POLITÉCNICO SUPERIOR DE COLOMBIA

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DIPLOMADO EN GESTION DE DOCUMENTOS
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ENSAYO

Importancia de la gestión de documentos y archivos en las organizaciones

de forma digital como una estrategia para mejorar procesos o la

contribución al aprendizaje organizacional y gestión del conocimiento.

La gestión documental abarca cientos de conflictos que se pueden presentar al

interior de una empresa, en relación al manejo y producción de la documentación.

La gestión es la base fundamental que, por medio del análisis organizacional de

cada empresa, determina las necesidades y los baches en cuanto al manejo de la

información, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control

automatizado de la misma.

Es la unión de estrategias y planteamientos que permiten la ejecución organizada,

sistemática y estandarizada para el manejo y control de la documentación

producida y recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas actas,

memorandos, estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario,

pasan a ser registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se

almacenen de la manera correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones

necesarias y por un tiempo prudente. Dentro de esta serie de estrategias se tienen

en cuenta aspectos importantes como la relevancia del documento para las

actividades de la empresa, el tiempo requerido para el almacenamiento de la

información y las categorías a la que ésta hace referencia.

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Es importante que las organizaciones cuenten en primera instancia con un sistema

de gestión documental. Cada sistema en las organizaciones debe velar por el ciclo

de gestión, primero dónde nace y quiénes generan los documentos, para luego

pasar por el procesamiento, almacenamiento y generación a través de flujos de

información.; con vistas a ser transmitida por los propios recursos humanos de la

organización como conocimiento explícito. (Chávez & Pérez, 2012, p. 227)

Según Burk y Horton (1988) los principales objetivos de la gestión de la

información son maximizar el valor y los beneficios derivados del uso de la

información, minimizar el costo de adquisición, procesamiento y uso de la

información. Por tanto, la gestión documental tiene un papel importante al permitir

la administración de los documentos en los cuales reposa ese conocimiento tanto

en medio físico como digital.

De este modo la gestión documental se convierte en una norma empresarial y así

mismo en un hábito que se mantendrá con los años. Asi que es elemental tener en

cuenta que la gestión documental le permite a la empresa:

 Ahorrar gastos.

 Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.

 Mejorar la productividad.

 Mejorar el acceso a la información.

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 Preservar los documentos con mayor control y seguridad.

 Liberar espacio innecesario de almacenamiento.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

 https://www.politecnicosuperior.com.co/campus/pluginfile.php/745108/mod_

resource/content/3/Guia%20Didactica%204-GDA%20%28f%29.pdf
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