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GESTIÓN DE PROYECTOS RE-I&D-041

Revisión 06
Caso de Estudio No. 3
Agosto 2016

Caso de Estudio No. 3

Proyecto EXODUS
La empresa CONTEK SA, cuyo negocio central es la consultoría de procesos de negocios, gestión de
calidad, y desarrollo de productos de software a la medida para empresas en la Región Andina, opera
desde hace 25 años desde su sede en Bogotá D.C., Colombia. En este lapso la empresa ha crecido
ostensiblemente por lo cual ha tenido que contratar varias oficinas distantes la una de la otra pero ubicadas
en el centro de la ciudad alrededor de su sede principal en donde opera la dirección general y las gerencias
comercial, de mercadeo, administración y finanzas y recursos humanos configurando un equipo de 38
personas. En otra oficina funciona el equipo de desarrollo y de asistencia al cliente (customer care)
compuesto por 40 personas. En una tercera dependencia funcionan las gerencias técnica y de consultoría
empresarial compuesta por 26 empleados más. En total la empresa tiene 104 empleados.

Para optimizar sus procesos de negocio la firma ha contratado en la modalidad arrendamiento, a 10 años,
una sede única ubicada en el sector del Chicó en Bogotá en la cual proyecta alojar a la totalidad de sus
empleados, contar con varias salas de reuniones, tener una sala de entrenamiento de dieciocho (18)
puestos y disponer de una moderna cafetería para el disfrute de sus empleados. La nueva oficina ocupa
todo un piso en un nuevo edificio del sector, tiene un área de 1,200 M2 y será entregada en obra gris (sin
paredes o divisiones, pisos, techos, cortinería, iluminación, aire acondicionado). Los baños estarán
disponibles en un área común del edificio y harán parte del servicio de administración del edificio. Dada la
complejidad de lo que será la adecuación de su nueva sede y su posterior traslado de los empleados,
equipos electrónicos, archivos, la empresa ha contratado el diseño de los espacios de trabajo de acuerdo a
sus necesidades con una empresa de arquitectos especializados con quienes finalmente ya eligieron el
diseño definitivo y cuentan con los planos y todas las especificaciones técnicas.

Para la adecuación de su nueva sede, y de toda la logística del traslado y puesta en operación en la nueva
sede, la empresa ha efectuado un proceso de selección de proveedores en la cual SU FIRMA (buscar un
nombre a su empresa, por favor), especializada en la gestión de proyectos de infraestructura, ha sido la
seleccionada para este proyecto; la selección se ha basado en sus antecedentes de calidad y eficiencia, y
porque su empresa ha ofrecido tradicionalmente una solución tipo “llave en mano” y por sus antecedentes
en el mercado. Las especificaciones técnicas para la nueva sede están contenidas en un capitulo técnico, o
términos de referencia, y están soportadas en los planos y los requisitos técnicos verificables. La compañía
CONTEK SA ha denominado este proyecto EXODUS y demanda que su contratista (Su Firma) conserve
este nombre para el proyecto.

De manera general, algunos requisitos de la empresa para su nueva sede son los siguientes:

● Una carga eléctrica de 10 KW para la red de alumbrado. 50 KW para la red regulada (se debe incluir la
dotación e instalación de una UPS) y 30 KW para la red no regulada. 20 KW para el sistema de aire
acondicionado y otros sistemas (control de incendio, alarmas, etc).
● Una sala de entrenamiento para 18 personas y un entrenador con puntos de energía regulada y datos
en cada puesto.
● Un área separada de 90 M2 para ubicar la mesa de ayuda (o Help Desk) del área de customer care y
dentro de esta área una oficina separada para el supervisor.
● Una oficina para el director ejecutivo (CEO) de 50 M2 dotada, además del despacho del gerente, con
una mesa de reuniones de 10 puestos.
● 8 Oficinas cerradas, cada una de 20 M2, para los gerentes de unidad.
● 7 Oficinas semi-abiertas, de 10M2 cada una, para los coordinadores de unidad.
● Una sala de 80 M2 adecuada, de acuerdo a planos, para la cafetería de empleados.
● Dos centros de copiado para la instalación de fotocopiadoras e impresoras de uso común.

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GESTIÓN DE PROYECTOS RE-I&D-041
Revisión 06
Caso de Estudio No. 3
Agosto 2016

● El sistema de alumbrado utilizará bombillería tipo LED para la cual el contratante aporta las
especificaciones y el diseño.
● Cuatro salas de reuniones que en total ocupan un espacio de 100 M2.
● A los demás empleados, es decir todos exceptuando a los gerentes y coordinadores, se le asignarán
oficinas abiertas cuyo diseño es suministrado por el contratante.

Nota: para efectos de terminar los requisitos y elaborar la EDT se puede esbozar un plano que permita
ubicar todo el trabajo que será requerido para el proyecto.

1. Documentos complementarios (como plantillas)

1. PLANTILLA DEL PROJECT CHARTER (.doc)


2. PLANTILLA PARA PRESENTACIÓN DEL PROJECT CHARTER (.ppt)
3. PLANTILA DE MATRIZ DE INTERESADOS
4. PLANTILA DEL PROJECT PLAN (.doc)
5. PLANTILLA DE DOCUMENTACION DE REQUISITOS
6. PPT SOBRE ELABORACION DE UNA EDT/WBS (.ppt)
7. PLANTILLA DE FLUJO FINANCIERO DE PROYECTO (.xls)
8. EJEMPLO DE INFORME DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO (.xls)
9. PLANTILLA DE MATRIZ DE RIESGOS (.xls)

2. Artefactos para Entrega

A continuación se enuncian los documentos que debe contener su trabajo de documentación de Proyecto.
Use las plantillas de documentación de Proyecto enviadas, para generar los artefactos:

1. Acta de Constitución de Proyecto (incluye Matriz de Interesados como documento adicional).


2. Plan para la Dirección del Proyecto que incluye (como documentos adicionales al plan):
2.1 Documentación de Requisitos
2.2 Declaración de Alcance (línea base)
2.3 EDT y Diccionario de la EDT (línea base)
2.4 Diagrama de Red
2.5 Cronograma (línea base)
2.6 Presupuesto (línea base)
2.7 Plan de Calidad
2.8 Plan de Comunicaciones
2.9 Matriz de Riesgos

3. CONTENIDO

El trabajo se puede desarrollar en grupo o individualmente pero se sugiere trabajarlo en grupos de máximo
cuatro estudiantes.

Se necesita que el alumno elabore los documentos de proyecto siguiendo como guía los modelos de artefactos
PMI entregados (Templates PMI®). Asimismo, durante el desarrollo de curso se estarán entregando plantillas y
revisiones al avance del trabajo.

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