INFORME DE GESTIÓN.

ASE S.A.S
ABRIL 9 DEL 2015

Instructora Carolina Acosta:

Me permito presentar el avance de la implementación de la empresa Asesorías de Servicios

Empresariales S.A.S, aportando al proyecto denominado en el Municipio de Mosquera
Cundinamarca ‘Modelo de Gestión Empresarial Integral para las PYMES’.

Esto con el fin de conocer de primera mano y poner en contexto los conocimientos adquiridos
en la formación integral recibida por el SENA a cargo del grupo de Gestión Empresarial con
numero de ficha 854075 del Grupo A.

Las prácticas y conocimientos obtenidos, tendrán como fin asumir retos en: economía,
innovación industrial, cambios ambientales dentro de las organizaciones, formación y
actualizaciones a corto y largo plago para mejorar internamente en los equipos de trabajo y
obtener resultados en escala, mejorando las funciones y cargas laborales para poder
planear, ejecutar y controlar los objetivos de la organización.

Nuestra Organización ASE, nace de la lluvia de ideas del grupo en formación de Gestión
Empresarial, ya que vemos una problemática en la prestación del servicio brindado por las
empresas actuales en el mercado Colombiano, ya que no son integras en cubrir necesidades
de las organizaciones de Sabana de Occidente, en implementar y fortalecer las
competencias cognitivas y sobre todo en saber escoger su personal y en apoyarlo para
obtener logros en equipo.

El tipo de sociedad que se escogió fue una S.A.S., debido a las ventajas a la hora de su
creación, esta se puede crear mediante documento privado, lo cual le ahorra a la empresa
tiempo y dinero, la responsabilidad de los socios se limita a los aportes y estas a la vez son
acciones que no pueden negociarse en la bolsa de valores, tampoco se define la duración de
la compañía, el objeto social pueden ser indeterminado, no es obligatoria la existencia del
revisor fiscal.

Con base en esta información se organizó la Empresa con lo siguiente:

 Razón Social:
ASE S.A.S (Asesoras de Servicios Empresariales)
 Slogan:
Comprometidos con el desarrollo empresarial.
 Logo:

 Colores Corporativos:
Azul: Genera confianza, profesionalismo y honestidad.
Gris: Seriedad y eficacia.
Blanco: Simplicidad

 Visión: falta por revisión de instructores, para saber si es la correcta o si se necesita

un cambio.

 Misión: falta por revisión de instructores, para saber si es la correcta o si se necesita

un cambio.

 Políticas: falta por revisión de instructores, para saber si es la correcta o si se necesita

un cambio.

 Valores: falta por revisión de instructores, para saber si es la correcta o si se necesita

un cambio.

 Objetivo General: falta por revisión de instructores, para saber si es la correcta o si se

necesita un cambio.

 Objetivos Específicos: falta por revisión de instructores, para saber si son los correctos
o si se necesita un cambio.

 Manuales de Funciones:

Área Administrativa y Financiera.

1. Jefe Administrativo y Financiero.

Funciones:

 Presentar con cumplimiento el balance de estados financiero.

 Andar al tanto de lo procedimientos que desarrolle el área de Asistencia Contable y
Administrador de Almacén.
 Llevar una contabilidad y registro del capital de la empresa y la administración
adecuada de ella.
 Supervisar los inventarios, de entradas y salidas de dinero.
 Llevar con orden el presupuesto de la empresa para el funcionamiento de la
Dirección Administrativa y Financiera.
 Tener al día y actualizados los informes e inventarios.
 Cada mes presentar un informe a la Gerencia, demostrando el desarrollo, y
crecimiento de la empresa.
 Ejercer y verificar el ejercicio del control interno.

2. Auxiliar Contable.
Funciones:

 Pagos de servicios.
 Preparar las facturas, cálculos y órdenes de pago de proveedores.
 Atender consultas e inquietudes de proveedores.
 Procesar las facturas de proveedores y notas de débito, revisión.
 Registrar los asientos contables referente a proveedores
 Distribución de cheques de nómina.
 Manejo y gestión de cartera.
 Conciliaciones Bancarias.
 Proyección de estados financieros e informes contables.

3. Administrador del Almacén.

Funciones:

 Dirigir controlar y responder por el manejo de bienes y servicios de la empresa.

 Programar y velar por el correcto despacho de mercancías a las dependencias.
 Realizar inventarios para llevar un mejor control y verificar que las mercancías
estén en los niveles adecuados.
 Presentar informes de gestión al Jefe inmediato cuando él lo requiera para informar
problemas, inconvenientes o irregularidades.
 Mantener el aseo y el orden en el área de trabajo.
 Registrar elementos devolutivos y darles de baja en el inventario.

Área de Asesorías.
1. Jefe de Asesorías.
Funciones:

 Diagnóstico de mercado.
 P.Q.R Peticiones quejas y reclamos.
 Visitar los clientes.
  Dirigir capacitaciones.

2. Asesora del servicio al cliente.

Funciones:

 Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización.

 Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.
 Mantener un continuo contacto con los clientes.
 Administrar coherentemente su agenda de trabajo.
 Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y mercados.
 Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus precios.
 Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes.
 Ofrecer un excelente servicio post venta.
 Diligenciar y reportar al coordinador de calidad las oportunidades de
mejoramiento expresadas por el cliente.
 Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
 Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material el
servicio prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.
 Inventario
 Reuniones con la gerencia
 Asesorías comerciales
 Reuniones con el personal de los clientes
 Reuniones de tipo administrativos.
 Monitorear la satisfacción del cliente.
 Visitas comerciales
 Reuniones de acercamiento
 Detectar necesidades de adiestramiento
 Características de la zona.

3. Asesora de mercadeo

Funciones:

 capacitarse para enfrentar cuestiones de enorme importancia para la viabilidad de la

empresa.
 investiga el marco competitivo de la empresa solicitante
 hace un sondeo del mercado de la zona buscando estrategias.
 realiza eventos de promoción y publicidad de la empresa
 4. Asesor dirigir el talento humano.
Funciones:

 Hacer un diagnóstico de las empresas

 Asesoramiento de tics
 Orientar al analista en cuanto a la elaboración y ejecución de programas de bienestar
social y recreación para el trabajo
 Aplica instrumentos de registro de información en el cargo para el análisis de cargos.
 Asesora los procesos de reclutamiento
 Asesora pagos de prestaciones sociales y seguridad social.

5. Asesora de Salud Ocupacional.

Funciones:

 Proponer medidas y el desarrollo de actividades que procuren mantenga la

salud en los lugares y ambientes de trabajo.
 Investigar las causas que afectan la salud de los trabajadores.
 Organizar la brigada de emergencia empresarial y primeros auxilios
 Evaluar puestos desde las perspectivas de la ergonomía aplicada a los
sistemas de trabajo.
 Prestar asesoría en el aspecto medico laborales, tanto en forma individual
como colectiva
 Colaborar en el análisis de los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales que haya lugar para evitar su ocurrencia
 Evaluar el grado de desarrollo en salud ocupacional y el porcentaje de
cumplimiento de una empresa
 Promover las actividades de recreación, descanso y deporte como medios para
la recuperación física y mental los trabajadores
 Participar en actividades de capacitación en salud ocupacional
 Área de recursos humanos

1. Jefe de recursos humanos:

Funciones:
 planifica dirige y supervisa los programas de diferentes subsistemas de recursos
humanos (reclutamiento selección y evaluación del desempeño) así como la
aplicación de políticas del personal.
 planifica coordina y dirige y supervisa las actividades de su unidad de cargo.
 elabora normas y procedimientos y demás componentes del subsistema de recursos
humanos.
 supervisa y verifica periódicamente la ejecución de planes y programas.
 revisa y firma la correspondencia, memorando e informes.
 revisa y controla el personal a su cargo.
 mantiene en orden y trabaja en equipo.
 elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

2. Secretaria de recursos humanos

Funciones:
 brindar atención e información a los usuarios de forma calidad y amable
 Elaborar certificaciones inherentes a la naturaleza del cargo a clientes internos.
 llevar todos los días agenda y al día.
 recepción de llamadas
 manejo de archivos EPS pensión y ARL.
 brindar apoyo en el área de recursos humanos.
 recaudar e integrar la información de recursos humanos.

3. Asistente área de bienestar

Funciones:
 Generar planes de trabajo en bienestar a corto, mediano y largo plazo.
 Organizar eventos que promuevan el buen clima laboral.
 Generar informes de cada una de las actividades realizadas.
 Poner en marcha y verificar los programas de seguridad social para el personal
a través de la contratación de distintos tipos de seguro y actividades de bienestar
 Promover los programas de capacitación para el personal.

4. Asistente salud ocupacional

Funciones:

 Elaborar el diagnóstico de seguridad y salud en el trabajo de la institución.

 Planear la ejecución del SGSST acorde a las necesidades identificadas de los
Trabajadores y en la matriz de riesgos.

 Programar y dar capacitación en lo referente a seguridad y salud en el trabajo, estilos

de vida saludable y ambientes laborales sanos a la población trabajadora.

 Llevar registros y estadísticas de accidentes de trabajo, enfermedad laboral, e índice

de lesiones incapacitantes.

 Programar inspecciones periódicas a los puestos y áreas de trabajo para verificar los
correctivos o acciones tomadas.

 Entrega de reportes a mi superior

5. Nomina
Funciones:

 Elaborar y pago de nómina de la empresa

 Hacer el análisis de nómina y enviarla quincenalmente a los jefes
 Controlar y dar seguimiento a los descuentos convenidos con los trabajadores
autorizados por la ley
 Generar los indicadores y estadísticas relacionadas con la información de la nómina
personal
 Dar seguimiento y control de las incapacidades reportadas por enfermedad común y
subsidio de maternidad.

6. Vinculación y contratación
Funciones:

 Entregar y realizar la aplicación de pruebas o exámenes de ingreso de acuerdo a los

tiempos de contratación.
 Realizar los contratos a término fijo e indefinido y entregarlos a l jefe inmediato.
 Afiliar a cada trabajador a una eps, fondo de pensiones, dependiendo de la elección
del trabajador y los que maneja la organización.
 Realizar la inducción del personal que ingresó a la entidad.
 Elaborar y entregar certificados laborales.
 Elaborar las prestaciones sociales como las primas cada seis meses, las cesantías
cada año o cuando el empleador se retira de la organización y pagar los intereses en
la nómina de enero; y las vacaciones cada año que se cumpla la fecha de ingreso la
organización.

Área de Mercadeo

1. Diseñador
Funciones:
 Proponer las diferentes ideas de innovación para la imagen de la organización.
 Disponer de la información adecuada para la elaboración decualquier proceso de la
organización.
 Evaluar sus procesos para la estructuración de los diferentesprocesos establecidos
para las actividades a realizar.
 Generar de forma oportuna y correcta la información de soporte para las propuestas.
 Realizar un informe semanal de las actividades realizadas.

2. Publicista
Funciones:

 Establecer imagen corporativa de la empresa

 Elaborar la publicidad de la empresa
 Implementar estrategias que permitan conocer lo que los clientes desea.
 Dar a conocer la empresa al público por los diferentes medios de comunicación.

 Se creó la página web de la empresa, hace falta incorporar información que falta
por calificar.
 El día 9 de abril se llegó a un acuerdo con el grupo sobre la posibilidad del cambio
del logo respetando los colores corporativos existentes, ya que había la no
satisfacción de algunos integrantes del grupo.
 Se creó la reseña histórica de la empresa, esta se encuentra en borrador ya que
esperamos la opinión y corrección de nuestros instructores.

Está pendiente la elaboración de los documentos legales como:

 Inscripción en el RUT.
 Registro ante cámara y comercio.
 Acto constitutivo.
 Consulta uso de suelos.
 Resolución de facturación.
 Estructura Organizacional:

Junta de
Accionistas

Gerente

Secretaria

Jefe
Jefe de Talento Jefe de
Jefe de Asesoria Administrativo
Humano Mercadeo
y Financiero

Asistente
Secretaria Secretaria
contable

Dirigir el Facilitar
Vinculacion de Analista de Relaciones
Talento Servicios al SGSST Mercadeo Bienestar Nomina SGSST Publicidad Disenador Almacen
Contratación Mercadeo Publicas
Humano cliente