Sistema de Análisis y Desarrollo SYSCOMARKET

“Sistema de control para mercados”

Víctor Manuel Ortíz Tacuma

Jhon Sebastián Espinosa Muñoz

Juan Sebastián Malaver Mateus

Juan David Álvarez Salamanca

Bogotá D.C. Agosto 2020

Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

2142633- A
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Tabla de contenido

Introducción…………………………………………………………………………………...3

Objetivos……………………………………………………………………………………....4

Planteamiento del problema……………………………………………………………….......5

Justificación…………………………………………………………………………………....6

Alcance del proyecto…………………………………………………………………………..7

Impactos…………………………………………………………………………………….....8

Cronograma...……………………………………………………………………………….....9

Fase 1: Análisis…..…………………………………………………………………………..10

Referentes....………………………………………………………………………………….17

Anexos….....………………………………………………………………………………….18
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Introducción

SYSCOMARKET nace en base a la necesidad que se pudo encontrar en el supermercado

“autoservicio OEG”; el cual se dedica a la venta y distribución de insumos y víveres para el

hogar en el sector de Prado Veraniego en la ciudad de Bogotá. La falta de un sistema de

información que brinde un adecuado control y gestión de inventarios, llevar un control de las

ventas diarias, control de pedidos y la gestión de los domicilios nos lleva a implementar una

solución como SYSCOMARKET.

Este sistema permitirá al supermercado realizar todas las funciones ya mencionadas de una

forma sencilla e intuitiva con el fin de facilitar los procesos y de estar un paso más allá de su

competencia al estar aliado con la tecnología que traerá como beneficios la automatización de

procesos, desarrollados de una manera más ordenada y de fácil acceso para las personas que

lo requieran.
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Objetivos

Objetivo general

Crear e implementar un sistema de información que cubra las necesidades requeridas por
el cliente (automatización y organización de procesos).

Objetivos específicos

● Recolectar la información necesaria con el uso de la entrevista y la observación

directa para la gestión e implementación del sistema de información que el establecimiento

requiere, para así conocer los procesos y comprender la forma de agilizarlos.

● Planear la construcción del sistema de información sencillo y de fácil comprensión

por parte del cliente para la automatización de sus procesos como finalidad, por medio de

diagramas MER y diagrama de clases.

● Desarrollar el sistema de información requerido por el cliente utilizando PHP,

JavaScript CSS, HTML para la interfaz y MySQL base de datos.

● Implementar pruebas del sistema de información desarrollado para encontrar fallas y

eventualmente dar solución a estas de manera segura, verificando su buen funcionamiento y

el adecuado cumplimiento de los requerimientos del cliente.

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Planteamiento del problema

Se han venido presentando varios inconvenientes dentro de los procesos y actividades que

maneja actualmente el establecimiento “autoservicio OEG”, afectando las ventas, procesos de

almacenamiento y distribución. Se puede evidenciar que hace falta un mejor control en el

inventario, ya que hay productos que tienen mucha oferta y poca demanda y se convierte en

un problema mayor, debido a que ocupa más almacenamiento del requerido; por parte de

ventas, al realizar los domicilios no se tiene un manejo y un seguimiento adecuado de los

productos solicitados por el cliente y llega a generar inconvenientes con las personas que

componen el establecimiento, además, puede provocar desagrado por parte del cliente al

punto de preferir otro supermercado.

¿Será posible que SYSCOMARKET cumpla con solucionar la problemática que el cliente

dueño del supermercado “autoservicio OEG” requiere?

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Justificación

Teniendo en cuenta las problemáticas planteadas por el cliente, al implementar este sistema

de información, se empezará a dar solución a las falencias con la automatización y

sistematización de procesos para que estos sean, ágiles, eficaces, sencillos, rápidos y así

adaptarse a una nueva estructura y funciones, que, no serán difíciles de utilizar, una interfaz

amigable con el ojo humano y, por supuesto, el beneficio de estar aliado a la tecnología. Por

otro lado, los clientes de “autoservicio OEG” contarán con una mejor experiencia debido a

que van a encontrar en su supermercado de preferencia, orden, facilidad para encontrar los

productos debido a una mejor distribución de ellos y la agilidad en el proceso de facturación.

Otro beneficio que otorgará nuestro sistema es notificar a nuestro cliente cuando un producto

esté a punto de agotar existencias para que él pueda tener un mejor control de stock en el

negocio dando así más facilidad a la hora de realizar los pedidos.

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Alcance del proyecto

SYSCOMARKET es un proyecto que tiene como finalidad la sistematización y

automatización de los procesos que se llevan a cabo dentro de una organización, en este caso,

un supermercado, desde la fase de análisis donde se obtendrán los datos e información del

establecimiento y sus empleados con el uso de métodos de obtención de datos como la

entrevista y observación directa con el fin de detectar fácilmente las fallas; siguiendo la fase

de planeación donde el cliente podrá evidenciar más claramente la estructura del sistema de

información por medio de los diagramas de casos de usos, diagramas de flujo, etc donde dará

su aprobación o se realizarán cambios; la fase de ejecución se desarrollará con herramientas

de programación donde se creará el código y su visualización para próximos cambios; por

último, se implementará el sistema en el establecimiento para la realización de pruebas.

Evidentemente este sistema será de utilidad sólo en establecimientos similares al que se

diseño, es decir, supermercados, pero es posible que con cambios sea de utilidad en otro tipo

de establecimientos. El programa se podrá ejecutar en varios dispositivos, principalmente en

los componentes que tiene el establecimiento, en este caso computadores y tablets.

El sistema no está limitado a cambios o actualizaciones, permitiendo así una mejor

flexibilidad y adaptación, lo que ayuda a que el sistema tenga una vida útil más duradera.
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Impactos

En el desarrollo del proyecto se impactara en los siguientes aspectos:

El tecnológico: en donde se va a desarrollar un sistema de información que será capaz de

virtualizar procesos que se llevaban de una manera rudimentaria dentro del establecimiento

con el fin de facilitar y proteger la información para que perdure a través del tiempo, y

agilizar los procesos que demandaban mucho tiempo con el método que anteriormente se

utilizaba.

El económico: con el sistema de información que vamos a implementar dentro del

establecimiento ya que, vamos a ofrecer el producto (sistema de información), el servicio

técnico a un precio accesible para las personas que lo requieran, y por último, un seguimiento

de cerca a las ganancias que puedan experimentar los establecimientos con el producto,

colocando a prueba su credibilidad y funcionalidad en el mercado, compitiendo así con los

demás productos que puedan llegar a presentar similitud con este proyecto.
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Cronograma

Cronograma de trabajo I

Cronograma de trabajo II
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1. Fase 1 Análisis

1.1. Levantamiento de Información

1.1.1 Métodos utilizados

Podemos encontrar dos métodos, los cuales son:

Métodos interactivos: Son aquellos que permiten una interacción directa con el cliente y los

usuarios del sistema de información. En este método se propone trabajar con tres

herramientas básicas: entrevista, cuestionarios y talleres de trabajo de JAD. Para el desarrollo

de este proyecto se utilizará la entrevista.

● Entrevista: Es una conversación dirigida con el propósito de recolectar información.

Podemos encontrar dos tipos de preguntas, las cuales son, abiertas y cerradas.

Abiertas: Es la planeación para solicitar opiniones o explicaciones acerca de un tema en

específico por consultar.

Cerradas: Son las que ofrecen una respuesta en concreto que puede ser muy corta o para un

fin en específico.

Al tener el beneficio de poder realizar la entrevista directamente con el cliente de manera

personal se logra obtener sus criterios, opiniones y sugerencias e información. Principalmente

teniendo un enfoque hacia la importancia de los procesos de facturación y domicilios que se

realizan dentro de “autoservicios OEG”.

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La estructura de la entrevista que se llevará a cabo es embudo (véase anexo 1) ya que se

inician con preguntas generales o abiertas y que se reducen en cerradas.

Métodos discretos: Son aquellos que permiten a los analistas realizar una descripción más

clara y completa de los requerimientos para este método, propone observación, investigación

y muestreo.

● Observación directa: Con la observación se pueden apreciar detalles del comportamiento

humano, de los documentos y del entorno físico en general. Se puede comprender lo que

se lleva a cabo en la realidad , le permite ver las relaciones que existen entre los que

toman las decisiones y los demás miembros de la organización.

Tenemos la facilidad de ingresar al establecimiento para la observación del entorno donde se

quiere realizar el sistema, permitiendo identificar las fallas del actual sistema de inventario,

los procesos que realizan los empleados como la clasificación, ubicación y manejo de los

productos dentro del inventario. Para realizar este proceso hemos creado una lista de chequeo

(véase anexo 2) con una serie de preguntas cerradas y con una casilla de observación
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1.1.2 Análisis del levantamiento de información

Análisis entrevista

A continuación se van a presenciar las preguntas realizadas al dueño del negocio

“autoservicios OEG” y sus respuestas.

ENTREVISTA DIRIGIDA AL PROPIETARIO DE SUPERMERCADO

“Autoservicios OEG”

Objetivo: Recopilar información necesaria sobre la gestión y control de inventarios en la

empresa comercializadora “Autoservicios OEG”, que servirán de sustento para la
propuesta de proyecto.

1. ¿Cómo se toma el pedido cuando se realiza un domicilio?

Rta: El cliente llama vía telefónica al negocio y solicita lo que desea comprar.

2. ¿Cuáles son los datos que van en el recibo de facturación?

Rta: La razón social ,El NIT, Número telefónico, Dirección del establecimiento

3. ¿Cómo se registra un producto en la factura?

Rta: Se registra manual, se crean departamentos de bebidas, lácteos, abarrotes y licores,

cuando llega el producto al punto de pago, se registra en su respectivo departamento.

4. ¿Cuáles son los roles dentro del negocio?

Rta: Orlando Espinosa es el administrador

Adriana Muñoz es la administradora general

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5. Al finalizar el día, ¿tiene algún registro de las ventas?

Rta: Si se lleva un registro, en la noche al hacer el cierre, la registradora bota toda la

venta del día.

6. ¿Cuánto tiempo se invierte a la hora de seleccionar los productos del pedido?

Rta: 1 hora, porque se pregunta cuánto tiempo tiene el producto, si tiene buena rotación,
si en caso de que no se venda le realizan el respectivo cambio.

7. ¿El tiempo implementado en seleccionar los productos del pedido disminuiría con
disponer de un buen inventario?

Rta Si, porque cuando se toma pedido, tiene que ir a ver cuántas cantidades hay del
producto.

8. ¿Qué piensa sobre que el sistema le haga una notificación cuando un producto está a
punto de agotarse?

Rta: Sería un gran plus y una ayuda para nosotros a la hora de realizar inventarios.

9. ¿Cuáles días se hace entrega de los productos por parte de los distribuidores?

Rta: De lunes a sábado.

10. ¿Le gustaría añadir algo para su beneficio e implementarlo en el sistema?

Rta: El sistema realice un arqueo parcial y uno final diario

Después de realizar la entrevista y recolectar la mayor cantidad de información posible para

así desarrollar un mejor producto, el cliente ha manifestado que sería de bastante agrado

reducir sus tiempos a la hora de realizar los pedidos y domicilios teniendo un mejor control

de inventario todo con el fin de agilizar procesos y que estos sean más sencillos. Por otro

lado, hemos evidenciado un problema, y el cliente nos lo ha hecho saber, en la toma de

pedidos ya que pueden existir errores al momento de escribir el producto solicitado y no tener
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presente el número de existencias. También evidenciamos que al cliente le parece bastante

interesante tener una notificación cuando un producto está a punto de agotarse para así

agilizar el proceso de pedidos y decidir si van a solicitar más cantidades que las anteriores

veces.

Esta información nos ayudará a desarrollar mejor nuestra solución, además, tendremos en

cuenta sus sugerencias para así, satisfacer las necesidades del cliente.
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Análisis Observación directa

A continuación se observarán las respuestas de la ficha de observación y sus observaciones:

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Gracias a esta puntual información se pudo evidenciar que no hay una persona encargada de

la totalidad del inventario, lo que genera que el inventario la mayor parte del tiempo no se

encuentra actualizado al momento de los pedidos y ventas, incluyendo problemas con las

peticiones de productos a los proveedores como es el caso de productos de los cuales ya se

tienen unidades y se piden más de manera innecesaria; otro es el manejo de productos que ya

caducaron.

Se muestra que hay un espacio donde se pierde el tiempo realizando el control de las ventas

(arqueo) y a la toma de los pedidos

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Referentes

1. SENA (2020) recuperado el 13 de agosto de 2020, de OA_TecRecDat Recoleccion de

Datos.pdf

2. Universidad Politécnica Salesiana (2015) recuperado el 25 de agosto de 2020, de

https://bit.ly/3lVxChP

3. Universidad Regional Autónoma de los Andes (2018) recuperado el 25 de agosto de

2020, de https://bit.ly/2GHtdPp
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Anexos

Anexo 1. ficha Entrevista

A continuación se van a presenciar las preguntas realizadas al dueño del negocio

“autoservicios OEG” y sus respuestas.

Tabla 1

Preguntas de entrevista
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Anexo 2. Ficha de observación

A través de este método discreto, el cual es la observación directa, no permitimos realizar la

siguiente lista de chequeo con el fin de obtener información acerca del inventario las ventas.

Tabla 2

Recolección de observación I
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Tabla 3

Recolección de observación II