2.

- SISTEMA ORGANIZACIONAL En la actualidad, prácticamente todas las actividades que realiza el ser humano se enmarcan dentro de las organizaciones: éste forma parte de una familia, estudio en una escuela, trabaja para alguna empresa o dependencia oficial, se divierte en algún club, deportivo, es integrante de algún grupo teatral, etc. Por ello White lo definió como el hombre organización . Drucker afirmaba que la organización es el fenómeno social más representativo de la era que nos ha tocado vivir. La importancia de las organizaciones en el desarrollo de la actividad humana motivó la elaboración de teorías que se definen y clasifican con fines de estudio. 2.1.- CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN El término organización proviene del griego organón, que significa instrumento; por lo tanto etimológicamente podemos considerar a la organización como un medio para hacer algo. Si tenemos en cuenta su relación con el término organismo, identificaremos en el la existencia de partes y funciones diversas que se coordinan para desarrollar una tarea o un fin común. La teoría de sistemas considera a la organización como un conjunto de roles interrelacionados, en los cuales incide un mecanismo de control. En el concepto organización se identifican los siguientes elementos: el ser humano la realización de actividades, la división del trabajo o especialización, el intercambio de información, la jerarquización y los objetivos comunes. Las organizaciones, como los organismos, siguen un proceso de nacimiento o constitución, estructuración o desarrollo, consecución de objetivos y desaparición. El tiempo de duración de cada una de estas etapas, así como el del proceso mismo, es variable. La organización actual, por ejemplo data de siglos. Con los elementos anteriores podemos definir a la organización como un sistema social en el que la acción coordinada y la interrelación de individuos conducen, mediante la división del trabajo, la consecución de fines comunes. 2.2.- TIPOS DE ORGANIZACIÓN La interrelación de individuos en los organismos puede obedecer a la estructura formal interna o darse espontáneamente. La interrelación formal está indicada en los manuales de organización y en los organigramas, mientras que la informal se produce entre las mismas personas integrantes de la organización, pero al margen de los roles que desempeñan dentro de ella. Los tipos de organización se determinan en función de las formas de estructuración ya mencionadas. Existen organizaciones formales e informales: las primeras poseen un sistema de división del trabajo que da como resultado su estructura formal; es decir, las actividades son conscientemente coordinadas para conseguir un objetivo predeterminado. La organización formal implica que las personas integradas a ella sean capaces de comunicarse entre si, estén dispuestas a actuar y participen con un propósito común. En este tipo de organización están presentes la delimitación de funciones, la jerarquización, la delegación de actividades y de responsabilidad, la dirección y los mecanismos de control. Las organizaciones informales nacen del agrupamiento espontáneo de los individuos que pertenecen a una organización formal. Este agrupamiento obedece a motivos diferentes a las actividades de trabajo. En la organización informal se desarrollan actividades que carecen de un propósito consciente de grupo, aun cuando las mismas contribuyan posiblemente a la consecución de resultados comunes que no se determinaron previamente. El comportamiento de la gente es espontáneo, la interrelación es voluntaria y con las personas que se elija. Por el contrario, en la organización formal no hay la posibilidad de elegir a las personas ni el momento para interactuar con ellas.

Las características de la organización informal facilitan la comunicación entre las personas y propician la creación de grupos. Por ello, la organización informal retiene el poder, lo cual influye decisivamente tanto en al eficiencia como en la productividad. 2.3.- OBJETIVOS DE LAS ORGANIZACIONES Una de las principales características de las organizaciones formales es que se constituyen con un propósito. Todas las acciones que se desarrollan dentro de una organización están orientadas, directa o indirectamente, a la consecución de este propósito. Para ello, las organizaciones se fijan objetivos organizacionales. Los objetivos organizacionales se dividen en: económicos, de servicio, sociales y técnicos. a).- Objetivos Económicos - Cumplir con los intereses de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión colocada. - Cubrir los pagos por intereses a acreedores, sobre préstamos concedidos. - Retribuir a los trabajadores en forma justa con prestaciones y utilidades por los servicios prestados. b).- Objetivos de Servicio - Satisfacer las necesidades de los usuarios, agremiados o consumidores, con bienes o servicios de calidad en las mejores condiciones. c).- Objetivos Sociales - Producir para satisfacer necesidades de la comunidad. - Aumentar el nivel económico de una región al consumir materias primas y servicios y crear fuentes de empleo. - Contribuir para el sostenimiento de los servicios públicos, mediante el pago de impuestos. - Mantener informada a la opinión pública sobre asuntos de interés general. - Propiciar el desarrollo de una comunidad, desarrollando acciones para integrar los intereses legítimos de la misma con los de la organización. d).- Objetivos Técnicos - Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas modernas en cada una de las áreas de la organización, para coadyuvar así al logro de los demás objetivos. 2.4.- FUNCIONES DE LAS ORGANIZACIONES Para cumplir con sus objetivos, que justifican su razón de ser y su creación, las organizaciones emplean una serie de elementos que, conjugados armónicamente, contribuyen para este fin. Estos elementos se conocen como recursos y se clasifican en: materiales, técnicos humanos y financieros.

Son recursos propios el dinero. etc. hasta materias primas.constituyen el conjunto de actividades en que se subdivide el trabajo propio de la organización. ya que de ellos depende el manejo y el funcionamiento de los demás recursos.Financiamiento. que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinación de recursos materiales y humanos. .Producción. Dan forma y dirigen permanentemente tanto a las funciones específicas como a las orgánicas. instalaciones.Mercadotecnia.. conocidas como áreas de actividad o áreas de responsabilidad . imaginación. Las funciones específicas. Dentro de las organizaciones formales. . las acciones y utilidades.. independientemente del giro. productos en proceso y productos terminados. procedimientos y programas.. etc. así como patentes y fórmulas en general. instrumentos y herramientas. elaborada por Fernando Rodarte.constituyen el conjunto de normas.Ventas. y que resultan indispensables para la ejecución de las decisiones.Contraloría.. Los recursos de la organización se coordinan para realizar actividades enfocadas a la consecución de los objetivos organizacionales. maquinaria. desde edificios. Estas funciones deben estar regidas por las funciones administrativas. que los diferencias de los demás recursos. sentimientos. para la consecución de sus objetivos. . de finanzas. Las funciones administrativas.son los bienes tangibles e intangibles propiedad de la organización. se desarrollan funciones específicas. experiencia. -Los recursos humanos. -Los recursos técnicos. Las funciones específicas agrupan las siguientes: . y proveedores. administrativas y orgánicas. Tales recursos pueden ser sistemas de producción. Poseen característica como posibilidad de desarrollo.Los recursos materiales. métodos y medios de control que rigen a todas las funciones de la empresa.constituyen un elemento trascendental para la existencia de la empresa. ideas. Los recursos ajenos se conocen como: préstamos de acreedores. cédulas. creatividad. habilidades. En su conjunto.Contabilidad.). de ventas. estas funciones con forman el proceso administrativo. mediante el proceso administrativo.. créditos bancarios o privados y emisión de valores (bonos. -Los recursos financieros. .son los elementos monetarios propios o ajenos con que cuenta la organización. sistemas.. Las funciones que realizan las organizaciones pueden identificarse en la clasificación de las funciones de la empresa. . . Del agrupamiento de actividades relacionadas con un mismo fin. equipos. surgen las funciones de la organización. magnitud u objetivos. son las siguientes: ..son los bienes tangibles propiedad de la organización.

y enfrentado a diversas presiones que ya han sido descritas. sino como un proceso de negociación y compromiso con una serie de públicos clave.Organización. La enmarcan en su contexto. tanto interno como externo. los ejecutivos ven cada vez más las Relaciones Públicas no ya como una comunicación unidireccional ni como una simple publicidad. El concepto de Departamento de Relaciones Públicas también ha paso a constituir un elemento básico en nuestro mundo electrónico actual.Planeación. 2.Función de Relaciones Industriales . . . la electricidad de corriente alterna. Establecen las bases para el buen entendimiento. cuando contrató a dos hombres para que publicitaran su proyecto preferido. la sana convivencia dentro de la organización y la integración a la misma de todos sus recursos humanos. públicos que pueden convertirse en grupos activos cuando las relaciones son malas. confirman su razón de ser al señalar su finalidad en el entorno socioeconómico y/o político. sociológicos y psicológicos que aplican los departamentos actuales. Las Funciones orgánicas.Dirección. James Gruning. regido por normas legislativas y administrativas. afirma: Cuando las Relaciones Públicas ayudan a la organización a crear buenas relaciones. accionistas y legisladores . los departamentos de Relaciones Públicas han existido en empresas y organizaciones.Función de Relaciones Públicas 2... campañas de presión o pérdidas de ingresos debidas a una mala relación con los públicos.constituyen el conjunto de actividades que formalizan la creación legal de la organización. También ayuda a la organización a ganar dinero al cultivar las relaciones con donantes. .. . están ahorrando dinero al reducir los costes de litigios.SISTEMA ORGANIZACIONAL EN RELACIONES PÚBLICAS Durante más de un siglo. Hoy en día. sobre excelencia en Relaciones Públicas y Dirección de Comunicación. patrocinado por la Fundación IABC. director de un estudio de investigación que duró seis años. legislación.IMPORTANCIA ACTUAL En un entorno en continuo cambio. y no técnicos en comunicación>>. que han ido aumentando a los largo de los años. denomina este planteamiento el de <<construcción de buenas relaciones con públicos estratégicos>>. Edison.5.Función socioeconómica. para conseguir un apoyo constante.6.Control. . consumidores.Función Jurídica.. Promueven la solidaridad de propios y extraños con la organización. Se dice que George Westinghouse fue el primero que creó un departamento de Relaciones Públicas en su empresa en 1889. Grunig. Su trabajo era realmente simple en comparación con la combinación de elementos físicos. regulaciones. . Al final Westinghouse ganó la batalla al sistema de corriente continua de Thomas A. catedrático de Relaciones Públicas en la Universidad de Maryland. lo cual exige que los directivos de Relaciones Públicas sean <<directivos de comunicación estratégica. las Relaciones Públicas están ampliando sus funciones tradicionales. y su método quedó estandarizado en los Estados Unidos. Las funciones orgánicas son las siguientes: .

Una encuesta a 200 organizaciones reveló que los directores generales consideran que las actividades en Relaciones Públicas ofrecen un 184 por ciento de rendimiento de la inversión. Con el objeto de lograr estos objetivos.FACTORES QUE DETERMINAN LA ORGANIZACIÓN DE RELACIONES PUBLICAS DIMENSION Y LA ESTRUCTURA DE UNA No todas las empresas cuentan con un departamento de Relaciones Públicas.Consejo y Asesoramiento 2.Servicio de Comunicaciones 3. basada en la investigación y bidireccional con los públicos esenciales. como finanzas personal. dependiendo este tamaño de la empresa.6. el estudio de la IABC resalta que los directores generales buscan una comunicación estratégica. el papel de las Relaciones Públicas en las corporaciones varía grandemente con el tipo y tamaño de la empresa.2.6... debidamente practicadas al nivel de la corporación. Los profesionales de las Relaciones Públicas ayudan a la alta dirección s desarrollar su política y su comunicación con diversos grupos.Promoción de las Relaciones Públicas. Al mismo tiempo.. asesoría legal y planificación a largo plazo para proporcionar guía y consejo en los procesos de decisión básicos de la corporación. y su uso exacto todavía no ha calado a fondo en la comunidad comercial e industrial.Las conclusiones del estudio de la IABC. No obstante. el personal y las finanzas. . los anuncios. confían esta función a otros departamentos. parece sugerir que los directores generales consideran una buena inversión el gasto en Relaciones Públicas. debieran ser una parte integral del equipo de dirección superior prestando sus servicios junto a otras funciones directivas. de una amplia gama de temas del proceso de comunicación de la alta dirección. 2. En otras. puesto que las Relaciones Públicas son todavía un hecho nuevo en la vida de los negocios. pasando por las declaraciones de tipo financiero hasta la publicidad de producto promocional. Y en verdad que incluso muchas de las funciones de la empresa establecida desde hace largo tiempo.Investigación y análisis de Relaciones Públicas 4. el equipo de Relaciones Públicas debe estar preparado para funcionar en cuatro áreas básicas de servicio: 1. Las Relaciones Públicas. un departamento de Relaciones Públicas es una necesidad. 2. debe de estar engranada para proporcionar una planificación y servicio de comunicación profesional a la corporación como un todo y a las diversas unidades corporativas. cifra que queda justo por debajo del servicio de atención al cliente y del departamento de ventas /marketing. En las grandes empresas.. tienen todavía tendencia a variar considerablemente en su aplicación de una compañía a otra. tales como la publicidad.ORGANIZACIÓN DE RELACIONES PÚBLICAS En la actualidad. la misión preferida y más productiva de las Relaciones Públicas en una corporación moderna ha sido claramente definida y demostrada en muchas compañías con una larga experiencia en este campo. la comprensión que tenga la dirección de los usos adecuados de las Relaciones Públicas y la categoría del personal de Relaciones Públicas internas y/o el consejero externo de Relaciones Públicas. Esto no debe sorprendernos. dependen de un consultor externo de Relaciones Públicas o de agencias de publicidad que son contratadas sobre la base de un trabajo continuado o especial para programar las Relaciones Públicas de la empresa.. Muchas pequeñas empresas no han establecido departamentos de Relaciones Públicas.. tales como publicidad. En efecto.1. ventas.

ésta se hace imprescindible y debe adaptarse a cada necesidad. 4. Además la empresa. por ello debe estar situado en un nivel de la organización de la empresa que le permita estimular y conducir mejor los actos de todos los jefes y trabajadores para la creación de una impresión favorable de la empresa.. Situación financiera de la empresa. 2. ya que debe tener ascendencia moral en el medio y en el público en los cuales se va a mover. Las Relaciones Públicas persiguen objetivos generales definidos a largo plazo. Experiencia y habilidad de los ejecutivos de Relaciones Públicas.El personal utilizado en Relaciones Públicas debe ser simplemente capaz. diríamos que entre los fundamentos técnicos se destaca la organización. porque de lo contrario los efectos serán obviamente contraproducentes.Debe poseer una organización eficiente que responda a la planificación adecuada de sus programas. como las Relaciones Públicas. constituyen la función de cada departamento de una empresa..3. Hay otros objetivos específicos que también son muy precisos. Debe actuar como una entidad que tiene obligaciones y derechos. En las organizaciones de la administración pública en general. como informar al público sobre las actividades de la empresa y las funciones que ella cumple. . Para lograr este objetivo es elemental que la conducta de la empresa sea buena. 3. exentas de la responsabilidad de la acción de la gerencia. casi nunca de ejecutivo. las Relaciones Públicas ocupan el nivel de consejería o de asesoría. Por tanto. el comportamiento y la conducta de la empresa. así como la responsabilidad de cada trabajador dependiente a la misma. es decir que la conducta de la empresa debe corresponder a normas morales elevadas y perseguir fines sanos.. Si especificamos con más detalle las bases de sustentación. Estructura orgánica de la empresa.En general. que son los de lograr que el público conozca las actividades. también es un hecho que en técnicas nuevas y un tanto inconsistentes. La filosofía básica y la política de la Institución. las Relaciones Públicas están hasta cierto punto.Deben tener un fundamento Moral.EL NIVEL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Las Relaciones Públicas.Su organización debe ser técnica y corresponder adecuadamente a una realidad ubicada en el espacio y en el tiempo.. a cada circunstancia y a cada instante social. los factores que determinan la dimensión y la estructura de una organización de Relaciones Públicas son: La extensión de las Relaciones de la empresa. en tal forma que persiga los objetivos muy precisos y utilice medios apropiados.4.. Dimensión de sectores del público servido por la organización. debe ser consecuente con la comunidad donde opera.FUNDAMENTO DE LAS RELACIONES PÚBLICAS En primer lugar las Relaciones Públicas: 1. porque si es verdad que en toda la actividad se necesita organización.6.6. 2. 2..

distribuidores. estudio de las técnicas de las Relaciones Públicas.Así se puede estructurar un pequeño departamento de seis posiciones claves. que vendrían a constituir un equipo orgánico y homogéneo encargado de poner a funcionar todo un plan de Relaciones Públicas. regular el tiempo. Una última sección prestaría servicios. que no participe en los negocios y que contribuya con sus conocimientos a asesorar el funcionamiento del departamento de Relaciones Públicas. de producción. Administración: Mantener una organización para el área de Relaciones Públicas a fin de prestar servicios a todos los demás departamentos de la empresa y supervisar las tareas del personal.ACTIVIDADES ESPECÍFICAS EN EL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Las actividades específicas varían de acuerdo a la envergadura. así como con los representantes de Relaciones Públicas de otras organizaciones. por cuanto estaría en contacto con el público y utilizaría la prensa. institucional. proveedores y la comunidad en general. 3. 2. Una sección sería la encargada de evaluar la opinión y realizar diversos planes de desarrollo interno. En una organización. El consejero podría ser una persona extraña a la empresa.7. Planificación: Determinar las políticas de Relaciones Públicas. televisión. 2. consumidores. del negocio ya sea una empresa comercial. Podríamos resumir en cinco tipos de los trabajadores en el área de Relaciones Públicas. Investigación: Estudio de la opinión de los trabajadores. especificar los métodos de comunicación.7.LAS RELACIONES PÚBLICAS EN LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES 2. 5. accionistas.1. el gerente debe usar un moderno ejecutivo que estaría en estrecho contacto con la filosofía y dirección de la empresa y que tendría suficiente sensibilidad para captar vibraciones de la opinión de la calle. mantendría las publicaciones y entre ellas una de carácter periódico. La sección 3. asignar tareas al personal y elaboración del presupuesto. económicas. examen e interpretación de las tendencias sociales. Coordinación: Información interna y coordinación con el personal jerárquico ejecutivo. Producción: . la radio. 4. tendría poco contacto con el público. establecer los objetivos. o de servicios. Por esta razón. Otra sección sería fundamental. cine etc. que vendría a constituirse en órgano de la empresa. 1. realizaría programas públicos y controlaría el presupuesto.. así como controlar el presupuesto.

3.3. El personal de Relaciones Públicas puede estar conformado por hombres y mujeres jóvenes.. 5. compras. 6. personal. 2.PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES PUBLICAS Las investigaciones acerca del número de personas ocupadas en el área de Relaciones Públicas de organizaciones empresariales.2. como el de ventas. uno o varios de los distintos procedimientos descritos a continuación pueden ser seguidos: 1.. 2. personal.Integrar un departamento de Relaciones Públicas con personal especializado para manejar las múltiples funciones y responsabilidades asignadas por la Gerencia de Relaciones Públicas. promoción de ventas y comercialización. reflejan que ello dependerá de las funciones que cumplan en Relaciones Públicas.TIPOS DE ORGANIZACIÓN Cuándo llegue ha ser necesario organizarse para la práctica de las Relaciones Públicas. crear y distribuir material de publicidad. ventas..Nombrar un comité compuesto por los directores de los principales departamentos incluyendo el de producción.Crear un Departamento de Relaciones Públicas con el personal especializado necesario para mejorar las múltiples funciones de la misma..1.. 2.. 2.8. finanzas. mantener funciones de prensa.Contratar los servicios de un consultor externo o de una agencia de publicidad.. para que tome total responsabilidad del programa de Relaciones Públicas.8.8.Nombrar un comité compuesto por los directores de los principales departamentos de la empresa.. publicidad... Proveer a todos los departamentos material impreso y la distribución de publicaciones. . 4.Nombrar a un Gerente de Relaciones Públicas con la sola responsabilidad de tal función.. personal y relaciones industriales para determinar las Relaciones Públicas y asegurarse la coordinación efectiva del programa. 3. 4..Descentralizar las Relaciones Públicas en compañías subsidiarias. Muchos de ellos graduados en universidades con trabajos relacionados en publicidad.8. Sin embargo.Asignar las Relaciones Públicas como responsabilidad a otros departamentos de la empresa tales como ventas. además de ser un relacionador público.Comprende publicidad incluyendo la planificación de programas.. etc. uno o varios de los distintos procedimientos descritos a continuación pueden ser seguidos: 1..ORGANIZACIÓN EN RELACIONES PÚBLICAS 2. 2. a medida que las ventas ascienden su personal de Relaciones Públicas se expande.Nombrar a un gerente de Relaciones Públicas con la sola responsabilidad de tal función.PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA ORGANIZAR EL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Cuando llegue a ser necesario organizarse para la práctica de las Relaciones Públicas. relaciones industriales.Asignar las Relaciones Públicas como responsabilidad secundaria a todos los departamentos que conforman la empresa.

. publicación y distribución de informes al público. Por ello.. también existe cierta tendencia a pensar en las Relaciones Públicas como una función de apoyo del departamento de marketing. En estas organizaciones. e incluso de la habilidad del director de Relaciones Públicas. muestran que las grandes organizaciones complejas tienen una mayor tendencia que las empresas pequeñas a incluir a Relaciones Públicas en su proceso de toma de desiciones.. Empresas como IBM. 3. En grandes organizaciones mecánicas con poca complejidad. de la Universidad de Maryland.. 2. y Mark McElreath..Crea y mantiene medios de información para los trabajadores.Establece y conserva buenas relaciones con los medios de publicidad.8. General Motors.Prepara y publica informes sobre las actividades de la empresa.Compila. la investigación ha demostrado que el papel de las Relaciones Públicas en una organización suele depender del tipo de organización.Prepara y asesora para formular y poner en práctica programas de buena voluntad y mejor comprensión de las comunidades donde se ubica la empresa. en las organizaciones pequeñas de reducida complejidad. 8. Tienen una escasa actividad de Relaciones Públicas y el personal esta relegado a funciones técnicas como la redacción de informes rutinarios sobre la empresa. 2.2.Estudia e investiga el grado de aceptación que tiene la empresa. prepara y distribuye datos financieros a los accionistas. son más sensibles que muchas otras a las cuestiones políticas y a la actitud del público.Ayuda y asesora a todas las unidades de la empresa sobre la creación. la alta dirección considera que las Relaciones Públicas son fundamentalmente una función técnica o periodística: relación con los medios y publicidad. la autoridad y poder del departamento de Relaciones Públicas son relativamente elevados. Los estudios de la catedrática Larissa Grunig. que operan en un entorno altamente competitivo. de la Universidad Estatal de Towson. 7. con un producto o servicio estandarizado.4. a la redacción de discursos y a la asesoría sobre cuestiones que podrían potencialmente influir en la empresa. que los teóricos de la dirección de empresas consideran como una mezcla de organización orgánica y mecánica. entre otros.. de la opinión de la alta dirección. Las Relaciones Públicas en lo que se conoce como organización tradicional... 6. La investigación también indica que el tipo de organización puede ser menos significativo a la horade predecir el papel de su departamento de Relaciones Públicas que las expectativas y opiniones de la alta dirección. otorgan mayor importancia a las conferencias de prensa.FUNCIONES DEL GERENTE DE RELACIONES PÚBLICAS Entre las funciones del Gerente de Relaciones Públicas tenemos las siguientes: 1. Las Relacione Públicas forman parte de lo que se conoce como <<coalición dominante>> y tienen una gran autonomía. . En muchas organizaciones.8.. no tienen apenas influencia sobre las desiciones de la dirección y toma de desiciones políticas.. a los contactos formales.Examina las elocuciones públicas y artículos que preparan los representantes de la empresa para asegurarse de que estén de acuerdo con las normas y costumbres de la empresa. y a crear una fuerte identidad empresarial. 4.IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION Sin embargo. con los medios de comunicación. existen pocas presiones del público y no se interesan demasiado por las normativas del gobierno. Por el contrario. 5.5.

Una de las empresas más grandes del mundo. Las secciones más frecuentes en las grandes empresas son relaciones con los medios. la redacción de informes anuales. Sin embargo. lo que refleja la integración de los servicios de comunicación. por lo que el asesor Alfred Geduldig ha ofrecido otra razón de este cambio. relaciones con la comunidad. Algunos de estos profesionales pueden encontrarse en la sección de comunicaciones de marketing del departamento de marketing. Empresas multimillonarias suelen tener departamentos pequeños Una encuesta sobre juntas directivas realizada a 150 grandes empresas estadounidenses reveló que el departamento típico se compone de nueve profesionales. El personal de Relaciones Públicas también puede encontrarse disperso en la organización. o de nombre parecido. Entre los que pasaron de un departamento de Relaciones Públicas a uno de comunicación corporativa en los últimos años se encontraban Procker & Gamble y Hershey Candies. Actualmente este departamento se ocupa de las relaciones Internas.5 millones de dólares. relaciones con inversores. relaciones públicas y con la comunidad. los términos comunicación empresarial.2. las empresas afirmaron que el cambio se había producido por que el departamento había crecido más allá de las <<Relaciones Públicas>> e incluía actividades como la comunicación con los trabajadores. se demostró que 200 departamentos tenían estos nombres y solo 48 el de Relaciones Públicas. otro gigante. asuntos públicos.. Un vicepresidente de comunicación corporativa puede ser responsable de otras actividades como comunicaciones de marketing y publicidad. las relaciones con los consumidores y las actividades filantrópicas de la empresa. o comunicación superan. por lo que las empresas lo rechazan. Cada división tiene su propio director de Relaciones Públicas. comunicaciones de marketing. con una tasa de cuatro a uno. con frecuencia.ORGANIZACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS El director ejecutivo de un departamento de Relaciones Públicas. ronda los 3. y asuntos externos. Linda Ambrose. tiene mas de 300 relacionistas públicos contratados.. no suele ser el de <<Relaciones Públicas>>. Afirmó a O Duyers PR Services Report que el término Relaciones Públicas ha sido utilizado en repetidas ocasiones en tono despectivo.NOMBRES DE DEPARTAM ENTOS Un departamento de Relaciones Públicas en una organización puede tener muchos nombres y. de forma que un observador externo encontrará difícil valorar a amplitud de la actividad de Relaciones Públicas. suele tener uno de los siguientes cargos: director. relaciones con los inversores. de la redacción de discursos y de los asuntos de la comunidad. En una encuesta realizada por O`Duyer`s PR Services Repor sobre las empresas de la Revista Fortune 500. las instituciones educativas y las organizaciones caritativas utilizan términos como asuntos públicos. comparte estas reflexiones. y una amplia variedad de cargos en función de las divisiones operativas y geográficas. con los accionistas. Estos ejemplos no deben confundir sobre el tamaño y presupuesto de los departamentos de Relaciones Públicas. estas actividades se consideran parte de las Relaciones Públicas modernas. Otros nombres que se utilizan en el mundo empresarial para los departamentos de Relaciones Públicas incluyen: relaciones corporativas. . General Motors. relaciones con el sector público. tiene varios cientos de personas trabajando en diversas funciones de Relaciones Públicas. Las agencias públicas.7. Afirma que la empresa ha pasado de Relaciones Públicas a elevar la función del departamento . información pública e incluso servicios de mercado. en las empresas mas grandes. Un departamento suele estar dividido en secciones especializadas que tienen un coordinador o director.8. 2. ejecutivo o vicepresidente. Está dirigido por un vicepresidente que informa al presidente de la compañía. En ambos casos.6. relaciones con la comunidad. directora de asuntos empresariales de Tenneco. El presupuesto normal. a los de Relaciones Públicas.8. comunicaciones de marketing y comunicaciones con los trabajadores. También cree que el término comunicación corporativa o empresarial es un signo de que los profesionales de las Relaciones Públicas están haciendo mas cosas que antes en las empresas. según esta encuesta. General Electric. asuntos relacionados con los consumidores.

2. Los procesos de comunicación organizacional no pueden limitarse a ser sólo procesos informativos cuyo objeto sea la manipulación. para buscar la eficiencia y el incremento de la productividad.9. 2. Los objetivos de la función de Relaciones Públicas son: 1. Las Relaciones Públicas representan el para que de la comunicación. tanto la comunicación interna como la externa deben considerarse dentro de la función de Relaciones Públicas. tanto de la organización como de sus públicos. en un proceso de integración de intereses legítimos. tanto de la organización como de su comunidad. Con esos criterios. y de ese modo propiciar su desarrollo y el de la comunidad. En este contexto y debido a que el propio personal constituye uno de los públicos organizacionales. y su participación en tareas de desarrollo recíproco que redunden en el desarrollo comunitario. orientada a promover la mutua comprensión y la recíproca y permanente solidaridad entre la organización y sus públicos. Las Relaciones Públicas constituyen una acción planeada que se apoya en la comunicación sistemática y en la participación programada.de coadyuvar para el logro de los objetivos organizacionales. la participación y la integración de objetivos. la organización. sin embargo deben ser coincidentes con los de la propia comunidad.. La verdadera misión de la comunicación dentro de una organización es promover la participación de los individuos integrados a ella. como función integral. como sistema de proceso de mensajes es también un sistema de interrelación. La gran fuerza que se puede generar dentro de una organización cuyos flujos de información y comunicación funcionen eficientemente. así como de ésta con sus públicos externos. tanto de la organización como de la comunidad a la cual esta pertenece. . que se enmarque en los proyectos de desarrollo comunitario. hacerlos conscientes de su papel. debe canalizarse hacia la suma de esfuerzos.Otros pueden estar asignados al departamento de personal. para obtener propósitos comunes que reducen en el desarrollo comunitario. La importancia de optimizar el flujo de comunicación entre la organización y sus públicos tiene propósitos más trascendentes que el de facilitar el desarrollo de tareas mediante una coordinación eficiente. deben normarse con criterios de relación pública previamente establecidos. La comunicación es el vector de toda relación. Estos procesos deben estar orientados por una política de relación pública que se base en una conducta social regida por los intereses legítimos.Investigar las necesidades de comunicación en todas las áreas de la organización.9. para promover el desarrollo.OBJETIVOS DE LA FUNCION INTEGRAL DE RELACIONES PÚBLICAS Aun cuando la finalidad principal de las Relaciones Públicas es el desarrollo comunitario. Otros pueden estar en marketing. parta elevar el nivel de entendimiento y colaboración entre una organización y sus públicos. con el propósito de que éstos promuevan el entendimiento entre ambos. como especialistas en comunicación que redactan cartas y folletos. Las Relaciones Públicas solo se conciben dentro de organizaciones con una conducta social aceptable. Por lo anterior. constituyen el conjunto de actividades adecuadas para optimizar los flujos de comunicación entre la organización y sus públicos internos y externos. son principios esenciales de las Relaciones Públicas. trabajando de forma exclusiva en la publicidad del producto.. El respeto de los intereses legítimos. es preciso que todas las actividades encaminadas a optimizar flujos de comunicación dentro de una organización.1. como función dentro de las organizaciones tiene el propósito al igual que todas las demás funciones.. y a identificarla con las entidades ubicadas en su entorno de relación. Estos objetivos. las Relaciones Públicas.FUNCION INTEGRAL DE LAS RELACIONES PÚBLICAS Una de las funciones orgánicas es la de Relaciones Públicas.

se implantan en las organizaciones con los lineamientos del proceso administrativo. b).Crear.9.En esta fase se sondean las opiniones. con el propósito de posibilitar la consecución de sus objetivos.IMPLANTACION DE LA FUNCION DE RELACIONES PÚBLICAS Tanto las funciones específicas como las orgánicas se rigen con los métodos y procedimientos contenidos en las funciones administrativas que. también es posible conocer las causas. agrupadas..Planeación y Programación. Las Relaciones Públicas. se fijan los objetivos de la función. y evaluación. 8..Mantener informado al nivel jerárquico más alto acerca de los cambios y tendencias más significativas en el entorno socioeconómico y político de la organización. actitudes y reacciones..Difundir interna y externamente los objetivos y planes de la organización con el propósito de que sus públicos se identifiquen con ellos.. Al concluir la primera etapa se tienen los elementos suficientes para detectar los problemas de Relaciones Públicas que afectan a la organización o podrían afectarla en el futuro.. la plena identificación y la participación de ambos en tareas de desarrollo comunitario. con la política y programas de la organización. a)... El llamado proceso de Relaciones Públicas es una adecuación del proceso administrativo a una función de comunicación. Los elementos por investigar son la organización. 10. constituyen el proceso administrativo. 2. esta tarea identifica los hechos que afectan a la organización. como función orgánica. los cuales se dividen en mediatos (permanentes y a largo plazo) e inmediatos (a corto o mediano plazo). 7... 11.Este paso consiste en relacionar las opiniones.Sondear las opiniones y actitudes que los diferentes públicos tienen o estrenan sobre la organización.. Relaciones Públicas y conducta organizacional.Elaborar e implementar programas de comunicación y Relaciones Públicas destinados a integrar a la organización con todos sus públicos. De este modo se determina el curso de los intereses mutuos. ideas.Asesorar y proporcionar servicios en materia de comunicación y Relaciones Publicas a todas las áreas de la organización. ya que se tiene conocimiento de las evidencias o síntomas. promover y acrecentar las relaciones de la organización con sus públicos...Elaborar políticas de comunicación y Relaciones Públicas para todas las áreas de la organización.2..2. Obtenidos estos datos se deducen las necesidades de comunicación con el público afectado: éstas se dividen en encubiertas y manifiestas.Investigación. así como validez a su aplicación. 6. En esta misma fase y con base en los datos anteriores. planeación.Asesorar al nivel jerárquico más alto en materia de comunicación.. Asimismo. 4. Con los datos de la fase anterior es posible enunciar los problemas.Evaluar las actividades de comunicación y Relaciones Públicas que se leven a cabo dentro de la organización. 9. Este proceso está integrado por las actividades de investigación. . programación. Los objetivos (finalidades últimas mensurables) están formados por metas (finalidades parciales mensurables). sus públicos y las relaciones que existen entre ellos.. para evaluar después la información obtenida. 3. comunicación. Seguir estos pasos básicos da a las Relaciones Públicas una carácter de disciplina técnico-administrativa. actitudes y reacciones de los grupos directamente relacionados con la política y con los actos de la organización. La consecución de estos objetivos representa una comunicación idónea entre la organización y sus públicos.Normar todas las actividades formales de comunicación que desarrolle la organización. 5.

se debe proceder a la programación. la cual hace posible la coordinación de actividades.9. que a su vez manejan elementos técnicos. y en función de ellas les otorga una jerarquía determinada.Evaluación. Siguen tres vías de acceso: el contacto personal.. Las Relaciones Públicas son esencialmente una función de comunicación. Los medios más empleados en los programas de Relaciones Públicas son los siguientes: -Escritos -Circulares informativas -Folletos instructivos -Folletos institucionales -Guías d). principalmente por medio de técnicas estadísticas. c). el desarrollo de programas de acción.3. implican básicamente. mediante el desarrollo de actividades previamente programadas y dentro del marco de una organización formal bien definida. 2.AREA DE RELACIONES PÚBLICAS EN LAS ORGANIZACIONES Para cumplir con sus objetivos. Se entiende por medios de comunicación controlados aquellos en los que el comunicador puede determinar su contenido en el punto de origen y en los que la magnitud del impacto depende de la habilidad del mismo. y las imágenes... cuyas metas son susceptibles de medición.. procedimientos y sistemas de operación de las funciones específicas y orgánicas. La estructura formal asigna responsabilidades y tareas a cada individuo. Los programas de Relaciones Públicas se dividen en preventivos. Su condición de función orgánica ubicada en los altos niveles directivos pasó por varias etapas. Para ello. Los cursos alternativos se adecuan a los objetivos. utilizan la palabra escrita o hablada. implican básicamente. Se comprueba la efectividad de las técnicas empleadas o los cursos alternativos elegidos. el desarrollo de programas de comunicación en todos los niveles. los medios de comunicación controlados y los medios de comunicación públicos.Una vez fijados los objetivos. la radio y la televisión.En esta fase se cuantifican y analizan los resultados obtenidos con la realización del programa. Después de hacer una planeación minuciosa. puesto que constituyen ls normas. correctivos y preventivocorrectivos. cada día más exigible para todas las actividades que se desarrollan dentro de una organización. Las administrativas no ocupan un lugar en el organigrama. En esta estructura formal se ubican las funciones específicas y orgánicas. Los medios de comunicación públicos son la prensa. En esta etapa se realizan las actividades programadas. financieros y materiales. . las organizaciones emplean recursos humanos. Sea o no de carácter lucrativo.Esta es la fase en que se razona y justifica el curso elegido ante todos aquellos que pueden resultar afectados y cuyo concurso es esencial.Comunicación. que asigna roles a los individuos que trabajan para la institución o empresa. Esta fase justifica las inversiones en el desarrollo de programas de Relaciones Públicas y las identifica como una actividad sistemática. se eligen cursos alternativos para conseguirlos. La incorporación de las Relaciones Públicas como función en las organizaciones es relativamente reciente. las estrategias contenidas en sus programas de acción.. lo cual las enmarca en un esquema de rentabilidad. Por ello.

3. práctica que continúa principalmente en las empresas con recursos limitados. . en función de los fondos disponibles para infraestructura administrativa. La profesión de Relaciones Públicas tiene una tasa de crecimiento superior a la de otras que también apoyan las tareas administrativas de la organización. filosofía y políticas de la organización.. Aunque la conoce. son: número.ACTIVIDADES DEL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Anteriormente se mencionó que el tamaño y la estructura del área de Relaciones Públicas se determinan principalmente en función del volumen y la complejidad de las actividades por realizar. que en algunos casos tiene la categoría de vicepresidencia.La opinión de un consejero tiene un mayor peso que la del personal interno. de acuerdo con el concepto de Relaciones Públicas que tengan los propios directivos y de la importancia que concedan a la función. incluso cuando ya se cuenta con la infraestructura interna para cubrir todas las necesidades de la organización. El 50% de las 300 empresas más grandes de Estados Unidos combinan los servidores de su departamento de Relaciones Públicas con los una firma asesora.. Es conveniente que se inicie un departamento interno con un encargado y ayuda secretarial.Actualmente. para estas acorde con los esquemas de desarrollo organizacional. recursos económicos de la organización. Hoy día es práctica común la de complementar el trabajo de un área interna con el de un servicio de consultoría. Se optó por asignar tales tareas a firmas consultoras especializadas en la materia. La conveniencia de utilizar los servicios de un asesor externo o consultor especialista en la materia. Este rápido crecimiento se revela por el hecho de que en 1936 sólo el 3% de las empresas más grandes de Estados Unidos contaba con un área de Relaciones Públicas. En prácticamente todos los organismos oficiales de Estados Unidos y de los países más desarrollados. tamaño e importancia de los públicos incluidos. Las ventajas y desventajas de emplear estos servicios se pueden resumir de la siguiente manera: Ventajas: 1. aun cuando el encargado del departamento supervise todas las actividades de Relaciones Públicas. 2. y las funciones que se pretenda realizar. En la medida en que la actividad se institucionalice en la organización. vive al margen de ella. El proceso de incorporación de las Relaciones Públicas como función de la organización. Esto lo vuelve objetivo. tomando en cuenta la complejidad de las mismas. suele ser un buen apoyo para la toma de decisiones.. se cuenta con áreas para el desarrollo de esta actividad. casi la totalidad de las 300 empresas más grandes de Estados Unidos (el 90%) cuentan con un área o departamento de Relaciones Públicas. se inició cuando estas actividades se desarrollaban en diferentes departamentos. en función de la complejidad de los problemas que se enfrentan.Para una organización pequeña es más económico contratar un servicio externo que personal de planta. Los criterios para determinar el tamaño y los recursos que deben asignarse al área de Relaciones Públicas. radica en que la visión de un experto que enfoca los problemas desde fuera de la misma. su consejo no se guía por influencias internas. Esta persona deberá apoyarse en una agencia consultora y en varios proveedores de servicios.. De esta forma se economiza y se abre la posibilidad de convertir al departamento en un área de servicio para toda la organización. estructura orgánica de la empresa. es recomendable dotar al departamento de la infraestructura necesaria para producir internamente los materiales que se requieren con frecuencia. según cifras de la Public Relation Society of América.9. algunas de ellas se realizarán por medio de proveedores encontrados por el mismo o por el consultor. 2.4. En este marco.El asesor externo no está inmerso en la problemática de la organización.

implantación y evaluación de programas de comunicación intrainstitucional e interinstitucional y Relaciones Públicas.Son importantes las relaciones de un asesor en los diferentes ámbitos (político. 7.4.. cultural.Tiene una visión desde fuera de la organización..Cuenta con personal de apoyo especializado en eventos que solo se presentan de forma esporádica. adaptables a las necesidades del cliente. Desventajas: 1..Un consultor puede carecer de fuerza suficiente para influir en la Dirección para el cambio de políticas o decisiones. 3..El consultor externo tiene experiencia en la solución de problemas de distintos tipos en diferentes organizaciones.. 5. Muchas firmas enfocan sus servicios hacia la publicidad y la promoción.El asesor tiene un punto de vista más independiente. 5. el consumidor carece de personalidad con suficiente experiencia.Cuenta con importante acopio de datos acerca de los públicos de interés para todo tipo de organizaciones. pues cuanta con varios clientes. 2. más clara como la ven los demás..El uso de un despacho asesor puede interpretarse como falta de seguridad del encargado del departamento interno. el consultor no se familiariza lo suficiente con los problemas de la organización como puede hacerlo un empleado. Elaboración de auditoria de comunicación interna..Los servicios son flexibles. 8. las actividades que deben efectuarse para cumplir con la función son las siguientes: Elaboración de diagnósticos del clima organizacional... Preparación. 10.Cuenta con experiencia en el desarrollo de proyectos especiales. 9. Realización de sondeos de opinión para evaluación de imagen institucional. medios de comunicación. De una u otra forma.. 11. .Su experiencia puede ser limitada en las Relaciones Públicas más especializadas. que cuenca se han presentado en la organización. 6..En ocasiones. 4.. Su acervo no se limita a un área solamente.).En ocasiones. etc. Bajo estos criterios es posible definir la conveniencia de recurrir a un despacho externo para ejercer la función o para actuar como complemento de las actividades desarrolladas en el área de Relaciones Públicas.. Muchos empleados de firmas consultoras pretenden ser todólogos .

etc. mixtas o externas. gacetillas. adquisición. display.- Producción de todas las publicaciones institucionales.). para ser pronunciados durante eventos internos y externos. Producción de todos los apoyos gráficos que requiere la organización (papelería. Asesoría en materia de conducta organizacional. Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento político. Contratación de medios para publicar mensajes publicitarios o institucionales. comunicación y Relaciones Públicas. Relaciones Públicas y comunicación. seguimiento. tanto internas como externas (manuales. Selección.). señalización. folletos instructivos. Control de la membrecía institucional en organismos representativos. Producción de mensajes en medios audiovisuales. revistas internas. etc. al nivel jerárquico más alto de la organización. para los altos niveles de dirección. Producción de los mensajes publicitarios comerciales e institucionales que requiera la organización. - - - - - - - - - - . Preparación. Organización de conferencias de prensa. asignación y distribución de obsequios promocionales e institucionales. económico y social. contratistas o proveedores de servicios de publicidad. Elaboración de comunicados. Elaboración de discursos para los altos directivos. producción. convocatorias o desplegados para su publicación en los medios informativos. Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización. corporativos. informes anuales. y evaluación de campañas de Relaciones Públicas o de publicidad. Obtención de información acerca de las actividades o programas de las diferentes áreas de la organización. Elaboración y actualización permanente del directorio general de públicos de la organización. Preparación y seguimiento del programa de donativos institucionales. Monitoreo de medios de comunicación para detectar información sobre la organización o de interés para la misma. para su difusión interna o externa. Organización de eventos institucionales. tanto internos como externos. Mantenimiento de una relación permanente con organizaciones afines y similares. Supervisión de agencias consultoras.

Un ejemplo de ellos es la adecuada inducción del personal. como función orgánica. pues se integran en un programa armónico. integrarse con la comunidad o proyectarse y estar presente en los medios de comunicación se rijan con un programa integral de Relaciones Públicas. exposiciones. Elaboración de las políticas de comunicación y Relaciones Públicas..9. Las desventajas que esto implica son el gasto excesivo de recursos. En los objetivos que se relacionan con la proyección de la organización y su participación en actividades para el desarrollo comunitario.- Coordinación de la participación en vénetos interinstitucionales.. También es necesario asignar cada una de esas actividades a unidades organizativas específicas. se ha señalado la necesidad de que el área de Relaciones Públicas reporte al nivel jerárquico más alto dentro de la organización. debe estudiarse la estructura interna que se requiere para desarrollarlas. por ello debe depender directamente de la instancia de mayor jerarquía. Es decir. objetivo en el cual coparticipan las áreas de Recursos Humanos y Relaciones Públicas. Por la índole de las actividades. En este caso se encuentran también las funciones jurídicas. principalmente en nuestro país. 2. que no se han integrado en una estrategia de proyección o desarrollo organizacional. esfuerzos de comunicación aislados e inconexos. A pesar de lo anterior. el área de Relaciones Públicas debe ubicarse en un nivel Staff en el organigrama. dirección general. Es común encontrar empresas con departamentos de comunicación interna dependientes de Relaciones Públicas sin relación con las áreas de comunicación interna. para no correr el riesgo de que el área de Relaciones Públicas sea el receptáculo de aquellas tareas que no encuentran acomodo en otras áreas de la organización (como suele suceder). en el cual se promueva la participación de los públicos y los mensajes dirigidos al interior sean homogéneos para adquirir una intención. Por ejemplo. campañas de beneficio social. Un ejemplo . - La realización y/o supervisión de todas estas actividades por parte del área de Relaciones Públicas. Alguno de los objetivos organizacionales son muy específicos y su consecución se encomienda en exclusiva a departamentos especializados.ESTRUCTURA DEL AREA DE RELACIONES PÚBLICAS Una vez determinadas las actividades propias de la función de Relaciones Públicas. su ámbito de operación es la totalidad de la empresa o institución. etc. las función de Relaciones Públicas coparticipa. etc. enfocada a la integración de intereses y a la consecución de los objetivos organizacionales. como ferias. gerencia o secretaría. Es necesario considerar que el área de Relaciones Públicas se crea para coadyuvar con la consecución de los objetivos organizacionales. sea ésta presidencia. la duplicidad de funciones y la falta de efectividad en las acciones. En los objetivos organizacionales encomendados a otras áreas. La tarea de las Relaciones Públicas se limita en este caso a la asesoría en materia de comunicación o Relaciones Públicas a petición del área que participa. Por su función normativa y de asesoría a todas las aéreas de la organización. pero en los cuales hay inmersos de relación con públicos internos o externos. Asesoría para la elaboración y revisión de políticas organizacionales. posibilitará que todas las acciones que realice la organización con el propósito de optimizarla comunicación con sus públicos. Desarrollo de proyectos y normas para identificación gráfica de la organización. todavía no se comprende cabalmente el concepto de función integral por lo cual aún se realizan dentro de las organizaciones. la función de Relaciones Públicas asume totalmente la responsabilidad.5. de relaciones industriales y de desarrollo organizacional.

es recomendable iniciar la operación del área con solo algunos colaboradores y hacerlo crecer en función de las necesidades.000. producción. y empresas medianas que cuentan con una compleja infraestructura para atender sus necesidades en esta materia.de ello sería la elaboración de políticas de pago a proveedores.000 y 3 estaban por debajo de 25. Atención a la prensa. ni del porcentaje que éstos absorben del presupuesto general de la organización. determinadas por la complejidad y naturaleza de los programas por desarrollar. a la cual reportan cuatro Gerencias: información. No existe una regla para determinar cuántos colaboradores deben integrarse a un departamento de Relaciones Públicas. - - GERENCIA DE INFORMACION Elaboración de comunicados. etc. en México no se cuenta con datos estadísticos acerca de los presupuestos destinados a la función. 32 rebasaban los 500. convocatorias o desplegados para su publicación en los medios informativos. Este es un asunto que compete exclusivamente al área de finanzas. es necesario considerar el número de personas que participan en ella y el presupuesto que se requiere para mantenerla en operación y desarrollar las actividades asignadas. Elaboración de políticas de comunicados y Relaciones Públicas. En cuanto al presupuesto que las empresas destinas en Estados unidos a la función.). para los altos niveles de dirección. más aún cuando se cuenta también con el apoyo de una firma consultora. Servicio diplomático. Como se mencionó anteriormente. el 60% de ellas disponían de presupuestos d Relaciones Públicas e superiores a 100. gacetillas. De acuerdo con el listado general de actividades de un área de Relaciones Públicas. Interpretación de la opinión pública y las tendencias del pensamiento político. mencionaremos nuevamente el estudio de la PRSA. Sin embargo. una equivocada política de pagos podría deteriorar la relación con los proveedores. Asesoría para la elaboración y revisión de políticas organizacionales. se propone la estructura tipo de una dirección de Relaciones Públicas. Relación con consultores externos y supervisión de agencias especializadas.000 dólares anuales. - . económico y social. y con ello sus actitudes hacia la organización. Asesoría en materia de conducta organizacional. Existen grandes organizaciones cuyo departamento de relaciones Públicas está apoyado por pocas personas. En la Muestra de 106 empresas. Lamentablemente. Relaciones Públicas y comunicación al nivel jerárquico más alto de la organización. Autoridades. Organización de conferencias de prensa. Para crear un área de Relaciones Públicas dentro de cualquier organización. relaciones internas y relaciones DIRECCION DE RELACIONES PÚBLICAS Coordinación general de las actividades del área. Relaciones en los altos niveles de aquellos sectores de interés para la organización (medios de comunicación.

Control de la membresía institucional en organismos representativos.). Elaboración de discursos para los altos directivos. Preparación. Preparación y seguimiento del programa de donativos institucionales. - - GERENCIA DE RELACIONES INTERNAS Elaboración de diagnósticos del clima organizacional. ya sean de Relaciones Públicas o promovidos por otras áreas. para su difusión interna o externa. de información. revista interna. Organización de vénetos institucionales internos (recreativos. - - - GERENCIA DE RELACIONES EXTERNAS Realización de sondeos de opinión para evaluación de imagen institucional. Mantenimiento de una relación permanente con entidades afines y con todas aquellas de interés para la organización. para ser pronunciados durante eventos internos y externos. etc. Edición de las publicaciones destinadas a públicos externos. Desarrollo de la historia gráfica y documental de la organización. Elaboración y actualización permanente del directorio general de públicos de la organización. asignación y distribución de obsequios promocionales e institucionales. Organización de eventos institucionales externos. implantación y evaluación de programas de comunicación intrainstitucional. - - . culturales . motivacionales y de Relaciones Públicas internas. Elaboración de auditorias de comunicación interna. Monitoreo de medios informativos para detectar información acerca de la organización o de interés para la misma. implantación y evaluación de programas de comunicación interinstitucional y de Relaciones Públicas. de inducción. etc.- Asesoría en medios a todas las áreas de la organización. Contratación de medios para publicar mensajes publicitarios o institucionales. Selección adquisición. Preparación.). Edición de las publicaciones destinadas a públicos internos (manual de inducción. Obtención de información acerca de actividades o programas de las diferentes áreas de la organización.

Relaciones con el Departamento Jurídico El departamento jurídico debe informar acerca de las actitudes y tendencias que predominan en los círculos gubernamentales. etc. . responsabilidad del departamento de Relaciones Públicas mantener una sólida línea de comunicación con esta unidad de asesoría que viene a reforzar la actitud adoptada por el departamento jurídico. etc. cuentas corrientes y contabilidad. . Las Relaciones Públicas proporcionan muchas veces un toque cálido y humano. esta relación pretende ser exhaustiva. Producción de los mensajes publicitarios comerciales e institucionales que requiera la organización. Este experto a menudo puede ser de gran ayuda cuando una demanda judicial ha sido causa de un clima hostil o poco amistoso hacia la empresa. 2.Relaciones con el Departamento de Finanzas La cooperación con el personal del departamento de finanzas debe ser sobre las cuestiones presupuestarias. Producción de mensajes en medios audiovisuales.- Coordinación de la participación en eventos interinstitucionales.6. Producción de todos los apoyos gráficos que requieran la organización (papelería. Preparación. seguimiento y evaluación de campañas de publicidad comercial e institucional..). tanto como el de Relaciones Públicas que posee la fuerza general más importante para ayudar a todas las unidades a funcionar como un solo ente en el análisis final. tanto internas como externas. y por ende conseguir de los asesores jurídicos que revisen todas las comunicaciones que impliquen cuestiones legales referidas a la actividad de la empresa.RELACIONES INTERDEPARTAMENTALES Quizá no hay ningún otro departamento que participe en la integración general de las actividades internas y externas de la empresa. Desarrollo de proyectos y normas para identificación gráfica de la organización. exposiciones. como ferias. no requieren realizar algunas de las tareas listadas en la enunciación de actividades por área. GERENCIA DE PRODUCCION Producción de todas las publicaciones institucionales. El experto en Relaciones Públicas puede y debe formular preguntas pertinentes tanto a la alta dirección como al asesor. producción. - - - Algunas organizaciones. señalización. con miras a proporcionar elementos para la creación de un área integral de Relaciones Públicas en cualquier organización. El departamento de Relaciones Públicas no debe obrar como portavoz legal de la firma. Las cuestiones legislativas cambian con cada nuevo giro político y con frecuencia. etc.9. tesorería. por su giro o características especiales. display.. Constituye pues. . esto es probablemente el servicio más importante que las Relaciones Públicas ofrece a la organización. Sin embargo.

preparando para tal fin folletos especiales que estimulan a las personas a entrar a formar parte de la empresa. en las relaciones personales. cuanto se dice en un manual. al igual que los abogados muestran cierta propensión a valerse de una terminología técnica profesional.Las Relaciones Públicas en la Correspondencia.Relaciones con el Departamento de Compras El concepto de comprar ha experimentado grandes cambios en años recientes. especialmente cuando se efectúan deducciones del sueldo por parte del departamento de contabilidad y cuando a las deducciones no se une una explicación adecuada puede desordenar el ambiente laboral. En algunos casos. El correo es sagrado y jamás debe tocarse. forman expresiones que no tiene cabida en los informes especiales para los trabajadores y que cabe mejorar para que exista un mejor entendimiento. . ello implica algo más que esto. Muchas de ellas son objeto de estudio en el capítulo que se ocupa de las relaciones con el personal. el vendedor tiene derecho a conseguir un beneficio justo y esto no debe olvidarse. Sin embargo. pues existe una falta aguda de información en torno al tema y ello supone que se requiere una investigación en este terreno. Este suele elegir unas cartas de respuesta y hacer sugerencias respecto a cómo debería mejorar su estilo. asegurándose de que las directrices y lo que de ellas se dicen en todas las publicaciones de la empresa resulten consecuentes. los proveedores y los accionistas constituyen público representativo. las que precisan de una explicación. La reputación de un comprador respecto al trato justo entre los vendedores es importante. Los impuestos retenidos y los descuentos aplicados son. pues éstos a menudo van en camino de ocupar elevados cargos directivos. . Los trabajadores también forman parte de esta situación. . Las cartas que exigen una respuesta delicada o poco corriente (guante blanco) suelen ser enviadas al departamento de Relaciones Públicas.Relaciones con el Departamento de Personal Las oportunidades de cooperación para los trabajadores de la empresa son múltiples y variadas.Relaciones con el Departamento de Contabilidad El departamento de Relaciones Públicas puede ayudar con mayor eficacia a contabilidad en las relaciones externas. al crear un buen ambiente comunitario para los trabajadores.El presupuesto del departamento de Relaciones Públicas es muy difícil de preparar. . son elementos adicionales de ayuda a los que es dable acudir . Las directrices sobre personal. varía considerablemente con respecto a lo que se afirma en el órgano social y se asegura en los discursos de los ejecutivos. las demandas recibidas por los estudiantes universitarios que solicitan información general sobre la empresa. especialmente en un mercado dominado por estos últimos. Se ha comprobado que. del cual compras es solo una parte. La nueva función abarca el manejo total de materiales. entre las deducciones. La idea de conseguir el máximo por el mínimo es justo hasta cierto punto. Muchas veces éste no se percata de la importancia que encierran las peticiones recibidas de graduados. las buenas relaciones con los vendedores son importantes en toda empresa y aún cuando la compra se basa en elevado grado. son atendidas casi siempre por el departamento de Relaciones Públicas. Los contadores. Las Relaciones Públicas han coadyuvado a la contratación de mano de obra. el departamento de Relaciones Públicas puede analizar sobre una base de muestreo las cartas recibidas por la empresa. al conjugar el funcionamiento de un sistema de sugerencias. Los estudios sobre moral laboral. es mucho por consiguiente lo que las Relaciones Públicas pueden ofrecer al departamento de compras. tal como se exponen en el manual de funciones. ésta sigue ajustándose s las mismas normas de siempre. Este colabora con elevado grado. y en general al lograr que la comunicación entre dependiente y dirección sea mejor. Los clientes. en la práctica. con frecuencia se hallan sujetas a modificaciones por urgencia del departamento de Relaciones Públicas.

Un director de línea. que la gente sabe muy poco sobre los productos de la empresa. por ejemplo. hacer una gira por la empresa y organizar eventos de entretenimiento.FUNCIONES DE STAFF Y LINEALES La teoría tradicional de la dirección divide una organización en líneas y funciones de Staff. los directores de línea. Los relacionistas públicos son expertos en comunicación. . como el vicepresidente de producción. el departamento de Relaciones Públicas es la unidad indicada para ver. Para poder mejorar las relaciones con la comunidad y el conocimiento que ésta tiene de la organización. realizando recomendaciones y aplicando los programas de comunicaciones. el departamento de Relaciones Públicas puede recomendar a la alta dirección una jornada de puertas abiertas para mostrar a la comunidad sus productos. lleven a la práctica las políticas de la organización. Según la teoría de la empresa. el Staff tiene poca o ninguna autoridad directa.. influye de forma indirecta en el trabajo de los demás a través de sus sugerencias.Relaciones con el Centro de Capacitación Conocedores de todas las áreas funcionales con que cuenta la empresa.9. de acuerdo a las necesidades de cada área. utilizando su formación para la preparación y procesamiento de datos. las Relaciones Públicas constituyen una función de Staff. contactarlas con la escuelas y centros de enseñanza externa por si se necesitara algún profesional o ellos necesiten de algún servicio de la empresa. puede delegar su autoridad. 2. recomendaciones y consejos. establecer los objetivos de producción. contratar trabajadores e influir de forma directa en el trabajo de otras personas. a través de una encuesta a la comunidad. incluyendo al director general. En su lugar.7. Por el contrario. dependen de los relacionistas públicos para que. pueden descubrir. Los miembros del personal de Relaciones Públicas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful