Elaboración de presupuestos.

¿Cómo elaborar un presupuesto?

1. Primer paso, pensar en la necesidad de un presupuesto
2. Segundo paso, saber quiénes participan en la elaboración de este.
3. Tercer paso, establecer los planes operacionales
4. Cuarto paso, cálculos de partidas por categorías.
5. Quinto paso, revisión de las reglas presupuestarias
6. Sexto paso, definición de formatos.
7. Séptimo paso, seguimiento y control, frecuencia de monitoreo.

Premisas fundamentales antes de desarrollar un presupuesto.

Al igual que en todo buen ejercicio de administración de una organización, un buen
ejercicio presupuestario implica claridad de propósito, planificación detallada y
pensamiento considerable.
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en dinero, dinero que
necesita gastarse para conseguir tus actividades planificadas (gasto) y dinero que
necesita generarse para cubrir los costos de finalización del trabajo (ingresos).
Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con fundamento sobre las
necesidades en términos monetarios para realizar el trabajo
Un presupuesto no es:
1. Inamovible
2. Un simple registro de los gastos del pasado año con un 15% de incremento por
partidas
3. Solo un requerimiento administrativo y financiero
4. Un cuadro optimista e irreal del costo real de las cosas.
1. Primer paso, pensar en la necesidad de un presupuesto.
Es una herramienta administrativa esencial, es el timón de un barco sin el que no
se puede zarpar.
 Indica cuánto dinero se necesita para llevar a cabo las actividades.
 Obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de la planificación de
actividades. Obliga a replantearse planes de acción.
 Indica cuando se requerimientos financieros adicionales.
 Permite controlar los ingresos y gastos e identificar fugas de capitales.
 Constituye la base para una buena contabilidad y transparencia financiera.
 Es una herramienta para recibir ingresos de donantes sobre la base de
solicitudes razonables y proyectos bien planificados.

2. Segundo paso, saber quiénes participan en la elaboración del

mismo.
Si el personal es competente para tomar plena responsabilidad de la actividad
financiera de la organización o proyecto, deben participar:

 El director financiero y/o contable.

 El director del proyecto.
 Los directores de departamentos.
En caso de que el personal no cuente con la suficiente confianza como para
elaborar un presupuesto, los miembros de la junta directiva pueden ser implicados.
El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organización. Al final
el personal en su totalidad debe comprender como se ha preparado el
presupuesto, sobre que bases, su importancia y la relevancia de su control y
seguimiento.
Quienquiera que elabore un presupuesto debe:
 Comprender los valores, estrategia y planes de la organización.
 Comprender el significado de rentabilidad y costo-eficiente.
Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.

3. Tercer paso, establecer los planes operacionales.

Los también conocidos como planes de acción o planes empresariales constituyen
los planes para el trabajo real, en un ciclo normal de planificación, la organización
o proyecto empezará con un proceso de planificación estratégica, donde se
estudia el problema que necesita tratarse y el papel específico de tu organización o
proyecto para abordarlo. Esto se relaciona con las actividades reales que se tienen
que emprender para lograr el impacto planificado. De este modo se constituye el
plan operacional, que más tarde a ser presupuestado. No se puede preparar un
presupuesto hasta que se conozca lo que se está planificando.
5. Cuarto paso, cálculos de partidas por categorías.

6. Quinto paso, revisión de las reglas presupuestarias.

No son reglas permanentes, ofrecen una serie de directrices que ayudan a tratar
situaciones habituales.
Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un
presupuesto que proporcione varios años de una misma vez. Aunque lo más
frecuente sea que el presupuesto del año venidero resulte el más preciso, el
pronóstico para los próximos años aporta algún indicio sobre los niveles de
financiación que podrían necesitarse. A menudo se tiene en cuenta cierta reserva
para la inflación de los años posteriores y para las actividades previstas con
posibilidad de cambios.
 Las contribuciones en especie (sin dinero, con mercancías) deben incluirse a
modo de anotación aparte dentro del presupuesto. También se incluyen dentro
de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones de voluntarios a modo de
esfuerzo participativos.
 Algunos gastos que se tiene que calcular pero que se olvidan frecuentemente:
 Costos iniciales.
 Investigación y desarrollo.
 Marketing y relaciones públicas.
 Sustitución de bienes de capital.
Costos de seguimiento y evaluación de proyectos.

7. Quinto paso, revisión de las reglas presupuestarias.

 Los cálculos no hacerlos como meras valoraciones, buscar y fundamentar los
mismos, utilizando todos los métodos a su alcance.
 Guardar bien las anotaciones.
 Dividir el presupuesto del año en trimestres y meses.
 Descentralizarlo por unidades de acción estratégicas y departamentos.

Seto paso, definición de formatos.

Los formatos para su elaboración pueden ser tan amplios como lo es el
presupuesto como concepto de planeación y control de variables, las
organizaciones los establecen en la medida del nivel de detalle que necesiten para
los análisis específicos por áreas.