17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

REFLEXIÓN

Todo lo que aprendas, procura aprenderlo con la máxima profundidad

posible. Los estudios superficiales producen con harta frecuencia
hombres mediocres y presuntuosos

Silvio Pellico (escritor y poeta Italiano)

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

Introducción

Hay mucha información sobre la comunicación eficaz, tanto en el trabajo

como en la vida diaria. Pero ¿qué es exactamente la comunicación eficaz?
Aunque primero podríamos preguntarnos qué es comunicarnos eficazmente.
Y esta pregunta nos llevaría a otras:
¿qué es comunicarse? ¿Cómo nos comunicamos las personas? ¿Tenemos
conciencia de cómo impacta lo que decimos y /o hacemos en el otro y en
nosotros mismos? La mayoría de las personas tenemos poco registro de lo
que hacemos y decimos cuando nos comunicamos. ¿Por qué pensamos
muchas veces que “no nos entienden”? ¿Por qué se generan dificultades y
conflictos con nuestros hijos, parejas, jefes, compañeros de trabajo y
amigos?
Muchas personas creemos que nuestra vida o nuestra situación actual
cambiarán si es el otro el que cambia de actitud o comportamiento pero la
realidad es que no podemos cambiar al otro pero sí podemos cambiarnos a
nosotros mismos. Y ésto es lo que muchas veces nos resistimos a hacer
pensando que nosotros no tenemos nada que cambiar, que es el otro el que
tiene que hacer este trabajo y entramos así en un círculo vicioso que no nos
lleva a ninguna parte salvo a la frustración , desazón e insatisfacción.
Nuestros pensamientos se filtran en todo lo que hacemos de una forma que a
veces está fuera de la mente consciente. Sin embargo, al hacerlo, mandan
señales al mundo externo acerca de lo que queremos, creemos y somos. Y el
mundo responde a ellas.
Por lo tanto, la clave para influir sobre la respuesta del mundo está en
cambiar nuestras señales internas. Puedes empezar a sacarle partido al
ordenador más potente del mundo: tu mente.

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

Capítulo I
Escuchemos Provechosamente a Nuestros Interlocutores…

El diálogo es, tal vez, la herramienta para el entendimiento mutuo más

promovida, y a la vez, más amenazadora. Muchas personas dialogan más
pensando en ganar que en comprender los argumentos del otro.

Casi siempre se parte de una posición, que no es otra cosa que el punto de
vista parcial que se asume al empezar a dialogar. A partir de ese momento
ya se está parapetado en un sitio, y se intenta demostrar la validez de las
reflexiones y de los argumentos propios, que serían más coherentes y más
claros y reales que los del interlocutor.

Con frecuencia, cuando se siente que los argumentos de la otra persona son
más contundentes, surge como defensa la descalificación del otro como
forma de desautorizar sus opiniones o puntos de vista.

Todos en algún momento de nuestras vidas, y algunas personas muy

frecuentemente, usamos este esquema.

Desde luego que así no se llegará jamás al entendimiento. A lo sumo, al

sometimiento del otro, que no es en sentido alguno, algo deseable.

Para un diálogo provechoso es imprescindible una actitud de escucha franca

y real. El interés tendría que estar centrado no solo en argumentar con
claridad; también en tratar de captar con total honestidad lo que el otro dice,
y proponerse asimilarlo para establecer dónde están las coincidencias y las
diferencias.

Pero usted habrá sido testigo de la infinidad de veces en que uno de los
interlocutores casi no puede esperar a que la otra persona termine de decir
lo que está diciendo: menea la cabeza o empieza a expresar monosílabos que
pretenden cortar el discurso del otro, o a tamborilear con los dedos. Es
claramente notorio que no está escuchando. Apenas, mostrando que ya no
puede esperar más para decir lo contrario de lo que le están diciendo.

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

En esos casos hay diálogo “técnicamente hablando”, pero no hay posibilidad

de encuentro ni de conclusiones compartidas.

Haga el intento: busque que el diálogo sea una fuente de nuevos acuerdos,
de reconocimiento del otro. Descubra el enriquecimiento mutuo y la enorme
satisfacción que produce abrir las posibilidades de ampliación de sus criterios
y de los criterios ajenos. Las vivencias de logro, de encuentro, de ganancia
son enormes, y solo se necesita practicar esa buena disposición a la escucha
y al conocimiento de ese otro que desea compartir sus puntos de vista con
nosotros.

Con un pequeño esfuerzo de atención, simplemente, y cuidándonos de no

caer en las distorsiones ya anotadas, podremos rescatar el verdadero diálogo
y sus maravillosas consecuencias para el entendimiento que tanta falta nos
hace hoy por hoy.

Van sumamente relacionados lo q es una buena comunicación con una buena

escucha, el saber escuchar resuelve y evita muchos problemas de lo q uno
pueda imaginar.
“POTENCIAL NO UTILIZADO: el oído, el no saber escuchar
LAGUNA EN LA INFORMACION: está claro q los docentes saben de la falta de
escucha q hay en los alumnos pero estos no hacen nada ni emplean ningún
método para enseñar a escuchar. Aprender a leer nos enseña
automáticamente a escuchar
CAMINOS HACIA LA MEJORA: potenciar la sensibilidad hacia los factores q
afecta n la escucha e incrementar experiencia auditiva
PISTA PRICIPAL Y LATERALES: coordinar la cantidad de palabras con la
capacidad de reconocimiento de cada una de ellas
REGLAS PARA UNA BUENA RECEPCION: estar ocupados con regularidad en 4
actividades mentales relacionadas con el discurso oral
FILTROS EMOCIONALES: en diferentes grados y deferentes situaciones los
sentimientos afectan la capacidad de la escucha

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

VENTAJA EN UNA EMPRESA: la mejora o simplemente darle valor a lo q es la

escucha, mejora claramente la situación en la empresas actuales
MENOS PAPELEO: el no tener miedo a la comunicación oral evita tener q
hacer todo por escrito, escribir y leer son elementos mucho más lentos q
escuchar y hablar
COMUNICACION ASCENDENTE: sin escuchantes eficientes la comunicación se
hace ineficaz
RELACIONES HUMANAS: pasa por la situación q los subordinados se sientan
con la libertad de hablar con los superiores, pero estos casi siempre están en
la negativa de no escuchar, entonces no se resuelven los verdaderos
problemas
ESCUCHAR PARA VENDER: basado en tener fuerza en la escucha para tener
fuerza en el habla
CONFERENCIAS: el líder del grupo debe tener una buena escucha y
transmitirla a los demás para así concentrarse en el problema principal

Capítulo II
Cómo Dirigir reuniones….

Una reunión de cinco minutos gastados con seis personas por separado, son
más eficaces y productivos que una reunión de media hora con todos ellos
juntos.

Muchas reuniones de este tipo se realizan más por razones históricas que por
razones prácticas.

Si las reuniones no existieran en los lugares de trabajo, el sentido de

pertenencia de las personas a las organizaciones para las que trabajan sería
muy pequeño y de todos modos se reunirán, ya sea formal o informal, en
sociedades, bares, clubes, etc.

Funciones de una reunión

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

1. Una reunión cumple la función de definir al equipo, los que están

pertenecen al mismo, los que no, no. Todos sabemos quiénes somos,
sea una reunión de obreros o una reunión de una gran empresa líder.
2. Crear un depósito de ideas, conocimientos, juicios, tradiciones y
costumbres, este depósito de ideas no sólo ayuda a todos los
miembros a realizar sus tareas más inteligentemente, sino, que
también aumenta la rapidez y eficiencia de la comunicación entre ellos.
3. Una reunión ayuda a cada uno de los individuos a comprender tanto el
objetivo colectivo del grupo como la forma en que su propio trabajo y
el de todos los demás puede contribuir al éxito del grupo.
4. Una reunión crea un compromiso entre los presentes con todas las
decisiones que se tomen y con los objetivos que se persiguen.
5. Son muchas veces la única forma en que las personas logran trabajar
en equipo y en que el jefe es visto cómo un líder, más que cómo un
superior.
6. Una reunión es un terreno de juego de status, y es a veces la única
ocasión en que los individuos tienen la posibilidad de descubrir su
posición relativa.

Las reuniones nos facilita las cosas y resuelven mejor lo problemas, a

diferencia de una carta memorándum o una llamada telefónica, existen seis
funciones de reuniones q nos ayudaran a comprender mejor la palabra
reunión, tipos de reuniones tenemos asamblea, consejo o junta, comité,
diaria, semanal o mensual u ocasional. También con categorías las cuales
son 1- información y asimilación 2- construcción y creación 3-
responsabilidades de ejecución 4- marco legislativo
DEBATES: plantear el tema, exponer los puntos de vista, llegar a una
decisión apropiada para terminar el debate de la mejor manera
PRESIDENTE: tiene dos tareas principales, saber cómo tratar el tema y a las
personas asistentes a la reunión.

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

Capítulo III
Reuniones Creativas Compartiendo el Poder…

Los presidentes siempre suelen en las reuniones estar muy rígidos y poco
amigables, con esto trae problemas ya q no hace una reunión amena para él
y los súbditos. Estamos de acuerdo que ellos como presidentes llevan la
batuta, pero hay maneras buenas de llevar la reunión, deben resaltar la
aprobación en la opiniones y fallos, pero de tal manera q esto no afecte el
tema principal de la reunión, también siempre debemos reconocer el valor de
otros, ya sea en la relación presidente-súbditos o subditos-subditos, ya q el
presidente siendo juicioso disfruta más lo que hace en su trabajo.

Capítulo IV
Nadie se Fía plenamente del jefe: ¿qué hacer entonces?...

La mayoría de las empresas funcionarían mejor y eficazmente si los

empleados son completamente francos y directos sin miedo del jefe,
siempre y cuando guardemos el respeto adecuado, así no evitaríamos de
muchos problemas, no es fácil hablar sobre problemas relacionados al jefe
pero entre más pronto se resuelve el problema mas rápido se corrige. La
relación jefe-subordinados se manejan con limites de confianza y franqueza,
debemos mantenerla equilibrada ya q es muy importante, sabemos que hay
muchos obstáculos en el camino y personas que por sí mismas destruyen la
confianza, pero recordemos también que hay muchas maneras de crearla
también. Como por ejemplo: comunicación, apoyo, respeto, parcialidad,
posibilidad de precedir y competencia. Aprender a reconocer los indicios de
dificultades y peligro desarrolla y refina fuentes alternativas para rellenar
huecos ocasionados por estos peligros

Capítulo V
La Destreza Incompetente…

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

Es un estado en el cual nosotros tenemos una destreza y talento pero el

resultado no es el más adecuado y las consecuencias lamentables, para
mejorar esto debemos comprender y reconocer hasta q punto están
enraizadas las incompetencias y saber olvidarla. Debemos hacer rutinas de
defensa para evitar sorpresas y situaciones embarazosas o amenazas, estas
deben ser fijas porque en las empresas los empleados se van y llegan y no
sabemos a q atenernos

Capítulo VI
Los mensajes ocultos que envían los directores…

La mayoría de las superiores envían mensajes con ciertos juegos de palabras

pero resulta fácil adaptarlo al lenguaje de uno para entenderlo, igual pasa
con la situación de ellos. Utilizan muchas metáforas para dar la idea q ellos
quieren expresar, abarca mucha tensión si la relación de superiores-súbditos
no es buena pero por el contrario si es una buena relación se facilitan las
cosas para entenderse mutuamente. Añadiendo a esto también debemos
manejar bien el lenguaje corporal y paralingüístico porque en el caso del
lenguaje corporal a veces vale más una acción q mil palabras, y con lo
lingüístico aunque incluye tono de voz podemos implicar sonidos q sirvan
para transmitir el mensaje, una de las importancias también es saber captar
estos mensajes de todo tipo q nos mandan, con maneras de hacerlos como lo
son la rapidez, privacidad etc.

Capítulo VII
Cómo informar y cambiar a los empleados de primera fila…

Esta comprobado con una encuesta q los presidentes, de cambiar algo

cambiarían la forma en la q se expresa a sus empleados y q han hecho
muchos cambios de una mala manera y desearían volverlo hacer para
cambiar esa situación. Basándonos en cambios q hacen las empresas cada 5
o 10 años, y en un cambio necesario para la supervivencia de la empresa y
no cambios operativos o cotidianos, haciendo bien las cosas en estos cambios

1
 17 de junio de 2010 COMUNICACIÓN EFICAZ

queremos volver trabajadores de primera línea como cajeros, choferes,

soldadores, procesadores, en personas que cambien su manera su manera
de laborar para bien y volverlos en grandes empresas. Para ello debemos
nosotros también cambiar la forma en la cual nos comunicamos con ellos. A
la hora de comunicarnos o de comunicar u n cambio debemos hacerlo
preferiblemente cara a cara para así dar mejor sentido de la idea que
queremos dar o hacer
VIDEOS: han crecido notablemente como medio para comunicarse, pero
estos videos son un desafío ya q la mayoría de los empleados no quieren ver
videos
PUBLICACIONES: aunque no se requiere reunir multitudes sufre de dos
grandes fallos no es confiable y muchas veces resultan incomprensibles
REUNIONES: muchos de los superiores están consientes de q la
comunicación debe ser cara a cara no siempre lo hacen de la mejor manera

Capítulo VIII
Cómo pueden mantener un buen debate los equipos de dirección…

El reto o el tema principal consiste en animar a los miembros de los equipos

gestores a discutir de la mejor manera posible sin destruir su capacidad de
trabajar juntos ,ellos deben centrarse en los hechos , cuanta mas
información mejor , centrarse en la fundamentación d los hechos y los
niveles de conflicto interpersonales q sin duda van de la mano. Durante el
debate debemos multiplicar las alternativas para la salida del mismo, porque
los equipos q debaten energéticamente solo una o dos opciones generan el
conflicto frecuentemente en personal a medida que las posturas se van
endureciendo. A medida de que el debate valla avanzando se debe crear
metas en común, utilizar el humor, fomentar el equilibrio de la estructura del
poder, buscar consensos con salvedades y unir el conflicto con la mayor
rapidez posible y toma de actos para las decisiones finales.