120-010.

006-0008-2021

1. PROCESO /AREA: ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

2. FECHA DE ELABORACION: El presente informe de avance fue realizado

entre 06 de enero y el 08 de enero de 2021.

3. DIRECTIVO RESPONSABLE DEL PROCESO: SECRETARIO GENERAL.

4. DESTINATARIO: CONTRALOR DISTRITAL DE BARRANQUILLA. COMITE

INSTITUCIONAL DE COORDINACION DE CONTROL INTERNO CICI.
COMISION DE PERSONAL CONTRALORIA DISTRITAL DE
BARRANQUILLA.

5. OBJETIVO: Realizar seguimiento y revisión al concurso interno realizado

para la provisión de vacantes definitivas y temporales, mediante la figura de
encargo del personal de carrera administrativa y nombramientos en
provisionalidad, vigencia 2020, con el fin de determinar:

5.1 Verificar que los lineamientos establecidos para la provisión de vacantes

cumplan con los principios de carrera administrativa establecidos en la ley

5.2 Verificar la eficacia y efectividad de los mecanismos utilizados para la

provisión adecuada de las vacantes de la planta de personal.

5.3 Verificar el cumplimiento de requisitos conforme a manual de funciones

de los encargos realizados al personal de carrera administrativa.

5.4 Verificar la garantía del derecho preferencial de carrera administrativa

5.5 Verificar el cumplimiento de requisitos de acuerdo a Manual de Funciones

de los servidores nombrados en provisionalidad.

6. ALCANCE: Proceso de provisión de vacantes definitivas y temporales,

mediante la figura de encargo del personal de carrera administrativa y
nombramientos en provisionalidad, vigencia 2020.

7. METODOLOGIA: Evaluación de la información documentada (Circulares y

documentos contentivos de lineamientos concurso interno, actos
administrativos expedidos de carácter general y particular, libro de posesión,
hojas de vida). El proceso de seguimiento y revisión será realizado en dos
etapas con el fin de dar cumplimiento al objetivo planteado.

8. CRITERIO:
 Manual de Funciones.
 Planta de personal
 Ley 909 de 2004
 Decreto 409 de 16 de marzo de 2020, Por el cual se crea el régimen de
carrera especial de los servidores de las Contralorías Territorial.
 9. RESULTADOS:

De conformidad con el objetivo anotado, se realizará la revisión en primer estado

de los siguientes objetivos específicos, sobre los cuales se establecerán
pronunciamientos y/o recomendaciones a la alta dirección a fin de contar con
material suficiente que le permita una adecuada toma de decisiones.

 Verificar que los lineamientos establecidos para la provisión de vacantes

cumplan con los principios de carrera administrativa establecidos en la ley.

 Verificar la eficacia y efectividad de los mecanismos utilizados para la

provisión adecuada de las vacantes de la planta de personal

A continuación, se describen los resultados producto del seguimiento realizado:

9.1 LINEAMIENTOS DEL CONCURSO INTERNO PARA PROVEER VACANTES

MEDIANTE ASCENSO:

Se evidencia la expedición de circulares por parte de la oficina de secretaria

general, con el fin de determinar las bases del concurso de ascenso interno
realizado con el fin de proveer vacantes en estado definitiva y temporal.

De la revisión de las mismas se determina lo siguiente:

Las circulares 009 a 0019 de 27 de noviembre de 2020, expedidas por la oficina

de Secretaria General, en las cuales a groso modo se evidencian lineamientos
para la provisión mediante la figura de encargo de empleos de los niveles:
Profesional, asistencial, en estado de vacancia definitiva y temporal, establecen,
entre otros aspectos, los requisitos especifico que debían ser acreditados por el
servidor interesado en la oferta de empleo, de acuerdo a la Ley 909 de 2004 y
además los siguientes: encontrarse en cargo de carrera administrativa del nivel
inmediatamente inferior al cargo ofertado y el cumplimiento de funciones
específicas para el desempeño en determinada dependencia. Sin embargo, en el
Manual Especifico de funciones vigente, adoptado según Res. 0001 de 04 de
enero de 2012, determina los cargos de la entidad bajo la figura de planta global.

A continuación, se realiza la relación de las circulares:

CIRCULARES
009 de 27 de noviembre de 2020.
0010 de 27 de noviembre de 2020.
0011 de 27 de noviembre de 2020.
0012 de 27 de noviembre de 2020.
0013 de 27 de noviembre de 2020.
0014 de 27 de noviembre de 2020.
0015 de 27 de noviembre de 2020.
0016 de 27 de noviembre de 2020.
ASUNTO
Oferta 7 vacantes temporales nivel profesional grado 04
código 219. Desempeño funciones Control Fiscal.
Oferta 1 vacante temporales nivel asistencial grado 01
código 407. Desempeño funciones Jurisdicción Coactiva.
Oferta 1 vacante temporales nivel asistencial grado 03
código 407. Desempeño funciones Secretaria General.
Oferta 1 vacante temporal nivel asistencial grado 03 código
407. Desempeño función.
Oferta 14 vacante temporal nivel asistencial grado 04
código 407. Desempeño función Contraloría Distrital
Oferta 1 vacante temporal nivel asistencial grado 06 código
407. Desempeño función Control Fiscal.
Oferta 6 vacantes definitiva nivel asistencial grado 02
código 407. Desempeño función Contraloría Distrital.
Oferta 1 vacante definitiva nivel asistencial grado 02 código
407. Desempeño función Contraloría Distrital.
0017 de 27 de noviembre de 2020.
0018 de 27 de noviembre de 2020.
0019 de 27 de noviembre de 2020.
Oferta 1 vacante definitiva nivel profesional grado 04 código
219. Desempeño función Control Interno.
Oferta 12 vacantes temporales nivel asistencial grado 03
código 407. Desempeño función Secretaria General.
Oferta 1 vacante definitiva nivel profesional grado 03 código
219. Desempeño función Control Fiscal.

En este sentido, se debieron atender los requisitos establecidos en el Manual

especifico de Funciones y competencias laborales, adoptado en la entidad según
Res. 0001 de 04 de enero de 2012. La no atención a los mismos supone una
violación al derecho preferencial de carrera administrativa.

2. Se evidencia que las circulares 009 a 0019 de 27 de noviembre de 2020,

expedidas por la oficina de Secretaria General, contentivas de los lineamientos
para la provisión mediante la figura de encargo de empleos de los niveles:
Profesional, asistencial, en vacancia definitiva y temporal, fueron publicados en la
página web de la entidad y comunicados por medio de correo electrónico
institucional, solo a los servidores que ocupaban el cargo inmediatamente inferior
al ofertado. Al respecto, la Ley 909 de 2004, establece: ARTÍCULO 28. Principios que
orientan el ingreso y el ascenso a los empleos públicos de carrera administrativa. La ejecución de
los procesos de selección para el ingreso y ascenso a los empleos públicos de carrera
administrativa, se desarrollará de acuerdo con los siguientes principios: (…) c) Publicidad. Se
entiende por esta la difusión efectiva de las convocatorias en condiciones que permitan ser
conocidas por la totalidad de los candidatos potenciales;(…).

La no atención a lo anterior, origino la falta de conocimiento por parte de la

totalidad de servidores de la entidad, en consecuencia, la manifestación oportuna
de interés por quienes cumplían con los requisitos para acceder al encargo, lo que
supone una vulneración al principio de publicidad de los actos administrativos
expedidos con ocasión al concurso de ascenso.

9.2 DE LA PLANTA DE PERSONAL:

Con relación a los cargos de carrera administrativa, se realizaron ascensos

producto del concurso interno, los cuales se encuentran relacionados a
continuación. Sin embargo, se hace importante precisar que la planta de personal
de la Contraloría Distrital de Barranquilla, en materia de cargos de carrera
asciende a (152) cargos, pero por motivos presupuestales, la entidad solo oferto
ante CNSC (104) cargos de carrera administrativa

CARGOS GDO COD PLANTA OFERTADOS PROVISTO SIN OBSERVACIONES

TOTAL CNSC PROVEER
Profesional 01 222 4 2 4 0
especializado
Profesional 02 222 5 5 4 1 Aceptada renuncia
especializado mediante Res.
Profesional 03 219 17 16 16 Se evidencia (2)
Universitario encargos personal
carrera administrativa.
Profesional 04 219 30 20 23 -3 Se evidencian (2)
Universitario nombramientos en
provisionalidad y (7)
encargos al personal
de carrera
administrativa en
vacancias temporales.
Auxiliar 01 407 2 2 2 Se evidencia (1)
Administrativo nombramiento en
provisionalidad en una
vacancia temporal.
 CARGOS GDO COD PLANTA OFERTADOS PROVISTO SIN OBSERVACIONES
TOTAL CNSC PROVEER
Auxiliar 02 407 9 9 9 Se evidencian (6)
Administrativo encargos personal
carrera administrativa
Auxiliar 03 407 21 16 17 Se evidencian (11)
Administrativo encargos personal
carrera administrativa.
Operario 01 487 3 2 2 Se evidencia (1)
nombramiento en
provisional
Auxiliar 04 407 30 19 9 (8) nombramientos en
Administrativo provisionalidad. en
vacancias temporales.
Secretario 04 425 8 2 1 (1) nombramiento en
ejecutivo provisionalidad en
vacancias temporales.
Secretario 05 440 8 3 3
Auxiliar 06 407 7 4 4 (2) nombramiento
Administrativo provisional. (1)
vacancia temporal (1)
definitiva
Auxiliar 02 470 8 4 4 Nombramiento en
Servicios provisionalidad (1) en
Generales vacancia definitiva.
TOTAL 152 104 98 1

Así las cosas, se evidencia que en los empleos: Profesional Universitario grado 04
código 219 y Auxiliar Administrativo grado 03 código 407, la provisión de vacantes
definitivas y/o temporales, en numero superior al reportado a la CNSC, en
concurso abierto de mérito 463 de 02 de octubre de 2013. Pese a que existen las
vacantes en la planta de personal, las mismas no han sido reportadas por la
entidad dado su déficit presupuestal, tal como se evidencia en los oficios enviados
a la CNSC en atención a la solicitud de reporte de vacantes para concurso de
mérito. Al respecto, el Decreto 111 de 1996, "Por el cual se compilan la Ley 38 de
1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico
del presupuesto", en su artículo 71 establece:

“ARTÍCULO 71. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales
deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de
apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos
con él financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar
claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Esta operación es un
requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes,

o en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Confis o por quien éste delegue,
para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del
crédito autorizados

La afectación presupuestal, derivada de los ascensos y nombramientos, sin el

requisito previo de disponibilidad presupuestal para ello, trasgrede los
lineamientos de austeridad en el gasto establecidos en la entidad y podría ser
causa de un posible detrimento patrimonial.

4. Se evidencia el nombramiento en provisionalidad de (18) servidores en cargos

de carrera administrativa, en el periodo comprendido entre el 04 de diciembre y el
10 de diciembre de 2020, relacionados en el siguiente:
No RES. FECHA DE
CARGO GRADO CODIGO NOMBRE ENCARGO POSESION
1 0538 de 04/12 04/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 DANEISI PIÑEROS
2 0545 de 04/12 07/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 ROSMIRA DIAZ
3 0542 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 01 407 LEONARD GONZALEZ
4 0551 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 EUCARIS SHAIK
5 0540 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 JORGE CAMPIZ
6 0554 de 04/12 04/12
OPERARIO 01 487 LUIS SILVA POLO
7 0553 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 04 407 LAURA GOMEZ
8 0550 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 04 407 YESENIA CAMARGO
9 0549 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 04 407 WALTER CANTILLO
10 04 0544 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 SAID YABER
11 04 0543 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 NELSON ALVAREZ
12 04 0546 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 SAYMA LORENA
13 04 0541 de 04/12 09/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 HERNAN PERCY
14 04 0559 de 04/12 10/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 DAYANA LOPEZ
15 04 0548 de 04/12 07/12
SECRETARIO EJECUTIVO 425 SAYURIS MENDOZA
16 0539 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 06 407 FANIA PORTACIO
17 0562 de 04/12 10/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 06 407 ISABELLA SAUCEDO
18 AUXILIAR DE SERVICIOS 02 0552 de 04/12 04/12
GENERALES 470 ENIDES PUERTA

Sin embargo, revisada la planta de personal, existen personal de carrera

administrativa que cumple con los requisitos para acceder al encargo de los
cargos provistos en provisionalidad.

Frente a los anterior es preciso indicar que la figura de nombramiento en

provisionalidad solo procede ante la inexistencia de empleados de carrera que
cumplan con los requisitos para ser encargados, en consecuencia, realizar los
nombramientos en provisionales antes de garantizar el derecho preferencial al
personal de carrera trasgrede lineamientos establecidos en la Ley 909 de 2004.

Lo anterior derivado de la falta de análisis y revisión de la totalidad de hojas de

vida de servidores de carrera administrativa que se encuentran en la entidad por
parte de la oficina de secretaria general, encargada de la administración del
talento humano de la entidad, situación que ha desencadenado múltiples
reclamaciones y a futuro podría ocasionar detrimento patrimonial y/o sanciones
disciplinarias.

9.3. PROVISION VACANCIA (ENCARGO)

Se evidencia encargo de (26) servidores de carrera administrativa, en los empleos

de: Profesional Universitario y Auxiliar Administrativo, posesionados en fechas
extremas: 04 de diciembre a 10 de diciembre de 2020. A continuación, se
relacionan:

No RES. FECHA DE
CARGO GRADO CODIGO NOMBRE ENCARGO POSESION
1 0519 de 04/12 04/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 03 219 BRILLY POLO
2 0513 de 04/12 07/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 03 219 PEDRO FONSECA
3 0515 de 04/12 07/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 CLAUDIA MARCELA REYES
No RES. FECHA DE
CARGO GRADO CODIGO NOMBRE ENCARGO POSESION
4 0516 de 04//12 07/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 CARLOS CABRERA
5 0517 de 04//12 07/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 FRANK DE LA HOZ
6 0518 de 04//12 04/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 MAYARIS DAVINSON
7 0519 de 04/12 04/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 MARIA TERESA GUZMAN
8 0520 de 04/12 07/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 SANDRA CANTILLO
9 0560 de 04/12 10/12
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 04 219 ROBERT REMON
10
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 407 DASMIN CUEVA
11 0522 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 407 JESUS DIAZ
12 0523 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 407 MARA ALONSO
13 0525 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 407 LIBIA MOTTA
14 0524 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 407 JACQUELIN MARQUEZ
15 0561 de 04/12 10/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 02 407 NORMINA ACOSTA
16 0526 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 OMAR SILVERA
17
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 MARY LUZ CARRILLO
18 0530 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 AMELIA CELIN
19 0532 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 ANTONIO ARISMIENDI
20 0533 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 OLIMPO OROZCO
21 0534 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 DIANA SANJUAN
22 0535 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 ROQUE GOENAGA
23 0536 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 CRISTIAN DURAN
24 0527 de 04/12 09/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 CARINA DE LA CRUZ
25 0528 de 04/12 07/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 NEISA RAVELO
26 0537 de 04/12 04/12
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 03 407 GABRIEL DE LA HOZ

5. Como soporte de lo anterior, se evidencia informe realizado por la oficina de

secretaria general, de fecha 03 de diciembre de 2020, en el cual se establece el
análisis de los servidores de carrera administrativa inscritos para los distintos
encargos, sin embargo, el mismo carece del análisis de la totalidad de criterios
establecidos en la ley 909 de 2004, para esta clase de situaciones, por ejemplo,
en el mismo no se evidencia criterios relacionado con: poseer las actitudes y
habilidades para desempeñar el empleo que va a proveer, no tener sanción
disciplinaria en el último año, que su última evaluación de desempeño sea
sobresaliente o satisfactoria elementos .Aunado a lo anterior revisadas las hojas
de vida, reposa documento contentivo de consulta de antecedentes disciplinarios
de la Procuraduría General de la Nación, de fecha posterior a la respectiva
posesión. Situación reiterativa, toda vez que la misma fue detectada en auditoria
combinada realizada al proceso de Administración del Talento Humano, vigencia
2020.

Así mismo, el estudio realizado solo se realizo con el personal inscrito en los
cargos, dejando de lado la responsabilidad de la oficina de Secretaria General, en
realizar el estudio de la totalidad de la planta para garantizar el derecho
preferencial de carrera administrativa a los servidores de carrera administrativa.

Al respecto, el artículo 24 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 10 de

Ia Ley 1960 de 2019, define que el encargo es un derecho para los servidores de
carrera administrativa, siempre que acrediten Ia totalidad de los requisitos allí
definidos, como son: a) Acreditar los requisitos exigidos para el ejercicio del empleo a proveer
transitoriamente; b) Poseer las aptitudes y habilidades para desempeñar el empleo que se va a
proveer; c) No tener sanción disciplinaria en el último año; d) Que su última evaluación del
desempeño laboral sea sobresaliente o. en su defecto, satisfactoria; e) El encargo debe recaer en
el empleado que se encuentre desempeñando el cargo inmediatamente inferior al que se pretende
proveer en Ia planta de personal de Ia entidad.

Lo anterior, causado por la falta de atención a lineamientos establecidos en

materia de ascenso del personal de carrera administrativa, falta de control en el
registro de evidencias y no atención a las acciones de control establecidas en plan
de mejoramiento suscrito en la vigencia 2020. En consecuencia, se han generado
reclamaciones por el personal que considera vulnerado su derecho preferencial de
carrera, posibilidad de realizar encargos sin el lleno de los requisitos e
incumplimiento plan de mejoramiento suscrito con la oficina de control interno,
derivado del ejercicio de auditoria vigencia 2020.

6. A partir de la expedición del Decreto 409 de 2020, existe obligación por parte
del Contralor Territorial en la comunicación de las vacantes definitivas y/o
temporales a proveer, “ARTÍCULO 10. Funciones del Contralor territorial, con relación a
la gestión interna del régimen de carrera especial. A cada Contralor Territorial le corresponde
las siguientes funciones relacionadas con la gestión interna del Régimen de Carrera Especial de
los Servidores Públicos de la Contraloría territorial respectiva:

2. Reportar a la Comisión Especial de Carrera respectiva toda vacante definitiva antes de su

provisión indicando cuales empleos con sus respectivas vacantes se ofertan en concurso de
ascenso o de ingreso”

Sin embargo, no se evidencia reporte alguno de la situación a la Comisión

Especial de Carrera de las contralorías territoriales y/o comunicación de las
vacantes a la comisión nacional del servicio civil, en caso de que las mismas
pertenezcan al proceso de selección 1373 de 2020 conformado a través del
acuerdo 0182 de 2020 y de competencia de la CNSC.

10. CONCLUSIONES:

 Se evidencia concurso interno de ascenso y nombramientos en

provisionalidad sin el debido certificado de disponibilidad presupuestal.

 No se realizo un efectivo diagnostico de necesidades para la provisión de

vacantes, atendiendo los aspectos financieros y administrativos de la
entidad.

 Se realizan nombramientos en provisionalidad sin garantizar el derecho

preferencial de carrera administrativa de la totalidad de servidores de la
planta de personal.

 No se atendieron efectivamente los principios orientadores de la carrera

administrativa.

11. RECOMENDACIONES:

 Continuar con la revisión de los objetivos planteados en el presente informe,

para lo cual se hace necesario: Realizar estudio de hoja de vida del
personal de carrera administrativa objeto de ascenso y de quienes fueron
 nombrados en provisionalidad, a fin de determinar el cumplimiento de
requisitos, según manual de funciones. En caso de no cumplimiento de los
mismos, comunicar a la autoridad competente.

 Realizar estudio presupuestal para determinar el impacto en el presupuesto

2020- 2021 y en caso de establecer un presunto detrimento fiscal y/o falta
disciplinaria dar aviso a las autoridades competentes.

 Comunicar al Comité de Conciliación de la entidad teniendo en cuenta lo

establecido en la Política de Defensa y Prevención de Daño Antijuridico.

 Los resultados del informe final de auditoria, deben ser reportados a la

oficina de planeación a fin coordinar la modificación del respectivo mapa de
riesgo adoptado en la entidad.

 Revisar las reclamaciones interpuestas por el personal de carrera

administrativa que aduce vulneración de sus derechos y revisar la
respuesta dada por la oficina de secretaria general, en todo caso, si en
efecto se vulnero el derecho preferencial proceder a realizar lo
correspondiente.

 Atender los planes de mejoramiento suscrito con la oficina de control

interno, relacionados con Informe de Austeridad en el Gasto, Informe de
auditoria de Talento Humano, relacionados con la certificación de
disponibilidad presupuestal ante cualquier situación administrativa que
impacte el presupuesto y revisión de requisitos de acuerdo a manual de
funciones cuando se trate de nombramiento en provisionalidad y encargo
del personal de carrera administrativa, entre otros.

Cordialmente,

KELLY PAOLA MADRID PALOMINO

DIRECTOR DE DEPARTAMENTO CONTROL INTERNO

Proyecto: Kelly Madrid P- Director de Departamento de Control Interno-

Reviso: Kelly Madrid P- Director de Departamento de Control Interno-