3.1 Actividades de contextualización e identificación de
conocimientos necesarios para el aprendizaje.
3.1.1 Señor aprendiz, tome como referencia el contenido
audiovisual y realice las siguientes actividades:
https://youtu.be/DLL7z3y_MRc ‘’Preproducción de un evento’’
https://youtu.be/Ho6xhcnyuIw ‘’Etapas de un evento’’
Actividades: Resalte la importancia de la preproducción y realice una
descripción detallada de cada una de las etapas de un evento, puede utilizar imágenes, gráficas para la descripción.
ETAPAS DE UN VENTO: DESARROLLO DE INSTRUCCIONES (briefing): se desarrollan y definen poco a poco los objetivos de nuestro evento, cantidad de asistentes, fecha, sede y características de este. Será un resumen para darte una idea de lo que quiere el cliente, un guion para seguir en los siguientes pasos.
La idea creativa. El público objetivo. La fecha y lugar de celebración. El presupuesto. El programa del desarrollo del evento. Las gestiones con los proveedores. Las acciones durante, antes y después del evento.
ANALISIS DE LOS OBJETIVOS: Aquí se fijan los objetivos de producción. El
proyecto que diseñemos deberá tener coherencia con los objetivos definidos anteriormente. Para ello, es recomendable mantener el contacto con el cliente en todo momento para seguir la filosofía y el mensaje que quiere transmitir.
LISTA DE INVITADOS: Debemos determinar el número y el tipo de invitados
del evento. El envío de las invitaciones y la confirmación de los asistentes.
es importante que aparezca el logotipo, nombre del anfitrión, nombre del
invitado (si es personalizada), lugar del evento, fecha, hora y si se requiere confirmación.
También se puede añadir si deseas un pequeño timing o un mapa de cómo
llegar al lugar de la celebración. INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN ANDRES FAVIAN LOPEZ
COMO ELEGIR LUGAR Y FECHA DEL EVENTO: Es importante elegir la
fecha y el lugar. Escoger una fecha favorable que no coincida con días especiales como festivos, partidos de futbol, etc. Analizaremos las dimensiones, los accesos, normas de funcionamiento, espacio de almacenaje…del lugar para que sea el adecuado. Además, debemos tener en cuenta que sea un sitio que transmita el mensaje que queremos para nuestro evento.
ELABORACION DE PRESUPUESTO Y PATROCINADORES: En esta fase
necesitamos saber que material nos hace falta: micrófonos, equipos de música, mesas, asientos, proyectores…etc. Debemos tener proveedores para todo lo que necesitamos tanto en material técnico, como catering, decoración, seguridad…y dejarlo todo bien cerrado antes del evento. Y tener un plan b por si algún proveedor nos falla.
Cuando tengamos seleccionados nuestros proveedores, el lugar, montaje y
desmontaje, cartelería, comunicación, personal…podemos empezar a estimar el presupuesto que vamos a necesitar.
Es importante también la búsqueda de patrocinadores para el evento. Una
forma sencilla es intercambiando servicios con ellos o elaborar un plan de beneficios para ellos si contribuyen económicamente.
COMO PROMOCIONAR UN EVENTO: Tras tener todos estos pasos, es hora
de dar a conocer nuestro evento. Preparar cartelería, anuncios en redes sociales, medios de comunicación, visita a patrocinadores…
Crea tu propio hashtag y explota las redes sociales con post y fotografías de las preparaciones, y si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad en Facebook, Twitter, Instagram o Google AdWords.
PUESTA EN ESCENA: se llevará a cabo todo lo planificado en el pre-evento.
Para ello realizaremos una reunión previa con todo el personal para que todo este coordinado. Es recomendable realizar varios ensayos antes de la celebración.
ORGANIGRAMA Y CRONOGRAMA: Debemos tener en cuenta el
organigrama del equipo de producción tener un cronograma de actividades con todas las actividades que se van a llevar a cabo y la hora exacta de principio a final.
EVALUACION DE LOS RESULTADOS: Una de las opciones para evaluar
nuestro evento será enviar encuestas de satisfacción a los participantes, que puede realizarse online. INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN ANDRES FAVIAN LOPEZ
AGRADECIMIENTOS: Dedica tiempo a agradecer a todo el equipo implicado,
asistentes, medios de comunicación…Y facilita el dossier del evento a los medios de comunicación.
REVISAR LAS REDES SOCIALES: Se hace una revisión de todas las redes sociales siguiendo tu hashtag para realizar un reporte de la actividad online.
ELABORACION DE REPORTES Y SUGERENCIAS: Finalmente, tras evaluar
los resultados obtenidos del evento, sacaremos las conclusiones para transmitírselas al cliente.
3.2.2 Consulte las nuevas tendencias en cuanto a la producción de
eventos, Logística, Infraestructura, montaje, sonido y realice un pequeño informe destacando sus características.
EVENTOS SOSTENIBLES Y ECOLOGICOS: La organización de eventos
sostenibles es un cometido prioritario desde hace varios años atrás. Y seguirá siéndolo hasta que se consiga el objetivo final: reducir al máximo el impacto medioambiental durante la celebración del acontecimiento.
USO DE LOS DATOS COMO CLAVE PARA TOMAR DECISIONES: Los datos son una herramienta muy valiosa que permite a los organizadores obtener una mayor información realizando análisis predictivos.
Entre las principales ventajas destacan: Poder estimar cuantos asistentes acudirán al siguiente evento, estudiar el grado de satisfacción en ediciones pasadas, la observación del comportamiento y opinión del público en tiempo real, entre otros.
SERVICIO DE CARGA PARA LOS ASISTENTES: Satisfacer las necesidades de los
asistentes es una de las tareas que los organizadores buscan lograr para mejorar la experiencia del usuario en su evento. El uso de las nuevas tecnologías es un manera eficaz, moderna e innovadora de ofrecer un servicio de calidad al público presente.
LA GAMIFICACION COMO RECURSO PARA AUMENTAR EL ENGAGEMENT: A
pesar de que la gamificación está integrada en las actividades de los eventos desde hace tiempo, aún sigue siendo una de las formas más efectivas y divertidas para crear relaciones sólidas con los participantes. Los planificadores pueden impulsar los objetivos comerciales creando actividades de teambuilding, resolver enigmas o gymkhanas.
MAYOR ACOGIDA DE LAS APLICACIONES PARA EVENTOS: Estas aplicaciones
son utilizadas principalmente para obtener información rápida sobre las actividades que se van a realizar, saber cuáles de ellas son de mayor interés para el asistente, buscar servicios cercanos como hoteles, consultar horarios o simplemente para localizar aquellos puntos más importantes del evento.
DIVERSIDAD E INCLUSION: Esta tendencia está presente una vez más como un asunto a tener muy en cuenta para los organizadores de eventos. El principal objetivo es lograr un espacio que sea totalmente accesible e inclusivo para todo el público. INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN ANDRES FAVIAN LOPEZ
CAPTAR ATENCION CON CONTENIDO ORIGINAL: Nunca antes realizar contenido
original, llamativo y de calidad ha tenido tanta importancia para las marcas como la tiene hoy en día. Es una herramienta que te permite atraer a nuevos clientes, conectar con ellos y diferenciarte de la competencia.
NUEVAS FORMAS DE PROMOCION MARKETING POR GOTEO: Una de las
tendencias para 2020 que aporta una mayor efectividad durante la fase de promoción, es el Marketing por goteo.
Cada vez más, el público es inmune a la publicidad y desconecta con facilidad de
aquella información que no le interesa. Para paliar esta situación, este proceso plantea crear una secuencia de anuncios que permita captar poco a poco la atención del usuario. Por ejemplo: Un primer anuncio donde le presentes el evento, un segundo donde le expliques porqué debería asistir y un tercero donde le invites a visitarlo.
PERSONALIZAR EVENTOS: Hasta los últimos detalles en decoración suman para
mejorar la experiencia del usuario durante la celebración de tu evento. Pero a veces, no es sencillo conseguir ese nivel de personalización. Aquí arrojamos unas cuantas ideas:
ENFONCATE EN TUS ASISTENTES
HAZLO LOCAL OBSEQUIOS A MEDIDA ALTERNATIVAS EN GASTRONOMIA
SEGURIDAD EN LA ORGANIZACIÓN: Al organizar un evento, es de manera
obligada elaborar un plan de seguridad donde se recoja todo lo necesario para paliar cualquier imprevisto que pueda afectar al acontecimiento y a los asistentes.
PREOCUPACION POR EL BIENESTAR: Referente a los eventos, se están
incluyendo diferentes actividades enfocadas al bienestar como, por ejemplo, talleres de meditación y yoga, dinámicas diseñadas a inspirar creatividad y espacios dedicados al descanso.}
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (conceptualización y
teorización).
Señor aprendiz para la siguiente actividad se deben conformar equipos
colaborativos (dos integrantes), recuerden que el trabajo colaborativo es una de las fuentes de conocimiento y sirve para enriquecer la contextualización.
TIEMPOS PARA PREPARAR UN CONCIERTO:
ENTRE 12 Y 6 MESES ANTES:
ESTABLECER LA FECHA: 18 septiembre 2021
ELEGIR EL GENERO DEL CONCIERTO: Popular HACER LISTADO TENTATIVO DE INVITADOS: Concierto libre para todo el publico mayor de 18 años INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN ANDRES FAVIAN LOPEZ
ESTIMAR EL PRESUPUESTO Y ESTABLECER PRIORIDADES:
Para el concierto se estima un presupuesto aproximado de 32 Millones de pesos para realizar en la ciudad de Mocoa Putumayo.
Las prioridades a tener en cuenta son las siguientes:
Valor de las entradas Público objetivo Mínimo de asistentes para la realización del concierto Permisos Lugar de concierto Seguridad Elementos técnicos (lo que necesitan al artista del concierto) SELECCIONAR Y CONTRATAR LA SEDE: el concierto se realizará en el coliseo de INDEPORTES Mocoa Ptyo.
ENTRE 6 Y 3 MESES ANTES:
CONTRATAR PROVEEDORES: seleccionar los proveedores que alquilan el sonido
luces tarima del evento y publicidad. ANIMACION: trasporte del artista invitado pasajes y recorridos al interior de Mocoa PERMISOS: diligenciar los permisos para la realización del evento y venta de licores dentro del show musical. SEGURIDAD: contar con el personal para la seguridad del artista y para el ingreso del público al concierto. DIVISION DE ZONAS VIP, GRADERIA Y GENERAL: se publicará por todos los medios de comunicación los valores y las diferentes zonas para el publico que quiera estar más cerca del artista y disfrutar mejor del evento.
ENTRE 3 Y 1 MES
RESERVAR FECHA PARA EL CONCIERTO: 18 septiembre 2021
DEFINIR EL SONIDO LUCES Y TARIMA: se contratará el personal técnico para la instalación del sonido y luces profesionales y de la misma manera quien va a realizar el montaje de la tarima. VENTA DE BOLETERIRA EN TAQUILLA Y ONLINE: se pondrá a disposición del publico la boletería para su compra al todo publico mayor de 18 años.
ENTRE 15 Y 7 DIAS
REALIZAR PAGOS PENDIENTES: se cancelará pagos pendientes a todos los
implicados en el montaje del evento. DEFINIR Y CONFIRMAR HORARIOS CON LOS PROVEEDORES: se informa las fechas de entrega de los productos equipos y todo lo que lleva en el montaje del concierto. DISTRIBUCION DE LAS ZONAS VIP GRADERIA Y GENERAL: se dividirá el coliseo en 3 zonas donde cada una tiene un valor diferente para disfrutar del concierto
DIA D INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN ANDRES FAVIAN LOPEZ
• Llegar a la sede elegida con la suficiente antelación.
• Receptar, controlar y supervisar todos los elementos que ingresan al lugar del evento. • Reunir al personal e informar con claridad y precisión el cronograma de tareas a desarrollar. DESPUES DEL CONCIERTO: Realizar la evaluación post – evento con el personal de servicio y con el cliente. LIMPIEZA: personal de logística para dejar el sitio igual como se recibió
