Códipo: GD-F-01

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 4.0

Fecha: Junio 04 de 2019
• liiliiiíili T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L Páaina: 1 de 1
Fecha Actualización de TRO: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRODUCTORA: MINISTERIO DEL TRABAJO HOJA N o ._______________ DE

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Código: 3102000

RETENCION DISPOSICION FINAL

CÓDIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT E M D S
Gestión Central
002 ■ ACTAS
Actas de Comités de Seguridad y Salud en el
002-010 □
Trabajo Estos documentos contienen las actuaciones del comité encargado de proponer
• Solicitud la adopción de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y
mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo; vigilar el desarrollo
• Antecedentes de actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial debe
• Acta (ASIG-F-05) realizar el Ministerio de acuerdo con las normas vigentes se debe promover su
2 8 X •
•
divulgación y observancia. Se conservan y se micrafilman para e
Comunicaciones Oficiales aseguramiento de la información y para posteriores consultas. Una vez
concluido el tiempo de retención, al ser una serie de valores secundarios, se
realizará su transferencia secundaria al Archivo General de la Nación, en sus
dos soportes (medios fisicos y digitales)

u Actas de Comisiones Intersectoriales de

002-004 Estos documentos respaldan la ¡mplementación de las políticas y estrategias de
Seguridad y Salud en el Trabajo carácter intersectorial det Ministerio del Trabajo según la resolución intema
• Resoluciones de conformación 5147 de 2014, Numeral 1 Art. 6, el cual busca los mecanismos de
• Planes de trabajo ¡mplementación déla Ley de Salud y SEguridad en el trabajo en las diferentes
2 5 X
entidades y empresas del pais, con el fin de diminuir la tasa de accidentes
• Informes laborales en Colombia. Se digitaliza para el aseguramiento de la información y
• Acta (asig-f-05) para posteriores consultas, (garantizando la reproducción de esta
• documentación)
Soportes
 Código: GD-F-01
PROCESO GESTION DOCUMENTAL Versión: 4,0
Fecha: Junio 04 de 2019
T A B L A DE R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L Página: 1 d e i
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRODUCTORA: MINISTERIO DEL TRABAJO HOJA No. DE

OFICINA PRODUCTORA: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Código: 3102000

RETENCION DISPOSICION FINAL

CODIGO SERIES, Subseríes y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT M
Gestión Central
022 DERECHOS DE PETICIÓN
Solicitud Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los
derechos de petición que por la importancia de su contenido puedan servir
Antecedentes como testimonio del trámite. En cumplimiento con la Ley 1755 de 2015, (La
Respuesta estadística para la selección está dispuesta en la introducción de las TRD). Una
vez concluido el tiempo de retención, se tomará la muestra para ser conservada
mediante medios físicos y electrónicos. Con los demás expedientes, se aplicará
lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Art 22 “Eliminación Documental"

039 INFORMES
Informes Estadísticos de Accidentes Mortales
039-022 □ en el Trabajo
La serie documental es de permanente actualización debido a los datos
estadísticos tomados para ser analizados e interpretados como soporte de las
Informes de Bases de Datos actividades del Ministerio del Trabajo. Cumplido su tiempo de retención en
archivo de central se elimina porque ya no tiene valor administrativo. Una vez
concluido el tiempo de retención, se aplicará el procedimiento establecido
Soportes mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 “Eliminación Documental"

La serie documental es de permanente actualización debido a los datos

Informes Estadísticos Reporte de accidentes
039-024 □ de trabajo y enfermedades laborales
estadísticos tomados para ser analizados e interpretados como soporte de las
actividades del Ministerio del Trabajo. Cumplido su tiempo de retención en
archivo de central se elimina porque ya no tiene valor administrativo. Una vez
Informes de Bases de Datos concluido el tiempo de retención, se aplicará el procedimiento establecido
Soportes mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 “Eliminación Documental"
056 PLANES
056-003 □ Planes de Acción (DE-PD-01-F-02)

y
Estos documentos reflejan los objetivos numéricos de la entidad, específica las
Plan formulado políticas y lineas de actuación para conseguir esos objetivos y establece unos
Comunicaciones intervalos de tiempo que deben cumplirse para que la puesta en práctica del
oían sea exitosa. Al cumolir el tiemno de retención en archivo central se realiza
 Código: GD-F-01
PROCESO GESTION DOCUMENTAL Versión: 4.0
Fecha: Junio 04 de 2019
T A B L A DE R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L Página: 1 de 1
Fecha Actualización de TRD: Oiciembre de 2019

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OFICINA PRODUCTORA: GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN Código: 3102000

RETENCIÓN DISPOSICION FINAL

CÓDIGO SERIES, Subseríes y Tipos Documentales
j Informes de evaluación y seguimiento al plan de
las dependencias
Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT
Gestión Central
una selección del plan de acción consolidado por la oficina de planeación, el
cual se digitaliza y se conserva cinco (5) años más. Una vez concluido el tiempo
de retención, se tomará la muestra para ser conservada mediante medios
físicos y electrónicos. Con los demás expedientes, se aplicará lo establecido en
et Acuerdo 004 de 2019, Art 22 ''Eliminación Documental”

Planes Nacionales de Seguridad y Salud en el

056-017 □ Trabajo
Documentos que soportan el sistema de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo SG-SST. De acuerdo al Decreto 1443 del 2014, Art. 13, la conservación
Formulación de estos documentos debe realizarse en un período mínimo de veinte (20)
14
años. Finalizado el período en ei archivo central se procederá a eliminar. Una
Plan vez concluido el tiempo de retención, se aplicará el procedimiento establecido
Informes de Evaluación y Seguimiento al Plan mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 “Eliminación Documental”
CONVENCIONES:
■ Serie Documental CT Conservación Total D Digitalización
□ Subserie Documental E Eliminación S Selección
• Tipo Documental M Microfilmación

Aprobada según Resolución No. 2262 de 22 de Junio de 2015 Fecha aprobación última actualización:

-y — # FIRMAS RESPONSABLES

FIRMA SECRETARIA GEf FIRMA COORDINADOR GAD:

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