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De Archivos
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Presentado
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Instructora
Ficha: 2217709
Bogotá 2021
Contenido
1.3 METODOLOGIA..................................................................................................................3
A. INDENTIFIACIÓN.................................................................................................................4
B. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO ..........................................................................9
C. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN....................................................................13
1.3 METODOLOGIA
La elaboración del presente diagnostico se realizó con base a lo establecido en la guía
recomendada por el AGN, Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. El
diagnostico se llevó acabo de acuerdo con la información recolectada la cual se
dividió en tres partes: Identificación, Infraestructura Física y Características de la
Documentación.
A. Identificación
A.1.Datos del Archivo
A.2.Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
A.3 Administración del archivo
A.4 Servicios que presta el archivo
C. Características de la documentación
C.1 Almacenamiento
C.2 Aspectos Archivísticos
C.3 Preservación Documental
C.4 Documentación que se encuentra en otro deposito
Los anteriores ítems fueron tomados del libro “Pautas para el diagnóstico integral de
Archivos”, teniendo en cuenta los requisitos necesarios para la elaboración del
diagnóstico de la entidad
A. INDENTIFIACIÓN
A.1 DATOS DEL ARCHIVO
A. IDENTIFICACIÓN
A.I DATOS DEL ARCHIVO
Denominación o nombre del archivo Fondos Acumulados
Fecha de creación 1996-2007
Acto Legal N/A
Dirección Sibaté (Cundinamarca)
Teléfono 2425621
Fax 5638520
Correo electrónico aguassisogran@gmail.com
Página web www.aguassisogran.com.co
Municipio Sibaté
Categoría Nacional
Nivel y Tipo de Archivo
Entidad u oficina productora Aguas Sisogram
Nivel y Tipo Nivel: Departamental
Tipo: Otro: Fondo Acumulado
Sistema de archivo de le entidad
Centralizado N/A Central N/A Satélites N/A
Especializados: N/A
Fondo Acumulado
A.2 INDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO
Nivel
Fax 5638520
Municipio Sibaté Categoría Dpto. Cundinamarca
Tiene regionales y sucursales Si No X
N° de dependencias Ocho
Misión de entidad
Somos una asociación de afiliados a este Acueducto, líder en el sector Rural que posibilita el desarrollo y bienestar de nuestros usuarios
a través de un servicio oportuno, continuo y con calidad, para satisfacer la necesidad de agua potable como elemento de vida y
desarrollo humano fundamental, de nuestros usuarios en las veredas y sectores de los Municipios de Sibaté, Soacha y Granada
Cundinamarca
Representante Legal
Nombre Carlos Suarez
Profesión Ingeniero Industrial
Cargo Gerente General
Tiempo en el cargo 3 años
Observaciones:
A.3 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
Jefe de Archivo
Nombre N/A
Profesión u oficio N/A
Cursos de capacitación N/A
Consulta Si X No
Asesoría Si X No
Fotocopia Si X No
Microfilm Si No X
Otro
Presta servicios externos de
Consulta Si X No
Asesoría Si X No
Fotocopia Si X No
Microfilm Si No X
Otro
Tipo de consulta
Manual X
Automatizado
Otro
Tiene sala de consulta No
N° de puestos en sala N/A
Promedio de consulta N/A
Tipo de usuario Interno-Externo
Asesorías
Impartidas: N° N/A
Motivo N/A
Oficina/Entidad N/A
Otros servicios que presta el archivo
Especificar si son internos o externos
Microformas N/A
Fotografía N/A
Grabaciones N/A
Internet N/A
Automatización de archivos N/A
Digitalización N/A
Observaciones: Es un fondo Acumulado
B. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO
B.1 EL EDIFICIO
Época de construcción 1950
Función original Función archivística (Bodega)
Contexto climático H.R. (promedio) Frio
B. 2 EL ARCHIVO
Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio
N° de planta N/A
Sótano X
Mezzanine N/A
Área total del archivo 69.84 mts2
Cuántos depósitos tiene el archivo 2
Adecuados Asignados X Tomados
Son suficientes No
El área de los Si No X
depósitos está
separada de las
demás
Tiene llave Si X No
Quién la maneja Son manejadas por los colaboradores de la empresa
Los depósitos Si X No
Dan a la calle
Condiciones de seguridad
Cuenta con un vigilante Si
En qué lugar y mobiliario se almacenan series como Historias Labores: se encuentran dentro de la oficina de
Historias Labores, Actas y Resoluciones y Contratos nómina, en carpetas y cajas ubicada en modulo rodantes.
Actas: Se almacenan en carpetas y cajas, en
archivadores de madera en la oficina de secretaria
de Dirección
Resoluciones: No cuenta con resoluciones
Contratos: Su conservación se realizan en carpetas y
cajas con su respectiva rotulación, su almacenamiento es
de 2.967 folios se encuentran ubicados en módulos
de madera
B. 3 INSTALACIONES
Poseen los depósitos iluminación natural Si X No
Elemento N° Material Control Abierta Sellada Deterioro
Ventanas 10 Acero y Cortinas Persianas 24 h H. Ocasi. Si No Rota Otro
Vidrio Lab.
Claraboyas N/A N/A N/A N/A 8h X No
Puertas 3 Acero
Observaciones:
10 3
Ventilación artificial dada por
Ventiladores 5 Encendida 24h H. Lab Ocasional X
Mapa de riesgos Si
Planes de evacuación Si
Señalización Si
Vigilancia Si
Hay alguna dotación especial para los Si X No
funcionarios de archivo o para funcionarios que Especifique: Guantes, Tapa bocas, Bata, Red para el cabello
trabajan con documentos
Relacione los numerales de 6 al 12 con el archivo
Con fuego No
Observaciones:
Mantenimiento y Limpieza
Frecuencia Equipos y materiales
Observaciones:
Bajantes a la vista: Si No X
Grietas Si No X
Deterioro Si No X
Realice un esquema del archivo y su distribución, identificando áreas, puertas, ventanas y ubicación de estante
Convenciones
Observaciones:
C. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
C.1 ALMACENAMIENTO
Fechas extremas de la documentación Desde el año de 1996, 1998,1999, Hasta el año de 2007
Cantidad de unidades de conservación
Total 71 carpetas, 29 legajos Aproximado 37,206 folios aproximadamente
64 A-Z, 8 Paquetes
Tecnología de la
documentación: Papel X N° 1000
Analógico N/A N° Digital N/A N°
Tienen planos No N° Fotografías N/A N°
Cómo se almacenan y se consultan los planos
Tipo de estantería
Descripción
Cuenta con instrumentos de
consulta/recuperación de la Si X No
información
Guía Total Parcial Catálogo Total Parcial
Otras
Márgenes N/A Formatos N/A características N/A especifique
externas
Se legajan los expedientes Tipo
perforándolos N/A
Utiliza Clips Metálicos No Plásticos Si
Usa cinta pegante N/A Cuál N/A
Cuenta el Archivo con equipos para realizar procesos de conservación
preventiva N/A
Monitoreo de Condiciones ambientales: enumere
N/A
Encuadernación: enumere
N/A
Limpieza N/A Otros N/A Enumere N
En qué lugar fuera del archivo de la institución se encuentra ubicada otra En los municipios de Soacha y Granada
documentación
Motivo por el cual se halla separada Porque Aguas Sisogram no se cuenta con suficiente espacio en sus
instalaciones
Quién es el responsable
Por parte del archivo N/A
Por parte de la institución La Junta Directiva
Fechas extremas de la documentación Desde el año de 1996, 1998,1999, Hasta el año de 2007
La documentación se Si No
encuentra organizada X
Se ha realizado selección Si No
descarte de la X
documentación
De esta documentación se presta servicio de