CODIGO DEL PR-GCA-001

PROCEDIMIENTO DE DOCUMENT
INFORMACIÓN O
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1. OBJETIVOS
Establecer diferentes métodos para conservar en buen estado la información documentada del SGI de
la organización NETWORK COMPUTER PRINTER conforme a los requisitos definidos de las
normativas determinando necesaria para nuestro sistema de gestión

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control y conservación de los documentos
elaborados tanto internos como externos referente al SGI , comprende desde la
necesidad de diseñar cierta documentación siendo eficaz ,para así divulgarlos a
todas las partes interesadas pertinentes

3. RESPONSABLE

El Coordinador del Sistema de Gestión Integral.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ISO 9000-2015 “Sistema de Gestión de Calidad”

ISO 9001-2015 “Sistema de Gestión de Calidad”
ISO 14001- 2015 “Sistema de Gestión Ambiental”
ISO 45000 -2015 “Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo”
GTC-10013- 2002 “Directrices para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad”

5. GENERALIDADES

La elaboración de los procedimientos, guías, instructivos y manuales lo realiza el líder del

proceso, la revisión de este la realiza el Coordinador del Sistema de seguridad y salud en el
trabajo y la Aprobación del documento es realizada por el gerente. Para el caso de los formatos
estos son realizados por el líder del proceso junto con su equipo de apoyo, son revisados y
aprobados por el Coordinador de SGI o su asesor. Cada vez que se realicen cambios en los
procedimientos se deberá dejar constancia de esto en el control de cambios.

Se mantendrá actualizado el Listado maestro de información documentada, cada vez que se

cree, modifique o elimine un documento.
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Cada vez que un personal de equipo de apoyo de proceso requiera la creación de un nuevo
registro dentro del SGI deberá notificar al Líder del Proceso para que a su vez él informe al
equipo del SGI se cree el documento y este sea ingresado al listado maestro de información
documentada.

6. TERMINOS Y DEFINICIONES

Almacenamiento: Lugar o espacio donde se archiva la información documentada, éste podrá ser
en medio físico y/o magnético.

Sistema de gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que

interactúan para establecer políticas, objetivos y proceso para lograr estos objetivos.

Conservación: Conjunto de condiciones necesarias para asegurar que la información

documentada que se encuentre en almacenamiento esté protegida contra cualquier daño o
deterioro.

Creación: Acción de crear información documentada para la realización de una actividad, esta
información deberá ser registrada en el Listado Maestro de Documentos o Listado Maestro de
Registros según corresponda.

Documento de referencia: Referencia bibliográfica utilizada en la elaboración de un documento o

documentación que complemente el desarrollo de una actividad.

Formato: Tipo de información documentada utilizada para la recolección de los resultados

derivados de la ejecución de una actividad de un proceso. Esta información se utiliza como
evidencia para demostrar la conformidad de un proceso.

Política: Intensiones y dirección de una organización como las expresa formalmente su alta
dirección.

Objetivo: Resultado a alcanzar.

Guía: Tipo de información documentada que contiene una orientación acerca de cómo realizar una
actividad o tarea de un proceso.

Instructivo: Tipo de información documentada que contiene las tareas necesarias para llevar a
cabo una actividad de un proceso.
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Información documentada: es el conjunto de información elaborada por la Institución para el

desarrollo de sus procesos, la cual puede estar en cualquier medio de soporte o formato, además
de ser controlada y revisada periódicamente.

Listado Maestro de registros: Documento que contiene el registro de todos los formatos
diseñados por la Institución.

Líder de la actividad: Cualquier colaborador de la Institución que tiene dentro de sus funciones el
desarrollo de una actividad específica de un proceso.

Líder del Proceso: Es la persona que dirige, coordina, controla y evalúa las actividades de un
proceso.

Manual: Tipo de información documentada que establece políticas y/o directrices para la gestión de
un proceso.

Modificación: Acción de agregar, cambiar o eliminar actividades de algún tipo de información

documentada, en este caso, implica cambio de versión.

Normativa: Conjunto de normas internas y externas de la Institución registradas en el Listado de

documentos obligatorios de origen interno y en el listado maestro de documentos de origen externo.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proceso: Conjunto de actividades interrelacionada o que se interactúan, que transforma las

entradas en salidas.

Registros: Documentos que evidencian los resultados de la ejecución de las actividades de un

proceso.

SIG: Sistema de Gestión Integrado.

7. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE EVIDENCIAS

Se identifico las necesidades de las partes
interesadas y sus requisitos, actualizando
Identificar las
aquellos documentos que requieran Informe de las
necesidades y Líder de proceso,
01 actualizarse, la persona encargada de Necesidad
requisitos de las Coordinador de SGI
crear y modificar la información identificada ,
partes interesada
documentada para realizar la actividad de
un proceso.
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Divulgar la información Los líderes de procesos debe garantizar Por medio de

de la identificación de que la información de las necesidades correo
02 Líder de proceso
necesidades de la hayan sido comunicada a todas las partes electrónico,
partes interesadas interesadas de la organización. cartas, Charlas

Encabezado del documento

El encabezado del procedimiento se divide
en 3 partes:
Logo
Construir el Nombre del procedimiento
encabezado del Página, versión, código y fecha
procedimiento con su
Formato con
03 respectiva codificación Codificación Coordinar de SGI
Como se codifica la documentación: encabezado
de los diferentes
proceso de la Códig Secuencia Tipo de
organización. o del código documento
PRO- Tipo de Procedimiento
SST- proceso-
005 documento-
Consecutivo.

Crear: Los líderes de proceso son los

encargados de crear los procedimiento de
procesos y la actualización de estos
Realizar la creación documentos, cuando se requiera luego
de un nuevo serán comunicados a la alta dirección
documento y se Modificar: Informar .a la gerencia,
Documento
04 modificar o elimina el cualquier tipo de modificaciones que sean Líderes de proceso
actualizado
mismo cuando se necesario para la eficacia de los
requiera algunas de procedimiento de procesos
estas modificaciones Eliminar: El documento será eliminado
cuando este requiera un cambio total y se
decida eliminar , informando a la gerencia
los motivos por el cual se va realizar dicha
función.

Validar que la
Realizar seguimientos cada 3 meses al
información cumpla Documentos
05 documento verificando si cumple con los Alta dirección
con los lineamientos verificados
lineamientos del SGI
mínimo del SGI
06 Aprobar las El documento será entregado al gerente Líder del proceso
modificaciones y para su revisión y aprobación Documento
eliminación del Nota 01: En caso de que la solicitud este aprobado
documento que lo correcta, continuar con la actividad 07.
requieran
Nota 02: En caso de que la solicitud no
esté correcta, enviar correo electrónico al
líder del proceso, informando los ajustes a
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realizar y continuar con la actividad 05.

Nota 03: El tiempo máximo para realizar

esta actividad es de 2 días hábiles.
Una vez que el listado maestro se Listado maestro
Actualizar el listado
encuentre conforme y si se requiere
maestro de Coordinador de
07 actualización de los documentos del SGI se
información Calidad
debe actualizar.
documentada
Publicar los Cada documento tiene diferentes formas de Registro
documentos del SGI divulgación y en diferentes medios fotográfico
en los diferentes comunicativos, siendo apropiados para su Coordinador de
08 medios comunicativos comunicación. calidad o líder de
como lo son, TV, proceso
Correo, pasillos de la
empresa
5.2.2 CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
De acuerdo a las necesidades que se
Identificar las
identificaron en cada uno de los procesos,
necesidades de un
cada líder se encarga de apoyar la Documento
01 proceso con los Líder de proceso
documentación externa. Externo
documentos externos
de la organización
Comunicar a la alta
gerencia las Los lideres de procesos son los encargados de
necesidades de informa a la alta gerencia las modificaciones
actualizar el listado que se le realizan al listado maestro de
Listado maestro
02 maestro de documento. Líder de proceso
Actualizado
documento
conservándola como
información
documentada
Cuando la gerencia termina la revisión del
Actualizar el listado listado maestro y se percato de no
maestro de conformidades de los documentos se procede Información
03 Líder de proceso
información a realizar las actualizaciones. documentada
documentada

Comunicar a los Se realizarán reuniones con las personas que

líderes de proceso y a participaron en la construcción del
Alta gerencia, líder de Acta de la
04 la gerencia las procedimiento de cada uno del proceso
proceso reunión
actualizaciones del
listado maestra

8. CONTROL DE CAMBIOS
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Todo documento interno del SG-SST exceptuando los registros, utilizaran el siguiente cuadro al final del
documento, que describe el control de cambios, el cual contiene el número de la versión que se
actualizó, fecha en la que se aprobó la modificación, la descripción de la modificación y el cargo de
quien aprobó el cambio.

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCION DEL RESPONSABLE
CAMBIO APROBACION

9. ANEXOS

Inicio
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Crear información documentada

y/o incluir cambios

Recibir, analizar y verificar la

información documentada

Validar el
cumplimiento
de los requisitos

Codificar y procesar la información

documentada

Autorizar la información documentada

Integrar el archivo y distribuir la Coordinar difusión de información

información documentada documentada

Operar y
archivar la
información
documentada