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P-QHSE-0001

Versión: 02

Vigencia: 09/06/2019

Elab.: PT- Rev: PT


Gestion de Documentos Apr RB / ON FILE

1.0 OBJETIVO

El propósito de este documento es el mantenimiento de un estándar para la documentación, e identifica los


requisitos para la generación, distribución, retención, cambios para la documentación crítica, al igual que
eestablecer las actividades y controles necesarios para identificar, almacenar, proteger, recuperar retener y
disponer los registros del Sistema de Gestión de READCOL LTDA.

2.0 ALCANCE

Este documento es aplicable a toda la organización de READCOL LTDA y a todos los registros generados
dentro del Sistema de Gestión de la organización.

3.0 REFERENCIAS

 ISO 9001-2008
 F-QHSE-0021 Matriz de Control de Documentos

4.0 DEFINICIONES

 Actividad: Conjunto de acciones definidas para lograr un resultado en particular. Las actividades
usualmente son definidas como parte de procesos o planes.

 Documento: Información y sus medio de apoyo.

 Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso.

 QHSE: Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente.

 Instructivo de Trabajo: Documento que contiene instrucciones detalladas que especifican,


exactamente, los pasos a seguir para desarrollar una actividad.

 Documentación Crítica. Documentos que pertenecen a la efectiva operación, planificación y control


del sistema de HSE y/o que afectan la calidad del producto o servicio suministrado.

 Almacenamiento: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.

 Archivo inactivo: Conjunto de documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos
legales y de prevención se hace necesaria su conservación por la organización.

 Archivo: Conjunto de documentos de características comunes agrupados de forma sistemática.

 Legible: capaz de ser leído.


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 Formato: Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos; es un tipo de documento.


También recibe nombres como formulario, plantilla, forma, etc., que permite registrar información de
manera manual, o electrónica.

 Recolección: Acción de recopilar los registros desde los sitios donde se generan, para su posterior
archivo y almacenamiento.

 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades


desempeñadas. Los registros pueden ser tanto electrónicos como físicos.

 Registro electrónico: Son registros que se identifican, se mantienen, se almacenan en la red /


software). Se protegen, se recuperan, se retienen y se disponen de acuerdo a lo definido por el usuario
o líder de proceso responsable.

 Retención: Tiempo durante el cual se conservan los registros en el lugar designado para su
archivo.

 Trazabilidad: Capacidad para seguir al historia, la aplicación o la localización de todo aquello que
está bajo consideración. ISO 9000

 Matriz de Control de Documentos: Es la relación de los registros que deben ser controlados en el
sistema integrado de gestión, donde se consignan aspectos como el código, revisión, nombre o
identificación, recolección, recuperación, protección, almacenamiento, retención y disposición o uso
final del registro.

5.0 RESPONSABILIDADES

 Es responsabilidad de todo el personal que lo requiera requerir un número de control de


documento para cumplir con este procedimiento.

 Los Gerentes de Departamento y Líderes son responsables de asegurar que este Procedimiento
de Control de Documentos se cumple, ya sea directamente o a través de personal delegado. Este
procedimiento será conservado y actualizado por el Gerente de QHSE Global.

 El responsable de cada área debe conocer y dar a conocer a sus colaboradores las instrucciones
sobre control y administración de los registros indicadas en este procedimiento, y asegurar que se
apliquen adecuadamente a los registros concernientes a su área.

 Todo el personal de READCOL LTDA es responsable por garantizar la legibilidad de los registros
que diligencia, así como por el adecuado almacenamiento, protección, recuperación, retención y
disposición final.
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6.0 PROCEDIMIENTO

6.1 Generación de Nuevos Documentos

Todo el personal es motivado a proponer mejoras al Sistema de Gestión u otros documentos mediante la
discusión de ideas directamente con el gerente o supervisor de su departamento. Todos los trabajadores
pueden crear nuevos documentos para su uso dentro de la unidad de negocio / departamento. Formatos
estándar seguirán la plantilla(s) de documento(s). Los documentos incluirán Formatos, Manuales, Políticas,
Procedimientos o Instructivos de Trabajo.

Antes de crear un nuevo documento, el Gerente de QHSE deberá ser consultado para determinar si el
documento está en el sistema.

Cuando el documento es aprobado electrónicamente, debe ser incluido en la Lista de Control de


Documentos; de existir una versión anterior, es removida o ubicada en una carpeta diferente. Si un nuevo
documento está listo para aprobación, es circulado electrónicamente a las aprobadores apropiados (de
Elaborado por, hacía Revisado por, hacía el Aprobador). Las copias impresas de los documentos pueden
ser también distribuidas de forma paralela con las electrónicas. Estas copias impresas deben ser firmadas,
archivadas y retenidas en cada uno de los respectivos departamentos (si se imprimen, de no se todas se
manejan electrónicamente) .

En general, se debe considerar como:

- Preparado Por: Corresponde al Dueño de Proceso quien debe delegar la preparación de


documentación.
- Revisado Por: Quien tiene el control de las actividades, o el dueño del proceso. Este también puede ser
el administrador del Sistema de gestión.
Aprobado Por: Corresponde al dueño general del proceso.

6.2 Distribución de Documentos

Cuando el documento es aprobado, el Gerente de QHSE o su designado recibe un email con esa
información y determina las acciones necesarias para distribuir e implementar el documento. Estas acciones
asignadas deben ser completadas de forma oportuna y siguiendo exactamente lo indicado.

El Dueño del Proceso o su designado, deberá ser responsable de la distribución de documentos nuevos /
revisados, y el departamento emisor debe ser responsable de explicar los cambios a las partes afectadas,
según sea requerido.

La comunicación y difusión de los documentos debe ser registrada.


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6.3 Revisión del Documento

Todos los procedimientos tendrán el numeral 9.0 correspondiente a la Revisión del Documento, con el
siguiente texto:
“Este documento es revisado y modificado cuando se considere necesario y es controlado por el (Indicar el
Dueño de Proceso o su delegado). Este documento debe ser revisado como mínimo una vez al año o tan
pronto sea requerido, y todos los cambios deben ser registrados.”

El Gerente de QHSE controlará los documentos para una revisión anual. Treinta (5) días antes de que un
documento requiera revisión, enviará una notificación vía email será al dueño el proceso / dueño del
documento notificándoles que el documento requiere revisión. Si ningún cambio es requerido, el Gerente
QHSE establecerá una nueva fecha anual de revisión. Si se requieren cambios, la fecha, el código de
revisión y el cambio del documento serán identificados en el Registro Histórico de Cambios ubicado en el
numeral 10.0 de cada procedimiento.

6.4 Cambios del Documento

El mismo Dueño de Proceso que realizó la revisión y aprobación original, realiza la revisión y aprobación de
cambios y modificaciones a la documentación. La primera generación de documentos empezará con
Versión “1”, y los cambios de una revisión del documento a otra serán señalizados por el cambio de número
de Versión – de 1 a 2, de 2 a 3, y así sucesivamente.

Los cambios sustanciales al documento deben ser identificados dentro del documento usando una línea
vertical en la margen izquierda. Las líneas verticales deberán permanecer en su lugar hasta que el siguiente
cambio sea realizado al documento.

6.5 Control de Registros

6.5.1. Generalidades

- Cada dueño de proceso será responsable por definir cuáles son los registros que se deben establecer
y mantener en su proceso. Para esto se debe utilizar la matriz de control de registros en la cual se
describe cuáles son los registros manejados en el sistema de gestión.

- Es responsabilidad de cada uno de los cargos que se indican como responsables en el listado maestro,
la recolección, la organización, el archivo, el almacenamiento en condiciones adecuadas, de tal forma
que garantice el buen estado de los registros controlados.

- Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente del
medio de la presentación (impreso o no impreso).

- Ningún registro en medio impreso (manuscrito, específicamente) se debe generar a lápiz ni conservar
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en papel químico de fax.

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- READCOL LTDA se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.

- Los métodos de archivo y disposición (archivo inactivo, específicamente) deben garantizar el fácil
acceso a los lugares específicos donde se encuentran los registros.

- Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y
elevadas temperaturas (fuentes caloríficas y luz solar).

- Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben
proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.

- Se realizarán Backups de acuerdo a las Políticas Globales de IT

- Varios documentos son o pueden ser generados por paquetes de software registrado / comercial dentro
de READCOL LTDA ). La numeración para el control de documentos no es requerida en estos
documentos, puesto que se consideran controlados por el paquete de software.

6.5.2. Matriz de Control de Documentos

La matriz de control de documentos es la herramienta fundamental que asegura el control de los registros que
evidencian las operaciones realizadas en los diferentes procesos de la organización. Este listado
actualizado se encuentra disponible en el equipo del Gerente de QHSE . Cada Dueño de proceso es
responsable de informar al área de QHSE cualquier cambio en la información consignada en la matriz o
cualquier incongruencia entre lo que se está llevando a cabo y lo que se encuentra escrito. La matriz cuenta
con los siguientes campos_

- Identificación (Proceso, Código, Nombre, Revisión). En esta parte se debe registrar el Proceso al que
pertenece el registro, el código del formato asignado según indicaciones del procedimiento del control
de documentos, el nombre del formato, y la revisión vigente del mismo. Los registros se pueden
identificar únicamente con el nombre, si no cuenta con un código por su origen (paquetes de software).

- Recolección (Quién-Frecuencia). Incluye el cargo responsable de asegurar el diligenciamiento del


registro y la frecuencia para disponer los registros en el sitio de almacenamiento. Esto se establece
para que los registros se encuentren de forma oportuna, fácilmente recuperable, trazable y legible.

- Recuperación. Indica las medidas necesarias con el fin de recuperar la información contenida en los
registros y las condiciones o rutas para acceder a cada uno de ellos. Los registros se clasifican en
carpetas con un nombre para facilitar su recuperación (ejemplo: por proveedor, proyecto o por
procesos), y dentro de la carpeta estos se organizan (ejemplo: por fechas, orden cronológico
ascendente, cronológico descendente, alfabético). La recuperación debe asegurar que los registros
estén disponibles en el punto de uso o de trabajo y accesibles para consulta, actualización o retiro.
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- Protección o Personal que Tiene Acceso. Esta columna permite registrar quién o quiénes son los
cargos que tienen acceso a los registros, esto para evitar pérdida, o daño no intencional. Si otra
persona requiere consulta de la información de los registros, debe ser bajo autorización de los cargos
mencionados. Los registros se encuentran en instalaciones que ofrecen un ambiente que asegura su
preservación para prevenir el deterioro o daño y evitar la pérdida, sin que esto entorpezca la
disponibilidad o accesibilidad de los registros para los usuarios principales. (Ver recuperación).

- Almacenamiento (lugar, medio). Corresponde al lugar y el medio utilizado para el almacenamiento de


los registros; el medio puede ser físico, magnético o ambos. Para determinar el almacenamiento, se
considera la naturaleza del registro a controlar, (por ejemplo, en que medio se encuentra el registro,
papel o electrónico; si es deteriorable, se puede mojar, romper, tirar, ensuciar o quemar). Cada Líder de
proceso el sitio donde almacena sus registros como archivadores, sitio de almacenamiento (oficina,
bodega, etc.), carpetas A-Z, porta acetatos, carpetas, computador o cualquier otro; esto para
protegerlos contra los efectos del entorno o del medio donde se encuentren.

- Tiempo de Conservación o Retención. Se incluye el tiempo que durará almacenado el registro de


acuerdo a la recuperación establecida. El tiempo de retención se especifica de acuerdo al tipo de
registro, dependiendo de su uso e importancia o requisito legal. Los registros del cliente y de los
proveedores, así como los de carácter legal, reglamentario y financieros se tienen en cuenta en este
control. Cada Dueño de proceso define el tiempo que va a estar el registro almacenado de acuerdo a la
necesidad del proceso. El tiempo de conservación / retención puede ser definido como Temporal (por
cuestión de horas, días, meses, años o proyectos), o bien, o Permanentemente. La siguiente es una
guía para determinar el tiempo de retención de los registros:

- Registros con Tiempo de Retención Alto. Registros financieros y contractuales, deben ser
mantenidos por 20 años.
- Registros con Tiempo de Retención Medio. Carpetas de trabajo, reportes técnicos, registros
de calidad, registros de seguridad, deben ser mantenidos por 3 años.
- Registros con Tiempo de Retención Bajo. Reportes de inventario, entrega y transporte de
material, deben ser mantenidos por 2 años.
- Carpeta del Empleado. Se debe mantener por el periodo completo de empleo, y una vez el
empleado deje la compañía, se mantienen por un año y se disponen, salvo por expedientes
médicos.
- Registros de Mantenimiento de Equipos. El mantenimiento de una herramienta particular que
tiene un archivo específico, debe estar actualizada por la vida de la herramienta, y una vez
retirada la herramienta, debe mantenerse por un año.
- Otros. Cualquier otro registro no contemplado en las categorías anteriores debe ser
mantenido por un año.

De igual forma la organización debe mantener los siguientes documentos y registros por un periodo mínimo de 20
años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa.

- Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los
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conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y retiro de los trabajadores.

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- Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los


programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en SST.
- Registros de actividades de capacitación, formación y entrenamiento en SST.
- Registro de suministro de elementos y equipo de protección personal.

Además, READCOL LTDA, asegura el archivo y retención de los documentos que soportan el SG-SST tales como:

1. La política y los objetivos de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo SST, firmados por el
empleador;
2. Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST;
3. La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos;
4. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora y
según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos
existentes en la organización;
5. El plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo – SST de la empresa, firmado por el empleador
y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST;
6. El programa de capacitación anual en seguridad y salud en el trabajo – SST, así como de su cumplimiento
incluyendo los soportes de inducción, reinducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes,
contratistas, cooperados y en misión;
7. Los procedimientos e instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo;
8. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal;
9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás
instructivos internos de seguridad y salud en el trabajo;
10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el
Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y los
soportes de sus actuaciones;
11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de
acuerdo con la normatividad vigente;
12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes
planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias;
13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las
mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica
según priorización de los riesgos.
En el caso de contarse con servicios de médico especialista en medicina laboral o del trabajo, según lo
establecido en la normatividad vigente, se deberá tener documentado lo anterior y los resultados
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individuales de los monitoreos biológicos;

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14. Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas;
15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que le
aplican a la empresa; y
16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.

Inicialmente se conservan 5 años dentro de cajas, con las siguientes especificaciones:

a. Se agrupan los documentos por tipo de formato o registro, ordenados cronológicamente de la fecha
más antigua a la más reciente.
b. Los documentos deben estar almacenados en bolsas o carpetas, sin exceder el número de hojas
según capacidad.

c. Colocar separadores para identificar los diferente tipos de documentos o registros archivados en
cada paquete.
d. Se almacena por cinco (5) años hasta que ocupar la totalidad de la caja
e. Las cajas deben enumerarse según consecutivo asignado por año de generación de los
documentos, así:

CAJA No. 1, 2, 3…

Proceso:
GESTIÓN HUMANA

Documentos:
-HOJAS DE VIDA
-AFILIACIONES
-CERTIFICADO MEDICO LABORAL
-CAPACITACIONES
-PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL

Tiempo de conservación:
20 AÑOS

Año:
2020 – 2040
f. La documentación correspondiente al Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo debe
conservarse hasta por veinte (20) años, según lo establece el artículo 2.2.4.6.14 del Decreto 1072
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de 2015. (Ver literal 7. Retención de registros, del siguiente numeral 4.2. Desarrollo del
procedimiento)

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- Disposición o Uso Final. Se incluye en esta columna la disposición que será dada al registro, una vez
vencido el tiempo de conservación o retención. Dentro de las formas de disposición final de los
registros, se incluye destrucción, microfilmación, venta para reciclaje, conservación en un archivo
magnético entre otros.

6.6 Documentos Externos

Documentos de origen externo necesarios para la planeación y operación de los Sistemas de Gestión son
identificados y controlados por el Dueño del Proceso del departamento que usa o que hace referencia a los
documentos.

Los Gerentes de Departamento o sus designados mantendrán una lista de documentos externos y sus
ubicaciones.

6.7 Numeración de los Documentos

Identificación de Departamentos. El sistema de documentación tiene definidos como áreas originadoras de


documentos (y sus códigos) las siguientes:

DEPARTAMENTO CODIGO DEPARTAMENTO CÓDIGO


Operaciones OPS Finanzas FIN
Calidad, Salud, Seguridad, Protección y
QHSE Administración ADM
Medio Ambiente
Recursos Humanos RRHH

Identificación de Documentos. La identificación de documentos consiste en una letra o serie de letras antes
del número de documento como se define en la tabla:

DOCUMENTO CÓDIGO
Formato F
Manual M
Política POL
Procedimiento P
Instructivo de Trabajo IT

Numeración del Documento. Los números de los documentos serán asignados por el Gerente de QHSE de
acuerdo a la Matriz de Control de Documentos La numeración secuencial se seguirá, 1, 2, 3…Ejemplo:

Se requiere crear un procedimiento del Sistema de Gestión de HSE, por el Gerente de QHSE. El número
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de control del documento sería:

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P-QHSE-00XX
P: Procedimiento
QHSE: Área de QHSE
00XX: Número del documento que será asignado por el Gerente QHSE de acuerdo a la Matriz de Control de
Documentos.

7.0 DIAGRAMA DE FLUJO

NA

8.0 ANEXOS

NA

9.0 REVISIÒN DEL DOCUMENTO

Este documento es revisado y modificado cuando se considere necesario y es controlado por el Gerente
QHSE. Este documento debe ser revisado como mínimo una vez al año o tan pronto sea requerido, y todos
los cambios deben ser registrados.

10.0 REGISTRO DE CAMBIOS

REGISTRO HISTÓRICO DE CAMBIOS


Fecha Revisión Registro
01/02/2018 1 Emisión Original

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