Está en la página 1de 19

Diseño y construcción de sistemas de información y Sistemas de retribución

Control de gestión

Marco Silva Otárola

18 marzo 2019

Instituto IACC

1
Los alcances o la importancia para llevar a cabo el sistema de control de gestión es que

buscamos que sea una herramienta de apoyo a la empresa que contenga los siguientes criterios

tales como la eficacia, eficiencia y efectividad; el control debe servir de guía para alcanzar

eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos,

humanos, financieros, etc.). Es por esto, que decimos que el control de gestión es un proceso de

retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa

para lograr los objetivos a través de las estrategias formuladas por los altos directivos.

En la empresa PCC, existe carencia absoluta de un sistema de control de gestión en todos los

niveles de la compañía tanto estratégico, táctico y operativo.

En el control estratégico encontramos que la organización se introdujo al mercado con un alto

nivel de competencia de empresas reconocidas, no existió planificación en la proyección de los

años siguientes en cuanto a ventas. El personal no conoce las expectativas de la empresa.

En el control táctico, nos encontramos con qué PCC no tiene no existe una

departamentalización definida, sin reglamento interno y sin políticas de selección de personal.

Y por último, el sistema de control operativo, habla que de no existir descripción de

cargo, de ninguna manera podría asegurar el cumplimiento de las funciones de cada puesto de

trabajo o la supervisión de meta de ventas anuales, ni menos podrían hacer cumplir objetivos

inexistentes.

2
Para el desarrollo del sistema de control de gestión debemos considerar las siguientes etapas,
según lo estudiado esta semana:
Debe haber un diagnóstico actual de la empresa: Como lo plantea el caso, se comenzó a operar
sin tener una planificación y sin un control sobre las operaciones. Y en esta etapa debe haber
objetivos planteados y con estudio del mercado.
Definir objetivos de corto, mediano y largo plazo: No existen en la empresa PCC estos objetivos.

 Elaborar los indicadores que medirán el cumplimiento de los objetivos


planteados.
 Determinar los plazos en que deben ser cumplidos los objetivos:
 Crear controles para el seguimiento del cumplimiento de objetivo.
 Elaborar fuentes de información
 Asignar responsables
 Comunicar e implementar el sistema en la organización.

Para la empresa PCC, es necesario implementar el sistema Sistemas ERP que en lo principal en

ayudar a ordenar la información y gestión relevante de los distintos departamentos de una

empresa que no tienen creados y que con ayuda de este sistema lo harán. Contabilidad, finanzas,

compras, logística, producción, recursos humanos y ventas, entre otros, es necesario para

facilitar y mejorar el acceso a la información, la coordinación y la toma de decisiones de la

empresa.

Sus características son ideales para esta empresa son sistemas integrales, adaptables y modulares,

la funcionalidad de este sistema se encuentra dividida en módulos, pudiendo instalar algún otro

según requerimiento del cliente. Las ventajas de este sistema es facilita el acceso y análisis de la

información, es eficiente en términos de productividad para todos los departamentos de la

empresa, cosa inexiste en estos momentos en la empresa PCC.

3
EMPRESA PCC

Misión: Compromiso de calidad en la elaboración de los productos para con nuestros clientes.

Visión: Estar dentro de la mejor distribuidora de frutos secos del país, destacando por

puntualidad, calidad e higiene en la entrega de los productos, junto con el respaldo y eficiencia

de nuestros trabajadores.

Objetivos: Satisfacer en un 100% las necesidades de los clientes.

Entregar puntualmente los pedidos.

Mantener calidad y buenas recetas en los productos.

Descripción de cargos

   
PUESTO COMPETENCIAS
   
EJECUTIVOS Razonamiento estratégico
  Liderazgo del cambio
  Gestión de las relaciones
   
DIRECTORES Flexibilidad
  Introducción del cambio
  Sensibilidad interpersonal
  Delegación de responsabilidades
  Trabajo en equipo
  Transferible a diferentes entornos geográficos
   
ADMINISTRATIVO Flexibilidad
S
  Motivación para buscar información y capacidad
  de aprendizaje
  Orientación hacia el logro

4
  Motivación para el trabajo bajo presión
  Colaboración en grupos
  Orientación al servicio al cliente

Definición de competencias laborales para evaluar al grupo de Administrativo

1. Calidad del trabajo: Cuidado, esmero, preocupación por la nitidez y forma de


presentación de las labores asignadas.
2. Cantidad de trabajo: Tomar en cuenta la rapidez en la ejecución de la labor, atención de
servicios en modo eficiente y en tiempo oportuno.
3. Organización del trabajo: Capacidad para lograr eficiencia en su labor, haciendo uso adecuado
de los medios y del tiempo.
4. Colaboración: Aptitud para alcanzar los objetivos a través del trabajo propio y en equipo.
5. Asistencia y puntualidad: Cumplimiento al hacer acto de presencia diaria en el trabajo y llegar
a la hora establecida
6. Responsabilidad: Aptitud para completar tareas y deberes asignados de acuerdo a plazos y
objetivos planteados por la empresa.
7. Relaciones interpersonales: habilidades sociales blandas que le permitan tener un trato cordial
y amable con sus superiores, compañeros y clientes.
8 Trabajar bajo presión: Habilidad para apresurarse en el trabajo asignado, cumplir sin tornarse
ansioso, agresivo y/o voluble en su temperamento.
9. Discreción y tacto: Aptitud reservada para actuar o para guardar datos importantes para la
organización.
10. Iniciativa: Capacidad para tomar iniciativas y tomar decisiones cuando no ha recibido
instrucciones detalladas.

5
-

Objetivos

Aumentar el nivel de ventas de los sacos de maní en un 20%

Estrategia corporativa de crecimiento

Objetivo: Lograr cuota en el mercado que nos posicione como líderes en la industria de
frutos secos dentro de los 5 años siguientes.
Estrategia: Mejorar la calidad, utilizando materias primas calidad, buscando la
satisfacción del cliente.
Posicionarse dentro de las tres marcas más importantes del país.
Estrategia táctica o de negocio diferenciada
Objetivo: Posicionar a la empresa como líder en el mercado dentro del año en curso.
Estrategia: Atraer y retener al cliente a través de un producto con atributos únicos y con
calidad en materias primas.
Perfeccionar a los vendedores en terreno
Estrategia funcional de recursos humanos
Objetivo: Desarrollo de las habilidad de los trabajadores, en un año.
Estrategia: Capacitar al recurso humano a través de programas especializados en ventas
y promoción, según metas establecidas.
EMPRESA RCC
PRESUPUESTO AÑO 2019
           
CONCEPTO RESULTADOS ANUALES PRESUPUESTO   VARIACION EN PESOS  
           
VENTAS $ $   $  
250.000.000 280.000.000 -30.000.000
COSTO DE VENTA $ $   $  
135.000.000 143.000.000 -8.000.000
COMPRAS $ $   $  
35.600.000 28.976.000 6.624.000
MAQUINARIA $ $   $  
24.500.000 - 24.500.000

6
CREDITOS $ $   $  
BANCARIOS 134.000.000 150.000.000 -16.000.000
ARRIENDOS $ $   $  
15.000.000 15.000.000 -
           

Indicadores y plazos

ELEMENTO DEFINICION
OBJETIVO ESTRATEGICO Perfeccionar a los vendedores en terreno en 1

año.
KPI Total capacitación realizadas mensual
RESPONSABLE DE SU GESTION Evelyn Huerta, Gerente de Recursos Humanos
FORMULA, ALCANCE Y DIMENSION Total personas capacitadas sobre el total de

personal de venta total de la empresa. Total

vendedores capacitados/ total vendedores

*100
FRECUENCIA DE REVISION Mensual
FUENTES DE INFORMACIÓN Informe de gestión de Recursos Humanos
NIVEL BASE 70% de vendedores capacitados
META ESPERADA 100% capacitado
POLITICAS DE ACTUACION POCO EXIGENTE MUY

EXIGENTE EXIGENTE
70%
100%
50%

-8-

7
ELEMENTO DEFINICION
OBJETIVO ESTRATEGICO Aumentar el nivel de ventas en 1 año de los

maníes en un 20%.

KPI Margen bruto


RESPONSABLE DE SU GESTION Ricardo Velarde, Gerente de Ventas.
FORMULA, ALCANCE Y DIMENSION Total de ventas de sacos de maní menos costo

de venta (ingreso – costo de venta) / 100%


FRECUENCIA DE REVISION Trimestral
FUENTES DE INFORMACIÓN Informe de ventas por locales
NIVEL BASE 15% cuota mercado
META ESPERADA + 20% cuota mercado anual
POLITICAS DE ACTUACION POCO EXIGENTE MUY

EXIGENTE EXIGENTE
15%
20% 25%

ELEMENTO DEFINICION
OBJETIVO ESTRATEGICO Posicionarse dentro de las tres marcas más

importantes del país, dentro de los 5 años

siguientes.
KPI Participación de mercado
RESPONSABLE DE SU GESTION Jaime Bernardino, Gerente de Marketing

Pablo Acevedo, Gerente de producción


FORMULA, ALCANCE Y DIMENSION Total de ventas de la industria de frutos secos

8
sobre Ventas de la empresa. Total ventas

industria / Total ventas Industria*100


FRECUENCIA DE REVISION ANUAL
FUENTES DE INFORMACIÓN ESTADO DE RESULTADO E INFORME

DE VENTAS DE LA EMPRESA.
NIVEL BASE 15% AUMENTO VENTAS
META ESPERADA 20% VENTAS TOTALES
POLITICAS DE ACTUACION POCO EXIGENTE MUY

EXIGENTE EXIGENTE

20% 25%
15%

Fuentes de información

Se propone un balance

9
Controles a implementar y responsables de cada actividad

10
CONTROL RUTA DE SEGURIDAD E HIGENE DEL TRABAJADOR
ENCARGADO SUPERVISION TURNO  
NOMBRE XXX HORARIO 8:00
N° FUNCIONARIO XXX FRECUENCIA DIARIA
       
HIGENE SI NO  
MANOS      
MALLA PARA PELO      
CONDICION u/o ENFERMEDAD      
       
       
SEGURIDAD      
TAPONES PARA OIDOS      
BOTIN DE SEGURIDAD      
OVEROL      
COFIA      
GUANTES      
       
OTROS.      
 

11
PLANIFICACIÓN DEL CONTROL OPERACIONAL

ASPECTO CONTROL
RESPONSABLE REGISTROS SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
MEDIOAMBIENTAL OPERACIONAL CONCLUSIONES
Controles mensual de los
Charlas de sensibilización y Registro de datos de
DEPTO. consumos según la factura del
buenas prácticas de uso y consumo
PRODUCCION suministrador
ahorro energético de forma
GERENTE DE Registro de horas Control mensual de las horas
que se optimice el consumo
PRODUCCION presenciales presenciales en las oficinas
CONSUMO DE de energía eléctrica
Acta de asistencia
ELECRICIDAD
Revisión semestral de la
Mantenimiento de las Registros de infraestructura y ambiente de
ENCARGADO DE
instalaciones según los infraestructura y trabajo según el documento
MANTENCION
documentos ambiente de trabajo Infraestructura y ambiente de
trabajo.

Control de las actividades


en las que se produzca
ENCARGADO DE Facturas de compra Controles trimestrales de los
consumo de papel de forma
MAQUINA de papel consumos de papel
que se optimice el consumo
del mismo.
CONSUMO DE PAPEL
Charlas de sensibilización
GERENTE DE
sobre uso racional y Acta de asistencia
PRODUCCION
aprovechamiento del papel
Mantenimiento de los Registros de control
Responsable de Revisión periódica del
equipos según el de hardware y
Informática mantenimiento de los equipos
documento software
Gestión adecuada de estos
PRODUCCIÓN DE Responsable de
residuos que incluye:
RESIDUOS Calidad y Medio
segregación Gestión de residuos mantenida
ASIMILABLES a RSU Ambiente / Todos -
almacenamiento al día.
(cartón, vidrio, plástico los miembros de la
gestión de los mismos.
etc.) organización
Nota: Papel, cartón,
PRODUCCIÓN DE Gestión adecuada de estos Documentación que
RESIDUOS NO residuos que incluye: origina la gestión de
PELIGROSOS segregación los residuos
Jefe de Producción Control diario
(papel, tóner, almacenamiento (documento de
fluorescentes, material entrega de residuos para aceptación de
eléctrico y electrónico) la adecuada gestión de los residuos, albaran de
AFECCIÓN AL MEDIO Charla y jornada de
AMBIENTE (GENERAL): sensibilización impatida por
CONSUMOS, el Responsable de Calidad Supervisor Acta de asistencia
PRODUCCIÓN y Medio Ambiente a los
RESIDUOS, ETC. trabajadores

12
Controles a implementar

Ejemplos

PERSPECTIVA PROCESOS INTERNOS


Objetivos Medidas Metas Desempeño

Nivel de excelencia en Calidad de materia Obtener premio a la Tercer año ganado


prima calidad en ferias internacionalmente.
productos internacionales Responsable:
durante 2 años Gerente de
consecutivos. Producción.
Reducción de costos de Eficiencia en los Reducción en un Generar estrategias
procesos 70% al año. rediseñando
producción productivos procesos
productivos.
Responsable:
Gerente de
Producción.

PERSPECTIVA CLIENTES

13
Objetivos Medidas Metas Desempeño

Valor de la marca Diseñar sistema de Evaluación de Evaluación de


retroalimentación satisfacción de un satisfacción final
efectiva sobre mínimo de 70% a del 90%.
percepción de través de encuesta. Responsable:
clientes. Gerente de
Marketing.
Alcanzar altos niveles de Satisfacción al Ser líder en el Evaluación de
cliente, medido a mercado de las satisfacción del
satisfacción través de encuestas importaciones. 90%
vía@. Responsable:
Gerente de
Marketing

14
El sistema de información muestra una serie de etapas formales llamadas ciclo de vida en la

construcción del sistema, los cuales nos sirve para realizar cambios desde la raíz en la empresa

PCC.

Especificaciones: Esta fase es de suma importancia, ya que se debe establecer los

requerimientos y restricciones por parte de la empresa, para que pueda encajar en la estrategia

informática, logrando el objetivo de recopilar vital información para el funcionamiento de la

elaboradora de calzado.

Diseño: Producir un modelo en papel que represente las necesidades tales como datos, proceso,

estructura física, etc. En esta etapa se debe plasmar e interpretar las necesidades de la

organización.

Manufactura: Es la etapa de la construcción del sistema, adaptación del sistema.

Prueba: Momento en que se verifica que el sistema de información cumpla con las

especificaciones solicitadas desde el punto de vista funcional, de aceptación técnica, de sistema,

de integración.

Instalación: Entregar el sistema al usuario y asegurar la operatividad tanto en las personas

como en la estructura física que requiere el sistema.

Mantenimiento: Auditar si el sistema está respondiendo según los requerimientos de la

empresa, repara fallos si es el caso, verifica si los requerimientos de los usuarios han si

cumplidos y les da curso.

15
Encontrar motivación en el personal de venta para que tenga rendimiento es difícil, ya que, es complicado

marcar unas directrices a través de las cuales la fuerza de ventas se encuentre motivada para

realizar su labor diaria.

 Primero que todo, debemos definir la función del vendedor en la empresa CME.

 El vendedor debe conocer el producto

 Asesorar al cliente y vender el producto

 Captar nuevos clientes

 Fidelizar a los clientes antiguos

 Debe brindar atención de calidad, debe ser entusiasta y honesto

 Debe ofrecer servicio de post venta

 Cuidar la imagen de la empresa

Lo cierto es, que para conseguir los objetivos he de configurar un plan de motivación que sea válido

tanto cuantitativa como cualitativamente factores sumamente importante para el trabajador, y

además de ser alcanzable para ambas partes.

Para que la motivación del trabajador sea positiva para la empresa, debemos empezar por

empapar a los trabajadores por la visión, misión y valores, además de informar las estrategias,

objetivos y metas a seguir de la empresa, en donde ellos son un importante eslabón para el

alcance de estos. Debe haber un propósito claro, en donde el vendedor se sienta parte de esta

empresa, y en donde él sepa que su labor eficiente y eficaz será recompensada.

Además, de entregar todas las herramientas necesarias para ejercer su labor en el terreno de la

venta, como por ejemplo: entregar información de la competencia, mantenerlos informados sobre

la situación de la empresa, retroalimentación positiva de parte de la gerencia, en donde se

refuercen los logros y se minimicen las debilidades.

16
Para mí, un buen sistema de remuneración en el área de ventas y Marketing debe tener las

siguientes características: debe ser acorde al mercado, tener siempre en cuenta las necesidades

de la fuerza de ventas, debe ser justa, clara y equitativa, no deben hacer diferencias entre

vendedores, y por último motivadora.

Para la empresa CME, he definido un sistema de remuneración mixto, un sueldo variable que

contenga una parte fija y comisión, en donde podremos fijar cuotas de ventas alcanzables y así

fijar la comisión de las ventas.

Además de proponer un sistema de incentivos (medición cualitativa) en los siguientes casos:

Rotación del producto

Tener el punto de venta con todos los productos en orden y al alcance de los compradores

Excelencia en la atención, evaluado por cliente incognito.

Mantener y recuperar clientes.

Incentivo: Un fin de semana a un Resort con todo pagado.

1 día hábil libre al mes con goce de remuneración.

Pago de matrícula de colegio de los hijos.

Pago matrícula para trabajador que estudia.

Otro sistema serán los bonos de acuerdo a alcanzar objetivos en plazos determinados. (Esto es en

forma cuantitativa).

Ejemplo: Bono vacaciones, bono invierno.

Y por último, ofrecer prestaciones que sean beneficiosas para nuestro personal,

descontándolo en un porcentaje mínimo que no afecte su remuneración liquida a fin de mes.

17
Préstamo de salud

Préstamo dental

Préstamo automotriz.

NOMBRE SUELDO ANTIGÜEDAD


JUAN IBAÑEZ 250.000 fijo 9 meses
MARÍA SOTO 290.000 fijo 2 años
JORGE SOLÍS 270.000 fijo 1 año
CARLOS MORALES 270.000 fijo 1 año
SOLEDAD HORMAZÁBAL 290.000 fijo 2 años
En el caso de la plantilla expuesta, me parece adecuado que exista un sueldo fijo, el cual

debiese aumentarse no con $ 20.000.- por cada año de antigüedad, sino reajustarse por el IPC

anualmente, y poner en marcha la política anteriormente expuesta.

Con un sueldo fijo reajustado al año según IPC

Con un bono por meta por superar la venta según lo proyectado mensualmente.

150.000.000 $150.000.-

130.000.000 $80.000.-

121.000.000 $50.000.-

Con comisión del 5% sobre la venta mensual de cada vendedor.

Con incentivos del 15% de las ventas si logran subir la venta proyectada al trimestre en curso

$360.000.000.-

Bibliografía
18
IACC (20 Metodología para el desarrollo de sistemas de información para el control de

gestión y sistemas de retribución. Control de Gestión. Semana 8.

19