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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

1. OBJETIVO

Describir el procedimiento para realizar las compras en la organización, con el fin de cumplir las
especificaciones requeridas.

2. ALCANCE

Aplica desde que se detecta la necesidad del producto, insumo o servicio hasta la entrega de
los mismos al interesado.

3. DEFINICIONES

No Aplica

4. CONDICIONES GENERALES

• La solicitud de compra se recibe de lunes a viernes.


• Realizar las compras únicamente a los proveedores aprobados.
• Para cada contrato, en la primera compra se solicitan mínimo dos (2) cotizaciones, de la
segunda en adelante solo se solicita una cotización siempre y cuando sea al mismo
proveedor.
• Todas las compras son autorizadas por el Gerente.
• Tener como mínimo dos (2) proveedores aprobados de materiales, insumos y servicios,
entre otros.
• El formato Informe de Inspección en Recepción RMGCOFO-04 se hace a las compras
críticas para la prestación del servicio.

5. DESARROLLO

Actividad Responsable Documento de Referencia


1. Recibir del responsable de cada proceso la
Asistente de Análisis de Compra
Solicitud de Compra, en forma verbal o por
Sistemas. RMGCOFO-01
escrito.
2. Registrar la solicitud que se reciba
Asistente de Análisis de Compra
verbalmente y verificar que la información
Sistemas. RMGCOFO-01.
este completa y legible.
Asistente de
Listado de proveedores
3. Elegir el (los) proveedores Sistemas y/o
RMGCOLI-01.
Ingenieros.

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Asistente de
Análisis de Compra
5. Solicitar las cotizaciones necesarias Sistemas y/o
RMGCOFO-02.
Ingeniero.
6. Presentar al Gerente las cotizaciones
Asistente de Análisis de Compra
correspondientes con la solicitud de compra
Sistemas. RMGCOFO-01
adjunta para el análisis y aprobación.
7. Diligenciar completamente el formato
Análisis de Compra y verificar telefónicamente Asistente de Análisis de Compra
con el proveedor los productos o servicios Sistemas. RMGCOFO-01
requeridos.
Análisis de Compra
RMGCOFO-01
8. Recibir, verificar y registrar las compras con Asistente de
Inspección de Materiales e
lo establecido en el Análisis de Compra y/o el Sistemas y/o
Insumos RMGCOPL-01
plan de inspección de materiales e insumos. Ingeniero.
Informe de Inspección en
recepción RMGCOFO-04
9. Informar al proveedor en caso de Asistente de
Novedades del Proveedor
presentarse una no conformidad en la Sistemas y/o
RMGCOFO-08
recepción. Dejar registro de ello. Ingeniero
10. Entregar la compra al responsable de
Asistente de
cada proceso y la factura al encargado de N.A.
Sistemas
generar los pagos.

6. ANEXOS

No Aplica

7. APROBACIONES

Revisó: Aprobó:

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