EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

PRESENTADO A:
LIC. CLAUDIA PATRICIA VILLARREAL CARDENAS
PRESENTADO POR:
DEICI MALLELI RESTREPO MUNERA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

FICHA 2010664
2021
Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia

en la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a
cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los
objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil
comprensión para todos los niveles.
Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación
de los temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe
ejecutivo de acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las
normas para la presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre
la cual ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.
Para dicho fin realice lo siguiente:
1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información
y los procesos, incluyendo:

Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de

devoluciones.
Logística de aprovisionamiento
En Botero Soto Soluciones Logísticas, la logística de aprovisionamiento se realiza
bajo la supervisión del área de compras para el caso de papelería, alquiler de
equipos en caso que se requiera y todo lo concerniente a insumos que se
requieran para ejecutar las operaciones, adicional a eso los coordinadores
logísticos de los Cds , se encargan del aprovisionamiento de espacios en nuestras
bodegas y las bodegas terceras para el almacenamiento de las mercancías y /o
contenedores de nuestros cliente esto lo hacen en conjunto con el área comercial
que es quien hace las negociaciones directas con nuestros clientes
Instalaciones
Contamos con amplios espacios para el Almacenamiento de mercancía, bajo
modelos de terceros, y propios, permitiéndonos atender de manera eficiente los
diferentes requerimientos de nuestros clientes.

 7.000m² de bodegas propias en: Medellín, Barranquilla, Cartagena y

Buenaventura.
 20.000 m² de patios en: Buenaventura y Cartagena
 800 posiciones de estibas con alianzas en: Cali, Bogotá y Medellín.
 21.000 m² de almacenamiento en alianza con terceros.
 Distribución

Teniendo en cuenta que dentro de nuestros servicios está el de distribuir

mercancías para este caso nuestra logística de distribución está conformada el
área comercial quien por requerimiento del cliente nos suministra la información
necesaria para realizar los diferentes despachos
Devoluciones
En nuestra compañía se reciben las devoluciones o reclamaciones del cliente si la
mercancía despachada llega con algún tipo de novedad que sea ocasionada en el
transporte ya sea por avería o mal despacho del producto

Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

Nuestro sistema de información integra tecnologías de punta que nos permite
conectarnos en tiempo real con nuestros clientes entregando información confiable
del estado de su mercancía a través de las plataformas SAP y los programas de
GPS con los que cuentan los vehículos que transportan la mercancía.
Generamos informes que le permite a nuestros clientes conocer el estado de su
mercancía (alertas de lotes, fechas de vencimiento y rotación).

Sistemas de medición de los procesos.

Los procesos se miden teniendo en cuenta los indicadores de los de los objetivos
trazados en cada perspectiva

Perspectiva Objetivos Indicador

Financiera Que Botero Soto  Ingresos netos por
Soluciones Logisticas ventas.
mantenga un crecimiento  Total, ingresos
sostenido, realizando Operativo.
inversiones responsables e  Ganancia operativa.
innovadores, cumpliendo con  Ganancia Neta.
los indicadores financieros y  Activos Totales.
conquista de nuevos  Total, de patrimonio.
mercados.
 Margen Operacional.
Aplicar estrategias  Margen Neto.
corporativas para fortalecer
 Rendimiento sobre el
las ventas y la rentabilidad del
Patrimonio
negocio, garantizando un
crecimiento responsable con
la sociedad y con los todos
 los grupos de interés
Satisfacer totalmente las
necesidades logísticas de
nuestros clientes  % satisfacción del
Ofrecer servicios con los cliente.
estándares de calidad más  Número de
altos del mercado, acordes reclamaciones. (PQR)
con las necesidades, y  Crecimiento rentable de
clientes exigencias de nuestros clientes.
clientes  Servicio al cliente: %
Desarrollo e innovación las chat, % Redes Sociales
ofertas de servicios % % call center, % E-
Fortalecimiento de medios mail, % Personalizado y
virtuales, para agilizar % Pagina Web.
tiempos de atención, y
respuesta a nuestros clientes
Desarrollo de estrategias de
servicios:  % de satisfacción del
Fortalecimiento e cliente.
Procesos implementación de nuevos  Tiempo de respuesta al
Internos servicios con calidad para la cliente.
total satisfacción de las  Capacidad de cobertura.
necesidades de nuestros  Costos de producción.
clientes.
Desarrollo del talento
humano, por medio de
gestión eficiente de la
capacitación y el
 Horas de capacitación
conocimiento integral de
de colaboradores.
nuestros colaboradores para
el desempeño óptimo de sus  % satisfacción de
Aprendizaje y funciones. nuestros colaboradores
Crecimiento  % de producción.
Optimización del capital
humano  % Índice de rotación.
Implementación de plan de  Beneficios
beneficios a nuestros  Número de empleados
colaboradores.
Mejoramiento del clima
laboral
 2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:

Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).

MISION: generar valor a la cadena de suministro con soluciones de transporte y

logística facilitando la gestión del sector empresarial, con el desarrollo sostenible,
efectividad, excelencia e innovación
VISION: somos una organización altamente innovadora, competitiva y el mejor
aliado estratégico en la cadena de suministro

POLITICA INTEGRAL
 Generar valor a nuestros socios, clientes y proveedores de transporte
brindando desarrollo sostenible, efectividad, excelencia e innovación en
nuestro actuar.
 Suministrar los recursos requeridos para establecer, implementar, mantener
y mejorar continuamente el sistema de gestión integral
 Cumplir con la legislación colombiana vigente en materia de administración
del riesgo seguridad, salud en el trabajo protección ambiental y demás
requisitos aplicables en el desarrollo de nuestra actividad.
 Prevenir la materialización de riesgos tales como: narcotráfico, piratería
terrestre, y lavado de activos
 Identificar peligros y amenazas, analizar y evaluar los riesgos e impactos y
determinar los respectivos controles para su tratamiento.

POLITICAS DE SEGURIDAD VIAL

 Adelantar programas para la prevención de accidentes de tránsito que

permitan la adopción de conductas seguras para la conducción,
 Definir e implementar estrategias que busquen la prevención y el
autocuidado las cuales se enfocan en: respeto de normas y señales de
tránsito, uso del cinturón de seguridad, prevención de fatiga y cansancio, ,
prohibir uso de teléfono celular mientras se conduce , cumplimiento de
horarios de movilización
 Promover el comportamiento amable, respetuoso y cortes hacia
conductores y usuarios de la vía por parte de nuestro personal externo e
interno

VALORES CORPORATIVOS
  Respeto por los demás
 Liderazgo
 Actitud de servicio
 Trabajo en equipo
 Innovación
 seguridad

OBJETIVOS
 Brindar un excelente y óptimo servicio a nuestros clientes.
 Garantizar la seguridad de la carga a nuestros clientes en momento de
traslado.
 Contar con el recurso humano adecuado para satisfacer las necesidades de
atención a los usuarios.

ESTRATEGIAS

 personal altamente calificado

 mejorar e innovar continuamente el servicio dando alternativas para todo
tipo de clientes
 buscar nuevos usuarios y segmentos del mercado
 amplias pólizas de seguro que pueda cubrir las mercancías de nuestros
clientes

o Breve presentación del producto de la empresa.

Servicios Botero Soto Soluciones Logísticas

Movilización de mercancía de importaciones: movimiento de carga desde todos

los puertos del país a las principales ciudades y centros de producción de las
diferentes regiones a nivel masivo, semi masivo y especializado

Movilización de mercancías de exportaciones: movimiento de carga de

acuerdo a la programación de nuestros clientes, desde sus plantas a los puertos
de todo el país actuando así en el desarrollo del comercio exterior a nivel masivo,
semi masivo y especializado

Movilización nacional: movimiento de carga masiva entre las principales

ciudades y centros de producción nacional
MOVILIZACION INTERNACIONAL DE MERCANCIAS: movimiento de carga
masiva, sólida y liquida en la comunidad andina

SERVICIOS LOGISTICOS

1. Almacenamiento
2. Des consolidación
3. Administración de inventarios
4. Distribución

Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los

actores que la conforman.

El vendedor: el vendedor es la persona encargada de ofrecer el portafolio de

servicio de la compañía y concretar las ventas
Para Botero Soto son los ejecutivos comerciales los encargados de ofrecer a los
clientes nuestros servicios y cerrar las ventas
Los proveedores: un proveedor es la persona o la empresa que abastece, le
suministra un producto o un servicio a otra
Teniendo en cuenta que nuestra compañía se encarga de prestar un servicio de
transporte, almacenamiento y distribución de mercancías, nuestros proveedores
principales son los transportistas
El distribuidor: es la persona o la empresa que se encarga de vender un
producto o un servicio; como norma general, éste actúa entre el productor y el
consumidor. En todos los casos, los distribuidores son compañías que cuentan
con un amplio stock de inventarios, para suplir las diferentes necesidades de los
clientes en el momento en que solicitan un pedido.
En el caso puntual de Botero Soto nosotros hacemos las veces de distribuidores y
lo hacemos de acuerdo a las instrucciones de nuestro cliente
El cliente: un cliente es una persona o una empresa que utiliza los bienes y/o los
servicios de un profesional o de otra empresa. Pero, cuando se ve desde un
escenario de los negocios, un cliente es aquel que mediante un intercambio
monetario, adquiere un producto o un servicio que es ofrecido en el mercado. Por
otro lado, cliente también es sinónimo de comprador o de consumidor
Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.

Almacenamiento:

1. Registro de entrada de la mercancía al CD.

2. Clasificación de la mercancía. (etiquetado, ubicación en SAP y revisión del
embalaje).
3. Preparación de la mercancía (tipo de mercancía y destino).

Trasporte:

1. Cargue de la mercancía en el medio de transporte adecuado.

2. Despacho de mercancía.
3. Registro de despacho de mercancía a la ciudad de destino.

Distribución:

1. Cargue de mercancía al medio de transporte adecuado.

2. Despacho de mercancía al destino final.
3. Registro de mercancía en fase de distribución.

Técnicas de almacenamiento
En Botero Soto contamos con bodegas cubiertas para almacenar en arrume negro
el 90% de nuestras mercancías teniendo en los grados de compactibilidad que hay
entre unas y otras, esto ya que almacenamos ciertos químicos que pueden ser
corrosivos e inflamable en contacto con alguna sustancia y en el área descubierta
se tiene delimitado espacio para almacenamiento de mercancías que puedan
estar al aire libre y tenemos delimitada la zona para almacenamiento y recepción
de contenedores

Preparación de pedidos
Para preparar los pedidos recibimos un correo electrónico por párate del ejecutivo
comercial donde este relaciona el número de orden y esta la descargamos de
nuestro sistema SAP que nos expide un picking list ya con esta información
nuestro embarcador ubica la mercancía en la bodega con un numero de ubicación
que arroja el sistema el cual está delimitado en cada bodega y procede a preparar
el pedido en la zona de cargue
Despachos
Cuando ya se tiene el nro. de la entrega el coordinador encargado de los
despachos envía el vehículo a la bodega para que nuestro embarcador proceda
con el cargue del pedido anteriormente preparado y disponible en la zona de
cargue, adicional a esto al conductor se le entrega una copia de la orden para que
el pueda verificar que el tipo de mercancía y las cantidades que se están cargando
al vehículo coinciden con la documentación que finalmente se le entrega a el como
son los manifiestos de carga, las remesas terrestres y las declaraciones de
importación de la mercancía que transportara

Sistema de distribución.
Cartagena es la plaza principal de Botero Soto donde se recibe mayor cantidad
de mercancía de sus clientes por lo tanto el mayor volumen de distribución se
hace desde este CD que distribuye a todo el país, sus principales rutas,
Barranquilla, Medellín, Cali y Bogotá
Proyecciones de ventas.
La proyección de ventas de la compañía se hace anualmente se hace por cantidad
de toneladas despachadas, se comunica a todas las áreas de la compañía y se
hace una evaluación mes a mes para que todos estén al tanto de cómo va la
compañía.
Para el año 2020 la proyección en ventas que se tenía era de 200.000.000
Toneladas, aproximadamente unos 5.684 contenedores y al final del año se pudo
ver un crecimiento del 20% con 240.000.000 Tn y se tuvo un crecimiento en
utilidad bruta de un 50%

Plan de compras, producción y ventas

La compañía estipula el plan de compras de acuerdo de acuerdo al pronóstico que
se tenga de toneladas movilizadas mes a mes esto para el aprovisionamiento de
insumos necesarios de la operación de acuerdo a las necesidades de cada cliente
Presupuestos.
El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que
recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y
sus accionistas.
Indicadores de gestión
 Indicador: pedidos entregados completos
 Indicador: entrega perfecta
 Indicador: documentos sin problemas
Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.
En Botero Soto los puntos críticos con los que nos enfrentamos son los siguientes
 Mala negociación con el cliente
 Incumplimiento en los tiempos de la operación
 Mal despacho de sus producto