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Guía Rápida del Usuario HOJA DE CALCULO EN EXCEL PARA FACTURACIÓN CON CONTROL DE INVENTARIOS

Guía Rápida del Usuario

HOJA DE CALCULO EN EXCEL PARA FACTURACIÓN CON CONTROL DE INVENTARIOS

FEBRERO DEL 2010

 

CONTENIDO

HABILITAR LAS MACROS

3

COMPRAS

5

ALMACEN

6

TPV (TERMINAL PUNTO DE VENTA)

6

VENTAS

8

FORMATOS

9

HABILITAR LAS MACROS

Para que el programa funcione correctamente es necesario habilitar las macros. Los pasos a seguir para habilitar las macros en Office 2003 y anteriores son:

1. Abrir el programa de Excel

2. En el menú Herramientas seleccione Macros y después Seguridad

Herramientas seleccione Macros y después Seguridad 3. En esta ventana podemos elegir una seguridad Media o

3. En esta ventana podemos elegir una seguridad Media o Baja, si elige seguridad Media, cada vez que abra el archivo, Excel le preguntará si desea habilitar las macros. Si elige seguridad Baja las macros se habilitarán automáticamente al abrir el archivo.

macros se habilitarán automáticamente al abrir el archivo. 4. Haga clic en Aceptar y cierre el

4. Haga clic en Aceptar y cierre el programa de Excel.

5. Abra el programa de facturación con control de inventarios y habilite las macros

y cierre el programa de Excel . 5. Abra el programa de facturación con control de

Los pasos a seguir para habilitar las macros en Office 2007 son:

1. Abra el programa Excel

2. Haga clic en el botón de Office y seleccione Opciones de Excel en la parte inferior del menú.

Opciones de Excel en la parte inferior del menú. 3. Seleccione C entro de Confianza y

3. Seleccione Centro de Confianza y después clic en Configuración del Centro de Confianza

y después clic en C onfiguración del Centro de Confianza 4. En Configuración de macros seccione

4. En Configuración de macros seccione Deshabilitar todas las macros con notificación.

del Centro de Confianza 4. En Configuración de macros seccione Deshabilitar todas las macros con notificación.

5.

Haga clic en Aceptar y cierre Excel

6. Abra el programa de facturación con control de inventarios y en la barra de Advertencia de seguridad haga clic en opciones.

barra de Advertencia de seguridad haga clic en opciones. 7. Seleccione habilitar este contenido y haga

7. Seleccione habilitar este contenido y haga clic en Aceptar.

habilitar este contenido y haga clic en Aceptar. COMPRAS En el modulo de Compras podrás llevar

COMPRAS

En el modulo de Compras podrás llevar un historial de compras realizadas. Cuando haces una compra actualizas tus inventarios automáticamente.

ALMACEN

ID: Es un número consecutivo de producto y es generado por el programa.

PRODUCTO: Es la descripción de su producto.

CÓDIGO / ETIQUETA: Puede ser cualquier combinación de letras y números. Es muy recomendable que antes de empezar a ingresar productos reflexione la metodología a utilizar para codificar sus productos. Si su producto dispone de un código de barras y tiene un lector de código de barras basta con que se situé sobre este campo y dispare el lector para tenerlo.

FAMILIA: Es la categoría a la que pertenece el producto.

PRECIO VENTA 1 (SIN IVA): Es el precio de venta número 1 del producto sin IVA.

PRECIO VENTA 2 (SIN IVA): Es el precio de venta número 2 del producto sin IVA.

EXISTENCIAS: Cantidad de productos actualmente disponibles en tu almacén.

COMPRAS: Es la cantidad de productos comprados.

VENTAS: Es la cantidad de productos vendidos.

MÍN. EXISTENCIAS: Cantidad mínima de productos que usted considere debe de existir en su almacén.

El modulo de Almacén por default tiene las columnas PRECIO VENTA y EXISTENCIA MINIMO desprotegidas para modificar sus valores en cualquier momento.

TPV (TERMINAL PUNTO DE VENTA)

Pasos para registrar una venta:

1.

Seleccionar

el

cliente:

Sitúese

sobre

el

área

del

cliente

y

selecciónelo

del

menú

desplegable.

cliente: Sitúese sobre el área del cliente y selecciónelo del menú desplegable.

2.

La forma de pago: Para registrar una venta puede hacerlo en pago de contado o a crédito, cuando la venta es a crédito puede seleccionar el número de días de plazo para el pago.

3.

4.

seleccionar el número de días de plazo para el pago. 3. 4. El tipo de documento

El tipo de documento a emitir: Seleccione del menú desplegable si la venta se registra como una factura o nota de venta.

si la venta se registra como una factura o nota de venta. El llenado de los

El llenado de los productos: Para el llenado de los productos tenemos las siguientes opciones:

a. Si su producto dispone de un código de barras y tiene un lector de código de barras basta situarse en la celda C15 y disparar el lector para obtenerlo.

en la celda C15 y disparar el lector para obtenerlo. b. Seleccionar el producto del menú

b. Seleccionar el producto del menú desplegable en cada una de las partidas.

producto del menú desplegable en cada una de las partidas. c. Situarse en la celda C15

c. Situarse en la celda C15 escribir el código / etiqueta del producto y presionar la tecla INTRO.

5.

/ etiqueta del producto y presionar la tecla INTRO. 5. Seleccionar el precio de venta: Anote

Seleccionar el precio de venta: Anote 1 si desea aplicar el precio de venta 1 del producto, anote 2 si desea aplicar el precio de venta 2 del producto.

6.

Imprimir el documento: Si desea imprimir el documento al momento de registrar la venta seleccione la casilla Imprimir documento y anote el número de copias a imprimir.

Imprimir documento y anote el número de copias a imprimir. Al registrar la venta se disminuyen

Al registrar la venta se disminuyen las existencias en el almacén, se genera el registro en ventas y también se incrementa el folio del documento emitido.

VENTAS

En el modulo de ventas podemos visualizar e imprimir diversos tipos de reportes haciendo uso de los filtros, dependiendo de las necesidades de cada usuario se definen los criterios a utilizar para generar un reporte.

Ejemplo 1: Generar un reporte de ventas efectuadas en el día 16 de Febrero del 2010

1. En la columna FECHA del modulo de Ventas hacer un clic sobre la flecha que apunta hacia abajo para mostrar la ventana del filtro.

que apunta hacia abajo para mostrar la ventana del filtro. 2. En la ventana del filtro

2. En la ventana del filtro seleccionar únicamente el día 17 de mes de Febrero del año 2010 y presionar en Aceptar.

de mes de Febrero del año 2010 y presionar en Aceptar. Ahora el modulo de ventas

Ahora el modulo de ventas se nos muestra únicamente las ventas realizadas el 17 de Febrero del 2010.

Ejemplo 2: Crear un reporte de ventas efectuadas el día 16 de Febrero del 2010

Ejemplo 2: Crear un reporte de ventas efectuadas el día 16 de Febrero del 2010 y donde se emitió factura.

1. Como ya tenemos el filtro de ventas por fecha 17 de Febrero del 2010 (observe que el filtro de la columna FECHA tiene una imagen diferente) ahora solo nos falta filtrar por facturas. Sobre la columna DOCUMENTO hacer un clic en la fecha que apunta hacia abajo para mostrar la ventana de filtro

que apunta hacia abajo para mostrar la ventana de filtro 2. En la ventana de filtro

2. En la ventana de filtro seleccionar únicamente FACTURA y presionar en Aceptar.

seleccionar únicamente FACTURA y presionar en Aceptar. Ahora el modulo de ventas se nos muestra únicamente

Ahora el modulo de ventas se nos muestra únicamente las ventas realizadas con FACTURA del día 17 de Febrero del 2010.

el modulo de ventas se nos muestra únicamente las ventas realizadas con FACTURA del día 17

FORMATOS

En FORMATO FACTURA y FORMATO REMISIÓN hacer los ajustes necesarios para adaptarlo al formato de su factura y nota de remisión respectivamente. Estas hojas son las que se imprimen cuando se registra la venta y esta seleccionada la casilla de verificación Imprimir documento del modulo Terminal Punto de Venta.

 

FORMATO FACTURA

 
 

FORMULA

LO QUE IMPRIME

=+TPV!K6

El día

=+TPV!M6

El mes

=+TPV!O6

El año

=TPV!D8

Nombre del cliente

=TPV!D10

Domicilio del cliente

=TPV!D12

Ciudad del cliente

=TPV!K12

RFC del cliente

=+TPV!B18,

=+TPV!B19,

=+TPV!B20,

=+TPV!B21,

Cantidad de artículos vendidos

=+TPV!B22,

=+TPV!B23,

=+TPV!B24,

=+TPV!B25,

=+TPV!B26,

=+TPV!B27,

=+TPV!B28,

=+TPV!B29,

=+TPV!B30,

=+TPV!B31,

=+TPV!B32,

=+TPV!B33,

=+TPV!B34

=TPV!C18,

=TPV!C19,

=TPV!C20,

=TPV!C21,

=TPV!C22,

Descripción de artículos

=TPV!C23,

=TPV!C24,

=TPV!C25,

=TPV!C26,

=TPV!C27,

=TPV!C28,

=TPV!C29,

=TPV!C30,

=TPV!C31,

=TPV!C32,

=TPV!C33, =TPV!C34

 

=TPV!H18, =TPV!H19, =TPV!H20, =TPV!H21, =TPV!H22, =TPV!H23, =TPV!H24, =TPV!H25, =TPV!H26, =TPV!H27, =TPV!H28, =TPV!H29, =TPV!H30, =TPV!H31, =TPV!H32, =TPV!H33, =TPV!H34

Precio unitario de los artículos (sin IVA)

=TPV!J18,

=TPV!J19,

=TPV!J20,

=TPV!J21,

=TPV!J22,

Importe de los artículos (sin IVA)

=TPV!J23,

=TPV!J24,

=TPV!J25,

=TPV!J26,

=TPV!J27,

=TPV!J28,

=TPV!J29,

=TPV!J30,

=TPV!J31,

=TPV!J32,

=TPV!J33, =TPV!J34

 

=TPV!J35

Subtotal

=TPV!J36

Descuento

=TPV!J37

IVA

=TPV!J38

Total

=TPV!B40

Total en letra

 

FORMATO REMISIÓN

 
 

FORMULA

LO QUE IMPRIME

=+TPV!K6

El día

=+TPV!M6

El mes

=+TPV!O6

El año

=TPV!D8

Nombre del cliente

=TPV!D10

Domicilio del cliente

=TPV!D12

Ciudad del cliente

=TPV!K12

RFC del cliente

=+TPV!B18, =+TPV!B19, =+TPV!B20, =+TPV!B21, =+TPV!B22, =+TPV!B23, =+TPV!B24, =+TPV!B25, =+TPV!B26, =+TPV!B27, =+TPV!B28, =+TPV!B29, =+TPV!B30, =+TPV!B31, =+TPV!B32, =+TPV!B33,

Cantidad de artículos vendidos

=+TPV!B34

=TPV!C18, =TPV!C19, =TPV!C20, =TPV!C21, =TPV!C22, =TPV!C23, =TPV!C24, =TPV!C25, =TPV!C26, =TPV!C27, =TPV!C28, =TPV!C29, =TPV!C30, =TPV!C31, =TPV!C32, =TPV!C33, =TPV!C34

Descripción de artículos

TPV!H18 = Precio unitario (sin IVA) TPV!$I$36 = Porcentaje de descuento TPV!$I$37 = Porcentaje de IVA

Precio unitario de los artículos con descuento aplicado e IVA

TPV!H18-(TPV!H18*TPV!$I$36))*(TPV!$I$37+1) = (Precio unitario – (Precio unitario * Porcentaje de descuento)) * (Porcentaje de IVA + 1)

Se repite la formula para los siguientes artículos lo único que varia es TPV!H19, TPV!H20, TPV!H21 … hasta llegar a

TPV!H34

C13 = Precio unitario de los artículos con descuento aplicado e IVA F13 = Cantidad de artículos

Importe de los artículos con IVA

C13*F13

Se repite la formula para los siguientes artículos lo único que varia es la fila C14*F14, C15*F15, C16*F16 … hasta llegar a C17*F18

=TPV!J38

Total

=TPV!B40

Total en letra

En espera de que la hoja de cálculo adquirida sea de provecho para su empresa, ya que ese es mi objetivo principal. Me encuentro a sus órdenes para cualquier comentario, queja ó sugerencia.

compusalamanca@hotmail.com