1 Tabla de contenido

- Capítulo V......................................................................................................2

.1 Diagnóstico y Análisis General de la Situación del Almacén..................2

1.1 Diagnóstico Preliminar de los Procesos Desarrollados en el Almacén. .4

.1.1 Problemáticas Evidenciadas............................................................4

.2 Análisis de la Situación Actual a través de Técnicas y Herramientas. .10

.2.1 Cuadro de Jerarquización de Causa Principales...........................12

.3 Propuestas para el Área del Almacén...................................................12

2 Definiciones.................................................................................................20
 - Capítulo V

1 Diagnóstico y Análisis General de la Situación del Almacén

En esta fase se comienza con el diagnóstico de la situación actual de los

almacenes, cabe destacar que la empresa posee tres container para el
almacenaje de los repuestos e insumos, por lo que se analizaran las
actividades en esta área, ya sea tanto actividades logísticas como operativas,
con el fin de obtener los datos sobre las actividades que se llevan a cabo en el
proceso de manejo y almacenamiento de repuestos e insumos, y evidenciar la
situación actual.

Para este diagnóstico la información necesaria se recopilara mediante la

observación directa; y la aplicación de entrevistas informales al personal
involucrado con el área de interés; obteniendo así una mejor percepción de la
problemática. Así mismo se hará necesario la revisión de todos los
procedimientos operativos y administrativos, condiciones de trabajo, funciones
del personal y verificación continua de las disponibilidades de los repuestos e
insumos de acuerdo a los requerimientos de operación de los equipos de
workover.

A continuación se muestra detalladamente el ciclo del recorrido de cada insumo

desde que es solicitado, ya sea por personal operativo o de mantenimiento,
hasta que el insumo es recibido en el almacén y es entregado al solicitante (ver
figura).
 Mantenimiento /Operativo Compra /Suministro Gerencia Almacén /Logística Administración

Comienzo

Emisión de Pedido
Recibe Pedido Interno
de Materiales
de Materiales por mail
Interno

Selección de Se solicita autorización

proveedores de por firma o mail, para
acuerdo al producto efectuar la compra

¿Aprobado?

SI
Recepción de Materiales:
Se controla en función al
Se emite OC, se envía
Remito/Factura y se cruza
la proveedor vi mail
con la OC y se recibe
conforme

Devolución de NO SI Administración recibe

¿Cumple? factura controlada con sus
material al proveedor respaldos

Recepción del material

solicitado, conforme
se firman
comprobantes

Fin

Normalmente una empresa petrolera que brinda servicios al pozo, presenta una
dinámica desde el punto de vista logístico y operacional de suficiente
consideración. Vale destacar que la empresa en sus instalaciones, posee tres
container para el resguardo de los repuestos e insumos, requeridos para las
operaciones, estos son los siguientes:

 2 Container Dry de 40´ estándar.

 1 Container Dry de 20´ estándar.

Estos conteiner son los suficiente para el reguardo de materiales requeridos en

las operación, lo mimos abarcan ya sean herramientas para las operaciones
(llave de fuerzas, soga, repuestos, válvulas, pinturas, etc.), como así también
insumos para el mantenimiento de sus equipos, tanto como parte hidráulica
como eléctrica (filtros, aceites, correas, cables, disyuntores, trifásicas, etc.), y
los elementos de protección personal como casco, botines de seguridad,
guantes, etc.

El ciclo logístico comienza desde los requerimientos solicitados por el

departamento de mantenimiento, jefe de equipo o jefe de campo en su defecto,
cual deben especificar en forma clara las necesidades de compras (brindando
datos de medidas, N° de partes o enviando muestras). Siendo el departamento
de compras el encargado de seleccionar el proveedor y efectuar la compra,
siempre cuando verifiquen que la calidad del producto cumpla con las
exigencias necesarias. Una vez que la compra haya sido aprobada por parte de
la Gerencia se emite la OC (Orden de Compra) para él envío al proveedor
seleccionado. El material es recibido en el almacén, para su consecuente
despacho.

Para el cumplimiento de los objetivos planteados, a continuación se presenta el

diagnóstico, su análisis y posterior propuesta de acuerdo a las técnicas y
metodologías aplicadas.

1.1 Diagnóstico Preliminar de los Procesos Desarrollados en el Almacén

Para el desarrollo de este trabajo se recolecto la información en el área de

estudio a través de la observación directa, con el fin de obtener los datos
sobre las actividades que se llevan a cabo en el proceso de manejo y
almacenamiento de las materiales y así tener una visión amplia del mismo.

Se realizaron entrevistas informales al personal relacionado con el área para

poder obtener información sobre los procesos de recepción y despacho,
condiciones de trabajo entre otros. Se revisaron los métodos de trabajo dentro
del área para tener evidencia de la forma como se llevan a cabo las actividades
por parte del personal.

Problemáticas Evidenciadas

En el proceso actual se evaluaron los registros donde se lleva el control de

inventario logrando evidenciar las continuas diferencias entre el físico y el
sistema actual, presentando una baja confiabilidad de inventario en las
ubicaciones y existencias. Entre las causas más relevantes en la poca
confiabilidad de ubicaciones y existencias están los errores administrativos,
equivocaciones en los pedidos, tardanza en los análisis de
aprobaciones/rechazos por parte de la gerencia, falta de seguimiento del
traslado materiales; es decir, el movimiento físico de estos dentro del almacén
no se realiza a nivel lógico, creando discrepancias, pérdida y desorientación a
la hora de localizar un insumo dentro del almacén. También se observó mala
disposición (Layout) de los conteiner dentro de las instalaciones de la empresa,
el cual provoca que el resguardo de los materiales son se haga de forma
correcta.

En tal sentido, el diagnóstico del almacén de la empresa, se llevó a cabo

mediante la recolección de información del balance general (desde que se
solicita el material hasta el resguardo de este), destacándose los siguientes
elementos:

 Con respecto a la catalogación de materiales (incluir el Maestro

Materiales):

De la revisión y acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo

siguiente:

 Se observó que los repuestos e insumos no cuentan con

identificación, por lo tanto no se sabe la cantidad disponible en stock
(ver figura).
 También se observó que el proceso es desarrollado con base en
políticas y pautas que no están especificadas en un manual o
documento de referencia.
 Las solicitudes de materiales hechas por el operativo son en
ocasiones incompletas o carecen de información técnica relevante al
no estar catalogado el material.
 No todas las personas propias y ajenas al almacenamiento de
materiales conocen la importancia y criticidad de este proceso, lo que
en ocasiones se ve reflejado en la insistencia en la catalogación de
los materiales, para no generar pérdidas de tiempo en el
reconocimiento de los materiales solicitados.
  Con respecto a la custodia de materiales (Estanterías, Rediseño de
Layout):

De la revisión y acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo

siguiente:

 Se observó la falta de estanterías en algunas bodegas, el cual

genera que los insumos y repuestos se mezclen, provocando que no
se aproveche de la mejor manera la capacidad de los almacenes,
como así también dificultando el movimiento de materiales (ver
figura). Hay materiales ubicados en los pasillos lo que impide el
transito libre y seguro en el almacén
 La ubicación de los materiales en estantería pone en riesgo la salud
de las personas así como también la integridad del material debido a
que hay materiales ubicados unos sobre otros.
 Los materiales recién ingresados al almacén se ponen encima de las
unidades de material ya existentes, lo que dificulta el rotar de los
inventarios bajo el sistema FIFO First in – Firstout (Primeros en
entrar, primeros en salir).
 No posee un sistema bajo el cual se le asigna el nombre a las
ubicaciones en los almacenes es confuso y en algunos casos poco
preciso.
  Con respecto a la planeación de materiales:

Este proceso consiste en planificar los materiales que requieren un

reaprovisionamiento continuo para las diferentes operaciones de Workover, el
cual está a cargo de un grupo en equipo, el cual participan los Jefe de Equipo
de cada equipo de Workover como así también el Jefe de Campo y operativos
de mantenimiento y departamento de Compras, quien tiene la responsabilidad
de hacer la gestión de compas correspondiente para evitar un
desabastecimiento en los almacenes. Este proceso es crítico ya que la falta de
alguno de estos materiales en el momento que sea requerido por el usuario
podría: ocasionar la parada de Equipo en el momento de estar operando.

De la revisión y acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo

siguiente:

 Algunos de los operativos no tienen claro el concepto de materiales que

requieren reaprovisionamiento continuo lo cual eleva el número de
materiales bajo la gestión en la compra, aumentando la carga de trabajo
y ocasionando éstos se enfoque tanto en materiales realmente críticos
así como en los que no lo son. Además el hecho de mantener en
reaprovisionamiento materiales que no tienen consumos considerables o
no son críticos para la operación es reflejado en un valor elevado de
inventario en el almacén así como también en un aumento en el riesgo
 de pérdida de material por vencimiento, terminación de garantía, y
obsolescencia, debido a la descontinuación del uso de una maquina o
herramienta.
 No se realizan inventarios cíclicos.
 Falta de un sistema de control de stock.

 Con respecto al recibo de materiales

De la revisión y acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo

siguiente:

 No hay control de recepción de materiales. El proceso es desarrollado

con base en políticas y pautas que no están especificadas en un manual
o documento de referencia.
 No hay información con la cual se identifique a los material, esto dificulta
llevar una trazabilidad estricta, por lo cual no se tiene certeza sobre la
procedencia y destino final de cada material
 Recibir un material que no cumpla algunas de las características
estipuladas por los usuarios podría poner en peligro a las personas, las
máquinas y la operación.

 Carencia de un pañolero
2 Análisis de la Situación Actual a través de Técnicas y Herramientas

Después de diagnosticar la situación actual del almacén de repuestos e

insumos, la empresa determinó que las condiciones de mantenimiento y control
del mismo no son las adecuadas de acuerdo a los principios de gestión de
almacenamiento, y por ello se procede a realizar una tormenta de ideas
conjuntamente con el personal relacionado con el área, como así también se
procede a la realización de un diagrama Causa-Efecto (ver figura), con la
finalidad de analizar los datos recolectados en la primera fase para así
identificar las fallas existentes y poder desarrollar la propuesta del plan de
mejora.

A través de esta herramienta gráfica se pueden conocer las relaciones

múltiples de causa-efecto entre las diferentes variables que intervienen en el
proceso, es decir, permite lograr un conocimiento común de un problema
complejo.
En este diagrama Causa-Efecto podemos resaltar que los factores de mayor
influencia en la baja confiabilidad en el inventario, son las siguientes:

 Falta de personal en el área de almacenamiento, el cual cumpla la

función de pañolero.
 Carencia de un sistema informático para el control de stock.
 La inexistencia de una catalogación de materiales.
 Condiciones de los almacenes que son las adecuadas.

Estas situaciones no permite el buen desarrollo de las actividades, tal cual

como debe gestionarse un almacén de materiales.
3 Propuestas para el Área del Almacén

La propuesta presentada en el siguiente Trabajo de Grado surge por la

imperiosa necesidad que tiene el almacén de repuestos e insumos de la
empresa de aumentar la confiabilidad de los inventarios mediante el control
máximo de estos, tomando como punto de partida la gestión del almacén. De
esta manera, estará en presencia de la disminución de fallas encontradas en el
proceso de almacenaje y se podrá mejorar la utilización de los recursos de la
empresa.

Las propuestas que a continuación se sugieren y complementan el plan de

acción pueden garantizar mejoras considerables en la operatividad del proceso
y confiabilidad del inventario. Entre ellas se destacan las siguientes:

1. Crear la figura de un analista de inventario cuya función principal sea el

análisis crítico y seguimiento continuo de los movimientos de todos los
insumos predespachados y despachados en la semana, es decir, será
responsable del flujo de documentación y conteos cíclicos en
colaboración del supervisor del área. A continuación el perfil o
descripción del cargo de Analista de Inventario con su respectiva oferta
laboral
2. Agregar a la identificación con una nueva etiqueta de control de
inventario, con el propósito de actualizar las cantidades disponibles a
medida que se vaya haciendo uso de los insumos. (Ver Anexo H)
3. Diariamente el administrador o Supervisor del almacén debe realizar
todos los movimientos a nivel de sistema de las operaciones físicas,
como por ejemplo transferencias entre ubicaciones y ajustes por
diferencias.
4. Hacer uso de los niveles de comunicación a manera de hacerla más
efectiva entre los protagonistas del proceso (Operarios y personal
administrativo). Por ejemplo haciendo uso constante de la cartelera
ubicada en la oficina con el fin de hacer todas las anotaciones
pertinentes a las operaciones realizadas en piso y su posterior
movimiento en sistema. Considerando que se manejan varios turnos se
 hace necesario anotar cualquier observación para mantener la
continuidad y coherencia de los proceso
5. El analista de inventario bajo la coordinación del supervisor del área
debe llevar mejor control de las recepciones de materiales, para evitar
mala identificación de los insumos e repuestos y entre otras cosas
verificar que lo recibido corresponda físicamente a lo solicitado según
orden de compra.
6. Se debe llevar un mejor control de la documentación para efectos de
archivo, con el fin de mantener la trazabilidad en el caso de rechazos
devoluciones, despachos a terceros, entre otros.
7. Mejorar el software actual en función que ayude a minimizar errores
humanos mediante validaciones de los datos que transcribe el usuario,
dar paradas y devolver alertas en el modulo de notas
(Predespacho/despacho).
8. Para un control adecuado del inventario se propone hacer una revisión
al método utilizado para la ejecución de movimientos de insumos. Por
ejemplo: se propone aplicar método FIFO. Este trabajo debe hacerse en
conjunto con los departamentos de planificación y logística.

Con todas estas propuestas lo que se busca es llevar la confiabilidad a su

mayor porcentaje considerando que desde el punto de vista logístico, el
almacén de materia prima es la vitrina de la empresa; de ahí la importancia que
los niveles de confiabilidad sean lo más altos posibles. De los procesos y
buena gestión del almacén dependerá la buena planificación, aumento de los
niveles de producción y por ende la obtención de utilidades que redunden en el
crecimiento de la empresa y sus trabajadores

Operacionalmente es factible ya que se trata de la aplicación de estrategias y

métodos de trabajo, es un compromiso que debe tener todos los trabajadores,
desde la dirección hasta los operadores. Los recursos dejando a un lado el
sistema operativo AS400 siguen siendo el personal que allí labora y su
disposición a mejorar la gestión del almacén. Por su parte la única inversión
que debe realizar la empresa es en la contratación del Analista de Inventario,
que a la larga el impacto económico que este genera está muy por debajo de
las pérdidas ocasionadas por el mal manejo del inventario. La inversión de Key
Project no debe ser considerada dentro de la propuesta ya que la misma forma
parte de un proyecto que fue planteado con anterioridad al considerar el rápido
crecimiento de la marca en el mercado, tanto así que su capacidad y niveles de
producción no logran satisfacer en algunos casos la demanda. La ampliación
del almacén está intrínseca en dicho proyecto, es necesaria su redistribución.

 Catalogación de Materiales (incluir el Maestro Materiales)

Se observó que los repuestos e insumos no cuentan con identificación,

por lo tanto no se sabe la cantidad disponible en stock (ver figura).

Este proceso consiste en incluir en el maestro de materiales del sistema, las

características que lo describirán para los procesos de planeación, compra,
inspección de calidad, recibo, almacenamiento, despacho y utilización de estos por
el usuario. Este proceso es de vital importancia ya que al cometerse un error, los
procesos anteriormente mencionados se verán afectados, teniendo como
consecuencia, desde la gestión de compras de un material que no es el requerido
por el usuario hasta la parada de una planta debido a la adquisición de un material
crítico que no cumple con los requerimientos para su utilización.

 Custodia de Materiales:

Falta de estanterías en los almacenes, generando que los insumos y

repuestos se mezclen, como así también dificultando el movimiento de
materiales (ver figura).

La función principal de este proceso consiste en garantizar condiciones de

almacenamiento adecuadas y seguras para el material, así como también
mantener un inventario confiable reflejado en la concordancia entre el nivel de
inventario físico almacenado y el nivel de inventario en sistema. Este proceso
comprende la adecuación de las áreas de almacenamiento, la ubicación del
material en el almacén y la revisión de niveles de inventario. Además tiene bajo
su responsabilidad la administración de los materiales reintegrados al almacén
(materiales que han sido despachados, pero que por alguna razón el usuario ya
no requiere su utilización y que por políticas de la empresa no puede
mantenerlas en sus instalaciones) así como también evidenciar aquellos
materiales que podrían considerarse como obsoletos debido a su vencimiento,
pérdida de garantía o por alguna otra situación. De la revisión y
acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo siguiente:

 Planeación de Materiales:

Se observa la mala distribución de los repuestos e insumos, evidenciando

de esta manera una inadecuada clasificación de estos (ver figura).

No se realizan inventarios cíclicos.

Este proceso consiste en planificar los materiales que requieren un

reaprovisionamiento continuo para las diferentes operaciones de Workover, el
cual está a cargo de un grupo en equipo, el cual participan los Jefe de Equipo
de cada equipo de Workover como así también el Jefe de Campo y operativos
de mantenimiento y departamento de Compras, quien tiene la responsabilidad
de hacer la gestión de compas correspondiente para evitar un
desabastecimiento en los almacenes. Este proceso es crítico ya que la falta de
alguno de estos materiales en el momento que sea requerido por el usuario
podría: ocasionar la parada de Equipo en el momento de estar operando.

Para desarrollarse este proceso se requiere que el analista esté pendiente de

los niveles actuales de inventario en los almacenes, los consumos de material,
los tiempos de respuesta por parte de los proveedores y los rechazos
(inconformidades de material detectadas por el personal de recibo) y reclamos
de material (inconformidades de material detectadas por el usuario al momento
de este ser usado) de materiales.

 Recibo de Materiales

El personal a cargo de recibir materiales es el responsable de garantizar que el

material que se recibe cumpla con las condiciones y características estipuladas en
el maestro de materiales y en la orden de compra, de cerciorarse que las
cantidades concuerden y tanto el embalaje como la integridad del material sean
óptimas. Adicionalmente son los encargados de identificar físicamente el material
que se va a ingresar al almacén y de ingresar dichos materiales al sistema.
También tienen bajo su cargo el control físico de los reclamos y rechazos de
materiales y el correspondiente aviso al comprador o al analista de materiales
correspondiente sobre las anomalías encontradas en el material para la
correspondiente gestión.

De la revisión y acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo siguiente:

Se observa la mala distribución de los repuestos e insumos, evidenciando

de esta manera una inadecuada clasificación de estos (ver figura).

No hay control de recepción de materiales.

El proceso es desarrollado con base en políticas y pautas que no están

especificadas en un manual o documento de referencia.
EL entrenamiento de personal que reemplaza a la persona que está llevando a
cabo este proceso se realiza de manera verbal y sin un documento de referencia,
lo que implica un proceso de entrenamiento largo e incompleto.
La información con la cual se identifica el material es escaza (solo se identifica con
el código asignado para el material en el maestro de materiales) lo cual dificulta
llevar una trazabilidad estricta, ya que diferentes proveedores pueden suministrar
el mismo material, existen materiales en el almacén de diferentes

órdenes de compra y no se puede diferenciar de qué proveedor es el material que

se va a almacenar y despachar, por lo cual no se tiene certeza sobre la
procedencia y destino final de determinada unidad de material.
La identificación de los materiales se realiza de forma manual mediante un
marcador de tinta lo que ocasiona que algunas identificaciones de material se
pierdan debido a la manipulación del material o a las condiciones ambientales del
lugar de almacenamiento (humedad, exposición directa a la luz solar, material
particulado etc…).
Si se quisiera identificar cada unidad de material con la información necesaria
implicaría mucho tiempo, por lo cual se identifican pocas unidades con limitada
información.
No identificar todas las unidades hace que se presenten inconvenientes al
despachar el material, ya que en el momento que se hayan despachado las
unidades que se encontraban marcadas, no se tendrá certeza al despachar las
que quedan restantes.
Recibir un material que no cumpla algunas de las características estipuladas por
los usuarios podría poner en peligro a las personas, las maquinas y la producción.
El área de recibo de materiales es independiente al almacén central convirtiéndola
en un lugar de almacenamiento temporal, lo que trae como consecuencia que el
inventario en el sistema no sea completamente confiable para el almacén, esto
debido a que para cierta cantidad de material que está relacionado en el sistema
no se tenga certeza si se encuentra físicamente en el almacén, está en la bodega
de recibo o es una desviación en el inventario.
Se hace un acta de entrega entre el área de recibo y el área de almacén en la cual
se revisan de nuevo las cantidades y características del material, lo que
incrementa el tiempo en que el inventario real concuerde con el del sistema.

 Con respecto al despacho de materiales:

El despacho de material consiste en entregar al usuario el material solicitado en

un documento de salida de almacén ya sea una forma 440 (formato utilizado
para solicitar material, este formato se diligencia de forma manual) o una orden
de mantenimiento (documento donde se especifican los materiales necesarios
para realizar un mantenimiento, el cual se imprime directamente desde el
sistema). Además las personas encargadas del despacho también son
responsables de descargar en el sistema el material despachado.

De la revisión y acompañamiento inicial de este proceso se encontró lo

siguiente:

El proceso es desarrollado con base en políticas y pautas que no están

especificadas en un manual o documento de referencia.
EL entrenamiento de personal que reemplaza a la persona que está llevando a
cabo este proceso se realiza de manera verbal y sin un documento de referencia,
lo que implica un proceso de entrenamiento largo e incompleto.
La disposición actual de los materiales en el almacén hace que los tiempos y
distancias de cada despacho sean elevados debido a que los materiales de mayor
rotación se encuentran lejos de la ventanilla.
Cuando se va a despachar un material que está referenciado en el sistema pueden
encontrarse las siguientes situaciones.
o No encontrarse físicamente.
o Encontrarse físicamente en el área de recibo y no haberse entregado aún al
almacén.
o Encontrarse en una ubicación diferente a la referenciada en el sistema.
o La cantidad en el sistema no concuerda con la encontrada en el almacén.
Se han encontrado errores en el descargue de material en el sistema lo que hace
que se presenten diferencias en el inventario, dificultando los procesos de
despacho y de reaprovisionamiento de materiales.

Cuando se encuentran materiales mal ubicados o con diferencias en el inventario

no se hace evidente a la persona encargada de solucionarlo, lo que hace que este
problema no se solucione lo más pronto posible y éstos sigan evidenciándose
cuando se solicite nuevamente el mismo material.
Los carritos utilizados para realizar el despacho de material presentan deterioro,
son muy ruidosos al utilizarlos y los rodamientos de sus ruedas hacen que se
necesite mayor fuerza de la normal para movilizarlos.
Existe una estructura llamada “mezannine” la cual presenta un alto riesgo para la
seguridad de las personas.
Debido a que dentro del almacén central no hay un área de almacenamiento para
material pesado o voluminoso, los materiales de alta rotación de este tipo deben
ser almacenados en otros almacenes, lo que hace que los despachadores tengan
que desplazarse hasta dichos almacenes para buscar el material.
No se posee una herramienta que permita medir el nivel de servicio prestado a los
usuarios, a pesar de que estos constantemente evidencian su inconformidad en el
servicio prestado en la ventanilla.

Carencia de un pañolero
 2 Definiciones

Almacén: Lugar físico donde se guardan y conservan repuestos e Insumos.

Repuestos e Insumos: Es aquel o aquellos materiales e insumos que son

utilizado para la operación del servicio al pozo o utilizado por personal que
labora para seguridad.

Maestro Materiales:

Confiabilidad: Es usado generalmente para expresar un cierto grado de

seguridad de que un dispositivo o sistema opera exitosamente en un ambiente
específico durante un cierto período. Cuando la confiabilidad se define
cuantitativamente puede ser especificada, analizada y se convierte en un
parámetro del diseño de un sistema que compite contra otros parámetros tales
como costo y funcionamiento.