República Bolivariana de Venezuela

Ministerio Del Poder Popular Para La Educación Superior

Universidad Aldea Manuela Zaen
Quibor-Edo.Lara

BASE DE DATOS

Nombre y Apellido:
Isaac Agüero
C.I: 20.668.515
Administración de Empresas
 ¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es un conjunto de datos organizados en registros y campos (filas

y columnas).
Así por ejemplo, podremos crear una base de datos para gestionar lo relacionado
con nuestra facturación (clientes, proveedores, pedidos, etc.), así como crear informes para
ser visualizados por pantalla o impresora usando consultas tales como las ventas realizadas
entre ciertas fechas, facturas pendientes de pagar, etc.
OpenOffice Base 3 es una base de datos relacional, esto es que los datos estando
guardados aún en varias tablas diferentes, se pueden crear relaciones entre diferentes tablas.
Por ejemplo, en una tabla podemos tener los datos de los clientes y en otra los pedidos de
estos.
Objetos de una base de datos

TIPO DESCRIPCIÓN

Tablas Objetos básicos, en los que se almacena la información. Sobre ellas

actúan el resto de los objetos.

Consultas Usadas para obtener información de las tablas de forma selectiva (como
por ejemplo, los clientes desde el código 1 al 48 o los pedidos realizados
en tal fecha por nuestros clientes).

Formulario Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una
s forma más cómoda y visiblemente más atractiva.

Informes Usados para preparar los registros de la base de datos de forma

personalizada con el fin de imprimirlos.

Macros Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar

tareas repetitivas. Por ejemplo, podemos crear una macro para que al
pulsar una combinación de teclas específica, vaya al menú Archivo y
seleccione Guardar.
 Base incorpora un lenguaje de programación llamado OpenOffice.org
Módulos Basic.
Desde los módulos podemos programar ciertas operaciones para usarlas
desde Base.

Crear una base de datos de OpenOffice Base

Al hacer clic en Inicio, Todos los programas, Openoffice.org, OpenOffice.org base

se abrirá el asistente para bases de datos en el que seleccionaremos Crear nueva base de
datos y después haremos clic en Siguiente.

Si en lugar de crear un nuevo archivo de base de datos quisiéramos abrir uno

existente, marcaríamos la opción Abrir un archivo de base de datos existente y
seleccionaríamos el deseado.
Hacemos clic en Sí, registrar la base de datos (si queremos que los datos puedan ser
usados desde otras aplicaciones de OpenOffice: por ejemplo, para mostrar en OpenOffice
Writer una tabla con los datos de nuestra base de datos) y luego en Finalizar para a
continuación darle un nombre al archivo, que tendrá extensión .odb:
 Planificar una tabla

Al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro, así

todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman
otro registro diferente...
Antes de crear las tablas en OpenOffice Base 3, hemos de planificar los tipos de campos
que necesitaremos:

TIPOS DE CAMPO DESCRIPCIÓN

TEXTO

VARCHAR Admite hasta 32.700 caracteres (la longitud del campo

es variable).

VARCHAR_IGNORECASE Texto fijo. Como el anterior, pero no se distingue entre

mayúsculas y minúsculas en las búsquedas.

CHAR Admite hasta 255 caracteres (la longitud del campo es

siempre la misma). Acepta cualquier carácter de tipo
UTF-8.

TIPOS DE CAMPO DESCRIPCIÓN

NUMÉRICOS

INTEGER Admite números enteros entre -2147483648 y 2147483648.

TINYINT Admite números enteros desde -128 a 128

SMALLINT Números enteros entre -32.768 y + 32.768>.

NUMERIC Tipo de dato numérico en el que se puede definir tamaño y

precisión en número de dígitos decimales.

DECIMAL Similar al anterior.

 DOUBLE Similar al anterior.

BIGINT Admite números enteros de hasta 19 cifras

TIPOS DE CAMPOS DESCRIPCIÓN

FECHA / HORA

DATE Admite valor de tipo fecha (mes, día y año), representado

por defecto como dd/mm/yyy.

TIME Admite valores de tipo hora (horas, minutos y segundos),

representado por defecto como hh:mm:ss

TIMESTAMP Admite valores de tipo fecha y hora, representado por

defecto como dd/mm/yyy hh:mm:ss

OTROS TIPOS DE DESCRIPCIÓN

CAMPO

BOOLEAN Para representar datos de tipo Verdadero/Falso, Sí/No o

1/0.

LONGVARBINARY Usado para guardar archivos en la base de datos.

VARBINARY Almacena datos binarios.

BINARY Almacena datos binarios.

 OTHER Para guardar objetos serializados en el lenguaje de
programación Java.

Crear tablas usando el asistente

En la ventana principal haremos clic en Usar el asistente para crear tabla:

A continuación, en el asistente para tablas, escogemos una Categoría según el tipo

de tabla que queremos crear, y en Tablas de muestra podremos elegir entre varios tipos de
campos predefinidos.

Usando << y >> podemos seleccionar y deseleccionar todos los campos a la vez, y

con < o > lo haremos individualmente.
Haciendo clic Siguiente pasaremos a la siguiente pantalla del Asistente para tablas,
o bien haremos clic en Finalizar si no deseamos configurar nada más.
 Crear una tabla en modo diseño

Para crear una tabla hemos de hacer clic en Crear tabla en vista Diseño, o bien
iremos al menú Insertar y seleccionaremos Diseño de tabla:

A continuación, en la siguiente ventana iremos creando los campos dándoles un

nombre y definiendo su tipo de dato. En la parte inferior de la ventana, dependiendo del
tipo de campo seleccionado, se mostrarán diversas opciones de configuración para cada uno
de ellos:

Propiedades de los campos

Cada tipo de campo dispone de una serie de propiedades que pueden ser
configuradas para adecuarlos a nuestras necesidades. En los siguientes apartados
explicaremos las diferentes características de los mismos.
 En la Vista Diseño de una tabla, tras hacer clic en la columna Tipo del campo
correspondiente a uno de ellos, veremos en la parte inferior izquierda de la ventana de
OpenOffice Base 3 las propiedades del campo seleccionado.

Para modificar la estructura de una tabla existente, en la ventana principal haremos clic con
el botón derecho sobre su nombre y seleccionaremos Editar.

Tamaño

Para campos decimales indica la longitud máxima del número introducido, mientras que

para campos binarios define la longitud del bloque de datos.
Si el valor fuera mayor que el máximo permitido para esta base de datos, se corregirá
correspondientemente.
Formato de campo

Para configurar cómo se verán los datos contenidos en un campo haremos clic en el
icono   a la derecha de Ejemplo de formato, en la parte inferior izquierda de la Vista
Diseño de tabla.
Introducir un registro en una Tabla
Estando en la vista Tabla de datos nos situaremos en el último registro, que estará en blanco
y lo editaremos.
También podremos insertar un registro desde el menú Insertar, Registro, o haciendo clic en
el icono .
 Modificar registros

Para editar un registro existente, estando en la vista Hoja de Datos nos situamos
sobre el dato a modificar y lo editamos. Después es necesario cambiar de registro para que
se apliquen los cambios, o guardar haciendo clic en el icono .
Eliminar registros

Para eliminar un registro haremos clic con el botón derecho sobre el cuadradito a la
izquierda del nombre del campo y seleccionaremos Eliminar filas, o bien pulsaremos la
tecla Supr:

Para eliminar varios registros a la vez haremos clic con el botón izquierdo sobre el
cuadradito a la izquierda del nombre del campo de uno de ellos, soltamos el botón del
ratón, y para añadir otro a la selección mantenemos pulsada la tecla Ctrl y hacemos clic, o
para seleccionar varios consecutivos mantendremos pulsada la tecla Mayús.
 Filtros en OpenOffice Base

Los filtros son usados para mostrar sólo los registros de una tabla que cumplen una
determinada condición. Para explicar su uso partamos de la siguiente tabla de ejemplo:

Autofiltro

Con este tipo de filtro se mostrarán los registros que contengan el valor
seleccionado.
Para crearlo, en la vista Datos nos situaremos sobre el valor de un registro para
después hacer clic en el icono Autofiltro  de la barra de herramientas Datos de tabla.
Por ejemplo, en la tabla anterior nos situaremos en el campo 'Provincia' de un
registro cuya provincia sea 'Madrid' y haremos clic en el icono anteriormente mencionado:
 Con el icono el icono   podemos conmutar entre ver la tabla con o sin filtro.
Para eliminar un filtro hemos de hacer clic en el icono .
Filtro estándar

Podemos crear un filtro avanzado estableciendo varias condiciones desde la Vista

de Datos haciendo clic en el icono   para después definir los criterios deseados en el
siguiente cuadro de diálogo:

Continuando con la tabla de ejemplo anterior obtendríamos como resultado los

registros cuyo campo 'ID' sea mayor de '4' y la 'Provincia' sea 'Madrid':

De este modo podemos crear un filtro por eliminación. Según el siguiente ejemplo se

mostrarían todos los registros cuyo campo 'ID' tenga un valor diferente a 5:

Relacionar tablas

Normalmente cuando tenemos una base de datos con varias tablas es necesario
relacionar entre sí algunas de ellas.
Crear relaciones
Para crear una relación iremos al menú Herramientas, Relaciones: se nos mostrará el cuadro
de diálogo de la derecha, en el que iremos seleccionando las tablas deseadas y haciendo clic
en el botón en Añadir:

A continuación, para relacionar ambas tablas haremos clic sobre el campo sobre el
que vamos a hacer la relación y arrastraremos hasta el campo a relacionar con la otra tabla.

En el ejemplo anterior relacionamos el campo 'Código' de la tabla 'Clientes' con el campo

'Código _Cliente' de 'Pedidos'.
Una vez creada la relación, para modificarla haremos clic con el botón derecho en la línea
que indica la misma y seleccionaremos Editar.

Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo en el que podremos modificar los campos

implicados en la relación:
 Activando la opción Actualizar en cascada permite que cuando se actualice un dato
en la tabla origen se modifique automáticamente en la tabla destino: por ejemplo, si
cambiamos el código de un cliente en 'Clientes', se actualizará en 'Pedidos'.
Activando la opción Eliminar en cascada haremos que al borrar un código de la
tabla principal se borren todos los registros con el ese código en la otra tabla.
Según las bases teóricas de bases de datos, los tipos de relaciones entre tablas pueden ser:
 Uno a uno (1:1): un determinado registro de una tabla puede estar relacionado sólo
con un registro en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla 'PERSONA' puede estar relacionado sólo con un
registro de la tabla 'PARTIDA_NACIMIENTO', y un registro de
'PARTIDA_NACIMIENTO' puede estar sólo relacionado con un registro de
'PERSONA' (una partida de nacimiento pertenece sólo a una persona).
 Uno a varios (1:N) / varios a uno (N:1): un determinado registro de una tabla
puede estar relacionado con uno o varios registros en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla 'CENTRO' puede estar relacionado con uno o varios
registros de la tabla 'ALUMNOS', y un registro de 'ALUMNOS' sólo puede estar
relacionado con uno de 'CENTRO' (un alumno sólo puede pertenecer a un centro).
 Varios a varios (N:M): uno o varios registros de una tabla pueden estar relacionado
con uno o varios registros en la otra tabla.
Ejemplo: un registro de la tabla 'PERSONAS' puede estar relacionado con uno o
varios registros de la tabla 'PAÍSES' (una persona puede tener varias
nacionalidades), y a su vez un registro de 'PAÍSES' puede estar relacionado con uno
o varios registros de 'PERSONAS' (varias personas pertenecen a un determinado
país).
 Modificar una relación

Para que OpenOffice Base 3 nos muestre el cuadro de diálogo Modificar relaciones hemos
de hacer clic con el botón derecho sobre la línea que informa de la relación y seleccionar
Modificar relación.

Eliminar una relación

Para eliminar una relación entre dos tablas tan sólo hemos de hacer clic sobre la línea que
informa de la relación y pulsar Supr.
Consultas

Hay dos tipos de consultas en OpenOffice Base: de selección y de acción.

Las consultas de selección nos permiten seleccionar un conjunto de datos, mientras que con
las consultas de acción podemos además operar sobre los datos seleccionados.
Asimismo hay tres tipos de consultas de acción: actualización, eliminación, y datos
anexados.
En los ejemplos de consultas que veremos a continuación, usaremos las siguientes tablas de
'Clientes', 'Pedidos' y 'Artículos':

 
 Crear consultas de selección

Las consultas de selección permiten ver los datos de una o varias tablas, analizarlos,
imprimirlos, etc.
Para crear una consulta de selección, en la parte izquierda de la ventana principal de Base
dentro de la sección Base de Datos haremos clic en el icono Consultas y después a su
derecha en Crear consulta en vista Diseño:

También podemos crearla desde el menú Insertar, Consulta (vista de diseño)

Después seleccionaremos las tablas a partir de las que crear la consulta, de igual
modo que en las relaciones.
En el siguiente ejemplo listamos datos de los pedidos realizados por los clientes
cuyo código sea mayor de 2 y menor o igual a 5 por orden descendente y con fecha
posterior al 01/03/2009 (se toma toda la fila para establecer la condición), además de los
clientes cuyo nombre sea 'Marta' (es indiferente si lo escribimos en mayúsculas o
minúsculas).
En la parte inferior de la ventana seleccionamos los campos que deseamos mostrar.
Situándonos en una de las celdas correspondientes a Campo elegiremos un campo de la
lista que aparece al pinchar en .
Podemos definir si deseamos Mostrar o no cada campo de los elegidos, así como establecer
el Orden en que deseamos que se muestren los datos (ascendente o descendentemente).

El resultado sería:
  
En Función podemos seleccionar entre las disponibles (Promedio, Contar, Máximo,
Mínimo...), tal y como podemos ver en la imagen.
Formularios

Los formularios son muy útiles a la hora de introducir datos, ya que aparte de la
comodidad que ofrecen, con su uso se pueden evitar también los posibles errores que
podrían ocurrir usando la vista Hoja de Datos.
Es posible usarlos tanto con tablas como con consultas.
Crear un formulario usando el asistente

En la parte izquierda de la ventana principal hemos de hacer clic en el icono

Formularios y a su derecha en Usar el asistente para crear formulario:

Veremos la siguiente ventana, y en el cuadro de diálogo Asistente para formularios

seleccionaremos los campos de las tablas o consultas que deseamos usar en el formulario y
pulsaremos el botón en Finalizar, o en Siguiente para saltar a la siguiente pantalla del
asistente:
En nuestro caso, tras seleccionar los campos haremos clic en Finalizar, y a continuación
damos un nombre al formulario, dejamos marcada la opción Trabajar con el formulario y
hacemos clic nuevamente en Finalizar:
 Haciendo clic en la opción Establecer entrada de datos podemos seleccionar si el
formulario se usará sólo para introducir datos (sin mostrar los existentes), o bien para
visualizarlos dando también la posibilidad de editarlos.
Una vez creado veríamos un formulario similar al de la siguiente imagen, el cual
muestra que el total de registros es de 3 y estamos situados en el último de ellos:
 Los botones tienen la siguiente utilidad (también podemos usar los iconos
correspondientes de la barra de herramientas Navegación de formulario, en la parte inferior
de la ventana):

Nos lleva al registro anterior.

Nos lleva al primer registro.

Nos lleva al siguiente registro.

Nos lleva al último registro.

Insertar un nuevo registro.

 También podemos usar los siguientes iconos de la barra de herramientas
Navegación de formulario: 

Guarda las modificaciones realizadas en los registros.

Deshace los cambios realizados tras modificar registros.

Eliminar registros.

Actualizar los datos

Los usaremos para ordenar los datos.

Usados para filtrar los datos.

Permite editar directamente la tabla en la misma ventana.

Para buscar y reemplazar un dato en el formulario haremos clic en el icono   de la

barra de herramientas Estándar, o iremos al menú Editar, Buscar y reemplazar.
Crear un informe

Para crear un informe Base, en la parte izquierda de la ventana principal haremos

clic Informes y a la derecha hacemos clic en Usar el asistente para crear informe, con lo que
se abrirá el cuadro de diálogo Asistente para informes: 
 Después de seleccionar el origen de datos y los campos deseados podemos hacer
clic en Siguiente (o en la opción deseada en la parte izquierda del cuadro de diálogo) si
queremos configurar otras opciones del informe, o hacemos clic en Finalizar para crearlo.
Según nuestro ejemplo seleccionaremos Crear informe.
En esta pantalla del asistente para informes damos un nombre al mismo,
seleccionamos Informe dinámico y hacemos clic en Finalizar:
El informe tendrá un aspecto parecido a:

Modificar un informe

En esta pantalla principal haremos clic con el botón derecho sobre el informe y
seleccionaremos la opción Editar en el menú contextual.
El área del formulario está dividido en encabezado, área de detalle y pie de página:

Para editar los datos haremos doble clic con el botón izquierdo sobre los datos resaltados.
El proceso para crear un informe es exactamente el mismo usado para crear los formularios:
creamos los controles, asociamos campos de tablas o consultas y damos el formato
deseado.
Para asociar controles con tablas y/o consultas con el informe tenemos que hacer clic en el
icono   que se halla en las barras de herramientas Controles de formulario y Diseño de
formulario.