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POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS

1. INTRODUCCIÓN

La Superintendencia Nacional de Salud dio a las EPS, a través de la circular 0007 de junio
de 2017 (código de conducta y de buen gobierno), instrucciones generales para la
implementación de mejores prácticas organizacionales.

Considerando que el código de conducta y buen gobierno de Mutual SER EPS, la circular
0007 de junio de 2017 y el decreto Nº 682 de abril 18 de 2018, modificatorio del decreto
único del sector salud Nº 780 de 2016; establecen un conjunto de medida que promueven
la gestión transparente y eficiente de las EPS, mediante el fortalecimiento de sus gobiernos
corporativos u organizacionales

2. DESTINATARIOS DE LA POLÍTICA

La presente política va dirigida a todos los miembros de la organización, en todos sus


niveles, así como contratistas independientes y personas que actúan en nombre de la
Mutual SER EPS, siendo sus lineamientos de obligatorio cumplimiento.

3. RESPONSABLE(S)

• Junta Directiva de Mutual SER EPS

4. NORMATIVIDAD

• Decreto 0682 de 2018 expedido por el Ministerio de Salud y Protección Social.


• Circular externa 0007 de 2017 expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.
• Decreto 1480 de 1989.

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5. DEFINICIONES

Conflicto de Interés: Se considera que existe un conflicto de interés cuando por una
situación de control, influencia directa o indirecta entre entidades, personas naturales o
jurídicas; se realicen operaciones, transacciones, decisiones, traslado de recursos,
situaciones de ventaja, mejoramiento en la posición de mercado, competencia desleal,
desviaciones de recursos de seguridad social, o cualquier situación de hecho o de derecho
que desequilibren el buen funcionamiento financiero, comercial o de materialización del
riesgo al interior del sector. Estos desequilibrios tienen su fundamento en un interés
privado, el cual motiva a actuar en contravía de las obligaciones y puede generar un
beneficio personal, comercial o económico para la parte que incurre en estas conductas.

Transparencia: La gestión de los recursos se ejecuta de conformidad con procedimientos


claros, visibles y públicos; estando siempre dispuesto a revelar la información requerida a
las partes interesadas.

Impedimento: Facultad de un colaborador, persona natural, jurídica y/u otra entidad para
apartarse del conocimiento de un determinado asunto de manera voluntaria, por considerar
que pueda parcializarse o prejuzgase la decisión.

Recusación: Facultad concedida para que las partes de un proceso puedan reclamar ante
la Junta Directiva o cualquier otro organismo designado por la anterior, para que un
colaborador, persona natural, jurídica y/u otra entidad, se aparte del conocimiento de un
determinado asunto, por considerar que pueda parcializarse o prejuzgase la decisión.

Integralidad: Todas las políticas, directrices y procedimientos en su conjunto se


complementan integralmente para garantizar una dirección y gestión de los objetivos
organizacionales de manera eficiente y transparente.

6. ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente política aborda los lineamientos y medidas de cumplimiento en materia de


identificación de conflictos de interés, declaración y tratamiento bajo los principios de
transparencia.

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7. LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA

7.1 Objetivo de la Política Transparencia y Gestión de Conflictos de interés.

Fomentar, contribuir y consolidar la construcción de relaciones de confianza entre Mutual


SER EPS y las partes interesadas; estableciendo las directrices generales para la gestión
transparente de los recursos y gestión de conflictos de interés.

7.2 Principios.

La gestión social y administrativa de la Mutual SER EPS, y en especial de los recursos del
Sistema General de Seguridad Social en Salud, se guían por los siguientes principios:

Transparencia: La gestión de los recursos se ejecuta de conformidad con procedimientos


claros, visibles y públicos; estando siempre dispuesto a revelar la información requerida a
las partes interesadas.

Integralidad: Todas las políticas, directrices y procedimientos en su conjunto se


complementan integralmente para garantizar una dirección y gestión de los objetivos
organizacionales de manera eficiente y transparente.

7.3 Destinatarios de la política.

La presente política va dirigida a todos los miembros de la organización, en todos sus


niveles, así como contratistas independientes y personas que actúan en nombre de la
Mutual SER EPS, siendo sus lineamientos de obligatorio cumplimiento.

7.4 Área responsable de desarrollar e implementar la política de transparencia y


gestión de conflictos de interés.

Se asigna como responsable de aprobar, desarrollar, monitorear y mejorar la presente


política a los siguientes:

Junta directiva. Aprueba y vela por el cumplimiento de esta política.

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Gerencia general y áreas. Aplican las políticas.

Control interno. Evalúa la aplicación de políticas.

Comité de Conducta. Recibir y tramitar las quejas, así mismo aplicar los premios y castigo.

El comité de gobierno corporativo. Propone mejoras y actualización de esta política.

La dirección de comunicaciones. Publica y actualiza los sitios donde se aloja la


información.

La gerencia de TI. Mantenimiento técnico de la infraestructura, disponibilidad, alojamiento


y seguridad de la información.

Los colaboradores y demás partes interesadas. Declarar impedimento cuando por una
situación de control, influencia directa o indirecta entre entidades, personas naturales o
jurídicas; se realicen operaciones, transacciones, decisiones, traslado de recursos,
situaciones de ventaja, mejoramiento en la posición de mercado, competencia desleal,
desviaciones de recursos de seguridad social, o cualquier situación de hecho o de derecho
que desequilibren el buen funcionamiento financiero, comercial o de materialización del
riesgo al interior del sector. Estos desequilibrios tienen su fundamento en un interés
privado, el cual motiva a actuar en contravía de las obligaciones y puede generar un
beneficio personal, comercial o económico para la parte que incurre en estas conductas.

7.5 Condiciones generales para la identificación de un conflicto de interés.

Se identifica la existencia de un presunto conflicto de interés cuando se evidencia alguna


de las siguientes condiciones:

1. Existe evidencia de que un colaborador pueda ser beneficiado por el diseño,


negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de prestación de servicios de
salud, de bienes y otros servicios; y que, por sus facultades y/o responsabilidades
pueda participar o tomar decisiones en cualquiera de las etapas contractuales.

2. Existe evidencia de que un colaborador sea conyugue o compañero permanente, o


pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero

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civil, con la persona jurídica o algún miembro que participe en el proceso de
negociación de la entidad a contratar.

3. Existe evidencia de que un colaborador posea acciones, sea socio, propietario o


heredero de una entidad a contratar.

4. Existe evidencia o testificación de que un colaborador tenga amistad íntima o enemistad


grave con la persona jurídica o algún miembro que participe en el proceso de
negociación de la entidad a contratar.

7.6 Declaración del conflicto de interés.

Una vez identificada y evidenciada una o más de las condiciones mencionadas en el


artículo 7º o cualquier otra operación legal o reglamentara relacionada a conflictos de
interés, se deben tomar las siguientes acciones:

Impedimento.

1. El colaborador que identifique un presunto o potencial conflicto de interés, desde sus


propias acciones, debe declarar ante su superior inmediato, su condición de impedimento
a participar en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de
prestación de servicios de salud, de bienes y otros servicios, siempre y cuando, por sus
facultades y/o responsabilidades haga participación en una o más de las actividades en
mención.

2. El superior inmediato analiza y evalúa la situación, generando evidencia de que el


colaborar a su cargo se declaró impedido, pudiendo tomar las siguientes decisiones:
• Negar el impedimento y en consecuencia permitir la participación y/o toma de
decisiones en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de
prestación de servicios de salud, de bienes y otros servicios.
• Aceptar el impedimento y en consecuencia la no participación ni toma de decisiones
en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de prestación de
servicios de salud, de bienes y otros servicios.
• Redireccionar el caso a la Junta Directiva, para su evaluación y toma de decisiones.

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3. La Junta Directiva analiza y evalúa la situación redireccionada por el superior inmediato
del colaborador que se declaró impedido, pudiendo tomar las siguientes decisiones:
• Negar el impedimento y en consecuencia permitir la participación y/o toma de
decisiones en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de
prestación de servicios de salud, de bienes y otros servicios.
• Aceptar el impedimento y en consecuencia la no participación ni toma de decisiones
en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de prestación de
servicios de salud, de bienes y otros servicios.

Recusación

1. El colaborador o aquella parte interesada que identifique un presunto o potencial conflicto


de interés, en las acciones de otro colaborador, debe formular ante el superior inmediato
del mismo, una recusación, de modo que garantice la transparencia, dando a conocer su
condición inicial previo a la participación del mismo en el diseño, negociación, celebración
y/o ejecución de un contrato de prestación de servicios de salud, de bienes y otros
servicios, siempre y cuando, por las facultades y/o responsabilidades del colaborador
implicado haga participación en una o más de las actividades en mención.

2. El superior inmediato analiza y evalúa la situación, socializando a su colaborador a cargo


su presunta o potencial acción de conflicto de interés, pudiendo tomar las siguientes
decisiones:
• Negar el impedimento y en consecuencia permitir la participación y/o toma de
decisiones en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de
prestación de servicios de salud, de bienes y otros servicios.
• Aceptar el impedimento y en consecuencia la no participación ni toma de decisiones
en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de prestación de
servicios de salud, de bienes y otros servicios.
• Redireccionar el caso a la Junta Directiva, para su evaluación y toma de decisiones.

3. La Junta Directiva analiza y evalúa la situación redireccionada por el superior inmediato


del colaborador recusado, pudiendo tomar las siguientes decisiones:
• Negar el impedimento y en consecuencia permitir la participación y/o toma de
decisiones en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de
prestación de servicios de salud, de bienes y otros servicios.

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• Aceptar el impedimento y en consecuencia la no participación ni toma de decisiones
en el diseño, negociación, celebración y/o ejecución de un contrato de prestación de
servicios de salud, de bienes y otros servicios.

7.7 Acciones correctivas y Sancionatorias.

Las partes interesadas que no manifiesten su conflicto de interés serán sometidas medidas
correctivas y sancionatorias; entre ellas:

• Iniciar proceso disciplinario hacia el trabajador, valorando como criterios de gravedad:


• No declaración oportuna de impedimento ante el conocimiento de las condiciones
expuestas en la presente política, o cualquier otro requisito legal y/o reglamentario
aplicable al tema de conflicto de interés.
• No declaración de impedimento, una vez esté participando en el diseño, negociación,
celebración, ejecución de un contrato o posterior a la finalización.
• No declaración de impedimento, cuando se evidencie beneficio personal por su
participación en el diseño, negociación, celebración, ejecución de un contrato o
posterior a la finalización, afectando el equilibrio financiero, comercial y/o
materialización de riesgos en la Organización.
• Implementar sanciones, de acuerdo con los lineamientos del Reglamento Interno del
Trabajo.

7.8 Transparencia en la contratación.

Toda contratación deberá cumplir las políticas de contratación. En tal sentido todas las
partes interesadas son responsable de cumplir con los lineamientos definidos en las
políticas, reglamentos, procedimientos, manuales, guías e instructivos destinados a la
contratación de servicios de salud, bienes y servicios en general, así como cualquier
lineamiento aplicable a los procesos de la Organización

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8.1 Código de Conducta y Buen Gobierno Mutual SER EPS.


8.2 Estatutos Mutual SER EPS.

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9. VIGENCIA

La presente política rige a partir del 22 de mayo de 2018, fecha en que fue aprobada por
la Junta Directiva de la Mutual SER EPS.

10 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE VERSIÓN


DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
ANTERIOR APROBACIÓN ACTUAL

N/A 24/08/2018 01 Versión Inicial

Aprobación general de la
documentación por parte de la Junta
01 27/09/2019 02
Directiva y adopción a la nueva
plantilla institucional.

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