Manual de Acompanamiento

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MANUAL DE ACOMPAÑAMIENTO
para la implantación del modelo propuesto
de aseguramiento interno de la calidad
1
MANUAL DE ACOMPAÑAMIENTO
para la implantación del modelo propuesto
de aseguramiento interno de la calidad
Jaime Silva B.
Elizabeth Bernal
Camilo Hernández
Sergio Sánchez
3
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
Ministra de Educación Nacional

María Fernanda Campo Saavedra
Viceministra de Educación Superior

Patricia del Pilar Martínez Barrios
Directora de Calidad para la Educación Superior

Juana Margarita Hoyos Restrepo
Subdirectora de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior

Jeanette Gilede González
Asesora
Raquel Díaz Ortíz
CONSORCIO ACE
Autores:
Jaime Silva Bautista
Elizabeth Bernal
Camilo Hernández
Sergio Sánchez
Equipo consultor:
Jaime Silva Bautista – Director del proyecto
Camilo Hernández Sanabria
Elizabeth Bernal Gamboa
Claudia Patricia Restrepo
Álvaro Recio Buriticá
Daniel Lozano Flórez
Martha L. Galindo R.
Sergio Sánchez Durán
ISBN 978-958-691-616-5
Bogotá, febrero de 2014
contenido
Presentación................................................................................................................................6
1 Componente 1: Gobierno y dirección.................................................................................8

1.1 Planificación Estratégica.............................................................................................................9
1.2 Presupuestación............................................................................................................................. 11
1.3 Análisis, evaluación de resultados y retroalimentación............................................. 13
1.4 Organización..................................................................................................................................... 15
1.5 Rendición de cuentas......................................................................................................................17
2 Componente 2: Ejecución.................................................................................................19
2.1 Aprendizaje y enseñanza..............................................................................................................19
2.2 INVESTIGACIÓN.....................................................................................................................................37
2.3 EXTENSIÓN.............................................................................................................................................47
2.4 GESTIÓN DE ESTUDIANTES.................................................................................................................56
2.5 GESTIÓN DE DOCENTES......................................................................................................................61
2.6 GESTIÓN DE FUNCIONARIOS ............................................................................................................. 66
2.7 GESTIÓN DE EGRESADOS....................................................................................................................72
3 Componente 3: Apoyo administrativo y financiero.............................................................76

3.1 GESTIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO..............................................................................78
3.2 GESTIÓN ESTRATÉGICA DE ACTIVOS ................................................................................................ 80
3.3 GESTIÓN DE RECURSOS (O MEDIOS) EDUCATIVOS.........................................................................81
3.4 GESTIÓN DE INFORMACIÓN.................................................................................................................82
Presentación
El documento “Modelo de aseguramiento interno de la calidad para las instituciones de educa-
ción superior en el marco del mejoramiento continuo de la calidad de la educación superior en
Colombia” presenta el modelo de aseguramiento interno propuesto como desarrollo referencial
para las instituciones de educación superior del país, en el marco del contrato MEN 0288 de
2013. El modelo propuesto se conceptualiza como el subsistema de aseguramiento interno del
sistema nacional de aseguramiento de la calidad de la educación superior, que interactúa con
el subsistema de aseguramiento externo, para asegurar la calidad de la educación superior en
el país.
El subsistema de aseguramiento interno propuesto tiene tres componentes: el componente de

gobierno y dirección; el componente de ejecución; y el componente de apoyo. En cada com-
ponente se identifican procesos, que son los mecanismos a través de los cuales los elementos
del subsistema de aseguramiento interno de la calidad interactúan para lograr los resultados
esperados de calidad. No obstante, el componente de ejecución es muy complejo, por tanto
contempla “áreas de concentración” dentro de las que se identifican los procesos. Esto se hace
con el fin de dar una mejor estructura al modelo propuesto.
El modelo caracteriza los procesos no como construcciones de flujo (entradas, acciones, sali-
das) sino en términos de “buenas prácticas”. Esto con el fin de relievar el hecho de que el dise-
ño mismo de los procesos no es algo universal sino dependiente de la historia, las condiciones
y las circunstancias de cada institución, por lo que lo importante no es el diseño del flujo sino
el logro de los resultados. La idea es que cada IES diseñe y desarrolle los procesos según sus
circunstancias, siempre y cuando cumpla lo que la experiencia internacional ha identificado
como “buenas prácticas”.
En este contexto, la guía para el acompañamiento de los procesos de implementación es sen-

cilla: se trata de identificar en cada caso en qué situación relativa se encuentra la IES respecto
del ejercicio de las buenas prácticas para, sobre esta base, establecer con alguna precisión el
tipo de apoyo que requiere para alcanzar el pleno dominio de las buenas prácticas pertinentes.
Para el efecto se propone una escala de valoración de 1 a 4 (para evitar el “sesgo al medio”)
en la que el grado 1 significa una situación de ausencia o desarrollo muy incipiente de la bue-
na práctica y el grado 4 significa un desarrollo satisfactorio de la buena práctica. Los grados
intermedios 2 y 3 se definen en referencia a los dos grados extremos: el grado 2 indica una
situación mejor a la descrita en el grado 1, pero más cercana a esta que la descrita en el grado
4; el grado 3 indica una situación inferior a la del grado 4, pero más cercana a esta que a la
descrita por el grado 1.
Cada proceso se califica a través de las buenas prácticas enunciadas. La calificación del pro-
ceso sería el promedio de las calificaciones obtenidas para los distintos enunciados. Pero esta
no es la única alternativa. El esquema admite que, por ejemplo, los enunciados reciban alguna
ponderación, con lo cual la calificación del proceso podría ser el promedio de la calificación de
los enunciados, pero teniendo en cuenta la ponderación establecida.
La idea es que la calificación de los procesos sea hecha por la propia IES. Con base en esta
“autoevaluación”, la IES propondría un plan de mejoramiento y solicitaría apoyo para su im-
plantación. El Ministerio –directamente, o a través de terceros contratados– analizaría las dos
informaciones y procedería a establecer una estrategia de apoyo en la que quedarían prioriza-
dos los aspectos que, en su concepto, tendrían un mayor impacto sobre el sistema de asegu-
ramiento interno de la calidad de la IES y, en último término, sobre la calidad de la educación
impartida por esta IES.
Conviene mencionar que la puesta en operación del subsistema de aseguramiento interno de

la calidad supone la existencia de algunos documentos, de los que se destacan los siguientes:
1. Documento de planeación estratégica con especificación de la misión, la visión y el

rumbo estratégico definidos por el órgano de gobierno de la IES.
2. Documento de PEI.
3. Documento de análisis situacional en el que se especifiquen claramente al menos los
siguientes elementos:
i. Organización
ii. Portafolio de programas, con caracterización de estudiantes y docentes por programa
iii. Caracterización agregada de recursos humanos (cuerpo docente, funcionarios)
iv. Caracterización agregada de recursos tecnológicos
v. Caracterización agregada de recursos físicos
vi. Caracterización agregada de recursos financieros
vii. Caracterización y diagnóstico de la función de aprendizaje y enseñanza
viii. Caracterización y diagnóstico de la función de investigación
ix. Caracterización y diagnóstico de la función de extensión
x. Posición relativa frente a IES de referencia en términos de:
Matrícula de pregrado, matrícula de posgrado, calificación del cuerpo docente, resultados

Saber Pro, empleabilidad y empresarismo de egresados, acreditación de programas.
4. Documento de análisis de entorno con una visión prospectiva que permita su consideración
dinámica.
7
1. Componente 1: Gobierno y dirección
Buena práctica
El gobierno está constituido por un cuerpo colegiado, con un reglamento de operación explícito
y estable y con representación de todos los estamentos de la comunidad: estudiantes, docen-
tes, funcionarios, egresados y representación de la sociedad en general (sociedad civil, si es
un ente privado; gobierno, si es un ente estatal). La dirección está constituida por la rectoría (o
su equivalente) la cual depende y reporta al órgano de gobierno, con especificación clara de los
requisitos para el cargo y el procedimiento de selección y nombramiento.
Califique la situación encontrada en la IES respecto del estado de cada buena práctica en cada
proceso, de 1 a 4, según la siguiente escala:
Grado 1: práctica deficiente (ver descripción en cada proceso).

Grado 2: práctica insuficiente. La situación encontrada es mejor que la descrita para el
grado 1, pero se asemeja más a esta que a la descripción del grado 4.
Grado 3: práctica aceptable. La situación encontrada no es tan buena como la descrita
en el grado 4, pero se asemeja más a esta que a la descripción del grado 1.
Grado 4: buena práctica (ver descripción en cada proceso).
8
1.1 Planificación Estratégica
2.Práctica 3. Práctica Evaluación
1. Práctica deficiente 4. Buena práctica
insuficiente aceptable 1 2 3 4
El órgano de gobierno invita a la co-
munidad institucional a participar en un
proceso de definición misional, a través
La definición misional de la institu-
de acciones colectivas de cada uno de
ción no es el resultado de un proceso
los cuatro estamentos básicos de la
participativo con la comunidad insti-
institución y de las unidades académi-
tucional, sino que es el producto de
cas básicas. Con base en los insumos
la deliberación y/o decisión única del
presentados por los estamentos y las
órgano de gobierno de la institución.
unidades, el órgano de gobierno formula
(y revisa periódicamente) la misión de la
institución.
La misión tiene en cuenta los valores fun-

La misión es un enunciado grandilo-
damentales de la institución y su entorno.
cuente y/o complejo, con un mensaje
El enunciado no es un texto complejo,
difícil de comprender para la comu-
sino una construcción coherente, con un
nidad institucional y la sociedad en
mensaje claro para la comunidad institu-
general, que no permite la construc-
cional y la sociedad en general, que per-
ción de indicadores para monitorear
mite la construcción de indicadores para
el progreso de la institución hacia el
monitorear el progreso de la institución
cumplimiento de su misión.
hacia el cumplimiento de su misión.
La visión no es un enunciado similar al de

la misión, es “más idealista”. Supone la
definición de un horizonte de planeamien-
La visión es un enunciado similar al to de medio o largo plazo y la formula-
de la misión, pero “más idealista” y ción de uno o varios hitos a alcanzar al
no tiene un horizonte de planeamien- finalizar dicho horizonte, congruentes con
to definido. la misión. El horizonte de planeamiento
es permanente, pero móvil, con ajuste
de la(s) meta(s) de acuerdo al progreso
alcanzado.
El órgano de gobierno define el rumbo
estratégico de la institución en cada
una de sus funciones misionales. En la
El órgano de gobierno define el
definición del rumbo estratégico juegan
rumbo estratégico de la institución
en forma clara el entorno, las caracterís-
en forma general o difusa sin tener
ticas propias de la IES y las posibilida-
en cuenta sus funciones misionales
des derivadas de su situación actual. El
de forma individual, por lo que no
rumbo estratégico establece lo que se va
da una guía sobre dónde se deben
a buscar, evitando que los actores y los
concentrar los actores y los recursos
recursos disponibles se dispersen, algo
disponibles en la institución.
clave dentro de un marco limitado de re-
cursos como el que caracteriza a la gran
mayoría de las IES.
9
La definición del rumbo estratégi- La definición del rumbo estratégico es un
co está liderada por el órgano de proceso liderado por el órgano de gobier-
gobierno, pero no ha sido el producto no, pero este debe ser el producto de la
de la consideración ponderada de consideración ponderada de los rumbos
los rumbos estratégicos propuestos estratégicos propuestos por las unidades
por las unidades académicas básicas académicas básicas para sí mismas, y
para sí mismas, y otros elementos otros elementos derivados de la misión,
derivados de la misión, la visión y las la visión y las condiciones proyectadas
condiciones del entorno. del entorno.
Con base en lo estipulado en el plan
estratégico de desarrollo institucional, las
Las unidades académicas básicas no unidades académicas básicas ajustan
ajustan sus documentos de acuerdo sus propios documentos, los que son
con lo estipulado en el plan estraté- remitidos al órgano de dirección. Una vez
gico de desarrollo institucional, ni los aprobados, comienzan a regir, siendo los
presentan para aprobación del órgano marcos referenciales para los planes de
de dirección. inversión y los procesos de presupuesta-
ción en todos los períodos cubiertos por
el plan estratégico.
La IES no ha definido estrategias,
La IES cuenta con estrategias, mecanis-
mecanismos e instrumentos a través
mos e instrumentos a través de los que
de los que revisa periódicamente la
se revisa periódicamente la apropiación
apropiación de la misión, visión y
de la misión, visión y rumbo estratégico,
rumbo estratégico, por parte de la
por parte de la comunidad institucional.
comunidad institucional.
10
1.2 Presupuestación
La IES cuenta con un plan único de cuentas

La IES no cuenta con un plan presupuestales que distingue las tres funcio-
único de cuentas presupuesta- nes misionales (aprendizaje y enseñanza,
les que distingue las tres fun- investigación y extensión o proyección social);
ciones misionales (aprendizaje para cada una identifica los componentes de
y enseñanza, investigación y funcionamiento e inversión y, dentro de estos,
extensión o proyección social). una discriminación por objeto del gasto, según
las necesidades de la IES.
El proceso de presupuestación es descen-

tralizado. Las unidades académicas básicas
(Facultades o equivalentes, Centros de Inves-
El proceso de presupuestación tigación o equivalentes, Centros de Servicio
es centralizado. Las unidades o equivalentes) son “centros de presupues-
académicas básicas no tienen to”, por lo que preparan sus anteproyectos
autonomía para la ejecución de de presupuesto –a partir de los lineamientos
sus recursos. generales dados por el órgano de gobierno de
la IES y el plan estratégico de desarrollo– y
son responsables de su ejecución, tanto en el
componente de gastos como de ingresos.
El proceso de presupuestación contempla me-

tas sustantivas o “físicas” para cada una de
El proceso de presupuestación las tres funciones misionales (aprendizaje y
no contempla metas sustantivas enseñanza, investigación y extensión). Estas
o “físicas” para cada una de metas son congruentes con lo establecido en
las tres funciones misionales el plan estratégico de desarrollo. La existencia
(aprendizaje y enseñanza, de metas sustantivas (o “físicas”) permite que,
investigación y extensión). Las en general, se puedan establecer relaciones
unidades académicas básicas entre la ejecución sustantiva y la ejecución
no son responsables por los financiera (quantum de ejecución sustantiva
resultados obtenidos. por unidad de recurso financiero ejecutado).
Las unidades académicas básicas son las
responsables de los resultados obtenidos.
11
El proceso de presupuestación tiene un

El proceso de presupuestación calendario claramente definido, de obligatorio
no tiene un calendario clara- cumplimiento por parte de todas las unidades
mente definido, por lo que los organizacionales participantes. La calendari-
centros de presupuesto no zación debe permitir el conocimiento oportuno
pueden hacer actividades de del presupuesto finalmente aprobado, de
planeación antes de la inicia- tal manera que los centros de presupuesto
ción de la vigencia. puedan afinar sus estrategias y controles de
ejecución antes de la iniciación de la vigencia.
La IES cuenta con un software adecuado para

La IES no cuenta con un sof-
registrar las apropiaciones presupuestales
tware adecuado para registrar
con la discriminación establecida en el manual
las apropiaciones presupues-
de cuentas presupuestales y por los centros
tales con la discriminación
de presupuesto para realizar un adecuado
establecida en el manual de
control de ejecución, incluyendo la capacidad
cuentas presupuestales y por
de reporte de la situación existente en tiempo
centros de presupuesto.
real.
Las autoridades de planeación y financieras

Las autoridades de planeación
hacen seguimiento a la ejecución, contro-
y financiera no realizan un
lando que las relaciones entre la ejecución
seguimiento detallado de la
sustantiva (o “física”) y la ejecución financiera
ejecución del presupuesto, o no
guarden las proporciones previstas, aler-
se controla la relación entre la
tando cuando tales relaciones indiquen una
ejecución sustantiva (o “física”)
desviación significativa del comportamiento
y la ejecución financiera.
esperado.
Las unidades organizaciona- Las unidades organizacionales son responsa-

les no son responsables de la bles de la ejecución presupuestal, tanto en el
ejecución presupuestal, tanto componente de gastos, como de ingresos. En
en el componente de gastos, particular, las unidades organizacionales son
como de ingresos. Las unida- responsables de la generación de los ingresos
des organizacionales no son propios que, junto con el aporte proveniente
responsables de la generación del estamento central, serán la fuente primor-
de los ingresos propios. dial del financiamiento de su inversión.
12
1.3 Análisis, evaluación de resultados y retroalimentación
Las unidades académi- Teniendo en cuenta los períodos estableci-

cas básicas (Facultades, dos para el logro de metas intermedias del
Centros de Investigación, plan de desarrollo institucional, las unidades
Centros de Extensión) no académicas básicas (Facultades, Centros de
presentan al órgano de di- Investigación, Centros de Extensión) prepa-
rección un informe de eva- ran un informe de evaluación de resultados.
luación de resultados en los Los resultados incluyen tanto el cumplimiento
períodos establecidos en el relativo de cada una de las metas intermedias
plan de desarrollo institucio- contempladas en el plan estratégico de desa-
nal. El órgano de dirección rrollo institucional, como los comportamientos
no está enterado del avan- y tendencias observados en el período con
ce en el cumplimiento de respecto a variables que sean de interés para
las metas contempladas en la IES, a corto, medio o largo plazo. Este
el plan estratégico. informe es enviado al órgano de dirección.
El órgano de dirección analiza la información,

la consolida y prepara un informe global de
resultados para toda la institución, en el que
analiza el logro relativo de cada una de las
metas estratégicas intermedias propuestas
El órgano de dirección no en el plan estratégico de desarrollo institucio-
consolida y analiza la infor- nal para el período bajo estudio y los compor-
mación, ni tampoco prepara tamientos observados en el período que se
para el órgano de gobierno juzguen de especial interés.
un informe global de resul- El informe, aparte de las variables y compor-
tados de toda la institución. tamientos estratégicos, incluye dos aspectos
No se pueden analizar los fundamentales: i) un análisis de los resulta-
logros intermedios de cada dos de la institución en cuanto a la calidad de
meta propuesta en el plan la educación, según los indicadores escogi-
estratégico de desarrollo dos por la IES; y ii) la evolución de la posición
institucional. relativa de la IES en el período en el entorno
nacional, de nuevo utilizando los indicadores
escogidos por la IES. El informe es presen-
tado ante el órgano de gobierno para su
análisis .
13
El órgano de dirección no El órgano de gobierno solicita explicación

es requerido por el órgano de aquellos resultados o tendencias que se
de gobierno cuando las pre- consideren especialmente interesantes, por la
visiones del plan presentan desviación presentada (hacia arriba o hacia
desviación referente a la abajo) frente a las previsiones del plan, o
misión, visión y proyecto por razones relacionadas con el seguimiento
institucional. El órgano de a la misión, visión y proyecto institucional.
gobierno no tiene las herra- El órgano de dirección (directamente, o a
mientas para identificar las través de los responsables de las unidades
desviaciones respecto a lo académicas básicas) da las explicaciones
planeado. pertinentes.
El órgano de gobierno emite observaciones

El órgano de gobierno no
y recomendaciones dirigidas al órgano de
emite observaciones y
dirección. Las recomendaciones incluyen el
recomendaciones dirigidas
grado de difusión de los resultados obtenidos,
al órgano de dirección. En
tanto a la comunidad institucional como a ter-
caso de hacer recomenda-
ceros. El órgano de dirección es responsable
ciones, estas no incluyen
de asimilar las observaciones e implementar
el grado de difusión de los
las recomendaciones, tanto a nivel global
resultados obtenidos.
como de las unidades académicas básicas.
El órgano de dirección
prepara los informes Con base en lo anterior, el órgano de direc-
específicos según las re- ción prepara informes específicos según las
comendaciones del órgano recomendaciones del órgano de gobierno, in-
de gobierno, limitándose cluyendo, pero no limitándose, a informes de
a informes de gestión y a gestión y resultados e informes de rendición
resultados e informes de de cuentas.
rendición de cuentas.
El órgano de dirección no
El órgano de dirección se reúne con las
se reúne con las unidades
unidades académicas básicas para analizar
académicas básicas para
los resultados globales y los específicos de
analizarlos resultados glo-
cada área. De estas reuniones deben salir
bales y los específicos de
planes de acción y compromisos tendientes
cada área. En caso de reu-
a garantizar la consolidación de los aspectos
nirse, no se generan planes
positivos y la superación de los negativos, de
de acción y compromisos
cara al cumplimiento de las metas interme-
tendientes a garantizar la
dias y acumuladas en el siguiente período
consolidación de los aspec-
contemplado por el plan estratégico de desa-
tos positivos y la supera-
rrollo institucional.
ción de los negativos.
14
1.4 Organización
La IES tiene una estructura organizacional

La IES no tiene una estructura formal. Existe un manual de organización en
organizacional formal. La IES el que se documenta la estructura organi-
no tiene un manual de orga- zacional, con una descripción completa del
nización que documente el mapa funcional a nivel de dependencias, la
mapa funcional con el nivel de estructura de atribuciones o delegaciones
desagregación adecuado. La para la toma de decisiones correspondientes
IES cuenta con una estructura y una descripción completa de los consejos,
organizacional que busca un comités o cuerpos equivalentes reconocidos
actuar integrador para lograr el por la IES indicando sus funciones, atribucio-
aseguramiento interno de la ca- nes y obligaciones de reporte, composición,
lidad, pero la “red institucional” procedimiento de postulación y nombramien-
no tiene clara sus funciones, to de sus miembros, períodos y demás ele-
atribuciones y obligaciones mentos reglamentarios u operacionales. La
para cumplir con la “unidad organización contempla formalmente una “red
para el aseguramiento interno institucional” para el aseguramiento interno
de la calidad”. de la calidad, que incluye una “unidad para el
aseguramiento interno de la calidad”.
Se identifican “estructuras in- La IES no tiene “estructuras informales” que,

formales” que, al ser cercanas por su poder relativo derivado de su cercanía
al órgano de dirección, afectan con el órgano de dirección, puedan afectar
directamente los procesos de los procesos de decisión regulares o desco-
decisión regulares. nocer los canales e instancias oficiales.
La IES cuenta con un mapa completo de

La IES no cuenta con un mapa
procesos, con especificación de insumos y
completo de procesos, o no
productos y una caracterización en términos
tiene las características reque-
de su propósito, bien sea misional, de apoyo
ridas para cumplir su propósito.
u otros.
La IES no cuenta con una es-

La IES cuenta con una estructura organiza-
tructura organizacional a cargo
cional a cargo de los procesos, responsable
de los procesos y sus produc-
de sus productos, dentro de un marco de
tos, o no se pueden identificar
atribuciones para la toma de decisiones y
claramente con la que cuenta
operativas, lógico y coherente.
actualmente.
15
La IES no revisa periódica-
mente el funcionamiento de la
La IES revisa periódicamente el funcio-
estructura organizacional, o no
namiento de la estructura organizacional,
identifica los vacíos o colisio-
prestando atención especial a los vacíos o
nes de competencias y otras
colisiones de competencias y otras disfuncio-
disfuncionalidades emergentes
nalidades emergentes con la evolución de la
con su evolución y el paso
IES y el paso del tiempo y, en particular, el
del tiempo y, en particular, el
funcionamiento de la red institucional para el
funcionamiento de la red insti-
aseguramiento interno de la calidad.
tucional para el aseguramiento
interno de la calidad.
La IES no cuenta con un

manual de organización, o el Existe un manual de organización en el que,
que tiene no permite identificar además de la documentación completa de
el procedimiento, los requisi- la estructura organizacional, se establece el
tos y los cargos o instancias procedimiento, los requisitos y los cargos o
competentes para proponer y instancias competentes para proponer y ade-
adelantar reformas a la estruc- lantar reformas a la estructura organizacional.
tura organizacional.
16
1.5 Rendición de cuentas
La IES no tiene una política ex-

plícita de rendición de cuentas;
o la que tiene no especifica cla- La IES tiene una política explícita de rendi-
ramente el propósito y alcance ción de cuentas, que identifica claramente
de la actividad; o cuando se el propósito y alcance de esta actividad, sus
realiza esta actividad, la res- canales y sus destinatarios principales. La
ponsabilidad recae únicamente responsabilidad de la rendición de cuentas
en el órgano de gobierno sin recae en el órgano de gobierno, pero se ex-
que los demás niveles de la tiende a todos los niveles de la institución.
institución tengan responsabili-
dad sobre ella.
La rendición de cuentas no
La rendición de cuentas es un ejercicio ins-
es un ejercicio institucional y
titucional y una expresión de la cultura organi-
una expresión de la cultura
zacional de la IES. Este ejercicio se realiza
organizacional de la IES. No
a nivel de las unidades académicas básicas
se tiene definido el proceso de
y de la IES como un todo. La rendición de
rendición de cuentas a nivel de
cuentas de las unidades académicas básicas
las unidades académicas bási-
es un evento interno en la IES. La de la IES
cas y de la IES como un todo.
como un todo tiene dos instancias: una inter-
La rendición de cuentas de las
na, dirigida a toda la comunidad institucional,
unidades académicas básicas
y una externa dirigida al Estado, a la socie-
y de la IES se hace solamente
dad en su conjunto y/o a grupos especiales
en el interior de cada una de
definidos por el órgano de gobierno.
ellas.
La rendición de cuentas no es un proceso

El órgano de gobierno no con-
para mejorar la imagen de la IES. Es una pre-
sidera el proceso de rendición
sentación fiel de los resultados obtenidos en
de cuentas como un espacio
el período, dirigida a la sociedad en general
para la presentación fiel de re-
o a grupos especiales, según la política ins-
sultados y para la retroalimen-
titucional definida por el órgano de gobierno.
tación por parte de la sociedad
Se entiende como un proceso de reporte que
en general o grupos especiales
debe dar lugar a una retroalimentación, la
que permita una mejora conti-
cual es utilizada para el mejoramiento de la
nua en la institución.
institución.
17
La rendición de cuentas no La rendición de cuentas cubre todas las

cubre o cubre parcialmente áreas de actividad de la IES, incluyendo la
todas las funciones (aprendiza- función de aprendizaje y enseñanza, la inves-
je y enseñanza, investigación tigación y la extensión y, por supuesto, todos
y extensión) y las áreas de los aspectos relacionados con la gestión
actividad de la IES. administrativa y financiera.
La rendición de cuentas requie-

re un desarrollo especial, ya La rendición de cuentas no requiere desarro-
que la información y los indica- llos especiales. La información, incluyendo
dores generados por el órgano los indicadores, es la misma utilizada para
de dirección para el reporte el reporte anual del órgano de dirección al
anual al órgano de gobierno órgano de gobierno.
son insuficientes.
La rendición de cuentas se hace en la forma

Para el proceso de rendición
y a través de los canales que la IES conside-
de cuentas la IES no aplica un
re más convenientes, teniendo siempre un
criterio costo – efectividad.
criterio de costo – efectividad.
Aparte de los resultados periódicos, la ren-

dición de cuentas incluye resultados acumu-
lados y, siempre que sea posible, resultados
incluye resultados acumulados
de impacto, apelando a trabajos o estudios
y/o de impacto.
especiales hechos como parte del proceso de
reflexión interna y auto-diagnóstico.
incluye información sobre los
La rendición de cuentas incluye información
progresos realizados en mate-
sobre los progresos realizados en materia
ria de calidad a través de los
de calidad, utilizando los indicadores normal-
indicadores establecidos por
mente establecidos por el sistema nacional
el sistema nacional de asegu-
de aseguramiento de la calidad y otros que la
ramiento de la calidad y otros
IES considera pertinentes y relevantes.
que la IES considere pertinen-
tes y relevantes.
18
2 Componente 2: Ejecución
2.1 Aprendizaje y enseñanza
Buena práctica
La IES define un marco claro para el desarrollo de la función misional del aprendizaje y la en-
señanza, identifica los aspectos focales y desarrolla cada uno de los procesos básicos que se
deben considerar, estableciendo así un “marco regulatorio” o un conjunto de “reglas de juego”
dentro del que se desarrolla la función misional. El marco regulatorio define al menos los si-
guientes aspectos focales: (1) Proyecto Educativo Institucional, (2) Apertura y revisión de pro-
gramas, (3) Evaluación de estudiantes, (4) Evaluación de docentes, (5) Bienestar (estudiantil,
profesoral, institucional), (6) Investigación en aprendizaje y enseñanza, (7) Gestión de fuentes
de consulta e investigación, y (8) Gestión de TIC.

Grado 2: práctica insuficiente. La situación encontrada es mejor que la descrita para el grado
1, pero se asemeja más a esta que a la descripción del grado 4.
Grado 3: práctica aceptable. La situación encontrada no es tan buena como la descrita en el
19
2.1.1 Proyecto Educativo Institucional (PEI)
El PEI es una construcción colectiva de toda

El proceso de construcción
la comunidad institucional, con participación
del PEI no incluye o incluye
activa de estudiantes, docentes, directivos,
de forma parcial a la comuni-
funcionarios, egresados y otros actores exter-
dad institucional (estudiantes,
nos interesados en el desarrollo de la IES. El
docentes, directivos, funciona-
proceso de construcción es libre, enmarcado
rios, egresados y otros actores
por los principios y valores establecidos por el
externos interesados en el
órgano de gobierno de la IES, y en armonía
desarrollo de la IES).
con el marco normativo del país.
El PEI no articula los principios El PEI es un ejercicio articulador de los

y valores de la IES, no incluye, principios y valores de la institución con la
o no evidencia la integración planeación estratégica institucional y el en-
de los procesos de aprendizaje torno, en particular en cuanto a la integración
y enseñanza, investigación y de los procesos de aprendizaje y enseñanza,
proyección social. investigación y proyección social.
A través del PEI no existe o

no se evidencian los principios
El PEI establece los principios pedagógicos
pedagógicos y didácticos, que
y didácticos que deben guiar los procesos de
permitan un margen amplio
aprendizaje y enseñanza en la IES, dejando
para la autonomía de los
amplio margen para la autonomía de los
miembros de la comunidad
miembros de la comunidad institucional en la
institucional en la definición
definición de estos procesos.
de procesos de aprendizaje y
enseñanza.
El PEI establece los principios de la rela-

El PEI no refleja la relación de ción de la IES con sus entornos, los cuales
la IES con su entorno. deberán guiar las acciones de aprendizaje y
enseñanza, investigación y extensión.
20
2.1.2 Apertura y revisión de programas
Los procesos de apertura y revisión de

programas académicos cuentan con un
protocolo estricto, de obligatorio cumplimiento
para todas las unidades académicas de la
La IES no tiene definido un IES, con criterios claros para determinar la
protocolo para los procesos de pertinencia, el valor agregado, la viabilidad, la
apertura y revisión de progra- sostenibilidad y la conveniencia del progra-
mas académicos. ma, y con instancias bien definidas para el
examen y el estudio de las consecuencias
de una eventual aprobación del programa,
antes de una decisión oficial respecto de su
apertura o continuación.
Las unidades académicas no Las unidades académicas tienen plena

tienen plena autonomía para autonomía para proponer nuevos programas
proponer nuevos programas académicos que, a su juicio, satisfagan una
académicos. En caso de que necesidad social y agreguen valor a la oferta
las unidades puedan proponer académica de la IES. No obstante, tales pro-
programas, estas no utilizan puestas deben presentarse de conformidad
el protocolo establecido y no con el protocolo establecido y surtir el trámite
cuentan con el apoyo y asis- previsto. En este proceso, las unidades aca-
tencia de la unidad de asegura- démicas cuentan con el apoyo y asistencia
miento interno de la calidad, o de la unidad de aseguramiento interno de la
su equivalente. calidad, o su equivalente.
La decisión final sobre la apertura o no del

programa es tomada por el cuerpo académi-
co independiente de más alto rango en la IES
El cuerpo académico indepen-
(usualmente el Consejo Académico o su equi-
diente de más alto rango en la
valente) con base en los resultados de la eva-
IES (Consejo Académico o su
luación desarrollada en el protocolo, auditada
equivalente) no es el ente que
por la unidad de aseguramiento interno de
toma la decisión final acerca de
la calidad, o su equivalente. Esta evaluación
la apertura de un programa.
debe incluir el grado en el que el programa se
articula con la misión y visión institucionales y
el modelo pedagógico.
21
Las unidades académicas revisan periódica-
mente sus programas –según lo determine
el Consejo Académico o su equivalente– so-
metiéndolos a una evaluación similar a la de
programas nuevos, utilizando el protocolo
La IES no tiene un protocolo establecido en un proceso auditado por
que defina a las unidades la unidad de aseguramiento interno de la
académicas la obligación de calidad. Los resultados de la evaluación son
hacer revisión periódica de sus presentados al cuerpo académico respon-
programas. sable de la aprobación y seguimiento de
programas académicos para que emita sus
recomendaciones sobre el rumbo a seguir.
Estas recomendaciones son de obligatorio
cumplimiento por parte de la unidad académi-
ca responsable del programa.
En caso de que la evaluación concluya

La IES no tiene contemplado el
que el programa no puede continuar en las
procedimiento a seguir en caso
condiciones actuales, el Consejo Académico
de que la evaluación de un pro-
o su equivalente indicará las acciones más
grama indique que no puede
recomendables para minimizar los efectos
continuar en las condiciones en
negativos de la decisión sobre los estudiantes
que se encuentre.
del programa.
Para los programas existentes, la evaluación

La evaluación de programas
incluye un comparativo entre los valores de
existentes no tiene en cuenta
los indicadores de calidad en la fecha de la
los valores de los indicadores
última revisión y los arrojados por la evalua-
de calidad resultantes de la
ción en curso, con un análisis de la evolución
última revisión.
observada.
Los indicadores de calidad se mantienen ac-

tualizados, de tal manera que se pueda hacer
La IES no cuenta con un me-
un seguimiento permanente a la evolución de
canismo que permita mantener
la calidad del programa y se pueda atender
actualizados los indicadores de
en forma inmediata cualquier requerimiento
calidad del programa.
de información hecho por el subsistema de
aseguramiento externo de la calidad.
22
2.1.3 Evaluación de estudiantes
Existen tres evaluaciones principales de
los estudiantes: i) la evaluación previa a su
ingreso a la IES; ii) la evaluación recurrente a
lo largo de la carrera; y iii) la evaluación a la
La IES no tiene definidas o
finalización de la carrera (Pruebas Saber Pro
no aplica los tres tipos de
o equivalentes).
evaluaciones principales a los
La evaluación previa al ingreso puede ser
estudiantes: i) la evaluación
directa (pruebas propias de la IES, entrevista,
previa a su ingreso a la IES;
etc.) o indirecta (a través de las pruebas de
ii) la evaluación recurrente a
Estado o mecanismos similares, externos a
lo largo de la carrera; y iii) la
la IES). La evaluación recurrente a lo largo
evaluación a la finalización de
de la carrera es directa, es decir, a cargo de
la carrera (Pruebas Saber Pro
la IES. La evaluación final generalmente es
o equivalentes).
externa (a cargo de agencias especializadas
del Estado) sin perjuicio de pruebas similares
internas, establecidas voluntariamente por la
IES.
La evaluación previa del estudiante incluye
un análisis detallado de sus fortalezas y debi-
La IES no hace una evaluación
lidades, que sirve para determinar el tipo de
previa del estudiante que inclu-
acciones preparatorias y/o remediales que el
ya un análisis detallado de sus
estudiante debe surtir, con el fin de maximizar
fortalezas y debilidades.
su probabilidad de éxito una vez aceptado en
el programa.
La IES no incluye en el diseño
y desarrollo curricular de cada El diseño y desarrollo curricular de cada pro-
programa una metodología grama comprende el diseño y desarrollo de la
para aplicar evaluaciones a metodología de evaluación de los estudiantes
los estudiantes de los progra- del programa, indicando si existen particulari-
mas que permitan identificar dades para algunas asignaturas, en razón de
particularidades para algunas su naturaleza.
asignaturas.
La metodología de evaluación recurrente
comprende diversos mecanismos e instru-
mentos, según los propósitos del aprendizaje
o el tipo de actividad, incluyendo la evalua-
La IES no utiliza o no tiene
ción de proyectos especiales y trabajos de
diseñados mecanismos e ins-
tesis a los distintos niveles. Los mecanismos
trumentos que permitan hacer
e instrumentos utilizados están validados y
evaluaciones a proyectos espe-
son confiables como elementos de medición
ciales y trabajos de tesis.
del logro académico evaluado.
En adición a lo anterior, la evaluación recu-
rrente contempla la evaluación de la satisfac-
ción del estudiante.
23
La IES no tiene definido un pro-
cedimiento para asegurar que Independientemente del mecanismo o ins-
todas las evaluaciones reali- trumento utilizado para la evaluación, estos
zadas a estudiantes provean deben proveer información cuantitativa y
información de tipo cuantitativo cualitativa. La cuantificación se enmarca en
y cualitativo, y que además un rango de valores con grados, cada uno de
estén enmarcadas en un rango los cuales refleja un porcentaje de logro.
de valores con grados.
La IES no tiene definido un

procedimiento o protocolo que
La metodología de evaluación vigente para el
asegure que el estudiante
programa es pública y por tanto el estudiante
conozca la metodología de
tiene acceso a ella antes de su inscripción
evaluación antes de su inscrip-
como candidato a ingresar al programa.
ción como candidato a ingresar
al programa.
La evaluación permanente del estudiante se

La IES no tiene definido un registra en forma sistemática y sirve, entre
procedimiento para monitorear otras cosas, para monitorear la evolución
a través de las evaluaciones de académica del estudiante y el cumplimiento
estudiantes la evolución aca- de condiciones de permanencia en el pro-
démica y el cumplimiento de grama en términos de promedio ponderado
condiciones de permanencia acumulado; las condiciones son definidas por
el Consejo Académico o su equivalente.
La metodología de evaluación contempla dos

La IES no tiene definidos los tipos de recursos para el estudiante. El prime-
recursos de apelación directo ro, un recurso de apelación directo con el
con el docente, y de revisión docente. El segundo, un recurso de revisión
ante la autoridad del programa. ante la autoridad del programa.
24
2.1.4 Evaluación de docentes
Existen tres tipos de evaluaciones principales

La IES no tiene definidas o no de los docentes: i) la evaluación previa a su
aplica los tres tipos de evalua- ingreso a la IES, como parte del proceso de
ciones principales a los docen- selección; ii) la evaluación periódica del des-
tes: i) la evaluación previa a su empeño (semestral o anual, según lo decida
ingreso a la IES; ii) la evalua- la IES); y iii) la evaluación puntual requerida
ción periódica de desempeño; para el paso de una categoría a otra, cuando
y iii) la evaluación puntual para el docente solicite la “recategorización” o
“recategorización”. cuando haya vencido el plazo establecido por
la IES para que esta se produzca.
La evaluación previa tiene a su vez dos com-

ponentes: i) la revisión/verificación de hoja de
vida (con los soportes de los logros descritos
en ella), y ii) los mecanismos establecidos por
la IES para la selección de docentes, según
La IES no tiene definida o el nivel o categoría de estos y otros crite-
no aplica una evaluación del rios que la IES considere pertinentes. Esta
docente previo a su ingreso a evaluación inicial, además de suministrar
la IES, como parte del proceso la información necesaria para la toma de la
de selección. decisión de enganche o no, sirve para deter-
minar las fortalezas y debilidades del docente
y por tanto las acciones prioritarias a tomar o
promover por parte de la IES para maximizar
en el menor tiempo posible la materialización
del potencial del docente.
La evaluación periódica del desempeño

contempla en principio todas las funciones
misionales (aprendizaje y enseñanza, inves-
tigación y extensión) pero tiene en cuenta
La IES no tiene definida o no el carácter de la IES. En todos los casos, la
aplica la evaluación periódica evaluación contempla la función de apren-
del desempeño del docente dizaje y enseñanza. La investigación tiene
con una periodicidad semestral peso, especialmente, en la medida que la
o anual. IES sea una universidad con una proporción
importante de programas académicos de pos-
grado. La inclusión de la extensión depende
de los arreglos institucionales internos he-
chos por la IES para adelantar esta función.
25
La evaluación del docente en cuanto a su

desempeño con respecto a la función de
aprendizaje y enseñanza contempla al menos
tres elementos básicos: la evaluación de
los estudiantes de las asignaturas a cargo
del docente en el período lectivo, la evalua-
ción de las autoridades de la facultad o su
La IES no tiene definida o no equivalente, responsable del programa o
aplica la evaluación de docen- programas en los que esté activo el docente
tes con los siguientes ele- y la autoevaluación docente. El segundo tipo
mentos: (1) evaluación de sus de evaluación se hace a través de mecanis-
estudiantes, (2) evaluación de mos establecidos por la IES, entre los que
las autoridades de la facultad se pueden destacar la evaluación de pares
o equivalente, y (3) autoeva- internos, la evaluación de material educativo
luación. producido por el docente, independiente de si
está publicado o no, la evaluación de su parti-
cipación en otras actividades pertinentes para
el desarrollo y mejoramiento del programa,
etc. La autoevaluación docente se da en el
marco del proceso general de evaluación del
desempeño que normalmente se contempla
dentro de los estatutos docentes.
La evaluación para efectos de “recatego-

La IES no tiene definida o no
rización” se concentra en los aspectos y
aplica un tipo de evaluación
logros establecidos en el estatuto docente (o
de docentes para “recategori-
documento equivalente que regule la carrera
zación” que incluya el puntaje
docente en la IES) para cada categoría.
promedio de las evaluaciones
Estos logros incluyen, en todo caso, el pun-
periódicas y la tendencia ob-
taje promedio obtenido en las evaluaciones
servada.
periódicas y la tendencia observada.
26
2.1.5 Bienestar (estudiantil, profesoral, institucional)
La IES no tiene en cuenta

el bienestar de estudiantes, El bienestar de los estudiantes, docentes y
docentes y funcionarios funcionarios de la IES se considera un factor
como parte de su estrategia esencial para el logro de los objetivos misionales
para el logro de objetivos de la institución.
misiones de la institución.
El bienestar de los estudiantes, docentes y fun-

cionarios depende de numerosos factores; uno
La IES no tiene procedi-
de ellos es el respeto de la IES a sus derechos
mientos claros para ase-
y la rigurosidad con la que vigila el cumplimien-
gurar que sus estudiantes,
to de los deberes de todos los miembros de la
docentes y funcionarios
comunidad institucional. Esto implica que tales
conozcan sus derechos y
derechos y deberes están claramente expuestos
deberes.
y son conocidos por los respectivos grupos de
interés.
La IES tiene documentos formales en los que se

presentan de manera explícita los derechos y de-
La IES no tiene mecanis- beres de los distintos actores o grupos de interés
mos establecidos de pri- dentro de la comunidad institucional: estudiantes,
vacidad y acceso para los docentes, directivos y funcionarios. Estos docu-
documentos institucionales mentos son de uso público o restringido, según
que definen los derechos y lo determine la IES. En el último caso, estarán
deberes de los actores de disponibles únicamente para las personas que
la comunidad institucional. hayan superado exitosamente los requisitos de
entrada a su grupo y sean efectivamente miem-
bros de la comunidad institucional.
27
Al aceptar el ingreso de un estudiante a un

programa, o de un docente o un funcionario a
la IES, ésta asume un compromiso con él, en el
sentido de que la institución hará su mejor es-
fuerzo para brindar las condiciones que permitan
y faciliten un desarrollo pleno de su potencial. Si
es estudiante, se busca que culmine exitosamen-
La IES no tiene una política te y ojalá en forma sobresaliente el programa al
claramente definida que que ingresó. Si es docente o funcionario, que
indique el compromiso de progrese bien en la carrera docente o admi-
ella con el desarrollo pleno nistrativa. Esto significa, entre otros aspectos,
de la potencialidad de sus que la IES hará lo que esté a su alcance para
estudiantes, docentes y aumentar la permanencia estudiantil, el buen
funcionarios. desempeño académico y la graduación de las y
los estudiantes, dentro del marco impuesto por
las normas generales y los criterios establecidos
por el subsistema de aseguramiento interno de
la calidad de la educación, y que garantizará
la estabilidad de sus docentes y funcionarios,
siempre que ellos mantengan niveles adecuados
de desempeño.
El bienestar de los estudiantes, docentes y

funcionarios es una condición determinante de
los procesos de evaluación
su desempeño académico o profesional. Por
de estudiantes, docentes y
esta razón, la IES hace lo que esté a su alcance
funcionarios como punto de
para contribuir a elevar su nivel de bienestar,
partida y de seguimiento en
utilizando la información recogida en el proceso
la mejora del bienestar para
de evaluación previa al ingreso y la que se vaya
estos actores.
produciendo como parte del seguimiento.
Desde el momento mismo de ingreso al progra-

ma, el estudiante tiene un consejero responsable
La IES no tiene defini-
de monitorear su desempeño académico. En lo
do un procedimiento de
posible, este consejero establece una relación
acompañamiento a nuevos
personal con el estudiante, que permita aportar
estudiantes, docentes y
información útil a otras instancias con capacidad
funcionarios, a través de
de influir positivamente sobre el bienestar del
las figuras de consejero
estudiante. El docente o funcionario nuevo, por
(para los estudiantes) y “par
su parte, tiene un “par guía”, un docente o fun-
guía” (para los docentes y
cionario antiguo que complementa y enriquece el
funcionarios).
proceso de inducción y lo retroalimenta con el fin
de mejorar su desempeño.
28
La IES cuenta con mecanismos de apoyo al

La IES no cuenta con estudiante, docente o funcionario, desde la
mecanismos y procedimien- perspectiva personal, desde la perspectiva
tos claros que definan el académica o profesional y desde la perspectiva
apoyo académico, profe- financiera. El apoyo financiero se otorga sobre
sional y financiero para sus una base competitiva en términos de desem-
estudiantes, docentes y peño académico o profesional, pero teniendo
funcionarios. en cuenta los principios y valores rectores de la
operación de la IES.
La IES cuenta con una unidad organizacional de

alto nivel responsable de la implementación de
La responsabilidad de la la política de bienestar. Esta dependencia debe
implementación de la polí- hacer un seguimiento integral a las políticas
tica de bienestar en la IES establecidas y retroalimentarlas a través de reco-
está en cabeza de indivi- mendaciones al órgano de dirección.
duos y no de una unidad Desde el punto de vista operativo, esta unidad
organizacional de alto nivel presta servicios directos a toda la comunidad
que tenga relación directa cuando, por razones de eficiencia o eficacia, no
con el órgano de dirección se justifique o resulte excesivamente onerosa la
para reportar los avances descentralización del servicio. Adicionalmente,
y el seguimiento de la presta apoyo y asistencia técnica a las unidades
política. académicas y a las dependencias administrati-
vas en todo lo relacionado con la implementación
o el mejoramiento de la política de bienestar.
Otra actividad operativa a cargo de la unidad

organizacional responsable de la implementación
La IES no tiene definido un de la política de bienestar es la administración,
procedimiento para gestio- el procesamiento y el reporte de conclusiones
nar la medición periódica y recomendaciones sobre la satisfacción de los
de la satisfacción de los miembros de la comunidad institucional. Los
miembros de la comunidad mecanismos e instrumentos utilizados para la
institucional. medición del grado de satisfacción son concerta-
dos con las unidades académicas y el estamento
administrativo de la IES.
29
La IES no tiene definido

un procedimiento para la
La IES revisa periódicamente las políticas de
revisión periódica de las
bienestar con la participación activa de todos los
políticas de bienestar que
estamentos de la comunidad institucional y verifi-
incluya la participación
ca que ellas incluyan acciones afirmativas hacia
activa de todos los esta-
los grupos o poblaciones que las requieran.
mentos de la comunidad
institucional.
La IES destina su infraes-

tructura física, técnica y
tecnológica únicamente
para las actividades acadé-
micas, de investigación y
La IES procura disponer de una infraestructura
extensión. Las actividades
física (propia o en convenio) al servicio del bien-
a desarrollar como parte
estar de la comunidad institucional.
de la política de bienestar
no tienen un soporte de
infraestructura en el interior
de o en convenio con la
IES.
30
2.1.6 Investigación en aprendizaje y enseñanza
La IES no tiene una política La IES, independientemente de su naturaleza

explícita para investiga- o carácter, tiene una política explícitamente
ción sobre los procesos de establecida en materia de investigación sobre los
aprendizaje y enseñanza. procesos de aprendizaje y enseñanza.
La IES define líneas de investigación dentro

del marco amplio de aprendizaje y enseñan-
La IES no tiene definidas za (modelos pedagógicos, diseño y desarrollo
líneas de investigación ni curricular, procesos de aprendizaje, procesos de
participa con grupos de enseñanza, procesos de evaluación, procesos
investigación en temas rela- de investigación y formación en investigación o
cionados con aprendizaje y investigación formativa, ambientes de aprendi-
enseñanza. zaje, gestión del conocimiento, etc.) y organiza
agendas con grupos de investigación centrados
sobre las líneas de investigación definidas.
Los grupos de investigación sobre aprendizaje y

Los grupos de investigación
enseñanza son interdisciplinarios e involucran a
sobre aprendizaje y ense-
todos los miembros de la comunidad institucional
ñanza, cuando existen en la
(docentes, estudiantes, funcionarios, directivos).
IES, no tienen un carácter
Estos grupos pueden ser internos –dentro de
interdisciplinario o interins-
la IES– o abiertos, es decir, conformados por
titucional.
miembros de diversas instituciones.
Los grupos de investigación formulan proyectos

de investigación, identifican productos espera-
dos, establecen horizontes de tiempo, nombran
responsables y definen formas de presentación
La IES no ha definido la de los resultados de la investigación. Los proyec-
autonomía de los grupos de tos formulados con las características anteriores
investigación para formular son remitidos por el grupo a las unidades organi-
proyectos de investigación. zacionales responsables de la investigación y el
seguimiento académico (Vicerrectoría de Inves-
tigación o equivalente y Vicerrectoría Académica
o equivalente) para el registro del proyecto y el
seguimiento y control de resultados.
31
Los grupos de investigación
no cuentan con autonomía
Los grupos de investigación divulgan los resulta-
para socializar y divulgar-
dos de su trabajo en el interior de la IES, reciben
sus productos de investi-
retroalimentación y los publican. Cuando resulta
gación, ni para promover
pertinente, capacitan docentes o estudiantes
semilleros de investigación
como multiplicadores y promueven semilleros de
y capacitar estudiantes y
investigación en estas líneas.
docentes que puedan servir
de multiplicadores.
Siempre que sea pertinente y factible, la im-

La IES no tiene un hori-
plementación de resultados de la investigación
zonte de tiempo definido a
en aprendizaje y enseñanza debe hacerse en
medio o a largo plazo para
condiciones de experimentación controlada,
los resultados de investi-
dentro de horizontes de medio o largo plazo, a
gación en aprendizaje y
efecto de alcanzar adecuados niveles de validez
enseñanza.
y confiabilidad.
32
2.1.7 Gestión de fuentes de consulta e investigación
La IES no dispone y no
tiene planeado adquirir
recursos bibliográficos y La IES dispone de recursos bibliográficos y otras
otras fuentes de consulta e fuentes de consulta e investigación adecuadas a
investigación adecuadas a las necesidades de aprendizaje y enseñanza de
las necesidades de apren- sus programas académicos.
dizaje y enseñanza de sus
programas académicos.
La IES no dispone y no
tiene planeado adquirir
otras fuentes de consulta
e investigación, tales como
La IES cuenta con otras fuentes de consulta e
bases de datos especializa-
investigación, tales como bases de datos espe-
das, acceso a portales es-
cializadas, acceso a portales especializados,
pecializados, etc. En caso
etc., y las pone a disposición de los miembros de
de que la IES tenga estas
la comunidad institucional gratuitamente.
fuentes de información, el
uso para los miembros de
la comunidad institucional
no es gratuito.
La IES no tiene y no planea

realizar convenios interins-
titucionales, nacionales
e internacionales para La IES cuenta con convenios interinstitucionales,
compartir recursos biblio- nacionales e internacionales, generales o espe-
gráficos y otras fuentes de cializados, para compartir recursos bibliográficos
consulta e investigación. En y otras fuentes de consulta e investigación, que
caso de que la IES dispon- permitan el acceso gratuito a los miembros de la
ga de estos convenios, el comunidad institucional.
uso para los miembros de
la comunidad institucional
no es gratuito.
La IES tiene e implementa de forma permanente
una política de divulgación sobre las fuentes de
La IES no tiene un procedi- consulta e investigación disponibles para los
miento claro para la divul- miembros de la comunidad. Esta acción cubre
gación de la disponibilidad la información dada a los nuevos miembros de
de las fuentes de consulta la comunidad institucional en el momento de su
e investigación para los inducción, así como las actividades académicas
miembros de la comunidad. propias de los diferentes programas, orientadas
a promover el uso de las fuentes de consulta e
investigación.
33
Los recursos bibliográficos y demás fuentes de

Los recursos bibliográficos consulta e investigación están disponibles en
y demás fuentes de con- ambientes amables que, por su diseño, invitan,
sulta e investigación de la estimulan y facilitan los procesos de aprendizaje.
IES no son de fácil acceso, Estos recursos están organizados en forma física
tienen costo de uso, no y digital y el acceso a ellos es expedito y gratuito
son didácticos, están en para los miembros de la comunidad institucional.
sitios no adecuados para el Su disponibilidad es como mínimo de 60 horas
aprendizaje, o su disponi- a la semana, sin perjuicio de que para recursos
bilidad es reducida (pocas especiales principalmente dirigidos a los progra-
horas al día). mas de posgrado, dicha disponibilidad sea de 24
horas al día.
Las unidades responsables La IES cuenta con una unidad organizacional

de la gestión de recursos especializada en la gestión de los recursos
bibliográficos no tienen la bibliográficos y otras fuentes de consulta e in-
obligación de realizar inves- vestigación. Esta unidad investiga sobre el tema
tigación y estar actualiza- y se mantiene actualizada acerca de los nuevos
das en el tema. desarrollos en esta materia a nivel mundial.
Las unidades responsables

de la gestión de recursos
bibliográficos no tienen
La unidad organizacional responsable realiza un
la obligación de hacer
seguimiento permanente al uso de los recursos
seguimiento al uso de
disponibles por parte de la comunidad institucio-
estos recursos con el fin
nal analizando la información y proyectándola, a
de asegurar su disponibi-
efecto de asegurar el adecuado equilibrio entre
lidad. La disponibilidad de
la oferta y la demanda y de estudiar las relacio-
los recursos bibliográficos
nes costo-efectividad de los distintos tipos de
se asegura restringiendo
recursos disponibles.
los préstamos externos y
permitiendo solo consultas
en sala.
La unidad organizacional responsable realiza

Las unidades responsables
permanentemente estudios sobre los niveles
de la gestión de recursos
de uso y satisfacción de los usuarios; utiliza los
bibliográficos no tienen la
mecanismos apropiados para cada necesidad
obligación de hacer segui-
(conteo automático, encuestas, foros, grupos
miento a los niveles de uso
focales, etc.) y se vale de la información obtenida
de los recursos y de medir
para retroalimentar las políticas institucionales en
la satisfacción del usuario.
esta materia.
34
2.1.8 Gestión de TIC

La IES cuenta con un plan integral de gestión
plan integral de gestión
de la información, con el cual se satisfagan, en
de la información que
forma articulada, las necesidades de registro
articule las necesidades de
general, registro académico, gestión del conoci-
información y los recursos
miento y soporte administrativo y financiero.
disponibles.
La IES cuenta con un plan integral de promoción

y uso de TIC por parte de la comunidad institu-
cional, que responde al plan integral de gestión
plan integral de promoción
de la información y que aprovecha todas las po-
y uso de TIC por parte de la
sibilidades abiertas por los desarrollos tecnológi-
cos de punta, con el fin de maximizar la relación
calidad/costo de la infraestructura tecnológica.
La IES cuenta con una unidad organizacional

especializada en la gestión de TIC (que puede
estar adscrita al área de apoyo administrativo
La IES no cuenta con una
y financiero) responsable de la coordinación
unidad organizacional
y actualización de los dos planes anteriores,
especializada en la gestión
así como de su implementación. Esta unidad
de TIC, responsable de
cuenta con personal especializado de alto nivel,
implementar los planes
se actualiza permanentemente respecto de los
integrales de gestión de la
últimos desarrollos tecnológicos pertinentes, y
información, y de promo-
asesora al órgano de dirección en las decisiones
ción y uso de TIC.
de adquisición o licenciamiento de TIC y a las
unidades académicas en el desarrollo de medios
y materiales educativos de carácter virtual.
La IES cuenta con una uni-

dad (propia o tercerizada) La unidad organizacional a cargo de la gestión
que se limita a la asistencia de TIC divulga en forma permanente los planes
y soporte técnico de apoyo vigentes y sus actualizaciones y presta asisten-
a las actividades adminis- cia técnica a las áreas con relación a su imple-
trativas y a los servicios mentación, particularmente en el área de gestión
básicos de conectividad y del conocimiento.
mantenimiento.
35
Los programas académicos

y las unidades de inves- El estamento académico de la IES conoce y está
tigación que hacen uso alineado con la política de gestión del conoci-
intensivo de TIC parten de miento y con los planes de promoción y uso de
iniciativas individuales, no TIC, lo que se incorpora al desarrollo normal
responden a una política de la actividad académica e investigativa en el
definida y promovida por interior de los programas.
la IES.
La unidad organizacional a cargo de la gestión

de TIC explora las posibilidades del mercado y
recomienda al órgano de dirección alternativas
atractivas para reducir los costos de adquisición
La unidad de gestión de y uso de TIC por parte de los miembros de la
TIC responde a las necesi- comunidad institucional, garantizando en todo
dades internas básicas de caso una disponibilidad básica de TIC para quie-
la IES, y no es una unidad nes, por alguna razón, no puedan tener acceso a
que tenga como objetivo equipos propios.
ser un asesor estratégico
para los órganos de direc- La unidad organizacional a cargo de la gestión
ción. de TIC utiliza mecanismos diversos para promo-
ver y estimular la estructuración de propuestas o
proyectos dirigidos a mejorar la efectividad de las
TIC disponibles por parte de los miembros de la
La IES no hace estudios de La unidad organizacional a cargo de la gestión

satisfacción de los usuarios de TIC realiza permanentemente estudios sobre
de TIC, por tanto no hay la satisfacción de los miembros de la comuni-
información disponible que dad institucional con la gestión de TIC y sus
pueda ser incluida en la resultados; se usa la información recogida para
elaboración de los planes retroalimentar las políticas y planes y mejorar los
estratégicos de TIC. procesos de implementación.
La IES no tiene una cultura

de “cero papel”, y la unidad
La unidad organizacional a cargo de la gestión
organizacional de gestión
de TIC fomenta una cultura de “cero papel” a
de TIC no tiene en sus
través del uso masivo y apropiado de las TIC.
prioridades la promoción de
esta cultura.
36
2.2 Investigación
Buena práctica
La IES define un marco claro para el desarrollo de la función misional de investigación, iden-
tifica sus aspectos focales y desarrolla cada uno de los procesos básicos que se deben con-
siderar, estableciendo así un marco regulatorio o conjunto de “reglas de juego” dentro del que
se desarrolla la función misional.
Califique la situación encontrada en la IES respecto del estado de cada buena práctica en
cada proceso, de 1 a 4, según la siguiente escala:

37
2.2.1 Definición y revisión de líneas estratégicas de investigación
Con base en la misión, visión y rumbo estratégi-
co definidos para la institución y un análisis de su
Las unidades académicas
situación actual en términos de entorno, talento
básicas no son quienes
humano (calificación, dedicación, grupos de
proponen y justifican
investigación activos, etc.), portafolio programáti-
sus líneas prioritarias de
co (pregrado, maestría, doctorado), existencia de
investigación basadas en
centros consolidados de investigación, y recur-
un análisis estratégico, los
sos tecnológicos y físicos disponibles a corto y
recursos disponibles y la
medio plazo, las unidades académicas básicas
experiencia de la IES.
proponen y justifican sus líneas prioritarias de
investigación.
La propuesta de las unidades académicas

Las líneas de investigación
básicas (Facultades y Centros de Investigación)
se plantean por programa
es colectiva, con participación activa de los
académico y para respon-
estudiantes, egresados y docentes de la unidad
der al desarrollo investigati-
académica. Las unidades académicas básicas
vo propio de cada disciplina
definen líneas de investigación preferiblemente
o profesión. No hay líneas
de carácter transversal e interdisciplinar, con
de investigación de carácter
impacto sobre diferentes programas y áreas del
transversal a la IES o inter-
conocimiento, antes que líneas de investigación
disciplinar.
referidas a programas específicos.
El órgano de dirección no Las propuestas de las unidades académicas

ha determinado un proce- básicas (Facultades o equivalentes y Centros de
dimiento para definir las Investigación) se remiten al órgano de dirección
líneas de investigación a para su procesamiento, consolidación y aná-
partir del análisis estratégi- lisis. El órgano de dirección prioriza las líneas
co de la IES; las líneas puede investigación de acuerdo con los intereses
den estar definidas a partir estratégicos de la institución, sin restringir la
de iniciativas particulares libertad de acción de las unidades académicas
de docentes investigadores, básicas. La priorización de las líneas de investi-
necesidades del sector gación se expresa a través de los criterios para
productivo y convocatorias la asignación del presupuesto interno disponible
de sectores externos. para investigación.
Las líneas de investigación
están proyectadas para el
La priorización de las líneas de investigación a
fortalecimiento de núcleos
nivel institucional debe tener en cuenta la posibi-
de interés de un área de
lidad de que en esas áreas la IES haga contribu-
conocimiento, o responden
ciones sustantivas al avance del conocimiento, a
principalmente a iniciativas
la solución de los problemas sociales principales
de docentes investigadores.
y al desarrollo de la función misional de aprendi-
No se evidencia un aporte
zaje y enseñanza.
social de la IES a través de
la investigación.
38
La IES no tiene una política

claramente definida para
la promoción y apoyo de La IES establece mecanismos para la promoción
semilleros de investigación. y apoyo a grupos y semilleros de investigación
En el desarrollo de proyec- y para el fomento de la participación en ellos de
tos de investigación no se los egresados de la institución.
le da prioridad a los egresa-
dos de la misma IES.
La IES no tiene definida

una periodicidad para la El órgano de dirección, a través de la unidad
revisión de las líneas de organizacional a cargo de la gestión de la inves-
investigación. Los linea- tigación, establece las normas internas regula-
mientos y parámetros de doras de la actividad, incluyendo los criterios y
investigación son deter- períodos que deben orientar la revisión de las
minados por cada unidad líneas de la investigación.
académica.
39
2.2.2 Organización de la investigación
En la IES no existe una

La investigación en la IES tiene una estructura
unidad centralizada para
organizacional interna bien definida, con un ór-
la gestión estratégica de
gano central responsable de la formulación de la
la investigación ni sus
política, la coordinación y avance de las activida-
correspondientes órganos
des, y órganos descentralizados encargados de
descentralizados encarga-
la implementación y el desarrollo de las activida-
dos de la ejecución de las
des de investigación propiamente dichas.
actividades.

un órgano central para la
gestión de investigación,
El órgano central responsable es una dependen-
y cada grupo solamente
cia de alto nivel que depende y reporta directa-
reporta en el interior de las
mente al órgano de dirección de la IES (Vicerrec-
unidades académicas. No
toría de Investigación o su equivalente).
hay comunicación o reporte
al órgano de dirección de
la IES.
El órgano central responsable de la investigación
trabaja conjuntamente con el área jurídica de
la IES y entidades especializadas en la materia
Cada unidad de investi-
con el fin de establecer el marco jurídico para
gación descentralizada se
el manejo de los resultados de la investigación,
apoya en las áreas jurídica,
especialmente en todo lo relacionado con la
financiera y académica de
propiedad intelectual y sus efectos derivados, in-
la IES. No hay un marco
cluyendo los económicos y los riesgos civiles así
jurídico único y común que
como el manejo de la compensación del personal
oriente a los investigadores
(especialmente del personal docente) vinculado
acerca de temas como la
al desarrollo de la actividad de investigación.
propiedad intelectual de los
En el caso de los órganos descentralizados de
productos de investigación
investigación existen estructuras diversas, desde
o la compensación recibida
“centros de investigación” concentrados en una o
por participación en estas
varias líneas de investigación prioritarias para la
actividades.
IES y ya consolidadas, hasta grupos de investi-
gación sin ningún aparato administrativo.
La IES no tiene definido un Independientemente de su estructura, los órga-

protocolo para la presen- nos descentralizados de investigación cumplen
tación y evaluación de un conjunto de requisitos para su creación y
la creación o revisión de operación. Para este efecto, la IES cuenta con
órganos centralizados de protocolos similares al existente para la apertura
investigación. y revisión de programas académicos.
40
Los órganos descentralizados de investigación

mantienen un nivel mínimo de actividad per-
No hay una instancia cen-
manente y tienen obligaciones de reporte de
tralizada responsable de la
formulación y ejecución de sus propuestas de in-
investigación; los órganos
vestigación y de los resultados de los proyectos
descentralizados de investi-
terminados. El órgano central encargado de la
gación reportan y socializan
investigación consolida y analiza la información
sus resultados directamen-
y la publica en términos agregados, haciendo
te a las unidades acadé-
referencia a lo previsto en el plan de desarrollo
micas, que solo generan
institucional vigente; también usa la información
agregados a ese nivel.
para otros propósitos institucionales, como la
rendición de cuentas.
La IES no tiene una estrate-

gia para incluir los resulta- La IES promueve y estimula la integración per-
dos de la investigación en manente de los resultados de la investigación en
los procesos de aprendizaje los procesos de aprendizaje y enseñanza.
y enseñanza.
41
2.2.3 Formulación y evaluación de propuestas y proyectos de investigación
El proceso de presenta-
ción de propuestas para
actividades de investigación
Toda actividad de investigación que pretenda
es informal en la mayoría
ser reconocida en la IES debe contar con una
de los casos, debido a que
propuesta formal que cumpla con las normas
la IES no tiene definido un
establecidas, sometida oportunamente a la auto-
procedimiento único y obli-
ridad competente.
gatorio que lo regule, así
como los instrumentos que
lo hagan operativo.
La IES cuenta con protocolos formales para la

La IES no tiene definida formulación de propuestas de investigación, los
una periodicidad para la cuales son de uso obligatorio. Estos protocolos
revisión de los protocolos tienen niveles de profundidad y detalle distintos,
asociados a la presentación dependiendo del monto de recursos involucra-
y evaluación de propuestas dos. Los protocolos son diseñados y revisados
de actividades de investi- periódicamente por el órgano central encargado
gación. de la investigación, con la participación activa de
las unidades académicas básicas.
Cuando las propuestas de investigación son for-

muladas por docentes individuales o grupos de
investigación adscritos a una unidad académica,
Los criterios que las uni-
son presentadas a la unidad académica respecti-
dades académicas utilizan
va para la obtención de su aval y la autorización
para la evaluación de las
y reconocimiento del tiempo comprometido en
propuestas de investigación
la investigación. Este aval implica que la unidad
presentadas por docentes o
académica básica considera que la propuesta
grupos de investigación no
es congruente con las líneas de investigación
están bien definidos.
vigentes y cumple con los estándares de calidad
establecidos, por lo que compromete el nombre y
el prestigio de la unidad académica.
42
Si la propuesta no demanda recursos financie-

ros sino únicamente el tiempo de uno o varios
Las unidades académi- docentes, queda aprobada con el aval y el
cas no tienen definida la reconocimiento del tiempo por parte de la unidad
periodicidad en la que se académica, la que reporta periódicamente los
hacen las evaluaciones de resultados de estas investigaciones a la unidad
las propuestas de inves- central a cargo de la investigación. Si, por el con-
tigación. Las unidades trario, la propuesta demanda recursos financie-
académicas no tienen un ros internos de la IES, una vez surtido el trámite
control detallado del tiempo anterior, se somete al análisis y evaluación de
que cada docente le dedica la unidad central encargada de la investigación.
a la investigación y a otras En todo caso, si la propuesta es aprobada, un
actividades adicionales en docente responsable (director del proyecto o
el interior de la IES, por lo líder del grupo de investigación) se compromete
que no se puede asegurar a cumplir las obligaciones de reporte periódico y
la dedicación real a la acti- final sobre los resultados de la investigación, in-
vidad propuesta. cluyendo la presentación de evidencias del logro
de los resultados previstos (publicación, patente,
etc.) dentro del tiempo estipulado.
Si la propuesta formulada demanda recursos

financieros externos, surte el mismo trámite an-
terior y solo se presenta formalmente ante el fi-
Las unidades académicas nanciador externo cuando cuenta con el aval del
no tienen un procedimiento órgano central encargado de la investigación, ya
formal de análisis financiero que una propuesta demandante de financiamien-
detallado, como parte del to externo compromete el nombre y prestigio de
análisis de viabilidad de las la institución. En caso de ser aprobada por el
actividades de investiga- ente financiador, una persona responsable (líder
ción. de grupo o jefe de unidad organizacional) se
compromete a cumplir las obligaciones internas
de reporte periódico y final ya descritas en el
párrafo anterior.
43
2.2.4 Seguimiento y evaluación de los resultados de investigación
El órgano central encarga-

do de la investigación no El órgano central encargado de la investigación
cuenta con mecanismos e es responsable del seguimiento y la evaluación
instrumentos apropiados de resultados de los proyectos de investigación y
para hacer el seguimiento, ejecuta esta función de forma regular y siste-
el control y la evaluación mática, a través de mecanismos e instrumentos
de los resultados de los apropiados.
proyectos de investigación.
Los protocolos existentes

en la IES para la formu-
lación de proyectos de Los protocolos existentes para la formulación de
investigación no tienen un proyectos de investigación obligan a una descrip-
nivel apropiado de desagre- ción clara y precisa de los productos y entregas
gación de resultados, hitos esperados como resultado del proyecto, indi-
y productos; por lo tanto el cando los hitos o productos intermedios cuando
órgano central de investi- sea pertinente. Estos elementos son los que se
gación no puede hacer un utilizan en el seguimiento del proyecto.
seguimiento adecuado a
estos proyectos.
Al finalizar el proyecto, los resultados obtenidos

son confrontados con los esperados, particular-
La IES no tiene un pro-
mente en términos de calidad y alcance. Cuando
cedimiento definido para
los resultados de la investigación se materializan
la gestión y seguimiento
en una publicación, esta se produce en un medio
de los productos de las
reconocido por su calidad y rigurosidad aca-
actividades de investigación
démica o científica. Cuando se materializan en
tales como publicaciones y
una patente o similar, el reconocimiento se hace
patentes.
por etapas, desde la admisión de la solicitud de
patente, hasta el otorgamiento de la misma.
En la IES existe la hoja de

vida del docente pero su Los resultados de la evaluación de los productos
participación en proyectos de la investigación son registrados en la hoja de
de investigación no se vida del(os) investigador(es). Este registro es el
registra, por lo tanto no se soporte oficial para propósitos de reconocimien-
puede tener en cuenta para tos económicos o de otra naturaleza, previstos
evaluaciones y reconoci- en la carrera docente.
mientos.
44
La unidad central a cargo de la investigación
consolida los resultados de los proyectos por las
líneas de investigación y en forma global, obtiene
Los resultados de los
las estadísticas agregadas que se consideren
proyectos de investigación
pertinentes.
no se reportan siempre a la
unidad central a cargo de la
La unidad central a cargo de la investigación
investigación, por lo que no
utiliza las estadísticas obtenidas para distribución
es posible obtener estadís-
de información agregada a las unidades acadé-
ticas agregadas para los
micas básicas, en el reporte periódico sobre las
procesos de rendición de
actividades de investigación a nivel de las áreas
cuentas.
y la IES y para efectos de la rendición de cuen-
tas de la institución.
La IES cuenta con políticas y mecanismos de

La IES no tiene definidos la
difusión de los resultados de investigación, de
política ni los mecanismos
tal manera que toda la comunidad institucional
de difusión de los resulta-
está al tanto y de manera oportuna de dichos
dos de investigación para la
resultados y puede utilizarlos en sus respectivas
funciones y actividades.
45
2.2.5 Financiamiento de la investigación
La IES cuenta con recursos presupuestales
destinados a proyectos de investigación que,
por su naturaleza o por consideraciones de
política, convenga o sea necesario financiar
internamente. Estos proyectos necesariamen-
La IES no hace una ade- te están dentro de las líneas de investigación
cuada planeación de los re- definidas como estratégicas para la institución y
cursos internos necesarios reciben financiamiento interno por la dificultad de
para soportar actividades conseguir para ellos recursos externos o porque,
de cada una de las líneas por razones de política o estrategia, es preferible
de investigación. que su financiamiento sea interno. Los recursos
para estos proyectos se asignan sobre una base
competitiva, según la calidad de las propuestas y
su contribución esperada en términos de nuevo
conocimiento dentro de la línea estratégica en la
cual se enmarca la propuesta.
La mayoría de los pro- La IES promueve y estimula entre las unida-
yectos de investigación des académicas básicas y los miembros de la
que desarrolla la IES son comunidad docente, el financiamiento externo de
financiados con recursos in- proyectos de investigación. De hecho, el monto
ternos. La IES no promueve y la proporción de fondos externos en el finan-
la búsqueda de recursos ciamiento total de los proyectos es uno de los
externos para actividades indicadores utilizados para evaluar su pertinencia
de investigación. y calidad.
El costeo de los proyectos de investigación es
No todos los proyectos de
completo, teniendo en cuenta el compromiso
investigación tienen un cos-
real de recursos de la IES para el desarrollo
teo completo y exacto, lo
de los proyectos, independientemente de si el
que no permite conocer las
financiamiento previsto es interno o externo. Este
necesidades de financia-
compromiso se da en dos niveles distintos: el
ción interna y externa.
nivel central y el nivel descentralizado.
Los costos directos del proyecto se reflejan
plenamente, incluyendo el costo de los recursos
humanos, el que se cuantifica con base en su
costo de oportunidad. Los costos indirectos se
Debido a problemas en la cuantifican como parte de un factor multiplicador
rigurosidad en la formula- que refleja los costos fijos en los que incurre la
ción y planeación de los IES para poder preparar propuestas de investi-
proyectos de investigación, gación y desarrollar proyectos con altos niveles
no todos los costos directos de calidad.
e indirectos son identifica-
dos. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de pro-
yectos de investigación dentro de las líneas
estratégicas, la IES propone contrapartidas como
parte del financiamiento con el fin de mejorar la
competitividad de sus propuestas.
46
2.3 Extensión
Buena práctica
La IES define un marco claro para el desarrollo de la función misional de extensión, identifica
sus aspectos focales y los diferentes entornos con los que se relaciona la IES, y desarrolla cada
uno los procesos básicos que se deben considerar, estableciendo así un “marco regulatorio” o
conjunto de “reglas de juego” dentro del que se desarrolla la función misional.

47
2.3.1 Definición y revisión de líneas estratégicas de extensión
Con base en la misión, visión y rumbo estratégi-

co definidos para la institución y en un análisis
básicas no son quienes
de su situación actual en términos de entornos,
proponen y justifican sus
talento humano (calificación, dedicación, etc.)
líneas prioritarias de exten-
portafolio programático (pregrado, maestría,
sión basadas en un análisis
doctorado) y recursos tecnológicos y físicos
estratégico, los recursos
disponibles a corto y medio plazo, las unidades
disponibles y la experiencia
académicas básicas proponen y justifican sus
de la IES.
líneas prioritarias de extensión.
La propuesta de las unidades académicas

Las líneas de extensión
básicas (Facultades y Centros de Investigación y
se plantean por programa
Extensión) es colectiva, con participación activa
académico y para respon-
de los estudiantes, egresados y docentes de la
der al desarrollo propio de
unidad académica. Las unidades académicas
cada disciplina o profesión.
básicas definen líneas de extensión preferible-
No hay líneas de extensión
mente de carácter transversal con impacto sobre
de carácter transversal a la
diferentes programas, antes que líneas de exten-
IES o interdisciplinar.
sión referidas a programas específicos.
El órgano de dirección no
Las propuestas de las unidades académicas bá-
tiene definido un proce-
sicas se remiten al órgano de dirección para su
dimiento para definir las
procesamiento, consolidación y análisis. El órga-
líneas de extensión a partir
no de dirección prioriza las líneas de extensión
de análisis estratégico de
de acuerdo con los intereses estratégicos de la
la IES; las líneas pueden
institución, sin restringir la libertad de acción de
estar definidas a partir de
las unidades académicas básicas. La priorización
iniciativas particulares de
de las líneas de extensión se expresa a través
docentes, necesidades
de los criterios para la asignación de contrapar-
del sector productivo y
tidas institucionales a proyectos de extensión
convocatorias de sectores
particularmente interesantes para la IES.
externos.
48
Las líneas de extensión

están proyectadas hacia el
La priorización de las líneas de extensión a nivel
fortalecimiento de núcleos
institucional debe tener en cuenta la posibilidad
de interés de un área de
de que en esas áreas las IES hagan contribucio-
conocimiento, o responden
nes sustantivas al avance del conocimiento, a la
principalmente a iniciati-
solución de los problemas sociales principales y
vas de docentes. No se
al desarrollo de la función misional de aprendiza-
evidencia un aporte social
je y enseñanza.
de la IES a través de la
extensión.
La IES no tiene definida

una periodicidad para la El órgano de dirección, a través de la unidad
revisión de las líneas de organizacional a cargo de la gestión de la exten-
extensión. Los lineamien- sión, establece las normas internas reguladoras
tos y parámetros de las de la actividad, incluyendo los criterios y perío-
actividades de extensión dos que deben orientar la revisión de las líneas
son determinados por cada prioritarias de extensión.
unidad académica.
49
2.3.2 Organización de la extensión
En la IES no existe una La extensión en la IES tiene una estructura

unidad centralizada para organizacional interna bien definida, con un
la gestión estratégica de la órgano central responsable de la formulación
extensión ni sus correspon- de la política, la coordinación y avance de la
dientes órganos descen- actividad. Las unidades académicas básicas se
tralizados encargados de encargan de la implementación de la política
la ejecución de las activi- y el desarrollo de las actividades de extensión
dades. propiamente dichas.

un órgano central para la
gestión de extensión, y
El órgano central responsable es una
cada grupo reporta sola-
dependencia de alto nivel que depende y reporta
mente en el interior de las
directamente al órgano de dirección de la IES
unidades académicas. No
(Vicerrectoría de Extensión o su equivalente).
hay comunicación o reporte
para el órgano de dirección
de la IES.
El órgano central responsable de la extensión

trabaja conjuntamente con el área jurídica de la
IES y con entidades especializadas en la materia
con el fin de establecer el marco jurídico para el
manejo de los resultados de la extensión,
Cada unidad de extensión especialmente en lo relacionado con la
descentralizada se apo- propiedad intelectual y sus efectos derivados,
ya en las áreas jurídica, incluyendo los económicos y los riesgos civiles.
financiera y académica de
la IES. No hay un marco El órgano central responsable de la extensión
jurídico único y común que trabaja conjuntamente con el área jurídica de
oriente a los ejecutores la IES con el fin de establecer el marco jurídico
de actividades acerca de para el manejo de la compensación del personal
temas como la propiedad (especialmente de los docentes y estudiantes)
intelectual de los pro- vinculado al desarrollo de la actividad de
ductos de extensión o la extensión.
compensación recibida
por participación en estas En el caso de los órganos descentralizados de
actividades. extensión, existen estructuras diversas, desde
“centros de extensión” concentrados en una o
varias líneas de extensión prioritarias para la IES
y ya consolidadas, hasta grupos de extensión sin
ningún aparato administrativo.
50
La IES no cuenta con los Independientemente de su estructura, los órga-

parámetros necesarios nos descentralizados de extensión cumplen un
para la creación, apertura, conjunto de requisitos para su creación y opera-
revisión y funcionamiento ción. Para este efecto la IES cuenta con protoco-
de los órganos descentrali- los para la apertura y revisión del funcionamiento
zados de extensión. de estos órganos.
Los órganos descentralizados de extensión man-

tienen un nivel mínimo de actividad permanente
No existe una instancia y tienen obligaciones de reporte de formulación
centralizada responsable y ejecución de sus propuestas de extensión y de
de la extensión; los órganos los resultados de los proyectos terminados.
descentralizados de exten-
sión reportan y socializan El órgano central encargado de la extensión
sus resultados directamente consolida y analiza la información y la publica
a las unidades académicas, en términos agregados, haciendo referencia a
que solamente generan lo previsto en el plan de desarrollo institucional
agregados a ese nivel. vigente; también usa la información para otros
propósitos institucionales, como la rendición de
cuentas.
51
2.3.3 Formulación y evaluación de propuestas de extensión
El proceso de presenta-
ción de propuestas para
actividades de extensión
Toda actividad de extensión que pretenda ser
es informal en la mayoría
reconocida en la IES debe contar con una pro-
de los casos, debido a que
puesta formal que cumpla con las normas esta-
la IES no tiene definido un
blecidas, sometida oportunamente a la autoridad
procedimiento único y obli-
competente.
gatorio que lo regule, así
como los instrumentos que
lo hagan operativo.
La IES cuenta con protocolos formales para la

La IES no tiene definida formulación de propuestas de extensión, que
una periodicidad para la son de uso obligatorio. Estos protocolos tie-
revisión de los protocolos nen niveles de profundidad y detalle distintos,
asociados a la presentación dependiendo del monto de recursos involucra-
y evaluación de propuestas dos. Los protocolos son diseñados y revisados
de actividades de periódicamente por el órgano central encargado
extensión. de la extensión, con la participación activa de las
unidades académicas básicas.
En su mayoría, las pro-

Salvo casos excepcionales, las propuestas de
puestas de extensión son
extensión son formuladas y presentadas por las
formuladas por docentes y
unidades académicas básicas y no por docentes
no por las unidades acadé-
individuales.
micas básicas.
52
no tienen definida la perio-
dicidad en que se hacen
Si la propuesta demanda recursos financie-
las evaluaciones de las pro-
ros internos de la IES, se somete al análisis y
puestas de extensión. Las
evaluación de la unidad central encargada de la
unidades académicas no
extensión. Si la propuesta se aprueba, la unidad
tienen un control detallado
académica responsable se compromete a cum-
del tiempo que cada docen-
plir las obligaciones de reporte periódico y final
te le dedica a la extensión y
sobre los resultados del proyecto, incluyendo la
a otras actividades adicio-
presentación de evidencias del logro de los re-
nales al interior de la IES,
sultados previstos dentro del tiempo estipulado.
por lo que no se puede
asegurar la dedicación real
a la actividad propuesta.
Si la propuesta formulada demanda recursos

financieros externos, surte el mismo trámite
anterior y solo se presenta formalmente ante el
financiador externo cuando cuenta con el aval
del órgano central encargado de la extensión, ya
no tienen un procedimiento
que una propuesta demandante de financiamien-
formal de análisis financiero
to externo compromete el nombre y prestigio de
detallado como parte del
la institución. En caso de ser aprobada por el
análisis de viabilidad de las
ente financiador, la unidad académica responsa-
actividades de extensión.
ble queda comprometida a cumplir las obliga-
ciones internas de reporte periódico y final, ya
descritas en el párrafo anterior.
53
2.3.4 Seguimiento y evaluación de las actividades de extensión
El órgano central encar-

gado de la extensión no El órgano central encargado de la extensión es
cuenta con mecanismos e responsable del seguimiento y la evaluación
instrumentos apropiados de resultados de las actividades de extensión y
para hacer el seguimiento, ejecuta esta función en forma regular y siste-
el control y la evaluación mática, a través de mecanismos e instrumentos
de los resultados de las apropiados.
actividades de extensión.
Los protocolos existentes

en la IES para la formu-
lación de actividades de Los protocolos existentes para la formulación de
extensión no tienen un nivel actividades de extensión obligan a una descrip-
apropiado de desagrega- ción clara y precisa de los productos y entregas
ción de resultados, hitos y esperados como resultado de la actividad, indi-
productos; por lo tanto el cando los hitos o productos intermedios cuando
órgano central de extensión sea pertinente. Estos elementos son los que se
no puede hacer un segui- utilizan en el seguimiento del proyecto.
miento adecuado de estas
actividades.
Al finalizar la actividad, los resultados obtenidos

En la IES existe la hoja de son confrontados con los esperados, particu-
vida del docente pero su larmente en términos de calidad y alcance. Los
participación en actividades resultados de la evaluación de los productos de
de extensión no se registra, la extensión se registran en las hojas de vida de
por lo tanto no se puede te- los docentes participantes. Este registro es el so-
ner en cuenta para evalua- porte oficial para propósitos de reconocimientos
ciones y reconocimientos. económicos o de otra naturaleza, previstos en la
carrera docente.
La unidad central a cargo de la extensión con-

solida los resultados de las actividades por las
líneas de extensión y obtiene de forma global
las estadísticas agregadas que se consideran
La IES no tiene definida la pertinentes.
política y los mecanismos La unidad central a cargo de la extensión utiliza
de difusión de resultados las estadísticas obtenidas para la distribución de
de extensión a la comuni- la información agregada a las unidades acadé-
dad institucional. micas básicas, en el reporte periódico sobre las
actividades de extensión a nivel de la IES y para
efectos de la rendición de cuentas de la
institución.
54
2.3.5 Financiamiento de la extensión
Los proyectos de extensión, salvo casos excep-

La IES no tiene una estra-
cionales, son financiados con recursos externos.
tegia para promover en las
La IES promueve y estimula entre las unidades
unidades académicas bá-
académicas básicas y entre los miembros de la
sicas y entre los miembros
comunidad docente, el financiamiento externo
de la comunidad docente
de proyectos de extensión. De hecho, el monto
la búsqueda de recursos
y la proporción de fondos externos en el finan-
externos que soporten la
ciamiento total de los proyectos es uno de los
ejecución de actividades de
indicadores utilizados para evaluar su pertinencia
extensión.
y calidad.
No todas las actividades de El costeo de los proyectos de extensión es

extensión tienen un costeo completo, teniendo en cuenta el compromiso
completo y exacto, lo que real de recursos de la IES para el desarrollo de
no permite conocer las ne- los proyectos. Este compromiso se da en dos
cesidades de financiación niveles distintos: el nivel central y el nivel des-
interna y externa. centralizado.
Los costos directos del proyecto se reflejan

plenamente, incluyendo el costo de los recursos
humanos, que se cuantifica con base en su costo
de oportunidad. Los costos indirectos se cuanti-
Debido a problemas en la fican como parte de un factor multiplicador que
rigurosidad en la formula- refleja los costos fijos en los que incurre la IES
ción y planeación de las para poder preparar las propuestas de exten-
actividades de extensión, sión y poder desarrollar los proyectos con altos
no todos los costos directos niveles de calidad.
e indirectos son identifica-
dos. Sin perjuicio de lo anterior, en el caso de pro-
yectos de extensión dentro de las líneas estra-
tégicas, la IES propone contrapartidas como
parte del financiamiento con el fin de mejorar la
competitividad de sus propuestas.
55
2.4 Gestión de estudiantes
Buenas prácticas
• Los estudiantes constituyen el objeto primordial de atención para la IES, por tanto la ges-
tión que se haga sobre ellos es clave para el cumplimiento de los objetivos misionales de la
institución. La gestión sobre los estudiantes debe ser integral y comprensiva: desde la carac-
terización del tipo de estudiante deseado para ser admitido en un programa, hasta la gestión
de apoyo requerida para su inserción en el mundo laboral o empresarial.
• El estatuto estudiantil o su equivalente es un documento en el que están consignados los

derechos y deberes del estudiante. Una parte importante de este documento es la relativa
al reglamento académico, ya que fomenta la autonomía en el estudiante para desarrollar
su actividad académica, dentro de límites que eviten que se atente contra el desarrollo de la
actividad académica general y/o contra los parámetros de costo que aseguran la viabilidad y
sostenibilidad de la institución.
• La IES hace lo que esté a su alcance para procurar un ambiente de aprendizaje estimulan-
te, asegurar las mejores condiciones personales para que el estudiante pueda desarrollar su
actividad y lograr un alto nivel de satisfacción, motivación y compromiso en los estudiantes.
Califique la situación encontrada en la IES respecto del estado de cada buena práctica en
cada proceso, de 1 a 4, según la siguiente escala:

56
2.4.1 Selección e inducción de estudiantes
La IES no tiene o no
aplica una política clara
en materia de selección
de estudiantes. La política
La IES tiene una política clara en materia de
está definida, pero no se ha
selección de estudiantes, con mecanismos e ins-
implementado por falta de
trumentos apropiados para su implementación.
procedimientos o instru-
Esta política es evaluada periódicamente, con
mentos adecuados. No está
participación activa de la comunidad institucional.
definida la periodicidad en
que se evalúa la política, ni
la forma en que la comuni-
dad institucional participa.
La IES no tiene o no aplica

un proceso claro que dé
cuenta de los criterios que
usa para la selección de es- La selección de estudiantes se hace sobre una
tudiantes, los cuales deben base competitiva de carácter académico, sin que
hacerse sobre una base otros elementos externos de carácter extra-aca-
competitiva de carácter démico sean relevantes para la decisión de
académico. admisión. Para cada período lectivo la IES define
La IES no tiene las herra- cuidadosamente el número de cupos disponible
mientas que le permitan ha- en sus programas, de acuerdo con las carac-
cer una estimación adecua- terísticas de estos y con la disponibilidad de
da de la cantidad de cupos recursos (docentes, infraestructura, etc.).
que debe abrir para cada
programa, de acuerdo con
los recursos que dispone.
Sin perjuicio de lo anterior, el órgano de gobierno

La IES no tiene una política de la IES formula políticas de acción afirmativa
que apoye el ingreso de dirigidas a favorecer grupos especiales, en el
estudiantes de comunida- marco de los principios y valores generales de
des y minorías étnicas en la institución. Dentro de estos grupos, la selec-
igualdad de condiciones. ción sigue los mismos principios competitivos de
carácter académico.
Los criterios específicos
para la selección de estu-
diantes no son definidos
por las unidades académi- Los criterios específicos para la selección de
cas básicas; son definidos estudiantes son establecidos por las unidades
por otros órganos de nivel académicas básicas, en el marco de la política
jerárquico superior que no general establecida por el órgano de dirección.
necesariamente conocen
las características propias
de cada programa.
57
2.Prác. 3. Prác. Evaluación
insuf. Aceptab. 1 2 3 4
La IES no tiene unidades organiza-
cionales especializadas en el registro Los resultados del proceso de selección para
académico y en el estudio de las carac- los estudiantes admitidos son procesados
terísticas de los estudiantes admitidos; centralmente por la unidad organizacional
esto conlleva a que los resultados del encargada del registro académico y enviados
proceso de selección no sean proce- a la unidad académica pertinente para su
sados, consolidados y analizados para estudio y uso posterior en función de la mejor
planear mejorasen la preparación de preparación posible del estudiante admitido.
los estudiantes.
El proceso de inducción tiene tres
componentes:
• El primero, general, hecho a través de
material documental entregado en el mo-
mento de la matrícula, complementado con
material digital disponible para los nuevos
miembros de la institución en sitios virtuales
especiales. Una parte importante de este ma-
terial es la relativa a la IES como un todo, con
elementos de historia y una caracterización
que permita al estudiante un conocimiento de
los principales rasgos diferenciadores de la
institución. Otra es el reglamento operativo
de la institución y el estatuto estudiantil o su
equivalente.
• El segundo componente se desarrolla en
una sesión previa al comienzo del perío-
La IES no tiene definido un proceso
do lectivo, y está a cargo del programa en
de inducción de nuevos estudiantes
el que fue admitido el estudiante. En esta
que incluya por lo menos los siguien-
sesión, aparte de información general sobre
tes momentos: [1] información general
la facultad y el programa, se entrega material
entregada al estudiante al momento
complementario de utilidad para el estudian-
de la matrícula, [2] sesión presencial
te, especialmente en cuanto a los recursos y
previa al comienzo del periodo lectivo,
facilidades disponibles.
y [3] acompañamiento del estudiante a
• El tercer componente, a cargo del do-
través de un docente “consejero”.
cente “consejero” asignado al estudiante,
se desarrolla en las primeras semanas del
período lectivo y tiene por objeto profundizar
los aspectos más importantes y resolver las
dudas e inquietudes que hayan surgido en el
estudiante.
Además de dar toda la información pertinente
y relevante, la IES usa el proceso de induc-
ción para comenzar a generar un sentido de
pertenencia y compromiso en el estudiante,
siempre con base en información factual.
El tercer componente del proceso de induc-
ción es utilizado para obtener información
que resulte relevante para maximizar la
probabilidad de permanencia del estudiante
en la IES o, lo que es equivalente, minimizar
el riesgo de deserción.
58
2.4.2 Seguimiento, apoyo personalizado y satisfacción de estudiantes
Posterior al ingreso de
estudiantes a programas
A partir del ingreso del estudiante a la IES,
académicos, la IES no
esta hace un seguimiento permanente con el
mantiene un contacto
fin de tener la mayor información y los mejores
permanente con ellos para
elementos de juicio para contribuir a su óptimo
buscar elementos de juicio
desempeño.
que permitan mejorar su
desempeño.
La IES no utiliza los

Con base en los resultados del proceso de
resultados del proceso de
selección, las autoridades del programa definen
selección de estudiantes
las acciones principales a realizar con el fin de
para analizarlos y definir
dejar al estudiante en un estadio adecuado para
acciones que apoyen al
enfrentar exitosamente los retos académicos del
estudiante en áreas donde
programa. Esto incluye no solo la realización de
se encuentren deficiencias
acciones remediales en ciertas áreas cuando ello
(académicas, financieras,
sea indispensable, sino la toma de decisiones
de entorno, entre otras),
sobre apoyos económicos y de otro tipo, acordes
buscando que logre superar
a su situación personal, de nuevo, dentro de un
los retos propios del progra-
marco competitivo según méritos.
ma académico.
La IES no ofrece al estu- El apoyo personalizado se da a través de dos

diante las opciones de apo- mecanismos principales: la consejería académi-
yo personalizado a través ca, provista por el docente asignado al estudian-
de consejería académica te, y la consejería psicológica y social, provista
o a través de una unidad por la unidad organizacional a cargo del área de
organizacional encargada bienestar, a solicitud del interesado o por reco-
de bienestar. mendación del consejero académico.
59
El seguimiento académico tiene dos propósitos.

La IES no utiliza el segui- El primero, relacionado con la verificación del
miento académico como cumplimiento de las condiciones académicas
un medio para asegurar mínimas para permanecer en el programa
que el estudiante cumpla (promedio ponderado acumulado mínimo, etc.)
los requisitos académicos o para recibir reconocimientos especiales por
mínimos, ni para brindar parte de la IES (becas u otras ayudas por buen
información al consejero desempeño académico, grado con honores,
académico para que el etc.). El segundo, dirigido a suministrar criterios
estudiante asegure su al consejero académico para hacer recomenda-
permanencia y maximice su ciones al estudiante respecto de la estrategia
desempeño académico. que debe seguir para garantizar su permanencia
y maximizar su desempeño académico.
La unidad organizacional central a cargo del área

de bienestar, conjuntamente con las unidades
académicas básicas, realiza investigación per-
La IES, a través de la uni- manente sobre el clima organizacional general
dad organizacional central de la IES y sobre la satisfacción de los estudian-
a cargo de bienestar, no tie- tes con respecto a elementos que se consideran
ne definida una política de prioritarios (enseñanza, calidad de la educación,
investigación y seguimiento disponibilidad de fuentes bibliográficas y fuen-
del clima organizacional tes especializadas de consulta e investigación,
como de la satisfacción de consejería, apoyo, etc.). Para esto utiliza no solo
los estudiantes. las encuestas, sino también otros mecanismos
que resultan más apropiados para tratar temas
complejos y/o difusos o que mejoran el nivel de
realimentación de las políticas.
60
2.5 Gestión de docentes
Buena práctica
• Los docentes constituyen el grupo humano principal de la IES para el cumplimiento de su

misión. Por esta razón, la gestión que se haga con ellos es clave para el cumplimiento de los
objetivos misionales de la institución. La gestión sobre los docentes es integral y comprensiva:
desde la caracterización del tipo de docente deseado para diseñar, desarrollar e implementar
un currículo de un programa determinado, hasta la gestión de apoyo requerida para el mejor
desarrollo de su carrera profesional y su crecimiento como persona.
• El estatuto docente o su equivalente es un documento en el que están consignados los

derechos y deberes del docente. Una parte importante de este documento es la relativa al re-
glamento académico, el cual otorga amplia libertad al docente para desarrollar su labor acadé-
mica, investigativa y de extensión, pero establece reglas orientadas a estimular el crecimiento
personal y profesional, a penalizar el estancamiento y a preservar la viabilidad y sostenibilidad
de la institución mediante la satisfacción de criterios académicos y de eficacia y productividad.
• La IES hace lo que esté a su alcance para procurar un ambiente de trabajo estimulante
y para asegurar las mejores condiciones personales para que el docente pueda alcanzar su
potencial. Al seleccionar un docente, la IES establece con él un compromiso de crecimiento
mutuo de largo plazo, que abre una posibilidad certera y realista de desarrollar una carrera en
el interior de la institución como opción de vida.

61
2.5.1 Selección e inducción de docentes
La IES no tiene o no
aplica una política clara en
materia de selección de
docentes. La política está
selección de docentes, con mecanismos e instru-
definida, pero no se ha
mentos apropiados para su implementación.
implementadopor falta de
procedimientos o instru-
mentos adecuados.
La IES no tiene o no aplica La selección de docentes se hace sobre una

un proceso claro que base competitiva de carácter académico, sin que
determine cuáles son los otros elementos externos de carácter extra-aca-
criterios que usa para la démico sean relevantes para la decisión de
selección de docentes. enganche.
Sin perjuicio de lo anterior, el órgano de gobierno

de la IES formula políticas de acción afirmativa
La IES no tiene una política
dirigidas a favorecer el ingreso de individuos
que apoye el ingreso como
pertenecientes a grupos especiales, en el marco
docentes a individuos
de los principios y valores generales de la institu-
pertenecientes a grupos
ción. Dentro de estos grupos, la selección sigue
especiales.
los mismos principios competitivos de carácter
académico.
Los criterios específi-
cos para la selección de
docentes no son definidos
por las unidades académi- Los criterios específicos para la selección de
cas básicas; son definidos docentes son establecidos por las unidades
por otros órganos de nivel académicas básicas, en el marco de la política
jerárquico superior que no general establecida por el órgano de dirección.
necesariamente conocen
las características propias
de cada programa.
La IES no tiene unidades
organizacionales especiali-
zadas en el registro y en el
Los resultados del proceso de selección para los
estudio de las característi-
docentes admitidos son procesados centralmen-
cas de los docentes selec-
te por la unidad organizacional encargada del
cionados; esto conlleva a
registro académico y enviados a la unidad aca-
que los resultados del pro-
démica pertinente para su estudio y uso posterior
ceso de selección no son
en función de la mejor preparación posible del
procesados, consolidados
docente admitido.
y analizados para planear
mejoras en la preparación
de los docentes.
62
El proceso de inducción tiene tres componentes:
• El primero, general, hecho a través de ma-
terial documental entregado en el momento de
culminar el proceso de selección, aunque no se
haya firmado todavía el contrato de trabajo. Este
material se complementa con material digital
disponible en sitios virtuales especiales para los
miembros de la institución. Una parte importante
de este material es la relativa a la IES como un
todo (incluyendo de manera prominente el PEI
o su equivalente) con elementos de historia y
una caracterización que permita al docente un
conocimiento de los principales rasgos diferen-
ciadores de la institución. Otra es el reglamento
operativo de la IES y el estatuto docente, o su
equivalente.

• El segundo componente se desarrolla en una
un proceso de inducción
sesión previa al comienzo del período lectivo, y
de nuevos docentes que
está a cargo de la unidad académica básica a
incluya por lo menos los
la que el docente está adscrito. En esta sesión,
siguientes momentos:
aparte de información general sobre la facultad y
[1] información general
el programa, se entrega material complementario
entregada al docente al
de utilidad para el docente, especialmente en
momento de la selección,
cuanto a los recursos y facilidades disponibles
[2] sesión presencial previa
para el desarrollo de su labor.
al comienzo del periodo lec-
tivo, y [3] acompañamiento
• El tercer componente, a cargo del “docente
del docente a través de un
tutor” asignado al nuevo docente, se desarrolla a
“docente tutor”.
lo largo del primer año lectivo y tiene por objeto
profundizar los aspectos más importantes, resol-
ver las dudas e inquietudes que hayan surgido
en el docente y recomendar cursos de acción
según las fortalezas y debilidades percibidas por
parte del “docente tutor”.

y relevante, la IES usa el proceso de inducción
para comenzar a generar un sentido de perte-
nencia y compromiso en el docente, siempre con
base en información factual.
El tercer componente del proceso de inducción
se utiliza para obtener información que resulta
relevante para maximizar la probabilidad de per-
manencia del docente en la IES y el logro de sus
objetivos de carrera.
63
2.5.2 Seguimiento, apoyo personalizado y satisfacción de docentes
nuevos docentes, la IES
A partir del ingreso del docente a la IES, esta
no mantiene un contacto
hace un seguimiento permanente dirigido a tener
permanente con ellos para
la mayor información y los mejores elementos de
buscar elementos de juicio
juicio para contribuir a su óptimo desempeño.
que permitan mejorar su
desempeño.
Con base en los resultados del proceso de se-

lección, las autoridades del programa definen las
acciones principales a realizar con el fin de dejar
al docente en un estadio adecuado para enfren-
tar exitosamente sus obligaciones contractuales
resultados del proceso
y retos del entorno. Esto incluye no solo la rea-
de selección de docentes
lización de acciones dirigidas a subsanar o mi-
nimizar las diversas debilidades percibidas sino
acciones que apoyen al
la toma de decisiones sobre apoyos económicos
docente en áreas donde se
y de otro tipo, acordes a su situación personal
encuentren oportunidades
y proyecto de vida, dentro del marco competi-
de mejora.
tivo enunciado en el numeral anterior, bien sea
para la profundización en estudios superiores
(maestrías – doctorados - posdoctorados) o para
desarrollos alternativos.
El apoyo personalizado se da a través del meca-

nismo ya enunciado del “docente tutor”, cubrien-
do tanto los temas de orden profesional como
La IES no ofrece al nuevo personal, en la medida en que se constituyan
docente la opción de apoyo en obstáculos para el desarrollo de la “carrera
personalizado a través del docente” en la institución. Si es necesario, el
“docente tutor”. apoyo incluye la consejería psicológica y social
provista por la unidad organizacional a cargo del
área de bienestar, a solicitud del interesado o por
recomendación del “docente tutor”.
64
El seguimiento académico del docente tiene

como propósito central la verificación del cumpli-
La IES no utiliza el segui-
miento de las condiciones y logros académicos
miento al docente como un
mínimos requeridos para permanecer en la IES o
medio para asegurar que
para recibir los estímulos previstos en el estatuto
este cumple con las condi-
docente en los casos exitosos. El segundo, diri-
ciones y logros académicos
gido a suministrar criterios al “docente tutor” para
mínimos requeridos para
hacer recomendaciones respecto de la estrategia
permanecer en la IES.
que se debe seguir para garantizar su perma-
nencia y maximizar su desempeño académico.

de bienestar, conjuntamente con las unidades
académicas básicas, realiza investigación per-
manente sobre el clima organizacional general
de la IES y sobre la satisfacción de los docentes
La IES, a través de la uni- con respecto a elementos que se consideran
dad organizacional central prioritarios (aprendizaje, calidad de la educación,
a cargo de bienestar, no tie- posibilidades reales de desarrollar la carrera do-
ne definida una política de cente en la institución, disponibilidad de fuentes
investigación y seguimiento bibliográficas y fuentes especializadas de con-
tanto del clima organizacio- sulta e investigación, apoyo, financiamiento de la
nal como de la satisfacción investigación, etc.). Para esto utiliza no solo las
de los docentes. encuestas sino otros mecanismos que resultan
más apropiados para tratar temas complejos y/o
difusos o que mejoren el nivel de la realimenta-
ción de las políticas, tales como grupos focales,
foros especializados, seminarios, conversatorios,
etc.
65
2.6 Gestión de funcionarios
Buena práctica
• Los funcionarios (personas vinculadas a las áreas administrativa y financiera de la IES) no

desarrollan una función misional, sino que dan el apoyo indispensable para que las funciones
misionales de la IES se puedan desarrollar en la práctica. En consecuencia, son personas
vitales para la organización, y su integración y aporte son claves para el fortalecimiento institu-
cional.
• Los funcionarios, por la propia naturaleza de su trabajo, introducen un punto de vista que
siempre hace falta, tanto en el marco de la planificación estratégica como de la implementación
de la política y la materialización de los planes. La IES integra el estamento administrativo y
financiero a sus procesos de decisión fundamentales.
• La IES considera el estamento administrativo y financiero como parte integral de la insti-

tución, sin hacer diferenciaciones con el estamento académico, salvo aquellas derivadas del
marco funcional de cada uno.
• La gestión sobre los funcionarios es integral y comprensiva: desde la caracterización del

tipo de funcionario deseado en las distintas áreas, hasta la gestión de apoyo requerida para el
mejor desarrollo de su carrera profesional y su crecimiento como persona.
• El estatuto del funcionario o su equivalente es un documento en el que están consignados

los derechos y deberes del funcionario. Una parte importante de este documento es la relativa
al reglamento de trabajo, que otorga amplia libertad al funcionario para desarrollar su labor pro-
fesional, pero establece reglas orientadas a estimular el crecimiento personal y profesional, a
penalizar el estancamiento y a preservar la viabilidad y sostenibilidad de la institución mediante
la satisfacción de criterios de eficacia y productividad.
• La IES hace lo que esté a su alcance para procurar un ambiente de trabajo estimulante y
para asegurar las mejores condiciones personales para que el funcionario pueda alcanzar su
potencial.
66
Al seleccionar un funcionario, la IES establece con él un compromiso de crecimiento mutuo de
largo plazo que abre una posibilidad certera y realista –que solo depende del esfuerzo del fun-
cionario– de desarrollar una carrera profesional en la IES como opción de vida.
• La IES diseña instancias y mecanismos a través de los cuales participa el estamento ad-
ministrativo y financiero junto con la comunidad académica en los procesos de planificación,
presupuestación, supervisión, control y evaluación de resultados.

67
2.6.1 Selección e inducción de funcionarios

selección de funcionarios, con mecanismos e
instrumentos apropiados para su implementa-
ción. La selección de funcionarios se hace sobre
La IES no tiene o no una base competitiva centrada en la apropiación
aplica una política clara en de competencias, sin que otros elementos exter-
materia de selección de nos de carácter extra-académico sean relevantes
funcionarios. La política para la decisión de enganche. Sin perjuicio de lo
está definida, pero no se ha anterior, el órgano de gobierno de la IES formula
implementado por falta de políticas de acción afirmativa dirigidas a favo-
procedimientos o instru- recer el ingreso de individuos pertenecientes a
mentos adecuados. grupos especiales, en el marco de los principios
y valores generales de la institución. Dentro de
estos grupos, la selección sigue los mismos prin-
cipios competitivos centrados en la apropiación
de competencias.
Los criterios específicos para la selección de fun-

Los criterios específicos cionarios son establecidos por el órgano de di-
para la selección de funcio- rección. En el caso de los funcionarios adscritos
narios no son definidos por a las unidades académicas básicas, estas tienen
el órgano de dirección. autonomía para la definición de los perfiles, en
el marco de la política general.
Los resultados del proceso de selección para los

La IES no tiene una unidad
funcionarios admitidos son procesados central-
organizacional especializa-
mente y enviados a la unidad organizacional
da en el registro y segui-
interesada para su estudio y uso posterior en
miento de los funcionarios
función de la mejor preparación posible del fun-
admitidos.
cionario admitido.
68
insuficiente aceptable
1 2 3 4
El proceso de inducción tiene tres componentes:
• El primero se hace a través de material en-
tregado en el momento de culminar el proceso
de selección. Información sobre la IES como un
todo, con elementos que permitan al funcionario
un conocimiento de los rasgos diferenciadores
de la institución. Reglamento operativo de la IES
y el estatuto del funcionario, o su equivalente.
• El segundo se desarrolla en una sesión previa

a la fecha de iniciación de labores, a cargo de la
unidad organizacional a la que estará adscrito el
La IES no tiene definido un funcionario. Aquí se entrega información sobre
proceso de inducción de la unidad organizacional y material relacionado
nuevos funcionarios que con los recursos y facilidades disponibles para el
incluya por lo menos los desarrollo de su labor.
siguientes momentos:
• El tercer componente, a cargo del “funcionario
[1] Información general tutor” asignado al nuevo funcionario, se desarro-
entregada al docente al lla a lo largo de las primeras semanas de trabajo
momento de la selección, y tiene por objeto profundizar los aspectos más
[2] Sesión presencial previa importantes, resolver las dudas e inquietudes
al comienzo de sus labores, y recomendar cursos de acción, según las
y [3] Acompañamiento del fortalezas y debilidades percibidas por parte del
docente a través de un “funcionario tutor”.
“funcionario tutor”.
y relevante, la IES usa el proceso de inducción
para comenzar a generar un sentido de perte-
nencia y compromiso en el funcionario, siempre
con base en información factual.
El tercer componente del proceso de inducción

es utilizado para obtener información que resulte
relevante para maximizar la probabilidad de
permanencia del funcionario en la IES y el logro
de sus objetivos de carrera.
69
2.6.2 Seguimiento, apoyo personalizado, evaluación y satisfacción de funcionarios
nuevos funcionarios, la IES A partir del ingreso del funcionario a la IES,
no mantiene un contacto esta hace un seguimiento permanente dirigido
permanente con ellos para a obtener la mayor información y los mejores
buscar elementos de juicio elementos de juicio para contribuir a su óptimo
que permitan mejorar su desempeño.
desempeño.
Con base en los resultados del proceso de

selección, las autoridades del área interesada
definen las acciones a realizar con el fin de dejar
al funcionario en un estadio adecuado para
enfrentar exitosamente sus obligaciones contrac-
resultados del proceso de
tuales y retos del entorno. Esto incluye no solo
selección de funcionarios
la realización de acciones dirigidas a subsanar o
minimizar debilidades percibidas, sino la toma de
acciones que lo apoyen en
decisiones sobre apoyos acordes a su situación
áreas donde se encuentren
personal y proyecto de vida, dentro del marco
oportunidades de mejora.
competitivo enunciado en el numeral anterior,
bien sea para la profundización en estudios su-
periores (especializaciones, maestrías, doctora-
dos) o para desarrollos alternativos.
El apoyo personalizado se da a través del

mecanismo ya enunciado del “funcionario tutor”,
cubriendo tanto los temas de orden profesional
como personal, en la medida en que se cons-
La IES no ofrece al nuevo
tituyan en obstáculos para el desarrollo de la
docente la opción de apoyo
“carrera administrativa” en la institución. Si es
personalizado a través del
necesario, el apoyo incluye la consejería psicoló-
“funcionario tutor”.
gica y social provista por la unidad organizacio-
nal a cargo del área de bienestar, a solicitud del
interesado o por recomendación del “funcionario
tutor”.
70
El seguimiento del funcionario tiene como propó-

sito central la verificación del cumplimiento de las
La IES no utiliza el segui-
condiciones y logros laborales mínimos requeri-
miento al funcionario como
dos para permanecer en la IES o para recibir los
un medio para asegurar
estímulos previstos en el estatuto del funcionario
que este cumple con las
en los casos exitosos. El segundo, dirigido a
condiciones y logros labo-
suministrar criterios al “funcionario tutor”, para
rales mínimos requeridos
hacer recomendaciones respecto de la estrategia
para permanecer en la IES.
que se debe seguir para garantizar su perma-
nencia y maximizar su desempeño profesional.
La IES evalúa periódicamente el desempeño de

sus funcionarios. Para este efecto utiliza meca-
La IES no tiene definido o nismos diversos, según el área específica de vin-
no aplica evaluaciones de culación del funcionario, pero procurando siem-
desempeño de sus funcio- pre que los indicadores para la evaluación sean
narios. objetivos. Esto incluye tener como referencia en
la evaluación del funcionario, el desempeño de la
unidad organizacional para la que labora.

de bienestar, conjuntamente con las autoridades
administrativas y financieras, realiza investiga-
La IES, a través de la uni- ción permanente sobre el clima organizacional
dad organizacional central general de la IES y sobre la satisfacción de los
a cargo de bienestar, no tie- funcionarios con respecto a elementos que se
ne definida una política de consideran prioritarios (clima laboral, ambiente
investigación y seguimiento de trabajo, aprendizaje, desarrollo personal y
tanto del clima orga profesional, etc.). Para esto utiliza no solo las
nizacional como de la satis- encuestas sino otros mecanismos que resultan
facción de los funcionarios. más apropiados para tratar temas complejos y/o
difusos o que mejoran el nivel de realimentación
de las políticas, tales como grupos focales, foros
especializados, seminarios, conversatorios, etc.
71
2.7 Gestión de egresados

72
2.7.1 Gestión de egresados
Sin desconocer los aportes de la IES a la inves-

La IES no se apoya en sus
tigación y a la extensión, los egresados consti-
egresados para retro-
tuyen su principal “resultado”. La IES considera
alimentar los objetivos
que la opinión y aporte intelectual de sus egresa-
misionales, las metas y la
dos son elementos vitales para retroalimentar los
implementación de la políti-
objetivos misionales, las metas y la implementa-
ca, y la planeación estraté-
ción de la política, y la planeación estratégica de
gica de la IES.
la institución.
La gestión de egresados se inicia antes del

grado. La unidad organizacional central a cargo
de la gestión de egresados organiza eventos
especiales para mostrar las alternativas existen-
La IES no considera que la tes (empleadores, fondos de capital de riesgo,
gestión de los egresados incubadoras tecnológicas, etc.). De acuerdo a los
comienza antes del grado intereses de cada futuro egresado, se examina
del estudiante y no desarro- la situación y se identifican opciones. La unidad
lla actividades de prepara- organizacional asesora en lo pertinente (cómo
ción con los graduandos. preparar un curriculum vitae, cómo prepararse
para una entrevista, etc.) o lo anima a profun-
dizar áreas clave (formulación y evaluación de
proyectos, preparación y presentación de planes
de negocios, etc.).
Puesto que, por definición, este grupo ya no se

encuentra fácilmente al alcance de la IES, esta
desarrolla mecanismos e instrumentos especia-
La IES no tiene un in-
les para realizar su seguimiento. Antes de que
ventario detallado de los
se produzca el egreso del estudiante, la unidad
egresados que incluya los
organizacional se asegura de contar con todos
datos de contacto y la pre-
los datos de contacto y suministra las herramien-
sentación del programa de
tas necesarias para mantener dicho contacto en
gestión de egresados.
forma permanente (correo electrónico institucio-
nal, envío de boletines o revistas de la IES y/o de
la facultad pertinente, etc.).
La IES no le apuesta a
La IES cuenta con servicio de promoción de em-
prestar un servicio de
pleo y emprendimiento a través del cual asesora
promoción de empleo y
y apoya a egresados interesados en alguna de
emprendimiento para sus
estas opciones.
egresados.
73
La IES cuenta con un sistema de información

para el seguimiento de los egresados, a través
del cual acopia información sobre la carrera del
La IES no tiene definida o
egresado. Esta información cubre los datos de
no aplica una gestión de la
enganche al mundo laboral (tiempo transcurrido
información del egresado,
entre el grado y el enganche laboral –empleo
sin importar si la IES tiene
o creación de empresa– afinidad del sector
o no un sistema de informa-
productivo en el que se produjo el enganche con
ción que lo respalde.
el área de conocimiento del programa del que es
egresado, nivel del cargo de enganche, salario,
etc.).
La IES no utiliza la informa- La IES promueve y estimula el suministro de

ción de sus egresados para información por parte de sus egresados. Revisa
convocarlos y mantenerlos periódicamente sus bases de datos de egresa-
en contacto con las activi- dos y realiza acciones concentradas sobre aque-
dades que programa la IES. llos casos que indican un alejamiento de la IES.
La IES promueve y estimula la creación y conso-

La IES no le apuesta a la
lidación de asociaciones de egresados de la IES
promoción de asociaciones
y establece vínculos con ellas para el fortaleci-
de egresados.
miento mutuo y la recopilación de información.
La IES, sola o junto con las asociaciones de

La IES no incluye a los
egresados, organiza eventos orientados a man-
egresados como parte de la
tener el contacto de los egresados con la IES y
planeación de eventos.
entre ellos.
La IES estimula, a través de la asociación o

La IES no tiene dentro de
asociaciones de egresados o por otros medios,
su proyección la identifica-
la identificación de intereses, conocimientos,
ción y participación de los
competencias o experticias especiales entre los
egresados como parte de
egresados que puedan ser aprovechadas por la
la ejecución de proyectos
IES en proyectos especiales o en sus procesos
especiales.
regulares de reflexión, análisis y decisión.
74
La IES estimula la presencia de los egresados

en representación de este estamento en su órga-
no de gobierno y en comités o cuerpos espe-
ciales de carácter consultivo que se consideran
La IES no desarrolla
pertinentes.
acciones tendientes a que
En el contexto anterior, la IES estimula la
los egresados participen
participación de los egresados en los consejos
en su órganos de gobierno
o cuerpos consultivos de los departamentos o
o en comités especiales
facultades de los que egresaron, para discutir
de carácter consultivo en
aspectos relativos al aprendizaje y enseñanza, la
aspectos de aprendizaje,
investigación y la extensión, tales como la perti-
enseñanza, investigación,
nencia de los programas, la relevancia y consis-
extensión, entre otros.
tencia de los currículos con el perfil de compe-
tencias deseado, las metodologías pedagógicas
y didácticas utilizadas, etc.
La IES no incentiva a sus

egresados para que hagan
La IES promueve y estimula la donación de fon-
donaciones voluntarias de
dos por parte de los egresados que, en razón de
fondos con el fin de apoyar
su éxito económico, puedan hacerlo.
las labores de su institu-
ción.
75
3 Componente 3: Apoyo administrativo y financiero
Buena práctica
• El apoyo administrativo y financiero a las funciones misionales de la IES, se presta desde

dependencias especializadas de alto nivel, con personal profesional y auxiliar de las mejores
calidades.
• El apoyo se presta a través de instancias, mecanismos e instrumentos concertados con el

estamento académico, incluyendo los desarrollos específicos en el área de la gestión estraté-
gica del talento humano y los sistemas de información.
• El propósito fundamental del apoyo administrativo y financiero es asegurar que las funciones
misionales se desarrollan de manera adecuada desde el punto de vista operativo y en forma
sostenible desde el punto de vista financiero.
• El apoyo administrativo y financiero provee sistemas de información de apoyo a las áreas es-
pecializadas, que son integrados, con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia en la recolección
y manejo de los datos y la consistencia y confiabilidad de la información.
• En la parte financiera, se integran las metas estratégicas, las políticas y criterios para la pre-
supuestación, la asignación interna de recursos a áreas o actividades especiales, gestión de
activos, gestión del endeudamiento y reporte contable, presupuestal y financiero.
• En el área administrativa, se integran las metas estratégicas, las políticas y criterios para la
administración, la planeación estratégica de recursos humanos, la administración de carrera
(docente y administrativa), la administración de personal, la gestión de bienestar, la gestión de
uso de la infraestructura física, la infraestructura tecnológica y los medios educativos, la gestión
de mantenimiento y los servicios generales.
• El sistema de información de registro académico recoge y procesa información completa

sobre la actividad académica, de tal manera que permite obtener indicadores importantes para
la evaluación de la actividad. Este registro, junto con la información presupuestal desagregada,
76
permite la estimación de costos, clave para la gestión académica y administrativa y financiera
de la IES. Cubre las tres funciones misionales: aprendizaje y enseñanza, investigación y ex-
tensión.
• El apoyo administrativo y financiero a las áreas misionales se presta tanto a través de los
procesos administrativos y financieros establecidos, como a través de la participación del esta-
mento administrativo y financiero en las instancias de decisión relacionadas con la planificación
y la ejecución.
• La IES cuenta con indicadores apropiados para medir el desempeño del área administrativa
y financiera.

77
3.1 Gestión estratégica del talento humano
El área administrativa y financiera, a través de

La IES no tiene un área ad-
una dependencia especializada de alto nivel,
ministrativa y financiera que
presta el apoyo necesario en todo lo relativo
respalde y brinde asesoría
con la administración del talento humano de la
a la comunidad institucional
institución, incluyendo aquí los docentes y los
en estos temas específicos.
funcionarios.
La IES no tiene un área

En adición a la administración del personal, la
administrativa y financiera
dependencia especializada presta apoyo a la
que apoye la gestión estra-
gestión estratégica del talento humano de la
tégica del talento humano
institución.
en la IES.
La dependencia especializada cuenta con un

“inventario” completo de los recursos humanos
El área administrativa no de la institución, con especificación completa de
cuenta con un “inventario” las variables relevantes: edad, tiempo de vincu-
completo de los recursos lación, área(s) de conocimiento, nivel de forma-
humanos de la institución. ción, foco de interés (aprendizaje y enseñanza,
investigación, extensión, administración, gestión
financiera, etc.), categoría, etc.
En un trabajo conjunto con el órgano de di-
rección y las unidades académicas básicas, la
La IES no cuenta con un dependencia especializada define un horizonte
horizonte de planeamien- de planeamiento de largo plazo (10 años, por
to de largo plazo, que ejemplo) y dentro de él, trabaja las proyecciones
incluya las proyecciones de de crecimiento de la matrícula en los distintos
crecimiento de matrícula, programas, así como los niveles de investigación
extensión, investigación, y extensión previsibles y los cambios requeridos
entre otros. en la composición del cuerpo docente como
consecuencia de la política de mejoramiento de
la calidad de la IES.
78
Con base en lo anterior y en el inventario de los
recursos humanos existentes, la dependencia
“modela” las acciones requeridas para poder
satisfacer las necesidades proyectadas, teniendo
en cuenta las políticas existentes en materia de
carrera docente. La dependencia modela diver-
sos escenarios y suministra información respecto
de los reemplazos y adiciones que se requerirán
cada año como consecuencia de la jubilación de
La IES no puede estimar
los docentes que cumplan tiempo de servicio, la
con exactitud las acciones
rotación histórica motivada por retiros volunta-
que requiere desarrollar
rios, el reemplazo de docentes que hayan sido
en su talento humano
escogidos para adelantar comisiones de estudios
actual para lograr cumplir
avanzados, un gradiente razonable de cambio
las metas definidas en el
tecnológico en los procesos de aprendizaje y
horizonte de planeación de
enseñanza con los incrementos inherentes de
largo plazo.
productividad, etc.
Con las proyecciones anteriores, la dependencia

especializada trabaja con el área administrativa y
financiera las necesidades derivadas de recursos
humanos, suponiendo un gradiente razonable de
cambio tecnológico e incremento de la producti-
vidad.
La información resultante se suministra a los

responsables de las unidades académicas
básicas y a las autoridades del área financiera.
La información que la IES
En el primer caso, para que se tomen oportu-
tiene de su talento humano
namente las medidas de búsqueda y selección
no se comparte con los res-
del personal requerido. En el segundo, para que
ponsables de las unidades
pueda hacer las previsiones necesarias, a efecto
académicas básicas.
de garantizar la disponibilidad de recursos para
el financiamiento del plan estratégico finalmente
adoptado.
79
3.2 Gestión estratégica de activos
La gestión de los activos de
La gestión de los activos de la IES se realiza
la IES no se realiza en el
en el marco de planeación estratégica de la
marco de planeación estra-
institución.
tégica de la institución.
La gestión de los activos es integral, referida

tanto a los activos fijos, como a los corrientes,
los indicadores de liquidez
tangibles e intangibles, buscando un equilibrio
y solvencia en la gestión de
que garantice el logro de adecuados indicadores
activos fijos
de liquidez y solvencia en forma permanente.
Los activos fijos de alto costo se manejan de

conformidad con las necesidades derivadas del
La IES no realiza un mane- plan de desarrollo institucional y los recursos
jo especial para los activos disponibles, buscando que en todo momento se
fijos de alto costo. preserven las condiciones financieras que ga-
rantizan la normal operación académica. En este
contexto se gestiona el endeudamiento.
Los activos más importantes son los que tienen
La IES da mayor impor-
relación directa con el desarrollo de las funciones
tancia a la adquisición
misionales, los cuales tienden a ser de natura-
de activos que no tienen
leza específica. La IES privilegia la adquisición
relación directa con el
de estos activos sobre otros (edificaciones, por
desarrollo de las funciones
ejemplo) que comprometen en forma permanen-
misionales (edificaciones,
te recursos muy cuantiosos y para los cuales
por ejemplo).
existen otras alternativas (arrendamiento, etc.).
La gestión de ingresos procura repartir el riesgo,
evitando que la IES llegue a una situación de
La IES no realiza una dependencia excesiva de una sola fuente de
adecuada planeación de recursos financieros. La IES aprovecha las
ingresos, que permita la oportunidades de capitalización y ahorro para
consolidación de un patri- consolidar un patrimonio propio que le de libertad
monio propio y evite depende acción aún en casos de escasez relativa de
dencias de una sola fuente recursos. Para este efecto, reinvierte productiva-
de recursos financieros. mente sus excedentes y busca la consolidación
del patrimonio a través de las donaciones de sus
egresados.
La IES tiene un control completo sobre sus ac-
La IES no tiene un control
tivos. Tiene un inventario actualizado de ellos y
completo sobre sus activos,
toda la documentación de soporte sobre su pro-
y no mantiene un inventario
piedad y situación legal, incluyendo los aspectos
actualizado con la informa-
tributarios. La gestión se apoya en un sistema de
ción de soporte sobre su
información integrado al sistema administrativo y
propiedad y situación legal.
financiero.
80
3.3 Gestión de recursos (o medios) educativos
La IES gestiona sus recursos educativos en un
La IES no tiene un control
marco de efectividad (hay eficacia y eficiencia).
exacto de sus recursos, por
Los recursos educativos se encuentran general-
lo que frecuentemente no
mente disponibles cuando y donde se necesitan,
se encuentran disponibles
como resultado de la aplicación de herramientas
donde se necesitan.
orientadas a mejorar los procesos de asignación.
La asignación de aulas, laboratorios y ambientes
La IES no mantiene un
de aprendizaje especiales, se hace utilizando
control del uso de labora-
herramientas especializadas para este propósito,
torios, aulas y ambientes
buscando que la infraestructura académica tenga
de aprendizaje, ya sea de
la máxima tasa de utilización posible y reducien-
forma manual o a través de
do así la presión para conseguir infraestructura
TIC.
adicional.
La gestión de equipos
La asignación de equipos especiales de apoyo al
especiales de apoyo al
aprendizaje y la enseñanza se hace con la mis-
aprendizaje no se realiza
ma racionalidad, buscando minimizar el tiempo
buscando optimizar los
ocioso de este tipo de equipos y reduciendo así
tiempos de uso y minimi-
la presión para conseguir equipos adicionales.
zando los tiempos ociosos.
La IES realiza permanentemente investigaciones

La IES no tiene mediciones
sobre el uso de todos sus recursos educativos y
que permitan establecer
analiza esta información para obtener patrones y
tendencias de uso de los
tendencias de uso, estacionalidades, etc., que le
recursos educativos, para
permitan atender las necesidades de sus unida-
así atender mejor a la co-
des académicas al menor costo posible, dentro
munidad educativa.
de parámetros definidos de disponibilidad.
En este marco, la IES desarrolla criterios que

La IES no tiene definidos permitan racionalizar la inversión en recursos
criterios de racionalización educativos, cuidando siempre que estas decisio-
de los recursos educativos. nes no afecten negativamente la calidad de la
educación ofrecida.
81
3.4 Gestión de información
La IES no cuenta con una
La gestión de la información en la IES está a
dependencia central espe-
cargo de una dependencia central especializada
cializada en la gestión de
de alto nivel.
su información.
La IES busca permanentemente el desarrollo
La IES no tiene un sistema y puesta en operación de un sistema de infor-
de información integrado, mación único, en el que se incluyan de forma
centralizado y en línea que integrada todos los subsistemas especializados
permita gestionar toda su de información que se requieran para la adecua-
información. da conducción de las funciones misionales y de
apoyo.
La IES busca en el mercado productos (sistemas
de información) probados, en lugar de diseñarlos
La IES no realiza estudios
y desarrollarlos, salvo cuando no existan produc-
que permitan analizar
tos adecuados, o los costos de su adaptación
la mejor opción para la
sean excesivos. En cualquier caso (adaptación
adquisición o desarrollo de
de un producto externo o desarrollo propio) la
sistemas de información
dependencia especializada debe trabajar con-
para el apoyo a la gestión
juntamente con las áreas misionales y de apoyo,
de la IES.
para garantizar los ajustes a las necesidades y la
facilidad de uso.
Los indicadores de gestión

La unidad organizacional a cargo diseña y de-
globales y por área no son
sarrolla indicadores de gestión por área y a nivel
definidos por la unidad
global.
organizacional.
La unidad organizacional
La unidad organizacional a cargo presta soporte
no tiene dentro de sus fun-
integral a todas las áreas de la organización en
ciones el soporte integral
cuanto al uso apropiado de las TIC y la correcta
a todas las áreas de la
generación de la información relacionada con su
organización en cuanto al
gestión.
uso apropiado de TIC.

para la definición de la La estrategia de gestión de la información inclu-
gestión de la información, ye un análisis de los reportes que la IES debe
los reportes periódicos que realizar a sistemas del Ministerio de Educación
debe generar para distintas Nacional (SNIES, SPADIES, entre otros).
entidades externas.
82
83
Calle 43 Nº 57-14
Centro Administrativo Nacional, CAN
Bogotá D.C. - Colombia
Conmutador: +57 (1) 222 2800
Fax: +57 (1) 222 4953
Línea gratuita fuera de Bogotá 01 8000 910122

Línea gratuita Bogotá +57 (1) 222 0205
www.mineducacion.gov.co
www.mineducacion.gov.co/cvne
www.colombiaprende.edu.co
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Ministra de Educación Nacional

Viceministra de Educación Superior

Directora de Calidad para la Educación Superior

Subdirectora de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior

1 Componente 1: Gobierno y dirección.................................................................................8

3 Componente 3: Apoyo administrativo y financiero.............................................................76

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