DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA

MATERIA: Mantenimiento
SECCIÓN: 1
PROF.: Sebastian Ribis

Entrega Final de la Encuesta

Instalaciones: Laboratorios y Talleres

Fragachán, Andres CI 27111637 +584123200124

García, María Mercedes CI 26794869 +584123951840
García, María Valentina CI 25212358 +584242828082

Caracas, 24 de noviembre de 2020

Luego de analizar los resultados de la encuesta realizada, se obtuvieron los
promedios de cada uno de los diez puntos y se realizó un gráfico de araña para su
mejor visualización.

Al revisar la información, se determinó que los tres puntos más bajos son: el tercero,
relacionado con la integración de los proveedores, el sexto, relacionado con la
retroalimentación y el mejoramiento de los equipos, y el octavo, relacionado con la
integración de los sistemas.

3. Integración con proveedores de materiales y servicios:

Causas de ocurrencia:

1. Falta de canales de distribución en la empresa, debido a la baja

cantidad de camiones disponibles.
2. Falla de un presupuesto estable para los materiales necesarios a
causa de la inflación cotidiana.
3. Falta de materia prima para la fabricación de los materiales e insumos
requeridos.
4. Falta de una POEA de las actividades correspondientes que lleva a
una disminución de los consumibles necesarios y seguidamente de
una presunta innecesidad de los insumos.
5. Falta de personal encargado de realizar los pedidos respectivos
cuando sean necesarios.
 6. Falta de presupuesto por parte de los laboratorios y talleres para la
compra de dichos insumos.
7. Falta de continuidad por parte de los proveedores a la hora de realizar
los despachos.
8. Falta de un método de programación, equivalente a una Carta Gantt.
9. Falta de un lugar de despacho eficiente cerca de los laboratorios y
talleres.
10. Falta del servicio de combustible en el país que inhabilita el despacho
de los insumos necesarios.

Lista de Cotejo

Nr Causas Porcentaje
asociado

1 Falta de canales de distribución en la empresa, debido a la 10%

baja cantidad de camiones disponibles.

2 Falla de un presupuesto estable para los materiales 5%

necesarios a causa de la inflación cotidiana.

3 Falta de materia prima para la fabricación de los materiales e 20%

insumos requeridos.

4 Falta de una POEA de las actividades correspondientes que

lleva a una disminución de los consumibles necesarios y 20%
seguidamente de una presunta innecesidad de los insumos.

5 Falta de personal encargado de realizar los pedidos 17%

respectivos cuando sean necesarios.

6 Falta de presupuesto por parte de los laboratorios y talleres 8%

para la compra de dichos insumos.

7 Falta de continuidad por parte de los proveedores a la hora 2%

de realizar los despachos.

8 Falta de un método de programación, equivalente a una 8%

Carta Gantt

9 Falta de un lugar de despacho eficiente cerca de los 5%

laboratorios y talleres.

10 Falta del servicio de combustible en el país que inhabilita el 5%

despacho de los insumos necesarios.
Para poder realizar el Diagrama de Ishikawa es necesario dividir las causas en
distintas categorías como veremos a continuación:

Clasificación Nro de causa Peso de cada una Peso total

Recursos 2 5%
económicos 6 8% 13%

Distribución de los 1 10%

productos 7 2% 17%
9 5%

Recursos 4 20%
humanos 5 17% 45%
8 8%

Recursos 3 20%
materiales 10 5% 25%

Diagrama de Ishikawa
 Soluciones planteadas a las mayores 4 causas:

1.- Falta de canales de distribución en la empresa, debido a la baja cantidad de

camiones disponibles.

Para solucionar este problema se propone el uso de la camioneta de la

universidad para la búsqueda y compra de los materiales necesarios. Se plantea
que con una frecuencia mensual, el conductor se encargue de comprar los insumos
que se encuentran en una lista, cuya responsabilidad la tiene el ingeniero a cargo de
las actividades de mantenimiento de los laboratorios y talleres de la Universidad
Metropolitana y los insumos necesarios dependen de la planificación y la
programación de las actividades a realizar durante ese mes, teniendo en cuenta los
materiales que no puedan ser despachados por los proveedores directamente en la
universidad.
Se estima una duración para estas diligencias de 2 horas mensuales.
Teniendo en cuenta un costo del conductor/camioneta de 30$ por hora, se estima
un costo total por las compras de los insumos de 60$ mensuales. Cabe destacar
que dentro de este presupuesto no se incluye el costo directo de los materiales.

2.- Falta de materia prima para la fabricación de los materiales e insumos

requeridos.

Dentro de este ámbito no se puede realizar mayores trabajos ya que es un

área que sobresale del alcance de la universidad. Sin embargo, se puede estudiar la
fabricación de los insumos en los mismos laboratorios y talleres. Aquellos productos
que no se puedan hacer por falta de organización o por maquinaria se deberán
implementar en la lista de materiales de la primera causa, para que el conductor sea
el encargado de su búsqueda y compra, siempre que se pueda.

3.- Falta de una POEA de las actividades correspondientes que lleva a una
disminución de los consumibles necesarios y seguidamente de una presunta
innecesidad de los insumos.

Si en las actividades realizadas no se lleva a cabo POEA adecuado, no hay

un control de los trabajos realizados, por ende la gerencia de mantenimiento de la
universidad debe exigir el cumplimiento del formato POEA que se encuentra a
continuación para todos los trabajos realizados. De esta forma se mantendrá un
control de los insumos necesarios mensualmente en base a los requerimientos de
las actividades programadas.
4.- Falta de personal encargado de realizar los pedidos respectivos cuando sean
necesarios.

Se propone que el ingeniero Andres Fragachan, jefe de las actividades de

mantenimiento de la universidad reciba un bono mensual de 15$ debido a una
evaluación mensual de los insumos necesarios para las actividades. Junto a esta
evaluación se le solicita que se haga el encargo a los proveedores de dichos
materiales, considerando que aquellos que no se puedan despachar o que no se
consigan se procedan a incluir en la lista hablada en la primera causa. De esta
forma se podrá contar con los insumos necesarios para las actividades mensuales,
manteniendo una buena relación con los proveedores y consiguiendo los materiales
más difíciles con el uso de la camioneta de la universidad.
6. Retroalimentación y mejoramiento de los equipos:

Causas de ocurrencia:

1. Falta de un presupuesto estable por parte de la universidad, lo que

dificulta el mejoramiento y cambio de los equipos.
2. Falta de personal que realice las limpiezas y mantenimientos de los
equipos respectivos.
3. Fallas en la planificación de la limpieza y mantenimiento de los
equipos de laboratorios.
4. Falta de comunicación respecto a mejoramientos de equipos, entre el
personal encargado de los talleres y laboratorios, y sus superiores.
5. Falta de un encargado eficiente que se ocupe de la coordinación y
compra de nuevos equipos cuando sea necesario.
6. Falta de experiencia del personal encargado del mantenimiento de los
equipos.
7. Fallas de comunicación entre los estudiantes con los profesores y
superiores.
8. Escaso seguimiento del estado de los equipos de laboratorios y
talleres.
9. Falta de recursos económicos para cubrir el contrato del personal
necesario para realizar los mantenimientos.
10. Falta de distribuidores en el país de los equipos necesarios.

Lista de Cotejo

Causas Porcentaje asociado

Falta de un presupuesto estable por parte de la 19%

universidad, lo que dificulta el mejoramiento y
cambio de los equipos.

Falta de personal que realice las limpiezas y 13%

mantenimientos de los equipos respectivos.

Fallas en la planificación de la limpieza y 12%

mantenimiento de los equipos de laboratorios.

Falta de comunicación respecto a mejoramientos de

equipos, entre el personal encargado de los talleres 4%
y laboratorios, y sus superiores.
Falta de un encargado eficiente que se ocupe de la 6%
coordinación y compra de nuevos equipos cuando
sea necesario.

Falta de experiencia del personal encargado del 5%

mantenimiento de los equipos.

Fallas de comunicación entre los estudiantes con 4%

los profesores y superiores.

Escaso seguimiento del estado de los equipos de 10%

laboratorios y talleres.

Falta de recursos económicos para cubrir el 9%

contrato del personal necesario para realizar los
mantenimientos.

Falta de distribuidores en el país de los equipos 18%

necesarios.

Para poder realizar y visualizar mejor el Diagrama de Ishikawa es necesario dividir

las causas en distintas categorías:

Clasificación Nro de causa Peso de cada una Peso total

Recursos 1 19%
económicos 9 9% 28%

Distribuidores 10 18% 18%

2 13%
Recursos 5 6% 46%
humanos 6 5%
8 10%
3 12%

Canales de 4 4%
comunicación 7 4% 8%

Diagrama de Ishikawa
 Soluciones planteadas a las mayores 4 causas:

1. Falta de un presupuesto estable por parte de la universidad, lo que dificulta el

mejoramiento y cambio de los equipos.

Para solucionar este problema se puede presentar a la dirección de la universidad

una propuesta para clasificar el destino de los fondos económicos de la misma, con
el fin de que una parte le corresponda al mejoramiento y cambio de los equipos que
lo necesiten dentro de todos los laboratorios y talleres presentes, asi como tambien
una parte le corresponda al contrato de empleados que cumplan con la limpieza y
mantenimiento de los mismos.

2. Falta de personal que realice las limpiezas y mantenimientos de los equipos

respectivos.

Se propone contratar a personas altamente calificadas y con experiencia, que pasen

por una evaluación hecha por el personal de recursos humanos, y seguido a esto,
reciban su aprobación, para que cumplan con la limpieza y mantenimiento de los
equipos de forma correcta sin inconveniente alguno.

3. Fallas en la planificación de la limpieza y mantenimiento de los equipos de

laboratorios.

La gerencia de mantenimiento de la universidad debe exigir el cumplimiento del

formato POEA para llevar un control de todos los trabajos realizados, así como
también, de la Carta Gantt para poder cumplir los objetivos previstos de planificación
de limpieza, mantenimiento y mejoramiento de los equipos en un tiempo estipulado.
También se puede implementar la aplicación de encuestas a los estudiantes y
profesores para saber su opinión sobre el tema.

4. Falta de distribuidores en el país de los equipos necesarios.

Se propone evaluar la opción de comprar los equipos necesarios fuera del país y
traerlos hacia la universidad. Es importante destinar una parte de los fondos de la
universidad para ello. También se puede pactar con distribuidores fijos (dentro o
fuera del país), para poder adquirir los equipos cada vez que se necesiten.

8. Integración de sistemas:

Causas de ocurrencia:

1. Falta de mejores comunicaciones entre los encargados de los

laboratorios y los estudiantes.
2. Falla de canales de comunicación alternos.
3. Falta de una buena planificación donde se tome en cuenta estas
comunicaciones.
4. Falta de mediciones y encuestas para obtener las métricas de alcance
de las comunicaciones.
5. Falta de presupuesto para realizar los estudios de métrica necesarios.
6. Falta de personal que se encargue de las comunicaciones de los
laboratorios.
7. Exceso de información a través del correo que no es relevante.
8. Falta de control y seguimiento de los canales de comunicación.
9. Falta de interés en proporcionar la información sobre las labores
dentro de los laboratorios.
10. Falta de una cultura comunicacional entre todos los trabajadores y
profesores que están en los laboratorios y los estudiantes.

Lista de Cotejo

Causas Porcentaje asociado

Falta de mejores comunicaciones entre los 1%

encargados de los laboratorios y los estudiantes.

Falla de canales de comunicación alternos. 23%

Falta de una buena planificación donde se tome 10%

en cuenta estas comunicaciones.

Falta de mediciones y encuestas para obtener las 7%

métricas de alcance de las comunicaciones.

Falta de presupuesto para realizar los estudios de 2%

métrica necesarios.
Falta de personal que se encargue de las 15%
comunicaciones de los laboratorios.

Exceso de información a través del correo que no 2%

es relevante.

Falta de control y seguimiento de los canales de 5%

comunicación.

Falta de interés en proporcionar la información 5%

sobre las labores dentro de los laboratorios.

Falta de una cultura comunicacional entre todos 30%

los trabajadores y profesores que están en los
laboratorios y los estudiantes.

A su vez, estas causan se pueden agrupar en 4 ramas diferentes para su mejor

visualización en el diagrama:

Clasificación N° de causa Peso de cada Peso total

una

Recursos 1 1%
humanos 6 15% 16%

Planificación 3 10%
4 7% 19%
5 2%

Cultura 7 2%
comunicacional 10 30% 32%

Canales de 2 23%
comunicación 8 5% 33%
9 5%

Diagrama de Ishikawa
Soluciones planteadas a las mayores 4 causas:

1. Recursos humanos:

Para solucionar el problema de esta área, se debe realizar una buena

programación de las actividades donde se incluya el salario del trabajador
que debe redactar las comunicaciones pertinentes. Se puede realizar una
reestructuración de cargos en el organigrama para incluir estas funciones.

En caso de que la reestructuración sea muy complicada, se puede

hacer una alianza con el departamento de comunicaciones dentro de la
universidad para hacerle llegar a los estudiantes y el personal las actividades
que se están realizando. Si es factible, compartir la información presente en
los informes de trabajo realizados y redactarla de manera formal para
compartirla en los canales dispuestos.
 2. Cultura Comunicacional:

Se debe enseñar una cultura comunicacional a todos los trabajadores,

utilizando herramientas como talleres que enseñen la importancia de las
comunicaciones efectivas a nivel organizacional tanto para el área interna y la
externa y crear nexos entre los profesores, el personal del laboratorio y los
estudiantes para así mejorar estas relaciones.

Además se debe tomar en cuenta que el correo institucional se utiliza

para todas las comunicaciones relacionadas con cada área que conforma la
institución, ocasionando que este colapse y no se comunique todo de forma
efectiva.

3. Planificación:

Este problema se puede solucionar realizando una buena planificación

que incluyan la realización de las comunicaciones de las actividades de
mantenimiento. Dentro de esta planificación se puede incluir la realización de
encuestas para obtener las estadísticas del alcance de la información que ha
sido comunicada para así al momento de incluirla dentro de la nueva
planificación de todas las actividades la inclusión del mejor canal.

Se adjunta un modelo de encuesta para mandar a todo el personal

pertinente que deba recibir información sobre estas áreas.

4. Canales de comunicación:

Utilizando la información obtenida en el punto anterior se pueden

comparar los valores logrados por cada canal propuesto para tomar la
decisión de por dónde se transmite la información. Se propone además que
se haga un seguimiento de la aceptación de los canales para medir su
efectividad en el tiempo y cambiarlos si es necesario.