SENA – CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

JORNADA FINES DE SEMANA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

MATRIZ DOFA Y FORMATOS

APRENDICES:
Yessica Natalia García
Lady Johanna Gómez Díaz
Ingrid Gutiérrez
Steven Juvenal Herrera

Erika Natalia Jaimes Silva

INSTRUCTORA:
Ana María Balcazar

BOGOTÁ D.C.

Junio-05-2020

FACTORES
INTERNOS
FACTORES
EXTERNOS
OPORTUNIDADES
1. El domiciliario puede circular por la ciudad sin
restricción.
2. Mayor posibilidad de acceder a un crédito bancario
para pyme y acceder y una baja tasa de interés.
3. Aumento de las ventas virtuales.
4. Innovación en materiales e insumos usados en los
productos ofertados.
5. Uso de materia prima ecológica.
6. Aplicación de protocolos de bioseguridad dentro de la
pyme.
AMENAZAS
1. Imposibilidad de comprar insumos por el cierre de
algunos almacenes de comercio al por mayor y al detal.
2. Aumento de la tasa de desempleo al 19,8 % según
cifra del Dane.
3. Restricción para acceder a la localidad de Kennedy.
4. No cuenta con página de internet.
5. Algunos insumos no son reciclables.
6. La pyme no está legalmente constituida
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. La empresa cuenta con misión y visión 1. No maneja plan de reclutamiento de personal
2. Lleva el control de materiales comprados 2. No cuenta con área de nómina
3.Cuenta con el área al almacenamiento de materiales 3. No cuenta con reglamento interno
4.Tiene puntualidad al momento de hacer entrega de los 4. No lleva seguimientos de los permisos laborales
pedidos
5. Orienta adecuadamente al cliente acerca de su compra 5. Los contratos no cuentan con legislación laboral vigente
6. Los productos de consumo se encuentran en buen estado 6. No cuenta con comité de convivencia
7. Se maneja con responsabilidad la confiabilidad del cliente 7. No maneja talleres motivacionales
8. Siempre trabaja con responsabilidad y eficacia en todo momento
8. No cuentan con carnet de la empresa
ESTRATEGIAS F-O ESTRATEGIAS D-O
1. Debido a que el domiciliario puede circular sin restricción se
garantizan las entregas sin retrasos y siempre oportunas.
1. Se requiere la implementación formal de la contratación
para que al momento de solicitar un crédito bancario no se
2. El aumento de las ventas refleja el buen trato y
presenten inconvenientes.
acompañamiento al cliente a la hora de hacer el pedido y
hasta al momento de la entrega del producto.
2. El aumento de la ventas requiere la carnetización de cada
uno de los empleados para generar mayor confianza en el
3. La aplicación de los protocolos de bioseguridad en los
cliente por ejemplo en las entregas realizadas por el
productos que siempre cuentan con la mejor calidad
domiciliario.
disminuyen cualquier clase de riesgo frente a cualquier falla
de sanidad.
3. Es necesario llevar un estricto control de los permisos para
que al tener una mayor cantidad de pedidos se cuente cpon el
4. El área de almacen permite catalogar y separar las
personal requerido y así cumplir a cabalidad a cada cliente.
materias primas para llevar un adecuerdo inventario y hacer
siempre uso de los materiales ecológicos.
ESTRATEGIAS F-A ESTRATEGIAS D-A
1. Buscar proveedores que cuenten con servicis online para
comprar los insumos.
2. La entrega oportuna de los productos permite un alto grado 1. Una vez se legalice la empresa ante la Cámara de
de satisfacción que podemos aprovechar para que al hacer Comercio, se aprovechará la oportunidad para la
pedidos frecuentes se otorgue un decuneto para fidelizar al implementación de contratos laborales dentro ley. De igual
cliente. manera la liquidación de la nómina podrá efectuarse de
acuerdo a los lineamientos exigidos ppor la normatividad
3. Dada la falta de página de internet por medio de tarjetas y vigente.
publicidad, además de envío de información a nuestros
clientes que se brinda constantemente, se da rescordación y 2. La pyme puede contribuir por medio de la contratación de
por medio de voz a voz mayor visibilidad. nuevo personal con la disminución de la tasa de desempleo
que enfrentamos en este momento.
4. Al crear la página de internet además de los productos y
servicios, vamos a tener información general de la empresa
como la visión, misión entro otros.
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ACTA DE ENTREGA DE
CARGO Código:
Versión:
Fecha:

I. DATOS GENERALES

FECHA:
Nombre:
QUIEN ENTREGA Cargo:
Correo electrónico personal (Solo para retiro definitivo):
Nombre:
QUIEN RECIBE
Cargo:
MOTIVO DE LA RETIRO TRASLADO OTROS
ENTREGA

II. RELACIÓN DE ACTIVIDADES BÁSICAS A SU CARGO

III. RELACIÓN DE ACTIVIDADES PENDIENTES POR REALIZAR

N° Actividad Estado Trámites por Desarrollar

1
2
3
4
5

IV. RELACIÓN DE CONTACTOS UTILIZADOS EN DESARROLLO DE SU

GESTIÓN

Dirección / Temas que se

Nombres y Cargo /
N° Número de manejan con el
Apellidos Entidad
Teléfono contacto
1
2
3
4
5
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ACTA DE ENTREGA DE
CARGO Código:
Versión:
Fecha:

V. RELACIÓN DE INFORMES A CARGO.

Fechas de
N° Nombre del Informe Destinatario
Presentación
1
2
3

VI. RELACIÓN DE ARCHIVOS SISTEMATIZADOS Y FÍSICOS MANEJADOS

Y SU INFORMACIÓN BÁSICA.

N° Nombre del Archivo Localización

1
2
3
4
5

Nota: FUID Formato Único de Inventario Documental. Aplica (_) No Aplica (_).
Toda entrega de documentación física y electrónica se realizará a través del FUID,
la cual se entregará debidamente organizada de acuerdo con los procedimientos de
gestión documental.

VII. INFORME DE GESTIÓN

Anexe un documento en el que de manera descriptiva relacione los principales

logros de las líneas de acción, actividades, planes, programas o proyectos que tuvo
a su cargo, con información cualitativa (logros, estrategias), y cuantitativa
(presupuesto invertido, número de beneficiarios,), en no más de 5 hojas.

VIII. PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, FORMATOS E INSTRUCTIVOS NO

DOCUMENTADOS EN EL SIGI

Dado que se debe documentar y garantizar la conservación del conocimiento tácito

del Ministerio, a continuación, relacione los procesos, procedimientos, formatos e
instructivos que apliquen a las labores ejecutadas en el cargo, y que no se
encuentren documentadas en el Sistema Integrado de Gestión Institucional – SIGI,
pero que considere deban ser de conocimiento de la Entidad para cumplir los
objetivos del área.
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ACTA DE ENTREGA DE
CARGO Código:
Versión:
Fecha:

Formato del Utilización

DETALLE DE LA LABOR documento (Describa
DESARROLLADA (Si aplica) brevemente la
N°
Nombre del Proceso/ Ubicación importancia de
Procedimiento/Formato/ utilización del
Físico Digital
Instructivo documento o
formato)
1
2
3
4
5

IX. OBSERVACIONES E INFORMACIÓN ADICIONAL REQUERIDA Y /O

RELACIÓN DE DOCUMENTOS ANEXOS AL ACTA.

________________________ ________________________
FIRMA QUIEN ENTREGA FIRMA QUIEN RECIBE

Cedula de Ciudadanía Cedula de Ciudadanía

Vo. Bo. Jefe Inmediato de recibo a satisfacción.

Nota: Copia de la presente Acta deberá enviarse al Grupo de Gestión Humana

Autorizo a Nice Suprise para dar tratamiento de mis datos personales aquí registrados, conforme a la Ley 1581
de 2012 y a la Política de Tratamiento de Datos Personales, con la finalidad de efectuar las funciones propias y
procedentes de la Entidad.
 Página 1 de 1
INFORMACIÓN PARA PAGOS POR NÓMINA
Código:
Público X Reservado Clasificado Versión: 1
Fecha:

I INFORMACION BASICA DEL EMPLEADO

Apellidos y nombres: Identificación número: ___________________

C.C. C.E. Otra: _________________

II INFORMACION DE CUENTA PARA CONSIGNACION DE PAGOS

1. NOMBRE DE LA ENTIDAD BANCARIA: __________________________________

2. NUMERO DE LA CUENTA: ___________________________________________

3. TIPO DE CUENTA:

AHORROS:

CORRIENTE:

4. SUCURSAL: _______________________________________________________

5. CIUDAD: _________________________________________________________

III FIRMA DEL EMPLEADO

____________________________________________

Este formulario será utilizado por los nuevos funcionarios para informar a la Entidad, sobre la cuenta bancaria en la cual
desean que se les consigne los pagos de nómina.

Autorizo a Nice Surprice para dar tratamiento de mis datos personales aquí registrados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y a
la Política de Tratamiento de Datos Personales, con la finalidad de efectuar las funciones propias y procedentes de la pyme.
 Página 1 de 1
FORMATO RETIRO DE CESANTÍAS
Código:
Público Reservado X Clasificado Versión:
Fecha:

Bogotá, _____________________ de 20__

Señores
XXXXXXXXXXX
Bogotá, D.C.

Asunto: RETIRO DE CESANTÍAS

Respetados señores:

Atendiendo los requisitos establecidos por el XXXXXXXX, para retiro de cesantías de los
funcionarios, a continuación, se relacionan los datos del formulario:

NICE SURPRISE NIT: 000.000.000-0

FORMULARIO No. IDENTIFICACIÓN NOMBRE VALOR

RETIRO PARCIAL
MODALIDAD: COMPRA DE EDUCACIÓN MEJORA
VIVIENDA

Declaro que el valor de las cesantías

retiradas será utilizado en las
inversiones previstas en la Ley 1071
Firma del Funcionario Cédula Cargo
del 31 de julio de 2006 Art 2 y en la Ley
1064 de Julio 26 de 2006, Art 4. Ley
1429 de 2010.

Cordial saludo,

____________________________
Coordinador Grupo de Gestión Humana
NOMBRE:

Autorizo a Nice Surprise para dar tratamiento de mis datos personales aquí registrados, conforme a la Ley
1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos personales, con la finalidad de efectuar las funciones
propias y procedentes de la Entidad.
 FORMATO DE PAZ Y SALVO Página 1 de 1
Código:
Público Reservado X Clasificado Versión:
Fecha:
ORDINARIO PROVISIONAL CARRERA FECHA:

SITUACIÓN ADMINISTRATIVA

1. INFORMACION PERSONAL
NOMBRE
IDENTIFICACION:
DEPENDENCIA: FIRMA
CARGO

2. LEGALIZACION DE VIATICOS

LEGALIZACION DE COMISIONES SI NO
Vo.Bo. FINANCIERA Y CONTABLE
3.SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST)

CERTIFICADO EXAMEN DE RETIRO SI NO

Vo.Bo. SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST)

3.1 EVALUACION DE DESEMPEÑO

ENTREGA DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO SI NO

Vo.Bo. EVALUACION DE DESEMPEÑO
3.2 PROCESO DE DESVINCULACION
ENTREGA DE FORMATO DE BIENES Y RENTA - SITUACION
ADMINISTRATIVA POR RETIRO SI NO

ENCUESTA DE DESVINCULACION SI NO
Vo.Bo. PROCESO DE DESVINCULACION
4. LEGALIZACION GRUPO ADMINISTRATIVA Y DE SERVICIOS

LEGALIZACION DE INVENTARIOS SI NO
Vo.Bo. ADMINISTRATIVA Y DE SERVICIOS
5. LEGALIZACION GRUPO GESTION HUMANA
CARNET SI NO
Vo.Bo. PROCESO CARNET
5. LEGALIZACION GRUPO SISTEMAS E INFORMATICA

CORREO ELECTRONICO- USUARIO Y CONTRASEÑA SI NO

Vo.Bo. GRUPO SISTEMAS E INFORMATICA
6. ACTA DE ENTREGA DEPENDENCIA

ACTA DE ENTREGA SI NO
Vo.Bo. JEFE DEPENDENCIA
 **RECUERDE **
Este documento DEBE ser diligenciado por todos los funcionarios para legalizar su retiro definitivo dentro de la entidad.

DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO

Fecha: Se incluye la fecha de diligenciamiento del formato.
1. INFORMACION GENERAL
Escribir en letra clara y legible, el nombre del funcionario, identificación, cargo y dependencia.
2. LEGALIZACION DE COMISIONES
Esta información debe tener el Vo.Bo. del Grupo Financiera y Contable, el cual certifica que el funcionario se encuentra al día por concepto de legalización de comisiones con
el Ministerio de Cultura
3. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SST)
El funcionario debe realizar el examen de retiro de la Entidad
3.1 EVALUACION DE DESEMPEÑO
El funcionario debe realizar la entrega de la evaluación de desempeño, para los cargos directivos o coordinadores de grupo deben adicionar la calificación
del grupo
3.1 PROCESO DE DESVINCULACION
El funcionario debe entregar la Declaración Juramentada de Bienes y Renta de retiro de lo corrido del año extraído del aplicativo SIGEP
El funcionario debe entregar la encuesta de desvinculación
4. LEGALIZACION GRUPO ADMINISTRATIVA Y DE SERVICIOS
El funcionario debe realizar el traspaso o entrega del inventario a su cargo
5. LEGALIZACION GRUPO GESTION HUMANA
El funcionario entrega el carné
6. LEGALIZACION GRUPO SISTEMAS E INFORMATICA
El Grupo de Sistemas e Informática debe deshabilitar el correo electrónico y todos los usuarios en los diferentes aplicativos y/o Software
7. ACTA DE ENTREGA DEPENDENCIA
El funcionario debe realizar el acta de entrega con toda la información conforme a gestión del conocimiento y los parámetros del formato del Acta de Entrega.

8. OBSERVACIONES
Se diligencia en caso de que haya alguna información adicional por documentar
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PLAN DE VACACIONES
Código:
Versión:
Público Reservado Clasificado Fecha:

ÁREA

PERIODO DE DERECHO A FECHA DE INICIO DE DISFRUTE

CÉDULA NOMBRE VACACIONES VACACIONES FIRMA DEL EMPLEADO
INICIO FIN DIA MES AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

MES / AÑO MES / AÑO

*Los funcionarios que tienen días pendientes de vacaciones, deben disfrutarlos antes de la fecha de salida del nuevo periodo.
*La solicitud de disfrute de vacaciones de: Jefes de Oficina, Directores, Jefes de Grupo, deben ser firmadas por el superior inmediato.
*En caso de reportar dos o más periodos por funcionario, se debe registrar una fila por cada periodo solicitado.

_______________________________ _______________________________
Vo. Bo. Jefe de Gestión Humana Vo. Bo. (Director, Jefe Grupo, Jefe de Oficina)
NOMBRE: NOMBRE:

Autorizo a Nice Surprise para dar tratamiento de mis datos personales aquí registrados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos personales, con la
finalidad de efectuar las funciones propias y procedentes de la Entidad.
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FORMATO CERTIFICACIÓN DE SALARIOS
Código:
Versión:
Público Reservado Clasificado
Fecha:

EL/LA SUSCRITO(A) COORDINADOR(A) DEL GRUPO DE GESTIÓN HUMANA

CERTIFICA:
Que revisada la nómina de Nice Surprise
Se encontró que al Señor (a) _________________________________________ Identificado con C.C No _______________
Se le efectuaron pagos por concepto de Salarios y Prestaciones Sociales
en el periodo comprendido entre el _________ y el _________ así:

BÁSICO SUBSIDIO DE SUBSIDIO DE DOMINICALES Y PRIMA DE PRIMA DE PRIMA DE PRIMA TÉCNICA BONIFICACIÓN POR BONIFICACIÓN POR PRIMA DE PRIMA DE
AÑO MES HORAS EXTRAS PRIMA DE MANTENIMIENTO QUINQUENIO VACACIONES TOTALES
MENSUAL TRANSPORTE ALIMENTACIÓN FESTIVOS COORDINACION ANTIGÜEDAD VACACIONES VACACIONES RECREACIÓN SERVICIOS SERVICIOS NAVIDAD

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
TOTALES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Fecha:
FIRMA: ___________________________________________________________________

NOMBRE: ___________________________________________________________________ CARRERA 8 NO. 8-55 TEL: 3 42 41 00

C.C. No. ___________________________________________________________________
COORDINADOR (A) GRUPO DE GESTIÓN HUMANA
Proyectó:
Revisó:

Nota: Autorizo a Nice Surprise para dar tratamiento de mis datos personales aquí registrados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos personales, con la finalidad de efectuar las funciones propias y procedentes de la Entidad.

La Certificación se elaboró con base en la Información que reposa en las nóminas y en la hoja de vida.
 Página 1 de 1
PANILLA HORAS EXTRAS, RECARGO NOCTURNO, DOMINICALES Y
FESTIVOS Código:
Versión:
Público Reservado Clasificado Fecha:

ÁREA
EMPLEADO
CARGO
CÉDULA

MES ______________________

EXTRAS DIURNAS EXTRAS NOCTURNAS DOMINICALES Y TOTAL RECARGO TOTAL

TOTAL TOTAL
DIA (6 AM A 6 P.M.) (6 P.M A 6 A.M.) FESTIVOS DOMINICALES NOCTURNO RECARGO
DIURNAS NOCTURNAS
Y FESTIVOS NOCTURNO
DE A DE A DE A DE A

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27

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29

30

31

TOTAL 0.0 0.0 0.0 0.0

Vo. Bo. JEFE FIRMA DEL EMPLEADO

NOMBRE: NOMBRE:

Autorizo a Nice Surprise para dar tratamiento de mis datos personales aquí registrados, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento de datos
personales, con la finalidad de efectuar las funciones propias y procedentes de la Entidad.