Scribd Logo
Cargar

¡Te damos la bienvenida a Scribd!

  • Como Dirigir Reuniones Antony Jay

    Cargado por

    Andres
    79 vistas18 páginas

    Derechos de autor

    © © All Rights Reserved

    Formatos disponibles

    PDF o lea en línea desde Scribd

    ¿Le pareció útil este documento?

    ¿Este contenido es inapropiado?

    Denunciar este documento

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como PDF o lea en línea desde Scribd
    Marcar por contenido inapropiado
    79 vistas18 páginas

    Como Dirigir Reuniones Antony Jay

    Cargado por

    Andres

    Copyright:

    © All Rights Reserved
    Descargue como PDF o lea en línea desde Scribd
    Marcar por contenido inapropiado
    de 18
    COMUNICACION EFICAZ, D EDICIONES DEUSTO Cémo dirigir reuniones ANTONY JAY Resumen seus a nen oe Ou nA RUN puedo sr una pidido de hemp, un aa de sialon un bse {pore ol logy ds los cbsivr del erg isc La rmpooto ren en el ech, cone dem loo, de ve ‘oda dase de corierarconroros pueden dein rr tn de 5 cuso, yon enoresWenics y pricalgicas do ‘viene dige pueden donor ws fies, Gale ola ‘hece drectees para enderenr os casos ese torn fn ls renioes. Etudes nore de lor eurione, tas divrncos ent alos on iomata ytpo, looms do dln ajsvos, ls teolzocon de le preprcivos, el papel dl presdenay cma digi uno eunén para que eign a bjtnos gPon que cexzsnan navnionts, en cniuies aso? ‘PoSjus realmente? Extn un nimevo enor de coms importantes que pude acer pefecmete un indivi tidad, sn constr con sade. Son muchas més a as qe se resuren por medio de una cut, un remoran- my ‘dum, una llamada tlefinica © una simple conversacién entre dos personas. Algunas veces, cinco minutos gastados ‘on seis personas separadamente son mis fics pro- -ductivos que una reunin de media hora con todos ellos junos. CCiertamente, muchas reuniones hacen perder el tem- po todo el mundo, y parece que se celebran por razones hhiseéricas mis que por razones pricticas: muchos comités, ‘exablecidos hace mucho tiempo, no son més que mou rmentos 2 problemas muertos. Probablemente, s¢ les podria ahorrar gran cantidad de tempo a os ejecuivos si cada comité cuviera que plantearse su propia dsolucién ‘una ver al ao tuviera que sometelo a discusi6n cuando ‘exeyese que debia continuar vos doce meses. Aunque este requisto no tuvier ningin oto efecto, como rainimo replanceafa en las mentes de los miembros del comieé el. tema de los fines y objetivas de éste Pero una vez dicho eso, yadmitiendo que el encarga cl estudio de un tema a un eomic# puede se un recurso para diluie La aucoridad, difuminar la responsabilidad y retcasar las deisiones, no puedo negar que las reuniones sarisfacen una necesidad humana profundamente sentids, EL hombre es un animal social. En todas las organizacio- nes y en todas las culturas humanas de las que se iene recuerdo, as personas se reinen en grupos pequeios, en invervalos regulates y feecuentes, yen reuniones eribales» smis grandes, de vez en cuando. Sino exsten reuniones en Jos lugares donde trabajan el sentido de pertenencia de las perionas a la organizaciones para las que tabsjan seré ‘pequefo y, de todos modos, se reunirén formal o infor- rmalménte en asociaciones, sociedades, grupos, dubs ‘bares cuando se termine el trabajo. xa necesidad de celebrar reuniones es, claramente, algo més que un simple legado de nuestro pasado primit- Cina dng reiones 29 vo de cazadores. De vez en cuando, apatece agin teeno- ‘manfaco con la vsin de un ecutive que jams abando- 1a su casa, que controla su empresa con una consola de ensuetio, totalmente electrSnica, dotada de “miliples ‘canaes y de una pantalla y stuada en la sala de estar desu ‘asa. Pero cualquier ejecutivo que haya tenido que hacer fancionar una organizacién contempla esta vsién con ina sontisa que se wansforma répidamence en un bostezo. Exise un mundo de ciends-ficcién y un mundo de realidad humana: y los que viven en el mundo de Ia reali- dad humana saben que la forma de mantenerlo en funcio- nnamiento es pot medio de reuniones cara a cara, Una reu- nién cumple una serie de funciones que n tituidas por los teléfonos, las eleimpresoras, las xerocopia- ddoras, las grabadoras de cina, los monitores de televisin i por ningin otro instrumento cecnolégico dela exevolu- ida de la informacisn. 1c Serf sus- Funciones de una reunién En este punto, comprenderemos mejor el significado de la reuniones si contemplamos lasses funciones prin- cipales que lar reuniones siempre cumplirin mejor que cualquiera de los medioe mis recientes de comunicaciSn: 1, Del modo mas simple y bisico, una reunién define cl equipo, l grupo o la unidad. Las que estén pre- sentes pertenecen a ellos, los que no lo estén, no ppertenecen, Cada cual puede mirat a su alrededor y ppercibic el grupo completo y sencic la idencidad colectiva, de Ia cual forma pare. Tados sabemor quidnes somos: bien sea que estemos en el consejo de Universal International, en el departamento de oy ‘ventas de Flexitube Inc, en el comitt de direccién de la escuela, en ef equipo de fitbol de East Hampron, o en la seccién 0.92 de la 4* compafia del baallén C. 9. La unin eel lugar donde el grupo revisa,actuali- zay actecienta los conocimientos de grupo como tal ‘Cada grupo crea su propio depésito de conocimien- tos, experiencas,juicios, traiciones y costumbres ‘comunes. Pero el depésito consste solamente en lo ‘que los individuos han experimentado o examinado ‘como grupo: es decir, esas cosas que todos los indivi- duos saben que todos los dems saben ambin. Ete depbsito no séla ayuda a todos los miembros areal ‘ar sus tazeas mis intcligentemente, sino que cam- bien aumenta, en gran medi, la apides y eficien- cia de las comunicaciones ence ellos El grupo sabe {que todos los maticesy todas ls connocaciones pre Ssentes en una frase aparecerén inmediatamente con. cdaridad para todos los demés miembros. Puede dejare sin decir una cantidad enorme de cosas que habrfa que explicitar para un exrao. Pero este depésito ncoesita ser refrescado y rlle- nada constantemente y, de ver en cuando, hay que limpiarlo de impurezas. Por lo tanto, un asunto tan simple como el intercambio de la informacién y las ideas que los miembros han adquirido indepen- dientemente desde la iltima reunin es una contti- bucién importante a la fortaleza del grupo. Al int rogar y comentar sobre contribuciones nueva, el grupo realza un proceso digestivo» importante aque extrac lo que tiene valor y desecha el resto ‘Algunos exéloges aman 2 esta capacidad de compart conocimicntos y experencias en el seno de un grupo «mente socials, y a conciben como Cine sigrines 31 luna mente Ginica dispersa entre una serie de cabe- sas. Reconocen que esta emente socials tiene tam- bien un poder cteador especial. Un grupo de perso- ras reunidas puede producie con frecuencia mejo- res ideas, planes y decisions de lo que podria hacer tun individuo aislado, un niimero de individuos si cada cual trabajaraaisladamente. Por supuesto, la reunién puede producir peores resultados, o ningu- ‘9 en absoluto, si se trata de una mala reunién, Sin embargo, cuando la experiencia, el conaci- ‘miento, el juicio, la autorided y la imaginacién ‘ombinadas de media docena de personas se tedinen para watar temas concrete, se consigue mejoraty, algunas veces, tansforrar wna gran cantidad de planes y decisiones, La idea original que una perso- na pueda tener se comprucba, amplifica, rfina y scansforma gracias a la dscusion y al debate (que ‘on frecuencia acian sobre las personas como wna ‘specie de estimulante quimico que les hace rendit mis), hasta el punto de que satisface muchos més requisitos y supera muchas ms objeciones de lo ue lograriaen su forma original. Una reunién ayuda a cada uno de los individuos a ‘comprender tanto el objetivo colectivo del grupo, ‘como [a forma en que su propio trabajo y el de rodos los demés pueden contribuir al éxito dl grupo. ‘Una reunién crea en todos los presentes un com- promiso con las decisiones que se toman y con los ‘objetivos que se persiguen. Una vez que se ha deci- dido algo, la pertenencia al grupo implica I obli- gacién de aceptar la decisién incluso pare quien cestuviera originalmente en contra de ella. La alter- nativa es abandonar el grupo, pera en la préctica ‘aras veces es una opcién significative, En el seno de Jy las organizaciones, la oposicién real als decisiones sucle deberse en un 10% a desscuerdo con la deci- sin, y en un 90% a resentimiento por no haber sido consultado ances de tomarla. Para muchas pet- sonas, respecto a toda case de problemas, basta saber que se han ofdo y consderado sus puntos de vist. Quizd lamenten que no s siguieran étos, pero acepran el resultado. Y¥ del mismo modo quel decsién de cualquice ‘equipo es vinculante para todos los miembros, ls decisiones de una reuniéa de personas siuadas en los nivelessuperiores dela organizacisa leva con- sgo una auoridad més grande que la que toma un jecuivo aisladamente, Es mucho mis dificil desi- fiar una decisin dl comieé de dceccién que una del director general, cuando aca en soltario. La auoridad que cara ala toma de decisones tiene una reunién es de imporancia especial pars hs politics y procedimients a largo plazo. 5. En el mundo de la diteccién empresarial, las eu- niones sa, con Fecuenca, las inicasacasiones en aque el equipo o grupo existe realmente y trabaja como tl ya tnica vex en que el supervisor, ec tivo 0 directivo es pexcbido como Ider del grupo, sds que como el superior del que dependen los individuos. En algunos abajo, el lider dirge asus hombres con su presencia personal; no solamente el lider de un equipo de poceros 0 de una cuadila de albafiles, sino ambign el chef en Ia cocina y el maf- sreen el restaurant, ool encargado en unos alma- cenes, Pero en los centos administratvos grandes, Ja unin dara osemanal eel nico momento en que se veal lider guiando 2 un equipo, y no sim- + plemente ralizando un tabgj. Cine dig rmines 33 6. Una reunin es un tereno de juego de sarus. No sir- ve de nada pretender que ls personas no estin o no debieran esa preocupadas con su status, en elacion, con los otros miembros del grupo, Se trata simple- mente de otra parte dela naturalera humana con la {que tenemos que vivir, No es un hecho iasignifcan- ‘te quela palabra orden signiique: a) jerarqula oseria- ign; (0) instruccién o mandatos y (2) esabilidad y la forma en que deben esearlas cosas, Las es definicio- fe sn aspectns de fa misma idea, qu es indivisible. Dado que una reunién es, con Frecuencia, la Sinica ca én en que los individuos tienen la posbilidad de descu- bir su posicidn relativa, la funcién steeno de juego» es inevible. Cuando un grupo es nucvo, cuando tiene un nuevo lider, © cuando estd compuesto por personas, como jefes de deparcamento, que compicen por ascender y que no trabajan en un equipo nico fuera de la reunisn, es probable que el aspecto de juego de fuerza Figure con mis preponderancia incluso, hasta el punto de dominar las actuaciones, Sin embargo, no suele ser importante en un ‘grupo establecido hace tiempo, que se reine con regularidad. ‘Aunque ls reuniones pueden realizar todas las funcio- nes principales recién descritas, no hay garanca de que las ‘cosas vayan a ser asf en una stuacion deverminada. Es muy posible que una reunién concreta sea una pérdida de tiem- o, un motivo de irrtacin o wn obsefculo para la conse- cin de los objetvos de la organizacion, {Qué dase de reunién? [A pesar de que mi objetivo en este articulo mostrar fos puntos erticos en los cuales funcionan mal la mayor My parte de reuniones, «indica la manera de enderezaras, cdebo trazar algunas distinciones importantes en el tamatfio ¥ tipo de reuniones. [Las reuniones se pueden clasifcar por su tamayio en tres categorlas amplis: (1) Ia asambles: 100 o mis perso nas de ls que se espera que hagan poco més que escuchar al oradoru oradores principales; (2) el consejo 0 junta: 40 10 50 personas que estin bisicamenteallf pare escuchar al ‘orador u oradotes principales, pero que pueden plantear preguntas o hacer comentarios y los que se puede pre- gguntar para que contribuyan con algo de su propia cose- cha, y (3) el comité: hasta 10 (0, como méximo, 12) per- sons, rodas las cuales hablan mis o menos en pie de igual- dad bsjo la dceccidn y el control de un presidente En este artieulo nos vamos a ocupar solo de la reunin tipo ecomités, aunque se le pueda llamar comit, subeo- mité, grupo de estudio, equipo de proyectos, grupo de tra- bajo, consejo, u otra serie de titulos parecidos. Se cata, ‘con mucho, de la reunién més usual en todo el mundo, y ‘quizd te puedan ver en ella as hucllas de I banda de caza, por medio de la cual ha evolucionado nuestra especie. Eset fuera de duda que constituye el grueso de los 11 millones de reuniones que —tal como se ha calculado— tienen lugar todos los dias en los Estados Unidos. ‘Aparte de la distineién de tamafio, existen algunas ‘consideraciones relativae al ripe de reunién que afectan profundamente a su naturale. Por ejemplo: Frecuencia: Una reanin dara es diferente de una ema ral, y a, as ver, lo es de una mensual. También son dife- ‘ences las reunionesiregulaes, las ad hoc, las trimesrales y anuales En conjunto, la frecuencia de ls teuniones define © ‘quits incluso determina el grado de unidad dal grupo Cima dig rion: 38 Composé. aban conjunaent os miembros 4a grpo eae miso pros como ls ener y susie deans lad un wpa? Taba en res difrenes peo pare, com una teunign de les dices de ica de un emp o de sega de vena 0 sta de un grupo peso, con ment twas cn i nor so pr es en porn inet comnin na ein des bert ‘Mota Tienes ot ibe un ebjcive cma en ‘ea, coma up de ta 0 tanen en ee ‘medina lc ncn competi come ode toe de cpr flr una un ol deca gee holes deine, peduciony mien cua dh debe ia asgnaci de une ances pt ao Psi? {0 lo ned de elt dea ein mis ‘como un grupo pa preenaié scr ded (en toning wn cmt de disse dun mune peda? Proce de dei. Co lee tao ino, al pup reinide aus dcin-? or consenso genera ‘Borel vow dela mayo? (0 e dun as decisions oal- mental president en persona; una ver qut ha escuchedo lorkechon opiniones debuted ‘TIPOS DE REUNIONES EL asistente a reuniones experimentado reconoceri ‘que, aunque parece haber cinco mérodos diferentes para analizar una reunién, en la préctica existe na civta ten ddencia a que determinados tipos de reuniones acaben dla- sificindose en una de las eres categories siguientes: La reuniin diaria, en la que las personas tabajan jun- ‘as en el mismo proyecto con un objetivo comin y toman ecisiones informalmente por acuerda genet 36 ay La renin semanal o mersua, en la que los miembros 2- bjan en proyectos diferentes pero pardeos, yen la que exis: hasta certo punto un clemento competitive yuna probabilidad mayor de qued presidence tome as decisions finales mismo. La reunin irregular, ocasonalospara un proyecro especial, compuesta por personas cuyo trabajo normal ni les pone en contacto ni tiene apenas racién eon el de os dems. Escin tunidos solamente por el proyecto, cya promociéa intents sceguntr la reunién y motivados por el deseo de que l pro- yecto tenga éxito, Aunque no es Fecuente que se legue a ‘orar eu uno de los miembros tiene derecho de veto. De estas rs tipor de reuniones, la primera —la del tipo grupo de trabajo— es, probablemente, amis usual Sorprendentemente, es rambién la que tiene més probablida- des de to, Las imperatives operacionalesaseguran normal- ‘mente que sea breve y la experiencia dels participants en ttabgjo codo a codo hace que la comunicacién sea buena. [Los otros dos tipos constituyen un problema diferen- te. En esas reuniones toda clase de contracorrientes ‘umanas pueden sacar la discusi6n de su cauce, y erores psicolégicns y ténicos, por parte del presidente, pueden hacer fracasar sus objecivos. demas, ests reuniones es pro bble que reiinan a personas importantes y que generen decisiones que afecten profundamente 4 la eficienca, la prosperidad e incluso la supervivencia de la organizacién ‘entera. Por lo tanto, ls lecciones de este ariculo se diri- gen primordialmente hacia estas reuniones de ato nivel. Antes de fa reunién La eucstin més importante que puede plantearse es: *:Qué se pretende conseguir con esta reunién?» La pre- Cine dig ramione: 37 sgunta puede hacerse de varias formas (¢{Cuales serian ls cconsecuencias probable sino la celebrarnos?» «Cuando se termine, ze6mo puedo juzgar si ha sido un éxito 0 un fr ‘caso? pero, a no ser que se tenga tuna necesidad muy cla- rade celebrar a reuni6n, existe un grave peligro de que sea tuna pérdida de tempo para rodo el mundo. DEFINIR OBJETIVOS Ya hemos analizado las sti Funciones principales que realizan todas las reuniones, pero side lo que se trata es de conseguir objetivos definidos, céngase en cuenta que slo algunos tipos de objetivos pueden conseguirse por medio de ells. Cads punto del orden del dia puede sicuarse en tuna de las cuatio categorias siguientes o dividirse en sec- ciones comprendidas en una o mis de ella: 1. Informaciin y asimilacién. Obviamente, es una pés- dida de tiempo celebrar una reunién para suminis- tear simplemente informacién sobre hechos que se darian a conocer mejor con un documento, Pero si Ia informacin debe ser oda de boca de una persona decerminada, 0 si necesita aclaraciones y comen- tarios para que tenga sentido, o i se deducen con- secuencias profundas para los miembros de la reu- igo, es perfecxamente legltimo introducie un punto cen el orden del dia que no exija conclusign, deci sién u opcién por parte de los reunidos; es sufi ent, en resumen, que la reunién reciba y comente un informe. La Funcién de winformacin y asimilacién» incluye los informes de avance: mantener al grupo infor- mado del estado actual de proyectos de los que es responsable, o que afecten a sus deliberaciones, y ” revit proyectos termina, on abe dele Gr ju elec de vero qe pad spender tt de le paral posina v= Conic y ewan Ete dbo bac inde todo lov puro que exigen que hag tig nuow, les como una nies polica, ne fea esrnei, un nvcvo obj devas un produce neo, un nis plan de mien. un uevo pocedimieno, ee. Exe po de detec ls pond porn sar conoimins Spence, jon cides. Eidentermenc el plat sor probablemenenadecado ano er qe todos foe que ex signfcavamente impedes xn presen yclaorando, Mpensbiidde de grain, Agu x cata de a fain sco deberos tee ie Hep ue vez que sha decid lo que ls memos deben Trea en ete pus esponsaildades de ec iim de los erences componente del eabjo eben ser distibides skeedon de in mesa. Mis queen segunda funn ls iporan- Ga de los presents etib en ur conocimienos¢ os aul cneibucin conte en epona Bildad de pus en pict el pln El echo de que tae ells como sus suborinads enn fects por hac au conibcin expedalien ceimperanee, For atpucsto,e posible sgnr eas sponsbil dads degra in ua ean, por melo de eur individuals sepuadas, pero ganas Sonsideraciones hacen, con Hes que et doeabl un renin En primer lugar, permit alo membros, como gr pos conta nor form dogo objeto. ime dg rasionss 39 En segundo lug, pemite a ada miembr com prende eins I forma en que su propio. taj ena con ls taj dels oor yo la tae colecv, En eee hig, ls enn ed discutendo la pce en rics de una dein tomade 4 ur nivel mas alo, segura elconsentinient dlp, po pune ser de imporanca capita ello ee, Thecho de ute grupo seg le oporania de formule por iso dl plan de cin dead buedeserun fitr drier a conecuin des soy porque tc, como ala deci final erences l grupo, Todo el mundo exard comprometds con lo que dese ed gaipe yet responable colecvamence dela frm Bel del proyecto, as como, ndvdulment, ear oblige doa ela a propa pune end Kelme, exe tipo de punt dl ode dl da comenea co una Polis y ein on un plan de ci. “Maro lari. Pr eninay alededr de las tas consideracones de qué hace stmo hacer lor eine un marco una oraniacion depen mental o divisional y un svema de eg tay proceimieno tae eno del cl pot medio dl cal sene haar toda la acide Carbine ana ner onan 2acién 0 unos nics procedinienos puede set Imuy perusbador prs lov miembros del comity tna sense pas wats yu spur plo Sin embargo, mantener as ats emo extn Puede imped que a onantacién se apres ls ambios de enor, Sa cual ea el nivel que 4 produce exe cambio, debe tener poy de toes Io iets de los grpos alas por 0 Ly Los lderes clave para est funcién legislativa deben omar 0 confirma, colectivamente, a decisin; si existe desacuerdo sobre puntos importantes es muy peligroso cerrar el debate y tomar la decisién por decreto. Los lide- res del grupo no pueden experar decisiones répidas, si cssin intentando cambiar ef marco organizativoy fas eu nas con las que la gente se ha ido desarollando. Deben dejar estos puntos sobre la mesa para ulteriores consultas y ddebaces. Tal como lo expresé Francis Bacon, y nunca se ha expresado mejor, eos consejos elaborados sin tiempo su- cente no seria ratficados por el iempor. PREPARATIVOS Las cuatro funciones recién expuestas pueden realizar- spor supuesto, en una nica reunién, a medida que et ‘grupo avanza por el orden del da. Por consiguient, pue de ser un cjercicio sil para el presidente recorterel orden del dia, ecribiendo junto a cada punto qué fancién se precende que realice. Este eerccio ayuda a aclarar lo que se espera del debate y ayuda 2 determinar qué personas deben asistr y qué preguntas deben hacérsls, Asistentes. El valor y a éxito de una reuniéa de comicé even sriamente amenazados si asisten demasiadss personas. El ideals sida ene y 7; 10 edaviavole- rable, 12¢s€ limite mésimo. Por consiguiente, el presi- dence debe hacer todo lo posible para mantener bajo el ‘mer, siempre que ello sa compatible con a necesidad de invita a todos los que tengan alguna aporacié impor- tance que hace. EL presidente puede tener que excuit a personas que esperan asst © que han asitido siempre. Para ea trea necestard acto; pro, dado que as personas generalmen- ino deg reiones 4 te mantienen la fcci6n de que estin cargadas de trabajo y ‘que no les gusa azistr a reuniones, no suele sr dificil con- seguir su aquiezcencia a quedarse fuera ‘Si el presidente no ve la manera de mantener la reu- rhién en unos mites manejables, puede intentar los siguientes medioz: (a) analizar el orden del dia para ver si todos deben extar presentes en cada uno de los puntos {puede que sea posible escructurar el orden del dia de for- ‘ma que algunas personas puedan marcharse hacia Ie rmitad, para ser susttuidae por otras); (b) preguntarse sino se necestan realmente dos reuniones separadas y menores, cen logar de una grande; y (c) considerar si no se puede ppedie a uno o dos grupos que resuelvan algunos de los ppantos por anticipado, de forma que sélo una persona tenga que sistr para defender las propuestas. Recuérdese, también, que una pequefia charla con uno dels asistentes el dia antes de a reunién puede aumentar cl valor de &a, conviniendo que esa persona suscitaré un determinado tema (que no conviene que lo suscite Ia pre- sidencia) 0 bien que no planteari una cuestién cuyo deba~ te sera una pérdida de tiempo. Papeles. El orden del dis es, con mucho, el papel mis importante. Si se confecciona adecuadamente, tiene la facia de agizary alara la reunibn, que muy pocas personas comprenden o utiliza. El fillo principal consis te en hacerlo innccesariament breve y vago. Por ejemplo, Ia fiae eprenpueno de desollos no dice gran cosa 2 radi, mientras que una explicacién més larga, como scebatirla propuesta de reduccibn del prespuesta de desi- soll para 1976-77, en vista de que se ha pospuest la incoduccién de nuestro nuevo productor, ayuda a todos los miembros del comité a formarse algunas opiniones 0 incluso a consular por aniipado hechosy cif. El presidente no debiera tener miedo de confeccionar tun otden del dia largo, siempre que esa longicud sea el resultado de un anilisis y definicién mis precsos de cada punto, y no de Ia inclusién de més puntos de los que la reunién puede considerar razonablemente en el tiempo asignado. Debieraintentar inclu, muy brevemente, algu- nna indicacién de larazén por la que se va a discutir cada tema, Si un punto es de interés especial para el grupo, «5 tuna buena idea aslarlo, para que pueda ver objeto de una ‘mencién expecial en una nota explicativa. El presidente debiera tener en cuenta, cambign, la con- vveniencia de encabezar cada punto con indicaciones como para informacine, «para discusine 0 «para decisién, de forma que los asisentes sepan Jo que se intent, Y, final- ‘mence,el presidente no debiera hacer circular el orden del dia con demasiada anticipacén, dado que los miembros ‘menos organizadas del grupo lo olidarén o lo perder. (Con dos o tes dias antes es suficience a no ser que la docu _mentacién de apoyo sea voluminost. (Onrasconsideraciones. La ordenacién de los puntos del ‘orden del dia es importance. Algunas cosas son obvias: los puntos que necesitan decsiGn urgente deben ir delance de fos que pueden esperae hasta la préxima ver, Del mismo modo, el grupo no debe discutir el presupuesto para el programa de reequipamiento, antes de discutir si se puede dejar exe reequipamiento hasta el afi que viene. Pero otras cosas no son tan obvias. Per ejemplo: + La primera parte de la reunién tiende a ser més ani- mada y creadara que Ia parte final; por consiguiente, sun punto necesita energia mental, ideas brillantes yy mentesclaras, ser mejor poneslo al principio dela lisea. Del mismo modo, si existe un punto de gran incerés y preocupacién para todo el mundo, puede Cin dig maton: 43 gue contenga resto un poco yconsguequ st fags primero un poo de ase. Eee mor sense ude need e punto pre perel veto de atencn qu se produc at tenons crslos primers 15020 mimes + Alguos puntos une al grape en un fence oma, iene gue oto eparn os miembros unos de ou El presidente puede dear comena con ai ded ane de par ala dvi, ope que pee f= caacrmente lo conti, Lo lnporanc set consented lace aca dlberaaren, poraue pode ana ada complemented fom caleruntn, Cai sempe buen neon npn wnfeador a earl eis, + Us Ello coiete opr demas tempo con puro evi, eaten expend temas de lnporancia fundsnemal cay signfccion se mating pam no nmedramence. Eso ude reeds, poniendo ene rte dl momento en git a a comenzar I dcasion a tema import ag plan, y manenindso + ors eine de emp lege ning eta import ua ve pnd has hats y met &tenpo scent pala nay pre dela coms + Convene poner encore da dao hor de comets como la de mina + Sls enone eden» dra demasiado, pres dene dete comeiaa ura hra ants dea caida o una hors ante del find del Joma Ibo Generales os punor que ebieran ata con breed pueden planet 10 minutos anes de hoa Buen que ny qu termina + Lapedtia dace cea docunensexpiatvs de bas nee cone orden dl dae en prin sy pio, recomendable. No sélo ahorra tiempo sino que también ayuda a formular preguntas y conside- raciones tiles por anticipado. Pero la idea se desvie- ‘la si los documentos son demasiado largos; debie~ san ser breves 0, sino, ser sustiuidos por un resumen ‘corto, Si se los hace cirelar el presidente debe leeos, 0, al menos, no debe permitir que le cojan en el renuncio de no haberlo leido. (Un presidente, més conocido por sus trucos que por su meticulsidad, se dice que empleaba 30 segundos antes de cada reunién, cen hojear todos los papeles que no habia edo todavia, ‘con un grueso marcador rojo en la mano, subrayando -y poniendo signos de interrogacién en los magenes al ‘ua, y asegurindose luego de que los asistentes a la seunién los velan mientras se discuti el tema) Sise llevan documentos ala reunién para debatilos, tienen que set, evidentemente, breves y simples, dado que todo ef mundo tiene que ledos. Es una ‘scupides reunir a un grupo de personas para que lean, para ellos mismos, cinco paginas de texto apre- ‘ado. La excepcién pueden consticuira algunos ipos de documentos financieros estadisticos, euya fun idm es apoyareilusrar punts verbales como docu rmentos de referencia, pero que no hay que tagérse- los enteros: con frecuencia, es mejor presencalos en cel momento de la reuniéa, “Todos los puntos debieran ser objet de teflexién con nticipacin si se quiere diseuticlos provechosamen- ‘te Poner «ruegos y preguntas» en el orden del dia es ‘una invitacién a perder el tiempo. Exo no excluye absolutamente que el presidente anuncie un punto ‘extra en el onden del dia, si algo realmente urgente © ‘imprevsto surge os le sugiere por uno de los miem- bros, siempre que sea muy simple ydicecto, Nicam- ime dig mines 45 poco impide que permica una diseusién genera, no ‘estructurada, una ver que la reunién ha terminado. + EL presidente, al repasar los puntos del orden del dia por anticipado, puede afadir breves anotaciones sobre ppuncot que desea estar seguro que no se omitrén en Ja discusin, Una pequefia not marginal, como «Qué imporancia tienes 0 «Acuerdo entre cballe- ross 0 coss pore etl, es todo lo que se necesita La tarea del presidente Sapongamos que acaban de nombracle a usted pres dente del comité. Les dice a todos que es una pesadez © tuna fiena, 0 que se Ie ha nombrado «por sus pecadose. Pero la cuestién es que se la dice a los demés. No hay for- sma de librarse de ello: algin tipo de honor o gloria va uni- do al papel de presidente. Casi rodo el mundo esti sais cho y orgulloso de que le hagan presidente de algo. ¥ esto ‘es lo que consteuye las tres cuarta partes del problema. {AMO O SERVIDOR: EI nombramicnto como presidente de comité hace reaccionar a la gente de diferentes formas: algunos aprove- chan la oportunidad para imponer sus deseos a un grupo al que piensan que tienen licencia para dominat. Su presi-

    También podría gustarte