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AP01-AA1-EV01.

Identificación de la necesidad de sistemas de información

Instructor
Elkin Rafael Nieves Barrios

Presentado por:

Alexander Monroy Salamanca

Servicio Nacional De Aprendizaje – SENA

Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

2020
Contenido

● Ámbito empresarial

● Diseño de instrumento entrevista

● Formato entrevistas

● Identificación de la necesidad o situación problema

● Idea de solución

● Validación de la idea de solución

● Encuesta

● Tabulación de encuestas
Ámbito empresarial

Para entender el desarrollo del proyecto y aplicación del Sistema de Información

es necesario explicar tanto el contexto de la empresa como el de los usuarios,

dando así el punto departida al presente proyecto, puesto que estos posibilitan la

creación y modificación durante el progreso del mismo. La empresa que vamos a

asociar al presente proyecto es PLASTIBOL DE COLOMBIA, con sede principal

ubicada en la ciudad de Rionegro Antioquia y con una sede en el municipio de

Tocancipa Cundinamarca que será el objeto final de nuestro proyecto, con un

promedio de 8 trabajadores al inicio del montaje de maquinaria y adecuación de

instalaciones, quienes serán los primeros usuarios del sistema de información

acorde a esta empresa, cabe destacar también que esta empresa tiene una larga

trayectoria, pero dada la apertura de una nueva sede totalmente independiente a

la principal, busca desarrollar un proceso de inventario de matrerías primas, así

como de almacén de producto terminado y almacén de mantenimiento, con el fin

de dar soluciones acordes a las necesidades, que optimicen procesos

y solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y circunstancias que se

puedan generar en la empresa anteriormente mencionada. Al observar


los procesos llevados en la empresa PLSTIBOL DE COLOMBIA sede Tocancipa,

se pudo analizar que la mayoría de ellos, se hacen de manera manual, factor

que puede hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos o fugas de

información y por otro lado que solo pocos usuarios pueden acceder a la

información retardando procesos de control, de seguimiento y de inventarios, por

ello se sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema

de información accesible desde la web , centrada en los procesos de inventarios,

puesto que la empresa aún se encuentra en montaje y adecuación para ello se

hace vital que tanto el personal administrativo y empleados conozcan con que

materiales ,insumos y herramientas cuentan para desarrollar sus labores, así

como los clientes tengan conocimiento de cuántos productos se encuentran

disponibles, para tener un control y a su vez para poder venderlos y comprarlos,

en segundo lugar se considera que es necesario delimitar el sistema de

información puesto que se desea dar solución a la necesidad más relevante de la

empresa y generar cambios importantes en el progreso de la misma con este

sistema. Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de

información con el mismo objetivo el control de inventarios, ya que hoy en día

muchas empresas desean sistematizar y automatizar procesos, debido a la

relevancia del control de activos en una compañía, sin embargo, este va a estar

enfocado especialmente en el control y seguimiento de todos los productos y

materiales de la empresa aquí mencionada como su relación en el proceso de

fabricación y mantenimiento.
 Diseño de instrumento entrevista.

Se realizó la entrevista tanto a personal administrativo como personal operativo y

de mantenimiento que se encontraban laborando, según sus opiniones, la

implementación de un Sistema de Información es necesario en la empresa

PLASTIBOL DE COLOMBIA ya que actualmente el mundo y la industria se

encuentran enfocados alrededor de la tecnología. El paso del tiempo nos ha

dejado evidencias de la imposibilidad de surgimiento y del declive de empresas

que no implementaron tecnología en su modelo de negocio ya que el flujo de

personas es cada vez mayor y se requiere de una mayor agilidad, alcance y

efectividad del servicio, y esto conlleva a que la implementación de mismo, genere

un mayor conocimiento por parte de los empleados de la compañía sin importar el

cargo que ocupe, de los materiales insumos y herramientas con las que cuenta la

empresa, así como de los clientes para brindarle a estos una mayor información

de los productos y servicios que provee la empresa.


 Formato entrevistas

ENTREVISTA

Nombre: _________________________________________

Cargo: ______________ Edad: __________ Escolaridad:____________________

1. ¿Cuál es su función dentro de la empresa?

2. ¿Con que frecuencia utiliza ayudas informáticas en sus labores dentro de la

empresa?

3. ¿Sabe que es un sistema de información?

4. ¿Está satisfecho con la forma en que se presenta y organiza la información en

su área de trabajo?

5. ¿Qué reportes genera su sistema actual y cómo se utilizan?

6. ¿Estaría de acuerdo con la implementación de un sistema de información que le

facilite sus labores?


7. ¿Qué beneficios piensa que le traería la implementación de dicho sistema de

información?

8. ¿Con cuanta frecuencia utilizaría dicho sistema y porque?

9. ¿Cree necesaria la capacitación para la utilización de los sistemas de

información?

10. ¿Cuáles serían las metas y objetivos principales que a usted le gustaría cubrir

con un sistema de información?

11. ¿Qué reportes le gustaría tener que ahora no tiene?

12. ¿Le gustaría que toda su información y sus Bases de Datos pudieran ser

vistas por mas departamentos de la empresa y porque?

13. Mantiene contacto electrónico con sus clientes y proveedores?

¿Transacciones por internet? (Contacto electrónico: cotizaciones vía internet,

ventas, reuniones virtuales con proveedores o corporativo)


● Identificación de la necesidad o situación problema

La creciente expansión y desarrollo industrial de las organizaciones y empresas ha

aumentado en gran medida la necesidad de tener información más veraz,

conveniente y oportuna, es por eso que actualmente las organizaciones, ya sean

públicas o privadas, se han abocado a estar a la vanguardia de los avances

tecnológicos, los cuales tienden a convertirse en una herramienta importante para

el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un mejor desenvolvimiento del

personal operativo y administrativo que tiene a su cargo la producción industrial y

a su vez la rapidez en los procesos, lo que genera un mejor servicio. Debido a

esta gran necesidad de cambio, se desarrollará la implementación de un Sistema

de Información para las actividades, procesos, inventarios y bases de datos que

intervienen en los diferentes departamentos de la empresa, como es el registro de

entradas y salidas del inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de

productos. Y es por esto que una de las razones que determina la importancia y

justificación de desarrollar un Sistema de Información para esta empresa, es la de

registrar y controlar los procesos, para dar así una respuesta inmediata a los

diferentes clientes (internos y externos) que soliciten información, en el momento


en que lo requieran evitando la pérdida de tiempo. El Sistema de Información que

se desea desarrollar es de gran importancia porque con él se busca la

optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la

información de inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de

productos, a su vez permitirá controlar el inventario del almacenes de producto

terminado, materias primas y de mantenimiento, lo cual facilitará saber con qué

recursos cuentan la empresa, que materiales se han utilizado, con que material se

dispone, toda esta información es de vital importancia sumando a esta la

optimización de los procesos ya que podrá ser suministrada de manera oportuna,

confiable y veraz, teniendo como principal objetivo crear un Sistema de

Información así como de inventario que muestre, guarde y controle las existencias

de los productos, materiales, insumos, herramientas, repuestos y demás que

manejen en los procesos productivos de PLASTIBOL DE COLOMBIA.


● Idea de solución

a. Orientar el Sistema de Información hacia un sistema de inventario

web para PLASTIBOL DE COLOMBIA.

b. Controlar y seccionar el acceso al Sistema de Información para los

empleados (operativos y administrativos) así como a clientes y

proveedores de PLASTIBOL DE COLOMBIA.

c. Registrar la salidas tonto del almacén de mantenimiento y repuestos

como del almacén de producto terminado y materias primas para

tener un control de existencias


● Validación de la idea de solución

El Sistema de Información a desarrollar llevará el registro controlado de la

información general de cada producto existente, con el fin de obtener todos

los datos necesarios de cada producto de una manera organizada,

confiable y correcta. Se lograrán mejoras en la empresa misma, que se

reflejarán en el control de gastos, manejo del inventario, control de entrada

y salida de productos obteniendo así mayores ganancias por del ahorro de

tiempo y recursos, que darán un impacto cuantificable a la empresa

PLASTIBOL DE COLOMBIA y así obtener un mayor crecimiento

económico, teniendo como beneficiarios directos todos quienes estén

relacionados de primera mano con el proyecto de control de inventario,

dentro de los cuales tendríamos, el departamento de contabilidad, la

gerencia, clientes, administración y personal operativo y de mantenimiento.

Este sistema se realizará para el uso exclusivo de PLASTIBOL DE

COLOMBIA.
 Encuesta.

Se realizara una breve encuesta con el fin de conocer elementos básicos

sobre la escolaridad, conocimiento de Sistemas de Información y aplicación

del mismo a tres (3) personas que se encuentran vinculadas laboralmente

con Plastibol de Colombia.

Cuyas preguntas son las siguientes:

1. ¿Cuál es nivel de escolaridad?

2. ¿Sabe que es un Sistema de Información?

3. ¿Está de acuerdo con la implementación de un Sistema de Información?


 Tabulación de encuestas.

1. A la pregunta: ¿Cuál es nivel de escolaridad?

Dos (2) personas respondieron tener nivel de escolaridad Técnico o

Tecnólogo.

Una (1) persona respondió tener nivel de escolaridad Bachiller.

Nivel de escolaridad

Bachiller

Tecnico o
Tecnologo

2. A la pregunta: ¿Sabe que es un Sistema de Información?

Dos (2) personas afirmaron saber que es un Sistema de Información.

Una (1) persona afirmo no saber que es un Sistema de Información


¿Sabe que es un Sistema de Informacion?

SI

NO

3. A la pregunta: ¿Está de acuerdo con la implementación de un

Sistema de Información?

Tres (3) personas afirmaron estar de acuerdo con la implementación

de un Sistema de Información.

¿Esta de acuerdo con la implementacion de un


Sistema de Informacion?

SI

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