3, POLICIA NACIONAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Eg) pomeccn centr +t sogosoc, 10 MAR 2020 INSTRUCTIVO NUMERO 00 1 - DIPON-OFPLA-70 OPTIMIZACION EN LA GESTION DEL GASTO DE LOS RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION La Policia Nacional, de acuerdo con lo establecido por el Gobierna nacional en el marco de la Politica Publica de Austeridad, Eficiencia, Economia y Efectividad, regulada mediante la Ley 2008 del 27 de diciembre de 2019, asi como, ia Directiva Presidencial No. 09 de! 09 de noviembre de 2078 en materia Presupuestal y de acuerdo con los recursos del presupuesto general de la Nacion asignados para la Vigencia fiscal 2020, los directores, jefes oficinas asesores, comandantes de regién, metropolitanas, departamentos y directores de escuelas de policia, cumpliran las directrices en tétminos presupuestales orientadas al manejo dptimo de los recursos, que permita atender las necesidades basicas, prioritarias y misionales de la institucion y garantizar la prestacion del servicio de policia, articulada con el cumplimiento a las metas planteadas para contribuir al plan estratégico institucional. dando aplicacion a ‘08 principios" constitucionales definidés para tal fin. Con base en Io anterior y teniendo en cuenta que para la presente vigencia 2020, se efectud una educcion de recursos considerables en la cuenta ‘adquisicion diferentes activos’ del 4.68% a continuacién, se determinan las directrices a tener en cuenta respecto a la optimizacion de los recursos ast: PROGRAMACION Y DISTRIBUCION DE RECURSOS: 1. Cada unidad, al hacer la distribucién interna de su presupuesto, debe contemplar las vigencias futuras ya aprobadas y su apalanicamiento para la proxima vigencia, asi como la prayeccion de cajas menores 2. Las unidades sin delegacién de! gasto, deberan canalizar sus necesidades a través de la unidad ejecutora correspondiente y verificer de manera coordinada su inclusion en el Plan Anual de Adquisiciones, haciendo un seguimiento permanente al estado de ejecucion, 3. Es responsabilidad de los ordenadores del gasto, comandantes de departamento y directores de escuelas, consolidar las necesidades y concertarlas con sus equipos de trabajo para hacer la propuesta de distribucién, tenienda en cuenta el cumplimiento de los objetivos y metas planteados través del Pian Estratégico institucional 4. Se deben priorizar y ajustar las necesidades de cardcter estratégico y de funcionamiento a traves del Plan Anual de Adquisiciones, el cual se materializa con la resolucion de distribucién de presupuesto inicial para cada vigencia fiscal 5. La Estrategia de Convivencia y Seguridad Ciudadana, se encuentra cimentada en la ejecucién de! ‘Modelo Nacional de Vigilancia Comunitania por Cuadrantes, lo que necesariamente implica que él presupuesto asignado a las unidades con y sin delegacion del gasto, debera estar orientado a Satisfacer las necesidades en lo que hace referencia a medios logisticos de los cuadrantes en las Unidades donde se encuentran ya implementados y los que se proyectan crear para cada vigencia, 48.1N-0001 Pagina 1 de 15 Aprobacion: 28-04.2014 Ver OFConsiderar dentro del Plan Anual de Adquisiciones autorizado por la Direccion General de la Policia Nacional, los gastos que se generen por concepio de comicios, ferias, festividades, eventos institucionales y propios de la regidn, previendo aquellas actividades extraordinarias con el apoyo de las autoridaces locales 7. Las necesidades correspondientes a los conceptos del gasto, servicios de esparcimiento, culturales y deportivos de todas las unidades, deberan ser centraizadas y atendidas a través de la Direccin Ge Bienestar Social, teniendo en cuenta el Manual de Bienestar y Calidad de Vida para el personal de la Policia Nacional, de acuerdo con lo establecido en la Resolucion 03187 de! 06/09/2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya 8, Para la asignacién de los recursos en el concepto Gastos por Tributos, Multas, Sanciones & Intereses de Mora, se tendra en cuenta la ejecucion reportada en el Sistema Integrado de Informacion Financiera SIF Nacian a 31/12/2019 y el presupuesto asignado por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Pablico para vigencia fiscal 2020. 9. Para determinar el presupuesto a asignar en el rubro servicios pUiblicos, vidticos de los funcionarios fen comision, se tomara come fuente de informacion, Ia ejecucién de las dos ultimas vigencias fepartadas en el Sistema Integrado de Informacion Financiera - SIF Nacion, la politica de Busteridad del Gobierno Nacional y de la Institucidn (Anexo 1), asi mismo los eventos especiales dicionales que generen un incremento por estos conceptos del gasto. determinando su recurrencia én cuanto a los conceptos de servicios publicos y viaticos, se deberan realizar los controles € implementae medidas que ayuden a optimizar el gasto y buscar reducir estos conceptos, teniendo en cuenta a Politica Publica de Austeridad, Eficiencia, Economia y Efectividad, y la Directiva Presidencial No. 09 del 09 de noviembre de 2018, Asimismo, tener en cuenta el concepto de visticos en referencia al articulo el articulo §1 de la Ley 2008 del 27/12/2019, el atticulo 54 del Decreto 2411 del 30/12/2019 y la Guia vigente para el suministro de pasajes, tramite de comisiones, licencias, vidticos y encargos de unidades. los que indican que cada unidad debe contar con recursos presupuestales para la autorizacién de Comisiones que generen viaticos, esto con el fin de no configurar “hechos cumplidos’, de igual forma, fundamentado en el atticulo 13 del decreto 2411 de diciembre 30 del 2019, por el cual se liquida el presupuesto general de la Nacién para la vigencia fiscal de 2020. y que indica: “Prohibase tramitar actos administrativos u obligaciones que afecten el presupuesto de gastos cusndo no reunan los requisilos legales © se configuren como hechos cumplidos. El representante legal y ordenador del gasto 0 en quienes estos hayan delegado, responderan disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma 10, La distribucion de los recursos para el sostenimiento de semovientes la realizara la Direccion de Garabineros y Seguridad Rural, con base en la partida alimentaria de cada uno de los semovientes que tiene la Institucion, de acuerdo con el modelo de optimizacion 41. Las unidades que requieran recursos por los rubros de servicios y elementos de capacitacién. deberan ser coordinadas a través de la Direccién Nacional de Escuelas, dentro del “Plan Anual de Capacitacién’. 12. Los diractores, comandantes de regién, metropolitanas y departamentos de policia, con alcance en ‘aquellos que ejercen los cargos de comandantes de distrito y estacién de policia, deberan adelantar En el ambito regional como local, las gestiones necesarias a través de FONSECON. FONSET y Convenios con entidades del orden publico y privadas, para la consecucién de los recursos que no alcanzan a ser apropiados con presupuesto nacional, procurando recibir bienes en especie homogéneos a los de la institucibn, teniendo en cuenta lo dispuesto en el instructivo 006 DIPON- OFPLA del 01/03/2017 “Parametros para la Celebracién y Administracién de Convenios por parte de la Policla Nacional de Colambia" Asi mismo, cumplit con los lineamientos establecidos en el Instructivo 015/DIPON-OFPLA-70 det (02/06/2016 “Aspectos a fener en cuenta para la gestion de recursos ante las entidades territoriales’, 1ps.n-0001 Pagina 2de 15 orobacion: 28-04-2014 Ver oF13. 14. 18 16. 7. 18. 19 20. con el fin de garantizar recursos adicionales con dichos entes, los cuales permitiran reducir las brechas generadas en la adquisicion de bienes y servicios, toda vez que los recursos apropiados a la entidad son limitados y no permiten atender la totaldad de los compromisos asignados a la institucién Coordinar con ta Oficina de Planeacién, la gestion para la incorporacion de recursos pracedentes de los ministerios, entidades territoriales y entes del presupuesto general de la nacion, entre otras, durante el primer semestre del afio, buscando una correcta ejecucién de recursos que suplan las brechas identificadas, ‘Adelantar gestiones con las autoridades locales, en busca de la exoneracién del pago de impuestos y Servicios publicos, asi mismo cancelar oportunamente estas obligaciones obteniendo los beneficios Por pronto pago, evitando la generacién de intereses de mora. Las unidades que tengan bajo responsabilidad la administracion y ejecucion de los conceptos del gasto servicios de investigaciin y desarrollo, servicios juridicos y contables y otfos servicios profesionales, cientifices y técnicos, deben justificar detalladamente la necesidad, teniendo en Cuenta los siguientes parametros: unidad, perfil profesional, fecha de inicio y terminacién, objeto del contrato, tiempo en meses, valor mensuel y total, anexando certicacion de la Direccién de Talento Humano donde se indique la no existencia en planta de personal, los perfiles profesionales por contratar Las escuelas de policia a través de la Direccion Nacional de Escuelas, deberan justtficar al detalle la proyeccion de costos por concepto de hora catedra, ajusténdose al pensum académico por numero de profesores ¢ intensidad horaria; informando claramente el valor proyectado a pagar al docente, por hora dictada y asignatura, iqualmente, debera tenerse en cuenta dentro de la parametrizacion dé a némina, la liquidacion del personal uniformado el cual se encuentre escalafonado como docente, de acuerdo con el Decreto Ministerial 3 det 07/01/05 Las escuelas de policia, deberdn justficar al detalle la proyeccion de costes por el concepto de hora catedra ajustindose @ su pensum académico por numero de profesores e intensidad horaria priorizando al maximo los recursos adicionados por este concepto, teniendo en cuenta que el presupuesto asignado en el presente afio, compone una disminucidn del 64% respecto a la vigencia anterior Frente a ia programacion, organizacion y desarrollo de eventos internacionales y nacionales para cada vigencia, las unidades policiales responsables y corresponsables de acuerdo con su misionalidad, llevaran este gasto con cargo al presupuesto inicialmente asignado, La Direccion Administrativa y Financiera, continuaré con la adquisicion centralizada de los siguientes bienes y servicios: + Dotacién para el personal no uniformado (vestuario y catzada), ‘+ Adauisicién de tlantas. = Armament, Las cajas menores son un fondo en efectivo, fijo y renovable, cuyo manejo se confia a un funcionario, con el fin de atender gastos imprevistos, urgentes y de menor cuantia que requiera la Unidad en el cumplimiento de sus objetivos misionales. Cabe resaltar, que los recursos que financian la constitucién de cajas menores, son con cargo al cupo de apropiaciOn presupuestal inicial asignado a cada Unidad, por lo tanto, no habra adiciones presupuestales. Para tal efecto, deben destinar los recursos a satisfacer las necesidades que garanticen su misionalidad, realizando una planificacion del gasto ajustada, medible y cuantificable, sujeta a la disponibilidad de recursos, elaboranda las actas donde se evidencie la cancertacion y definicion de los bienes y servicios a adquinr, remitiendolas a la Oficina de Paneacién s08.N-0001 Pagina 3de 15 ‘Aprobecion’ 28-04-2014 Ver ot21. No se deberan promover la creacién de distintivos protocolarios adicionales y prever la optimizacion de recursos previstos para la adquisicion de los autorizados, sin que generen erogaciones que conileven a observaciones por los diferentes entes de control 22. Para contribuir con la optimizacién de los recursos se hace necesario identificar las brechas existentes en los diferentes conceptos del gasto y buscar el equilibrio entre inversion y funcionamiento a través de una adecuada programacién y presupuestacién en cada vigencia fiscal: garantizando no sole los equipos sina los recursos para su funcionamiento y sostenibilidad durante al tiempo de vida uti MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 1. En la presente vigencia fiscal se tienen previstos cinco (5) comités de adiciones al Pian Anual de Adquisiciones, durante los meses de abril, junio, agosto, octubre y diciembre, durante los primero diez (10) dias de cada mes se recibiran dichas solicitudes, éstas serdn presentadas ante el comité de seguimiento a los recursos de funcionamiento, indicando asi que los ordenadores del gasto con sus equipos de trabajo, deberan efectuar una planeacion de los bienes y servicios a contratar antes de la expedicién del acto administrative, permitiendo asi, realizar una correcta proyeccién y optimizacion de los recursos, conllevando 2 minimizar las modificaciones al Plan Anual de Adquisiciones 2. Las adiciones de recursos se tramitarén ante ef mando institucional, para alender necesidades prioritarias que impacten positivamente el servicio de policia 3. Las solicitudes de modificaciones presupuestales deben estar firmadas por el ordenador del gasto y Veriicadas por los jefes administrativos, planeacion y presupuesta y coordinador del plan anual de adquisiciones de la unida¢ policial, teniendo en cuenta lo establecido en el presente instructive. 4. Las unidades no ejecutoras del gasto, deberan garantizar el cumplimiento de los principios de planeacién, eficacia y economia con su unidad ejecutora, al momento de realizar las solicitudes de modificaciones presupuestales, 5. Dar cumplimiento con lo establecido en los actos administrativos que definen la estructura organica interna y se unifica la ordenacién del gasto de algunas unidades policiales, en el entendido de que los recursos deberan ser ejecutados con destinacién especifica a la unidad sin ordenacién del gasto, asimismo las modificaciones que estas unidades requieran, deberan venir con el aval de las mismas ala oficina de planeacion de ta Direccién General de la Policia Nacional 6 Los requerimientos deben contener la desagregacién de los subordinales en cada uno de los rubros presupuestales, tal como lo establece resolucion 010 del 07/03/2018 “Por el cual se establece el Catalogo de Clasificacion Presupuestal y se dictan otras disposiciones para su administracién” procedente del Ministerio de Hacienda y Crédito Puico. 7. Los documentos soportes de las modificaciones presupuestalas, requieren de argumentos sélidos y ‘coherentes (justificacion técnica), donde se refleje la situacién de cada rubro, indicando los motivos por el cual se hace necesario modificar el presupuesto y el Plan Anual de Adauisiciones de la Unidad. 8 La programacién de los bienes y servicios en el plan anual de adquisiciones, se debe realizar sin centavos, con el fin de obtener coma resultado la asignacién total de la vigencia en cifras cerradas. 9. El plan anual de adquisiciones de bienes y servicios, debe contemplar las necesidades del 1 de enero al 31 de diciembre de la vigencia respectiva, para fo cual es importante tener en cuenta que los recursos autorizados y comprometides con cargo al cupo de vigencias futuras para la vigencia fiscal 2020, fueron contemplados en la asignacién del presupuesto, aclarande que estos no coresponden a presupuesto diferente yio adicional, 10541-0001 Pagina 4 de 15 Aprobaciin: 28.04.2014 Vor 0110. Para el cierre de la vigencia fiscal 2020, solamente seran atendidas las solicitudes de adicion, reduccion o trasiado presupuestal con plazo maximo 10 de diciembre del afio 2020. 11. Las unidades ejecutoras deberan realizar las acciones necesarias que permitan ajustar los tramites administrativos internos al interior de cada Unidad que garantice la ejecucién del 100% de los recursos asignados. PAUTAS PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE INVERSIONES DE LA POLICIA NACIONAL Con el fin de determinar los parametros que estructuran el plan de inversiones de la Policia Nacional, las ecesidades de inversion deben estar direccionadas a atender al logro de la mision institucional proyectada por cada Direccién y al cumplimiento de los imperatives, objetivos y metas estratagicas, a través de los diferentes planes de accién, determinando el aporte y resultados que se esperan con ios recursos asignados. Es imperativo definir y nombrar, bajo las politicas y criterios institucionales, los funcionarios que ejerceran de manera particular la gerencia de los proyectos de inversion de la Policia Nacional, asi como las funciones que deberén cumplir en desarrollo de los mismos, Por otra parte, la institucién debe estar articulada con el Departamento Nacional de Planeacién y la Oficina de Planeacion de la Policia Nacional, vinculando politicas para el manejo del Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publicas -SUIFP, el cual articula el Banco Nacional de Programas y Proyectos (BPIN) y el Sistema Unificado de Seguimiento a los Proyectos de Inversion Publica (SPI), asociandolos a Nuevos instrumentos presupuestales como el Marco del Gasto del Mediano Plazo, entre otras asi 1. Determinar claramente cual va a ser el aporte de cada proyecto de inversion a la politica de Integralidad, homogeneidad y estandarizacion de los equipos, emanadas por el Ministerio de Defensa Nacional y Policia Nacional para el desarrolio de las operaciones conjuntas, con énfasis en los sistemas de comunicaciones, movilidad, inteligencia y armamento, entre otros. 2. Debe definirse a partir de ta ejecucién, seguimiento y evaluacién de los recursos asignados a los proyectos de inversién, con el fin de determinar qué proyectos lograran terminar y cumplir los objetivos para los cuales fueron propuestos y cuales requieren tener continuidad 3. Es importante que el ejercicio contemple los recursos que percibieron por otras fuentes de ‘inanciamiento como: Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana -FONSEGON FONSET, Fondo de Defensa Nacional, Fondo de Recuperacin Social y Lucha contra el Crimen Organizado - FRISCO, Convenios institucionales, entre otros, 4. Los gerentes y gerentes técnicos de los proyectos de inversién (comunicaciones, sistemas, armamnento, antimotin, movilidad, infraestructura, semovientes, bienestar, salud, talento humano, iencia y tecnologia), deben analizar y consolidar en el territorio nacional, las necesidades por area funcional como se especifica a continuacién, especificando cada unidad y remitiendo la informacion filrada con los respectivos soportes técnicos que justifican el requerimiento. “AREAS FUNGIONALES iiajenal de Caer “Armamento, Antmotin, Equpos especiales [Nowigad [ Testesvo, Adtea y Fluvial I Tesnogia Comunicaciones y Slemae ‘Operativa, Administratva y Ceniros de Fomacion Adquisiciones, Consirucciones y Mantenimientos Educacién, Viienda y Recreacién | Equipas especiales Infraestructurs ‘Ciencia y tecnologia, | Fortalecimiento y desarrollo tecnolagico “Capacitacion “Tavestigacion, educacion formal y na farmal Salud Infraestructura, equipes, tecnologia, entre offs 108.1N-0901 Pagina Sue 15 ‘Aprobacion 26.08.2014 Vor 01PROYECTOS REGISTRADOS ~ SISTEMA UNIFICADO DE INVERSIONES Y FINANZAS PUBLICAS. nfraestructura Estratégica Operacional Fortalecimiento de los Equipos de Armamento Meloramiento de fa Movildad Etraténica Misiones Aéreas Policiales Infraestructura Educatva y Adminisvatva Desarrollo Tecnolégico Infraestructura de Soporte para el Bienestar Social ‘Centres Vacacionales ~ Poilica Educatva infraestructura DISAN [Niejoramiento De La Moviidad Di Desarrollo Tecnoidgico DISAN 5. Para la determinacién de necesidades, se debe tener en cuenta el impacto en el incremento del pie de fuerza, nuevos grupos especiales, dotaciones basicas para el personal de las unidades existentes y proyectadas crear y nuevas responsabilidades asumidas por la Institucién, frente al servicio de Policia, 6 Enloque respecta a construcciones, es necesario que la Policia Nacional cuente con Ia legalizacin de los predios, teniendo en cuenta la metodologia para la elaboraciOn de los estudios de planeacion y apreciacion de inteligencia que den cuenta de la necesidad, para luego continuar las gestiones con las gobemaciones, alcaldias y atros, 0 en su defecto se prevea la adquisicién de! terreno para tal fin previa asesorla del Grupo de Bienes Raices de la Direccién Administrativa y Financiera, 7. Contemplar existencias (en operacion y fuera de servicio), inventarios (incluyendo las adquisiciones ‘previstas al finalizar el afto), planes de reposicion para los bienes muebles que saldran de servicio, ‘asi como los equipos recibidos en incautaciones, donaciones, decomisos, convenios ‘gubernamentales, entre otros. 8 Las necesidades de inversion, deberan contener ef detalle de las proyecciones en adquisiciones de bienes, obras ylo servicios, @! impacto futuro que causen en el presupuesto de funcionamiento generado por la operacion, mantenimiento y entrenamiento requeridos y su respectiva justficacién, discriminado por vigencia y monto total Se debe tener en cuenta la nueva clasificacién presupuestal de los proyectos de inversién, con el fn de que los proyectos queden catalogados con a codificacion respectiva, ejemplo: ‘Capacidades de {a Policia Nacional en seguridad publica, prevencion, convivencia, y seguridad cludadana™ “Generacién de bienestar pars la Fuerza Publica y sus familias” 40. La gerencia de los proyectos estara a cargo en primer lugar en el director de la unidad conforme con cada proyecto como se relaciona en la norma de referencia, para casos especiales el director y subdirector general de la Policia Nacional, podran designar gerentes de proyecto ylo gerentes, téonicos segin necesidades institucionales. 11. Los gerentes y gerentes tecnicos de los proyectos de inversién, de ser necesaria, deberan sustentar Jos proyectos de inversién bajo su responsabilidad, ante las autoridades economicas (MINDEFENSA, DNP y MINHACIENDA) cuando estas lo requieran, en coordinacién con la Oficina de Planeacién de la Policia Nacional 42, Tramitar ante la Subdireccién General, todos los requerimientos respecto 2 modificaciones y cerlificaciones del Plan Anual de Adquisiciones, trastados presupuestales, incarporaciones, vigencias futuras, adiciones o reducciones, con el propésito de gestionar el respectivo aval ante la Oficina de Planeacién o de ser necesario convocar al Comité de Seguimento a los Recursos asignados a los Proyectos de Inversion 1Dsan.noot Pagina 6 de 15 Aprobacién: 28-04-2014 ver OF13. Se deen tener en cuenta los lineamientos y parémetros para la expedicion de! Plan Anual de Adquisiciones de Inversion asi - Las solicitudes de modificacién y certiicacién del plan de compras de inversién, deben ser solicitadas ante el subdirector general y previamente autorzadas en el marco del Comité de Seguimiento de los Recursos asignados a los proyectos de inversion, guardando coherencia con el procedimiento 1DE-PR-0004 = Contar con los estudios previos, de manera que sean revisados y aprobados por parte de las Areas técnicas y juridicas, dando cumplimiento al principio de anualidad y evitar bajos niveles de ejecucién (campromiso, obligacion, recegcién bienes, servicios y pagos); minimizando el nesgo de la constitucién de reserva presupuestal ~ Diligenciar el formato 1DE-FR-0012 (Formato original, firmado) discriminando las actividades y la distribucion del presupuesto, debidamente firmado por el gerente, gerente técnico y jefe de planeacién de la unidad, y posteriormente solictar la certifcacion de las actividades para dar Inicio a fos procesos contractuales. - Para poder anular certificaciones del olan de compras de inversion ya expedidas, es necesario de manera obligatoria suministrar las certficaciones iniciales en documento original y ser entregadas al Grupo de Direccionamiento Estratégico y de Recursos de la Oficina de Planeacién 0 quien haga sus veces, con el proposito de evitar duplicidad en la disponibilidad presupuestal - _Informar a la Subdireccién General y a la Oficina de Planeacién, la unidad que tendra a su cargo la asignacién de los recursos, estructurando el cronograma de elecucién, debiendo establecer mecanismos de control y seguimiento a le ejacucién presupuestal de todos los proyectos de inversion, 14, Se debe informar a la Subdireccion General, los cambios frente a la designacién de nuevos gerentes tecnicos, segun la dinamica institucional, con el proposito de realizar los tramites pertinentes por parte de la Oficina de Planeacion para ia asignacién de usuarios y contrasefias para el Sistema Unificado de Inversiones y Finanzas Publicas -SUIFP, el cual atiicula el Banco Nacional de Programas y Proyectos -BPIN y el Sistema Unificado de’ Seguimiento a los Proyectos de Inversion Publica -SPI, por parte de la Oficina de Planeacion, ~ 15. Los proyectos de inversion que contemplan componentes tecnoldgices, deberan diligenciar los formatos con las actividades y costas, con él fin de obtener la aprobacién del Comite de Integracion de Tecnologias de Informacién y Comunicaciones —CITI, liderado por el Ministerio de Defensa Nacional, para lo cual deben coordinar y remitir a la Oficina de Telematica, los formatos correspondientes para el concepto técnico correspondiente y dicha oficina lo tramitara a Oficina de Planeacién, para los tramites y agilizacion de los conceptos ante et Ministerio de Defensa Nacional, 16. Es indispensable tener en cuenta la herramienta denominada "Calculadoras costo ciclo de vida en Proyectos de Inversién vigencias 2020 y los que tengan previstos con recursos de vigencias futuras, para realizar el costeo de las necesidades y poder realizar una alineacion al logro de la mision insttucional y al cumplimiento de los objetivos y metas estratégicas, entendiendo el Costo de Ciclo de Vida como una nerramienta anaitica, por medio de la cual se evalua el costo total de un activo, entendido como la totalidad de costos esperados durante su vida iti, desde la adquisicion, instalacion, mantenimiento y soporte hasta la disposician final del mismo. 17, Tener en cuenta los proyectos que requieren vigencias futuras (aquellos que [a recepcién de los bienes y servicios demandan mas de una vigencia fiscal), para el apalancamiento de las mismas previendo los tiempos que requieren para obtener la aprobacién respective, contemplando las disposiciones legales como la Ley de Garantias (elecciones de alcaldes y gobernadores). Este tramite debe ser realizado antes del mes de abril 108.1N-0001 Pagina Te 15 Aprobacion: 28-04-2014 Ver 0118. Ejecucion compromisos presupuestales: los compromisos presupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratandose de contrato 0 convenios, con la recepcién de los bienes y servicios, y en los demas eventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago. El Ccumplimiento de la obligacion se da cuando se cuente con las exigibilidades correspondientes para su pago. Por tanto, se deberd dar estricta aplicacion a lo establecido en el atticulo 16 de Decreto 412 de 2018 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1068 de 2015 en el Libro 2 Régimen reglamentario del sector hacienda y crédito pablico, Parte 8 del Regimen Presupuestal, Parte 9 Sistema Integrado de Informacion Financiera - SIIF NACION y se establecen otras disposiciones” 49. De otra parte, se minimizara al maximo los bajos niveles de ejecucién presupuestal y contractual (compromiso, obligacién, recepcion de bienes y servicios y pago), evitando de esta manera constituir al maximo reservas presupuestales al dla 31 de diciembre, sin las justificaciones del caso y que obedezcan a una deficiente planeacién en la ejecucion de los recursos asignados, con las implicaciones de orden administrativo, disciplinario y fiscal que se origina al superar el tope maximo permitido de! 15% en apropiaciones por concepto de Inversion, el cual esta reglamentado en el articulo 2.8.1.7.3.5. del Decreto 1068 del 26 de mayo de 2015 "Por medio del cual se expide ef Decreto Linico Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Pablico” 20. Atender fo dispuesto en la Resolucién No. 08206 del 23/12/2016 "Por la cual se orea el comité de seguimiento a las recursos asignados a los proyectos de inversién, se nombran los Gerentes, se asignan funciones y se dictan disposiciones para los Subcomités Regionales de Planeacién de Infraestructur PROYECTOS DE INVERSION En el marco de los postulados establecidos por la Direccién General de la Policia Nacional, para la ejecucién de proyectos y obras institucionales de gran impacto, es importante que bajo el liderazgo, experiencia y trayectoria institucional de los oficiales generales designados como gerentes, se realicen actividades de acompafamiento, apoyo, orientacién y supervision frente al avance y ejecucién de los proyectos de inversion de la institucion y asi como la gestion de los gerentes técnicos, en atencién a lo dispuesto en la Resolucién No, 08208 del 23/12/2016 "Por ia cual se crea el comité de sequimiento a los recursos asignados a los proyectos de inversion se nombran los Gerentes, se asignan funciones y se dictan otras disposiciones” En este sentido la consolidacién de las necesidades debe realizarse @ través de mesas de trabajo efectuadas en coordinacion con las unidades policiales, direcciones, oficinas asesoras y gerentes de los proyectos de inversién, determinando una visiin global de las necesidades de a institucién para detectar ‘cules son las brechas en las lineas operacionales (Infaestructura, movilidad, equipos especiales, tecnologia, capacitacién y personal), teniendo en cuenta la metodologia de pianeacién estratégica por capacidades, la cual determina el impacto futuro de las decisiones presupuestales del presente, incorporando el concepto de “capacidad” como unidad de planeacidn para la tora de decisiones. De otra parte, es importante realizar un andlisis coherente y estratégico que permita una priorizecion foportuna frente al desarrollo de a infraestructura institucional y su andamiaje lagistico que se configura de gran impacto en el servicio de policia, de tal forma que puedan atender los requerimientos de manera ‘estructural y focalizada, previendo su desarrollo de ser necesario por fases y con horizontes alcanzabies, ‘con el propésito de afectar el presupuesto de manera proporcional a las necasidades de la institucién. Es preponderante dar a conocer la Directiva Presidencial No. 09 del 09 de noviembre de 2018 en el anexo 1; con el propésito de canalizar las necesidades en materia de inversién, estar direccionadas a atender ‘al logro de la misi6n Institucional y el cumplimiento de los objetivos y metas estratégicas, asi mismo tener en cuenta los linearnientos tecnicos para la optimizacion de las capacidades institucionales que se desplegaran para la efectiva ejecucion de Proyectos de Inversion de gran impacto para la Policia Nacional Por iltimo, es importante sefialar que los proyectos de inversién que se pretenden proponer para Viabilidad de asignacion de recursos, deberan ser registrados en el banco de proyectos de la Oficina de Planeacion. 10s.in-o001 Pagina 8 do 15 ‘Aprobacion: 28.04.2014 ver 01ACTUALIZACION DE PROYECTOS La actualizacion de Ia informacion de un proyecto que se encuentra registrado en el BPIN la realiza el formulador del proyecto y para que quede registrada debera ser revisada y aprobada por los tres fitros de calidad, esta se realiza quiere en tres diferentes contextos: a. Actualizacién para_programacién presupuestal: asi como los proyectos nuevos deben surtir el proceso de alistamiento y registro antes de! 1r0 de junio de la vigencia anterior a la que se espera programarle recursos, los proyectos ya registrados deben realizar una actualizacién de su informacion de acuerdo con los cambios que hayan surgido o se tenga previsto realizar en la siguiente vigencia, Igualmente, esta actualizacién se debe realizar y registrar antes del 1ro de junio para que el proyecto pueda hacer parte del POAI respectivo. b. Actualizacién_de acuerdo al decreto de liquidacién: al inicio de cada vigencia los proyectos deberan actualizarse de acuerdo con los recursos que le hayan sido efectivamente asignados en el decreto anual de liquidacién del presupuesto de manera que se garantice la consistencia entre la estructuracion de los proyectos de inversion que han sido registrados en el BPIN y las apropiaciones contenidas en la Ley Anual del Presupuesto. La actualizacion que se realiza en este momento es propicia también para incorporar los ajustes o variaciones que haya tenido la planeacion del proyecto. c. Actualizacién durante la ejecueién: en cualquier momento de la ejecucidn de un proyecto cuando se determinen cambios en las condiciones iniciales de! proyecto que impliquen ajustes a la informacion registrada se deberd realizar una actualizacién. Los cambios que se presenten pueden obedecer a la necesidad de realizar un trémite presupuestal, es decir de modificar las apropiaciones presupuestales que afectan al proyecto de inversién o pueden resultar de cambios en las circunstancias del proyecto que impliquen un aluste @ su planeacion y programacion. En cualquiera de ios tres escenarios la magnilud de los cambios que se deban registrar en el proceso de actualizacién depende de los cambios tanto fisicos como financieros que sé hayan presentado en relacion con el proyecto ya registrado. La supervisién del presente acto administrative, comesponde al subdirector general de la Policia Nacional, por consiguiente, el inspector general, directores, jefes y comandantes de regién, metropoittanas y departamentos de policia enmarcados en sus facultades, seran los responsables de su observancia, aplicacion y proceso de socializacién constante de lo contenido en este instructivo, asl mismo ejecutaran las misiones y procedimientos de acuerdo con sus competencias para efectos de supervision, verificacién, seguimiento y control. LZ Kee General OSCAR ATEHORTUA DUQUE Ditecior General Polela Neonat ge Colombia oo ave eee x Carrera 59. 26-21 CAN, Bogota Cc CG CoNeE, Teléfonos 515 9096 - 515 9212 mtrac Sleauderapole acres womw.policia.qov.co SO85451 SACERATERE CO-sss.1 {Dsaneooor Pagina 9 de 15 Aprobacién: 28.06-2014 fee 04MAR anexo 1 pet msrructivo no, 007; pe, _'0 MAR 2020 coruzacion EW LA REE eee NecURSOS Dé TUNCIONAMENTOE NVERSION CALENDARIO PRESUPUESTAL PARA LA FORMULACION Y VIABILIZACION DE LOS PROYECTOS DE INVERSION mis Ait dtc fhetantieaa Fecmussiny veh rojas (eras) Feared da nosis aera font ‘Dest a Tapa Wspfentre Ure Bibra ori dead itil Sproat ein ama sad Feaerads prow vat std ners ames pies dle 0, Prose) Ton meses de Uf sia oecetain fe a aids de Insproetsdo ines 2020 prespest 020 neal tr iocer oer co) vented anvntre etic adi das ossdes Ligne de Prewpaeta strokoati de onda jess ect die Grifico: Fuente institucional ~ Linea de tiempo Por titimo, es importante tener en cuenta que ol incumplimiento de los pardmetros establacidos en el presente instructivo acarrearé las respectivas medidas administativas, disciplinarias y de control a que haya lugar. REVISO, Brigadier General jefe Oficina Planeacién, Pagina 10.60 15, Aprobacion: 28-04-2014 sps.1n-0001 Ver oFOn, Nexo 2 pet wsrructivo wo, 007) oe, 10 MAR 2 oprmmzacion EW LA GESTION DEL GASTO DE LOS RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION. GRITERIOS INSTITUCIONALES DE CARA A LA DIRECTIVA PRESIDENCIAL No. 09 de! 09/11/2018. 1. Celebrar contratos de prestacién de servicios con personas naturales 0 juridicas. Solo proceders Ja contratacién cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actwidades que seran contratadas, en concordancia con lo previsto en el articulo 2.8.4.4. del Decreto 1068 de 2016, 2. Celebrar contratos de publicidad y/o propaganda personalizada o que promocione la gestién del Gobierno nacional, (agendas, almanaques, libretas, pocillos, vasos, esferas, etc ), adquirir libros, revistas, o similares, imprimir informes, folletos o textos institucionales, 3. Realizar oublicaciones imoresas. Quedan prohibidas tes publicaciones impresas y en especial las de costos elevados correspondientes @ impresiones a color 0 en papeles especiales. Las publicaciones de toda entidad deberan hacerse en su espacio web, 4, Iniciar cualquier tipo de contratacién que implique mejoras suntuarias, tales como el ‘embellecimiento, la omamentacion 0 la instalacion o adecuacion de acabados estéticos de bienes inmuebles. El mantenimiento a bienes inmuebles, solo procedera cuando de no hacerse se ponga en riesgo la seguridad de los funcionarios publicos 8. Adquirir bienes muebles no necesarios para el normal funcionamiento de las instituciones tates como neveras, televisores, equipos audiovisuales, video beam, computadores portatiles, tableros interactivos, calentadores, hornos, etc. 6. Adquinirvehiculos automotores. 7. Cambiar de sedes. Solo procederé cuando no genere impacto presupuestal o su necesidad haga inaplazable su construccién. 8. Realizar recepciones, fiestas, agasajas 0 conmemoraciones de las entidades con cargo a los recursos del tesoro publico, 9. Otorgar condecoraciones de cualquier tipo. 10. Adquirir regalos corporatives, souvenir o recuerdos. Asi mismo, las entidades que hacen parte del presupuesto general de la Nacién, deberén realizar las siguientes acciones: 1. Reducir comisiones de servicio, estudio 0 capacitacién al interior y al exterior en por lo menos el 20% respecto del aflo anterior. 2. Durante el primer mes de la vigencia deberan disefar un programa de compra de energia que involucte el suministro de la misma a todas sus dependencias que existan en el terrtorio nacional. Deberd lograrse un ahorro en el consumo de energia del 16% respecto del consuma del afio anterior. 3. Contratar planes corporativos de telefenia movil 9 conmutada que permitan lograr ahorros del 15% respecto del consumo del afio anterior. No se podra adquirir nuevos equipos de telefonia celular, salvo que las reposiciones de ios equipos no representen costos adicionales, 4. Se debera justificar fa necesidad de los gastos viaje y visticos, los pasajes aéreos solo seran en clase econémica, excepto los seftalados en el articulo 2.2.5.11'5 del Decreto 1083 de 2015, Pagina 11 4015 Aprabacin: 28-04-2014HOJA 2 DEL ANEXO 2 oEL instructive No. 0 fy per 10 MAR 2020, OPTIMIZACION EN LA GESTION DEL GASTO DE LOS RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION. E] Area de Control Intemo y sus regionales, venficaran en forma trimestral el cumplimiento de las disposiciones contenidas en los numerales anteriores Paragrafo. Articulo 81 de la Ley 1940 del 26 de noviembre de 2018 - El Ministerio de Defensa Nacional - Fuerzas Miltares y Policia Nacional, establecer4 un plan para la contratacion o la realizacion directa de ediciones, impresiones 0 publicaciones de documentos, estricta y directamente relacionados con los programas y las funciones que legalmente debe cumplir, para la adquisicion de vehiculos que sean para el uso exclusivo de defensa y seguridad nacional; y para dar cumplimiento con los estatutos de carrera y las disposiciones en materia de estimulos y ascenso, con el otorgamiento e imposicién de condecoraciones de conformidad con lo previsto en las disposiciones especiales que las rigen, el cual debera generar un ahorro en los gastos causados por estos concepto por lo menos del 15% respecto a la vigencia anterior. Las mismas reglas enunciadas anteriormente aplicaran al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repdblica, en lo relacionado can e! ejercicio de las funciones que le son propias. COMISIONES DE SERVICIOS, TIQUETES AEREOS Y VIATICOS 1. Tiquetes Aéreos: 4) Todos Ios viajes aéreas nacionales @ intemacionales de funcionarios de todas las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, deberan hacerse en clase econdmica, salvo los debidamente justficacos ante el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repdblica, siempre y cuando ‘9 viaje fenga una duracion de mas de ocho (8) horas. b) No se reconoceran gastas de traslada, cuando el funcionario haga parte de la comitiva que acampane al presidente de la Repiiblica y se transporte en el avin prasidencial 0 en el medio de transporte que: se designe para transportar al sefior presidente de la Republica, } Los gastos de viaje se auforizaran dnicamente si no estan cubiertos por la entidad o por las entidades que organizan los eventos. 2. Viaticos a) Siguiendo las mismas directrices que fija el articulo 2.8.4.2.3 del Decreto 1068 de 2015, y tomando en consideracion que los viaticos estén destinados a proporcionarle al empleado manutencién y lojamiento, cada entidad adoptara las medidas necesarias para garantizar la austeridad en este tipo de gastos. ) Cuando la totalidad de los gastos para manutenci6n, alojamiento y transporte que genere la comisién de servicios sean asumidos por otro organismo 0 entidad, no habra lugar al pago de viaticos y gastos de transporte @) Si los gastos que genera ta comision son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, Uinicamente se reconcera a diferencia en forma proporcional, a criterio de la entidad, con fundamento fen los aspectos previstos en el articulo 20 del Decreto 333 de 2018 "Por el cual se fjan las escatas de vistioos" 4) De igual manera, las entidades deberdn obrar con la mayor austeridad en el otorgamiento de los Vidticos cuando la comision de servicios no requiera que el funcionario pernocte en el lugar de la comision, de manera que el limite que fija el Decreto 333 de 2018 de un cincuenta por ciento (50%) el valor de los vidticos no sea la regia general aplicable, convirtiéndose siempre en una excepcion debidamente justiticada. Pagina 12 de 15 Aprobacion: 28.04.2018 Ver ofHOJA 3 DEL ANEXO 2 DEL INsTRUCTIV Wo. OOF oe. 10 MAR 2020 , OPTIMIZACION EN LA GESTION DEL GASTO DE LOS RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION. 3. Eventos ~ Capacitaciones La realizacién de eventos es responsabilidad de cada entidad y en su organizacién deberan observarse fas siguientes medidas de austeridad: 2) Realizar Unicamente los eventos que sean estrictamente necesarios para la entidad y privilegiar, en su organizacion y desarrollo, el uso de auditarios o espacios institucionales. b) En virtud de los principios de eficiencia, eficacia y economia, fos eventos deberén, en lo posible, coordinarse en su realizacién y logistica para efecluatse de manera conjunta con otras entidades dei Estado que: tengan necesidades de capacitacién, andlogas o similares, esto con el objetivo de lograr economias de escala y disminuir costos. ) Limitar los costes de alimentacion y solicitar las cantidades justas, procurando en toda momento racionalizar la provision de refrigerias y almuerzos. 4) La papeleria y demas elementos de apoyo de las capacitaciones deberan ser racionalizados y apoyadios en las tecnologias de informacion y las comunicaciones TICS. @) De ser posible, se debera utilizar ta infraestructura de tas entidades del Estado para llevar a cabo las. actividades de capacitacion 4, Ahorro en Publicidad Estatal a) Todo gasto de publicidad de las entidades de ta rama ejecutiva de! orden nacional, que sean permitides por Ia ley, incluidos los gastos de publicidad contratados en desarrollo de contratos de ‘operacion logistica, tendra que ser informado al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repablica y contar con su visto bueno antes de iniciar fos procesos de contratacién, b) Todo gasto de publicidad estatal, de todas las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, deberd enmarcarse en el uso adecuado y eficiente de los recursos piblicos destinados 2 la ‘contratacion, con e! fin de evitar su uso excesivo, controler el gasto publica y gatantizar la austeridad c} Todas las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional velaran por el adecuado control y Vigilancia de los rubros que destinen en sus presupuestos para publicidad estatal 4) Las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional elaborarén un informe semestral con destino al Departamento Administrative de la Presidencia de la Republica, en donde detallen los gastos efectuados en materia de publicidad. €) La imagen y el mensaje de las entidades de Ia rama ejecutiva del orden nacional sera coordinado por | Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, 5. Papeleria y Telefonia a) Utilzar medias digitales, de manera preferente, y evitar impresiones. En caso de realizar impresiones, racionalizar el uso de papel y de tinta b) Racionalizar llamadas telefdnicas intemacionales, nacionales y a celulares y privilegiar sistemas basados en protocolo de internet ¢) Reducir el consumo, reutiizar y reciclar implementos de oftcina 1sun-0901 Pagina 13.40 15, Aprobacion: 28-04-2014 Ver ot) oun 4 pee anexo 2 ver mstqucrwo no, O07; oe, _ 10 MAR 2020, DEEN! EN LA GESTION DEL GASTO DE LOS RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION. 6, Suscripcién a Periédicos y Revistas, Publicaciones y Bases de Datos al Debera seguirse de manera estricta la normatividad en materia de suscripciones a revistas y penddicos. b Las suscripciones a bases de datos electrinicas especializadas se efectuaran solemente cuando sea necesaro. Las livencias se adquiricén en las cantidades suficientes para suplir las necesidades del servicio. 7. Austeridad en Eventos y Regalos Corporativos, 1a) Est prohibida la realizacién de recepciones, fiestas, agasajos 0 conmemoraciones de las entidades ‘con cargo a los recursos de! Tesoro Publico. ) Se exceptian de la anterior disposicion, los gastos que efectien el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, y los gastos para reuniones protocolarias 0 internacionales que requieran fealizar los Ministerios de Relaciones Exteriores, de Comercio Exterior y de Defensa Nacional y la Policia Nacional, lo mismo que aquellas conmemoraciones de aniversarios de creacion o fundacion de las empresas industriales y comerciales del Estado del orden nacional cuyo significado, en criterio del Departamento Adminstrativo de la Presidencia de la Repablica, revista particular importancia para la historia del pais. ©) No $@ financiaran regalos corporatives ni articulas promacionales 0 de mercadeo por parte de las entidades de la rama ejecutiva del orden nacional, salvo el caso de las empresas piblicas que ‘compitan con empresas del sector privado. 8, Sostenibilidad Ambiental 2) Implement sistemas de reciclaje de aguas y consumo minimo de agua e instalacion de ahorradores. b) Fomentar una cultura de ahorro de agua y energia en cada entidad, a través del establecimiento de programas pedagégicos. ©) Instalar, en cuanto sea posible, sistemas de shorro de energia, temporizadores y demas tecnologias, que ayuden al ahorro de recursos. 4 Implementar politicas de reciclaje de elementos de oficina, maximizacién de vida Util de herramientas. de trabajo y reciclaje de tecnologia e) Crear programas internos de fomento al uso de vehiculos y medios de transporte ambientalmente sostenibles como bicicletas, transporte publico, entre otros. 9, Acuerdos Marco de Precios Debera hacerse uso de los acuerdos marco de precios diseniados por Colombia Compra Eficiente 2 para el plan de adquisiciones. a b) Cabe anotar que en el Presupuesto General de la Nacién para la vigencia 2019 con relacién a la vigencia anterior, presenta una reduccion de recursos considerables en la cuenta Adquisicion de Bienes y Servicios del 4,68%, indicando asi que las unidades deben efectuar una priorizacion del gasto. 10s.1N-0001 Pagina 14 do 15 Aprobacion: 28.04.2014 Wer 0HOJA 5 DEL ANExO 2 EL wstrUcTIVO No. O07) oe 10 MAR 2099 , QPTIMIZACION EN LA GESTION DEL GASTO DE LOS RECURSOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION. ¢} El Ministerio de Hacienda y Crédito Publico es la entidad encargada de asigner los recursos a las entidades estatales, de acuerdo a las politicas macroeconémicas establecidas para cada vigencia fiscal, las cuales se refiejan en el decreto de liquidacion del Presupuesto General de la Nacion; en este sentido, es necesario tener en cuenta las limitaciones presupuestales por las cuales franques el Estado colombiano, imposibiltando que el Presupuesto General de la Nacién presente incrementos considerables de un periodo a otto, En este sentido, los directores, jefes de oficinas asesoras y comandantes de unidad con delegacion del gasto y responsabilidad en la programacién de los recursos, darn estricto cumplimiento a los parametros dispuestos por la Direccién General de la Policia Nacional, para la asignacién de recursos y trasiados presupuestales (crédites, contracréditos, reducciones) de acuerdo con lo establecido en el anexo 1 y 2 del presente Instructivo, lo cual permitira orientar técnicamente a las unidades que hacen parte del presupuesto de la Institucion, sobre los requisitos, lineamientos y prioridades de orden estratégico. 10.Otras Fuentes de Financiacion a) Es oportuno, tener en cuenta las brechas existentes de acuerdo con la disponibilidad presupuestal otorgada por el Gobierno Nacional a la Insttucién, donde se puede evidenciar limitaciones que impiden atender necesidades estratégicas de la Policia Nacional, por lo tanto, los directores comandantes de las diferentes unidades policiales del terrtorio nacional, en coordinacion con ta Oficina de Planeacion, realizaran acciones institucionales ante las instancias que corresponda, para fa Dusqueda de otras fuentes de financiacién (DMS, FONSECON, FONSET, Fonde de Defensa Nacional, convenios insttucionales, regalias, donacicnes, cooperacion international, sector privado, entre otros) para la obtencién de bienes y servicios que cubran las necesidades insatisfechas ) La construccién det Plan Anual de Adquisiciones a partir de la vigencia, debe estar orientado a atender las priondades estratégicas afines directamente a la misionalidad policial, entendiéndose que el Plan Anual de Adquisiciones es la herramienta para la programacién de los bienes y servicios que se Fequieren para el desarrollo del Plan de Accién, el cual articula los planes de mejoramiento de la Contraloria General de la Repiblica, Direccién General de la Policia Nacional y el Area de Control Interno, enmarcados dentro de los parémetros de austeridad y eficiencia del gasto publico, con ‘enfoque en la optimizacion de los recursos. REVISO, Brigadier General {B5:N-001 Pagina 15 de 15 ‘Aprobecién: 28-04-2014