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GUÍA 05
PRIMERA PARTE
INSTRUCCIONES
3.1. CUENTA
3.1.1. Conceptualización
3.1.2. Forma esquemática – partes
3.1.3. Pasos para desarrollar un ejercicio en cuentas T
3.2. APLICACIÓN PARTIDA DOBLE
3.4.1. Caja, Comercio al por Mayor y al por Menor, De Mercancías, Bancos, Equipo de Oficina, Flota y
Equipo de Transporte.
3.4.2. Cuentas de Ahorros, Equipo de Computación y Comunicación, Certificados, Acciones, Bonos,
Terrenos, Construcciones y Edificaciones.
LOGROS
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
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previamente tiene que realizar la apertura de la cuenta, que exige por parte del banco unos requisitos
específicos, que debe cumplir el solicitante: llenar formularios, llevar declaración de renta, certificados
de ingresos, referencias comerciales y personales, entre otros, pero una vez aceptado, le facilita una
chequera (tiene un costo cobrado por el banco). Cheque. Documento comercial mediante el cual,
una persona que tiene cuenta corriente le da una orden incondicional de pago, para que del dinero
que tiene en depósito, le cancele cierta cantidad de dinero a la persona a quien se gira, desde luego,
contra un banco. Esta persona se le llama tercera persona, quien puede, ir a cobrarlo por ventanilla,
o consignarlo, si es que tiene cuenta de ahorros o corriente. La persona natural o jurídica que abre
cuenta corriente puede en adelante, repito, disponer de su dinero, realizar pagos por todo concepto,
mediante el giro de cheques.
3.1. CUENTA
3.1.1. Conceptualización. Se llama cuenta al NOMBRE, bajo el cual se agrupan y registran todas las
transacciones que son iguales o tienen similitud.
NOMBRE
AGRUPAN Y REGISTRAN
TRANSACCIONES
Similares - Iguales
Como en una empresa son tantas las transacciones que se dan a diario, era necesario agruparlas y
organizarlas bajo un criterio de igualdad o similitud y darles un nombre. Ej.:
-CAJA. Bajo este nombre se agrupan y registran todas las transacciones que tienen que ver con
dinero en efectivo y Cheques a Favor, que corresponde a recibir un cheque, (no girarlo) en este caso,
aunque se recibe el cheque, es como si se recibiese dinero en efectivo.
- EQUIPO DE OFICINA. Bajo este nombre se agrupan todas las transacciones que tienen que
ver con los muebles, enseres y equipos propios de oficina y que son para uso de ella. Ej.: Escritorios,
sillas, archivadores, calculadoras nevera, aspiradora, en fin; electrodomésticos; todo, siempre y cuando
sea como ya se dijo: PARA USO DE LA EMPRESA.
-BANCOS. Bajo este nombre se agrupan y registran todas las transacciones que tienen que ver con
el movimiento de una CUENTA CORRIENTE. O sea, realizar depósitos por medio de consignaciones y
giro de cheques.
La cuenta necesita una especificación interna denominada Subcuenta que pretende organizar mejor las
transacciones dentro de un grupo similar. Ej.: BANCOS, presenta dos Subcuentas así: Una que hace
relación a las cuentas corrientes abiertas en pesos y se denomina Moneda Nacional, y otra, que se
refiere a cuentas corrientes abiertas en una moneda distinta a Pesos y se llama, Moneda Extranjera.
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Así mismo en un momento dado para una mayor especificidad, la subcuenta necesitará además de un
auxiliar; En el caso anterior, es necesario especificar en qué banco se abre la cuenta corriente puesto que
el manejo de cada una de ellas debe ser independiente, así que justo el nombre del banco es el auxiliar;
entonces quedaría:
CUENTA : BANCOS
Subcuenta : Moneda Nacional
Auxiliar : Banco de Colombia
3.1.2. Forma Esquemática - Partes. Esquemáticamente una cuenta se representa como una “T” y tiene
tres grandes partes:
NOMBRE : que va en la parte superior y puede estar integrado por subcuenta y auxiliar en algunos
casos.
Así :
Significa Significa
ENTRADAS SALIDAS
DE LAS TRANSACCIONES
Dentro del marco conceptual de la Contabilidad es necesario manejar unos sinónimos de DEBE y
HABER, los cuales se presentan a continuación
NOMBRE
DEBE HABER
Débito Crédito
Debitar Acreditar
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En este contexto, cuando se diga por ejemplo, debitar o con cargo a la cuenta CAJA, quiere decir
registrar una cantidad en elDEBE de dicha cuenta, porque recibió dinero o cheque a favor. Así mismo
cargar o con cargo a la cuenta Equipo de Oficina, indica que el registro va en entradas; lejos de
imaginar, el significado común de esta palabra que puede ser “poner peso” o “imponer obligación a una
persona” etc.
En cuanto a los sinónimos de HABER, lo mismo; las palabras crédito, acreditar, abono, abonar,
pueden tener muchos significados, pero desde el punto de vista contable, ya se dijo, representa un
registro en el haber, porque se entregó algo o se dio una salida.
Toda cuenta por el hecho de debitarse o cargarse se llama DEUDORA; no porque deba nada en el
sentido estricto de la palabra, sino que así se denomina, especificando el DEBE. Igual, si la cuenta se
acredita o abona se denomina ACREEDORA.
Sabemos que las Transacciones- Documentos corresponde al aspecto que más interesa en esencia a la
Contabilidad y en función de ellas se trabaja, así que a continuación entraremos a mirar cómo es que
funciona el registro de una transacción en cuentas “T”, aplicando la partida doble. Pero, antes se
presentan unos pasos que pueden orientar profundamente en este entrenamiento, puesto que de él
depende en gran parte el éxito de esta asignatura y se constituye en el punto central ya que a ella le
interesa por, sobre todo, las Transacciones – Documentos como ya se ha dicho. Así la situación
reforzamos lo enunciado, en la medida que cada una de ellas, se encuentra respaldada por un
documento. Sin embargo, en esta oportunidad enfocaremos nuestra atención en la transacción como tal
más que en el documento que la soporte. Parecería que se presenta una contradicción, pero, este
manejo metodológico, tiene su Fundamentación en dos aspectos:
- Aún no se han estudiado los DOCUMENTOS DE COMERCIO, tema importantísimo que se planteará
más adelante, cuando nos adentremos en la asignatura y se pueda manejar una información contable
más profunda.
- Este es un tema muy especial, que en principio cuando se está apenas incursionando en su estudio
puede confundir un poco, entonces la idea es que en este momento no se recargue la información en
cada transacción y se observe ella en sí, para entender el intercambio, más que el documento.
Aclaramos que esto se hace solo como un manejo metodológico, conveniente, dadas las características
de quienes inician en el estudio de la contabilidad, pero en la realidad, ¡JAMAS! se deben desligar estos
dos aspectos. Llega un momento de nuestro estudio que integraremos estos dos aspectos
fundamentales para el estudio de esta asignatura, y nos daremos cuenta de la funcionalidad de este
tratamiento.
3.1.3. Pasos para Desarrollar un ejercicio en cuentas “T” aplicando la Partida Doble.
1. LEER bien el ejercicio para entender la transacción. Es preciso explicarlo con sus propias palabras,
para verificar que efectivamente se entendió la transacción.
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¿Qué Recibimos?
TRANSACCIÓN
¿Qué Entregamos?
EN QUE CUENTA
REGISTRAMOS LO QUE
RECIBIMOS? En la cuenta EQUIPOS DE OFICINA,
Procedemos a Hacerlo
DEBE HABER
300.000
QUÉ ENTREGAMOS A
CAMBIO DE ESE ARCHIVA
DOR?DINERO EN EFECTIVO
EN QUÉ CUENTA
REGISTRAMOS ESE
DINERO QUE SALIÓ O
QUE ENTREGAMOS? EN CAJA
CUENTA : CAJA
Subcuenta : Caja General
DEBE HABER
300.000
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EQUIPO DE OFICINA
CAJA
Muebles y Enseres
Caja General
300.000
300.000
PARTIDA DOBLE
PRINCIPIO UNIVERSAL
En este ejercicio se puede apreciar la aplicación de la partida doble, que como dijimos en el capítulo
anterior consiste en registrar en dos columnas los valores correspondientes a las entradas y a las salidas;
a la primera denominada DEBE, se llevarán las entradas, O SEA LO QUE SE RECIBE y a la segunda
denominada HABER, irán las salidas, O SEA LO QUE SE ENTREGA
Sin embargo, frente a este contexto hay un aspecto más importante y es que siendo PRINCIPIO, el nivel
científico es muy elevado y se enuncia en los siguientes términos: “ NO SE PUEDE REGISTRAR
NINGÚN VALOR EN EL DEBE DE UNA O VARIAS CUENTAS SIN QUE TENGA SU
CORRESPONDENCIA EN EL HABER DE OTRA U OTRAS CUENTAS , DE MANERA QUE SEAN
IGUALES”.
RETOMANDO EL EJERCICIO ANTERIOR:
300.000 300.000
NO SE PUEDE
REGISTRAR PARTIDA DOBLE
NINGÚN VALOR
EN EL DEBE DE
UNA-S CUENTA-S
U SIN QUE TENGA SU
CORRESPONDENCIA EN EL HABER DE OTRA-S CUENTA-S
DE MANERA QUE
SEAN IGUALES
En el registro de una transacción aplicando partida doble, mínimo debe existir una cuenta deudora, que
es la que se debita o carga o recibe, y una acreedora, o sea la que se acredita o abona o entrega.
Por lo tanto, Nunca Puede Suceder Esto :
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EQUIPO DE OFICINA
Muebles y Enseres DEBE EXISTIR LA CONTRAPARTIDA.
300.000
300.000 300.000
El principio dice que debe haber correspondencia en el haber de otra u otras cuentas .
300.000 300.000
Si hay correspondencia – partida doble, pero parecería que entregamos un archivador y recibimos dinero;
situación que es totalmente falsa refiriéndonos a la transacción que estamos registrando.
Los siguientes son errores también frecuentes, sobre todo cuando se está iniciando el estudio del manejo
de cuentas :
300.000 300.000
Esto constituye un gravísimo error puesto que se estaría haciendo registro únicamente en el Debe de las
cuentas y no existe correspondencia, por lo tanto, no hay ni transacción ni aplicación de partida doble. En
otras ocasiones las personas se equivocan haciendo el registro al contrario, es decir que colocan los dos
valores al haber. O PUEDE SUCEDER QUE INVIERTA LOS REGISTROS, AL DEBE DE CAJA Y HABER
DE EQUIPO DE OFICINA, LO QUE IGUAL SERÍA MUY DELICADO, PUES PARECERÍA QUE RECIBIÓ
DINERO Y ENTREGÓ UN ARCHIVADOR. LO CORRECTO ES EL PRIMER REGISTRO QUE HICIMOS.
En la anterior transacción, como ya se dijo, intervinieron dos cuentas, una deudora y otra acreedora, pero
en otras, pueden presentarse, varias cuentas deudoras o que se debiten porque reciben dos aspectos
diferentes y cada uno tendrá su cuenta y una sola cuenta acreedora, o que se acredite. Así:
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Dos cuentas Deudoras. No interesa, por lo pronto , el nombre de Una cuenta acreedora.
la cuenta , cualquiera que ella sea; importa
? ? el manejo de la transacción.
?
300
Un solo error en el registro de una cantidad , en el sitio (DEBE Y/O HABER) que NO corresponda según la transacción,
significaría que el ejercicio está errado, puesto que , primero, no hay transacción y , segundo, no se estaría aplicando la
partida doble. Además, que la correspondencia
333 e igualdad son elementos fundamentales en la aplicación del principio.
Ahora el caso contrario. Una sola cuenta que se debita, contra varias acreedoras . Igual el nombre, por
ahora no interesa :
Cuenta ? Cuentas ?
Deudora Acreedoras
D H D H D H
600
450
150
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Entonces el Debe de 600 corresponde al haber de 450 de la primera cuenta, más 150 de la otra.
El último caso que se puede presentar es que hayan varias cuentas que se debiten, y otras tantas que se
acrediten :
D H D H D H D H
IGUAL
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3.3 PLAN ÚNICO DE CUENTAS (P.U.C.)
D H D H
300.000 300.000
Aquí hay correspondencia , la partida doble está bien ; pero ya vimos que caja tiene que ver con las
transacciones en dinero en efectivo; de manera que si coloco Bancos, primero, no es la cuenta para este
caso, además que Bancos es una cuenta que se enunció anteriormente en conceptos fundamentales, la
cual se acredita cuando giramos un cheque.
Y bien ;dada la importancia del tema, a continuación nos dedicaremos de lleno, a manejar cuentas; las
más conocidas para empresas comerciales. Este manejo constituye la columna vertebral de la
Contabilidad, y en un momento dado se convierte en algo mecánico, pero como son tantas cuentas, la
única manera de lograrlo es realizando ejercicios y más ejercicios. Por todas estas razones se justifica la
cantidad de ejercicios que se irán desarrollando, iniciando con aspectos sencillos que poco a poco se
van profundizando, y cuando menos nos demos cuenta estamos metidos de plano en situaciones de
mucha profundidad.
Tan interesante será este aspecto, y en vista que las empresas, cada una organizara sus propias cuentas
y les diera nombres de manera autónoma de acuerdo a su conveniencia, el gobierno se vio en la
obligación de unificar criterios para una mejor organización y control, y en el año de 1.993 expide el
Decreto 2650 que presenta el PLAN UNICO DE CUENTAS, con sus disposiciones generales así como la
dinámica y contenido de cada cuenta. Por ahora no lo manejaremos pero las cuentas que utilizaremos en
la siguiente ejemplificación, se encuentran allí.
3.4.1. Caja, Comercio al por Mayor y al por Menor, De Mercancías, Bancos, Equipo de Oficina, Flota y
Equipo de Transporte.
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Leído el ejercicio En esta transacción, puesto que se vende mercancía ella es
entregada para recibir el pago.
D H D H
2’000.000 2’000.000
Leído el ejercicio
EN QUE CUENTA Recordemos que los cheques que se reciben son A FAVOR, y esto
REGISTRAMOS? significa que, prácticamente es como si fuera dinero en efectivo,
pues el documento como tal, representa eso, y basta con ir al
banco a cambiarlo, para que se convierta en dinero efectivo. Así ,
la cuenta que registra el cheque que recibimos es CAJA
3.000.000 3.000.000
Vale la pena aclarar además, que no es lo mismo girar un cheque para cancelar algo, que recibir un cheque a
favor.
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3. Compras de mercancías por $ 1’200.000 pagamos con cheque del Banco Bogotá.
COMO SE LLA MA CUENTA? DE MERCANCIAS – Cuenta que se utiliza solo en este caso.
EN QUE CUENTA BANCOS – Cada vez que se gire un cheque se acreditará esta
REGISTRAMOS? cuenta, especificando además, subcuenta y auxiliar
BANCOS
DE MERCANCIAS Moneda Nacional
Banco Bogotá
D H D H
1'200.000 1'200.000
4. Ventas de mercancía por $ 800.000 nos cancelan mitad con cheque y el saldo en efectivo.
Leído el ejercicio.
CAJA CIO.AL x M Y x M.
Caja General Venta de Electrodomésticos.
D H D H
800.000 800.000
GUÍA DE TRABAJO
INSTRUCCIONES
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RECUERDE QUE NO TIENE QUE REALIZAR CONSULTAS DE NINGUNA CLASE, MUCHO MENOS EN
INTERNET, SOLO TENER EN CUENTA EL CONTENIDO QUE SE PRESENTA AL INICIO DE ESTA GUÍAL
- Escriba cada pregunta, y ubicándose en el contenido que aparece al iniciar esta guía, vaya buscando la
respuesta.
- Si hay algo que no entiende, de todas maneras, resuelva la pregunta, como usted la entiende, y escriba la
pregunta que hará el próximo encuentro que tenemos.
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