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CODIGO GQ1P001.

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PROCEDIMIENTO DOCUMENTACIÓN QHSE FECHA 13-01-2009
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DOCUMENTO
ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTRO

INICIO

1. Detectar la Cada persona usuaria de la documentación debe revisar y verificar su adecuación y conveniencia cuando sea necesario para efectuar su trabajo Solicitud de elaboración,
necesidad de Gestion eficaz y eficientemente. En el momento que requiera realizar cambios o actualizaciones en la documentación se informara en el formato Solicitud de modificación o anulación Cualquier persona
documental elaboración, modificación o anulación de documentos al Coordinador QHSE. de Documentos
ELABORACION DE LA DOCUMENTACION

2. Manejo de los Solicitud de elaboración,


En caso de anulación de un documento se debe realizar el retiro del documento físico y almacenarlos en una A-Z de documentos obsoletos y en
Documentos modificación o anulación Coordinador QHSE
medio magnético en la carpeta obsoletos SGC
de Documentos

3. Informar al Solicitud de elaboración,


coordinador la Cada vez que durante la operación se requiera la utilización de un documento externo nuevo, se debe informar al Coordinador QHSE para dar el
modificación o anulación Dueño del Proceso
inclusion de mismo tratamiento de los demás documentos.
de Documentos
documento externo

Se examina la necesidad detectada, sus causas y las consecuencias que podría generar en el desempeño y la eficacia del proceso o procesos Solicitud de elaboración,
4. Evaluar
necesidades involucrados, así como el efecto de la misma en el cumplimiento de los requisitos de los clientes y otras partes interesadas, incluyendo los modificación o anulación Coordinador QHSE
Normativos Legales y Reglamentarios. de Documentos

Dichas especificaciones se registran en el formato Solicitud de elaboración, modificación o anulación de Documentos. Por cada documento Solicitud de elaboración,
5. Registrar las
especificaciones requerido se diligencia un formato. Siempre se debe colocar la fecha de ingreso de la solicitud. En todos los formatos se debe colocar si la necesidad modificación o anulación Dueño del Proceso
es de creación, de modificación o de anulación marcando con (X) el espacio correspondiente. de Documentos
ESTABLECIMIENTO

Debe revisarse que el documento contenga todas las especificaciones dadas en la solicitud, que sea lo suficientemente explicito, adecuado para los Solicitud de elaboración,
6. Revisar Coordinador QHSE y
usuarios del mismo (Entendible) teniendo en cuenta las interacciones dentro del proceso (s) relacionado(s) y que facilite el logro de la eficacia y el modificación o anulación
elborrador del dueño del proceso
documento cumplimiento de los objetivos en el proceso relacionado. de Documentos

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REGISTRO

6. Revisar Debe revisarse que el documento contenga todas las especificaciones dadas en la solicitud, que sea lo suficientemente explicito, adecuado para los Solicitud de elaboración,
Coordinador QHSE y
elborrador del usuarios del mismo (Entendible) teniendo en cuenta las interacciones dentro del proceso (s) relacionado(s) y que facilite el logro de la eficacia y el modificación o anulación
documento dueño del proceso
cumplimiento de los objetivos en el proceso relacionado. de Documentos

Los documentos deberán tener la estructura que se describe a continuación:


7. Estandar de Todos los documentos
Nombre del Documento Coordinador QHSE
Presentacion del sistema

Al verificar que el documento este listo se actualiza la versión, en la parte derecha del documento. De acuerdo con la red de procesos de la
Organización se identifican los:
ESTABLECIMIENTO

1)Macro procesos:

8. Codificacion
Listado Maestro de
Director de Calidad
Documentos

2) Tipo de Documento:

4) Punto (.)
5) Versión (en letras)
Ejemplo
GQ1P001.VA, GQ es el proceso de Gestión de Calidad, P hace referencia a que es un procedimiento, 001 es el número del procedimiento, VA
es la Versión del Documento

11.Analisis
10. Revision
Revision
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Los flujogramas de los procedimientos del Sistema, deben tener los siguientes símbolos para la aplicación y lectura de los mismos:

OVALO: Se utiliza para identificar el inicio o fin del procedimiento.

CUADRADO: Se describre la accion a realizar.


ESTABLECIMIENTO

ROMBO: Seutiliza cunado se requiere hacer la toma de una decisiion o


verificación de una actividad.
Solicitud de elaboración,
modificación o anulación Coordinador QHSE
DOCUMENTO O REGISTRO: Se utiliza cuando se debe dejar un registro en
de Documentos
determinada actividad.
8. Codificacion
CONECTOR: Se utiliza para hacer conexion de una actividad.

Este conector une una actividades fuera de pagin, de una pagina a


otra y van con el numeroque identifica el conector

Una vez que se cumplan los requisitos del nuevo documento, el Director de Calidad o en su ausencia el coordinador QHSE deberán junto con el
dueño del proceso realizar la validación. Los criterios de aprobación incluyen:
A) Validar la asignación de responsabilidades
9. Aprobacion B) Verificar la disponibilidad y oportunidad funcional y operativa del proceso para aplicar efectivamente el nuevo Documento
C) Asignar el codigo - nombre y version
APROBACION Y VALIDACION

MANUAL DE CALIDAD La revisión del Manual la efectúa la Gerente Administrativa y Financiera, dicha revisión se realiza anualmente con el ánimo de Solicitud de elaboración, Director de Calidad
evidenciar la realidad de los procesos contra los requisitos; el Manual debe ser evaluado también a solicitud de la Gerencia, cuando se presenten modificación o anulación o Coordinador de
cambios en la estructura organizacional, de tipo legislativo y/o normativo que afecten directamente cualquiera de los servicios prestados por la de Documentos QHSE
organización e incluidos dentro del SGC. La aprobación del documento final está en cabeza del Director General.
Se tiene un original firmado por el Director General el cual es archivado y administrado por el Representante de la Dirección, eventualmente se
pueden obtener copias para efectos de formación a los empleados, como elemento de apoyo para certificación del Sistema de Gestión de Calidad,
para Clientes que lo soliciten o para procesos de Auditorias de calidad. Ninguna de estas copias está obligada a actualizarse cada vez que se
presenten cambios en el documento original, es decir son copias no controladas.

10. Definir Controles Listado Maestro de


En el listado maestro de documentos y registros se describen las fechas de Revisión. Aprobación y Versión de Documento. Además se establece a
para el Documento y Documentos y de Coordinador QHSE
quienes se debe entregar dicho Documento para realizar su distribución.
Actualizar la version Registros

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REGISTRO

Comunicar a los usuarios del nuevo documento el motivo de su creación o modificación.


Aclarar los aspectos sobre su funcionalidad, manejo, diligencionamiento y archivo.
DISTRIBUCION
CONTROL A LA

Distribuir los Documentos de la siguiente manera:


1. Archivar los originales en cada fólder por proceso que se localizan en el archivo de QHSE.
11. Despliegue 2. Cada Dueño de Proceso bajara de la red los Documentos que requiera o en caso de no ser posible los solicitara al Coordinador QHSE Documentos
Comunicación Dueño de proceso
3. En caso de los documentos y formatos preimpresos el inventario será manejado por Gestión de Compras, y su distribución debe hacerse bajo Preimpresos del sistema
Distribucion
demanda a cada responsable de proceso y el a su vez debe administrar racionalmente las existencias

Una vez establecidos los documentos, todos los usuarios en la organización deben velar por su preservación y uso, e informar sobre la
conveniencia de su utilización, verificación y conformidad frente al SGC. En cada proceso los documentos deben ser cuidados y salvaguardardos de
tal manera que permanezcan legibles y fácilmente identificables y recuperables.
El control, identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y la disposición de los registros se encuentra en el listado
de documentos y registros.
12. Uso y Todos los archivos del SGC estarán en red en el link, compartidos Logic en Gerencia/SGC/SISTEMA CONSOLIDADO QHSE Donde se encontraran las
Prevencion de su Listado Maestro de
carpetas por macro procesos.
Integridad Documentos y/o de Coordinador QHSE
SEGUIMIENTO Y CONTROL

Para el caso de los documentos anulados, se cuenta con un archivo magnetico ompartidos Logic en Gerencia/SGC/SISTEMA CONSOLIDADO
Registros
QHSE/GERENCIALES/GESTIÓN DE CALIDAD/DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA/OBSOLETOS
Se realizara un Backup Semestral de todas las carpetas de los registros de cada proceso, por medio magnético en CD o DVD.

FIN Comprobar con una constante revisión la utilización y distribución adecuada de los formatos y en caso de encontrar algún tipo de inconsistencia o
alteración en cualquier documento se debe informar al Coordinador QHSE
Listado Maestro de
13. Seguimiento al Durante las Auditorias internas se debe corroborar que permanezcan legibles, fácilmente identificables y recuperables. Coordinador QHSE /
Documentos y/o de
Documento Dueño del Proceso
Registros

14. Recuperacion de Listado Maestro de


La recuperación de los registros se realiza teniendo en cuenta su orden cronológico orden alfabético y/o consecutivo, según lo determinado por los
los Registros Documentos y/o de Dueño de proceso
responsables de los procesos.
Registros

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REGISTRO
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SEGUIMIENTO Y

Para el diligenciamiento de los registros se aclaran las siguientes especificaciones:


CONTROL

15. Diligencia-
Para “No aplica” se utilizará “N/A” Todos los Registros del Todos los usuarios
miento de los
Registros Cuando se haga referencia a la ausencia de un número o serial, se utilizará “N/N” Sistema de Registros
NOTA: NO USAR LAPIZ NI PLUMA, SOLO TINTA

Establecer la metodología que permita definir los mecanismos de archivo, control y conservación de la información generada en el día a día como
16. Objetivo producto del desarrollo de las actividades propias de la Compañía para mantener disponible y en forma ordenada los datos que sean requeridos Documentos y Registros Dueño del Proceso
por los clientes externos e internos.
CODIFICACION ARCHIVO INFORMACION

Esta aplica a todas las actividades que se realizan dentro del desarrollo de las labores propias de la Compañía, específicamente desde el momento
17. Alcance en que se genera un documento formal o informal en medio magnético y/o físico, hasta su archivo (clasificación, titulación, ubicación y Documentos y Registros Dueño del Proceso
conservación).

Es un documento o listado que contiene la identificación (número, letra, etc.),


ubicación y contenido general de cada mueble, archivador o medio dispuesto para almacenar la información.
La información se puede generar a partir de:
• Correspondencia interna y externa
18. Indice General • Reportes Dimensionales Indice General Dueño del Proceso
• Reportes de Inspección
• Facturación
• Remisiones de equipos

19. Metodologia
Funcionario
para Archivo de En el caso de la información manejada y almacenada en el computador principal o servidor y auxiliares, se procederá a realizar Back-ups en CD
Informacion Documentos y Registros encargado de cada
rotulados por lo menos cada dos meses. Esta actividad será responsabilidad del funcionario encargado de cada equipo.
equipo

20. Codificacion o
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Al momento de generar la información todos los dueños de procesos deben tener en cuenta que ésta debe ser codificada y/o numerada en forma
consecutiva dependiendo de su origen. Para el caso de los documentos del Sistema Gestión de Calidad se observará el procedimiento establecido
para los documentos y registros, contenido en el Manual correspondiente.
Para el caso de la demás información, se debe tener en cuenta que:
• Para el caso de los consecutivos en los reportes dimensionales o número del reporte, se identifica internamente como consecutivo la fecha de
elaboración tomando dia, mes y año (2 dígitos de c/u) un guión y el serial de la pieza. Documentos y Registros Dueño del Proceso
20. Codificacion o • Los reportes de inspección tienen un consecutivo que debe consultarse y actualizarse en la Red del Sistema de Información: \Escritorio\ ARCHIVOS
COMPARTIDOS DE PEMARSA\ Archivos de inspección\ Consecutivo reportes de inspección \. Este archivo consta de un libro en Excel (xls) que
CODIFICACION ARCHIVO INFORMACION

Numeracion
contiene una hoja con el nombre de cada cliente, dentro de esa hoja se encuentra el Código asignado (iniciales del nombre del cliente) y un número
consecutivo para cada reporte.

FIN
21. Centralizar la Una vez generada y manipulada la información, ésta debe ser entregada en la Oficina Administrativa al funcionario encargado en ese momento:
informacion y/o Auxiliar Administrativa, Asistente Administrativa indicando el contenido de la misma y si es el caso, colocando una marca o título a ésta (Ver Documentos y Registros Dueño del Proceso
documento titulación información en medio magnético).

Una vez recibida la información en la Oficina Administrativa esta se clasifica de acuerdo con su contenido y origen, chequeando si ya se cuenta con
22.Clasificacion una carpeta celuguía o fólder tres argollas para su inclusión dentro del mismo. En caso de no contar con el fólder o carpeta se debe proceder con la Documentos y Registros Dueño del Proceso
disposición y apertura del mismo.

Posteriormente a la clasificación se procede con la marcación de esta información así:


• Información física: Según corresponda debe tener una carpeta tipo celuguía la cual se identifica con un marbete marcado en forma clara
(manuscrito o imprenta) que identificará el tema al cual corresponde; y/o fólder tres argollas con título o nombre en la pasta y/o lomo que
23. Titulacion y
identificará el tema al cual corresponde. Los reportes físicos se marcan con un rótulo por cliente, fecha de reporte y número de copia del mismo.
Rotulacion
• Información en medio magnético: Para el caso de los disquetes se debe utilizar el sticker y/o adhesivo correspondiente con el nombre de la
Compañía y el contenido del mismo, si es el caso de reportes varios indicar los números o el número desde el que inicia hasta el que termina. Documentos y Registros Dueño del Proceso

18. Titulacion
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DOCUMENTO
ETAPA ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
REGISTRO
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Ej: MP  Nombre de la compañía


“RIG SAI 7”  Contenido general
23. Titulacion y “Reportes del 001 al 030” Reportes varios que contiene el CD*
Rotulacion Documentos y Registros Dueño del Proceso
“Reporte No. 001 y 002” Reportes únicos que contiene el CD*
CODIFICACION ARCHIVO INFORMACION

*De acuerdo a la cantidad de reportes o documentos que contenga el CD

Contando con toda la información titulada el Auxiliar Administrativo procederá con la ubicación de la misma de acuerdo con los medios disponibles
y dispuestos para este fin: archivadores, escritorios, etc., que deben incluirse en un índice general para mayor facilidad en su posterior búsqueda.

Los reportes de inspección generados se almacenan en el PC del computador donde se elaboren y se copia en un CD que es almacenado en los
medios dispuestos para tal fin. La copia física es almacenada en el archivo central por cliente, serial y fecha, cuando son cortos o de pocas páginas.
24. Ubicación y
Localizacion Para reportes más extensos se han dispuesto gavetas con carpetas colgantes identificadas por un número asignado al cliente y los dígitos que Documentos y Registros Dueño del Proceso
componen la fecha del reporte.

FIN La conservación se define como el acceso libre o autorizado que se tiene a la información coleccionada disponiendo para ello de lugares o muebles
bajo llave, según lo determinen los lineamientos de la Dirección General y Gerencia Administrativa.
La información almacenada en los PC’s, es copiada en un Back up mensual o periódico en CD identificado con la palabra “Back Up” el número de CD
25.Conservacion si es del mismo período, el nombre del PC o computador (Ej: servidor, auxiliar, contabilidad, portátil, etc.) y la fecha de realización de la copia. Documentos y Registros Dueño del Proceso

21.

FIN

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