ENSAYO

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Angela Yaneth Manrique Trejos

Cod: 2304610

ORGANICACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CURSO VIRTUAL
SENA
Mi percepción de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series
con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las
unidades administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus
funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO

HISTÓRICO O PERMANENTE

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de

la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las
entidades. Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24
expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del
Estado elaborar y adoptar.

Las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos

* Empresas Social del Estado

* Industriales y comerciales del Estado

* Empresas de Economía Mixta

* Entidades descentralizadas indirectas

* Unidades administrativas especiales

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial

tales como:

* Comunas y/o Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República

* Cámara de Representantes

* Asambleas Departamentales

* Concejos municipales
Los Organismos de Control:

* Personería

* Contraloría

* Procuraduría

* Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes

* Consejo de la Adjudicatura

* Fiscalía

* Juzgados.

Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad

productora para identificar

Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La

presentación, aprobación,

Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de

la información.

Racionalizan la producción documental, üPermiten brindar un servicio eficaz y

eficiente

Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de

documentos históricos.

Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos

administrativos

Archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su

aprobación.

4. Aplicación

5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.