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Diagnostico Integral

De Archivos

Aguas Siso gran

Presentado
por:

Yenifer Gallego Lara

Jhoanna Tatiana Millar Rozo

Ana Milena Silva Navarrete

Presentado
a:
Instructora

Ana Helena Zabala Rodríguez

Ficha: 2217709

Sena Centro De Gestión


Administrativa

Bogotá 2021
Contenido
1.3 METODOLOGIA..................................................................................................................3
A. INDENTIFIACIÓN.................................................................................................................4
B. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO ..........................................................................9
C. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN....................................................................13
1.3 METODOLOGIA
La elaboración del presente diagnostico se realizó con base a lo establecido en la guía
recomendada por el AGN, Pautas para Diagnóstico Integral de Archivos. El
diagnostico se llevó acabo de acuerdo con la información recolectada la cual se
dividió en tres partes: Identificación, Infraestructura Física y Características de la
Documentación.

A. Identificación
A.1.Datos del Archivo
A.2.Identificación de la entidad a la que pertenece el archivo
A.3 Administración del archivo
A.4 Servicios que presta el archivo

B. Infraestructura física del archivo


B.1 El edificio
B.2 El archivo
B.3 Instalaciones
B.4 Condiciones de prevención de desastres y mantenimiento.

C. Características de la documentación
C.1 Almacenamiento
C.2 Aspectos Archivísticos
C.3 Preservación Documental
C.4 Documentación que se encuentra en otro deposito

Los anteriores ítems fueron tomados del libro “Pautas para el diagnóstico integral de
Archivos”, teniendo en cuenta los requisitos necesarios para la elaboración del
diagnóstico de la entidad
A. INDENTIFIACIÓN
A.1 DATOS DEL ARCHIVO

Dia Mes Año


DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO FECHA: 13 03 2021
Nombre: Ana Milena silva, Yenifer gallego, Tatiana Millar

Cargo: Tecnólogos en Gestión Documental

A. IDENTIFICACIÓN
A.I DATOS DEL ARCHIVO
Denominación o nombre del archivo Fondos Acumulados
Fecha de creación 1996-2007
Acto Legal N/A
Dirección Sibaté (Cundinamarca)
Teléfono 2425621
Fax 5638520
Correo electrónico aguassisogran@gmail.com
Página web www.aguassisogran.com.co
Municipio Sibaté
Categoría Nacional
Nivel y Tipo de Archivo
Entidad u oficina productora Aguas Sisogram
Nivel y Tipo Nivel: Departamental
Tipo: Otro: Fondo Acumulado
Sistema de archivo de le entidad
Centralizado N/A Central N/A Satélites N/A
Especializados: N/A

Otros Fondo Acumulado


Numero de depósitos Uno
Observaciones:

Fondo Acumulado
A.2 INDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD A LA QUE PERTENECE EL ARCHIVO

Nombre Aguas Sisogram

Nivel

Nacional Deptal Municipal X Distrital Extranjero


Sector Sibaté
Organismo a que pertenece Alcaldía Municipal
Carácter de la entidad
Pública X Privada Mixta
Privada/funciones N/A Privada/interés N/A Familiar N/A Personal N/A Otra N/A
Públicas cultural
Ubicación en la estructura del Estado (rama) Ejecutiva
Fecha de creación de la 1996 Acto Legal
entidad
Dirección Sibaté Cundinamarca

Fax 5638520
Municipio Sibaté Categoría Dpto. Cundinamarca
Tiene regionales y sucursales Si No X
N° de dependencias Ocho
Misión de entidad
Somos una asociación de afiliados a este Acueducto, líder en el sector Rural que posibilita el desarrollo y bienestar de nuestros usuarios
a través de un servicio oportuno, continuo y con calidad, para satisfacer la necesidad de agua potable como elemento de vida y
desarrollo humano fundamental, de nuestros usuarios en las veredas y sectores de los Municipios de Sibaté, Soacha y Granada
Cundinamarca
Representante Legal
Nombre Carlos Suarez
Profesión Ingeniero Industrial
Cargo Gerente General
Tiempo en el cargo 3 años
Observaciones:
A.3 ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

Jefe de Archivo
Nombre N/A
Profesión u oficio N/A
Cursos de capacitación N/A

Existe en el organigrama de la entidad la sección o Si No X


división de archivo

Existe en el organigrama de la entidad el cargo de jefe de Si No X


archivo

Existe en el organigrama de la entidad el cargo de jefe de Si No X


archivo

El responsable Está dedicado de tiempo completo al Si No X


archivo
Funciones que desempeña N/A

Cargo que ocupa el responsable del archivo N/A


Tiempo en el cargo N/A
Tiempo en la entidad N/A
A qué dependencia pertenece el archivo dentro de la Junta Directiva
entidad
Jefe inmediato del responsable de archivo Nombre: N/A
Cargo: N/A
Presupuesto anual del archivo
Asignado Según
Propio por la necesidades X Otro
dependencia
Aproxime la cantidad de presupuesto anual N/A
Necesidades que se les asignan los rubros del archivo
Mat. de consumo Tipo: N/A
Mantenimiento Tipo: N/A
Personal Tipo: N/A
Capacitación Tipo: N/A
Reprografía Tipo: N/A
Equipos Tipo: N/A
Preservación Tipo: N/A
Organización Tipo: N/A
Otros Tipo: N/A

El archivo tiene incidencia en la compra de materiales o Si No X


equipos para producción, trámite y disposición final de la
documentación Especifique:

Existe manual de funciones dentro de la entidad Si X No


Las funciones del responsable del archivo están Si X No
determinadas por el manual
En caso contrario especifique quién asigna sus funciones
Existe un manual de gestión documental Si No X
El archivo está organizado según el manual Si No X
Desde cuándo se aplica el manual N/A
Contempla aspectos de preservación Si No X
Existen tablas de Retención Documental Si No X
Existe Tabla de Valoración Documental Si No X
Existe un reglamento de archivo Si No X

Desde cuándo se aplica N/A


Existe Comité de Archivo Si No X
Acto administrativo y fecha N/A
Funcionamiento N/A
Número de personas que trabajan en el archivo Dos
Observaciones: El archivo no cuenta con una persona encargada directamente de las actividades y programas, además no cuenta
con presupuesto definido anualmente sino sus recursos son suministrados según sus necesidades. Los instrumentos de Clasificación,
Valoración y Retención (CCD, TVD, TRD) están en proceso de elaboración.
A.4 SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO

Presta servicios internos de

Consulta Si X No
Asesoría Si X No
Fotocopia Si X No
Microfilm Si No X
Otro
Presta servicios externos de

Consulta Si X No
Asesoría Si X No
Fotocopia Si X No
Microfilm Si No X
Otro
Tipo de consulta

Manual X

Automatizado
Otro
Tiene sala de consulta No
N° de puestos en sala N/A
Promedio de consulta N/A
Tipo de usuario Interno-Externo
Asesorías

Impartidas: N° N/A

Motivo N/A
Oficina/Entidad N/A
Otros servicios que presta el archivo
Especificar si son internos o externos
Microformas N/A
Fotografía N/A
Grabaciones N/A
Internet N/A
Automatización de archivos N/A
Digitalización N/A
Observaciones: Es un fondo Acumulado
B. INFRAESTRUCTURA FISICA DEL ARCHIVO
B.1 EL EDIFICIO
Época de construcción 1950
Función original Función archivística (Bodega)
Contexto climático H.R. (promedio) Frio

Temp. (promedio) 15°

Contexto urbano Norte: Sibaté, Cundinamarca


(Ubicación del Archivo) Sur: Soacha, Cundinamarca
Oriente: Granada, Cundinamarca
Occidente: Veredas y demás sectores Municipales
Niveles del edificio
Estantería en Bodega Altura 9 MTS
Área construida 3024 M3
Tipo de construcción (estructura, cerramiento, acabados) Material
Estado del inmueble En Buen Estado
Espacios que conforman la entidad/cantidad
Existen planos arquitectónicos Si

Existen Planos técnicos Si


Observaciones: Este inmueble fue construido como una casa familiar, ya que el espacio es reducido no permite la conservación de
los documentos, recomienda adecuar otro espacio para la conservación del acervo documental de Aguas Sisogram.

B. 2 EL ARCHIVO
Qué nivel ocupa el archivo dentro del edificio
N° de planta N/A
Sótano X
Mezzanine N/A
Área total del archivo 69.84 mts2
Cuántos depósitos tiene el archivo 2
Adecuados Asignados X Tomados
Son suficientes No

Los depósitos son asignados teniendo en cuenta la No


producción documental establecida por las TRD
Especifique No hay tabla retención
Con qué áreas cuenta el archivo
Administrativa N/A
Descrp. /clasif N/A
Reprografía N/A
Limpieza N/A
Consulta N/A
Baño Si
Todas las áreas del archivo Si No X
se encuentran en el mismo espacio
Especifique

El área de los Si No X
depósitos está
separada de las
demás
Tiene llave Si X No
Quién la maneja Son manejadas por los colaboradores de la empresa

Los depósitos Si X No
Dan a la calle
Condiciones de seguridad
Cuenta con un vigilante Si

En qué lugar y mobiliario se almacenan series como Historias Labores: se encuentran dentro de la oficina de
Historias Labores, Actas y Resoluciones y Contratos nómina, en carpetas y cajas ubicada en modulo rodantes.
Actas: Se almacenan en carpetas y cajas, en
archivadores de madera en la oficina de secretaria
de Dirección
Resoluciones: No cuenta con resoluciones
Contratos: Su conservación se realizan en carpetas y
cajas con su respectiva rotulación, su almacenamiento es
de 2.967 folios se encuentran ubicados en módulos
de madera

B. 3 INSTALACIONES
Poseen los depósitos iluminación natural Si X No
Elemento N° Material Control Abierta Sellada Deterioro
Ventanas 10 Acero y Cortinas Persianas 24 h H. Ocasi. Si No Rota Otro
Vidrio Lab.
Claraboyas N/A N/A N/A N/A 8h X No
Puertas 3 Acero

Poseen los depósitos iluminación artificial Si X No


Incandescente N° de Focos Diferenciada Encendida 24h H. Lab
X 10
X

Fluorescente N° de Focos Diferenciada Encendida 24h H. Lab

Observaciones:

Ventilación natural dada por Ventanas Puertas Rejillas Otro

10 3
Ventilación artificial dada por
Ventiladores 5 Encendida 24h H. Lab Ocasional X

Aire N/A Encendida 24h H. Lab Ocasional


acondicionado
Otro Encendida 24h H. Lab Ocasional

Los depósitos cuentan con sistemas de regulación de


Temperatura N/A Tipo N/A
Ventilación N/A Tipo N/A
Iluminación N/A Tipo N/A
Filtrado de aire N/A Tipo N/A
Observaciones:

Medición de condiciones ambientales

Humedad Relativa Equipo y puntos de medición N/A


Temperatura: Equipo y puntos de medición N/A
Iluminación: Equipo y puntos de medición N/A
La entrada de polvo se da por Por la brisa de los Automóviles al pasar por la calle
Hay tapetes N/A Como y cada cuanto se
limpian
Hay cortinas N/A Como y cada cuanto se
limpian

B. 4 CONDICIONES DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Y MANTENIMIENTO

Existe un plan de prevención para la entidad Escrito Se encuentra en


Si X No el sistema
integrado de
conservación
No Escrito
Para el archivo Si X
El edificio posee detector de incendios: Tipo Detector de humo
Si X No iónico
N°. de detectores en el área del archivo Diez
Funcionan Tipo
Si X No
Labor de Mantenimiento Se verifica el
Si X No Cuales código
correspondiente y
sus fechas
El edificio posee extintores Si X No Tipo A, B y C

N°. de extintores en el área del archivo Dos


Funcionan Si X No Tipo

Labor de Mantenimiento Si X No Cuales Periódicamente


con contrato de
monitoreo y
mantenimiento
Cuenta la entidad con centros de apoyo cercanos Si No X Tipo
en caso de desastre
Cuenta la entidad Con comité Paritario de Salud Si
Ocupacional
Con brigadas Si

Mapa de riesgos Si
Planes de evacuación Si
Señalización Si
Vigilancia Si
Hay alguna dotación especial para los Si X No
funcionarios de archivo o para funcionarios que Especifique: Guantes, Tapa bocas, Bata, Red para el cabello
trabajan con documentos
Relacione los numerales de 6 al 12 con el archivo

Sabe qué hacer con la documentación en caso de No


desastre
Con agua No

Con fuego No
Observaciones:

Mantenimiento y Limpieza
Frecuencia Equipos y materiales

Deposito Anual Semestral Mensual Otro

Iniciar con una Realizar Garantizar la limpieza de Aspiradoras


limpieza total programa de instalaciones y estantería Escobas
teniendo en limpieza total y con un producto que no Traperos
cuenta los desinfección de incremente la humedad Bayetillas
materiales que equipos, y ambiental Bolsas de basura
se encuentran materiales de
en el depósito. trabajo.

Limpieza anual Limpieza y Las unidades de Aspiradora cerda suave


Documentación de estantes y programa de conservación requieren Bayetillas
cajas desinfección de un programa de limpieza Escoba
realizando toda la en seco. Trapero
traslados de documentación Alcohol antiséptico
cajas teniendo Baldes
en cuenta su
ordenación

Observaciones:

Se realizan acciones de control microbiológico en áreas y/o en documentación

Método, frecuencia, productos Ventilación natural, limpieza documentación, fumigación de


instalaciones con asesoría de personal especializado, productos
naturales y butoxido de piperonilo
Inspección depósito

Elemento Material Estado de conservación

Pisos materiales Grietas Humedad Ataque de insectos Otras


ignífugos
Muros Buen estado No hay No se encuentran

Techos Buen estado No hay No se encuentran

Divisiones Buen estado No hay No se encuentran

Bajantes a la vista: Si No X

Grietas Si No X

Conductos de energía a la vista Si X No

Deterioro Si No X

Realice un esquema del archivo y su distribución, identificando áreas, puertas, ventanas y ubicación de estante

Convenciones

Relación de registro fotográfico

Observaciones:

C. CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN
C.1 ALMACENAMIENTO
Fechas extremas de la documentación Desde el año de 1996, 1998,1999, Hasta el año de 2007
Cantidad de unidades de conservación
Total 71 carpetas, 29 legajos Aproximado 37,206 folios aproximadamente
64 A-Z, 8 Paquetes
Tecnología de la
documentación: Papel X N° 1000
Analógico N/A N° Digital N/A N°
Tienen planos No N° Fotografías N/A N°
Cómo se almacenan y se consultan los planos

Cómo se almacenan y se consultan las fotografías

Las unidades de conservación para documentación con soporte papel se encuentra en


Cajas N° Carpetas X N° 71 Libros N°
Legajos X N° 29 A-Z X N° 64 Paquete X N° 8
s
Otros, especifique

Hay documentación Otro


fotográfica en: Sobres No
Hay documentación en: N°
Soporte de microfilm No
Soporte cinta magnética No N°

Soporte disco óptico No N°


Soporte disquetes No N°
Soporte negativo No N°
Soporte diapositiva No N°
Metros lineales de la
documentación: Total N/A Aprox N/A

Promedio de folios por unidades de conservación N/A

Describa la seguridad de los documentos


La documentación se encuentra ubicada en
Estantería Si Archivadores Si
Plano tecas No Otros Cajas, Bolsas
Especifique:

Tipo de estantería

Cerrada: Metal X Madera Otro


X
Abierta: Metal Madera Otro

Disposición de la estantería en el depósito

Paralela a los muros Ajustada a los muros Distancia promedio N/A


Perpendicular a los muros Distancia promedio
Distancia promedio entre estantes 90 Cm

Almacenamiento de los archivos de gestión


Especifique: N/A
Cómo se almacenan los documentos contables N/A
Las historias Laborales N/A
Las Actas y Resoluciones N/A

C.2 ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS

Está organizada la documentación


Si No X
Clasificación
Orgánica funcional Procedencia X Temática
Ordenación
Alfabética Numérica Alfanumérica Cronológica X Otro

Descripción
Cuenta con instrumentos de
consulta/recuperación de la Si X No
información
Guía Total Parcial Catálogo Total Parcial

índice Total Parcial Inventario Total X Parcial

Cuenta con instrumentos de Si X No


control
Guía Inventario X Catálogo Índices Libros de Cuadros de
registro clasificación
El archivo funciona como
archivo central de la entidad Si No X
Están regulados los
procedimientos de Si No X
producción
Se hace seguimiento al Si No X
trámite
Tiene el archivo cronograma Si No X
de transferencias
Con instructivo de acuerdo N/A No se aplican por falta Es un fondo Por qué no hay
con la TRD de espacio acumulado archivo Central
Ha elaborado el archivo Si No X
Tablas de Retención
Están aprobadas N/A Acto administrativo de N/A
aplicación
La entidad se reestructuró N/A Se actualizaron las TRD N/A
después de las TRD
Han hecho depuración y
eliminación natural previa la Si No X
transferencia
Se ha hecho eliminación Con actas de qué material
N/A N/A
Han tenido pérdida de Cuando N/A Por qué N/A
documentación
Se ha elaborado valoración con Tablas de Valoración N/A

C.3 PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

En el archivo hay presencia de


Hongos N/ Roedores N/A Insectos N/A Otro
A
Especifique
Se hace
tratamientos de Si No Preventivos Correctivos
conservación al
archivo
En caso afirmativo cuales y con qué materiales
Se han presentado algún
tipo de enfermedad No Especifique
relacionada con las
condiciones en las cuales se
encuentra la documentación
Para adelantar procesos Si No Tipo
archivísticos, se emplea X
algún tipo de dotación de
seguridad ocupacional
Están establecidas prácticas Si No Tipo
de aseo personal y X
autocuidado para los
funcionarios que trabajan
con la documentación
Se hace limpieza de la documentación antes o
conjunta con los procesos de organización N/A
archivística: Describa el proceso
Se prepara Si No Primarias Secundaria
físicamente la
documentació X
n para las
transferencias
Se ha implementado el Sistema Integrado de
Conversación de archivo N/A
Se han hecho Tipo
Programas de N/A
Conservación
Cuenta con asesoría Tipo Especifique materiales y
para adelantar N/A procedimientos
acciones de
conservación
Se realiza algún tipo Especifique materiales y
de intervención N/A procedimientos
directa en los
documentos
Se conoce y aplica Tipo
la normatividad Si
sobre conservación
El archivo ¿ha Pape Carpetas Cajas Ganchos Clips Bolígraf Estanterí Activa
normalizado los l Tipo Tipo legajadore Tipo o Tipo a Tipo Tipo
materiales Tipo s Tipo
empleados para la
producción
documental e incide
en su compra
Otros:
Con qué y cómo se hace la foliación documental N/A
Se hace empaste o encuadernación N/A
Materiales y procesos

El archivo ha normalizado la producción de los documentos en cuanto a

Otras
Márgenes N/A Formatos N/A características N/A especifique
externas
Se legajan los expedientes Tipo
perforándolos N/A
Utiliza Clips Metálicos No Plásticos Si
Usa cinta pegante N/A Cuál N/A
Cuenta el Archivo con equipos para realizar procesos de conservación
preventiva N/A
Monitoreo de Condiciones ambientales: enumere
N/A
Encuadernación: enumere
N/A
Limpieza N/A Otros N/A Enumere N

C.4 DOCUMENTACIÓN QUE SE ENCUENTRA EN OTRO DEPÓSITO

En qué lugar fuera del archivo de la institución se encuentra ubicada otra En los municipios de Soacha y Granada
documentación
Motivo por el cual se halla separada Porque Aguas Sisogram no se cuenta con suficiente espacio en sus
instalaciones
Quién es el responsable
Por parte del archivo N/A
Por parte de la institución La Junta Directiva
Fechas extremas de la documentación Desde el año de 1996, 1998,1999, Hasta el año de 2007
La documentación se Si No
encuentra organizada X
Se ha realizado selección Si No
descarte de la X
documentación
De esta documentación se presta servicio de

Consulta X Reprografía N/A Otros Especifique


Características de la documentación (soportes) Los documentos están soportados en papel, plásticos, magnéticos,
tamaño carta y oficio, peso de 75°g
Cantidad de unidades de conservación
Total Aproximado
La documentación se encuentra en
Cajas Carpetas X Libros Legajos X A-Z X Otros Cajas
normales
Especifique:
La documentación se encuentra ubicada en
Estantería X Archivadores X Planotecas Piso
Especifique:

m2 del depósito 200 m2


Se hace mantenimiento a
La colección Si No X Cada cuánto y N/A
cómo
El depósito Si No X Cada cuánto y N/A
cómo
Describa las condiciones del depósito:
El depósito es un edifico adecuado con el tiempo para la conservación de los documentos, es de una planta, cuenta con iluminación natural con una buena
ventilación con ventanas fabricadas en vidrio, cuenta con una puerta elaborada en acero, presenta problemas de humedad en algunas paredes, no cuenta con
procesos de mantenimiento y limpieza

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