COOTRACHEC COOPERATIVA MULTIACTIVA DE TRABAJADORES DE LA CHEC “COOTRACHEC” NIT 690.800.099-0 REGLAMENTO DEL COMITE DE SOLIDARIDAD Y AYUDA MUTUA ACUERDO NUMERO 009 Enero 18 de 2018) Por el cual se ajusta, modifica y actualiza el Reglamento del Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua que regird en ta Cooperativa Multiactiva de Trabajadores de la Chee “Cootrachec” y con el propésito de facilitar la atencién adecuada de las solicitudes de auxilios de solidaridad de los asociados. El Consejo de Administracién de la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores de la Chee, en uso de sus facultades y, especialmente, las conferidas por la Ley, los estatutos sociales, los reglamentos internos y, CONSIDERANDO: 1. Que es funcién del Consejo de Administracién expedir las reglamentaciones internas de los diferentes servicios, desarrollar los planes y programas para integrar y coordinar las actividades que conduzean a aleanzar los objetivos estatutarios de la Cooperativa Cootrachee. 2. Que es propésito del Consejo de Administracién, de acuerdo con sus facultades, dotar a 1a Cooperativa Cootrachee de un reglamento que se constituya en una herramienta de apoyo para la eficiente prestacién de los servicios, acorde con las necesidades de la Institucién y de sus asociados. 3. Que es funcién del Consejo de Administracién efectuar los ajustes y modificaciones que se consideren necesarios en el Reglamento de Solidaridad y Ayuda Mutua, en procura de que las politicas, las normas y los procedimientos establecidos para el otorgamiento de auxitios, posibiliten la prestacién de un eficiente servicio. 4. Que se require brindar una orientacién al Comité para la ejecucién de sus actividades, tendiendo a mejorar la capacidad, el desempefio, el comportamiento social y el desarrollo empresarial de la Cooperativa Cootrachec,egen A4C HEC 5. Que se hace necesario determinar la forma reglamentaria para el buen funcionamiento del Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua, asi como la aplicacién del principio universal del cooperativismo, enmarcado en la solidaridad y ayuda mutua requerida para estar presente en los casos extremos de necesidad del asociado y sus beneficiarios, ACUERDA: DISPOSICIONES GENERALES ARTICULO 1. FINALIDAD: Por el cual se qjusta, modifica y actualiza el Reglamento del Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua. FI Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua es un organismo asesor del Consejo de Administracién y estard encargado de orientar y coordinar las actividades de solidaridad y auxitios para los asociados y sus beneficiarios, en los casos de verdadera y comprobada necesidad, en las modalidades establecidas en el presente reglamento, de conformidad con los objetivos y actividades previstos en la legislacién cooperativa y los estatutos sociales vigentes. ARTICULO 2. CONFORMACION DEL COMITE: Ei Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua estaré integrado por cinco (5) asociados hdbiles, nombrados por el Consejo de Administracién para un periodo de dos (2) afios, pudiendo ser reelegidos 0 removidos en cualquier momento. Los nombrados no podrén ser miembros del Consejo de Administracién ni pertenecer a otro comité y deberdn cumplir los requisitos estipulados en el Manual de Comités establecido por el Consejo de Administracién, El Gerente asistiré a las reuniones previa invitacién del Comité, pero podré, por derecho propio, asistir a cualquier reunién. En todo caso actuard con voz pero sin voto. ARTICULO 3. INSTALACION: El Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua se instalaré, or derecho propio, una vex sea nombrado por el Consejo de Administracion y designaré Presidente, Vicepresidente y Secretario, ARTICULO 4. REUNIONES: El Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua se reuniré ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente cuando se requiera. Podré ser convocado por el Presidente o el Vicepresidente del Comité, el Gerente, el Presidente del Consejo de Administracién, el Presidente de la Junta de Vigilancia o el Revisor Fiscal. ARTICULO 5. QUORUM Y DECISIONES: El quérum minimo para deliberar lo constituye la presencia de tres (3) miembros del Comité con voz y voto. Los invitados a las reuniones del Comité, tendrén derecho a voz pero sin voto.cor HEC PARAGRAFO: Cuando un miembro del Comité realice una solicitud para ét 0 su grupo Familiar, éste se abstendré de votar. ARTICULO 6, ACTAS: 1 Comité de Solidaridad fetuaciones en actas, las cuales serén suscritas y {a reunidn, Estas actas estardn a disposicién det Consejo de Adm ‘os 6rganos de vigilancia y control, para el conocimiente de las. ARTICULO 7. FUNCIONES DEL PRESID: * Son funciones del Presidente del Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua las siguientes: @- Citar a los miembros del Comité a las reuniones ordinarias xy extraordinarias. b. Presidir y coordinar el proceso de las reuniones, Controlar la distribucién y ejecucién del presupuesto. 4. Coordinar y liderar el plan de actividades y as fimciones de Administracién, © Dirigir ta elaboracién del presupuesto o plan de actividades en coordinacién con el Gerente de la Cooperativa Cootrachee, J Firmar las actas. 9. Emitir y firmar los oficioso circulares dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a 1a toma de la decisién. PARAGRAFO: En caso de ausencia del Presidente, asumiré estas funciones el Vicepresidente, ARTICULO 8. FUNCIONES DEL SECRETARIO: Son Funciones del Seeretario las siguientes: @ Elaborar las actas y entregarlas en la Secretaria de la Cooperativa Cootrachee, debidamente firmadas por el Presidente y Seeretario del Comité. 5. Coordinar con Ia Seeretaria de la Cooperativa Cootrachec el manejo de la correspondencia entrante y satiente para las decisiones en las reuniones del Comité, © Hevar de manera actuatizada las estadisticas para los informes requeridos. 4. Las demés que le sean asignadas y relacionadas con el Comité. ARTICULO 9. PROGRAMAS Y PLAN DE TRABAJO: El Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua deberé entregar al Consejo de Administracién, en el plazo estipulado, la Gropuesta de las actividades y proyectos sociales en beneficio de los asociados, que desarrollarén en el periodo para el cual fueron nombrados, BI Consejo de Administracién se encargard de estudiar, aprobar Y asignar los recurs: recesarios para el cumplimiento de los objetivos trazados por el Comité, dependie ENE 2018A COOTRACHEC Senonaa eee disponibitidad de dinero y el presupuesto general de la Cooperativa Cootrachec. Los gastos efectuados deberdn ajustarse a lo consignado en el presupuesto y tendrén que estar plenamente justificados. PARAGRAFO 1: Para ol inicio de actividades y elaboracién de Programas, el Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua deberé tomar como marco de referencis los informes de las Geviones desarrolladas por la Administracién, el eomité anterior y las poltticas del Consejo de Administracién, a fin de poder efectuar los ajustes necesarios Para que la nueva Programacién sea funcional y satisfaga las necesidades de los asociados y la entidad. PARAGRAFO 2: La ejecucién del presupuesto se podré iniciar sélo a partir de la aprobacién por parte del Consejo de Administracién. Sin embargo, para poder desarrotlar cada actividad, ef Comité trabajaré en coordinacién con la Geroncin y presentard a la misma, como minimo, tres (3) cotizaciones de los diferentes gastos a ejecutar, PARAGRAFO 3: El Gerente de la Cooperativa Cootrachee es el ordenador ‘del gasto, previa presentacién de las facturas y soportes contables necesarios, ARTICULO 10. INFORMES: Al final de cada ejercicio, el Comité de Solidaridad y Ayuda ‘Mutua elaborard y presentaré al Consejo de Administracién un informe general y detallado de las actividades, para que, en forma conjunta, publicarlo e informarlo a la Asamblea General de Asociados. Adicional a lo anterior, se establece como mecanismo de control por parte del Consejo de Administracién, un informe de la gestion mensual realizada. ARTICULO 11. FUNCIONES DEL COMITE: Los integrantes del Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua deberdn dirigir y orientar las actividades de solidaridad para el asociado y los beneficiarios que se tengan registrados en la Cooperativa Cootrachec, en el espiritu, findamento préctico y caracteristicas de la solidaridad y la ayuda mutua, con base on ke realidad de ta Cooperativa Cootrachec y su entorno. El Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua tendré las siguientes funciones: @ Gumplir y hacer cumplir el presente acuerdo en armonia con las normas que reglamentan la materia, 5. Evaluar las solicitudes de auxitios y verificar los documentos de comprobacién presentados, © Aprobar los auxilios y las cuantias correspondientes, reglamentados en el presente documento, . Aprobar los pagos que puedan sufragarse con cargo a este Fondo, @- Informar al Consejo de Administracién 0 a la Gerencia de la Cooperativa Cootrachec, segtin sea el caso, las irregularidades observadas 0 comprobadas en los trémites solicitudes de los asociados. REG — ENE 2018 (> ‘Seen ee F Controlar los recursos asignados al Fondo de Solidaridad y Ayuda Mutua, presentar recomendaciones al Consejo de Administracién, bien sea sobre la reglamentacién o en otros aspectos relacionados, 9. Bvaluar as diferentes calamidades produeidas por la naturaleza, en caso de catastrofes naturales 0 especiales, que permitan el reconocimiento de un auxili de solidarideg y sean evaluados y autorizadas por el Consejo de Administracién. }. Realizar brigadas de salud y asistenciales para los asociados y los beneficiarios. i Las demés que te asigne el Consejo de Administracién, la normatividad vigente, los estatutos sociales y las reglamentaciones internas, ARTICULO 12. RECURSOS: El Fondo de Solidaridad y Ayuda Mutua se constituiré con os siguientes recursos: a. El diez por ciento (10%), como mfnimo, de los excedentes del ejercicio contable anual. b. El porcentaje que le asigne a Asamblea General de Asociados de los excedentes a distribuir, ©. Lo que reciba el Fondo de Solidaridad y Ayuda Mutua a titulo de donaciones 9 herencias, de personas naturales o juridicas, con destinacién especffica. 4. La cuota mensual que la Asamblea de Asociados apruebe con destinacién especifica. @ Con el produeto de programas 0 eventos especiales que se realicen para obtener ingresos ara el Fondo de Solidaridad y Ayuda Mutua, £ Con los aprovechamientos obtenidos como producto de su propio desarrollo, 9- Con los aportes 0 contribuciones de los asociados que, en forma obligatoria 0 voluntaria, se establezcan para incrementar este Fondo, h. Los que asigne ef Consejo de Administracién en los presupuestos y con cargo al ejercicio anual. CASOS, MONTOS Y PAGOS DE LOS AUXILIOS ARTICULO 13. CASOS, MONTOS Y¥ PAGOS DE LOS AUXILIOS: El Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua reconoceré auxitios a los asociados en los siguientes casos: 41. Concepto: Fallecimiento del asociado y/o cualquier beneficiario, debidamente inscritos en la base de datos de la Cooperativa Cootrachec y que sea debidamente comprobada Monto: Se otorgaré un auxilio equivalente al cincuenta por ciento (50%) de salario ménimo mensual legal vigente (1 SMMLV). REG! — ENE 2018A ‘COOTRACHEC 2 Ausilios por ealamidad doméstica: Para efectos de lo dispuesto en el presente reglamento, se entienile por calamidad doméstica los siguientes conceptos. @ Concepto: El grave daito o detrimento en el patrimonio familiar del asociado como consecuencia de actos imprevisibles o irresistibles de la naturaleza, tales como los efectos de ta accién de agentes naturales, como son el incendio, la inundacién, el deslizamiento, el terremoto y el huracén, asi como por humedades causadas por los efectos del acuedueto y el alcantarillado, en ta vivienda del asociado y que seo de su propiedad. Monto: Se reconoceré un auxitio hasta del cuarenta por ciento (40%) de un @ salario minimo mensual legal vigente (1 SMMLV). 5. Concepto: Las enfermedades y lesiones graves, de cardcter permanente 0 transitorio, ocurridas al asociado y que, en concepto de la respectiva Entidad Promotora de Servicios de Salud o ARL, requieran de tratamientos, medicamentos, hospitatizacion ¥/o cirugia, y su costo no sea totalmente cubierto por éstas, a la cual se encuentre afiliado el asociado. También incluye los copagos de los beneficiarios inscritos en la base de datos y que sea debidamente comprobada. Monto: Se reconoceré un auxilio hasta del treinta por ciento (30%) de un (1) salario minimo mensual legal vigente (1 SMMLV). © Concepto: La formulacién de gafas al asociado como consecuencia de un tratamiento Sptico u oftalmolégico y euyo costo no sea cubierto por la respectiva Entidad Promotora de Servicios de Salud, a la cual pertenece el asociado o no sea cubiorto or beneficios 0 acuerdos convencionales de la empresa empleadora. Monto: Se reconocerd un auxitio hasta del treinta por ciento (30%) de un (1) salario ‘minimo mensual legal vigente (1 SMMLY). d. Concepto: El reconocimiento de auxitios Para desplazamiento dentro del territorio nacional, por requerimientos médicos, hospitalarios 0 quiriirgicos para el asociado ¥/0 por hospitalizacién del asociado a partir del cuarto dia. Monto: Se reconoceré un auxilio hasta del treinta por ciento (30%) de un (1) salario ménimo mensual legal vigente (1 SMMLY). & Concepto: Se entregardé un (1) kit en especie para bebés recién nacidas y que tengan hasta dos (2) meses de edad, por una (1) sola vez, al asociado que haya sido padre 0 madre, sempre y cuando actuatice la informacién en la base de datos y que sea debidamente comprobada, Se entregard solo uno (1) por grupo familiar. Monto: Se reconoceré un auxilio hasta del diez por ciento (10%) de un (1) salario minimo mensual legal vigente (1 SMMLY). | ENE 2018PARAGRAPO 1: Para acceder a los auxilios 0 beneficios, ol asociado debe tener inscrito su grupo familiar, conforme lo establecen los estatutos sociales vigentes y actualizar los datos PARAGRAFO 2: El otorgamiento de auxilios por el fallecimiento de un asociado y/o establecidos en el presente reglamento. Asi mismo, éstos deberdin inchuirse en el acta de la reunién més préxima del Comité. PARAGRAFO 3: En caso de un evento masivo y que afecte a un gran nimero de asociados, Se verificaré la disponibitidad de presupuesto del Fondo y con base a éste, se realizarén las asignaciones correspondientes a través de sorteo. ARTICULO 14. REQUISITOS: Al momento de otorgar cualquier aueitio a los asociados 1/0 beneficiarios, se deberin tener en cuenta los siguientes requisitoss 4 BI asociado debe llevar como minimo noventa (90) dias de haber sido aceptada su afiliacién por el Consejo de Administracién y haber legatizado su vineulacién a la Cooperativa Cootrachee. >. No tendrén derecho a auxitios por calamidad doméstica, los asociados que estén en ‘mora con las obligaciones econémicas 0 que tengan suspendidos los derechos, © Un asociado tendré derecho a solicitar un (4) auxitio por calamidad doméstica por afio, 4. Blaborar carta de solicitud det auxilio, en la cual explique someramente las circunstancias que constituyen la calamidad doméstica y adjuntar a la misma copias 0 Jfotocopias de los dictémenes médicos, oftalmolégicos u optométricos, denuncias, declaraciones y demés documentos probatorias comiinmente aceptados, ‘por la ley, segiin sea el caso, que acrediten la eireunstancia motivo de la solicitud, los cuales deben tenon Secha de expedicién no superior a treinta (30) dias calendario, F Para los casos contemplados en el numeral 2 del articulo 13 del presente reglamento, se debe allegar constancia del empleador de que dichos beneficios no son exbiertos por convenciones y/o acuerdos laborales. 9. Para los casos contemplados en el numeral 2 del articulo 13 y en caso de que en la residencia vivan varios asociados con vinculo familiar, el auxilio se le otorgara solo uno (1) de ellos. PARAGRAFO 1: Todos los auxilios otorgados a los asoviados, excepto el auxili fallecimiento del asociado y/o beneficiario debidamente inscritos en la REGLAi — ENE 2018M COOTRACHEG jure realizar el trémite ante ta entidad prestadora del servicio y que ésta genere los Tespectivos soportes y constancias de pago a nombre del asocindo, se concede nn lazo Iéximo de treinta (30) dias ealendario para ta entrega de los soportes eourcbien en la Cooperativa Cootrachec. PARAGRAFO 3; Serd el Gerente 0 la persona que se designe para ello, quien autorice el desembolso, previo la verificacién o visita respectiva en el municipio de Manizales y fuera de éste, el concepto por escrito de autoridad competente. DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 15. BENEFICIARIOS: Se consideran beneficiarios del asociado, conforme lo establecen los estatutos sociales vigentes, los siguientes: 4, Asociado casado 0 en unién marital de hecho: a. Elcényuge o compaiero permanente, segtin el caso. 5 Los hijos que dependan econémicamente del asociado hasta cumplir la mayoria de dad o incluso hasta los veinticinco (25) aos, siempre y cuando estén cursante estudios. & Los hijos de eualquier edad con limitacién fisica 0 cognitiva, debidamente acreditada 2. Asociado soltero: @ Los hijos que dependan econémicamente del asociado hasta cumplir la mayoria de edad o incluso hasta los veinticinco (25) afios, siempre y cuando estén cursando estudios, 6. Los hijos de cualquier edad con limitacién fisica © cognitiva, debidamente acreditada. ¢- Los padres del asociado, siempre y cuando dependan econdmicamente de éste, 4. Para los asociados que no cuenten con las condiciones de beneficiarios relacionados 0 con sociedad conyugal disuelta, podrdn inscribir a una (1) persona como beneficiario, ARTICULO 16. SANCIONES: Se establecen las siguientes sanciones: ENE 2018coor! ‘See 5. Los asociados nombrados en el Comité de Solidaridad y Ayuda Mutua, deberdn cumplir las disposiciones consagradas en la ley, ta Asamblea General, los eslatitos sock es ‘vigentes, el Consejo de Administracién, el presente reglamento y el Manual de Comite © BI incumplimiento y/o violacién del presente reglamento por parte de uno varios miembros de este estamento, ser motivo de remocién del Comité y no podré ser integrante de ningtin otro comité por espacio de un (1) afto. 4. Le compete al Consejo de Administracién notifcar la respectiva remocién y las causas que la motivaron, ARTICULO 18. VIGENCIA: El presente reglamento rige a partir de la fecha de su Publicacién, la cual se hard a través de los medios y canales de eomunicacién internos de la Cooperativa Cootrachec. Asi mismo, deroga todas las normas que le sean contrarias, Este reglamento fue aprobado en la ciudad de Manizales el dia 18 del mes de enero de 2018 enreunién del Consejo de Administracién, segiin consta en el acta 634. RUIZ AGUDELO Presidente Consejo de Administracién “de sAdministracién