público y aptitudes que debe asumir en determinadas condiciones
de trabajo para la Dependencia o Entidad.

5. Niveles de Coordinación.- Señala la relación que existe entre


un puesto con las áreas internas de la Dependencia o Entidad,
o en su caso, con organismos externos a la misma,
considerando lo siguiente:

COORDINACION INTERNA

CON: PARA:
Este apartado deberá: Este apartado deberá:
Iniciar con un artículo. Ajustar la redacción a fin de indicar en forma
Considerar la coordinación con: general para qué se coordina y no transcribir
textualmente las funciones, esto es repetitivo.

• El jefe inmediato (nombre del puesto). Recibir instrucciones, proporcionar información y


coordinar actividades.

• Los titulares de las Direcciones Generales, Solicitar y proporcionar información, así como
Dirección, Coordinaciones, Subdirección y coordinar actividades relativas a sus funciones.
demás áreas administrativas.

• El personal subordinado. Transmitir instrucciones, solicitar y proporcionar


información, así como coordinar actividades.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Ejemplo de coordinación interna:

CON: El Director General de Auditoría Gubernamental.


PARA: Recibir instrucciones, proporcionar información y coordinar
actividades.

COORDINACION EXTERNA

CON: PARA:
Este apartado deberá: Este apartado deberá:
Iniciar con un artículo. Iniciar con verbo en infinitivo.

Escribir el nombre completo de Secretarías, Ajustar la redacción a fin de indicar en forma


Entidades, Organismos o Instituciones sin general para qué se coordina y no transcribir
abreviar. textualmente las funciones, esto es
repetitivo.

La Contraloría Interna se considera como


coordinación externa.

Ejemplo de coordinación externa:

CON: Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal.


PARA: Solicitar y recibir información, así como coordinar actividades.

Directorio:

Relación de los principales funcionarios del área descrita en el


manual y los cargos que ocupan dentro de la estructura de la
Dependencia o Entidad.

Es conveniente que la secuencia de presentación sea acorde a la


estructura orgánica.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Firmas de Autorización:

Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la Dependencia


o entidad que autorizan el manual, así como de las áreas que los
elaboran y revisan.

En el caso de las Entidades, los manuales deberán ser autorizados


por su Organo de Gobierno, con fundamento en el artículo No. 40
de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos es un documento que describe en


forma lógica, sistemática y detallada las actividades del área de
acuerdo a sus atribuciones para la ejecución eficiente de las
mismas, señalando generalmente quién, cómo, cuándo, dónde y
para qué han de realizarse.

Los Manuales de Procedimientos por el alcance de su información


se clasifican en:

♦ Manual General de Procedimientos.- Contiene la descripción


de los procedimientos de toda Dependencia o Entidad.

♦ Manual Específico de Procedimientos.- Comprende las


actividades a realizarse en un área en especial de la
Dependencia o Entidad, por ejemplo: Subsecretaría,
Dirección General, Dirección, Subdirección, Departamento,
etc.

3.1 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

La información que integrará el Manual de Procedimientos


dependerá de lo que se pretenda mostrar o dar a conocer con
este documento, sin embargo, pueden considerarse los siguientes
puntos:

♦ Portada
♦ Indice
♦ Presentación

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Estructura Orgánica
♦ Simbología
♦ Descripción de Procedimientos
♦ Diagramas de Flujo
♦ Directorio
♦ Firmas de Autorización

El contenido del Manual de Procedimientos varía de acuerdo al


objetivo de la Dependencia o Entidad y es muy similar al de
Organización, por lo que sólo se definirá la descripción de
procedimientos y los diagramas de flujo. (Anexo IV)

3.2 DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

Es la presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de


cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento,
explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y en
cuanto tiempo se hacen; señalando a los responsables de llevarlo
a cabo.

Cuando la descripción del procedimiento es general y comprende


varias áreas, deberá señalarse el nombre de la que tiene a su
cargo cada operación.

La identificación del procedimiento se presenta mediante:

1. Nombre.- Es el que se le asigna para distinguirlo, de acuerdo


con la función o actividad que se describa, debe iniciar en
sustantivo, ejemplo: Integración de la bitácora del suministro
de combustible y lubricantes de los vehículos oficiales .

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Cabe mencionar que las actividades inherentes al puesto, no se


deben desarrollar como procedimientos.

2. Objetivo.- Expresa claramente el resultado que se busca


obtener al realizar las actividades y operaciones que integran
el procedimiento e inicia con verbo en infinitivo.

3. Normas.- Describen los lineamientos específicos a los que se


sujeta la realización de una actividad o procedimiento y deben
redactarse en afirmativo e iniciar con sujeto y verbo en futuro.

En la redacción de los objetivos y normas es necesario considerar


lo siguiente:

- Evitar el uso de palabras que puedan entenderse en dos o más


sentidos.
- Excluir adverbios de tiempo, lugar o modo, que denoten
imprecisiones, por ejemplo: mucho, poco o de gran
responsabilidad.

Ejemplo: La documentación comprobatoria se recibirá siempre y


cuando cumpla con los requisitos fiscales y de control interno
establecidos.

4. Frecuencia.- Se detalla la periodicidad con que se realiza el


procedimiento (anual, mensual, semanal, diaria, periódica,
eventual, etc.)
Es importante señalar que la frecuencia indicada como periódica
se utiliza para denotar que el procedimiento no tiene periodicidad
definida pero se realiza con cierta regularidad.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Asimismo, la frecuencia identificada como eventual se utiliza


para indicar que el procedimiento no tiene una frecuencia definida
y que se realiza cuando se presente el evento.

5. Descripción narrativa.- Es la explicación escrita, en forma


lógica y secuencial, de cada una de las actividades u
operaciones a realizar dentro de un procedimiento, expresa el
orden en que se desempeña el trabajo y señala quienes son
los responsables de su ejecución.

Para su redacción y presentación:

♦ Cada actividad inicia con un verbo conjugado en tercera


persona del singular en tiempo presente (entrega, recibe,
revisa).
♦ La redacción de cada actividad será clara, precisa y
responderá a las preguntas ¿quién lo hace?, ¿qué hace?,
¿cómo? Y con qué se realiza la actividad?
♦ Todas las actividades descritas deberán ser numeradas de
manera secuencial; en el caso de la pregunta se escribe sin
número, posteriormente la numeración continúa en las
opciones derivadas de esa pregunta.
♦ Cuando una actividad indique la toma de decisiones derivada
de las operaciones de revisión, verificación y análisis, se deben
señalar las diferentes alternativas o cursos que puede tomar
un procedimiento.
♦ La palabra VERIFICA se utiliza antes de una decisión y se
considera sinónimo de: coteja, revisa, analiza, etc.
♦ Siempre que existan alternativas de decisión debe formularse
la pregunta que dará respuesta a las decisiones.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Asimismo, cuando se redacten se utilizarán términos como


si , cuando , en caso , etc.

Ejemplo:

¿Están completos los datos del trabajador?

En caso de no estar completos:

Informa al trabajador y devuelve el Formato de datos básicos


del trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del
Seguro Social y la fotocopia de su Acta de nacimiento.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 1.

En caso de estar completos:

Integra un paquete de los Formatos de datos básicos del


trabajador para su afiliación al Instituto Mexicano del
Seguro Social en original, recibidos durante los primeros cuatro
días del mes con el Acta de nacimiento y ambos documentos
los fotocopia.

♦ Indicar el origen de los documentos (recibe, obtiene o elabora)


y su destino o trayectoria (envía, turna, archiva o desecha). El
uso del término TURNA, se utiliza cuando envían documentos
internamente y el de ENVIA es para los casos en que se
manda la documentación fuera de la organización.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Cuando en la descripción narrativa se mencione el nombre de


un documento, la primera letra del nombre deberá ir en
mayúscula y en caso de que tenga clave, ésta se colocará
entre paréntesis, asimismo deberá remarcarse en letras
negritas el nombre del documento.

♦ Cuando una actividad implique utilizar un formato, se anotará


su nombre, se hará referencia a la trayectoria de su trámite y
al número de copias.

♦ La descripción del procedimiento se presenta en tres


columnas, la primera señala al responsable de su ejecución, la
segunda el número de actividad y la tercera, la actividad a
desarrollar.

♦ Al finalizar la descripción narrativa de los procedimientos es


conveniente agregar la frase: Fin del procedimiento.

3.3 DIAGRAMA DE FLUJO

Es la representación gráfica de un procedimiento, el cual refleja el


desarrollo de las actividades, indicando a los responsables de su
ejecución.

En los procedimientos que integran el Manual deberá existir


congruencia entre la parte narrativa y los diagramas de flujo, es
decir, que una actividad se vea reflejada en ambos apartados.

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Para su diseño y redacción:

♦ Se utiliza una simbología especial (Anexo V).


♦ Es necesario establecer claramente las actividades que
integran el curso normal del procedimiento, sin incluir
situaciones esporádicas.
♦ Las actividades de los procedimientos se muestran de
izquierda a derecha, desde la parte superior de la hoja. Se
indican los responsables de ejecutar las actividades; así como
su secuencia a través de flechas.
♦ Las actividades se expresarán en forma breve y precisa, e
iniciarán con un verbo en tiempo presente, conjugado en
tercera persona del singular (recibe, archiva, turna, etc.)

Notas para el diseño de los diagramas de flujo:

♦ Cada diagrama tendrá un encabezado con el nombre de la


Dependencia o Entidad, del Area Responsable y del
Procedimiento.
♦ El inicio del procedimiento y el final del mismo se representa
con el siguiente símbolo:

INICIO FIN

♦ Es conveniente no mezclar en un mismo lado del símbolo


varias líneas de entrada y salida.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto

27
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Por claridad, no debe haber más de una línea de unión entre


dos símbolos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto
UNIDAD UNIDAD
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA

RECIBE , REALIZA
RECIBE Y REALIZA Y TURNA

DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO
OFICIO DE
OFICIO DE DE RECURSOS DE RECURSOS
NOTIFICACION
NOTIFICACION HUMANOS 0 HUMANOS
0

ELABORA Y
TURNA ELABORA Y
TURNA

OFICIO 0
OFICIO 0

♦ Las líneas de unión se deben representar mediante líneas


rectas; en caso necesario se utilizan ángulos rectos.
Ejemplo:
Incorrecto Correcto

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Para efectos de presentación, es recomendable que los


símbolos tengan tamaño uniforme, salvo el caso que se
requiera hacer resaltar alguna situación especial.
Ejemplo:

Incorrecto Correcto

En cuanto a su contenido y/o uso:

♦ La redacción del contenido del símbolo de operación debe


ser como sigue: Recibe de la Unidad Administrativa el
Oficio de notificación en original, analiza, y determina
su procedencia.

UNIDAD
RECIBE,
ADMINISTRATIVA
ANALIZA Y
DETERMINA

OFICIO DE
NOTIFICACION
0

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Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Si existen varios tantos de un documento, el original se tiene


que identificar con la letra y las copias mediante dígitos
, , , etcétera. Es recomendable hacer esta anotación
en el extremo inferior derecho del símbolo:
Ejemplo:
FACTURA OFICIO DE NOMINA
NOTIFICACION

0 0-1 0-2

♦ Para el caso de utilizar varios documentos originales, estos se


denominarán tantos y se indicarán con una letra en el
extremo inferior de cada documento.

♦ En caso de utilizar varios documentos y que estos tengan el


mismo origen y destino, se le podrá denominar Paquete de
documentos y en el apartado de normas se especificará su
contenido.

♦ El contenido del símbolo conector puede ser alfabético o


numérico, y debe ser igual en los conectores de entrada y
salida.
Ejemplo:
Conector de entrada Conector de salida
UNIDAD UNIDAD
ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA

2
RECIBE Y
RECIBE Y ENVIA
ANALIZA
2

OFICIO DE
OFICIO DE NOTIFICACION
NOTIFICACION 0
0

30
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Cuando se archive o se obtenga un documento del archivo,


la línea de flujo saldrá del documento, no de la actividad.
Ejemplo:
UNIDAD
UNIDAD ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA

RECIBE Y
ANALIZA OBTIENE

OFICIO DE OFICIO DE
NOTIFICACION NOTIFICACION O
O

O O
ACTA ACTA

SOLICITUD O SOLICITUD O

C C

♦ Si la diagramación de un procedimiento requiere de 2 o


más páginas, es recomendable utilizar el conector de
página, poniendo un conector de salida para la página
que termina y uno de entrada para la que inicia.
Ejemplo:

31
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

4. MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO

El Manual de Servicios al Público integra información real y


concisa acerca de los servicios que una Dependencia o Entidad
proporciona al público y de los trámites y la forma en que se
desahogan.

Este Manual debe ser un documento de fácil consulta con


información clara, redacción sencilla y evitar usar términos
técnicos que dificulten la comprensión de los usuarios.

Los servicios al público pueden considerarse como aquellos que


las Dependencias o Entidades prestan o producen, en el
desarrollo de sus funciones, para atender las demandas de los
usuarios que acuden a las oficinas públicas a ejercer sus derechos
o a cumplir con sus obligaciones.

4.1 OBJETIVOS DEL MANUAL

♦ Examinar en un documento información real, referente a los


diversos servicios que la Dependencia o Entidad proporciona,
así como de los requisitos y trámites que el público solicitante
debe realizar para obtenerlos.

♦ Proporcionar a las áreas encargadas de atender al público un


documento que sirva de guía para orientar e informar
correctamente a los usuarios de los servicios.

32
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

♦ Contribuir en la relación que existe entre las Dependencias,


Entidades y el usuario, ya sea en el ejercicio de sus derechos o
en el cumplimiento de sus deberes.

♦ Difundir entre la población en general, los servicios que se


proporcionan a las diferentes Dependencias o Entidades.

4.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE SERVICIOS AL PUBLICO

El Manual de Servicios al Público varía de acuerdo con la


naturaleza y los objetivos de cada Dependencia o Entidad, por lo
que se aconseja observar las siguientes recomendaciones
respecto a su contenido:

♦ Portada
♦ Indice
♦ Presentación
♦ Marco Jurídico
♦ Estructura Orgánica
♦ Cédulas de Trámites o Servicios al Público
♦ Directorio
♦ Firmas de Autorización

En este apartado se desarrollará la descripción de los servicios


que proporcionan las diferentes áreas de atención como parte
central o sustancial de este manual. Para su descripción se
recomienda utilizar el formato de Cédula de Trámites y Servicios
(Anexo VI), considerando lo siguiente:

33
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Nombre del trámite o servicio.- Corresponde a la identificación


del servicio proporcionado, deberá iniciar con sustantivo y
señalarse de acuerdo con la acción que desarrolla el usuario, por
ejemplo: Solicitud de copia certificada de acta de nacimiento,
Obtención de beca a la excelencia educativa, etc.

Tiempo de Respuesta.- Es el lapso de tiempo que requiere la


oficina responsable para atender la solicitud del interesado y
realizar el trámite o prestar el servicio, es decir, el proceso total
del trámite. Este deberá ser expresado en meses, semanas, días,
horas, minutos, etc.

Objetivo del Trámite.- Indica la finalidad de la ejecución del


trámite o servicio. Debe ser una explicación clara y no técnica,
que contiene una breve descripción de la situación de las
conductas o acciones que el gobierno a través de este trámite,
trata de controlar o normar. Ejemplo: En el trámite de Solicitud
de copia certificada del acta de nacimiento, la finalidad de este
trámite es tener certeza jurídica de la nacionalidad del interesado.

Area Responsable.- Es el área a la cual está adscrita la oficina


que proporciona el servicio o realiza el trámite, de acuerdo a la
estructura orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.

Oficina que realiza el Trámite o Servicio.- El nombre del área


en donde se lleva a cabo el trámite o servicio, de acuerdo a la
estructura orgánica vigente de la Dependencia o Entidad.

Costo.- Indica el importe que debe cubrir el usuario para que se


le otorgue el servicio y realizar el trámite. Este puede ser
expresado en salarios mínimos cuando así lo señale el Código

34
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Financiero del Estado de Veracruz o las leyes aplicables


relacionadas con el trámite.

Comprobante a Obtener.- Es el (los) documento(s) final(es)


que recibirá el usuario al realizar el trámite o servicio solicitado,
por ejemplo: Título Profesional, Acta de Examen Profesional, Acta
de Nacimiento, etc.

Vigencia.- Es el periodo o duración en que tendrá validez oficial


el trámite con respecto a su comprobante; puede ser
permanente, por ejemplo: Carta de no inhabilitación (20 días),
Certificado de Estudios (permanente).

Usuarios.- Se refiere a las dependencias, entidades, personas


físicas o morales, etc., que pueden solicitar el trámite o servicio.

Horario de Atención al Público.- Es el lapso de tiempo en que


puede presentarse el usuario a realizar el trámite o servicio. Este
deberá indicar los días y en su caso los turnos de atención, si
hubiera mas de uno.

Ubicación del área de atención.- Señala el domicilio completo


del área (calle, número, colonia, código postal, teléfono de la
oficina) a donde acudirá el usuario para realizar el trámite o
servicio.

Requisitos.- Señala la documentación o condiciones que debe


cumplir el interesado para realizar el trámite. Es importante
especificar el tipo de documento que se solicita y la cantidad, es

35
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

decir, originales, fotocopias sencillas, copias certificadas, etc. En


el caso de las fotografías deberá especificarse el tamaño, cantidad

y las características necesarias. Por ejemplo: Tamaño infantil,


blanco y negro, etc.

Fundamento Jurídico.- Es la base legal específica que le


atribuye al área responsable la prestación del trámite o servicio.
Este deberá considerar toda la normatividad jurídica que faculta
para tal fin desde la Constitución, en su caso, hasta los
lineamientos y políticas administrativas aplicables.

Formatos a utilizar.- Se refiere a enunciar el nombre y clave de


los formatos necesarios para realizar el trámite. Es importante
que las Dependencias y Entidades que cuenten con página Web,
pongan a disposición de los usuarios dichos formatos, a fin de
facilitar y agilizar su atención.

Fecha de Elaboración y Autorización.- Señala el día, mes y


año en que se elaboró y autorizó el manual.

Validación.- Consiste en asignar el nombre completo y firma del


titular del área responsable, dando visto bueno a la información
contenida en la cédula de trámites y servicios.

En caso de tratarse de trámites para la instalación y operación de


actividad empresarial se agregará la siguiente información:
Actividad empresarial sujeta a este trámite (industrial, comercial
o de servicios), tipo de empresa (micro, pequeña, mediana o
grande), propósito (instalación u operación).

36
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ANEXOS
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ANEXO I
CUESTIONARIO
1.- Nombre del servidor público_______________________________________________
2.- Nombre del puesto_______________________________________________________
3.- Ubicación física en la estructura orgánica ____________________________________
4.- Área de adscripción ______________________________________________________
5.- Nombre y puesto del jefe inmediato _________________________________________
6.- Nombre y puesto de los subordinados inmediatos_______________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
7.- Descripción general del puesto (en qué consiste su trabajo; qué funciones realiza en
general; qué fin tiene, etc.)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
8.- Describa las actividades que realiza diariamente y el objetivo de éstas:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
9.- Describa las actividades de periodicidad definida, ya sea semanal, quincenal, mensual,
etc. y para qué se realizan
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

39
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
10.- Describa las relaciones de coordinación que requiere el puesto con otras áreas de su
Dirección y otras áreas de la Dependencia y ¿para qué se realizan?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

11.- Describa las relaciones de coordinación con otras Dependencias o Entidades y ¿para
qué se realizan?
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

12.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que elabora
en su trabajo:
Nº. DE OBJETIVO DE SU LO ENVIA A (DEPTO. OBJETIVO DEL ENVIO
DOCUMENTO COPIAS ELABORACIÓN OFNA. ETC.)

40
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
13.- Especifique la información documental (reportes, listados, resúmenes, etc.) que recibe
en su trabajo:

DOCUMENTO Nº DE RECIBE DE DEPTO.


COPIAS CON OBJETO DE LO TURNA A:
OFNA., ETC.

14.- Sugerencias y comentarios:


_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

41
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ANEXO II
MANUAL DE ORGANIZACION
PORTADA

GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ


DE IGNACIO DE LA LLAVE

Manual General de Organización

CONTRALORIA GENERAL

Xalapa,Ver. Fecha: mes/año

43
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

INDICE

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
INDICE

Presentación......................................................................................... I

Antecedentes........................................................................................ II

Marco Jurídico..................................................................................... III

Atribuciones........................................................................................ IV

Estructura Orgánica............................................................................. V

Descripción de Puestos........................................................................ VI

Contralor General.............................................................................. 1

Jefe de la Unidad Administrativa................................................ 4

Director Jurídico............................................................................. 7

Director General de Control y Evaluación..................................... 10

Subdirector de Normatividad y Evaluación de la


Gestión Pública......................................................................... 13

44
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Subdirector de Seguimiento a Programas Sectoriales y


Federalizados........................................................................... 16

Subdirector de Seguimiento a Contrataciones


Gubernamentales..................................................................... 19

Director General de Auditoría Gubernamental............................. 22

Directorio............................................................................................. 89

Firmas de Autorización....................................................................... 90

45
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

PRESENTACION

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

PRESENTACION

La disposición y contenido de los apartados que integran este documento,


tienen como propósito resolver las necesidades de consulta, difusión y
apoyo a las actividades de las áreas, por lo cual se hace referencia de
cada uno de ellos.
Antecedentes: describe las modificaciones de la estructura de la
Dependencia a través de las diferentes administraciones
gubernamentales.
Estructura Orgánica: cumple con lo estipulado en el Reglamento Interior
de la Dependencia, en donde se indican las áreas básicas para el ejercicio
de las funciones que le competen.
Marco Jurídico: enuncia los documentos que fundamentan y norman las
atribuciones y responsabilidades, así como la creación de las áreas
básicas de la Dependencia.
Atribuciones: con fundamento en la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo
del Estado de Veracruz...

46
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ANTECEDENTES

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN

ANTECEDENTES

La Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de fecha 17


de agosto de 1985, creó la Dirección General de la Contraloría,
dependiendo jerárquicamente del C. Gobernador del Estado, y
estableció para ella atribuciones de fiscalización, control y evaluación
de la Administración Pública Estatal.

A partir de diciembre de 1989 de nueva cuenta se modifica la Ley


Orgánica y se crea la Contraloría General del Estado de Veracruz a
nivel de Dependencia, y se replantea como objetivo fortalecer la
relación entre el gobierno y la ciudadanía, mediante una atención de
calidad, la prevención de conductas contrarias al marco de actuación de
los servidores públicos y una comunicación permanente con la
sociedad.

En términos generales las acciones que actualmente realiza la


Contraloría General son muy similares a las establecidas en la Ley
Orgánica de 1985 para la Dirección General de Contraloría.

47
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

MARCO JURIDICO

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

MARCO JURIDICO

• Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la


Llave.

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el


Estado Libre y Soberano de Veracruz de Ignacio de la Llave.

• Ley de Obras Públicas para el Estado Libre...

48
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ATRIBUCIONES

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

ATRIBUCIONES

De acuerdo con el artículo 34 de la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del


Estado de Veracruz-Llave, a la Contraloría General le corresponde el
despacho de los siguientes asuntos:

- Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación


gubernamental.

- Participar en la evaluación periódica de la relación que guardan los


programas y presupuestos de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública, con los objetivos y prioridades del Plan
Veracruzano de Desarrollo, así como los resultados de su ejecución, a
fin de recomendar la adopción de las medidas necesarias para
corregir las desviaciones detectadas y proponer la adecuación, en su
caso, del Plan y los Programas respectivos.

- Evaluar los programas de inversión de las Dependencias y Entidades


de la Administración Pública, conforme a los objetivos del Plan
Veracruzano de Desarrollo......

49
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ESTRUCTURA ORGANICA

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN
ESTRUCTURA ORGANICA

50
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

DESCRIPCION DE PUESTOS

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Identificación
Nombre del Puesto: Analista Administrativo
Jefe Inmediato: Jefe de la Oficina de Control Presupuestal
Subordinados Inmediatos: Ninguno
Suplencia en caso de El servidor público que designe el Jefe del
ausencia temporal: Departamento de Recursos Financieros,
previo acuerdo con el Jefe de la Unidad
Administrativa.
Descripción General
El titular de este puesto, es responsable de verificar que los documentos
presentados para solicitar y comprobar que los recursos cumplan con los
requisitos establecidos; de capturar las afectaciones, transferencias y
recalendarizaciones en el SIAFEV, así como emitir los reportes que
correspondan y de mantener actualizado el archivo de los avances del
programa operativo anual y de los documentos generados en el área de
trabajo.

Ubicación en la Estructura Orgánica


OFICINA
DE CONTROL
PRESUPUESTAL

ANALISTA ANALISTA
PRESUPUESTAL ADMINISTRATIVO

ELABORO: REVISO: AUTORIZO: FECHA:

51
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION
Funciones

1.Revisar que las solicitudes-comprobación de recursos y la


documentación soporte cumplan con los requisitos y normatividad
vigente para realizar las afectaciones al presupuesto.

2.Registrar en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado


de Veracruz (SIAFEV) las afectaciones, transferencias y
recalendarizaciones para emitir los reportes presupuestales
correspondientes.

3.Registrar en el SIAFEV los movimientos de cheques emitidos y


entregados en la Oficina de Caja para actualizar los egresos realizados
por la Dependencia.

4.Mantener, actualizar y conservar el archivo contable de la Dependencia


de acuerdo con la normatividad emitida en la materia.

5.Registrar y controlar los documentos generados y recibidos en la Oficina


para mantener actualizado el archivo administrativo con información
oportuna y completa para análisis y toma de decisiones.

6.Resguardar las formas valoradas de gasto corriente y preparar la


comprobación de las mismas, a fin de efectuar los pagos de manera
oportuna.

7.Realizar todas aquellas actividades que coadyuven al desempeño


correcto de sus funciones.

52
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL GENERAL DE ORGANIZACION

Coordinación Interna
CON PARA
1.- El Jefe de la Oficina de Control 1.- Recibir instrucciones, proporcionar
Presupuestal. información y coordinar actividades.

2.- El Jefe de la Oficina de Control 2.- Recibir, analizar y revisar las solicitudes –
Financiero. comprobación de recursos para realizar las
afectaciones correspondientes.

3.- El encargado de Caja. 3.- Validar los cheques emitidos y entregados a


sus beneficiarios.

Coordinación Externa
CON PARA

1.- La Secretaría de Finanzas y 1.- Tratar asuntos relacionados con la


Planeación declaración de impuestos, afectación
presupuestal, la realización de transferencias,
recalendarizaciones y aplicaciones, así como los
cierres contables mensuales y anuales.

53
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ANEXO III
VERBOS COMUNES PARA DESCRIBIR
FUNCIONES ESPECIFICAS

Acreditar Conservar Emplazar Intervenir Publicar


Actualizar Consolidar Entablar Investigar Realizar
Adecuar Contratar Enterar Jerarquizar Recabar
Administrar Contribuir Enviar Manejar Recibir
Analizar Controlar Establecer Mantener Recopilar
Aplicar Convocar Estimar Marcar Registrar
Apoyar Cuantificar Estudiar Notificar Regular
Asegurar Definir Expedir Observar Rehabilitar
Asignar Depurar Fijar Obtener Remitir
Atender Desahogar Fincar Operar Rendir
Autorizar Desarrollar Fomentar Opinar Representar
Canalizar Designar Formular Orientar Requerir
Capacitar Detectar Fundamentar Otorgar Resolver
Captar Determinar Generar Participar Reunir
Capturar Diagnosticar Gestionar Planear Revisar
Certificar Dictaminar Globalizar Practicar Sancionar
Clasificar Dictar Grabar Preparar Seleccionar
Coadyuvar Difundir Hacer Prestar Sistematizar
Codificar Diseñar Identificar Prever Solicitar
Colaborar Disponer Impartir Procesar Sugerir
Compatibilizar Distribuir Implantar Producir Suministrar
Compilar Divulgar Informar Programar Tramitar
Comprobar Documentar Inscribir Promover Turnar
Comunicar Efectuar Inspeccionar Proponer Validar
Concentrar Ejecutar Instruir Proporcionar Valorar
Conciliar Ejercer Instrumentar Proteger Verificar
Conducir Elaborar Integrar Proveer Vigilar
Conformar Emitir Interpretar Proyectar Vincular

55
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

VERBOS COMUNES PARA


INDICAR FUNCIONES

DIRECCIONES SUBDIRECCIONES DEPARTAMENTOS


Planear Organizar Organizar
Organizar Integrar Integrar
Dirigir Dirigir Operar
Controlar Controlar Programar
Autorizar Supervisar Informar
Evaluar Desarrollar Proponer
Definir Formular Sistematizar
Establecer Instrumentar Participar

56
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO IV
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTRALORIA GENERAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Procedimiento
Nombre: Emisión de Nómina.
Objetivo: Procesar y verificar la información de
percepciones para la emisión de la nómina.
Frecuencia: Quincenal.

Normas

− El sistema de registro y emisión de nómina comprenderá el personal de


base, interino, confianza, de contrato por tiempo y obra determinada.
− El Área de Caja deberá entregar al área de Registro y Control de
Nómina las Formas valoradas ordenadas progresivamente, así como el
Vale de Formas Valoradas, el cual detallará el número inicial y final de
folio.
− El Oficio de solicitud de formas valoradas deberá firmarlo el titular de
la Subdirección de Recursos Humanos.

ELABORO: REVISO: AUTORIZO: FECHA:

57
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

DESCRIPCION NARRATIVA

AREA ACTIVIDAD DESCRIPCION

CAJA 1 Obtiene del archivo cronológico permanente el Contrato de prestación


de servicios profesionales un tanto, y elabora el Cuadro de control de
pagos en original, en el cual registra la Dependencia o Entidad auditada
y el número de pagos convenidos y archiva de manera cronológica
permanente ambos documentos.

Pasa el tiempo.

2 Recibe del Auditor Externo el Oficio de envío original y la Factura de


honorarios original; obtiene el Cuadro de control de pagos del archivo
cronológico permanente y verifica si la Factura de honorarios es
correcta.

¿Esta correcta la factura?

2ª En caso de no estar correcta:


Devuelve al Auditor Externo la Factura de honorarios original y archiva
de manera cronológica permanente el Cuadro de control de pagos
original y el Oficio de envío original.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 2.

3 En caso de estar correcta:


Elabora el Oficio de solicitud original y copia, dirigido al titular de la
Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso, al Jefe de
la Unidad Administrativa de la Contraloría General, a fin de que tramite el
pago de los honorarios del Auditor Externo y recaba en éste la firma del
Director General de Auditoria Gubernamental.

4 Envía el Oficio de solicitud y la Factura de honorarios originales al


titular de la Dependencia o al Director General de la Entidad, y en su caso
al Jefe de la Unidad Administrativa de la Contraloría General y archiva de
manera cronológica permanente la copia del Oficio de solicitud como
acuse de recibo, en el Expediente de control de la auditoría.

5 Registra en el Cuadro control de pagos original, el pago tramitado y lo


archiva de manera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

58
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
CONTRALORIA GENERAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA
EMISION DE NOMINA

INICIO
¿ESTA
NO
CORRECTA DEVUELVE
1
LA FACTURA?

OBTIENE, AUDITOR
ELABORA FACTURA DE EXTERNO
Y REGISTRA O
HONORARIOS
DIR. GRAL. CUADRO
CONTR. DE DE AUD. SI DE
PREST. SERV. GUBERN. CONTROL O
T
PROFES. DE
CUADRO PAGOS
ELABORA Y OFICIO
CONTROL O O
RECABA DE
DE
FIRMA ENVIO
PAGOS C
C

OFICIO DE
SOLICITUD
C O-1

AUDITOR 2
EXTERNO
ENVIA

RECIBE , OBTIENE
Y VERIFICA TITULAR DE LA
OFICIO DE O DEPENDENCIA
SOLICITUD
OFICIO DE FACTURA
2 ENVIO O DE O
FACTURA HONORA EXPEDIENTE DE
O RIOS OFICIO DE CONTROL DE
DE
HONORA SOLICITUD 1 LA AUDITORIA
RIOS CUADRO DE
CONTROL O C
DE
PAGOS C

REGISTRA

1
CUADRO DE
CONTROL O
DE
PAGOS C

FIN

59
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

ANEXO V

SIMBOLOGIA PARA LA ELABORACION DE


DIAGRAMAS DE FLUJO

Terminal
Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación
Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a
realizar con excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa


Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios
caminos o alternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se
genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse
anotando en el interior del símbolo la clave o nombre
correspondiente; así como el número de copias.

Archivo definitivo
Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa
generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le
pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:
A Alfabético
N Numérico
C Cronológico
Archivo Provisional
Indica que el documento se guarda en forma eventual o
provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo
permanente.

60
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de
flujo con otra parte lejana del mismo.

Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la
que continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión


Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse
las distintas operaciones.

Preparación o Conector de procedimiento


Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de
principio a fin para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo
Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático
Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque
Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del
procedimiento

Aclaración
Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una
actividad del procedimiento.

Disquete
Representa la acción de respaldar la información generada en el
procedimiento en una unidad magnética.

61
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos

Dirección de flujo de actividades simultáneas


Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más
actividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Disco compacto
Representa la acción de respaldar la información generada en el
procedimiento en una unidad de lectura óptica.

Objeto
Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro
del procedimiento.

62
Metodología para la Elaboración de
Manuales Administrativos
ANEXO VI
MANUAL DE SERVICIOS AL PÚBLICO DEL GOBIERNO DEL ESTADO
DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE
CONTRALORÍA GENERAL

TIEMPO DE
NOMBRE DEL TRÁMITE O SERVICIO
RESPUESTA

OBJETIVO DEL TRÁMITE

OFICINA EN LA QUE SE REALIZA


ÁREA RESPONSABLE
EL TRÁMITE O SERVICIO

COSTO COMPROBANTE A OBTENER VIGENCIA

USUARIOS HORARIO DE ATENCIÓN AL PÚBLICO TELÉFONO

UBICACIÓN DE LA OFICINA

REQUISITOS

FUNDAMENTO JURÍDICO

FORMATOS A UTILIZAR

FECHA ELABORACIÓN REVISIÓN AUTORIZACIÓN


ELABORACIÓN AUTORIZACIÓN

63
Responsable de la elaboración: Dirección
General de Desarrollo Administrativo
Contraloría General, Carrillo Puerto No. 20,
primer piso, zona centro, Xalapa, Ver.
Tel. 8-12-07-06. Impreso en la Editora de
Gobierno del Estado de Veracruz-Llave. Xalapa,
Ver. México. Primera edición noviembre del
2005. El tiraje consta de 500 ejemplares.