AJUSTES CONTABLES

Los registros contables de la Empresa sirven como base para calcular los
resultados de las operaciones de la misma.  El proceso de registro de las
transacciones requiere que sea hecho simultáneamente con las operaciones y en
la medida en que se producen los intercambios.

El proceso para el registro de las operaciones contables puede ser enfocado con
base en dos métodos principales: Contabilización en base de efectivo y en base
de acumulaciones.  En la práctica contable, prevalece la utilización de la segunda
sobre la primera.  Todos los registros contables de esta forma son efectuados con
base en las acumulaciones de partidas de activos y  pasivos.  En este proceso de
registro, se pueden originar errores u omisiones, por lo cual surgen los ajustes a
las diferentes cuentas que componen los estados financieros.  Debido al ciclo
económico, toda entidad cierra sus operaciones en forma periódica al finalizar
cada ciclo, las entidades deben tener analizadas y conciliadas las principales
cuentas de sus estados financieros.

El proceso contable normalmente concluye con procedimientos de ajustes para

depurar la información financiera y presentar estados financieros de acuerdo con
lo establecido por las Normas Internacionales de Contabilidad.
  
PROCESOS DE AJUSTE:

Desde el punto de vista contable existen dos métodos básicos para el registro de
las operaciones:

-  Contabilidad en base de efectivo

            -  Contabilidad en base de acumulaciones

Veamos en qué consiste cada una de estos métodos.

  
CONTABILIDAD EN BASE DE EFECTIVO:

El registro de las operaciones contables requiere que se establezcan normas,

métodos y procedimientos para asentar en los libros las transacciones que
pudieran afectar a  la Empresa, de acuerdo con el principio de entidad.  El método
de contabilidad en base de efectivo consiste en registrar las operaciones en los
libros, en el momento que ingresa o se desembolsa efectivo.  Bajo esta premisa,
éste método no cumple con el principio de asociación de ingresos y egresos.

CONTABILIDAD EN BASE DE ACUMULACIONES:

En el segundo método de contabilidad aplicado en las organizaciones es la

contabilidad en base de acumulaciones, el cual establece que las operaciones son
registradas en el momento en que éstas afectan la posición financiera, o los
resultados de una entidad, este es el método que utiliza la Empresa para registrar
sus transacciones.

La contabilidad en base de acumulaciones se contrapone a la contabilidad en

base de efectivo.  En la última los ingresos y egresos sólo se reconocen cuando
se obtiene o desembolsa el efectivo.  Ambos métodos tienen sus ventajas y
desventajas, sin embargo, la contabilidad en base de acumulaciones es utilizada
por casi todas las instituciones.

Es común que las instituciones fijen un período contable de un año, el cual no

necesariamente debe coincidir con el año calendario.  Los estados financieros
suelen elaborarse con una frecuencia semestral, trimestral o mensual y éstos
proveen a la gerencia de la información necesaria para realizar los análisis
necesarios y facilitar la toma de decisiones.

La contabilidad en base de acumulaciones exige ajustar los distintos saldos de las

cuentas para reflejar aquellos eventos que por alguna razón no se hayan
registrado, ya sea porque no se tuvo evidencia directa, como un soporte físico, por
ejemplo, una factura de un proveedor, o porque dependen del transcurrir del
tiempo.  Este tipo de eventos deben considerarse previamente al momento de
realizar el cierre contable y la elaboración de los estados financieros.
  
CLASIFICACION DE LOS AJUSTES:

Los ajustes son registros contables que se realizan para reflejar alguna situación
que se ha omitido en los libros de una entidad, o para corregir errores en los
registros.  A continuación presentamos la clasificación de los ajustes:

PRINCIPALES AJUSTES DE CIERRE:

Periódicamente y al cierre del ejercicio, luego de analizar los saldos de las

cuentas, los estados financieros pueden sufrir modificaciones en las cifras
presentadas.  Las modificaciones de las cifras se llevan a cabo a través de los
ajustes  a las cuentas, que son registros contables que se caracterizan por
modificar los saldos de las cuentas del mayor, para registrar una operación omitida
 o corregir un registro contable errado.  Los ajustes son efectuados para presentar
una situación financiera y de resultados de acuerdo con lo establecido por las
Normas de Contabilidad aplicados a la entidad.  Los ajustes son también
operaciones que deben registrarse en los libros, únicamente en situaciones que
realmente lo ameriten.  Normalmente, los ajustes afectan en su mayoría a partidas
del estado de resultados y tienen relación con otras partidas del balance general. 

AJUSTES A PARTIDAS DEL ACTIVO:

Los ajustes a partidas del activo casi siempre tienen una relación con partidas del
estado de resultados, esto debido a que normalmente las partidas de activo, se
ven afectadas por diferentes cuentas.  A continuación, veremos cuáles son los
principales ajustes que afectan las partidas en los activos.

Efectivo: 

Dentro del efectivo debemos agrupar todas aquellas partidas que constituyen
numerario o sus equivalentes, y que se caracterizan por su disponibilidad o
liquidez inmediata. Algunos casos que son susceptibles de ajuste son ilustrados
seguidamente:

·         Efectivo en moneda extranjera

·         Intereses no registrados
·         Depósitos en tránsito

De acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad, las partidas en

moneda extranjera deben ser convertidas a la tasa de cambio vigente a la fecha
del balance general.
  
AJUSTES A PARTIDAS DEL PASIVO:

Las partidas de pasivos, al igual que las de activos, están sujetas a diversos
ajustes para presentarlas de acuerdo a principios contables.  En este sentido,
pueden encontrarse, por ejemplo, acumulaciones por gastos causados y no
pagados; registros de comisiones e intereses por cobrar y por pagar, ajustes por la
realización de ingresos cobrados por adelantado, etc.
  
ELABORACION DE UN PLAN DE REVISION Y AJUSTES:

Como se ha visto anteriormente, el objetivo de los ajustes pretende que las

diferentes partidas contables reflejen el saldo más cercano a la realidad y por
consiguiente, también los estados financieros.

Una de las maneras de planificar un proceso de ajustes consiste en utilizar la

clasificación de los distintos rubros de los estados financieros, e ir modificando las
partidas hasta cubrir la totalidad de las mismas.

En el caso de los activos circulantes deben tomarse las previsiones necesarias

para la valoración de los inventarios y el conteo del efectivo.  Esto se debe a que
es necesario considerar las fechas de cierre o de corte y establecer los saldos de
las cuentas correspondientes, lo más cercano posible.

Una manera alterna de efectuar el proceso de ajustes consiste en toma una de las
clasificaciones existentes de los tipos de ajustes, de acuerdo con su naturaleza y
proceder a ajustar cada cuenta de acuerdo con esta clasificación.

Luego de realizar el proceso de ajustes se elabora un balance de comprobación

ajustado, en el cual se pueden encontrar cuentas que no existían antes del
proceso de ajuste.  El balance de comprobación ajustado se utilizará para el
proceso de cierre y para elaborar los estados financieros.
  
PLAN DE AJUSTES

Un plan de ajustes es un detalle de la secuencia de pasos que deben seguirse

para analizar si los saldos de las diferentes partidas de un balance de
comprobación son razonables.  Un plan de ajustes debe asegurar que las cuentas
con auxiliares se encuentren conciliadas  con el saldo de las cuentas relacionadas
con el mayor, o que todas las acumulaciones que correspondan al ejercicio hayan
sido registradas en el período.  En este sentido, uno de los principios contables
más importantes y aplicables en todo el proceso es el de asociación o
apareamiento de ingresos y egresos. 

Como cualquier proceso que sigue una entidad, los procesos de ajustes deben ser
adecuadamente supervisados y un punto que debe tomarse en cuenta es el
referente a la autorización de los ajustes a realizar.  Para ejecutar tales
autorizaciones, deben tomarse en cuenta las políticas que al respecto haya
establecido la entidad.    En muchos casos, las políticas no están adecuadamente
establecidas, por lo que las autorizaciones son críticas a fin de no reflejar cifras
erróneas en los estados financieros.

ELABORACION DEL PLAN DE AJUSTES Y CIERRE:

Tomando en cuenta lo explicado en el punto anterior, el plan de ajustes debe ser

elaborado con anticipación y debe ser sometido a revisión y evaluación antes de
ser puesto en práctica.

Los procesos de cierre pueden entenderse como aquellas actividades que deben
efectuarse para cerrar  las distintas cuentas de ganancias y pérdidas para el
ejercicio contable siguiente.  Esto se realiza mediante la transferencia de saldos
entre distintas cuentas, en donde el saldo neto de las cuentas nominales será
transferido al patrimonio.   

En el procedimiento de cierre de libros se actualiza la cuenta de beneficios

acumulados mediante la transferencia de los saldos de las cuentas de ingresos y
egresos.  Aun cuando esto puede verse como un proceso mecánico, el mismo
involucra gran cantidad de análisis contable; debido a esta razón, la
automatización de los procesos de cierre es absolutamente crítica.

Antes de hacer el cierre contable, es preciso realizar los ajustes y corrección de

los errores contables pertinentes.

Así lo contempla el decreto 2649 de 1993 en su artículo 58:

Ajustes. Antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes

necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos
económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que
fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder
adquisitivo de la moneda funcional.

Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros
ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir
con los principios de contabilidad.

Durante el ejercicio contable, los errores son casi inevitables, lo que hace
necesaria una revisión al final del periodo para identificar y corregir esos errores.

Algunos hechos económicos, debido a que en el momento de su registro no se

conocen plenamente, se registran de forma incompleta, de modo que se hace
necesario realizar el ajuste respectivo al finalizar el periodo contable cuando ya se
tiene la información completa.

Es importante que todos los ajustes y correcciones a que haya lugar, se hagan
antes del cierre contable, pues esta es la oportunidad para sanear la contabilidad y
los estados financieros, puesto que una vez realizado el cierre y emitidos los
estados financieros, se hace más difícil el proceso de corrección y ajuste.

De otra parte, las proyecciones y planes de la empresa, por lo general se realizan

al iniciar el año, y es de suma importancia contar con información financiera
ajustada a la realidad, algo que no se logra sino se hacen los ajustes y
correcciones del caso.
Para determinar que ajustes y correcciones deben hacerse, es necesario realizar
una auditoría a la contabilidad y al proceso contable mismo, lo cual es una gran
herramienta para hacer un diagnóstico profundo de la empresa.

Si no se ajusta la contabilidad al final del año, es imposible detectar errores en la

contabilidad y hasta falencias económicas y financieras de la empresa, que
pueden llevar a la administración de la empresa a tomar decisiones equivocadas.

La utilidad de la información contable depende directamente de su fiabilidad, de

que esté ajustada a la realidad, y esto sólo se logra cuando de forma juiciosa y
consciente, se realizan los ajustes y se corrigen los errores contables antes de
emitir oficialmente estados financieros.

Para complementar

 Ajustes contables en las provisiones de nómina

 Responsabilidades de los auxiliares contables
 Información a presentar en el ORI- Ajustes por reclasificación
 Asientos contables de cierre
 Exhibición de libros contables