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Descripción de la oficina actual

Introducción: En varios países, el 26 de abril se festeja ´´ el día de


la secretaria ´´ por esta fecha muchos periódicos y revistas publican
innumerables entrevistas y artículos relacionados con el presente y el
futuro de la actividad secretarial; por supuesto, no faltan los
pronósticos fatalistas que intentan convencer a los lectores sobre un
próximo final del secretariado.
Hay quienes están convencidos de que el avance de la tecnología y la
llegada de la robótica a las oficinas inteligentes harán innecesaria la
labor secretarial. Todo se podrá automatizar. Sin embargo, muchos
jefes, secretarios y secretarias consideran que será absolutamente
imposible prescindir del recurso humano calificado.
Un secretario o secretaria eficiente siempre estará por encima de los
avances tecnológicos y será precisamente el encargado de administrar
dicha tecnología y humanizarla, para el bienestar y comunidad de los
clientes internos y externos.
Obviamente, la profesión secretarial tendrá que continuar su acelerada
evolución de las últimas décadas, con la aparición de los
computadores personales, pero sin que pueda existir una oficina de
solo maquinas. Por tanto, el secretario o secretaria debe
especializarse en la administración de información y de recursos
empresariales, para llegar a ser experto en la solución de problemas y
en la toma de decisiones y demostrar que no solo posee una
excelente información académica, sino, ante todo, una insuperable
capacidad humana.
Oficina sistematizada:
Los secretarios y secretarias de muchas empresas disponen hoy de
múltiples recursos tecnológicos que buscan facilitar sus tareas
cotidianas y hacerlas más eficientes.
Por ejemplo, los computadores y los diversos programas de
procesamiento de palabras, base de datos, hojas electrónicas y
producción de textos.
Optimizan la calidad de los documentos; el correo electrónico, el fax,
las redes de comunicación e internet agilizan la administración de
información y convierten en una tarea sencilla la obtención y el envió
de datos, imágenes y sonidos, los teléfonos inteligentes y los avances
en la telefonía celular, facilitan la ubicación de personas en cualquier
lugar y al instante.

Permiten entablar conferencias entre ellas: el archivo electrónico y la


microfilmación ayudan a la conservación confiable de grandes
cantidades de documentos sin que sean necesarios inmensos y
costosos espacios. En fin, la tecnología ha vuelto cada día mas
fascinante la actividad secretarial. No obstante la oficina actual no solo
son los computadores y los equipos de sistemas, sino que hay que
considerar la optimización de los espacios de trabajo y la ambientación
empresarial.
Espacios de trabajo:
La mayoría de los empleados pasan gran parte del día en la oficina i
por tanto, es importante que ellos se sientan bien no solamente con el
cargo que desempeñan sino con el sitio donde ejecutan sus tareas.
Para determinar la ubicación y el espacio requerido para cada oficina,
debe tenerse en cuenta:
 El organigrama general
 Métodos modernos de trabajo
 Forma, ubicaciones y dimensiones de los espacios
 Clase de trabajos que ha de desempeñarse
 Categorías del personal
 Relaciones entre dependencias
 Flujo de trabajo
 Sistemas de comunicación
 Cantidad de personas que trabajaran en la dependencia
 Equipos de implementos que se utilizaran
 Condiciones ambientales necesarias
 Coordinación y armonía entre muebles, maquinas, material de
trabajo y personal.
 Necesidades individuales de los empleados
 Posibilidades de expansión
Todos estos aspectos deben ser considerados si se desean formar un
ambiente agradable, donde sea grato trabajar.
NUEVO PERFIL SECRETARIAL:
Debe ser una persona en la que tenga plena confianza, y que cumpla
las siguientes características:
 Excelente redacción y ortografía
 Facilidad de expresión verbal y escrita
 Persona proactiva, y organizaba
 Dominios de Windows, Microsoft office, Star office, Linux e
internet
 Brindar apoyo a todos los departamentos
 Desempeñarse eficientemente en cualquier área administrativa
 Conocimientos en el área de logística, créditos, cobranzas y
atención al cliente
 Aptitudes para la organización
 Buenas relaciones interpersonales
 Dinámica y entusiasta
 Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación,
liderazgo, y toma de decisiones
 Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión

Discretas, competentes, proactivas y dueñas del control de las


agendas personales más importantes del mundo de los negocios. Las
secretarias ejecutivas, también llamadas asistentes de gerencia, no
sólo se han convertido en el brazo derecho de CEO 's y directivos.
También han pasado a ocupar un rol clave en la gestión y
administración de las compañías, aportando soluciones a los
conflictos, creatividad y dinamismo a los proyectos, y organización a
las tareas cotidianas.
. Reglas que debe tener una secretario@
1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los
máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a
documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes.
2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para
"echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello,
deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus
despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo
para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean. Entonces,
la secretaria debe ser una especie de buzón de sugerencias que
recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y
tacto, transmitírselas a los superiores.