GESTIÓN

INTEGRAL II
U2 Área de conocimiento de la
gestión de las comunicaciones
y adquisiciones del proyecto.

S3 Desarrollo de gestión de
las comunicaciones del
proyecto.
GESTIÓN INTEGRAL II S3 | DESARROLLO DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Desarrollo de gestión de las comunicaciones del proyecto 3

ÍNDICE
 La gestión de las comunicaciones del proyecto hace relación a las actividades
necesarias a definir, para identificar las necesidades de comunicación del proyecto
junto con los atributos de estas en relación con interesados, responsables, medios
de comunicación y demás. Sin embargo, estas definiciones que hacen parte del
grupo de procesos de planeación de proyectos, no basta para asegurar que las
comunicaciones sean efectivas dentro del ámbito del proyecto, por lo cual procesos
de gestión y control de las comunicaciones deben ser ejecutados con el fin de
garantizar que las comunicaciones definidas sean no solo realizadas, sino que
los objetivos de cada comunicación sean alcanzados por encima de los factores
ambientales existentes entre los interesados del proyecto, cultura, idioma, nivel
organizacional, perspectivas e intereses y demás.

La necesidad de comunicar está presente en todas las actividades involucradas

en el proyecto tanto respecto a los entregables y su estado de progreso, como

DESARROLLO DE GESTIÓN
a la gestión de proyectos aplicada para alcanzar los objetivos propuestos. Las
personas involucradas como parte del equipo de proyecto o interesados dentro
de las actividades del día a día tienen que comunicarse para desarrollar las áreas
o entregar feedback sobre sus compromisos. Toda esta información que circula

DE LAS COMUNICACIONES
referente al proyecto debe ser gestionada apropiadamente ya que la misma debe
ser revisada, validada o descartada para garantizar el éxito del proyecto.

Adicional a las herramientas y técnicas que se definan en la gestión de las

DEL PROYECTO
comunicaciones del proyecto. El aspecto relacionado a las habilidades blandas de
comunicación es un factor crítico en el momento de realizar las comunicaciones
efectivas dentro del proyecto. Empezando por habilidades relacionadas a escucha
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activa y eficaz, persuasión, motivación negociación, El plan de comunicaciones es dinámico en el ¿cuántos canales hay involucrados? ¿quién se proyecto, se debe gestionar las comunicaciones de tal
manejo de conflictos y otras más. sentido que puede cambiar de acuerdo con la etapa del comunica con quién? ¿quién recibirá la información? forma que permita garantizar los flujos de comunicación
proyecto, normatividad y directrices de la organización. ¿cómo se distribuirá la información? ¿quién distribuirá entre los diferentes interesados de acuerdo con lo
La planificación de las comunicaciones involucra la información? ¿qué tecnología se empleará? y ¿cuál planificado, resolviendo aspectos como la recopilación,
no solo definir cuál es la estrategia para suplir los En esta área de conocimientos de la gestión de es la frecuencia de las comunicaciones? creación, distribución, almacenamiento, disposición
requerimientos de los diferentes interesados del las comunicaciones, la gestión de interesados está y control de la información, que del proyecto se esté
proyecto, sino que también involucra asegurar que la relacionada estrechamente y permite identificar a través Así como aspectos de la gestión del conocimiento gestionando de manera correcta y adecuada.
información se entregue de manera oportuna y a través de la inclusión de los interesados clave, las directrices,referentes a ¿dónde se debe almacenar la información?
del medio definido para esta. prácticas, y procedimientos que deben ser tenidos en ¿en qué formato se debe almacenar la información? y Lo anterior implica la selección adecuada o mejora
cuenta en la definición del plan de comunicaciones, así ¿cómo se puede recuperar la información? de la tecnología, procesos y técnicas que permitan
El plan de comunicaciones debe responder a las como los que conocen las estructuras organizativas desarrollar las comunicaciones dentro del proyecto de
necesidades de interacción de los interesados del de las compañías donde se desarrolla el proyecto para Evaluados estos aspectos, se genera el plan de manera oportuna, a la vez que permita el dinamismo
proyecto sobreponiéndose a diferencias entre otras, identificar la gobernabilidad, el servicio, intereses, comunicaciones que hace parte del plan de dirección propio del desarrollo de actividades del proyecto sin
de tipo de interesados, ubicación física o geográfica, adaptación a cambios, gestión de la seguridad y del proyecto en el que se define cómo se ejecutan, se afectar las diferentes variables del mismo.
idioma, cultura y hábitos personales. demás factores ambientales referentes al manejo de realizará seguimiento y almacenan las comunicaciones
información y medios de comunicación. del proyecto. Involucrado dentro de este plan, la Dentro de las técnicas, para lograr comunicaciones
tecnología de las comunicaciones que se utilizará para eficaces se debe facilitar oportunidades para
Para definir las necesidades de comunicaciones distribuir la información, teniendo en cuenta factores realimentación e interacción; discernir de acuerdo
dentro del plan de gestión de la comunicación, se debe tales como Urgencia, Disponibilidad y Confiabilidad a las diferentes circunstancias y necesidades del
evaluar entre otros aspectos, temas relacionados a actual de tecnología y garantizar el acceso y facilidad proyecto en momentos de tiempo determinados, cuál
¿qué información necesitan los interesados? ¿quién de uso de la misma. es la forma más efectiva de comunicar (oral, escrita,
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necesita la información y quién está autorizado para informar, formal, etcétera). Manejo adecuado de las
acceder a ella? ¿cuándo necesitarán la información? Los planes de comunicación no solo deben palabras, gestión eficiente de la participación de los
asegurar que la información es generada en el formato interesados requeridos de acuerdo con la naturaleza
preestablecido, sino que debe velar por que la del tema en las reuniones, capacidad de escucha activa
información sea entendida y cumplan con el objetivo de en el equipo del proyecto y aplicación y desarrollo de
la comunicación, para ello, se debe definir de acuerdo habilidades blandas de comunicación, relacionamiento,
con las necesidades, no solo el medio y formato, sino negociación y demás asociadas a la gestión humana.
los procesos de realimentación y control necesarios
para garantizar que el propósito se cumple. Empleando La generación de informes periódicos para
para ellos las herramientas, procesos y procedimientos revalidación de los temas y acuerdos desarrollados
definidos, así como las reuniones establecidas dentro en el proyecto, estado de los entregables, tiempo
del plan para gestionar de manera eficiente las y costos del proyecto, riesgos y demás aspectos de
comunicaciones. Una de las reuniones comúnmente la gestión de proyectos, permitirá generar y conocer
utilizadas como recurso de comunicación , es la reunión adicional al estado del proyecto, lo que se requiere de
de inicio o kickoff, en la cual se reúne a los interesados los interesados del proyecto, actividades en desarrollo,
del proyecto para comunicar los objetivos del mismo próximos pasos a iniciar, entre otros muchos temas;
y detalles definidos para lograr afianzar el proyecto e estos informes de desempeño pueden variar su formato
involucrar de forma eficiente los recursos del mismo de acuerdo a los factores ambientales del proyecto,
sobre un mismo objetivo. buscando con esta información no solo mantener
informados a los interesados sino motivarlos en su
Una vez ha sido definido el plan con el cual se participación hacia el proyecto.
realizarían la gestión de las comunicaciones dentro del
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Asegurar la gestión de las comunicaciones, hace

referencia al proceso de monitorear las comunicaciones
definidas dentro del plan de comunicaciones del
proyecto, con el objetivo de validar que las mismas
respondan a las expectativas de información que
los interesados tienen sobre el proyecto. Evalúa la
eficiencia del plan de gestión de las comunicaciones
en relación con los interesados del proyecto. a través
de la evaluación de las comunicaciones efectuadas
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y almacenadas en el PMIS (sistema de información
para la dirección de proyectos), la calidad de los
datos contenidas en estas y grado de interacción y
satisfacción con los interesados objeto del plan de
comunicaciones y evaluación de la efectividad de los
mecanismos de comunicación aplicados al proyecto
de acuerdo con las condiciones actuales. Este tipo de
seguimiento y control permite evidenciar aspectos de
mejora o cambio en las actividades definidas dentro del
plan de comunicaciones para aumentar la efectividad
e impacto de las comunicaciones para la consecución
de los objetivos del proyecto.