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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUIS POTOSÍ.

Materia: Administración de Personal.


Licenciatura en Administración.
Alumno: Miguel Ángel Barrera Lara / Correo: A268573@alumnos.uaslp.mx

María Dolores Castilleja.


Introducción.
El presente trabajo, trata de justificar y explicar la importancia del tema relacionado, que como
veremos posteriormente, es necesaria para la correcta aplicación de las políticas de la
administración de personal. Los objetivos de la Administración de Personal son prácticamente los
mismos que se ha fijado la organización, por lo tanto, influye mucho la estructura interna y la
relación con otros organismos, la función de línea y empleados en general, la centralización o
descentralización de dirección de recursos humanos y estos puntos son los que trataremos de
explicar en el contenido del trabajo.

Un aspecto que preocupa mucho dentro de las organizaciones es la Rotación de Personal y el


Ausentismo y la Administración de Personal nos ayudará a determinar las causas de la falta o el
exceso de cada uno teniendo un análisis amplio y complejo basado en las diversas áreas de las que
se auxilia y la historia de la mano de obra con que se cuenta para poder elaborar una visión a futuro
de los recursos.
Definición.
En pocas palabras, el análisis y diseño del puesto de trabajo, consiste en recopilar información sobre
las tareas, los cometidos y responsabilidades del puesto y establecer sus requisitos fundamentales
y las habilidades para desarrollarlo de forma óptima.

El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los


puestos de una organización. Se debe aclarar que esta función tiene como meta el análisis de cada
puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan. Las principales actividades vinculadas
con esta información son:

• Compensar en forma equitativa a los empleados


• Ubicar a los empleados en los puestos adecuados
• Determinar niveles realistas de desempeño
• Crear planes para capacitación y desarrollo
• Identificar candidatos adecuados a las vacantes
• Planear las necesidades de capacitación de RR.HH.
• Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral
• Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el desempeño de los empleados
• Eliminar requisitos y demandas no indispensables
• Conocer las necesidades reales de RR.HH. de una empresa

Propósito e Importancia.
El objetivo principal del análisis de los puestos es el de conseguir definir y acotar las
responsabilidades del trabajador para su conocimiento y el de la dirección de la empresa, establecer
las relaciones entre departamentos o puestos, ubicar correctamente la categoría dentro del
organigrama de la empresa, analizar las cargas de trabajo de las personas y redistribuir o reasignar
contenidos entre diferentes puestos.

Se trata de una herramienta de fácil desarrollo e implantación, aplicable a cualquier tipo de


organización, con independencia del sector de actividad, volumen de trabajadores y cualquier otro
parámetro que quisiéramos analizar.

Así mismo, nos permite cumplir con creces las exigencias que las diferentes normativas de calidad
exigen en la descripción de las funciones y responsabilidades del personal de la organización. Son
mejoras muy importantes las ya conseguidas con su implantación para cualquier organización, pero,
además, nos puede servir de punto de partida para continuar desarrollando otro tipo de
instrumentos de gestión de recursos humanos más complejas como: sistemas de evaluación del
desempeño, elaboración de perfiles del puesto para futuras selecciones de personal, reducción del
tiempo de acopios de datos del personal, identificación de necesidades de formación, elaboración
de mapas de competencias.
Conceptos.
Puesto: Podemos definirlo como una serie de obligaciones, funciones o tareas que un empleado
desempeña para una posición asignada en el organigrama de la empresa. El puesto define la
relación entre las demás áreas de la organización.

Tarea: En Administración de Personal una tarea es una actividad que debe ser completada dentro
de un período de tiempo definido. Una asignación o encargo es una tarea bajo la responsabilidad
de un encargado o assignee, la cual tiene una fecha definida de inicio y finalización. Una o más
asignaciones de una tarea inician la ejecución de la tarea. La terminación de todas las asignaciones
de una tarea específica declara completa la tarea. Las tareas pueden estar conectadas entre sí para
crear dependencias.

Posición: Es un área sensible en el manejo de información y datos, cuya principal función es


resguardar toda la vida laboral de cada empleado e informar de las novedades que se vayan dando
en cada empleado y que afecten a su vinculación con la empresa.

Ocupación: comprende la función laboral del trabajador y los límites de su competencia.


Generalmente se utiliza la denominación de cargo para los técnicos y dirigentes. Dentro de la
terminología empleada se utilizan generalmente los términos trabajo, tareas, puestos, cargos.

Deberes y Obligaciones: Deber y obligación son términos que, si bien podrían tomarse como
sinónimos, en el sentido más amplio de la palabra, no lo son. La diferencia entre ambos recae en el
motivo que los impulsa a ser llevados a cabo. De nuevo, esta diferencia podría llegar a ser
insignificante para muchos, incluso siendo desconocida o descartada por la gran mayoría, pero en
caso de desear usar estas dos palabras de manera correcta, siga leyendo.

Responsabilidad de trabajo: La responsabilidad en el trabajo o laboral, en definitiva


las responsabilidades que asumimos (y nos delegan) en el mundo laboral, es en resumidas cuentas
lo que hace progresar al empleado. Es decir, cuanto mayor sea el nivel de responsabilidad que
asume un empleado, mayor será su posición en la empresa.

Descripción de Puestos: La descripción de puestos es una práctica que consiste en poner en


papel (por escrito) las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de
trabajo incluidos en nuestro profesiograma, detallando: La misión y el objetivo que persiguen de
acuerdo con nuestra estrategia de empresa.

Especificación de puesto: La especificación de una puesta de trabajo es la lista de los


“requerimientos humanos” de un puesto, o sea la educación, capacidad, experiencia previa,
personalidad, etc., necesarias para cubrir un puesto. También es producto del análisis mencionado.
USO Y APLICACIONES DEL ANÁLISIS DE PUESTOS EN LA FUNCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

Si bien es cierto que el análisis de puestos constituye el punto de partida para la realización de
diversas actividades concernientes a la función de Administración de Recursos Humanos también
tiene aplicaciones en otras áreas; por ejemplo, lo emplean gerentes o supervisores de otras áreas
para eliminar duplicidades en el trabajo, para coordinar las tareas de los diversos puestos, para
efectuar auditorías integrales, para establecer tipos de supervisión necesarias y para determinar
montos de fianzas y seguros.

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de


realizar un análisis de puesto como los siguientes:
• Cuando se funda la organización.

• Cuando se crea nuevos puestos.

• Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías
o procedimientos.

• Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa. Igualmente,


si se presenta los siguientes síntomas es necesario que la administración considere evaluar la
implementación de un proceso de análisis de puesto.

• Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con
frecuencia se producen conflictos y malentendidos.

• La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de


esfuerzos y conflictos ocasionales.

• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen
las condiciones necesarias.

• La mano de obra no está adecuadamente capacitada.

• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.

• La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realiza un adecuado análisis de puesto se obtendrá descripciones de puestos bien preparados


y realizados lo que ayuda a la administración a satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de
política de personal, corno remuneraciones, contratación y selección, diseño organizacional,
evaluación del desempeño y la planificación de la mano de obra.
Proceso de obtención de información para el análisis de puestos
Esa compuesta por seis pasos que son:

1. Asegurar, para su éxito, que el apoyo de la administración superior sea visible.

2. Identificar los puestos que es necesario analizar.

3. Escoger el método que se utilizará para la obtención de los datos

4. Reunir y organizar la información obtenida

5. Revisar la información con los participantes

6. Desarrollar una descripción y especificación de puesto

ESTRUCTURA DEL ANALISIS DE PUESTO O DESCRIPCION DE


PUESTO.

El análisis de cargos tiene una estructura que se refiere a cuatro áreas de requisitos: intelectuales,
físicos, responsabilidades implícitas, condiciones de trabajo. Alcance de su responsabilidad;
magnitud de la discreción; "período de control". • Normas sobre desempeño y carga de trabajo.

Mientras la descripción de puestos es un simple inventario de las tareas o responsabilidades que


desempeña el ocupante de éste, el análisis de puestos es la revisión comparativa de las exigencias
(requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen.

El análisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o
nivel de puesto:

1. Requisitos intelectuales.

2. Requisitos físicos.

3. Responsabilidades que adquiere.

4. Condiciones de trabajo.

Requisitos intelectuales

Comprenden las exigencias del puesto por lo que se refiere a los requisitos intelectuales que debe
tener el ocupante para poder desempeñar adecuadamente el puesto. Entre los requisitos
intelectuales están los siguientes
Factores de análisis:

1. Escolaridad indispensable.

2. Experiencia indispensable.

3. Adaptabilidad al puesto.

4. Iniciativa requerida

Requisitos físicos

Comprenden la cantidad y la continuidad de la energía y del esfuerzo físico e intelectual que se


requieren y la fatiga que ocasionan. Entre los requisitos físicos se encuentran los siguientes factores
de análisis:

1. Esfuerzo físico requerido.

2. Concentración visual.

3. Destrezas o habilidades.

4. Complexión física requerida.

Responsabilidades adquiridas

Consideran las responsabilidades que, además del desempeño normal de sus atribuciones, tiene el
ocupante del puesto en relación con la supervisión directa de sus subordinados:

1. Supervisión del personal.

2. Material, herramientas o equipo.

3. Dinero, títulos o documentos.

4. Relaciones internas o externas.

5. Información confidencial.

Condiciones de trabajo

Comprenden las condiciones del ambiente y los alrededores en que se realiza el trabajo:

1. Ambiente de trabajo.

2. Riesgos de trabajo.

3. Accidentes de trabajo.

4. Enfermedades profesionales.
ETAPAS PARA SU REALIZACION Y ACTUALIZACION

Definición de las partes involucradas de la organización y su forma de participación


En un proyecto, las partes interesadas son cualquier individuo, grupo u organización que forme
parte o se vea afectado por el mismo, obteniendo algún beneficio o perjuicio. Cada organización
tiene sus partes interesadas, también conocidas como grupos de interés o públicos de interés. A
menudo se adopta directamente el término inglés stakeholder. Cada una de las partes interesadas
pueden influir en el proyecto, ya sea de forma directa o indirecta. Por ejemplo, una de las partes
interesadas es el cliente.

En un proyecto se diferencia entre partes interesadas activas y pasivas. Las activas son aquellas que
trabajan directamente en el proyecto (ej. miembros del equipo) y que se ven directamente
influenciados (ej. clientes, proveedores...). Normalmente se subdividen las partes interesadas
activas de la siguiente forma:

Director de proyecto

Personal del proyecto

Clientes

Promotor

Patrocinador
Condición previa al análisis: Comunicación
La comunicación ha demostrado su utilidad en muchos programas y proyectos de desarrollo. Sin
embargo, la experiencia ha puesto de manifiesto que para alcanzar el éxito son necesarios ciertos
requisitos previos.

Si se desea obtener los mejores resultados, hay que aplicar un método sistemático. La comunicación
logra sus objetivos cuando forma parte de la estrategia básica cuya finalidad es establecer las
prioridades del desarrollo y la planificación, ejecución y evaluación de los programas, así como la
mejor de la capacitación a todos los niveles.

Métodos de recolección de información: EMPLEO DE FUENTES PRIMARIAS.

La mayoría de autores coinciden en señalar que el analista de puestos tiene que elegir los mejores
métodos y procedimientos para recolectar la información del puesto.

Al respecto se cuenta con la existencia de varios métodos los que Tolo Rimsky clasifica en dos
amplios grupos: fuentes primarias para recoger información y fuentes secundarias para recoger
información.

Empleo de fuentes primarias para recoger información

Se denomina fuente primaria porque la información sobre el puesto de trabajo proviene


inicialmente de su ocupante. Entre los métodos que se encuentran en este grupo están:

– Observación directa

El analista observa al ocupante del puesto al mismo tiempo que puede realizar cuestionamientos
al empleado acerca de las actividades que está realizando.

Ventaja: Se reduce en un alto grado la subjetividad tanto del ocupante como del analista ante la
posibilidad del diálogo entre ellos.

Desventaja: Sólo permite captar aquellos aspectos visibles del trabajo y del entorno en el que se
desarrolla.

– Diarios y anotaciones

Es un documento en forma de diario elaborado por el empleado a medida que va realizando las
actividades del puesto.

Ventaja: Especial para puestos de nueva creación. Desventaja: Exige habilidades de redacción para
el ocupante.

– Consultas técnicas

Consiste en recabar información de una serie de fuentes como pueden ser ocupantes del puesto,
supervisores o consultores con especialidad en el tema.
Ventaja: Se aplica especialmente a puestos de contenido estandarizado, tales como ingeniería,
contabilidad. Genera información confiable, ya que permite verificar y ampliar la información
ofrecida por el titular del puesto con otros empleados.

Desventaja: El tipo de puestos a los cuales se puede aplicar es limitado.

– Entrevistas individuales

Consiste en entrevistar al ocupante del puesto para recolectar todos los aspectos relevantes del
mismo.

Ventaja: Se utiliza para analizar trabajos no manuales.

Desventaja: El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado.

– Entrevistas de grupo

Consiste en entrevistar a todos los ocupantes del puesto, o bien eligiendo a un grupo
representativo de ocupantes de ese puesto.

Ventaja: Proporciona información procedente de una amplia variedad de personas, con lo que la
aceptación es mayor.

Desventaja: El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado.

– Cuestionario Abierto

El Cuestionario escrito o electrónico contiene una serie de preguntas generales que el ocupante
contestará con sus propias palabras.99

Ventaja: Permite recoger mucha información, en poco espacio de tiempo y con bajo costo.

Desventaja: En trabajos en los que el nivel de formación y cultural del empleado sea muy bajo,
éste puede tener dificultades para contestar las preguntas del cuestionario, con lo que puede
requerir una asistencia adicional del analista.

– Cuestionario Estructurado

Cuestionario escrito o electrónico que contiene una serie de preguntas que limitan las respuestas
del ocupante del puesto a una lista de frases predeterminadas.

Ventaja: Permite recoger mucha información, produce respuestas más exactas debido a lo
restringido de las mismas.101

Desventaja: En trabajos en los que el nivel de formación y cultural del empleado sea muy bajo,
éste puede tener dificultades para contestar a las preguntas del cuestionario, con lo que puede
requerir una asistencia adicional del analista. Su preparación consume mucho tiempo.
Métodos de recolección de información: Empleo de fuentes secundarias para
recoger información
Se denomina fuente secundaria porque la información sobre el puesto de trabajo proviene de
documentos o herramientas internas y externas de la organización. Entre los métodos que se
encuentran en este grupo están:

– Organigramas

Esta herramienta brinda información importante acerca de los puestos de trabajo. Por ejemplo,
John M. Ivancevich precisa que en el organigrama se presentan las relaciones entre
departamentos y unidades de la empresa; también se declaran las funciones de línea (los
individuos que cumplen los deberes laborales) y de personal (asesores).

En el organigrama común se da información sobre los estratos de la organización, el número de


departamentos funcionales y las relaciones formales de rendición de cuentas.102

Ventaja: Permite definir quién le reporta al puesto y qué puestos le reportan al puesto analizado.

Desventaja: No ofrece información sobre el contenido de los puestos.

– Manuales de políticas y procedimientos

Según Tolo Rimsky “cuando éstos existen, pueden aportar información sobre algunas de las
actividades que se deben desarrollar en el puesto bajo análisis.”

Ventaja: Contribuye a ampliar el número de tareas y a delimitar las responsabilidades del puesto.

Desventaja: Podrían estar en obsolescencia.

– Publicaciones de asociaciones profesionales

Tolo Rimsky apunta que ésta “es otra fuente que puede ser muy limitada, pero es fácil indagar si
puede o no arrojar luces sobre el puesto.”

Ventaja: La información aun cuando pudiera ser escasa podría arrojar datos interesantes respecto
a puestos que se localizan en el nivel ejecutivo y directivo.

Desventaja: Ofrecen información escasa.

– Bitácoras

Representa otro documento útil con el que cuenta la empresa para dilucidar aspectos
relacionados con el puesto de trabajo, ya que en la bitácora se registran actividades diarias de la
institución.

Ventaja: Ayuda a obtener información específica que no encontraríamos en otra fuente.

Desventaja: Contiene mucha información y es repetitiva.

– Metas y objetivos de la organización


Cuando la empresa cuenta con metas y objetivos bien definidos se derivan de éstos distintas
responsabilidades que podrán asignársele a los puestos de trabajo existentes por lo que emanarán
nuevas obligaciones que cumplir y tareas que realizar.

Ventaja: Contribuye en la ardua labor de alinear los objetivos estratégicos de la organización a los
objetivos generales de cada puesto de trabajo.

Desventaja: Soslaya los puestos de trabajo de carácter operativo.

– Documentación existente sobre el puesto

Consiste en analizar la documentación existente relacionada con el puesto, como manuales de


funcionamiento de la maquinaria utilizada, manuales de procedimientos, organigrama, definición
de misión, políticas, objetivos y metas organizacionales.

Ventaja: Contribuye a ampliar el número de tareas y a delimitar las responsabilidades del puesto.

Desventaja: Podrían estar en obsolescencia.

Métodos de diseño de puestos:


-Método perceptual motriz

El método perceptual motriz, apunta Ivancevich, tiene su origen en la reingeniería de los factores
humanos. Se enfoca principalmente en la integración de los sistemas humanos y de máquinas; así
hace hincapié en el diseño del equipo y la correspondencia entre máquinas y operadores.

– Método biológico

Al igual que el método perceptual motriz, el método biológico tiene su origen en la reingeniería de
los factores humanos. Y de igual forma, se enfoca principalmente en la integración de los sistemas
humanos y de máquinas; por lo que hace hincapié en el diseño del equipo y la correspondencia
entre máquinas y operadores.

– Método mecanicista

Tiene su origen en el modelo de administración científica de Frederick W. Taylor y se enfoca más en


la productividad que en la satisfacción. Según John M. Ivancevich la obra de Taylor y los principios
de la administración científica despertaron un gran interés en el estudio sistemático de la estructura
de los puestos. Se insistía en estructurar los puestos de manera que se dividieran en tareas simples
y repetitivas que, una vez aprendidas, se realizaban de manera rápida y eficiente.

– Método de motivación: enriquecimiento del puesto

Procede de la teoría de dos factores de Frederick Herzberg y consiste en cambios básicos en el


contenido y nivel de responsabilidades de un puesto con el fin de plantear un reto mayor al
trabajador.

Asimismo, trata de diseñar el trabajo de tal forma que los titulares satisfagan sus necesidades de
crecimiento, reconocimiento y responsabilidad.

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