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Guía Rápida del Usuario

HOJA DE CALCULO EN EXCEL PARA FACTURACIÓN CON


CONTROL DE INVENTARIOS
FEBRERO DEL 2010
CONTENIDO
HABILITAR LAS MACROS ...............................................................3
COMPRAS .....................................................................................5
ALMACEN .....................................................................................6
TPV (TERMINAL PUNTO DE VENTA) ..............................................6
VENTAS .........................................................................................8
FORMATOS ...................................................................................9
HABILITAR LAS MACROS

Para que el programa funcione correctamente es necesario habilitar las macros. Los pasos a
seguir para habilitar las macros en Office 2003 y anteriores son:

1. Abrir el programa de Excel


2. En el menú Herramientas seleccione Macros y después Seguridad

3. En esta ventana podemos elegir una seguridad Media o Baja, si elige seguridad Media,
cada vez que abra el archivo, Excel le preguntará si desea habilitar las macros. Si elige
seguridad Baja las macros se habilitarán automáticamente al abrir el archivo.

4. Haga clic en Aceptar y cierre el programa de Excel.


5. Abra el programa de facturación con control de inventarios y habilite las macros
Los pasos a seguir para habilitar las macros en Office 2007 son:

1. Abra el programa Excel


2. Haga clic en el botón de Office y seleccione Opciones de Excel en la parte inferior del
menú.

3. Seleccione Centro de Confianza y después clic en Configuración del Centro de


Confianza

4. En Configuración de macros seccione Deshabilitar todas las macros con notificación.


5. Haga clic en Aceptar y cierre Excel
6. Abra el programa de facturación con control de inventarios y en la barra de
Advertencia de seguridad haga clic en opciones.

7. Seleccione habilitar este contenido y haga clic en Aceptar.

COMPRAS

En el modulo de Compras podrás llevar un historial de compras realizadas. Cuando haces una
compra actualizas tus inventarios automáticamente.
ALMACEN

ID: Es un número consecutivo de producto y es generado por el programa.

PRODUCTO: Es la descripción de su producto.

CÓDIGO / ETIQUETA: Puede ser cualquier combinación de letras y números. Es muy


recomendable que antes de empezar a ingresar productos reflexione la metodología a utilizar
para codificar sus productos. Si su producto dispone de un código de barras y tiene un lector
de código de barras basta con que se situé sobre este campo y dispare el lector para tenerlo.

FAMILIA: Es la categoría a la que pertenece el producto.

PRECIO VENTA 1 (SIN IVA): Es el precio de venta número 1 del producto sin IVA.

PRECIO VENTA 2 (SIN IVA): Es el precio de venta número 2 del producto sin IVA.

EXISTENCIAS: Cantidad de productos actualmente disponibles en tu almacén.

COMPRAS: Es la cantidad de productos comprados.

VENTAS: Es la cantidad de productos vendidos.

MÍN. EXISTENCIAS: Cantidad mínima de productos que usted considere debe de existir en su
almacén.

El modulo de Almacén por default tiene las columnas PRECIO VENTA y EXISTENCIA MINIMO
desprotegidas para modificar sus valores en cualquier momento.

TPV (TERMINAL PUNTO DE VENTA)

Pasos para registrar una venta:

1. Seleccionar el cliente: Sitúese sobre el área del cliente y selecciónelo del menú
desplegable.
2. La forma de pago: Para registrar una venta puede hacerlo en pago de contado o a
crédito, cuando la venta es a crédito puede seleccionar el número de días de plazo
para el pago.

3. El tipo de documento a emitir: Seleccione del menú desplegable si la venta se registra


como una factura o nota de venta.

4. El llenado de los productos: Para el llenado de los productos tenemos las siguientes
opciones:

a. Si su producto dispone de un código de barras y tiene un lector de código de


barras basta situarse en la celda C15 y disparar el lector para obtenerlo.

b. Seleccionar el producto del menú desplegable en cada una de las partidas.

c. Situarse en la celda C15 escribir el código / etiqueta del producto y presionar


la tecla INTRO.

5. Seleccionar el precio de venta: Anote 1 si desea aplicar el precio de venta 1 del


producto, anote 2 si desea aplicar el precio de venta 2 del producto.
6. Imprimir el documento: Si desea imprimir el documento al momento de registrar la
venta seleccione la casilla Imprimir documento y anote el número de copias a
imprimir.

Al registrar la venta se disminuyen las existencias en el almacén, se genera el registro en


ventas y también se incrementa el folio del documento emitido.

VENTAS

En el modulo de ventas podemos visualizar e imprimir diversos tipos de reportes haciendo uso
de los filtros, dependiendo de las necesidades de cada usuario se definen los criterios a utilizar
para generar un reporte.

Ejemplo 1: Generar un reporte de ventas efectuadas en el día 16 de Febrero del 2010

1. En la columna FECHA del modulo de Ventas hacer un clic sobre la flecha que apunta
hacia abajo para mostrar la ventana del filtro.

2. En la ventana del filtro seleccionar únicamente el día 17 de mes de Febrero del año
2010 y presionar en Aceptar.

Ahora el modulo de ventas se nos muestra únicamente las ventas realizadas el 17 de Febrero
del 2010.
Ejemplo 2: Crear un reporte de ventas efectuadas el día 16 de Febrero del 2010 y donde se
emitió factura.

1. Como ya tenemos el filtro de ventas por fecha 17 de Febrero del 2010 (observe que el
filtro de la columna FECHA tiene una imagen diferente) ahora solo nos falta filtrar por
facturas. Sobre la columna DOCUMENTO hacer un clic en la fecha que apunta hacia
abajo para mostrar la ventana de filtro

2. En la ventana de filtro seleccionar únicamente FACTURA y presionar en Aceptar.

Ahora el modulo de ventas se nos muestra únicamente las ventas realizadas con FACTURA del
día 17 de Febrero del 2010.

FORMATOS
En FORMATO FACTURA y FORMATO REMISIÓN hacer los ajustes necesarios para adaptarlo al
formato de su factura y nota de remisión respectivamente. Estas hojas son las que se
imprimen cuando se registra la venta y esta seleccionada la casilla de verificación Imprimir
documento del modulo Terminal Punto de Venta.

FORMATO FACTURA
FORMULA LO QUE IMPRIME
=+TPV!K6 El día
=+TPV!M6 El mes
=+TPV!O6 El año
=TPV!D8 Nombre del cliente
=TPV!D10 Domicilio del cliente
=TPV!D12 Ciudad del cliente
=TPV!K12 RFC del cliente
=+TPV!B18, =+TPV!B19, =+TPV!B20, =+TPV!B21, Cantidad de artículos vendidos
=+TPV!B22, =+TPV!B23, =+TPV!B24, =+TPV!B25,
=+TPV!B26, =+TPV!B27, =+TPV!B28, =+TPV!B29,
=+TPV!B30, =+TPV!B31, =+TPV!B32, =+TPV!B33,
=+TPV!B34
=TPV!C18, =TPV!C19, =TPV!C20, =TPV!C21, =TPV!C22, Descripción de artículos
=TPV!C23, =TPV!C24, =TPV!C25, =TPV!C26, =TPV!C27,
=TPV!C28, =TPV!C29, =TPV!C30, =TPV!C31, =TPV!C32,
=TPV!C33, =TPV!C34
=TPV!H18, =TPV!H19, =TPV!H20, =TPV!H21, =TPV!H22, Precio unitario de los artículos (sin
=TPV!H23, =TPV!H24, =TPV!H25, =TPV!H26, =TPV!H27, IVA)
=TPV!H28, =TPV!H29, =TPV!H30, =TPV!H31, =TPV!H32,
=TPV!H33, =TPV!H34
=TPV!J18, =TPV!J19, =TPV!J20, =TPV!J21, =TPV!J22, Importe de los artículos (sin IVA)
=TPV!J23, =TPV!J24, =TPV!J25, =TPV!J26, =TPV!J27,
=TPV!J28, =TPV!J29, =TPV!J30, =TPV!J31, =TPV!J32,
=TPV!J33, =TPV!J34
=TPV!J35 Subtotal
=TPV!J36 Descuento
=TPV!J37 IVA
=TPV!J38 Total
=TPV!B40 Total en letra

FORMATO REMISIÓN
FORMULA LO QUE IMPRIME
=+TPV!K6 El día
=+TPV!M6 El mes
=+TPV!O6 El año
=TPV!D8 Nombre del cliente
=TPV!D10 Domicilio del cliente
=TPV!D12 Ciudad del cliente
=TPV!K12 RFC del cliente
=+TPV!B18, =+TPV!B19, =+TPV!B20, =+TPV!B21, Cantidad de artículos vendidos
=+TPV!B22, =+TPV!B23, =+TPV!B24, =+TPV!B25,
=+TPV!B26, =+TPV!B27, =+TPV!B28, =+TPV!B29,
=+TPV!B30, =+TPV!B31, =+TPV!B32, =+TPV!B33,
=+TPV!B34
=TPV!C18, =TPV!C19, =TPV!C20, =TPV!C21, =TPV!C22, Descripción de artículos
=TPV!C23, =TPV!C24, =TPV!C25, =TPV!C26, =TPV!C27,
=TPV!C28, =TPV!C29, =TPV!C30, =TPV!C31, =TPV!C32,
=TPV!C33, =TPV!C34
TPV!H18 = Precio unitario (sin IVA) Precio unitario de los artículos con
TPV!$I$36 = Porcentaje de descuento descuento aplicado e IVA
TPV!$I$37 = Porcentaje de IVA

TPV!H18-(TPV!H18*TPV!$I$36))*(TPV!$I$37+1) = (Precio
unitario – (Precio unitario * Porcentaje de descuento)) *
(Porcentaje de IVA + 1)

Se repite la formula para los siguientes artículos lo único


que varia es TPV!H19, TPV!H20, TPV!H21 … hasta llegar a
TPV!H34
C13 = Precio unitario de los artículos con descuento Importe de los artículos con IVA
aplicado e IVA
F13 = Cantidad de artículos

C13*F13

Se repite la formula para los siguientes artículos lo único


que varia es la fila C14*F14, C15*F15, C16*F16 … hasta
llegar a C17*F18
=TPV!J38 Total
=TPV!B40 Total en letra

En espera de que la hoja de cálculo adquirida sea de provecho para su


empresa, ya que ese es mi objetivo principal. Me encuentro a sus
órdenes para cualquier comentario, queja ó sugerencia.
compusalamanca@hotmail.com