Repaso Conceptos Contables

CONTABILIDAD
DEFINICIÓN
La Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra,

analiza, interpreta, evalúa e informa las operaciones de una Organización, de forma
completa, clara y fidedigna.
Es importante a partir de cualquier definición, que la contabilidad siempre abarca los

siguientes conceptos:
 Revisar los documentos generados en las operaciones de la Empresa

 Clasificar los comprobantes de dichas operaciones
 Registrar en los libros respectivos
 Elaborar los Estados Financieros
PROPÓSITO:
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera

sobre una entidad económica a los diferentes usuarios, ya sean internos para la toma
de decisiones administrativas y financieras, o usuarios externos como propietarios,
acreedores, inversionistas potenciales, el Estado y público en general, quienes tienen
algún interés en la Empresa o han proporcionado su capital por lo cual les interesa
conocer el resultado de las operaciones.
OBJETIVOS BÁSICOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
OBJETIVOS BÁSICOS:
La información contable debe servir fundamentalmente para:
 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las

obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que
hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período
 Predecir flujos de efectivo
 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico
Sergio Iván Zapata Sierra 1

 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional para
determinar los agregados de la economía (PIB, crecimiento económico, etc)
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad
económica de un ente represente para la comunidad
- CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
La información contable presentada por cada organización, deberá cumplir

determinadas características, denominadas cualidades con el fin de satisfacer los
objetivos de la misma. Estas cualidades según el Reglamento Colombiano son:
Comparabilidad
Compr ensibilidad
Utilidad
Pertinencia Confiabilidad
Valor de Valor de Oportunidad Neutralidad Verificabilidad Fidelidad

realimentación predicción representativa
La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender
La información es útil cuando es pertinente y confiable
La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de
predicción y es oportuna
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual
represente los hechos económicos.
Estas cualidades hacen posible que los Estados Financieros sean la mejor herramienta
financiera para la toma de decisiones por parte de la Administración y de todos los
usuarios en general.
 Comparabilidad: La información contable debe ser preparada sobre bases

uniformes que comprendan el uso de los PCGA para el ente económico en
diferentes períodos

 Comprensibilidad: La información contable debe ser clara y fácil de entender
por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades económicas y
de los negocios
 Utilidad: La información contable debe tomarse como base para que los
usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vínculos con el ente.
Pertinencia: La información contable debe ser relevante para las necesidades
de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud.
 Valor de realimentación: Se posee este atributo si la información reduce la
incertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario
 Valor de predicción: La información contable debe mejorar la capacidad del
usuario para hacer pronósticos acerca del resultado de eventos de interés
 Oportunidad: La información debe estar disponible para los usuarios antes de
que pierda su capacidad de influir sobre sus decisiones
 Confiabilidad: La información debe estar razonablemente libre de errores y
desviaciones y debe presentar fielmente los hechos
 Neutralidad: No deben presentarse factores de interés o conveniencia que le
resten imparcialidad u objetividad a la información
 Verificabilidad: La información contable y los métodos de medición pueden ser
confirmados por otras personas que poseen la capacidad técnica para tal
 Fidelidad representativa: Debe existir correspondencia entre las mediciones
contables y los hechos económicos que representan. Debe destacarse la
sustancia económica sobre la forma legal, para evitar errores de medición y
tomar decisiones racionales sobre sus vínculos.
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD
De acuerdo al artículo 6º de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Público) se

entiende por Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en
Colombia, el conjunto de conceptos o normas básicas y reglas o normas técnicas que
deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o jurídicas.
Es así como la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar,

interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en
forma clara, completa y fidedigna.

Los principios deben ser aplicados por todas las personas que de acuerdo con la Ley
están obligadas a llevar contabilidad1 , así como para quienes sin estar obligados a
llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.
CONCEPTOS O NORMAS BÁSICAS
Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y

circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce sus cualidades.
1. ENTE ECONÓMICO
El Ente Económico es la Empresa, esto es, la actividad económica como una
unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe
ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
Una Empresa es toda actividad económica organizada para la producción,

transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la
prestación de servicios, realizados a través de uno o más establecimientos de
comercio.
Sus categorías son:
ENTE ECONÓMICO
Comercial: Individual
Empresa Unipersonal
Social
- Sociedades comerciales
- Instituciones del sector financiero y asegurador
- Instituciones del mercado de valores
- Instituciones del mercado cambiario
No comercial Sector Cooperativo

Cajas de Compensación familiar
Fondos mutuos de inversión
Fondos de empleados
Asociaciones mutuales
Sindicatos
Fundaciones de beneficencia
1
“C. Co: Es obligación de todo comerciant e llevar cont abilidad de sus negocios”, personas
naturales y jurídicas sin ánimo de lucro que cumplan con los requisitos de la Ley 190 de 1995,
Entidades vigiladas por Dansocial y Organizaciones Sindicales.
2. CONTINUIDAD
Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en
cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en
períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en
marcha, la información contable así deberá expresarlo, teniendo en cuenta
aspectos como: Tendencias negativas, pérdidas recurrentes, flujos de efectivo
negativos, deficiencias en el capital de trabajo, incumplimiento de obligaciones,
dificultad de acceso al crédito, venta de activos principales, huelgas,
restricciones jurídicas para operar.
3. UNIDAD DE MEDIDA
Los recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida,
la cual es la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa
efectivo.
4. PERIODO CONTABLE
La Empresa debe preparar y difundir periódicamente estados financieros
durante su existencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las
normas legales y al ciclo de operaciones de por lo menos una vez al año
(diciembre 31) y la emisión de los Estados Financieros de propósito general.
5. VALUACIÓN O MEDICIÓN
Tanto los recursos como los hechos económicos que afecten la Empresa deben
ser cuantificados en términos de la unidad de medida, con criterios como el
costo histórico, valor actual, valor de realización y valor presente. El costo
histórico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, reexpresado
por variaciones en el poder adquisitivo de la moneda.
El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en
su equivalente que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para
liquidar una obligación en el momento actual.
El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en

efectivo, o en su equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o
liquidado un pasivo, en el curso normal del negocio. El valor neto de realización
será una vez descontados los gastos de conversión del activo o liquidación del
pasivo por comisiones, impuestos, transporte y empaque. El valor presente o
descontado es el que representa el monto actual de las entradas o salidas netas
en efectivo o su equivalente, que produciría un activo o un pasivo una vez
descontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de

captación de entidades financieras para certificados a 90 días, certificada por
el Banco de la República.
6. ESENCIA SOBRE FORMA

Los hechos y recursos económicos se deben reconocer y revelar, además de su
forma legal, también por su esencia o realidad económica. En caso de que no se
pueda reconocer su esencia económica, las notas a los Estados Financieros
deben indicar el efecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la
posición financiera.
7. REALIZACIÓN
Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando se
pueda comprobar que un ente económico tiene o tendrá beneficio o sacrificio
económico como consecuencia de transacciones pasadas, sean internas o
externas, o que experimente cambios en sus recursos. En ambos casos, las
transacciones deben ser razonablemente cuantificables.
8. ASOCIACIÓN O RELACIÓN DE CAUSALIDAD

Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período, los costos y
gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros
simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda
asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya que no generará beneficios
o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de
resultados del período corriente.
9. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO

Se considera que una Empresa genera utilidad solo después de que su
patrimonio al inicio del período se haya mantenido o recuperado. Esto implica
excluir las transferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con
la Ley. La evaluación se puede hacer con relación al patrimonio financiero
(aportes) o al patrimonio operativo (físico), sin embargo la utilidad se debe
establecer respecto al patrimonio financiero actualizado (inflación), salvo si las
normas exigen que la evaluación se realiza con respecto al patrimonio operativo.
10.REVELACIÓN PLENA
Todo Ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo
aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su
situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios
en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar
flujos futuros de efectivo.

La norma de revelación plena se satisface a través de los Estados Financieros
de propósito general, de las notas a los Estados Financieros, de información
suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los
administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo
adecuado de su control interno.
11.IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD

Los hechos económicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su
importancia relativa, es decir, un hecho económico es importante cuando por su
naturaleza, monto o circunstancias que lo rodean puede alterar
significativamente las decisiones económicas de los usuarios internos o
externos de la información.
Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con

relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente,
al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.
12.CONSERVADURISMO O PRUDENCIA
Los hechos económicos se deben medir de manera confiable y verificable. De
existir dificultades para su medición, se debe elegir la alternativa que menos
probabilidad tenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar
los gastos y los pasivos.
13. CARACTERÍSTICAS Y PRÁCTICAS DE CADA ACTIVIDAD

Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la
contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones
razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada
actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica,
su desarrollo social, económico y tecnológico.
REGLAS O NORMAS TÉCNICAS
Las normas técnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el
ciclo contable y la revelación de información. Algunas son de carácter amplio (Normas
técnicas generales) y otras con carácter detallado (Normas técnicas específicas). Es
el área más desarrollada de la regulación contable y su objetivo es informar de manera
clara y completa la forma de efectuar y presentar los registros de los hechos
económicos.

A. NORMAS TÉCNICAS GENERALES
Las normas técnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada de
información, proceso y salida de datos. Son las que regulan el ciclo contable,
entendido como el proceso que debe seguirse para garantizar que los hechos
económicos se reconoces y transmiten correctamente a los diferentes usuarios de la
información contable.
FASE NORMA TÉCNICA RELACIONADA
Entrada de información - Reconocimiento del hecho económico

- Contabilidad de causación o acumulación
Procesamiento de datos - Medición al valor histórico

- Moneda funcional
- Ajuste de la unidad de medida
- Provisiones y contingencias
- Asignación de costos y gastos
- Diferimiento de ingresos y gastos
- Asientos contables
- Ajustes
- Clasificación
- Cierre contable
Salida de datos - Verificación de afirmaciones antes de producir los

Estados Financieros
- Tratamiento de informaciones conocidas después de la
fecha de corte y antes de emitir Estados Financieros
1. RECONOCIMIENTO DEL HECHO ECONÓMICO
Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la

contabilidad los hechos económicos realizados, los cuales son reconocidos
cuando corresponda con la definición de un elemento de los Estados
Financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda presentarse
de manera confiable.

La Administración deberá reconocer las transacciones en la misma forma cada
período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información,
por lo cual para emitir estados financieros de períodos intermedios, el
reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.
2. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓN
Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se

realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su
equivalente.
En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se

reconocen en el período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el
fin de generar cifras de resultados más confiables y los costos y gastos se
deben reconocer en el período corriente en el cual se incurren
independientemente de cuando sea su fecha de pago.
La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del período las ventas y los
servicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos
realmente efectuados por la Empresa.
En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.
3. MEDICIÓN AL VALOR HISTÓRICO
Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico,

aplicando cuando fuere necesario la norma básica de la prudencia. De acuerdo
con las normas técnicas específicas, dicho valor una vez reexpresado como
consecuencia de la inflación, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor
actual, al valor de realización o al valor presente.
4. MONEDA FUNCIONAL
La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en
otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional,
utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin
embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la
presentación de información contable en otras unidades de medida, siempre
que éstas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional.
5. AJUSTE DE LA UNIDAD DE MEDIDA

Los Estados Financieros se deben ajustar para reconocer el efecto de la
inflación, aplicando el sistema integral. El ajuste se debe calcular con relación
a las partidas no monetarias, utilizando para ello el PAAG anual, mensual
acumulado o mensual, según corresponda.
Son partidas no monetarias aquellas que por mantener su valor económico, son
susceptibles de adquirir un mayor valor nominal como consecuencia de la
pérdida del poder adquisitivo de la moneda. Las partidas no monetarias que a la
fecha de ajuste estén expresadas al valor actual o al valor presente, no serán
objeto de ajuste por inflación. Los entes económicos cuyo período contable es
anual y que no deban difundir estados financieros de períodos intermedios,
pueden optar por efectuar el ajuste de manera anual o mensual, en los demás
casos debe efectuarse en forma mensual.
6. PROVISIONES Y CONTINGENCIAS
Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias
de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, reexpresado si fuere el
caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas.
Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una
contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias
existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por
parte de un ente económico, duda que se resolverá en último término cuando
uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias
pueden ser probables, eventuales o remotas. Las probables son aquellas
respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto,
indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias
eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible,
considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros
ocurrirán o dejarán de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas
respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto,
indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.
La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al

cierre de cada período, cuando sea el caso con fundamento en el concepto de
expertos.
7. ASIGNACIÓN DE COSTOS Y GASTOS
Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, reexpresados como
consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o

distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en
cumplimiento de la norma básica de asociación.
La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina

depreciación. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos
e intangibles se denomina amortización. Las bases utilizadas para calcular la
alícuota respectiva deben estar técnicamente soportadas. Los cambios en las
estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificación de la
alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas
estimaciones.
8. DIFERIMIENTO DE INGRESOS Y GASTOS
Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación

correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el
correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o
perdido.
9. ASIENTOS CONTABLES
Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos

económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de
partida doble.
Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre

que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben
registrarse cronológicamente. Los asientos respectivos deben hacerse en los
libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se
hubieren realizado, para lo cual se deben resumir los movimientos débito y
crédito de cada cuenta y establecer su saldo.
Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en

que se advirtiere.
10.AJUSTES
Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios

para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos
realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron
hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida del poder
adquisitivo de la moneda funcional.

11.CLASIFICACIÓN
Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su

naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe

hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente
económico.
El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares

en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o
series cifradas que las identifiquen.
La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas, el cual está
integrado en tres partes básicas
 Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y clasificada

de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un
código numérico y su respectiva denominación.
 Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos técnicos

de registro de cada cuenta reseñada en el catálogo, es decir, se define
su comportamiento contable
 Dinámicas: Siguiendo la estructura de la cuenta “T”, con las dinámicas

de las cuentas se precisa su movimiento débito o crédito.
12. CIERRE CONTABLE

Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de período, deben cerrarse las
cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del
patrimonio.
13. VERIFICACIÓN DE AFIRMACIONES

Antes de emitir los Estados Financieros, la administración de la Empresa debe
cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e
implícitas, en cada uno de sus elementos.
Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las técnicas, son:
 Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha

de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el
período.
 Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido
reconocidos
 Derechos y obligaciones: Los activos representan probables beneficios
económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables
sacrificios económicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del
ente económico en la fecha de corte.
 Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes
apropiados.
 Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido
correctamente clasificados, descritos y revelados.
14. TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN DESPUÉS DEL CIERRE CONTABLE

Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones
conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los
Estados Financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones
que existían antes de la fecha de cierre.
Las normas técnicas específicas son aplicables a los elementos del balance (activos,
pasivos y patrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden y las operaciones
descontinuadas y empresas en liquidación, indicando los procedimientos claros y
precisos sobre la forma como se deben hacer el registro de los hechos económicos
para los principales elementos y situaciones mencionadas.

PARTIDA DOBLE
Indica que todas las operaciones contables son semejantes a una balanza, ya que cada
lado debe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual deberán tener
mínimo dos partidas, una en el lado débito y otra en el crédito.
TRANSACCIONES
Son todas las operaciones con valor monetario que implican un cambio en la ecuación
contable y por lo tanto en la estructura financiera de la empresa. Inicialmente se
registran en el libro diario, en orden cronológico y de allí se trasladan al libro mayor y
balances.
El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa
El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron
en el diario y se identifica con una cuenta “T”.
NATURALEZA DE LAS CUENTAS
De acuerdo con la naturaleza de las cuentas, donde se definió que las cuentas débito
son activos, costos y gastos y las cuentas crédito son pasivos, capital e ingresos, se
puede definir entonces que un débito es un aumento en las cuentas de activo, costos o
gastos, así como una disminución en la cuenta de pasivo y patrimonio. Un crédito es un
aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, así como una disminución en la
cuenta de activo, costos y gastos.
REGISTROS CONTABLES
Son los registros monetarios que ocurren por una transacción u operación realizada
por la Empresa. Pueden ser simples o compuestos.
Registros simples: Son en los que la columna del débito es afectada por un solo
registro, así como la columna crédito recibe un solo registro. La suma de ambas
columnas serán siempre igual, conservando la partida doble.
Registro compuesto: Es aquel en los que el débito y el crédito son afectados por
varios registros monetarios, es decir, en la misma transacción se involucran varias
cuentas en el débito y una o varias cuentas en el crédito, conservando la igualdad.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
Una cuenta es el esquema sobre el cual se registran en forma clara, organizada y

comprensible los incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimonio una vez
realizada una operación en la empresa.
El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una “T”.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO CREDITO
XXXXXX XXXXXXX
SALDO
Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las
disminuciones o reducciones en el lado opuesto.
CUENTAS REALES O DE BALANCE
Las cuentas de balance son aquellas de duración permanente que tienen una relación
directa con el Balance General, representan bienes, derechos u obligaciones de la
empresa y que conforman la ecuación contable.
Al relacionar estas cuentas, se puede determinar razonablemente la situación

financiera del Ente Económico a una fecha determinada.
Las cuentas de balance están conformadas por el activo, el pasivo y el patrimonio.

ACTIVOS
Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente

económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan a
la empresa beneficios económicos futuros.
Son recursos o bienes económicos, propiedad de un negocio, con el cual se obtienen

beneficios; los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la
empresa; una empresa pequeña puede tener un solo vehículo, una modesta oficina;
mientras que una gran tienda por departamento o una fabrica puede tener, edificios,
maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros.
Está conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios, maquinaria y
equipo, edificaciones, equipo de transporte, entre otras.
Dentro de la masa patrimonial activo, pueden a su vez establecerse otras

agrupaciones de elementos patrimoniales con características homogéneas
1º Según la función que desempeñan los elementos de activo en la empresa, podemos
distinguir entre:
a) Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante un
horizonte temporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados,
ya sean tangibles o intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa
desprenderse de ellas. A estos elementos se les denomina también inmovilizado
b) Activo circulante: elementos que sufren cambios de manera continuada por la
propia actividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior
venta (mercancías) o transformación (materias primas), los derechos de cobro por las
ventas a crédito o el dinero en efectivo
Para diferenciarlos se toma de referencia el ciclo de explotación (tiempo en el que la
empresa completa su capacidad productiva: compra-fabricación-venta y cobro), si
bien a efectos prácticos se utiliza el período anual.
2º Según la liquidez de los elementos de activo, es decir, según la capacidad de

convertirse en disponible (dinero), distinguimos entre:
a) Inmovilizado: son, como ya hemos indicado, las inversiones permanentes de la
empresa.

b) Existencias: cuya conversión en liquidez se produce por la venta.
c) Realizable: son los elementos que se pueden transformar en dinero en un corto
plazo de tiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los
derechos de cobro de clientes.
d) Disponible: representa los medios líquidos, es decir, el dinero en efectivo de que
dispone la empresa (caja, bancos, inversiones temporales)
ACTIVOS
DEBITO CREDITO
Aumenta Disminuye
SALDO
Principales activos:
Disponible
- Caja General
- Bancos
Inversiones
Deudores (Cuentas por cobrar clientes)
Inventarios
Propiedades Planta y Equipo
- Terrenos
- Edificaciones
- Equipo de Oficina
- Equipo de computo y comunicación
- Flota y Equipo de Transporte
Intangibles
Diferidos

PASIVOS
Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente

económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el
futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas por pagar,
proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros.
Los pasivos son deudas, todas la empresas tienen pasivos, el pasivo que surge de la
compra de mercancías o servicios a crédito (a plazo) se denomina Cuentas por pagar, y
a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual esta
representada una deuda, cuando se obtiene dinero en prestamos, es registrado en una
cuenta llamada documentos por pagar.
PASIVOS
DEBITO CREDITO
Disminuye Aumenta
SALDO
En el pasivo exigible pueden establecerse otras masas patrimoniales atendiendo al

criterio de exigibilidad, es decir, en función de la capacidad que tienen los elementos
de pasivo de ser exigidos en un momento determinado:
a) Pasivo exigible a corto plazo o fondos ajenos a corto plazo son aquellas deudas
que la empresa debe reintegrar en el plazo de un año, es decir, cuyo vencimiento es
igual o inferior al año. Puede denominarse también pasivo circulante
Destacan entre ellas las deudas con los proveedores, o los acreedores comerciales,
que se derivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la
actividad principal de la empresa
b) Pasivo exigible a largo plazo o fondos ajenos a largo plazo son aquellas deudas
que la empresa debe reintegrar en el plazo superior al año.
Entre estas deudas cabe mencionar los préstamos o empréstitos emitidos y las
deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año

Este tipo de financiación, junto con los recursos propios, se utiliza para financiar la
estructura fija, o activo fijo, de la empresa
Principales pasivos:
Obligaciones financieras
Proveedores
Cuentas por pagar
Deudas con socios o accionistas
Retención en la fuente
Impuesto a las ventas
Impuestos y tasas
Obligaciones laborales
Pasivos estimados y provisiones
Diferidos
Avances y anticipos
PATRIMONIO
El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de

deducir todos sus pasivos.
Son cuentas de patrimonio el capital social, las reservas, las utilidades y otras.
El capital esta representado por las cuentas respectivas que indican la inversión hecha
por los propietarios en el negocio; bajo la firma de una solo propietario, o de
asociación, los valores que representan el patrimonio se registran en la cuenta capital
social común y los valores dados como privilegios o preferentes en la cuenta capital
social preferente.
Capital Social : El capital social de una compañía anónima se divide en parte alícuota,
llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán a sus dueños o
accionistas iguales derechos, a menos que los estatutos sociales dispongan otra cosa;
en esta cuenta deberá registrase la nómina de los propietarios de las acciones
nominativas.
Capital Social Común : Registra las acciones ordinarias y representan el capital de los
verdaderos dueños de sociedad; pues son las que tienen poder deliberante.
Capital Social Preferente :Esta cuenta registra las acciones preferentes, privilegiadas
o de prioridad, y se caracterizan por disfrutar de ciertos privilegios que se hacen
constar en sus respectivos títulos y que pueden ser de las más variadas formas, por
Ej. : un cierto % de dividendo anual garantizado, dividendos fijos y otros.
Dentro del pasivo no exigible o neto patrimonial no es habitual hablar de masas
patrimoniales, ya que el neto constituye una masa patrimonial en sí misma, sin
embargo, si puede hablarse de distintos tipos de recursos propios:
a) Aportaciones de los propietarios: están constituidas por la aportación inicial del
empresario o de los socios, en su caso, y también por los desembolsos que estos
agentes puedan realizar con posterioridad a la constitución de la empresa. A las
aportaciones de los propietarios se las conoce con el nombre de capital, el cual está
vinculado con el concepto jurídico del mismo.
b) Los beneficios retenidos en la empresa: constituyen la autofinanciación, es decir,
los recursos generados por la propia empresa al obtener ésta beneficios que
permanecen en la misma sin ser retirados por los socios con destino a sus patrimonios
privados. A los beneficios retenidos se les conoce contablemente con el nombre de
reservas.
c) Los beneficios o, en su caso, pérdidas, del ejercicio actual: también forman
parte de los recursos propios. Si no se reparten en forma de dividendos a los
propietarios, pasarán a forma parte de los beneficios retenidos, es decir, de las
reservas.
El capital representa el conjunto de aportaciones realizadas por los propietarios,
accionistas o partícipes, para financiar la actividad empresarial, siendo imputables a
los agentes con condición de propietarios las ganancias o, en su caso, las pérdidas de
dicha actividad. En función del tipo de entidad, el capital se reconoce en las
siguientes cuentas:
Capital social, donde se refleja el capital suscrito en sociedades con diversa
naturaleza jurídico-mercantil; Sociedad Anónima, Sociedad de Responsabilidad
Limitada, Sociedad Comanditaria y Sociedad Colectiva.
Fondo social, que informa de las aportaciones de los partícipes en entidades sin forma
mercantil, como es el caso de una Cooperativa.
Capital, en la que se informa de las aportaciones realizadas por el empresario
individual
PATRIMONIO
DEBITO CREDITO
Disminuye Aumenta
SALDO

Principales cuentas del patrimonio:
Capital social
Superávit de capital
Reservas
Revalorización del patrimonio
Resultado del ejercicio
Resultados de ejercicios anteriores
Superávit por valorización
CUENTAS DE ORDEN
Son cuentas que representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de
la empresa prestan servicios especiales, como mercancías en consignación, valores en
custodia, entre otras.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO
Son aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinando

incrementos o disminuciones del patrimonio con base en las utilidades o pérdidas
generadas en el ejercicio correspondiente.
Se denominan transitorias, ya que su duración es hasta la terminación del ciclo o

período contable, en cuyo momento se cancelan o se cierran.
Dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastos operacionales,

costos de venta o fabricación, ingresos no operacionales y gastos no operacionales.
INGRESOS
Los ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del

activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan
incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de
servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no
provienen de los aportes de capital.
INGRESOS
DEBITO CREDITO
Disminuye Aumenta
SALDO
Principales cuentas de ingresos:
Operacionales
- Venta de productos
- Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db)
- Venta de servicios
No operacionales
- Financieros

GASTOS
Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del

activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan
disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración,
comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no
provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.
GASTOS
DEBITO CREDITO
Aumenta Disminuye
SALDO
Principales gastos:
Operacionales de administración
- Gastos de personal
- Honorarios
- Impuestos
- Arrendamientos
- Seguros
- Servicios
- Depreciaciones
- Amortizaciones
- Provisiones
Operacionales de venta
- Gastos de personal
- Honorarios
- Impuestos
- Arrendamientos
- Seguros
- Servicios
- Depreciaciones
- Diversos
- Provisiones
No operacionales
- Financieros

COSTOS DE VENTAS
Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la

adquisición o producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un
ente económico obtuvo sus ingresos.
COSTOS DE VENTAS
DEBITO CREDITO
Aumenta Disminuye
SALDO
Principales costos:
Costo de ventas y de prestación de servicios

Compras

LA ECUACIÓN CONTABLE
Una empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructura y
determinados recursos, los cuales son proporcionados por los dueños iniciales o por
terceras personas que participan como socios o como prestamistas. Una estructura
inicial de la empresa podría ser
ACTIVOS PASIVOS
PATRIMONIO
Los totales en pesos de ambos lados siempre serán iguales porque son simplemente
dos apreciaciones de los mismos recursos de la Empresa.
La relación de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras que la
relación de los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcionó estos recursos a la
empresa y cuánto proporcionó cada grupo.
Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el
propietario. Por lo tanto, los derechos totales de los acreedores más los derechos del
propietario son iguales a los activos totales de la empresa.
Esta relación define la Ecuación fundamental de la contabilidad que representa la

posición financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los
recursos que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los
acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuación está expresada de la
siguiente forma:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Partiendo de la definición que el resultado de la empresa está dentro del patrimonio y

que se determina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos, podríamos
establecer una ecuación contable de la siguiente forma:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – COSTOS - GASTOS
Por lo tanto, un último esquema sería el siguiente:
ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS

Esta última forma de clasificar la Ecuación Contable, nos permite determinar una
primera aproximación a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguiente forma:
ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS
De este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastos tienen
naturaleza Débito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresos tendrán
naturaleza crédito, teniendo en cuenta además que las cuentas de activo, pasivo y
capital son de balance, por lo tanto tendrán un saldo al final del período, mientras que
las cuentas de costos, gastos e ingresos son temporales, por lo cual se cierran al
finalizar el período contable.

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS
Los Estados Financieros son una presentación financiera estructurada de la posición y

las transacciones realizadas por una empresa. Los estados financieros son los
informes elaborados por los administradores de la empresa para informar a los
usuarios sobre la situación financiera y los resultados de la entidad en un período
determinado.
La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas contables de la empresa de manera

que los estados financieros cumplan con todos los requerimientos del Decreto 2649 de
1993
Los estados financieros tienen fundamental importancia, debido a que nos dará la
capacidad de tomar importantes decisiones de control, planeación y estudios de
proyectos. Los Estados Financieros se clasifican en Estados Financieros de Propósito
General y Estados Financieros de Propósito Especial.
Propósito General: “Son estados financieros que se preparan al cierre del período
contable para usuarios indeterminados, con el fin de satisfacer el interés común del
público para evaluar la capacidad de la Empresa en generar flujos de fondos y se
caracterizan por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta”
 Balance General
 Estado de Resultados
 Estado de Cambios en el Patrimonio
 Estado de Flujos de Efectivo
 Estado de Cambios en la Situación Financiera
“Son Estados de Propósito Especial aquellos que se preparan para satisfacer

necesidades específicas de ciertos usuarios de la información contable. Se
caracterizan por tener una circulación o uso limitado y por suministrar un mayor
detalle de algunas partidas u operaciones”.
 El balance inicial
 Estados financieros de períodos intermedios
 Estados de costos
 Estado de inventario

ESTADO DE RESULTADOS
Identifica los ingresos obtenidos y los costos y gastos incurridos durante el período.
La diferencia es el beneficio. Su presentación y análisis depende de la normatividad
contable.
Ingresos
Costos (relacionados directamente con los ingresos)
Gastos (relacionados con período de tiempo)
El estado de resultados no tiene que ver directamente con movimiento de tesorería

entre otros aspectos por:
- El salario no pagado se registra como gasto sin desembolso

- Los pagos a proveedores no son gastos sino flujos de tesorería
- Se incurre en los gastos cuando los bienes son consumidos, no cuando son
comprados o pagados
- No es un gasto el desembolso para comprar un activo fijo, sino la amortización
sobre los años siguientes.
El estado de resultados permite determinar cuanto obtuvo en utilidades o pérdidas la

empresa en un período determinado, tanto por el desarrollo de su objeto social
(resultado operativo) como por otras actividades, como el caso de rendimiento de
inversiones, venta de activos y otros ingresos o gastos extraordinarios.
Se determinan varios renglones importantes como son:
Ingresos operativos: Ventas por su objeto social

Costos y gastos: Erogaciones para prestar el servicio o realizar la venta
Resultado operativo: Utilidad o pérdida en el desarrollo de su objeto social
Otros ingresos y egresos: Rendimiento o gastos financieros y otras partidas que no
corresponden al objeto social
Utilidad antes de impuestos: Resultado de la empresa antes del impuesto de renta
Utilidad neta: Resultado de la empresa después de reconocer los impuestos y de la
cual se parte para el primer cálculo de los dividendos a los dueños.

BALANCE GENERAL
Representa la situación financiera de la empresa en un momento determinado,

indicando los activos o bienes que posee y la forma como los ha financiado, ya sea vía
pasivos, con aportes de los socios o con la generación interna vía utilidades. Está
relacionado directamente con la ecuación contable y permite determinar los
indicadores de liquidez y endeudamiento de la empresa. En el balance general se
establecen las decisiones de financiación cuando se analiza el pasivo (financiación
externa) y el patrimonio (financiación interna). Se involucran las decisiones de
inversión, cuando una vez se tienen los recursos, se invierte en activos y estos a su vez
se separan en activo corriente (corto plazo) y en activo no corriente o propiedad
planta y equipo. El balance general permite saber cuanto tengo y cuanto debo a una
fecha determinada.
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Mide la variación, aumentos o disminuciones del patrimonio originadas en las

transacciones comerciales realizadas por la empresa durante el período contable y
explica sus orígenes. Es de gran utilidad para los accionistas.
ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA
Permite conocer los recursos que ingresaron a la empresa y porqué conceptos, así
como la utilización de dichos recursos en función de fuentes y aplicaciones.
Es un estado que sirve para evaluar la función gerencial, dado que establece qué
recursos ingresaron a la empresa y cual fue la forma en que se gastaron, conservando
el denominado principio de conformidad financiera.
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Es muy similar al Estado de Cambios en la situación financiera, pero solamente

considera las entradas y salidas de recursos en función de caja, es decir que no
involucra las partidas que no muevan efectivo, como depreciaciones, amortizaciones,
provisiones y ventas o pagos que se hacen a crédito. Permite conocer con cuanto
efectivo inicia la empresa, cuanto le ingresa en efectivo por su operación, cuanto por
inversiones y cuanto por financiación, para evaluar las decisiones de la gerencia.

Repaso Conceptos Contables

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CONTABILIDAD

La Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra,

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OBJETIVOS BÁSICOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE

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De acuerdo al artículo 6º de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Público) se

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CONCEPTOS O NORMAS BÁSICAS

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El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en

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6. ESENCIA SOBRE FORMA

8. ASOCIACIÓN O RELACIÓN DE CAUSALIDAD

9. MANTENIMIENTO DEL PATRIMONIO

Sergio Iván Zapata Sierra 6

11.IMPORTANCIA RELATIVA O MATERIALIDAD

Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con

13. CARACTERÍSTICAS Y PRÁCTICAS DE CADA ACTIVIDAD

REGLAS O NORMAS TÉCNICAS

Sergio Iván Zapata Sierra 7

FASE NORMA TÉCNICA RELACIONADA

Entrada de información - Reconocimiento del hecho económico

Procesamiento de datos - Medición al valor histórico

Salida de datos - Verificación de afirmaciones antes de producir los

1. RECONOCIMIENTO DEL HECHO ECONÓMICO

Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la

Sergio Iván Zapata Sierra 8

2. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓN

Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se

En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se

En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.

3. MEDICIÓN AL VALOR HISTÓRICO

Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico,

5. AJUSTE DE LA UNIDAD DE MEDIDA

Sergio Iván Zapata Sierra 9

La calificación y cuantificación de las contingencias se debe ajustar al menos al

7. ASIGNACIÓN DE COSTOS Y GASTOS

Sergio Iván Zapata Sierra 10

La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina

8. DIFERIMIENTO DE INGRESOS Y GASTOS

Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación

Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en

Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios

Sergio Iván Zapata Sierra 11

Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su

Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe

El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares

 Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y clasificada