2.

- SISTEMA ORGANIZACIONAL En la actualidad, prácticamente todas las actividades que realiza el ser humano se enmarcan dentro de las organizaciones: éste forma parte de una familia, estudio en una escuela, trabaja para alguna empresa o dependencia oficial, se divierte en algún club, deportivo, es integrante de algún grupo teatral, etc. Por ello White lo definió como el hombre organización . Drucker afirmaba que la organización es el fenómeno social más representativo de la era que nos ha tocado vivir. La importancia de las organizaciones en el desarrollo de la actividad humana motivó la elaboración de teorías que se definen y clasifican con fines de estudio. 2.1.- CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN El término organización proviene del griego organón, que significa instrumento; por lo tanto etimológicamente podemos considerar a la organización como un medio para hacer algo. Si tenemos en cuenta su relación con el término organismo, identificaremos en el la existencia de partes y funciones diversas que se coordinan para desarrollar una tarea o un fin común. La teoría de sistemas considera a la organización como un conjunto de roles interrelacionados, en los cuales incide un mecanismo de control. En el concepto organización se identifican los siguientes elementos: el ser humano la realización de actividades, la división del trabajo o especialización, el intercambio de información, la jerarquización y los objetivos comunes. Las organizaciones, como los organismos, siguen un proceso de nacimiento o constitución, estructuración o desarrollo, consecución de objetivos y desaparición. El tiempo de duración de cada una de estas etapas, así como el del proceso mismo, es variable. La organización actual, por ejemplo data de siglos. Con los elementos anteriores podemos definir a la organización como un sistema social en el que la acción coordinada y la interrelación de individuos conducen, mediante la división del trabajo, la consecución de fines comunes. 2.2.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN La interrelación de individuos en los organismos puede obedecer a la estructura formal interna o darse espontáneamente. La interrelación formal está indicada en los manuales de organización y en los organigramas, mientras que la informal se produce entre las mismas personas integrantes de la organización, pero al margen de los roles que desempeñan dentro de ella. Los tipos de organización se determinan en función de las formas de estructuración ya mencionadas. Existen organizaciones formales e informales: las primeras poseen un sistema de división del trabajo que da como resultado su estructura formal; es decir, las actividades son conscientemente coordinadas para conseguir un objetivo predeterminado. La organización formal implica que las personas integradas a ella sean capaces de comunicarse entre si, estén dispuestas a actuar y participen con un propósito común. En este tipo de organización están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y de responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control. Las organizaciones informales nacen del agrupamiento espontáneo de los individuos que pertenecen a una organización formal. Este agrupamiento obedece a motivos diferentes a las actividades de trabajo. En la organización informal se desarrollan actividades que carecen de un propósito consciente de grupo, aun cuando las mismas contribuyan posiblemente a la consecución de resultados comunes que no se determinaron previamente. El comportamiento de la gente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las personas que se elija. Por el contrario, en la organización formal no hay la posibilidad de elegir a las personas ni el momento para interactuar con ellas.

Las características de la organización informal facilitan la comunicación entre las personas y propician la creación de grupos. Por ello, la organización informal retiene el poder, lo cual influye decisivamente tanto en al eficiencia como en la productividad. 2.3.- OBJETIVOS DE LAS ORGANIZACIONES Una de las principales características de las organizaciones formales es que se constituyen con un propósito. Todas las acciones que se desarrollan dentro de una organización están orientadas, directa o indirectamente, a la consecución de este propósito. Para ello, las organizaciones se fijan objetivos organizacionales. Los objetivos organizacionales se dividen en: económicos, de servicio, sociales y técnicos. a).- Objetivos Económicos - Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión colocada. - Cubrir los pagos por intereses a acreedores, sobre préstamos concedidos. - Retribuir a los trabajadores en forma justa con prestaciones y utilidades por los servicios prestados. b).- Objetivos de Servicio - Satisfacer las necesidades de los usuarios, agremiados o consumidores, con bienes o servicios de calidad en las mejores condiciones. c).- Objetivos Sociales - Producir para satisfacer necesidades de la comunidad. - Aumentar el nivel económico de una región al consumir materias primas y servicios y crear fuentes de empleo. - Contribuir para el sostenimiento de los servicios públicos, mediante el pago de impuestos. - Mantener informada a la opinión pública sobre asuntos de interés general. - Propiciar el desarrollo de una comunidad, desarrollando acciones para integrar los intereses legítimos de la misma con los de la organización. d).- Objetivos Técnicos - Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas modernas en cada una de las áreas de la organización, para coadyuvar así al logro de los demás objetivos. 2.4.- FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES Para cumplir con sus objetivos, que justifican su razón de ser y su creación, las organizaciones emplean una serie de elementos que, conjugados armónicamente, contribuyen para este fin. Estos elementos se conocen como recursos y se clasifican en: materiales, técnicos humanos y financieros.

desde edificios. -Los recursos financieros.son los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización. maquinaria. conocidas como áreas de actividad o áreas de responsabilidad . Dan forma y dirigen permanentemente tanto a las funciones específicas como a las orgánicas. Las funciones específicas agrupan las siguientes: . administrativas y orgánicas.Producción. Los recursos de la organización se coordinan para realizar actividades enfocadas a la consecución de los objetivos organizacionales. y proveedores. ideas. se desarrollan funciones específicas. creatividad. .constituyen el conjunto de actividades en que se subdivide el trabajo propio de la organización. Del agrupamiento de actividades relacionadas con un mismo fin. imaginación. -Los recursos humanos. independientemente del giro.Mercadotecnia. que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de recursos materiales y humanos. cédulas. habilidades. así como patentes y fórmulas en general. ya que de ellos depende el manejo y el funcionamiento de los demás recursos... Dentro de las organizaciones formales.constituyen un elemento trascendental para la existencia de la empresa. elaborada por Fernando Rodarte.. sistemas. . etc. para la consecución de sus objetivos. de ventas. .. surgen las funciones de la organización. sentimientos. equipos.). .. magnitud u objetivos. las acciones y utilidades. Tales recursos pueden ser sistemas de producción. instalaciones. de finanzas.. Son recursos propios el dinero. .. -Los recursos técnicos. créditos bancarios o privados y emisión de valores (bonos. Estas funciones deben estar regidas por las funciones administrativas. hasta materias primas.Contabilidad. métodos y medios de control que rigen a todas las funciones de la empresa.constituyen el conjunto de normas. son las siguientes: . que los diferencias de los demás recursos. y que resultan indispensables para la ejecución de las decisiones. . Las funciones administrativas.Contraloría. Poseen característica como posibilidad de desarrollo. Las funciones que realizan las organizaciones pueden identificarse en la clasificación de las funciones de la empresa. Las funciones específicas. productos en proceso y productos terminados. Los recursos ajenos se conocen como: préstamos de acreedores. procedimientos y programas.son los bienes tangibles propiedad de la organización. En su conjunto. etc. experiencia.Financiamiento. estas funciones con forman el proceso administrativo.son los elementos monetarios propios o ajenos con que cuenta la organización. mediante el proceso administrativo.Los recursos materiales.Ventas. instrumentos y herramientas.

James Gruning. También ayuda a la organización a ganar dinero al cultivar las relaciones con donantes. regulaciones. cuando contrató a dos hombres para que publicitaran su proyecto preferido. sociológicos y psicológicos que aplican los departamentos actuales. Las Funciones orgánicas. Las funciones orgánicas son las siguientes: . afirma: Cuando las Relaciones Públicas ayudan a la organización a crear buenas relaciones. los ejecutivos ven cada vez más las Relaciones Públicas no ya como una comunicación unidireccional ni como una simple publicidad. Edison.Función de Relaciones Industriales . La enmarcan en su contexto. confirman su razón de ser al señalar su finalidad en el entorno socioeconómico y/o político. que han ido aumentando a los largo de los años. patrocinado por la Fundación IABC. . y su método quedó estandarizado en los Estados Unidos.Función de Relaciones Públicas 2. los departamentos de Relaciones Públicas han existido en empresas y organizaciones. .Organización. .5. Se dice que George Westinghouse fue el primero que creó un departamento de Relaciones Públicas en su empresa en 1889. están ahorrando dinero al reducir los costes de litigios. tanto interno como externo.SISTEMA ORGANIZACIONAL EN RELACIONES PÚBLICAS Durante más de un siglo. campañas de presión o pérdidas de ingresos debidas a una mala relación con los públicos. sino como un proceso de negociación y compromiso con una serie de públicos clave. consumidores. Al final Westinghouse ganó la batalla al sistema de corriente continua de Thomas A. Su trabajo era realmente simple en comparación con la combinación de elementos físicos. Hoy en día. la electricidad de corriente alterna... Establecen las bases para el buen entendimiento.Planeación. y no técnicos en comunicación>>. regido por normas legislativas y administrativas. la sana convivencia dentro de la organización y la integración a la misma de todos sus recursos humanos. públicos que pueden convertirse en grupos activos cuando las relaciones son malas.Dirección. El concepto de Departamento de Relaciones Públicas también ha paso a constituir un elemento básico en nuestro mundo electrónico actual. y enfrentado a diversas presiones que ya han sido descritas.Función Jurídica. Grunig.. legislación.constituyen el conjunto de actividades que formalizan la creación legal de la organización.Control. lo cual exige que los directivos de Relaciones Públicas sean <<directivos de comunicación estratégica. accionistas y legisladores . . director de un estudio de investigación que duró seis años. Promueven la solidaridad de propios y extraños con la organización.6.Función socioeconómica.. las Relaciones Públicas están ampliando sus funciones tradicionales. catedrático de Relaciones Públicas en la Universidad de Maryland. .IMPORTANCIA ACTUAL En un entorno en continuo cambio. sobre excelencia en Relaciones Públicas y Dirección de Comunicación. denomina este planteamiento el de <<construcción de buenas relaciones con públicos estratégicos>>. para conseguir un apoyo constante. 2. .

la comprensión que tenga la dirección de los usos adecuados de las Relaciones Públicas y la categoría del personal de Relaciones Públicas internas y/o el consejero externo de Relaciones Públicas. Con el objeto de lograr estos objetivos. de una amplia gama de temas del proceso de comunicación de la alta dirección.FACTORES QUE DETERMINAN LA ORGANIZACIÓN DE RELACIONES PUBLICAS DIMENSION Y LA ESTRUCTURA DE UNA No todas las empresas cuentan con un departamento de Relaciones Públicas. 2. el personal y las finanzas.. tales como publicidad. el equipo de Relaciones Públicas debe estar preparado para funcionar en cuatro áreas básicas de servicio: 1.ORGANIZACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS En la actualidad. No obstante. Y en verdad que incluso muchas de las funciones de la empresa establecida desde hace largo tiempo. como finanzas personal. En las grandes empresas. tienen todavía tendencia a variar considerablemente en su aplicación de una compañía a otra. dependiendo este tamaño de la empresa. puesto que las Relaciones Públicas son todavía un hecho nuevo en la vida de los negocios. debe de estar engranada para proporcionar una planificación y servicio de comunicación profesional a la corporación como un todo y a las diversas unidades corporativas.6.. ventas. Esto no debe sorprendernos.Las conclusiones del estudio de la IABC. y su uso exacto todavía no ha calado a fondo en la comunidad comercial e industrial. basada en la investigación y bidireccional con los públicos esenciales. asesoría legal y planificación a largo plazo para proporcionar guía y consejo en los procesos de decisión básicos de la corporación.Investigación y análisis de Relaciones Públicas 4. el papel de las Relaciones Públicas en las corporaciones varía grandemente con el tipo y tamaño de la empresa.Servicio de Comunicaciones 3. . Muchas pequeñas empresas no han establecido departamentos de Relaciones Públicas. parece sugerir que los directores generales consideran una buena inversión el gasto en Relaciones Públicas. Las Relaciones Públicas. los anuncios.Consejo y Asesoramiento 2. En efecto.Promoción de las Relaciones Públicas.2. confían esta función a otros departamentos..6. Los profesionales de las Relaciones Públicas ayudan a la alta dirección s desarrollar su política y su comunicación con diversos grupos. la misión preferida y más productiva de las Relaciones Públicas en una corporación moderna ha sido claramente definida y demostrada en muchas compañías con una larga experiencia en este campo.1. un departamento de Relaciones Públicas es una necesidad. cifra que queda justo por debajo del servicio de atención al cliente y del departamento de ventas /marketing. Una encuesta a 200 organizaciones reveló que los directores generales consideran que las actividades en Relaciones Públicas ofrecen un 184 por ciento de rendimiento de la inversión. debieran ser una parte integral del equipo de dirección superior prestando sus servicios junto a otras funciones directivas. el estudio de la IABC resalta que los directores generales buscan una comunicación estratégica. dependen de un consultor externo de Relaciones Públicas o de agencias de publicidad que son contratadas sobre la base de un trabajo continuado o especial para programar las Relaciones Públicas de la empresa. pasando por las declaraciones de tipo financiero hasta la publicidad de producto promocional. tales como la publicidad. Al mismo tiempo... debidamente practicadas al nivel de la corporación.. En otras. 2.

.6. Además la empresa.6.3. 2. . ya que debe tener ascendencia moral en el medio y en el público en los cuales se va a mover.En general. por ello debe estar situado en un nivel de la organización de la empresa que le permita estimular y conducir mejor los actos de todos los jefes y trabajadores para la creación de una impresión favorable de la empresa. es decir que la conducta de la empresa debe corresponder a normas morales elevadas y perseguir fines sanos. diríamos que entre los fundamentos técnicos se destaca la organización.Su organización debe ser técnica y corresponder adecuadamente a una realidad ubicada en el espacio y en el tiempo.4. 4. Las Relaciones Públicas persiguen objetivos generales definidos a largo plazo. que son los de lograr que el público conozca las actividades... las Relaciones Públicas están hasta cierto punto. 3. el comportamiento y la conducta de la empresa.. como las Relaciones Públicas..Debe poseer una organización eficiente que responda a la planificación adecuada de sus programas. Hay otros objetivos específicos que también son muy precisos. casi nunca de ejecutivo. Experiencia y habilidad de los ejecutivos de Relaciones Públicas. como informar al público sobre las actividades de la empresa y las funciones que ella cumple. Debe actuar como una entidad que tiene obligaciones y derechos. los factores que determinan la dimensión y la estructura de una organización de Relaciones Públicas son: La extensión de las Relaciones de la empresa. La filosofía básica y la política de la Institución. Por tanto. Para lograr este objetivo es elemental que la conducta de la empresa sea buena. constituyen la función de cada departamento de una empresa. debe ser consecuente con la comunidad donde opera. Situación financiera de la empresa. porque si es verdad que en toda la actividad se necesita organización. Dimensión de sectores del público servido por la organización. 2. así como la responsabilidad de cada trabajador dependiente a la misma.Deben tener un fundamento Moral. las Relaciones Públicas ocupan el nivel de consejería o de asesoría. a cada circunstancia y a cada instante social. porque de lo contrario los efectos serán obviamente contraproducentes. exentas de la responsabilidad de la acción de la gerencia. en tal forma que persiga los objetivos muy precisos y utilice medios apropiados. ésta se hace imprescindible y debe adaptarse a cada necesidad.EL NIVEL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Las Relaciones Públicas.El personal utilizado en Relaciones Públicas debe ser simplemente capaz.FUNDAMENTO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS En primer lugar las Relaciones Públicas: 1. En las organizaciones de la administración pública en general. también es un hecho que en técnicas nuevas y un tanto inconsistentes.. Estructura orgánica de la empresa. 2. Si especificamos con más detalle las bases de sustentación.

2. el gerente debe usar un moderno ejecutivo que estaría en estrecho contacto con la filosofía y dirección de la empresa y que tendría suficiente sensibilidad para captar vibraciones de la opinión de la calle.7. cine etc. examen e interpretación de las tendencias sociales. accionistas. La sección 3. establecer los objetivos. que vendrían a constituir un equipo orgánico y homogéneo encargado de poner a funcionar todo un plan de Relaciones Públicas. así como controlar el presupuesto. Por esta razón. o de servicios. 5. Coordinación: Información interna y coordinación con el personal jerárquico ejecutivo. distribuidores. televisión. consumidores. 2.7. Otra sección sería fundamental. regular el tiempo. El consejero podría ser una persona extraña a la empresa. En una organización. por cuanto estaría en contacto con el público y utilizaría la prensa. 3. de producción. mantendría las publicaciones y entre ellas una de carácter periódico. así como con los representantes de Relaciones Públicas de otras organizaciones. Investigación: Estudio de la opinión de los trabajadores. Una sección sería la encargada de evaluar la opinión y realizar diversos planes de desarrollo interno. estudio de las técnicas de las Relaciones Públicas. proveedores y la comunidad en general. institucional. realizaría programas públicos y controlaría el presupuesto. que vendría a constituirse en órgano de la empresa. 1. la radio. Podríamos resumir en cinco tipos de los trabajadores en el área de Relaciones Públicas.1. 4. tendría poco contacto con el público. Producción: . económicas. Administración: Mantener una organización para el área de Relaciones Públicas a fin de prestar servicios a todos los demás departamentos de la empresa y supervisar las tareas del personal. asignar tareas al personal y elaboración del presupuesto.LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES 2. del negocio ya sea una empresa comercial..ACTIVIDADES ESPECÍFICAS EN EL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Las actividades específicas varían de acuerdo a la envergadura. especificar los métodos de comunicación. Una última sección prestaría servicios. que no participe en los negocios y que contribuya con sus conocimientos a asesorar el funcionamiento del departamento de Relaciones Públicas.Así se puede estructurar un pequeño departamento de seis posiciones claves. Planificación: Determinar las políticas de Relaciones Públicas.

El personal de Relaciones Públicas puede estar conformado por hombres y mujeres jóvenes.8... Muchos de ellos graduados en universidades con trabajos relacionados en publicidad. promoción de ventas y comercialización. crear y distribuir material de publicidad. como el de ventas. uno o varios de los distintos procedimientos descritos a continuación pueden ser seguidos: 1.3...Integrar un departamento de Relaciones Públicas con personal especializado para manejar las múltiples funciones y responsabilidades asignadas por la Gerencia de Relaciones Públicas. mantener funciones de prensa. reflejan que ello dependerá de las funciones que cumplan en Relaciones Públicas. 4... 2.. 5. 3. a medida que las ventas ascienden su personal de Relaciones Públicas se expande.1. 2.8. relaciones industriales.8.8. 3.. 2. publicidad. ventas.. 2. Sin embargo. etc. uno o varios de los distintos procedimientos descritos a continuación pueden ser seguidos: 1. personal.Nombrar un comité compuesto por los directores de los principales departamentos incluyendo el de producción..Nombrar un comité compuesto por los directores de los principales departamentos de la empresa.. finanzas.2. 6. personal y relaciones industriales para determinar las Relaciones Públicas y asegurarse la coordinación efectiva del programa.Crear un Departamento de Relaciones Públicas con el personal especializado necesario para mejorar las múltiples funciones de la misma.Nombrar a un Gerente de Relaciones Públicas con la sola responsabilidad de tal función. personal.Comprende publicidad incluyendo la planificación de programas.Contratar los servicios de un consultor externo o de una agencia de publicidad..Descentralizar las Relaciones Públicas en compañías subsidiarias. compras. Proveer a todos los departamentos material impreso y la distribución de publicaciones. además de ser un relacionador público..TIPOS DE ORGANIZACIÓN Cuándo llegue ha ser necesario organizarse para la práctica de las Relaciones Públicas.PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR EL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Cuando llegue a ser necesario organizarse para la práctica de las Relaciones Públicas.Nombrar a un gerente de Relaciones Públicas con la sola responsabilidad de tal función. 2.Asignar las Relaciones Públicas como responsabilidad secundaria a todos los departamentos que conforman la empresa. .ORGANIZACIÓN EN RELACIONES PÚBLICAS 2. para que tome total responsabilidad del programa de Relaciones Públicas.PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS Las investigaciones acerca del número de personas ocupadas en el área de Relaciones Públicas de organizaciones empresariales. 4.Asignar las Relaciones Públicas como responsabilidad a otros departamentos de la empresa tales como ventas..

también existe cierta tendencia a pensar en las Relaciones Públicas como una función de apoyo del departamento de marketing. La investigación también indica que el tipo de organización puede ser menos significativo a la horade predecir el papel de su departamento de Relaciones Públicas que las expectativas y opiniones de la alta dirección..Prepara y asesora para formular y poner en práctica programas de buena voluntad y mejor comprensión de las comunidades donde se ubica la empresa. que operan en un entorno altamente competitivo. con un producto o servicio estandarizado. Por ello. General Motors. . muestran que las grandes organizaciones complejas tienen una mayor tendencia que las empresas pequeñas a incluir a Relaciones Públicas en su proceso de toma de desiciones.. de la Universidad de Maryland. Empresas como IBM. de la Universidad Estatal de Towson.. En estas organizaciones.. e incluso de la habilidad del director de Relaciones Públicas. con los medios de comunicación. 6. Las Relaciones Públicas en lo que se conoce como organización tradicional..Compila. la autoridad y poder del departamento de Relaciones Públicas son relativamente elevados.. 5. 2..Ayuda y asesora a todas las unidades de la empresa sobre la creación. existen pocas presiones del público y no se interesan demasiado por las normativas del gobierno. y a crear una fuerte identidad empresarial. 4. En muchas organizaciones. entre otros. no tienen apenas influencia sobre las desiciones de la dirección y toma de desiciones políticas.. son más sensibles que muchas otras a las cuestiones políticas y a la actitud del público.8. y Mark McElreath. Las Relacione Públicas forman parte de lo que se conoce como <<coalición dominante>> y tienen una gran autonomía. 7. Tienen una escasa actividad de Relaciones Públicas y el personal esta relegado a funciones técnicas como la redacción de informes rutinarios sobre la empresa.Crea y mantiene medios de información para los trabajadores. la alta dirección considera que las Relaciones Públicas son fundamentalmente una función técnica o periodística: relación con los medios y publicidad. prepara y distribuye datos financieros a los accionistas.Prepara y publica informes sobre las actividades de la empresa.4..5. 8. En grandes organizaciones mecánicas con poca complejidad. en las organizaciones pequeñas de reducida complejidad. otorgan mayor importancia a las conferencias de prensa. la investigación ha demostrado que el papel de las Relaciones Públicas en una organización suele depender del tipo de organización.Estudia e investiga el grado de aceptación que tiene la empresa. a la redacción de discursos y a la asesoría sobre cuestiones que podrían potencialmente influir en la empresa. de la opinión de la alta dirección.2. a los contactos formales.. 2. Los estudios de la catedrática Larissa Grunig.8. 3. publicación y distribución de informes al público. que los teóricos de la dirección de empresas consideran como una mezcla de organización orgánica y mecánica.FUNCIONES DEL GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS Entre las funciones del Gerente de Relaciones Públicas tenemos las siguientes: 1.Establece y conserva buenas relaciones con los medios de publicidad.Examina las elocuciones públicas y artículos que preparan los representantes de la empresa para asegurarse de que estén de acuerdo con las normas y costumbres de la empresa. Por el contrario.IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION Sin embargo.

Empresas multimillonarias suelen tener departamentos pequeños Una encuesta sobre juntas directivas realizada a 150 grandes empresas estadounidenses reveló que el departamento típico se compone de nueve profesionales. En una encuesta realizada por O`Duyer`s PR Services Repor sobre las empresas de la Revista Fortune 500. tiene varios cientos de personas trabajando en diversas funciones de Relaciones Públicas. Un departamento suele estar dividido en secciones especializadas que tienen un coordinador o director. Un vicepresidente de comunicación corporativa puede ser responsable de otras actividades como comunicaciones de marketing y publicidad. la redacción de informes anuales. por lo que el asesor Alfred Geduldig ha ofrecido otra razón de este cambio. las empresas afirmaron que el cambio se había producido por que el departamento había crecido más allá de las <<Relaciones Públicas>> e incluía actividades como la comunicación con los trabajadores. relaciones con el sector público. El personal de Relaciones Públicas también puede encontrarse disperso en la organización. General Electric. También cree que el término comunicación corporativa o empresarial es un signo de que los profesionales de las Relaciones Públicas están haciendo mas cosas que antes en las empresas. El presupuesto normal. o de nombre parecido. asuntos públicos. relaciones con inversores. relaciones con la comunidad. Las agencias públicas. Sin embargo. de la redacción de discursos y de los asuntos de la comunidad. los términos comunicación empresarial. En ambos casos. comunicaciones de marketing. las instituciones educativas y las organizaciones caritativas utilizan términos como asuntos públicos.2. Linda Ambrose. . relaciones con la comunidad. se demostró que 200 departamentos tenían estos nombres y solo 48 el de Relaciones Públicas. ejecutivo o vicepresidente. estas actividades se consideran parte de las Relaciones Públicas modernas. relaciones públicas y con la comunidad. Entre los que pasaron de un departamento de Relaciones Públicas a uno de comunicación corporativa en los últimos años se encontraban Procker & Gamble y Hershey Candies. información pública e incluso servicios de mercado. Una de las empresas más grandes del mundo. directora de asuntos empresariales de Tenneco. y asuntos externos.8. con una tasa de cuatro a uno. Está dirigido por un vicepresidente que informa al presidente de la compañía. en las empresas mas grandes. a los de Relaciones Públicas. otro gigante. las relaciones con los consumidores y las actividades filantrópicas de la empresa. Otros nombres que se utilizan en el mundo empresarial para los departamentos de Relaciones Públicas incluyen: relaciones corporativas. comunicaciones de marketing y comunicaciones con los trabajadores. ronda los 3. y una amplia variedad de cargos en función de las divisiones operativas y geográficas. relaciones con los inversores.5 millones de dólares.. con los accionistas. lo que refleja la integración de los servicios de comunicación. según esta encuesta.7. General Motors. Afirmó a O Duyers PR Services Report que el término Relaciones Públicas ha sido utilizado en repetidas ocasiones en tono despectivo.6. Cada división tiene su propio director de Relaciones Públicas. Actualmente este departamento se ocupa de las relaciones Internas. comparte estas reflexiones. no suele ser el de <<Relaciones Públicas>>.8. con frecuencia. Estos ejemplos no deben confundir sobre el tamaño y presupuesto de los departamentos de Relaciones Públicas. por lo que las empresas lo rechazan.ORGANIZACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS El director ejecutivo de un departamento de Relaciones Públicas. suele tener uno de los siguientes cargos: director.NOMBRES DE DEPARTAM ENTOS Un departamento de Relaciones Públicas en una organización puede tener muchos nombres y. Algunos de estos profesionales pueden encontrarse en la sección de comunicaciones de marketing del departamento de marketing. Afirma que la empresa ha pasado de Relaciones Públicas a elevar la función del departamento . asuntos relacionados con los consumidores.. de forma que un observador externo encontrará difícil valorar a amplitud de la actividad de Relaciones Públicas. 2. o comunicación superan. tiene mas de 300 relacionistas públicos contratados. Las secciones más frecuentes en las grandes empresas son relaciones con los medios.

9.1. es preciso que todas las actividades encaminadas a optimizar flujos de comunicación dentro de una organización. orientada a promover la mutua comprensión y la recíproca y permanente solidaridad entre la organización y sus públicos. hacerlos conscientes de su papel. Estos procesos deben estar orientados por una política de relación pública que se base en una conducta social regida por los intereses legítimos.OBJETIVOS DE LA FUNCION INTEGRAL DE RELACIONES PÚBLICAS Aun cuando la finalidad principal de las Relaciones Públicas es el desarrollo comunitario. son principios esenciales de las Relaciones Públicas. trabajando de forma exclusiva en la publicidad del producto. El respeto de los intereses legítimos. Los objetivos de la función de Relaciones Públicas son: 1. tanto de la organización como de la comunidad a la cual esta pertenece. las Relaciones Públicas. Las Relaciones Públicas constituyen una acción planeada que se apoya en la comunicación sistemática y en la participación programada. 2. En este contexto y debido a que el propio personal constituye uno de los públicos organizacionales. la organización.9. para buscar la eficiencia y el incremento de la productividad. como especialistas en comunicación que redactan cartas y folletos. Otros pueden estar en marketing. como función dentro de las organizaciones tiene el propósito al igual que todas las demás funciones.. y a identificarla con las entidades ubicadas en su entorno de relación.. como sistema de proceso de mensajes es también un sistema de interrelación. La verdadera misión de la comunicación dentro de una organización es promover la participación de los individuos integrados a ella. en un proceso de integración de intereses legítimos. La importancia de optimizar el flujo de comunicación entre la organización y sus públicos tiene propósitos más trascendentes que el de facilitar el desarrollo de tareas mediante una coordinación eficiente. Los procesos de comunicación organizacional no pueden limitarse a ser sólo procesos informativos cuyo objeto sea la manipulación.de coadyuvar para el logro de los objetivos organizacionales. y de ese modo propiciar su desarrollo y el de la comunidad. y su participación en tareas de desarrollo recíproco que redunden en el desarrollo comunitario. deben normarse con criterios de relación pública previamente establecidos. para promover el desarrollo. 2. tanto de la organización como de sus públicos. Las Relaciones Públicas representan el para que de la comunicación. la participación y la integración de objetivos. que se enmarque en los proyectos de desarrollo comunitario.Otros pueden estar asignados al departamento de personal. La gran fuerza que se puede generar dentro de una organización cuyos flujos de información y comunicación funcionen eficientemente. como función integral. constituyen el conjunto de actividades adecuadas para optimizar los flujos de comunicación entre la organización y sus públicos internos y externos. Estos objetivos. así como de ésta con sus públicos externos. con el propósito de que éstos promuevan el entendimiento entre ambos. Con esos criterios. parta elevar el nivel de entendimiento y colaboración entre una organización y sus públicos.FUNCION INTEGRAL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Una de las funciones orgánicas es la de Relaciones Públicas. sin embargo deben ser coincidentes con los de la propia comunidad.. La comunicación es el vector de toda relación.Investigar las necesidades de comunicación en todas las áreas de la organización. . tanto de la organización como de su comunidad. Por lo anterior. tanto la comunicación interna como la externa deben considerarse dentro de la función de Relaciones Públicas. para obtener propósitos comunes que reducen en el desarrollo comunitario. debe canalizarse hacia la suma de esfuerzos. Las Relaciones Públicas solo se conciben dentro de organizaciones con una conducta social aceptable.

3. Las Relaciones Públicas.Mantener informado al nivel jerárquico más alto acerca de los cambios y tendencias más significativas en el entorno socioeconómico y político de la organización..Elaborar e implementar programas de comunicación y Relaciones Públicas destinados a integrar a la organización con todos sus públicos.En esta fase se sondean las opiniones. 6. a). se fijan los objetivos de la función. 7. Los objetivos (finalidades últimas mensurables) están formados por metas (finalidades parciales mensurables). . b). 8. así como validez a su aplicación. actitudes y reacciones de los grupos directamente relacionados con la política y con los actos de la organización. En esta misma fase y con base en los datos anteriores.Este paso consiste en relacionar las opiniones... Con los datos de la fase anterior es posible enunciar los problemas. planeación.. con el propósito de posibilitar la consecución de sus objetivos. Este proceso está integrado por las actividades de investigación.. constituyen el proceso administrativo. la plena identificación y la participación de ambos en tareas de desarrollo comunitario..Sondear las opiniones y actitudes que los diferentes públicos tienen o estrenan sobre la organización.. Obtenidos estos datos se deducen las necesidades de comunicación con el público afectado: éstas se dividen en encubiertas y manifiestas. 4.Planeación y Programación.. Asimismo. 2.Difundir interna y externamente los objetivos y planes de la organización con el propósito de que sus públicos se identifiquen con ellos... comunicación. los cuales se dividen en mediatos (permanentes y a largo plazo) e inmediatos (a corto o mediano plazo). ya que se tiene conocimiento de las evidencias o síntomas.2.. actitudes y reacciones. 5. 11.IMPLANTACION DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS Tanto las funciones específicas como las orgánicas se rigen con los métodos y procedimientos contenidos en las funciones administrativas que.2. para evaluar después la información obtenida. sus públicos y las relaciones que existen entre ellos. Al concluir la primera etapa se tienen los elementos suficientes para detectar los problemas de Relaciones Públicas que afectan a la organización o podrían afectarla en el futuro.9. De este modo se determina el curso de los intereses mutuos. con la política y programas de la organización. promover y acrecentar las relaciones de la organización con sus públicos. La consecución de estos objetivos representa una comunicación idónea entre la organización y sus públicos.Normar todas las actividades formales de comunicación que desarrolle la organización.Asesorar y proporcionar servicios en materia de comunicación y Relaciones Publicas a todas las áreas de la organización..Crear..Asesorar al nivel jerárquico más alto en materia de comunicación.Evaluar las actividades de comunicación y Relaciones Públicas que se leven a cabo dentro de la organización. se implantan en las organizaciones con los lineamientos del proceso administrativo. programación. agrupadas. esta tarea identifica los hechos que afectan a la organización. Los elementos por investigar son la organización.Investigación.Elaborar políticas de comunicación y Relaciones Públicas para todas las áreas de la organización. El llamado proceso de Relaciones Públicas es una adecuación del proceso administrativo a una función de comunicación. ideas. como función orgánica. y evaluación. también es posible conocer las causas.. 10. 9. Seguir estos pasos básicos da a las Relaciones Públicas una carácter de disciplina técnico-administrativa. Relaciones Públicas y conducta organizacional..

En esta etapa se realizan las actividades programadas.Una vez fijados los objetivos. Siguen tres vías de acceso: el contacto personal.3.Comunicación. las estrategias contenidas en sus programas de acción. Los cursos alternativos se adecuan a los objetivos. Por ello. principalmente por medio de técnicas estadísticas. Esta fase justifica las inversiones en el desarrollo de programas de Relaciones Públicas y las identifica como una actividad sistemática. cada día más exigible para todas las actividades que se desarrollan dentro de una organización. Las administrativas no ocupan un lugar en el organigrama. Después de hacer una planeación minuciosa. se debe proceder a la programación. Las Relaciones Públicas son esencialmente una función de comunicación. y las imágenes. En esta estructura formal se ubican las funciones específicas y orgánicas.En esta fase se cuantifican y analizan los resultados obtenidos con la realización del programa.. Para ello. los medios de comunicación controlados y los medios de comunicación públicos. mediante el desarrollo de actividades previamente programadas y dentro del marco de una organización formal bien definida. procedimientos y sistemas de operación de las funciones específicas y orgánicas. utilizan la palabra escrita o hablada. la radio y la televisión. correctivos y preventivocorrectivos.AREA DE RELACIONES PÚBLICAS EN LAS ORGANIZACIONES Para cumplir con sus objetivos. el desarrollo de programas de comunicación en todos los niveles.. Los medios más empleados en los programas de Relaciones Públicas son los siguientes: -Escritos -Circulares informativas -Folletos instructivos -Folletos institucionales -Guías d).. Los programas de Relaciones Públicas se dividen en preventivos. la cual hace posible la coordinación de actividades. La estructura formal asigna responsabilidades y tareas a cada individuo.. Se comprueba la efectividad de las técnicas empleadas o los cursos alternativos elegidos.Esta es la fase en que se razona y justifica el curso elegido ante todos aquellos que pueden resultar afectados y cuyo concurso es esencial. 2. La incorporación de las Relaciones Públicas como función en las organizaciones es relativamente reciente.. financieros y materiales. c).9. las organizaciones emplean recursos humanos. Sea o no de carácter lucrativo. puesto que constituyen ls normas. Su condición de función orgánica ubicada en los altos niveles directivos pasó por varias etapas. que asigna roles a los individuos que trabajan para la institución o empresa.Evaluación. . Se entiende por medios de comunicación controlados aquellos en los que el comunicador puede determinar su contenido en el punto de origen y en los que la magnitud del impacto depende de la habilidad del mismo. se eligen cursos alternativos para conseguirlos. implican básicamente. y en función de ellas les otorga una jerarquía determinada. lo cual las enmarca en un esquema de rentabilidad. cuyas metas son susceptibles de medición. el desarrollo de programas de acción. Los medios de comunicación públicos son la prensa. que a su vez manejan elementos técnicos. implican básicamente.

En prácticamente todos los organismos oficiales de Estados Unidos y de los países más desarrollados. práctica que continúa principalmente en las empresas con recursos limitados. para estas acorde con los esquemas de desarrollo organizacional. 3. Se optó por asignar tales tareas a firmas consultoras especializadas en la materia. En este marco. Esto lo vuelve objetivo. tomando en cuenta la complejidad de las mismas. se inició cuando estas actividades se desarrollaban en diferentes departamentos. El proceso de incorporación de las Relaciones Públicas como función de la organización.. 2. suele ser un buen apoyo para la toma de decisiones. tamaño e importancia de los públicos incluidos. 2..El asesor externo no está inmerso en la problemática de la organización. Los criterios para determinar el tamaño y los recursos que deben asignarse al área de Relaciones Públicas. algunas de ellas se realizarán por medio de proveedores encontrados por el mismo o por el consultor.9. Este rápido crecimiento se revela por el hecho de que en 1936 sólo el 3% de las empresas más grandes de Estados Unidos contaba con un área de Relaciones Públicas. de acuerdo con el concepto de Relaciones Públicas que tengan los propios directivos y de la importancia que concedan a la función. La conveniencia de utilizar los servicios de un asesor externo o consultor especialista en la materia. Esta persona deberá apoyarse en una agencia consultora y en varios proveedores de servicios.. De esta forma se economiza y se abre la posibilidad de convertir al departamento en un área de servicio para toda la organización. son: número. estructura orgánica de la empresa. en función de la complejidad de los problemas que se enfrentan. Las ventajas y desventajas de emplear estos servicios se pueden resumir de la siguiente manera: Ventajas: 1.. Hoy día es práctica común la de complementar el trabajo de un área interna con el de un servicio de consultoría. su consejo no se guía por influencias internas. es recomendable dotar al departamento de la infraestructura necesaria para producir internamente los materiales que se requieren con frecuencia. según cifras de la Public Relation Society of América. en función de los fondos disponibles para infraestructura administrativa. y las funciones que se pretenda realizar. que en algunos casos tiene la categoría de vicepresidencia. La profesión de Relaciones Públicas tiene una tasa de crecimiento superior a la de otras que también apoyan las tareas administrativas de la organización.Actualmente. incluso cuando ya se cuenta con la infraestructura interna para cubrir todas las necesidades de la organización.La opinión de un consejero tiene un mayor peso que la del personal interno. se cuenta con áreas para el desarrollo de esta actividad. En la medida en que la actividad se institucionalice en la organización.Para una organización pequeña es más económico contratar un servicio externo que personal de planta. .ACTIVIDADES DEL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Anteriormente se mencionó que el tamaño y la estructura del área de Relaciones Públicas se determinan principalmente en función del volumen y la complejidad de las actividades por realizar. Es conveniente que se inicie un departamento interno con un encargado y ayuda secretarial. aun cuando el encargado del departamento supervise todas las actividades de Relaciones Públicas.4. filosofía y políticas de la organización. radica en que la visión de un experto que enfoca los problemas desde fuera de la misma. vive al margen de ella. casi la totalidad de las 300 empresas más grandes de Estados Unidos (el 90%) cuentan con un área o departamento de Relaciones Públicas. Aunque la conoce. recursos económicos de la organización. El 50% de las 300 empresas más grandes de Estados Unidos combinan los servidores de su departamento de Relaciones Públicas con los una firma asesora.

Muchas firmas enfocan sus servicios hacia la publicidad y la promoción. 7..El asesor tiene un punto de vista más independiente. 5.. Muchos empleados de firmas consultoras pretenden ser todólogos .Los servicios son flexibles.Su experiencia puede ser limitada en las Relaciones Públicas más especializadas. 11..En ocasiones. Bajo estos criterios es posible definir la conveniencia de recurrir a un despacho externo para ejercer la función o para actuar como complemento de las actividades desarrolladas en el área de Relaciones Públicas... implantación y evaluación de programas de comunicación intrainstitucional e interinstitucional y Relaciones Públicas..4..).En ocasiones..Son importantes las relaciones de un asesor en los diferentes ámbitos (político. 2. el consumidor carece de personalidad con suficiente experiencia.El consultor externo tiene experiencia en la solución de problemas de distintos tipos en diferentes organizaciones. Preparación. etc. 9. pues cuanta con varios clientes. 3. Elaboración de auditoria de comunicación interna.. 8. Su acervo no se limita a un área solamente. medios de comunicación.. .Cuenta con experiencia en el desarrollo de proyectos especiales. Desventajas: 1.. De una u otra forma.Tiene una visión desde fuera de la organización. las actividades que deben efectuarse para cumplir con la función son las siguientes: Elaboración de diagnósticos del clima organizacional. 4. que cuenca se han presentado en la organización. el consultor no se familiariza lo suficiente con los problemas de la organización como puede hacerlo un empleado.Un consultor puede carecer de fuerza suficiente para influir en la Dirección para el cambio de políticas o decisiones.Cuenta con importante acopio de datos acerca de los públicos de interés para todo tipo de organizaciones. adaptables a las necesidades del cliente... 10. 5.Cuenta con personal de apoyo especializado en eventos que solo se presentan de forma esporádica.El uso de un despacho asesor puede interpretarse como falta de seguridad del encargado del departamento interno. cultural. más clara como la ven los demás. 6. Realización de sondeos de opinión para evaluación de imagen institucional.

Monitoreo de medios de comunicación para detectar información sobre la organización o de interés para la misma. Producción de todos los apoyos gráficos que requiere la organización (papelería. revistas internas. Mantenimiento de una relación permanente con organizaciones afines y similares. gacetillas. tanto internos como externos. comunicación y Relaciones Públicas. Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización. Preparación y seguimiento del programa de donativos institucionales. Organización de conferencias de prensa. etc. mixtas o externas. Producción de los mensajes publicitarios comerciales e institucionales que requiera la organización. económico y social. asignación y distribución de obsequios promocionales e institucionales. Control de la membrecía institucional en organismos representativos. Relaciones Públicas y comunicación. corporativos. señalización. informes anuales. tanto internas como externas (manuales.- Producción de todas las publicaciones institucionales. folletos instructivos. Elaboración de discursos para los altos directivos. producción. - - - - - - - - - - .). Contratación de medios para publicar mensajes publicitarios o institucionales. seguimiento. convocatorias o desplegados para su publicación en los medios informativos. adquisición. Obtención de información acerca de las actividades o programas de las diferentes áreas de la organización. Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento político. Supervisión de agencias consultoras. Asesoría en materia de conducta organizacional. y evaluación de campañas de Relaciones Públicas o de publicidad. para ser pronunciados durante eventos internos y externos. Elaboración y actualización permanente del directorio general de públicos de la organización.). etc. display. para los altos niveles de dirección. al nivel jerárquico más alto de la organización. Organización de eventos institucionales. Elaboración de comunicados. para su difusión interna o externa. contratistas o proveedores de servicios de publicidad. Selección. Preparación. Producción de mensajes en medios audiovisuales.

gerencia o secretaría. Por ejemplo.9. dirección general. etc. Por su función normativa y de asesoría a todas las aéreas de la organización. Es común encontrar empresas con departamentos de comunicación interna dependientes de Relaciones Públicas sin relación con las áreas de comunicación interna. pero en los cuales hay inmersos de relación con públicos internos o externos. se ha señalado la necesidad de que el área de Relaciones Públicas reporte al nivel jerárquico más alto dentro de la organización.. Asesoría para la elaboración y revisión de políticas organizacionales. En los objetivos organizacionales encomendados a otras áreas. En este caso se encuentran también las funciones jurídicas. Un ejemplo de ellos es la adecuada inducción del personal. Desarrollo de proyectos y normas para identificación gráfica de la organización. principalmente en nuestro país. las función de Relaciones Públicas coparticipa. la función de Relaciones Públicas asume totalmente la responsabilidad. posibilitará que todas las acciones que realice la organización con el propósito de optimizarla comunicación con sus públicos. todavía no se comprende cabalmente el concepto de función integral por lo cual aún se realizan dentro de las organizaciones.ESTRUCTURA DEL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Una vez determinadas las actividades propias de la función de Relaciones Públicas. En los objetivos que se relacionan con la proyección de la organización y su participación en actividades para el desarrollo comunitario. Es necesario considerar que el área de Relaciones Públicas se crea para coadyuvar con la consecución de los objetivos organizacionales. objetivo en el cual coparticipan las áreas de Recursos Humanos y Relaciones Públicas. enfocada a la integración de intereses y a la consecución de los objetivos organizacionales. su ámbito de operación es la totalidad de la empresa o institución. Es decir. campañas de beneficio social. Por la índole de las actividades. esfuerzos de comunicación aislados e inconexos. etc. como función orgánica. que no se han integrado en una estrategia de proyección o desarrollo organizacional. Elaboración de las políticas de comunicación y Relaciones Públicas. También es necesario asignar cada una de esas actividades a unidades organizativas específicas. pues se integran en un programa armónico. Alguno de los objetivos organizacionales son muy específicos y su consecución se encomienda en exclusiva a departamentos especializados. exposiciones. sea ésta presidencia. Un ejemplo . como ferias. integrarse con la comunidad o proyectarse y estar presente en los medios de comunicación se rijan con un programa integral de Relaciones Públicas.5. de relaciones industriales y de desarrollo organizacional. La tarea de las Relaciones Públicas se limita en este caso a la asesoría en materia de comunicación o Relaciones Públicas a petición del área que participa. debe estudiarse la estructura interna que se requiere para desarrollarlas. - La realización y/o supervisión de todas estas actividades por parte del área de Relaciones Públicas.. A pesar de lo anterior. Las desventajas que esto implica son el gasto excesivo de recursos. la duplicidad de funciones y la falta de efectividad en las acciones. por ello debe depender directamente de la instancia de mayor jerarquía. 2. en el cual se promueva la participación de los públicos y los mensajes dirigidos al interior sean homogéneos para adquirir una intención. el área de Relaciones Públicas debe ubicarse en un nivel Staff en el organigrama. para no correr el riesgo de que el área de Relaciones Públicas sea el receptáculo de aquellas tareas que no encuentran acomodo en otras áreas de la organización (como suele suceder).- Coordinación de la participación en vénetos interinstitucionales.

para los altos niveles de dirección. económico y social. determinadas por la complejidad y naturaleza de los programas por desarrollar. En cuanto al presupuesto que las empresas destinas en Estados unidos a la función. es necesario considerar el número de personas que participan en ella y el presupuesto que se requiere para mantenerla en operación y desarrollar las actividades asignadas. Como se mencionó anteriormente. En la Muestra de 106 empresas. relaciones internas y relaciones DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS Coordinación general de las actividades del área. en México no se cuenta con datos estadísticos acerca de los presupuestos destinados a la función. No existe una regla para determinar cuántos colaboradores deben integrarse a un departamento de Relaciones Públicas. se propone la estructura tipo de una dirección de Relaciones Públicas. Relaciones en los altos niveles de aquellos sectores de interés para la organización (medios de comunicación. Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento político. el 60% de ellas disponían de presupuestos d Relaciones Públicas e superiores a 100. una equivocada política de pagos podría deteriorar la relación con los proveedores. Servicio diplomático. Atención a la prensa. gacetillas.000 dólares anuales. Asesoría en materia de conducta organizacional. De acuerdo con el listado general de actividades de un área de Relaciones Públicas. Relación con consultores externos y supervisión de agencias especializadas. Sin embargo. Lamentablemente. Elaboración de políticas de comunicados y Relaciones Públicas. Para crear un área de Relaciones Públicas dentro de cualquier organización.000 y 3 estaban por debajo de 25. Autoridades. más aún cuando se cuenta también con el apoyo de una firma consultora. Organización de conferencias de prensa. etc. - - GERENCIA DE INFORMACION Elaboración de comunicados. Este es un asunto que compete exclusivamente al área de finanzas. 32 rebasaban los 500. ni del porcentaje que éstos absorben del presupuesto general de la organización. - . es recomendable iniciar la operación del área con solo algunos colaboradores y hacerlo crecer en función de las necesidades.000. convocatorias o desplegados para su publicación en los medios informativos.). producción. Asesoría para la elaboración y revisión de políticas organizacionales. y empresas medianas que cuentan con una compleja infraestructura para atender sus necesidades en esta materia.de ello sería la elaboración de políticas de pago a proveedores. mencionaremos nuevamente el estudio de la PRSA. Relaciones Públicas y comunicación al nivel jerárquico más alto de la organización. y con ello sus actitudes hacia la organización. Existen grandes organizaciones cuyo departamento de relaciones Públicas está apoyado por pocas personas. a la cual reportan cuatro Gerencias: información.

Organización de eventos institucionales externos.). implantación y evaluación de programas de comunicación interinstitucional y de Relaciones Públicas. Control de la membresía institucional en organismos representativos. - - GERENCIA DE RELACIONES INTERNAS Elaboración de diagnósticos del clima organizacional. Selección adquisición. Elaboración de discursos para los altos directivos. Monitoreo de medios informativos para detectar información acerca de la organización o de interés para la misma. etc.). Contratación de medios para publicar mensajes publicitarios o institucionales. asignación y distribución de obsequios promocionales e institucionales. Organización de vénetos institucionales internos (recreativos.- Asesoría en medios a todas las áreas de la organización. Elaboración de auditorias de comunicación interna. Preparación. implantación y evaluación de programas de comunicación intrainstitucional. Elaboración y actualización permanente del directorio general de públicos de la organización. de información. ya sean de Relaciones Públicas o promovidos por otras áreas. revista interna. para ser pronunciados durante eventos internos y externos. Edición de las publicaciones destinadas a públicos externos. Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización. culturales . Edición de las publicaciones destinadas a públicos internos (manual de inducción. Mantenimiento de una relación permanente con entidades afines y con todas aquellas de interés para la organización. Preparación. para su difusión interna o externa. motivacionales y de Relaciones Públicas internas. Preparación y seguimiento del programa de donativos institucionales. Obtención de información acerca de actividades o programas de las diferentes áreas de la organización. - - - GERENCIA DE RELACIONES EXTERNAS Realización de sondeos de opinión para evaluación de imagen institucional. - - . etc. de inducción.

exposiciones.9.Relaciones con el Departamento de Finanzas La cooperación con el personal del departamento de finanzas debe ser sobre las cuestiones presupuestarias. display.RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES Quizá no hay ningún otro departamento que participe en la integración general de las actividades internas y externas de la empresa.. Este experto a menudo puede ser de gran ayuda cuando una demanda judicial ha sido causa de un clima hostil o poco amistoso hacia la empresa. - - - Algunas organizaciones. Constituye pues. cuentas corrientes y contabilidad. producción. tesorería.). tanto como el de Relaciones Públicas que posee la fuerza general más importante para ayudar a todas las unidades a funcionar como un solo ente en el análisis final. responsabilidad del departamento de Relaciones Públicas mantener una sólida línea de comunicación con esta unidad de asesoría que viene a reforzar la actitud adoptada por el departamento jurídico. señalización. 2. Preparación. Producción de todos los apoyos gráficos que requieran la organización (papelería. con miras a proporcionar elementos para la creación de un área integral de Relaciones Públicas en cualquier organización. Desarrollo de proyectos y normas para identificación gráfica de la organización. etc. por su giro o características especiales. y por ende conseguir de los asesores jurídicos que revisen todas las comunicaciones que impliquen cuestiones legales referidas a la actividad de la empresa. El experto en Relaciones Públicas puede y debe formular preguntas pertinentes tanto a la alta dirección como al asesor.. esto es probablemente el servicio más importante que las Relaciones Públicas ofrece a la organización. Producción de mensajes en medios audiovisuales. Las cuestiones legislativas cambian con cada nuevo giro político y con frecuencia. como ferias. Las Relaciones Públicas proporcionan muchas veces un toque cálido y humano.- Coordinación de la participación en eventos interinstitucionales.6. . Producción de los mensajes publicitarios comerciales e institucionales que requiera la organización.Relaciones con el Departamento Jurídico El departamento jurídico debe informar acerca de las actitudes y tendencias que predominan en los círculos gubernamentales. El departamento de Relaciones Públicas no debe obrar como portavoz legal de la firma. esta relación pretende ser exhaustiva. no requieren realizar algunas de las tareas listadas en la enunciación de actividades por área. tanto internas como externas. GERENCIA DE PRODUCCION Producción de todas las publicaciones institucionales. . etc. Sin embargo. seguimiento y evaluación de campañas de publicidad comercial e institucional. . etc.

. son atendidas casi siempre por el departamento de Relaciones Públicas. al igual que los abogados muestran cierta propensión a valerse de una terminología técnica profesional. . son elementos adicionales de ayuda a los que es dable acudir . las demandas recibidas por los estudiantes universitarios que solicitan información general sobre la empresa. varía considerablemente con respecto a lo que se afirma en el órgano social y se asegura en los discursos de los ejecutivos. Los contadores. Este colabora con elevado grado. Muchas veces éste no se percata de la importancia que encierran las peticiones recibidas de graduados.El presupuesto del departamento de Relaciones Públicas es muy difícil de preparar.Las Relaciones Públicas en la Correspondencia. con frecuencia se hallan sujetas a modificaciones por urgencia del departamento de Relaciones Públicas. el departamento de Relaciones Públicas puede analizar sobre una base de muestreo las cartas recibidas por la empresa. asegurándose de que las directrices y lo que de ellas se dicen en todas las publicaciones de la empresa resulten consecuentes. Las directrices sobre personal. El correo es sagrado y jamás debe tocarse.Relaciones con el Departamento de Contabilidad El departamento de Relaciones Públicas puede ayudar con mayor eficacia a contabilidad en las relaciones externas.Relaciones con el Departamento de Personal Las oportunidades de cooperación para los trabajadores de la empresa son múltiples y variadas. pues existe una falta aguda de información en torno al tema y ello supone que se requiere una investigación en este terreno. Los trabajadores también forman parte de esta situación. especialmente en un mercado dominado por estos últimos. Las Relaciones Públicas han coadyuvado a la contratación de mano de obra. el vendedor tiene derecho a conseguir un beneficio justo y esto no debe olvidarse. y en general al lograr que la comunicación entre dependiente y dirección sea mejor. pues éstos a menudo van en camino de ocupar elevados cargos directivos. ello implica algo más que esto. Los impuestos retenidos y los descuentos aplicados son. del cual compras es solo una parte. es mucho por consiguiente lo que las Relaciones Públicas pueden ofrecer al departamento de compras. las que precisan de una explicación. Se ha comprobado que. forman expresiones que no tiene cabida en los informes especiales para los trabajadores y que cabe mejorar para que exista un mejor entendimiento. las buenas relaciones con los vendedores son importantes en toda empresa y aún cuando la compra se basa en elevado grado. . cuanto se dice en un manual. La nueva función abarca el manejo total de materiales. en las relaciones personales. . Este suele elegir unas cartas de respuesta y hacer sugerencias respecto a cómo debería mejorar su estilo. Sin embargo. Las cartas que exigen una respuesta delicada o poco corriente (guante blanco) suelen ser enviadas al departamento de Relaciones Públicas. entre las deducciones. La idea de conseguir el máximo por el mínimo es justo hasta cierto punto. los proveedores y los accionistas constituyen público representativo. Muchas de ellas son objeto de estudio en el capítulo que se ocupa de las relaciones con el personal. preparando para tal fin folletos especiales que estimulan a las personas a entrar a formar parte de la empresa. al crear un buen ambiente comunitario para los trabajadores. Los estudios sobre moral laboral. Los clientes. especialmente cuando se efectúan deducciones del sueldo por parte del departamento de contabilidad y cuando a las deducciones no se une una explicación adecuada puede desordenar el ambiente laboral.Relaciones con el Departamento de Compras El concepto de comprar ha experimentado grandes cambios en años recientes. en la práctica. En algunos casos. al conjugar el funcionamiento de un sistema de sugerencias. ésta sigue ajustándose s las mismas normas de siempre. La reputación de un comprador respecto al trato justo entre los vendedores es importante. tal como se exponen en el manual de funciones.

contactarlas con la escuelas y centros de enseñanza externa por si se necesitara algún profesional o ellos necesiten de algún servicio de la empresa. utilizando su formación para la preparación y procesamiento de datos. Por el contrario. influye de forma indirecta en el trabajo de los demás a través de sus sugerencias. Para poder mejorar las relaciones con la comunidad y el conocimiento que ésta tiene de la organización.FUNCIONES DE STAFF Y LINEALES La teoría tradicional de la dirección divide una organización en líneas y funciones de Staff. lleven a la práctica las políticas de la organización. el departamento de Relaciones Públicas es la unidad indicada para ver.9.7. Según la teoría de la empresa. incluyendo al director general. contratar trabajadores e influir de forma directa en el trabajo de otras personas. Los relacionistas públicos son expertos en comunicación. por ejemplo. En su lugar. a través de una encuesta a la comunidad. dependen de los relacionistas públicos para que. como el vicepresidente de producción. establecer los objetivos de producción. pueden descubrir. . puede delegar su autoridad. las Relaciones Públicas constituyen una función de Staff. el Staff tiene poca o ninguna autoridad directa. de acuerdo a las necesidades de cada área.Relaciones con el Centro de Capacitación Conocedores de todas las áreas funcionales con que cuenta la empresa. que la gente sabe muy poco sobre los productos de la empresa. el departamento de Relaciones Públicas puede recomendar a la alta dirección una jornada de puertas abiertas para mostrar a la comunidad sus productos. realizando recomendaciones y aplicando los programas de comunicaciones. los directores de línea. 2.. recomendaciones y consejos. Los miembros del personal de Relaciones Públicas. hacer una gira por la empresa y organizar eventos de entretenimiento. Un director de línea.

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