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Guía de configuración

y atención de
requerimientos e
incidentes para el
servicio de correo
une.net.co (Masivos) y
dominio propio (Plan
Mailhosting).

1
Tabla de contenido

1. Introducción _________________________________________________________ 4

2. Table de direcciones ip´s y puertos de escucha para el servicio de correo ________ 4

3. Registros MX ________________________________________________________ 4

4. Configurar una cuenta de correo en Microsoft Outlook _________________ 4


a. Configurar mediante el protocolo IMAP: ........................................................................... 4
b. Configurar mediante el protocolo POP: ........................................................................... 11
c. Configuración cuenta de correo con ActiveSync .............................................................. 18

5. Guía para configurar una cuenta de correo en un Smartphone _________ 26


d. iPhone como Exchange .................................................................................................... 26
e. iPhone como IMAP........................................................................................................... 37
f. Android ............................................................................................................................ 52
g. Android con APP Outlook ................................................................................................ 65

6. Tip’s y descartes a problemas reportados por los usuarios_____________ 82


• No recibe mensajes .......................................................................................................... 82
• No envía mensajes de correo ........................................................................................... 88
• Over quota ....................................................................................................................... 91
• Error: DOMAIN_QUOTA_EXCEEDED o Permanent message delivery failure .................... 93
• Error: Relay access denied ............................................................................................... 94
• Error: Certificado no se puede comprobar ...................................................................... 95
• Error: Local delivery is disabled ....................................................................................... 98
• Error: Recipient address rejected: Domain not found ...................................................... 99
• Error: Los mensajes se multiplican cuando llegan al destino.......................................... 100
• Error: too many recipients ............................................................................................. 104
• Los mensajes de correo buenos llegan a la carpeta spam o contienen en el asunto la
etiqueta [SPAM] ................................................................................................................ 105
• Buzones en estado pending ........................................................................................... 107
• Check list para los problemas conectividad.................................................................... 109
• El portal webmail.une.net.co carga muy limitado y no funcionan muchas de las opciones
110
• No ingresa a la cuenta de correo o autenticación fallida en portal webmail.une.net.co 114

2
• Tips - Cuentas de correo en estado lockout o bloqueo - política de fallos de inicio........ 115
• Tips - Procedimiento para cambiar la contraseña de una cuenta de correo ................... 119
• Tips - Configurar reenvío a través del portal webmail .................................................... 121
• Tips - Crear un filtro para reenviar una copia de los mensajes salientes ........................ 123
• Tips - Crear un respaldo ................................................................................................ 124
• Procedimiento para mejorar la seguridad de las cuentas, cambiar los datos de contacto
alterno de recuperación y utilizar la función “Olvide mi contraseña” ................................ 127

7. Políticas de uso del servicio ___________________________________________ 129

3
1. Introducción
Las cuentas de correo electrónico se pueden configurar en un cliente de correo como por
ejemplo Microsoft Outlook bajo los protocolos IMAP, POP3, ActiveSync, pero existen otros
clientes gratuitos como Mozilla Thunderbird y Zimbra Desktop los cuales son compatibles
con el servicio de correo.

2. Table de direcciones ip´s y puertos de escucha para el


servicio de correo

3. Registros MX

4. Configurar una cuenta de correo en Microsoft


Outlook

a. Configurar mediante el protocolo IMAP:

Nota: Bajo la utilización de este protocolo, todo lo que se haga es directamente sobre los
mensajes almacenados en el servidor. Es ideal cuando la cuenta está configurada en varios
dispositivos como por ejemplo pc, portátil, Smartphone, tablet, etc.

Abrir el panel de control y seleccionar “Mail (Microsoft Outlook 2016)” o la versión con la
que se cuente

4
Clic sobre “Cuentas de correo electrónico”

Clic sobre “Nuevo”

Seleccionar la opción: “Configuración manual o tipos de servidores adicionales” y clic en


siguiente.

5
Seleccionar “POP o IMAP “, clic en siguiente

6
Seleccionar tipo de cuenta: IMAP e ingresar los datos de configuración y cuenta de correo
así:

Su nombre: Aquí puede ir su nombre, cargo, etc. [se permiten mayúsculas y minúsculas,
números, etc.].
Dirección de correo electrónico: Debe de ingresar el nombre del buzón de correo completo
[login + @ + tu dominio].
Servidor de correo entrante: imap.une.net.co
Servidor de correo saliente: smtp.une.net.co
Nombre de usuario: Debe de ingresar el nombre del buzón de correo completo [login + @
+ tu dominio].
Contraseña: clave de acceso

7
Clic sobre “Mas configuraciones”, luego clic sobre la ficha “Servidor de Salida” y activa la
casilla “Mi servidor de salida [SMTP] requiere autenticación”

8
No activar la opción “Iniciar sesión utilizando nombre de usuario y contraseña” esto
generara que no funcione la autenticación.

Clic sobre ficha “Avanzadas” y de acuerdo con la siguiente imagen:

Cambiar el puerto 143 por 993 [asegurarse de que aparezca IMAP al lado izquierdo] y
seleccionar “usar el siguiente tipo de conexión cifrada” SSL

Cambiar el puerto 25 por 465 [asegurarse de que aparezca SMTP al lado izquierdo] y
seleccionar “usar el siguiente tipo de conexión cifrada” SSL

9
Otra opción es utilizar la siguiente opción en caso de que no acepte los puertos 993 y 465
sin SSL.

10
Clic en Aceptar, luego en siguiente y por último finalizar.

En caso de no funcionar se deben de realiza pruebas de conectividad garantizando que


desde la red del usuario se alcancen los servidores: imap.une.net.co y smtp.une.net.co. Se
pueden apoyar con el manual: “Check list para los problemas conectividad”.

b. Configurar mediante el protocolo POP:

Nota: Bajo la utilización de este protocolo, los mensajes de correo son descargados a la
aplicación de correo Es ideal cuando la cuenta está configurada en un solo dispositivo como
por ejemplo pc o portátil, etc.

Abrir el panel de control y seleccionar “Mail (Microsoft Outlook 2016)” o la versión con la
que se cuente

11
Clic sobre “Cuentas de correo electrónico”

Clic sobre “Nuevo”

Seleccionar la opción: “Configuración manual o tipos de servidores adicionales” y clic en


siguiente.

12
Seleccionar “POP o IMAP “, clic en siguiente

13
Seleccionar tipo de cuenta: POP3 e ingresar los datos de configuración y cuenta de correo
así:

Su nombre: Aquí puede ir su nombre, cargo, etc. [se permiten mayúsculas y minúsculas,
números, etc.].
Dirección de correo electrónico: Debe de ingresar el nombre del buzón de correo completo
[login + @ + tu dominio].
Servidor de correo entrante: pop.une.net.co
Servidor de correo saliente: smtp.une.net.co
Nombre de usuario: Debe de ingresar el nombre del buzón de correo completo [login + @
+ tu dominio].
Contraseña: clave de acceso

Clic en botón Más configuraciones:

14
Clic sobre la ficha “Servidor de Salida” y activa la casilla “Mi servidor de salida [SMTP]
requiere autenticación”

No activar la opción “Iniciar sesión utilizando nombre de usuario y contraseña” esto


generara que no funcione la autenticación.

15
Clic sobre ficha “Avanzadas” y de acuerdo con la siguiente imagen:

Cambiar el puerto 110 por 995 [asegurarse de que aparezca POP al lado izquierdo] y
seleccionar “este servidor precisa una conexión cifrada (SSL)

Cambiar el puerto 25 por 465 [asegurarse de que aparezca SMTP al lado izquierdo] y
seleccionar “usar el siguiente tipo de conexión cifrada” SSL

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Nota: Es recomendable activar la casilla “Dejar una copia de los mensajes en el servidor” y
activar la casilla que diga “Quitar del servidor después de 20 días” con esto los mensajes
continuaran almacenados en la plataforma de correo y cada 20 día eliminaran las más
antiguos a esa fecha.

Otra opción es utilizar la siguiente opción en caso de que no acepte los puertos 995 y 465
sin SSL.

17
Clic en Aceptar, luego en siguiente y por último finalizar.

En caso de no funcionar se deben de realiza pruebas de conectividad garantizando que


desde la red del usuario se alcancen los servidores: pop.une.net.co y smtp.une.net.co. Se
pueden apoyar con el manual: “Check list para los problemas conectividad”.

c. Configuración cuenta de correo con ActiveSync

Las cuentas de correo electrónico se pueden configurar en un cliente de correo como por
ejemplo Microsoft Outlook bajo los protocolos IMAP o POP3, pero para sincronizar las
agendas y contactos recomendamos configurar la cuenta de la siguiente forma a través de
ActiveSync.

Clic sobre el Menú archivo

18
Clic sobre el botón “Configuración de la cuenta”

Del menú que se despliega, Clic sobre el botón “Configuración de la cuenta…”

19
Clic sobre “Nuevo”

Seleccionamos “Cuenta de correo electrónico”

Clic sobre la opción, Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos
de servidores adicionales y clic en siguiente.

20
Seleccionar: “Exchange ActiveSync”

21
Configurar la cuenta de correo de acuerdo con el ejemplo de la siguiente imagen:

22
Reemplazar “Su nombre” por el texto que se desea que aparezca cuando se envié un
mensaje de correo electrónico.

Reemplazar “Dirección de correo electrónico” por tu buzón de correo, es decir, debe de


ingresar el nombre del buzón de correo completo [login + @ + tu dominio]

Reemplazar “dominio” por tu dominio de correo o nombre asignado.

Reemplazar “Servidor de correo”: aquí ingresa webmail.une.net.co

Reemplazar “Nombre de usuario”: por tu buzón de correo, es decir, debe de ingresar el


nombre del buzón de correo completo [login + @ + tu dominio]

Reemplazar “Contraseña”: Ingresa aquí la clave de acceso

Seleccionar todo para la opción “Correo para mantener sin conexión”

Clic en siguiente.

23
El aplicativo de correo intentará conectarse y procederá a descargar los mensajes de correo
y sincronizar los demás elementos

Por último clic en finalizar

24

Se podrán visualizar los mensajes dando clic sobre cada carpeta, como por ejemplo
“Bandeja de entrada”


Para visualizar el calendario damos clic en el icono de la agenda para visualizarla y


realizar ingresos

25
Toda cita o manipulación de la agenda se verá reflejada tanto en este cliente de correo
como en el Smartphone donde este configurada la cuenta bajo el protocolo ActiveSync

Si se desea cambiar alguna preferencia como ver la agenda por mes, comienzo de semana,
etc. se puede parametrizar por menú preferencias – Agenda.

Nota: Bajo la utilización de este protocolo, todo lo que se haga es directamente sobre los
mensajes almacenados en el servidor. Es ideal cuando la cuenta está configurada en varios
dispositivos como por ejemplo pc, portátil, Smartphone, tablet, etc.

5. Guía para configurar una cuenta de correo en


un Smartphone

d. iPhone como Exchange

Ir al menú ajustes dando clic sobre “Agregar cuenta” o “Add Account”

26
Seleccionamos Exchange

27
Ingresamos la cuenta de correo

A la advertencia seleccionamos “Configuración Manual”

28
Ingresamos la contraseña y clic en siguiente

Ingresamos el nombre del servidor: webmail.une.net.co

El nombre de usuario debe de ir usuario@dominio correspondiente y nuevamente ingresar


la contraseña

El dominio es opcional, puede quedar en blanco.

29
Clic en siguiente (Next) y aparecerán todas las opciones chequeadas y activas

30
No es necesario ingresar por las opciones avanzadas pues el host webmail.une.net.co solo
atiende tráfico por puerto 443 (Https) por lo que el SSL queda activo por defecto así:

31
Clic en Guardar (Save) y verificar que quede como en la siguiente imagen para sincronice
los contactos, calendario, correo, etc.

Al final de la configuración tendrá esta apariencia con la cuenta adicionada

32
Iniciar la aplicación Mail nativa del Iphone para acceder a los mensajes

33
Tendrá este aspecto

34
Ya en el cliente de correo podremos leer los mensajes y realizar envíos, para esta prueba
realizamos un envío con asunto “Prueba desde Iphone” el cual podrán ver a continuación.

35
Ya puedes hacer uso del y lo que hagas quedara sincronizado
en el portal de Web mail de Tigo [https://webmail.une.net.co]

Puedes realizar invitaciones a las cuentas de tu propio dominio o cuentas externas de forma
que a ellos también les llegue la invitación.

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e. iPhone como IMAP

Clic en “Passwords & Accounts”

Clic en “Add Account”

37
Clic en “Other”

38
Click en “add Mail Account”

39
Ingresamos los datos que nos solicita

Clic en “Next” y llenamos los siguientes datos del formulario que nos aparece así:

40
Seleccionar “IMAP” y llenar los datos como el siguiente ejemplo:
Name: cuenta de correo completa login + @ + dominio
Email: cuenta de correo completa login + @ + dominio
Description: es un campo opcional, puede ser la misma cuenta de correo, nombre, cargo,
etc.

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Incoming mail server
Host Name: imap.une.net.co
User Name: cuenta de correo completa login + @ + dominio
Password: Clave o contraseña de la cuenta de correo
Outgoing mail server
Host Name: smtp.une.net.co
User Name: cuenta de correo completa login + @ + dominio
Password: Clave o contraseña de la cuenta de correo

En caso de aparecer el mensaje “cannot verify server identity” o que no se puede verificar
la identidad con el host smtp.une.net.co clic en “details” o “Continue”

42
Si se selecciona “details” se debe de dar clic en “Trust”

43
También se puede dar clic en “Continue”

Clic en “smtp.une.net.co” para completar la configuración

44
Clic en “smtp.une.net.co” nuevamente

45
Cambiar el puerto “25” por “465” y dejar activa la casilla “use SSL”

46
Nota: Se puede configurar también el puerto “25” y desactivar la casilla “Use SSL”.
En caso de tener activa la casilla “Use SSL” y el puerto “25” aparecerán constantemente
errores de cifrado de datos a través de mensajes de confirmación del iPhone pues no puede
validar la configuración.

Clic en “done”

Por ultimo

Clic en “Advanced” debajo de SMTP

47
Verificar puerto para imap.une.net.co “993” y tener la casilla “Use SSL” activa.

48
Para finalizar y grabar la configuración Clic en “done”, aparecerá la cuenta configurada y
lista para usarse

49
50
51
f. Android

Nota: Para esta ilustración se realizó la configuración sobre un dispositivo con versión de

Android lollipop

Siga los siguientes pasos para realizar la configuración:

Ingresar al icono de correo

Ingresamos por la opción “Agregar cuenta” procedemos a completar los datos que solicita
el asistente:

52
Digitamos la cuenta de correo: usuario + @ + dominio, luego presionamos

53
Seleccionamos como tipo de cuenta “EXCHANGE”:

54
Ingresamos la clave de acceso, luego presionamos

55
Los datos para configurar la cuenta de correo son los siguientes:

Nota: Reemplazar dominio.extension por tu nombre de usuario

Dominio\Nombre de usuario: aquí ingresa tu login@dominio.extension

Contraseña: aquí ingresa tu password o clave de acceso.

Servidor: webmail.une.net.co

Nota: Si el asistente pide especificar un puerto ingresar el 443 o seleccionar SSL

56
Presionamos para continuar

57
Aceptamos la advertencia de seguridad

Se recomienda cambiar la frecuencia de sincronización a 5 minutos y activar todas las


opciones para una mejor experiencia. Estas opciones son personalizadas de acuerdo a los
gustos de cada usuario:

58
Presionamos para continuar

59
Se pueden configurar varias cuentas y compartir la vista combinada o accederla de forma
independiente:

60
Para configurar un evento en la agenda se debe de abril e ingresar por el icono del
calendario:

61
En la siguiente imagen podemos cambiar la vista por día, semana, mes.

Para este ejemplo, se agenda una cita para el 15 de mayo por el calendario nativo de la
aplicación que trae el Smartphone.

Podemos realizar invitaciones a cuentas del mismo dominio y/o dominio externo.

62
Guardamos la programación y así se debe de visualizar

63
Así podemos visualizar en el portal del Web mail [https://webmail.une.net.co] luego de
sincronizada la agenda:

64
g. Android con APP Outlook

Se puede descargar la APP Outlook en dispositivos móviles, en equipo con sistema


operativo Android y configurar la cuenta de la siguiente forma:

Descargamos la última versión de la APP Outlook

Nota: La fecha puede varias de acuerdo con las actualizaciones posteriores a la


construcción de este manual

Iniciamos con el asistente

65
Desactivamos la cuenta de Google inhabilitando la casilla en caso de no quererla configurar
en la APP Outlook y clic en Omitir

66
Ingresamos la cuenta de correo

67
Cuando aparezca la opción “configurar cuenta manualmente” se debe de dar clic
inmediatamente en la opción “Configurar cuenta manualmente”

68
Seleccionamos Exchange

69
Ingresamos la contraseña y activamos la opción “Configuración avanzada”

70
Ingresamos los datos respectivos como se ilustra en el siguiente ejemplo:

Servidor: webmail.une.net.co

Ingresamos el Dominio y Nombre de usuario, los demás datos se encuentran


autocompletados por los ingresos de los formularios diligenciados anteriormente

71
El asistente finalizara y notificara “Cuenta agregada”

72
Nota: Es muy probable que el dispositivo móvil exija configurar seguridad mediante un PIN
o contraseña, pero es un mecanismo de seguridad del sistema operativo Android, no tiene
relación con TigoUne (plan de correo)

Ejemplo:

73
A nivel funcional y luego de completado el asistente puede tener este aspecto:

74
Se descargarán los mensajes más recientes que se encuentren en las bandejas

75
Podremos redactar nuevos mensajes y acceder al calendario

76
77
Creamos un ingreso en el calendario y este sincroniza con otros calendarios donde está
configurada la cuenta de correo, como por ejemplo el que se visualiza desde el portal:
https://webmail.une.net.co

78
79
Esta es la configuración avanzada que se puede visualizar dando clic en la rueda de

configuración de Outlook donde se pueden personalizar varias opciones como


firmas, opciones para deslizar el dedo, etc.

80
81
6. Tip’s y descartes a problemas reportados por
los usuarios

• No recibe mensajes

82
Check List

1. Revisar si el buzón de correo se encuentra lleno, es decir, al 100% de su capacidad. Esto


lo pueden validar ingresando al portal https://webmail.une.net.co/ [ver recuadro en la
parte superior derecha con la información de la capacidad.]

Nota: Observar la línea de color rojo,

Indica que el buzón está por encima del 90% de uso o llego al 100%. Pasar el cursor del
mouse sobre la cuenta de correo y hacer una pausa para visualizar los detalles.

Solución para este punto: Se recomienda, eliminar los mensajes que se puedan depurar,
pueden ser los que se encuentren en enviados, borradores, calendario, etc. luego vaciar la
papelera para liberar espacio.

83
2. Si es para un plan de Mailhosting (correo con dominio del cliente), revisar que su MX este
apuntando los de Tigo (corp-avas.une.net.co), pueden utilizar el comando:

nslookup -q=MX dominio_cliente

visitar alguna herramienta de Internet como, por ejemplo: https://mxtoolbox.com y


consultar el registro MX del dominio.

84
Nota: Si el registro MX no apunta a Tigo los mensajes externos enviados por ejemplo desde
buzones de Internet como gmail.com, o hotmail.com con destino el dominio del cliente no
va a ingresar.

3. Revisar si los mensajes se encuentran en la carpeta spam del portal web mail.

4. Realizar una prueba de envío desde otra cuenta al buzón afectado, puede ser desde una
gratuita como gmail.com, hotmail.com y validar si rebota algún mensaje de error o
notificación de no entrega.

5. Revisar opción de ordenamiento de los mensajes, debe de estar seleccionada la columna


“Recibidos” cuando se accede a través del portal: https://webmail.une.net.co/ con orden
de llegada del más recientes al más antiguo, algunas veces los usuarios ordenan los
mensajes por otra columna como, por ejemplo: Asunto, tamaño, etc. causando que los
mensajes más recientes no se visualicen.

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6. Revisar si la cuenta de correo cuenta con algún tipo de filtro configurado en el portal web
mail ocasionando que los mensajes sean descartados o movidos a una carpeta diferente
que no sea la bandeja de entrada. Si la cuenta solo es accedida a través del MS Outlook se
deben de revisar si existe alguna regla.

Portal: https://webmail.une.net.co/  Ficha Preferencias - Filtros

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Cliente de correo Microsoft Outlook: - Reglas

7. Revisar si la cuenta de correo existe y se encuentra activa. Esto lo pueden realizar los
usuarios administradores de dominio, a través del portal de autogestión:
https://mailda.une.net.co:7071 desde donde se pueden administrar todas las cuentas de
correo para usuario de dominio propio [mailhosting]

8. Si es utilizada en un cliente de correo como MS Outlook, Revisar la configuración de la


cuenta de correo, asegurarse de que tenga configurado sobre el campo “servidor de correo
entrante”: pop.une.net.co o imap.une.net.co de acuerdo con el caso y sobre “servidor de
correo saliente SMTP”: smtp.une.net.co

Ver pasos de este manual de como configurar una cuenta de correo.

Configurar mediante el protocolo IMAP


Configurar mediante el protocolo POP

Si la cuenta solo la accede desde el portal web: https://webmail.une.net.co/ revisar que no


tenga activa la casilla “No guardar copia local de los mensajes"

Revisar la casilla “Reenviar una copia a:" tiene activa la casilla "No guardar copia local de
los mensajes"

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Solución:

Desactivar la casilla "No guardar copia local de los mensajes" al tener esta opción
habilitada, está impidiendo que se almacenen nuevos mensajes en la bandeja de entrada,
en su lugar los está rechazando o reenviando a otra cuenta.

9. Eliminar la configuración de la cuenta y volver la reconfigurar manualmente sobre el


cliente de correo

Ver pasos de este manual de como configurar una cuenta de correo

Configurar mediante el protocolo IMAP


Configurar mediante el protocolo POP

10. Escalar al área de soporte técnico con los descartes realizados.

• No envía mensajes de correo

Check List

88
1. Revisar si la cuenta de correo existe y se encuentra activa, probar la autenticación e
ingreso en el portal https://webmail.une.net.co.

Verificar si el mensaje si está saliendo, pero rebota con algún mensaje de error como por
ejemplo:

Over Quota – Significa que el buzón de destino está lleno y no puede recibir nuevos
mensajes.

User unknown – Significa que el buzón de destino no existe.

Domain not found – Significa que el dominio de destino al que fue dirigido el mensaje no
existe.

2. Verificar si aparece el mensaje “Relay access Denied” significa que hace falta activar la
casilla “mi servidor de salida requiere autenticación” o “utilizar la misma configuración
que mi servidor de correo de entrada” esto lo pueden activar ingresando a la configuración
de la cuenta – más configuraciones – pestaña “servidor de salida”

89
3. Desde dónde envía? ¿Desde el cliente de correo como MS Outlook o desde el webmail?

Si es sobre un MS Outlook o Smartphone, revisar la configuración de la cuenta de correo,


asegurarse de que tenga configurado sobre el campo “servidor de correo saliente SMTP”:
smtp.une.net.co y su respectivo servidor de correo entrante respectivo: pop.une.net.co o
imap.une.net.co de acuerdo con el caso.

4. Realizar pruebas de conectividad, es decir, telnet de la siguiente forma:

Clic sobre el botón Inicio – digitar cmd y clic sobre el botón aceptar:

telnet smtp.une.net.co 25

Nota: es possible que en windows 10 el comando telnet no se encuentre instalado, se debe


de instalar por la opción de panel de control agregar componentes de Windows.

90
Luego de ejecutar el comando debe de aparecer una respuesta similar a esta:

220 unevm-pmta##.une.net.co ESMTP Postfix

En caso de que la prueba del telnet no obtenga respuesta o aparezca algo similar a esto:

“connection refused” o “connection truncated”

se debe de revisar si los aplicativos de seguridad del cliente están causando algún tipo de
conflicto o impidiendo la conexión.

Nota: La prueba de telnet siempre debe de responder, en caso de que no responda, escalar
al área de soporte de Tigo con los descartes realizados e informar la ip desde donde se
están conectando para revisar si se encuentra bloqueada. Para conocer la ip publica pueden
visitar el portal: www.cmyip.com o www.cualesmiip.com

5. Eliminar la configuración de la cuenta y volver la reconfigurar sobre el cliente de correo.

• Over quota

Este mensaje hace referencia al buzón lleno.

Check List

Revisar si el buzón de correo se encuentra lleno, es decir, al 100% de su capacidad. Esto lo


pueden validar ingresando al portal https://webmail.une.net.co [ver recuadro en la parte
superior derecha con la información de la capacidad.]

Nota: Observar la línea de color rojo,

91
Indica que el buzón está por encima del 90% de uso o llego al 100%. Pasar el cursor del
mouse sobre la cuenta de correo y hacer una pausa para visualizar los detalles.

Solución: Se recomienda, eliminar los mensajes que se puedan depurar, pueden ser los que
se encuentren en enviados, borradores, calendario, etc. luego vaciar la papelera para liberar
espacio.

Si se trata de un plan de MailHosting, puede solicitarle al usuario que hable con el


administrador del dominio para que a través del portal de administración delegada
[https://mailda.une.net.co:7071] pueda aumentarle la cuota de espacio [Editando la
cuenta – clic en ficha avanzado – y donde dice “Espacio de almacenamiento disponible para
la cuenta (MB)” cambiando los valores]

Los usuarios con planes de MailHostin podrán distribuir entre todas las cuentas el espacio
de su plan contratado.

92
• Error: DOMAIN_QUOTA_EXCEEDED o Permanent message delivery failure

Si al momento de enviar o recibir aparecen los mensajes: “DOMAIN_QUOTA_EXCEEDED”,


o “Permanent message delivery failure” significa que el plan de correo tipo MailHosting
supero la capacidad contratada de almacenamiento y también la cuota extra de holgura.

Previamente debió de llegar una alarma a la cuenta administradora de dominio con él % de


umbral consumido o una notificación informando que el dominio ha superado el límite
configurado.

Por lo anterior le recomendamos ingresar al portal web: https://webmail.une.net.co y


cumplir el siguiente Check List:

• Eliminar los mensajes que ya no necesite.


• Vaciar la papelera o elementos eliminados.
• Vaciar la carpeta spam.
• Descargar los mensajes y guardarlos en el cliente de correo de forma local en el
equipo de cómputo para liberar espacio.
• Depurar cuentas de correo que no registran con acceso o personal que se haya
retirado de la empresa.

Una alternativa de solución es cambiar de plan a otro de mayor capacidad de


almacenamiento o si es un plan básico solicitar adición extra de almacenamiento.

Recuerde que puede configurar las cuentas de correo para que los mensajes se descarguen
a través de herramientas o clientes de correo como: MS Outlook, Thunderbird, etc.

93
• Error: Relay access denied

Si al momento de enviar un correo electrónico hacia cuentas externas como gmail.com,


hotmail.com, etc aparece el mensaje “Relay access denied” en cliente de correo o
aplicación desde donde se genere el envío del mensaje:

Causa:

Es ocasionado porque se está realizando un envió sin autenticarse.

Solución:

Activar la casilla “Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación” en el cliente de


correo. Ej: MS Outlook

94
Ruta:

Menú Herramientas – Cuentas de correo electrónico – Ver o cambiar cuentas de correo


electrónico existentes y pulse Siguiente - clic en Más configuraciones y en la nueva ventana
seleccione la pestaña Servidor de salida. Marque las opciones Mi servidor de salida (SMTP)
requiere autenticación.

• Error: Certificado no se puede comprobar

Ejemplo:

Esto ocurre por una configuración en el cliente de correo errada, básicamente están
tratando de cifrar los mensajes salientes a través de un puerto estándar 25.

Ejemplo de una configuración errada:

95
Solución: Configurar la cuenta de acuerdo con los manuales de ayuda

Configurar mediante el protocolo IMAP


Configurar mediante el protocolo POP

Prestar especial atención a las opciones avanzadas para la configuración de salida,


básicamente cuando se configure la salida de mensajes debe de tener esta apariencia:

96
97
• Error: Local delivery is disabled

Si rebota un mensaje de correo con destino a una cuenta de TIGOUNE e informa


"local delivery is disabled" o que el usuario reporte que no recibe mensajes, hacer
lo siguiente:

Ruta: sobre el cliente de correo web o portal https://webmail.une.net.co

Menú Preferencias - Correo – sección: Recibir mensajes:

Check List

1. Revisar la casilla “Reenviar una copia a:" tiene activa la casilla "No guardar copia
local de los mensajes"

Solución:

Desactivar la casilla "No guardar copia local de los mensajes" al tener esta opción
habilitada, está impidiendo que se almacenen nuevos mensajes en la bandeja de entrada,
en su lugar los está rechazando.

98
• Error: Recipient address rejected: Domain not found

Ejemplo:

Este error significa que el dominio de destino al que fue dirigido el mensaje no Existe.

Solución: validar y confirmar con el destino la cuenta de correo y dominio correctos.


Algunas veces por errores de digitación del usuario en lugar de enviar a cuentas como por
ejemplo usuario@gmail.com se envía a usuario@ymail.com o usuario@gimaail.com, por
ilustrar un ejemplo.

99
• Error: Los mensajes se multiplican cuando llegan al destino

Este tip nos podrá ayudar a orientar al usuario cuando reporte que envía un mensaje y llega
varias veces al destinatario:

Causa:

Esto ocurre cuando se envía un mensaje de gran tamaño desde un cliente de correo como,
por ejemplo: MS Outlook y pasa por el escaneo o filtrado del Antivirus/Antispam local del
equipo de cómputo (externo a Tigo) tardando en realizar el escaneo lo conserva en la
bandeja de salida generando envíos del mismo mensaje.

No ocurre cuando se envía desde el acceso web o a través del portal


https://webmail.une.net.co

También pude estar relacionado a problemas de lentitud con el servicio de Internet.

Solución:

1. Aumentar el tiempo de espera del servidor


2. Desactivar el escaneo de mensajes salientes, no el de entrada, la salida es lo que el
usuario envía y son mensajes buenos.

Para aumentar el tiempo de espera del servidor

Clic en “Configuración de la cuenta”, seleccionamos la cuenta configurada

100
Clic en “cambiar”

Clic en “Mas configuraciones”

Clic en la ficha o pestaña “Avanzadas”

Aumentar el tiempo de espera del servidor a 3 minutos o 5 minutos

Desactivar el escaneo de mensajes salientes

Ejemplo para el Antivirus/Antispam Karspersky

Para desactivar a nivel de antivirus el escaneo de mensajes salientes desde el MS Outlook:

Clic en configuración:

101
Clic en “Protección” luego clic en “Mail Antivirus”

102
Clic en “configuración avanzada” y seleccionamos “Solo mensajes entrantes”

103
• Error: too many recipients

Si al momento de enviar un correo electrónico aparece el siguiente mensaje: 452 4.5.3


Error: too many recipients

De: Administrador del sistema

No se puede localizar a los destinatarios siguientes:

'practicante.tesoreria@XXXXXX.com.co'

452 4.5.3 Error: too many recipients

'Nathaly XXXX' en 08/10/2015 03:20 p.m.

452 4.5.3 Error: too many recipients

Causa:

Cuando reporten casos donde aparezca el mensaje “too many recipients” este es
ocasionado porque se envió un mismo mensaje a más de 50 destinatarios, recordar que
por política solo está permitido enviar a máximo 50. Visitar nuestras políticas de uso del
servicio.

Solución:

1. Dividir el envío y enviar a menos de 50 destinatarios.

2. Crear grupos de distribución, por ejemplo, dos grupos de 25, puede enviarlos a través
de la herramienta web por el portal: https://webmail.une.net.co o cliente de correo [Ej.:
Microsoft Outlook] para esto se crea una lista de distribución [Ej: Grupo Sistemas o
Corporativo] y luego añade los miembros y la próxima vez solo envía a este grupo y llegara
a todos los miembros evitando digitar uno a uno los contactos.

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• Los mensajes de correo buenos llegan a la carpeta spam o contienen en el asunto la
etiqueta [SPAM]

Cada mensaje que pasa por los sistemas de control Antivirus/Antispam se les aplica una
serie de filtros y validaciones como puntuación de riesgo, chequeo en motores de listas
negras, escaneo de virus, etc y reciben un puntaje, estos mensajes obtuvieron un puntaje
superior al umbral permitido lo cual ocasiona que sea clasificado como spam o porque las
características de estos se encuentran en bases de datos bayesianas, es decir, hacen match
con alguna firma siendo clasificado como spam. El puntaje otorgado es generado por un
algoritmo con base a sus bases de datos.

Es de notar que los mensajes de correo filtrados son dirigidos a la carpeta Spam. El usuario
puede técnicamente bloquear este remitente desde la configuración del web mail o desde
un cliente correo (MUA) como Outlook, TrunderBird, etc, por tal motivo el sistema de
filtrado aparta el mensaje a la bandeja Spam, entre muchos otros, para que el usuario valore
si el mensaje de correo es “No deseado” o es un mensaje válido el cual puede agregarlo a
la bandeja de entrada principal.

Las RBL´s principales con las que filtramos el correo entrante para los dominios donde su
registro mx este con Tigo son:

FortiGuard http://www.fortiguard.com/learnmore#as [RBL PRINCIPAL DE PAGO]


CBL http://cbl.abuseat.org/lookup.cgi [RBL GRATUITA]
Spamcop https://www.spamcop.net/bl.shtml [RBL GRATUITA]

En caso de que el usuario reporte que los mensajes que recibe llegan etiquetados con la
palabra [SPAM] o son almacenados en la carpeta SPAM, se debe prestar especial atención
a la reputación de la dirección IP en la RBL FortiGuard, ya que si la dirección está incluida
en esta lista es porque desde dicha IP o red se detectó algún tipo de abuso en algún
momento (como posibles virus, troyanos o mail bombers). Se debe determinar cuál es la
dirección ip publica por la cual salió el mensaje, deben corregir este comportamiento y
gestionar su desenlistamiento.

Para conocer la ip reportada, basta con ingresar al portal https://webmail.une.net.co, ir a


la carpeta spam y darle clic derecho al mensaje y luego seleccionar “Mostrar original”

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En el encabezado podremos encontrar algunos de los clasificadores siguientes:

X-FEAS-SBL: Puede variar el nombre, pero por lo general aparece la dirección ip reportada,
puede ser la ip del servidor de correo o la ip del acceso a internet de cualquier proveedor.

X-FEAS-SURL: Puede variar el nombre, pero por lo general aparece la url reportada por
phishing que hizo match con algún spam reportado y nuestro antispam cuenta con una
firma y lo marca como spam.

X-Spam-Flag: es una bandera, si está en estado YES el correo fue catalogado como spam,
No debió de llegar a bandeada de entrada. Esto es un estándar a nivel mundial

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Procedimiento para el desenlistamiento de la RBL Fortinet [Fortiguard] y garantizar que los
mensajes lleguen a la bandeja de entrada:

Ir a http://www.fortiguard.com/learnmore#as

Se realiza la búsqueda de la dirección ip:

Para desenlistarla se debe de dar clic sobre el link “Click here to Request a Review” y
completar el formulario

Completar los campos:


URL/IP
Contact Email
Contact Name
Company
Your Comment
cuenta de correo

En el campo “Your comment”: ingresar el comentario de desenlistamiento como por


ejemplo:

Hi support team, please help us unlock the ip. Our client run cleaning and maintenance on
the pc and network. The viruses found were eliminated.

Posterior a esto, se recibirá una respuesta automática en menos de 24 horas del buzón:
removespam@fortinet.com indicando si la dirección ip fue retirada del enlistamiento y los
próximos mensajes llegaran a la bandeja de entrada.

• Buzones en estado pending

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Básicamente si un buzón tiene el estado “Pending” significa que fue bloqueado
temporalmente por alguna directiva de seguridad a nivel de solución Antivirus/Antispam
por infringir algún tipo de envío tipo spam, phishing, publicidad o algún abuso cometido.

Check List

Se recomienda ejecutar un escaneo en los equipos de cómputo donde se utiliza la cuenta


de correo en busca de virus, existen aplicaciones como los KeyLogger cuyo objetivo es
capturar lo digitado a través de un teclado.

Cambiar la contraseña siguiendo las recomendaciones a través de los equipos de soporte


Tecnico de Tigo.

Recomendaciones revisión respecto al webmail:

Revisar reenvíos
Revisar Firmas
Revisar carpeta de elementos enviados
Revisar Carpeta de borradores
Revisar Idioma
Revisar filtros

Respecto al PC del cliente:

Se debe vacunar el equipo para protegerlo de software malicioso.

Se debe tener instalado un antivirus actualizado.

Adicionalmente no se debe responder correos donde se soliciten datos personales, como


por ejemplo logines y contraseñas. ¡Tigo nunca solicita esta información!

Recomendaciones revisión respecto a las contraseñas:

No deben ser muy cortas, deben ser de ocho o más caracteres.


Debe contener letras mayúsculas, minúsculas, números, caracteres especiales.

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No debe ser el mismo login.
No debe ser la misma contraseña utilizada recientemente.
No se debe compartir con nadie.
Se debe cambiar regularmente.

Revisar los mensajes en la bandeja de entrada tipo "Mail Delivery System" :

Ejemplo:

Son una copia de los mensajes que han tratado de enviar y la plataforma de seguridad
Antivirus/Antispam ha bloqueado devolviendo al emisor una alerta de no entrega, en los
adjuntos de estos mensajes pueden observar el contenido que intento salir o salió de la
cuenta reportada.

Se le debe de aclarar al cliente que esto no es SPAM, al contrario, son mensajes que fueron
enviados desde su cuenta hacia un servidor de correo donde el destino lo rechazo.

• Check list para los problemas conectividad

DESCARTES SMTP (smtp.une.net.co)

Para Sistema operativo Windows:

Darle clic en el botón Inicio – Ejecutar o presionar la combinación de teclas: CTRL + R. Digitar
cmd y clic en el botón aceptar, digitar estos comandos, capturar la imagen y enviarnos la
salida de los siguientes a través del portal webmail.

1. Informar la ip publica desde donde se están conectando, para esto pueden visitar
paginas como www.cmyip.com o cualesmiip.com

2. nslookup smtp.une.net.co

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3. ping smtp.une.net.co

4. telnet smtp.une.net.co 25

5. telnet 200.13.224.10 25

6. Probar la conexión hacia otro servidor de correo como, por ejemplo:

telnet smtp.gmail.com 25

Descartes para POP (pop.une.net.co)

1. nslookup pop.une.net.co

2. ping pop.une.net.co

3. telnet pop.une.net.co 110

4. telnet 200.13.249.111 110

• El portal webmail.une.net.co carga muy limitado y no funcionan muchas


de las opciones

Ejemplo:

Esto ocurre porque el usuario por alguna razón está ingresando a la versión HTML y esta
versión es muy limitada, muy probablemente tenga una vista similar a esta:

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Esta versión la carga el navegador web del cliente por defecto, por lo generar es por usar
Microsoft Internet Explorer, probablemente tiene un navegador obsoleto o necesite
realizarle mantenimiento al navegador.

Cuando ingrese al portal web: https://webmail.une.net.co debe de cargar así:

Solución:

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Se recomienda abrir portal web: https://webmail.une.net.co en el navegador Google
Chrome, Microsoft Edge, No usar la versión desactualizada de Internet Explorer, asegurarse
de seleccionar “Avanzada (ajax)”

Para Microsoft Internet Explorer cuando visite el sitio web, asegurarse de seleccionar
“Avanzada (ajax)”, si es otro navegador como Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla
Firefox, etc no debería de ocurrir esto, en caso de que ocurra, se debe de realizarle
mantenimiento al navegador Google Chrome, así:

112
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Este procedimiento permite eliminar archivos temporales de internet, cookies, etc para
mejorar la experiencia de navegación.

• No ingresa a la cuenta de correo o autenticación fallida en portal


webmail.une.net.co

Check List

¿Qué error aparece?

Si es un error de contraseña, escribir la contraseña en un bloc de notas y asegurarse de que


se está digitando bien, con esto descartamos que el teclado este reconfigurado con otro
idioma y las teclas presionadas sean las correctas.

Verificar si la cuenta de correo existe y asegurarse que su estado sea activo, la cuenta la
pueden revisar a través del portal de administración delegada:
https://mailda.une.net.co:7071 para planes de mailhosting. Este portal es desde donde se
pueden administrar todas las cuentas de correo de tu dominio.

Para buzones con dominio une.net.co los equipos de soporte tecnico podrán realizar el
cambio de la contraseña.

Ingresar al portal https://webmail.une.net.co/ y probar el ingreso, debes de ingresar el


nombre del buzón de correo completo [usuario + @ + dominio] y clic en Iniciar sesión.

114
Realizar un cambio de contraseña en caso de que el paso anterior no funcione y probar
nuevamente.

• Tips - Cuentas de correo en estado lockout o bloqueo - política de fallos de


inicio

En la actualidad todas las cuentas de correo de los planes de MailHosting (no aplica para
une.net.co) están protegidas por una política de fallos de inicio de sesión, las cuentas de
correo que aparecen estado lockout o Bloqueo significan que han sido bloqueadas por
intentos fallidos de autenticación.

La política de fallos de inicio de sesión es la siguiente: Si en 10 minutos se registran 7


intentos fallidos la cuenta de correo cambia de estado de Activo a lockout/Bloqueo y luego
de 5 minutos si el usuario donde está configurada la cuenta se autentica con la misma
contraseña automáticamente se cambia el estado de Bloqueo a Activo [aquí se
desbloquea]. No es necesario cambiarle la contraseña. Los mensajes serán recibidos con
este estado.

115
La causa del cambio de estado puede ser por dos razones:

1. El usuario cambió la contraseña y no se actualizó en todos los equipos donde estaba


configurado generando autenticaciones fallidas ocasionando el cambio de estado
de la cuenta de correo.

2. Autenticaciones fallidas por intentos de adivinación de contraseñas desde accesos


externos no autorizados por el usuario.

Con esto tratamos de proteger las cuentas de correo de los planes de correo.

Para retirar la política de fallos de inicio de sesión cada administrador de correo puede
realizarla a través del portal de autogestión o administración delegada, seguir los siguientes
pasos:

• Visitar el portal: https://mailda.une.net.co:7071 y iniciar sesión

• Buscar la cuenta de correo y Clic derecho para editarla

• En el menú de la parte izquierda, seleccionar: “Avanzado”

116
• Ir a la sección “Política de fallos de inicio de sesión”

• Desactivar la casilla “Activar bloqueo de inicio de sesión fallido”

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• Por último, guardar los cambios

Es muy importante que cada administrador de correo antes de desactivar esta


característica cambie la contraseña por una más robusta, las políticas de Contraseñas
sugeridas por los equipos de seguridad de TigoUne: son:

Longitud mínima: 10 caracteres.

Mínimo un carácter numérico: como Dígitos [ 0 - 9]

Mínimo un carácter alfanumérico: Pueden ser caracteres minúscula [a – z] ó


mayúsculas [A - Z]

Mínimo un carácter especial como por ejemplo: Pueden utilizar los siguientes:
[* . ! # & % $ ]

Un carácter en mayúsculas [A - Z]

Antigüedad: No se deben de repetir ninguna de las anteriores contraseñas

118
• Tips - Procedimiento para cambiar la contraseña de una cuenta de correo

Visitar el portal https://webmail.une.net.co

Clic en el menú preferencias – General y seleccionar “Cambiar contraseña”

En el siguiente formulario, ingresar los datos que se piden y por último clic en “Cambiar
contraseña”

119
Contraseña antigua: Debes de digitar la contraseña con la que ingresaste a tu cuenta.

Nueva contraseña: Debes de digitar la nueva contraseña.

Confirmar: Debe de digitar la nueva contraseña, la misma que ingresaste en el campo


“Nueva contraseña”

Las políticas de Contraseñas sugeridas por los equipos de seguridad de TigoUne: son:

Longitud mínima: 10 caracteres.

Mínimo un carácter numérico: como Dígitos [ 0 - 9]

Mínimo un carácter alfanumérico: Pueden ser caracteres minúscula [a – z] ó


mayúsculas [A - Z]

Mínimo un carácter especial como por ejemplo: Pueden utilizar los siguientes:
[* . ! # & % $ ]

Un carácter en mayúsculas [A - Z]

Antigüedad: No se deben de repetir ninguna de las anteriores contraseñas

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• Tips - Configurar reenvío a través del portal webmail

Para configurar un reenvío de mensajes lo pueden realizar a través del portal o herramienta
web de la siguiente forma:

Ingresar al portal web: https://webmail.une.net.co/

iniciar sesión con las credenciales de acceso de la cuenta de correo.

Clic en menú “preferencias”

clic en “correo “

Dentro de la sección “reenviar una copia a:” especificar la cuenta de correo alterna o
secundaria que almacenara una copia de cada mensaje que recibirá la cuenta de correo
principal, es decir, todo lo que ingrese a tu buzón.

Por último “Guardar”.

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Nota: La casilla “Eliminar la copia local del mensaje” por defecto esta desactivada, en caso
de desear conservar los mensajes en la cuenta de correo alterna o secundaria activarla, esto
ocasionara que todos los mensajes sean reenviados y no se almacenen en la cuenta
principal, por ende, luego de ser reenviados serán descartados del buzón principal y no se
visualizaran en el portal web: https://webmail.une.net.co.

El procedimiento explicado anteriormente solo aplica para la recepción de mensajes.

También es posible crear reglas o filtros que permitan el reenvío de todo mensaje saliente
a una cuenta externa o correo alternativo, es decir, un procedimiento para todo lo que se
recibe y otro para todo lo que sale.

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• Tips - Crear un filtro para reenviar una copia de los mensajes salientes

Para reenviar una copia de los mensajes salientes, hacer las siguiente:

Iniciar sesión en el portal web: https://webmail.une.net.co

Ir al menú “Preferencias” – clic en Filtros y luego clic sobre “Filtros de mensajes salientes”

Clic en “Crear filtro” y crear uno similar al de la siguiente imagen para que lo conserve en la
carpeta enviados y lo reenvié a la cuenta especificada alterna.

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Clic en “Aceptar” y “Guardar”

Probar

• Tips - Crear un respaldo

Para realizar un respaldo de los mensajes, citas, contactos, etc de una cuenta de correo
puede hacerlo de la siguiente forma:

Ingresar e iniciar sesión en el portal web seguro: [ https://webmail.une.net.co ]

Para realizar la exportación de todo lo almacenado y visualizado en la cuenta de correo


(mensajes, citas, contactos, maletín, chats, etc) damos clic sobre la ficha “Preferencias”,
luego clic el menú “Importar/Exportar” y por último clic en el botón “Exportar”

Es posible personalizar la exportación, es decir, se pueden respaldar solo los mensajes,


carpeta específica, contactos, agenda o todo (por defecto).

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En el paso siguiente, el sistema generará un cuadro de dialogo con el asistente de tu sistema
operativo para realizar la descarga, se debe de seleccionar una ubicación en tu PC o equipo
de cómputo para almacenar el respaldo generado el cual contendrá en un solo archivo el
empaquetado de todos tus mensajes y demás información.

Damos clic en “Guardar archivo” y “aceptar”

125
Nota: Se generará un solo archivo empaquetado con un nombre similar a este: Todo-año-
mes-día-Hora.tgz, es aconsejable que le cambies el nombre y le antepongas tu dirección de
correo electrónico así: usuario@dominioTodo-año-mes-día-Hora.tgz

Se recomienda periódicamente al usuario realizar este procedimiento.

Procedimiento para restaurar los mensajes, contactos, agenda o todo (por defecto) de un
respaldo previo

Es procedimiento se podrá iniciar a partir de un respaldo previo, en caso de alguna


migración o perdida de información se podrá recuperar toda la información respaldada o
parcialmente respaldada, mediante la opción “Importar”.

Para realizar la importación damos clic sobre la ficha “Preferencias”, luego clic el menú
“Importar/Exportar” y por último clic en el botón “Importar”

A la culminación del procedimiento aparecerá un cuadro de confirmación indicando que el


éxito de la importación.

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También pueden configurar la cuenta de correo mediante el protocolo POP y descargar los
mensajes a un cliente de correo y respaldarlos de forma local

• Procedimiento para mejorar la seguridad de las cuentas, cambiar los datos


de contacto alterno de recuperación y utilizar la función “Olvide mi
contraseña”

Ingresar e iniciar sesión en el portal web seguro: [ https://webmail.une.net.co ]

Clic sobre: “Autogestión”

En el nuevo portal que se abre, iniciar sesión con el mismo usuario y password del correo.

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Realizar el cambio de las preguntas de seguridad dando clic en “Preguntas de Seguridad” y luego
clic sobre la opción: “Actualizar Datos de Contacto” para cambiar la cuenta de correo alterna y
Número de Celular, de esta forma podrá validar la información previamente ingresada para que
funcione la opción “Olvide mi contraseña”

Clic en Actualizar

128
Con esta información, en caso de olvidar la contraseña o presentar bloqueos a nivel de
acceso, podrá utilizar la opción “olvide mi contraseña” y recuperar el acceso al buzón de
correo.

7. Políticas de uso del servicio


En el siguiente enlace se encuentran publicadas las políticas de uso del servicio:
https://www.tigo.com.co/regimen-de-proteccion-al-usuario/datos-personales

Sección: Políticas de uso de buzones de correo electrónico

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