Tablas de retención documental y su importancia la Gestión Archivística

 A medida que avanzan los años, son cada vez más los cambios que

se evidencian en relación con la Gestión Documental, al proceso de archivo, su
sistematización y divulgación; si bien leemos sobre la historia el archivo, o la gestión
documental en Colombia, se pueden reflejar cambios importantes y significativos.
 
los archivos se manejaban por asuntos y generalmente su nombre era alfabético, de igual
forma las condiciones en que este se archivaba, no permitía la durabilidad , por tal razón, se
deterioraban los documentos, al punto de perderse información. A pesar de tener intenciones
de obtener un archivo sistematizado y organizado, este no permitía lograr tener una información
eficiente e inmediata en el momento que se requería.

 
 
Manejar un sinfín de información de manera organizada y estandarizada, con series y
subseries, que permiten a una organización generar una trazabilidad en su archivo, generando
una historia y una memoria intacta y bien maneja.

se caracterizan por ser una herramienta que permite, por medio de la identificación serial de la
información y su respectiva tipificación, establecer los tiempos de permanencia de los
documentos, así como su disposición final.

 Se facilita el manejo de la información.

 Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.
 Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.
 Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma.
 Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia
de su información y en su tipificación documental.
 Se implementa la importancia del manejo integral de la información.
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La Normatividad establecida para las Tablas de Retención Documental en Colombia la

encontramos en leyes, decretos, acuerdos, circulares, principios políticos, que permiten
determinar las políticas que se deben establecer para la elaboración y aplicación de las TRD en
las entidades públicas y privadas con funciones públicas del país.