Está en la página 1de 6

INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN

ANDRES FAVIAN LOPEZ

3.1 Actividades de contextualización e identificación de


conocimientos necesarios para el aprendizaje.

3.1.1 Señor aprendiz, tome como referencia el contenido


audiovisual y realice las siguientes actividades:

https://youtu.be/DLL7z3y_MRc ‘’Preproducción de un evento’’


https://youtu.be/Ho6xhcnyuIw ‘’Etapas de un evento’’

Actividades: Resalte la importancia de la preproducción y realice una


descripción detallada de cada una de las etapas de un evento, puede
utilizar imágenes, gráficas para la descripción.

ETAPAS DE UN VENTO:
DESARROLLO DE INSTRUCCIONES (briefing): se desarrollan y
definen poco a poco los objetivos de nuestro evento, cantidad de
asistentes, fecha, sede y características de este. Será un resumen para
darte una idea de lo que quiere el cliente, un guion para seguir en los
siguientes pasos.

 La idea creativa.
 El público objetivo.
 La fecha y lugar de celebración.
 El presupuesto.
 El programa del desarrollo del evento.
 Las gestiones con los proveedores.
 Las acciones durante, antes y después del evento.

ANALISIS DE LOS OBJETIVOS: Aquí se fijan los objetivos de producción. El


proyecto que diseñemos deberá tener coherencia con los objetivos definidos
anteriormente. Para ello, es recomendable mantener el contacto con el cliente
en todo momento para seguir la filosofía y el mensaje que quiere transmitir.

LISTA DE INVITADOS: Debemos determinar el número y el tipo de invitados


del evento. El envío de las invitaciones y la confirmación de los asistentes.

es importante que aparezca el logotipo, nombre del anfitrión, nombre del


invitado (si es personalizada), lugar del evento, fecha, hora y si se requiere
confirmación.

También se puede añadir si deseas un pequeño timing o un mapa de cómo


llegar al lugar de la celebración.
INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN
ANDRES FAVIAN LOPEZ

COMO ELEGIR LUGAR Y FECHA DEL EVENTO: Es importante elegir la


fecha y el lugar. Escoger una fecha favorable que no coincida con días
especiales como festivos, partidos de futbol, etc. Analizaremos las
dimensiones, los accesos, normas de funcionamiento, espacio de
almacenaje…del lugar para que sea el adecuado. Además, debemos tener en
cuenta que sea un sitio que transmita el mensaje que queremos para nuestro
evento.

ELABORACION DE PRESUPUESTO Y PATROCINADORES: En esta fase


necesitamos saber que material nos hace falta: micrófonos, equipos de música,
mesas, asientos, proyectores…etc. Debemos tener proveedores para todo lo
que necesitamos tanto en material técnico, como catering, decoración,
seguridad…y dejarlo todo bien cerrado antes del evento. Y tener un plan b por
si algún proveedor nos falla.

Cuando tengamos seleccionados nuestros proveedores, el lugar, montaje y


desmontaje, cartelería, comunicación, personal…podemos empezar a estimar
el presupuesto que vamos a necesitar.

Es importante también la búsqueda de patrocinadores para el evento. Una


forma sencilla es intercambiando servicios con ellos o elaborar un plan de
beneficios para ellos si contribuyen económicamente.

COMO PROMOCIONAR UN EVENTO: Tras tener todos estos pasos, es hora


de dar a conocer nuestro evento. Preparar cartelería, anuncios en redes
sociales, medios de comunicación, visita a patrocinadores…

Crea tu propio hashtag y explota las redes sociales con post y fotografías de
las preparaciones, y si lo ves necesario puedes recurrir a publicidad en
Facebook, Twitter, Instagram o Google AdWords.

PUESTA EN ESCENA: se llevará a cabo todo lo planificado en el pre-evento.


Para ello realizaremos una reunión previa con todo el personal para que todo
este coordinado. Es recomendable realizar varios ensayos antes de la
celebración.

ORGANIGRAMA Y CRONOGRAMA: Debemos tener en cuenta el


organigrama del equipo de producción tener un cronograma de actividades con
todas las actividades que se van a llevar a cabo y la hora exacta de principio a
final.

EVALUACION DE LOS RESULTADOS: Una de las opciones para evaluar


nuestro evento será enviar encuestas de satisfacción a los participantes, que
puede realizarse online.
INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN
ANDRES FAVIAN LOPEZ

AGRADECIMIENTOS: Dedica tiempo a agradecer a todo el equipo implicado,


asistentes, medios de comunicación…Y facilita el dossier del evento a los
medios de comunicación.

REVISAR LAS REDES SOCIALES: Se hace una revisión de todas las redes
sociales siguiendo tu hashtag para realizar un reporte de la actividad online.

ELABORACION DE REPORTES Y SUGERENCIAS: Finalmente, tras evaluar


los resultados obtenidos del evento, sacaremos las conclusiones para
transmitírselas al cliente.

3.2.2 Consulte las nuevas tendencias en cuanto a la producción de


eventos, Logística, Infraestructura, montaje, sonido y realice un pequeño
informe destacando sus características.

EVENTOS SOSTENIBLES Y ECOLOGICOS: La organización de eventos


sostenibles es un cometido prioritario desde hace varios años atrás. Y seguirá
siéndolo hasta que se consiga el objetivo final: reducir al máximo el impacto
medioambiental durante la celebración del acontecimiento.

USO DE LOS DATOS COMO CLAVE PARA TOMAR DECISIONES: Los datos
son una herramienta muy valiosa que permite a los organizadores obtener una mayor
información realizando análisis predictivos.

Entre las principales ventajas destacan: Poder estimar cuantos asistentes acudirán al
siguiente evento, estudiar el grado de satisfacción en ediciones pasadas, la
observación del comportamiento y opinión del público en tiempo real, entre otros.

SERVICIO DE CARGA PARA LOS ASISTENTES: Satisfacer las necesidades de los


asistentes es una de las tareas que los organizadores buscan lograr para mejorar la
experiencia del usuario en su evento. El uso de las nuevas tecnologías es un manera
eficaz, moderna e innovadora de ofrecer un servicio de calidad al público presente.

LA GAMIFICACION COMO RECURSO PARA AUMENTAR EL ENGAGEMENT: A


pesar de que la gamificación está integrada en las actividades de los eventos desde
hace tiempo, aún sigue siendo una de las formas más efectivas y divertidas para crear
relaciones sólidas con los participantes. Los planificadores pueden impulsar los
objetivos comerciales creando actividades de teambuilding, resolver enigmas o
gymkhanas.

MAYOR ACOGIDA DE LAS APLICACIONES PARA EVENTOS: Estas aplicaciones


son utilizadas principalmente para obtener información rápida sobre las actividades
que se van a realizar, saber cuáles de ellas son de mayor interés para el asistente,
buscar servicios cercanos como hoteles, consultar horarios o simplemente para
localizar aquellos puntos más importantes del evento.

DIVERSIDAD E INCLUSION: Esta tendencia está presente una vez más como un
asunto a tener muy en cuenta para los organizadores de eventos. El principal objetivo
es lograr un espacio que sea totalmente accesible e inclusivo para todo el público.
INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN
ANDRES FAVIAN LOPEZ

CAPTAR ATENCION CON CONTENIDO ORIGINAL: Nunca antes realizar contenido


original, llamativo y de calidad ha tenido tanta importancia para las marcas como la
tiene hoy en día. Es una herramienta que te permite atraer a nuevos clientes, conectar
con ellos y diferenciarte de la competencia.

NUEVAS FORMAS DE PROMOCION MARKETING POR GOTEO: Una de las


tendencias para 2020 que aporta una mayor efectividad durante la fase de promoción,
es el Marketing por goteo.

Cada vez más, el público es inmune a la publicidad y desconecta con facilidad de


aquella información que no le interesa. Para paliar esta situación, este proceso plantea
crear una secuencia de anuncios que permita captar poco a poco la atención del
usuario. Por ejemplo: Un primer anuncio donde le presentes el evento, un segundo
donde le expliques porqué debería asistir y un tercero donde le invites a visitarlo.

PERSONALIZAR EVENTOS: Hasta los últimos detalles en decoración suman para


mejorar la experiencia del usuario durante la celebración de tu evento. Pero a veces,
no es sencillo conseguir ese nivel de personalización. Aquí arrojamos unas cuantas
ideas:

 ENFONCATE EN TUS ASISTENTES


 HAZLO LOCAL
 OBSEQUIOS A MEDIDA
 ALTERNATIVAS EN GASTRONOMIA

SEGURIDAD EN LA ORGANIZACIÓN: Al organizar un evento, es de manera


obligada elaborar un plan de seguridad donde se recoja todo lo necesario para paliar
cualquier imprevisto que pueda afectar al acontecimiento y a los asistentes.

PREOCUPACION POR EL BIENESTAR: Referente a los eventos, se están


incluyendo diferentes actividades enfocadas al bienestar como, por ejemplo, talleres
de meditación y yoga, dinámicas diseñadas a inspirar creatividad y espacios
dedicados al descanso.}

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (conceptualización y


teorización).

Señor aprendiz para la siguiente actividad se deben conformar equipos


colaborativos (dos integrantes), recuerden que el trabajo colaborativo es una de
las fuentes de conocimiento y sirve para enriquecer la contextualización.

TIEMPOS PARA PREPARAR UN CONCIERTO:

ENTRE 12 Y 6 MESES ANTES:

ESTABLECER LA FECHA: 18 septiembre 2021


ELEGIR EL GENERO DEL CONCIERTO: Popular
HACER LISTADO TENTATIVO DE INVITADOS: Concierto libre para todo el publico
mayor de 18 años
INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN
ANDRES FAVIAN LOPEZ

ESTIMAR EL PRESUPUESTO Y ESTABLECER PRIORIDADES:


Para el concierto se estima un presupuesto aproximado de 32 Millones de pesos para
realizar en la ciudad de Mocoa Putumayo.

Las prioridades a tener en cuenta son las siguientes:


 Valor de las entradas
 Público objetivo
 Mínimo de asistentes para la realización del concierto
 Permisos
 Lugar de concierto
 Seguridad
 Elementos técnicos (lo que necesitan al artista del concierto)
SELECCIONAR Y CONTRATAR LA SEDE: el concierto se realizará en el coliseo de
INDEPORTES Mocoa Ptyo.

ENTRE 6 Y 3 MESES ANTES:

CONTRATAR PROVEEDORES: seleccionar los proveedores que alquilan el sonido


luces tarima del evento y publicidad.
ANIMACION: trasporte del artista invitado pasajes y recorridos al interior de Mocoa
PERMISOS: diligenciar los permisos para la realización del evento y venta de licores
dentro del show musical.
SEGURIDAD: contar con el personal para la seguridad del artista y para el ingreso del
público al concierto.
DIVISION DE ZONAS VIP, GRADERIA Y GENERAL: se publicará por todos los
medios de comunicación los valores y las diferentes zonas para el publico que quiera
estar más cerca del artista y disfrutar mejor del evento.

ENTRE 3 Y 1 MES

RESERVAR FECHA PARA EL CONCIERTO: 18 septiembre 2021


DEFINIR EL SONIDO LUCES Y TARIMA: se contratará el personal técnico para la
instalación del sonido y luces profesionales y de la misma manera quien va a realizar
el montaje de la tarima.
VENTA DE BOLETERIRA EN TAQUILLA Y ONLINE: se pondrá a disposición del
publico la boletería para su compra al todo publico mayor de 18 años.

ENTRE 15 Y 7 DIAS

REALIZAR PAGOS PENDIENTES: se cancelará pagos pendientes a todos los


implicados en el montaje del evento.
DEFINIR Y CONFIRMAR HORARIOS CON LOS PROVEEDORES: se informa las
fechas de entrega de los productos equipos y todo lo que lleva en el montaje del
concierto.
DISTRIBUCION DE LAS ZONAS VIP GRADERIA Y GENERAL: se dividirá el coliseo
en 3 zonas donde cada una tiene un valor diferente para disfrutar del concierto

DIA D
INTEGRANTES: ADRIANA POLO GUZMAN
ANDRES FAVIAN LOPEZ

• Llegar a la sede elegida con la suficiente antelación.


• Receptar, controlar y supervisar todos los elementos que ingresan al lugar
del evento.
• Reunir al personal e informar con claridad y precisión el cronograma de
tareas a desarrollar.
DESPUES DEL CONCIERTO: Realizar la evaluación post – evento con el
personal de servicio y con el cliente.
LIMPIEZA: personal de logística para dejar el sitio igual como se recibió

GRAFICA DE GANTT

También podría gustarte