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PRIMERA PARTE INFORME DE CONSULTORÍA SOBRE CONTROL

ACTIVIDAD 7 (UNIDAD 5)

Procesos administrativos - NRC: 17077

Presenta:

Sandra Milena Vallejo Jaramillo. ID: 743188

Jessica Yurani Barrera Gañan. ID: 744700

Docente:

Carlos Alberto Arias Orozco

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Contaduría Pública, III Semestre

Pereira Risaralda marzo 14 de 2.021

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Tabla de contenido
Introducción..................................................................................................................................................... 3
Conceptos de Control Administrativo y su aplicación en la Organización............................................4
Enfoques en una Organización...................................................................................................................... 4
1.Control Anticipado o Preventivo........................................................................................................... 4
2.Control Durante o Concurrente............................................................................................................. 5
3.Control Posterior o Retroalimentación................................................................................................. 5
Elementos en una Organización.................................................................................................................... 5
1.Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales..............................................................5
2.Establecimiento de estándares............................................................................................................... 5
3.Medición de resultados........................................................................................................................... 6
4.Comparación de los resultados con los estándares.............................................................................6
5.Evaluación de resultados y toma de acciones......................................................................................6
Tablero de Mando........................................................................................................................................... 6
Herramientas de Control Administrativo.................................................................................................... 6
1.Sistema de información gerencial.......................................................................................................... 7
2.Financieras................................................................................................................................................ 7
3.Evaluación de desempeño...................................................................................................................... 7
4.Producción y calidad............................................................................................................................... 7
5.Comerciales............................................................................................................................................... 7
Plan de Mejora y Recomendaciones para Optimizar el Sistema de Control...........................................8
Referencias........................................................................................................................................................ 9

Introducción.

El contenido del presente trabajo trata de los conceptos de los procesos y controles
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administrativos, de los elementos y enfoques que tiene una organización para este caso se eligió

la entidad Banco Davivienda, posteriormente se habla del tablero de mando y de las herramientas

del control administrativo. El objetivo principal de este documento es analizar la forma en como

las organizaciones ejecuta tal proceso administrativo y del mismo modo enseñarlo el siguiente

análisis.

Debemos tener presente que cada compañía debe contar con una estructura

organizacional y controles administrativos apoyada en la jerarquía y departamentalización, en la

cual, los trabajadores son separados teniendo en cuenta su capacidad y desempeño al momento

de realizar una actividad.

Conceptos de Control Administrativo y su aplicación en la Organización

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El control administrativo consiste en la revisión y seguimiento a los resultados, esta etapa

es muy importante ya que si en un periodo considerable no se obtienen los resultados esperados,

se deben tomar acciones correctivas que permita el logro de los objetivos, aquí también se revisa

si el proceso de capacitación que se generó en la etapa de dirección fue suficiente para tener

todos los frentes comerciales totalmente informados y enterados del proceso, esta etapa también

tiene la posibilidad de ampliar las fechas según sea necesario o requerido.

Lo que busca el Banco Davivienda es lograr conseguir la calidad total mediante los

servicios y todos los procesos internos y externos de la entidad; pero en lo que se enfatizan aún

más es en la mejora del servicio y los procesos de las personas que ejecutan cada labor en la

organización, mediante la implementación adecuada de la evaluación de desempeño; donde

miden varias variables desde proyección del trabajador tanto personal como profesional,

conocimiento de los objetivos, valores y principios corporativos, subordinación, trabajo en

equipo, etc.; con el fin de lograr una mejora continua.

Enfoques en una Organización

Los enfoques son controles que se realizan en las empresas con anterioridad, durante o más

adelante de que un litigio o hecho ocurra, estos tipos de control se denominan de la siguiente manera en la

entidad seleccionada Banco Davivienda.

1.Control Anticipado o Preventivo

El Banco Davivienda, realiza comités con todos los departamentos involucrados en el

proceso, lanzamiento o feria que se realice, esto con el fin de poder conocer todos los frentes,

aclarar las inquietudes y analizar los casos que se puedan presentar.

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2.Control Durante o Concurrente

El Banco Davivienda, planea la previsión de fuerza laboral que se necesita para la

empresa, se diseñan las políticas, normas, estrategias y el personal que estará a cargo para el

cumplimiento de los objetivos. De acuerdo a la estructura organizacional ya existente, se analiza

cuántas personas se requieren, cuántos cargos se van a diseñar o reestructurar y qué

características debe tener cada uno de los cargos.

3.Control Posterior o Retroalimentación

El Banco Davivienda, debe de estar enterada de todos los procesos y se encarga de

gestionar las capacitaciones que se le debe dar a los cargos operativos como cajeros, asesores

comerciales y asesores de call center, estas deben estar enfocadas en elevar los niveles de

satisfacción de servicio al cliente y evitar el costo que puedan tener los errores humanos por

malos procedimientos o malas prácticas.

Elementos en una Organización

1.Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales

Para las organizaciones es fundamental que en un desarrollo de control administrativo entable por

mantener los objetivos y estrategias organizacionales claras, por consiguiente, el correspondiente control se

lleve a cabo sobre su cumplimiento.

2.Establecimiento de estándares

Reside en instaurar estándares o variables propios para los causantes decisivos de logro, o sea, de

cuyos aspectos o movimientos considerado clave o que son establecidos para el logro de objetivos
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3.Medición de resultados

Acceden medir las acciones y en especial los resultados de las actividades ejecutadas, analizando

apariencias como es justamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuanto se mide y cuál es el

origen que abastecerá la información a medir.

4.Comparación de los resultados con los estándares

Consta en confrontar los resultados de medición con los estándares o parámetros fundados al

instante de consolidar los objetivos de la organización y las estrategias para alcanzarlos. Cuando los

resultados son diversos de los estándares, se solicita acomodarlos a los hechos que dirigen a los resultados

para remediarlos.

5.Evaluación de resultados y toma de acciones

Un punto de vista valioso en el desarrollo de control es analizar los resultados de las acciones de las

empresas y colacionar los resultados en ejercicio de los estándares definidos, para esto alcanzar los

objetivos de la organización.

Tablero de Mando

Un tablero de mando es una herramienta que permite medir el desempeño de las organizaciones en

términos de su visión y estrategia. Vale aclarar que, es primordial contar con unos indicadores de

rendimientos, puesto que, brinda los medios de medir la conformación en que las unidades de utilidades

originan valor para sus presentes y futuras clientelas.

Herramientas de Control Administrativo

Existe una diversidad de herramientas de control administrativo para ejercer una verificacion en sus

diferentes actividades y ejercicios, entre esas tenemos las que se mencionan a continuación
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1.Sistema de información gerencial

Es el procedimiento que da en disposición a la gerencia los informes de una manera oportuna para

facilitar el proceso en la toma de decisiones y así realizar efectivamente las actividades

2.Financieras

En el sistema financiero reúne los proponentes y acusadores para llevar a cabo una transacción,

tiene como finalidad primordial el ahorro que genera, dentro de esta herramienta tenemos unos

componentes que son los presupuestos, análisis financiero y estados financieros.

3.Evaluación de desempeño

Confiere información en el proceder de la gestión de la persona dentro de una organización

en un periodo establecido, este debe realizarse de una forma constante pues así de obtendría mejores

resultados y para mejorar los procesos.

4.Producción y calidad

Para ambas es necesario realizar un control para obtener un producto sin faltas que garantice

que esas actividades se realizan de una forma correcta, d entro de esta herramienta tenemos

instrumentos de control y calidad , control de producción.

5.Comerciales

Esta abarca organizaciones e individuos que interactúan mediante una oferta y demanda el

cual realiza la distribución de un bien o servicio en un determinado tiempo, d entro de esta herramienta

tenemos ventas, clientes y participación en el mercado.

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Plan de Mejora y Recomendaciones para Optimizar el Sistema de Control

Para el plan de mejora es implementar las capacitaciones sobre las diferentes herramientas del

control administrativo, formación en el seguimiento a los procesos implementados y a los indicadores y que

sea más práctico el uso del tablero de mando. Esto se hace con el fin de mantener una organización, con una

excelente dirección, planeación y además un buen clima organizacional, ya que, es un factor que para el

Banco Davivienda incide en la productividad y el rendimiento de los colaboradores, por ende, el bienestar

de los empleados y sus usuarios juegan un papel importante, este caso la entidad practica canales de

comunicación efectiva para que incentiven la participación de los funcionarios el cual aumenta el

compromiso de los mismos.

Para concluir se determina que es esencial una buena estrategia organizacional para que

este tenga éxito en cualquier entidad, asimismo el liderazgo, puesto que, enfatiza las tareas que

existen dentro de la organización y permite crear métodos o estrategias que garanticen la eficacia

en el cumplimiento de sus objetivos.

Referencias

CESAR AUGUSTO BERNAL TORRES-HERNAN DARIO SIERRA ARANGO. (s.f.). Libro electrónico
“Proceso Administrativo Para Las Organizaciones Del Siglo XXI” . Obtenido de Tercera edición .
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Chaparro, L. J., Muñoz, N. L., Palacios Montaño, L. D., Rincón Ortiz, D. R., Tapiero Sánchez, J. A., &
Orozco Llamas, Y. L. (2019). Modelo Plan de Capacitación Davivienda S.A. Wilson Sánchez.Obtenido de
https://es.calameo.com/read/0056860835fb8828fc423
Davivienda: https://www.trabajarendavivienda.com/