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RESOLUCIÓN DE GERENCIA MUNICIPAL

Nº 446-2017-GM/MDSJL

San Juan de Lurigancho, 29 de diciembre de 2017

VlSTO:

El Informe Nº 533-2017-GAJ/MDSJL de fecha 28 de diciembre de 2017, emitido por la Gerencia de


Asesor/a Jurfdica, sobre aprobación de directiva.

CONSIDERANDO:

Que, confom,e se establece en el Artículo 194 de la Constitución Pol!tica del Peru y Articulo 11 del Título
Preliminar de la Ley Orgánica de Municipalidades - Ley N º 27972, la Municipalidad Distrital de San Juan de
Lurigancho es una institución con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía pol!tica, económica
y administrativa en los asuntos de su competencia, con sujeción al ordenamiento legal vigente;

Que, de acuerdo a lo regulado en el Artfculo IV del Titulo Preliminar de la Ley Orgánica de


M_unicipalidadcs - Ley N º 27972, los gobiernos locales promueven la adecuada prestación de los servicios públicos
locale.s, lo cual se complementa con la finalidad del proceso de modernización de la gestión del Estado previsto en
el Articulo 4 de la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado - Ley N º 27658, que persigue la
obtención de mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, para lograr una mejor atención a la ciudadanía,
priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos, procurando alcanzar esencialmente un Estado al
servicio de la ciudadanfa;

Que, de conformidad a lo previsto en el numeral l.9 y l.14 del inciso I del Artículo IV TUO de la Ley del
Procedimiento Administrativo General - Decreto Supremo Nº 006-2017-JUS, las actuaciones deben uniformizarse
y dinamizarse objetivamente en los procedimientos administrativos, a fin de contribuir al logro de una gestión y
decisión razonable en tiempo y forma, resultando de ello la necesidad de estructurar lineamientos para la
adecuada emisión y trámite de documentos, en función al ordenamiento legal de la materia;

Que, por medio del Informe N º :m-2017-SGDICNI-GP/MDSJL de fecha 28 de diciembre de 2017, la Sub
Gerencia de Dcsan·ollo Institucional y Cooperación Nacional e Internacional propone aprobar el instrumento que
establece lineamientos para estandarizar la formulación de actos de administración, con el fin de uniformizar,
agilizar y flexibilizar la resolución de los procedimientos administrativos, que contribuirá a la maximización del
valor de los recursos de la Entidad y al mejoramiento de los servicios públicos, la misma que ha sido elaborada,
modificada y adecuada en función al ordenamiento legal de la materia, según se colige de lo precisado por la
Gerencia de Ascsoria Jurfdica y Gerencia de Planificación, en su Informe N" 533-2017-CAJ/MDSJL de fecha 28 de
diciembre de 2017 y Memorando N º 401-2017-GP/MDSJL de fecha 28 de diciembre de 2017, respectivamente, y;

Estando a lo dispuesto en el numeral 8 del Articulo 26 del Reglamento de Organización y Funciones de


la Municipalidad Distrital de San Juan de Lurigancho, y Articulo Primero de la Resolución de Alcaldía N º 352-
2016-A/MDSJL de fecha 10 de marzo de 2016.

SE RESUELVE:

ARTICULO PRIMERO.- APROBAR la Directiva N º 008-2017-MDSJL. que regula la emisión y trámite de


documentos en la Municipalidad Distrital de San Juan de Lurigancho, que consta de ocho (8) numerales, tres (3)
disposiciones complementarias y finales, y once (u) anexos.

ARTICULO SECUNDO.- DISPONER a las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de San Juan
de Lurigancho el estricto cumplimiento del presente acto administrativo y Directiva Nº 008-2017/MDSJL, de
acuerdo a sus competencias.

ARTICULO TERCERO.- ENCARGAR a la Secretarla de Comunicación e lmagen Institucional la


publicación de la presente resolución y Directiva N" 008-20!7/MDSJL en el portal institucional
(www.munisjl,qob.pe).

REGfSTRESE, PUBLfQUESE y CÚMPLASE

Sede Cnttal: Jirón Loa AmautN N° 180 Urbanr:uci6n Ur.atc. San Ju,n de: Lutic-.ancho / Cmtn1 Tclef6nla: 4580509 / Fa,c 376l666 / �.'111,!Il!!P)l.qo]>.pc
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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DIRECTIVA N º 008 - 2017-MDSJL


DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRAMITE DE
DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
APROBADO POR:
RESOLUCIÓN DE GERENCIA MUNICIPAL N º 446 - 2017-GM/MDSJL

ORGANO/ UNIDAD FIRMA Y SELLO

ELABORADO
GERENCIA MUNICIPAL
POR

SUBGERENCIA DE
DESARROLLO INSTITUCIONAL Y
COOPERACIÓN NACIONAL E
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U • ..JUIMEOE� TOiHlES TOflf<[S
Suo Ge,cnte d , De,J11u::o lnst1tuc1011 1 y
INTERNACIONAL Coopc:rdc1011 Nal'•onJI e lnternac1onal le)

REVISADO Y
VALIDADO GERENCIA DE PLANIFICACIÓN
POR

GERENCIA DE ASESORIA
JURIDICA

APROBADO
GERENCIA MUNICIPAL
POR
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

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INDICE

1. OBJETIV0 ............................................................................................................................. 3
2. FINALIDAD ............................................................................................................................ 3
3. BASE LEGAL ........................................................................................................................ 3
ALCANCE.............................................................................................................................. 3
GLOSARIO DE TÉRMINOS.................................................................................................. 3
RESPONSABILIDAD ............................................................................................................ 3
DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................... 4
DISPOSICIONES ESPECIFICAS ......................................................................................... 4
ISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES ..................................................................10
NEXOS ......................................................................................................................................10
ANEXO 1: ............................................................................................................................11
ANEXO 11: ......................................................................................................12
ANEXO 111: .....................................................................................................13
ANEXO IV: .....................................................................................................14
ANEXO V: ......................................................................................................15
ANEXO VI: .....................................................................................................16
ANEXO VII: ....................................................................................................17
ANEXO VIII: ....................................................................................................18
ANEXO IX: ......................................................................................................19
ANEXO X: ....................................................................................................... 20
ANEXO XI: ...................................................................................................... 21

LA MUNICIPALIDAD
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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• MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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DIRECTIVA Nº -2017-MDSJL

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRAMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN


INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

1. OBJETIVO

La presente directiva tiene como objetivo regular la producción y el trámite documental en la


Municipalidad Distrital de San Juan de Lurigancho (MOSJL).

FINALIDAD

Establecer criterios uniformes que aseguren la estandarización en la emisión y trámite de


documentación interna y externa.

BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú.


3.2 Ley N ° 27658.- Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
3.3 Ley N º 27972.- Ley Orgánica de Municipalidades, y sus modificatorias.
3.4 Ley N ° 27806.- Ley de transparencia y acceso a la información pública.
3.5 Decreto Supremo Nº 006-2017-JUS.- que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley N º
27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.
3.6 Decreto Supremo N º 009-2009-MINAM Medidas de Ecoeficiencia para el Sector Público, y
modificatoria.
3.7 Ordenanza N ° 345-MOSJL, que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones y la
Estructura orgánica de la Municipalidad de San Juan de Lurigancho, y modificatorias.

ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación obligatoria para todos los
Órganos y Unidades Orgánicas intervinientes dentro de la Municipalidad Distrital de San Juan de
Lurigancho.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

5.1. Comunicación
Para fines del presente documento, comunicación es el procedimiento escrito de
intercambio de información que puede ser interna o externa.

5.2. Comunicación Interna


Es la comunicación escrita de carácter oficial cursada entre los órganos o unidades
orgánicas de la Municipalidad.

5.3. Comunicación Externa


Es la comunicación escrita de carácter oficial que la Municipalidad diligencia con otras
instituciones públicas, empresas privadas o público en general.

5.4. Información
Son datos, cifras, cantidades, documentos, etc. que manejan los órganos y/o unidades
orgánicas de la Municipalidad.

6. RESPONSABILIDAD

6.1 Es obligación de todos los servidores de la Municipalidad bajo cualquier régimen laboral,
cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en la presente directiva.

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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6.2 La Gerencia Municipal es responsable de difundir los lineamientos de la presente Directiva a
todos los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad, y supervisar su cumplimiento.

7. DISPOSICIONES GENERALES

7.1 Principios para la formulación de documentos de comunicación interna y externa


Todo documento de comunicación interna y externa de la Municipalidad Distrital de San
Juan de Lurigancho debe regirse bajo los principios del procedimiento administrativo
E;Stablecido en el artículo IV del Decreto Supremo N º 006-2017-JUS, que aprueba el Texto
Unico Ordenado de la Ley N ° 27444 - Ley del Procedimiento Administrativo General.

.2 Comunicaciones cursadas a través de los correos electrónicos


Las coordinaciones o comunicaciones efectuadas vía correo electrónico institucional entre
los órganos y/o unidades orgánicas de la municipalidad, y estas con otras entidades, tienen
carácter de válido, y pueden servir para impulsar determinadas acciones y/o utilizarse para
la formulación de documentos.

Para efectos de notificar a los administrados vía correo electrónico señalados por ellos
mismos, se entenderá valido cuando la MDSJL reciba la respuesta de recepción de la
dirección electrónica señalada por el administrado, conforme lo previsto en el numeral 2 del
artículo 25 º del Decreto Supremo N º 006-2017-JUS.

Información solicitada en marco a la Ley de Transparencia


Las entidades de la Administración Pública tienen la obligación de proveer la información
requerida si se refiere a la contenida en documentos escritos, fotografías, grabaciones,
soporte magnético o digital. o en cualquier otro formato, siempre que haya sido creada u
obtenida por ella o que se encuentre en su posesión o bajo su control.

La atención de la solicitud de información deberá otorgarse en un plazo no mayor de 7


(siete) días útiles; plazo que se podrá prorrogar en forma excepcional por cinco (5) días
útiles adicionales, de mediar circunstancias que hagan inusualmente difícil reunir la
información solicitada. En la MDSJL, es la Secretaría General la encargada de "Atender y
controlar las acciones relativas al procedimiento de atención y pedido de información en el
marco de la Ley de Transparencia de la Información Pública" (ROF-MDSJL, 2017)

8.1 Documentos de Comunicación Interna

8.1.1 Memorando
Es un documento escrito cursado entre órganos o unidades orgánicas de un mismo
nivel jerárquico, o es dirigido a unidades orgánicas de inferior nivel, con el objeto de
comunicar aspectos técnicos o administrativos de su competencia, o comunicar
alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición, y formalizar o impulsar
acciones específicas. Su redacción debe ser breve, precisa y de ser el caso, de
acción o efecto inmediato.

Por el número de destinatarios y bajo la definición antes señalada los memorandos


pueden ser:
a. Memorando (simple). Se emplea para dirigirse a un único destinatario (órgano u
unidad orgánica)
b. Memorando Múltiple. Con el mismo contenido, se emplea para dirigirse
simultáneamente a más de un destinatario (órgano u unidad orgánica) según
competencia.
Solo para el caso de los órganos de la Alta Dirección se aplicará la emisión de
Memorando Circular, que bajo el curso y fines de un memorando, este se dirige
a todos los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad.

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS OE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

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8.1.2 Informe
Es un documento escrito generado desde un órgano o unidad orgánica a otro órgano
?e . �ayor jerarquía, salvo que por disposición normativa sea necesario dirigirse
1nd1stintamente a otras órganos y unidades orgánicas que corresponda; donde se
puede indicar, recomendar o disponer una acción y/o, emitir una opinión
fundamentada respecto a una o más materias específicas; los motivos pueden ser en
respuesta a un documento antecesor o por iniciativa del informante.

Por el número de destinatarios y bajo la definición antes señalada los informes


pueden ser:
a. Informe (simple). Se emplea para dirigirse a un solo destinatario.
b. Informe Múltiple. Con el mismo contenido, se emplea para dirigirse
simultáneamente a más de un destinatario (órgano u unidad orgánica) según
competencia.

Por su contenido, los informes también se clasifican en:


a. Informe Técnico. Documento que Incluye el análisis de hechos, normas y
documentos con la finalidad de formular conclusiones, suministrar elementos de
juicio que oriente las acciones de autoridad, especialmente en el tratamiento,
esclarecimiento y solución de problemas que requieran conocimientos
especializados y es utilizado generalmente como sustento para la aprobación de
un documento de mayor nivel.
b. Informe Legal. Documento que contiene el análisis de las normas legales y la
opinión legal para orientar la toma de decisiones en la instancia correspondiente.

En el caso de los Informes técnicos y legales, se tendrá en cuenta como mínimo la


siguiente estructura (rubros), además de lo referido en el numeral 8.3, 8.4 y 8.5:

i. Antecedentes. Reseña sucintamente los hechos y documentos que obran en el


expediente, o las normas que enmarcan el tema del informe.
ii. Análisis. Desarrolla en forma ordenada los alcances del tema que es materia del
informe y expone las ideas fuerza.
lii. Conclusiones: Deben ser coherentes con las materias desarrolladas en el
análisis.
iv. Recomendaciones: Que de existir, debe sugerir los procedimientos o acciones a
seguir, teniendo en cuenta el análisis y conclusiones.

8.1.3 Proveído
Es un documento de apoyo utilizado para disponer una acción inmediata, que deriva
un funcionario a otro funcionario de menor jerarquía y que se encuentre a su cargo,
y/o de un funcionario a un servidor público de la misma unidad orgánica, con la
finalidad de acelerar el proceso de atención documentaría que permita actuar con
eficiencia y eficacia.

8.1.4 Hoja de Ruta


Contiene información principal del expediente en trámite, así como las instancias o
unidades por las que ha sido remitido y/o derivado dicho expediente.

8.2 Documentos de comunicación externa

8.2.1 El Oficio
Es un documento que establece comunicación entre los órganos de la Municipalidad
y otras instituciones estatales y privadas. Este es un documento protocolar que
vincula en especial a las autoridades de más alta jerarquía.

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
@ MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, solicitar


información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajos administrativos.

Por el número de destinatarios y bajo la definición antes señalada, pueden ser:

a. Oficio. (Simple) Se emplea para dirigirse a un único destinatario.


b. Oficio Múltiple. Con el mismo contenido, se remite en forma simultánea a más
de un destinatario.

8.2.2 Carta
Documento oficial dirigido a personas jurídicas del sector privado o personas
naturales con el fin de poner en su conocimiento o notificar un asunto determinado,
también pueden ser:

Por el número de destinatarios y bajo la definición antes señalada, pueden ser:

a. Carta. (Simple) Es empleada para dirigirse a un único destinatario.


b. Carta Múltiple. Con el mismo contenido, se remite en forma simultánea a más
de un destinatario.

8.3 Estructura de hoja membretada

@ _________....,
LOGO DE LA GESTIÓN Gtre"'J• dt x::axxxxxxxxx

'��
MUNICIPAL Sub Gtrtnc::11 de ax.umv,nnu,nn,n

.__
•Nombre d-' 11,o en curso"

8.3.1 El membrete es la parte gráfica del documento de una entidad, que puede
comprometer el uso del encabezado, el pie de página y/o la parte media de la hoja.

8.3.2 En la parte superior izquierda del membrete debe situarse el escudo de la


Municipalidad que establezca la Secretaria de Comunicación e Imagen Institucional,
seguido de un logo o frase de la gestión actual, mientras que al lado derecho debe
colocarse la denominación de la gerencia y/o subgerencia de donde se emite el
documento interno; para documentos externos solo será colocado el escudo y el logo
o frase de la gestión actual.

8.3.3 Como parte del membrete superior, se consignará la denominación o nombre oficial
del año en curso, en tipo de letra Arial, tamaño 8 en cursiva, negrita, centrado y entre
comillas, tal como se aprecia en el ejemplo.

8.3.4 Asimismo, opcionalmente, se establecerá como marca de agua el escudo de la


Municipalidad, este debe estar centrado y expandido en toda la hoja.

Munlclpalldad de San Juan de Lurlganc_ho


Sede Cenuat Jr, Los Amaullls 180 • Urb. Zárale I Cential Teléfonica: 458 0509 • Fax. 376 2666
��

8.3.5 En el pie de página se colocará una línea horizontal, ubicando debajo de ella el
nombre de la institución en negrita (Municipalidad de San Juan de Lurlgancho),
inmediatamente después la dirección del local central, seguido, según sea el caso,

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN V TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
6
8 "'º
��-.r.J-
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

del local donde se localice el órgano o unidad orgánica, teléfonos de contacto y la


página web de la Municipalidad.

8.4 Especificaciones de la estructura de un documento

A fin de estandarizar la estructura de los documentos de comunicación interna y externa,


estos deben cumplir como mínimo con las siguientes características.

8.4.1 Para la elaboración de documentos se debe utilizar el Papel tipo bond color blanco,
tamaño A4 o AS, según tamaño del contenido del texto.

8.4.2 Márgenes de 2.5 cm. por cada lado (superior, inferior, izquierdo y derecho).

8.4.3 El texto debe estar redactado de preferencia con letra de tipo Aria!, tamaño 1 o y de
color negro, o según lo considere el órgano o unidad orgánica.

8.4.4 La numeración y siglas que debe llevar los documentos emitidos por la Municipalidad
de San Juan de Lurigancho deberán estar en mayúscula y subrayados, para el caso
de documentos externos deben estar en cursiva, los cuales deben contener:

a. Tipo de documento: Puede ser informe, informe múltiple, memorando,


memorando múltiple, oficio, oficio circular, carta circular, etc.
b. Numeración: Todo documento debe ser numerado en forma correlativa, dicho
número es designado por el órgano o unidad orgánica, antecedido al número
debe ir el signo "N º"; el número debe llevar 03 (tres) dígitos como mínimo.
c. Año: Se consigna los cuatro dígitos del año en curso, precedido y seguido por
guiones.
d. Si glas del órgano o unidad orgánica: Cuando corresponda, se debe consignar
las siglas del órgano o unidad orgánica que emite el documento, de ser el caso,
separada y seguida con un guion, por las siglas del órgano de quien se depende
jerárquicamente.
e. Siglas de la Entidad: Se consignan las siglas de la Municipalidad distrital de
San Juan de Lurigancho (MDSJL), precedida por el signo barra diagonal"/".

Ejemplos:
MEMORANDO N ° 006-2017-GP/MDSJL
INFORMEN° 192 · 2017-SGDICNI-GP/MDSJL
OFICIO N ° 005-2017-GPIMDSJL
OFICIO N ° 007-2017-SGDICNI-GPIMDSJL

8.4.5 Debajo de lo mencionado en el numeral precedido, para los documentos internos, se


debe ubicar:

a. En primer lugar se coloca la letra "A" seguido de dos puntos(:), que da cuenta del
destinatario del documento, siendo que unos centímetros más allá se consigna el
nombre y apellidos del funcionario en mayúsculas y en negrita, ubicando debajo
de ello, la denominación del cargo con las primeras letras en mayúsculas.

b. A continuación se sitúa la palabra "DE" seguido de los datos del funcionario


remitente y la denominación del cargo, en caso este encargado de algún área se
adiciona el signo(e) de encargatura.

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

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c. Seguidamente, se coloca el "ASUNTO" del documento, donde en pocas palabras


se señala su objeto o motivo.

d. Consecutivamente se ubica la "REFERENCIA o REF.", que expresa la lista de


documentos que constituyan antecedentes directos, si los hubiera.

e. Por último se asienta la "FECHA", que lleva el lugar de emisión y la fecha del
documento.

8.4.6 En el caso que entre los documentos de la referencia se encuentre un número de


registro del Sistema de Gestión Municipal - SIGMUN, que da cuenta de documento
recibidos vía trámite documentario de la Municipalidad, al costado de la referencia del
registro debe colocarse entre paréntesis, si fuera el caso, la palabra (copia).

8.4.7 El contenido del documento debe ser redactado con claridad, precisión, propiedad,
sencillez y cortesía.

8.4.8 Cuando el documento requiera ser puesto en conocimiento de otro(s) órgano(s) o


unidad(es) orgánica(s), se escribirá en el extremo inferior izquierdo la abreviatura "Ce"
(con conocimiento o copia), para que en una línea posterior se señalen las siglas del
órgano(s) o unidad(es) orgánica(s) a quien se copia el documento.

8.4.9 De manera opcional se consignará en el extremo inferior izquierdo de la hoja la


autoría del documento, colocando en mayúsculas las iniciales del nombre y apellido
del funcionario que firma el documento, y luego separado con una barra diagonal (/),
se sitúa en minúscula las iniciales de los nombres y apellidos del personal que
elaboró el documento.

8.4.10 Cuando en el texto del documento se efectúen citas textuales u otras normas,
documentos o referencias, las mismas deberán estar en letra cursiva y entre comillas.
En caso se requiera resaltar alguna idea o palabra de la cita, deberá emplearse la
letra negrita e indicar al final de la cita, expresamente entre paréntesis lo siguiente "(el
resaltado es nuestro)".

8.4.11 De existir algún error ortográfico o de redacción en la cita, este deberá ser citado tal
cual, seguido de la indicación "(SIC)".

8.4.12 Cuando se expresen cifras monetarias, estas se indicarán en primer lugar en letras
minúsculas, colocando los céntimos como "y 00/100", situando a continuación el
nombre de la moneda que corresponda en letras minúsculas; posteriormente debe
consignarse el número entre paréntesis, antecedido por el signo monetario.
Ejemplo: Cien mil tres y 58/100 soles (S/ 100 003.58).

8.4.13 Todo documento oficial debe contar con la firma y el sello del jefe del órgano o unidad
orgánica. El sello hará referencia únicamente a los nombres y apellidos y cargo del
funcionario. En los casos que se tenga encargatura, al costado de la denominación
del cargo se debe consignar el signo de encargatura "(e)".

8.5 Consideraciones adicionales

8.5.1 Visto bueno en documentos


En caso que el número de hojas de un documento sea superior a uno, la(s) hoja(s)
que no lleva la firma y sello del funcionario debe(n) ser visada(s) por este, colocando

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DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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• MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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su rúbrica y el sello de Vº Bº en el borde central izquierdo de cada página a fin de dar
conformidad y/o validez al contenido del mismo. Los anexos de un documento
llevarán los vistos buenos irrevocablemente. El Visto Bueno también es utilizado para
que un Gerente valide el documento de una subgerencia a su cargo, con el fin de
agilizar el trámite del documento.

8.5.2 En caso el documento esté compuesto por más de una pagina, será impreso, de
preferencia, a doble cara. Esto no aplica para documentos externos.

8.5.3 Copias de los documentos de las referencias


Para el caso de documentos internos, debe adjuntarse copias u originales (según sea
el caso) de los documentos referenciados dentro de su estructura, y será opcional
cuando se trate de un documento que sea de respuesta al mismo órgano o unidad
orgánica que solicitó su atención.

La referencia en la estructura del documento, y las copias u originales de los mismos


deben colocarse desde el más antiguo hasta el más reciente. La referencia en
documentos externos {oficio y cartas), es decisión del encargado acoplar los
documentos antecedentes, cuidando la información que se pueda exponer mediante
ellos.

Cuando el documento sea puesto a conocimiento o copia a determinado órgano o


unidad orgánica, es opcional adjuntar las copias de los documentos referenciados.

8.5.4 El ejemplar de un documento que hace las veces de cargo, debe diferenciarse de los
otros ejemplares, llevando en el borde superior derecho de la página el sello de
"CARGO".

8.5.5 Uso de sellos "URGENTE" y "MUY URGENTE"


Se utilizarán sólo cuando sea necesario la ejecución de una acción priorizada o
rápida. Para estos casos, en la primera página del documento se estampará un sello
con la palabra "URGENTE" o "MUY URGENTE" en el borde superior derecho de la
página.

8.6 Trámite o Mecánica Operativa

Cada órgano elabora documentación oficial de comunicación interna y/o externa, en


atención a las funciones de su competencia y atendiendo los parámetros dispuestos en la
norma vigente.

Al momento de formular cualquier tipo de documento oficial, debe considerarse que el


órgano de quien se dependa este informado de las acciones o decisiones tomadas, en ese
sentido, el documento podría ser elevado para que el/la gerente sea quien notifique dicha
comunicación; poner a conocimiento de la gerencia mediante la copia (Ce) del documento; o
se puede optar por realizar lo señalado en las lineas finales del numeral 8.5.1. En los casos
de documentación externa debe respetarse preferentemente los niveles jerárquicos
institucionales (entre Titulares de Pliego, entre Gerencias o niveles similares, etc.).
El personal involucrado en la elaboración del documento tiene la obligación de revisar el
cumplimiento de la estructura del documento conforme a los parámetros indicados en la
presente directiva.

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
Ü MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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"t;JJ;."'
El personal a quien se le designe la elaboración de los mencionados documentos, gestiona
su suscripción ante el encargado del área, quien revisa y de encontrarlo conforme suscribe
y/o visa la comunicación (según corresponda).

8.6.1 Notificación de documentos de comunicación interna y externa

Internamente, los documentos podrán ser notificados solo en forma física, siendo
llevados o trasladados por quien disponga el encargado del área, con el objeto que el
órgano o unidad orgánica a quien va dirigido el documento lo recepcione,
estampando en dicho documento el sello que debe llevar la palabra "RECIBIDO", con
la fecha y la hora de la recepción.

Externamente, el documento debe ser trasladado por el personal que disponga la


Municipalidad o el área correspondiente y recibido por la Institución a quien va dirigido
a través de su área encargada del trámite documentario (Mesa de Partes).

Para el caso de notificaciones a los administrados a través de correo electrónico, se


debe proceder según lo determinado en el inciso 7.2 del presente documento.

DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES

PRIMERA.- Los órganos o unidades orgánicas deben observar las Medidas de Ecoeficiencia para el
tl- DE . · ahorro del papel, dictados mediante el D.S. N ° 009-2009-MINAM, y modificatoria.
�\'-. ío"• ln,
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1,\ Q.';l, /J)
La Secretaria de Comunicación e Imagen lnstitucion�I es la el e cargada(o) de

porcionar o estandarizar los logos que se emplearán en las comunicaciones escritas, por lo que
�,,, '1f � tá prohibido el uso de logos, membretes y demás distinciones que no haya sido aprobada por la
0

>1-)i,.,_ol' misma y por la presente Directiva.

ANEXOS
siguientes modelos de documentos serán tomados como guías para la emisión de
documentación interna y externa en la Municipalidad.

ANEXO 1 Flujograma: Procedimiento para la emisión de los documentos de comunicación


interna y externa en la Municipalidad de San Juan de Lurigancho.
ANEXO 11 Modelo de Memorando (solo contenido).
ANEXO 111 Modelo de Memorando Múltiple (solo contenido).
ANEXO IV Modelo de Memorando Circular (solo contenido).
ANEXO V Modelo de informe (solo contenido).
ANEXO VI Modelo de informe Múltiple (solo contenido).
ANEXO VII Modelo de Informe Técnico (solo contenido).
ANEXO VIII Modelo de Oficio (solo contenido).
ANEXO IX Modelo de Oficio Múltiple (solo contenido).
ANEXO X Modelo de Carta (solo contenido).
ANEXO XI Modelo de Carta Múltiple (solo contenido).

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
10
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\�?
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

ANEXO 1
FLUJOGRAMA

OPARA LA O A
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS DE LA MDSJL

INICIO

FORMULA PROYECTO DE
DOCUMENTO Y DERIVA
AL ENCARGADO DEL
ÁREA

Revisa el
proyecto de�----------­
documento

SI
Levanta
observaciones

NO

Firma y dispone traslado


del documento para
recepción del
destinatario

FIN

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
11
t.;
��y7
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

ANEXO 11
MODELO DE MEMORANDO

MEMORANDO Nº 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL

A NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE


Denominación del Cargo

UNTO Resumen del objeto o motivo del documento

Lista de documentos que constituyan antecedentes directos

San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

LA MUNICIPALIDAD
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
12
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

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ANEXO 111
MODELO DE MEMORANDO MÚLTIPLE

MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 00X-20XX-SGXX-GXX/MDSJL

A NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo
( ... )

NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE


Denominación del Cargo

Resumen del objeto o motivo del documento

Lista de documentos que constituyan antecedentes directos

FECHA San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
13
8
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·•·-c-;i(�
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

ANEXO IV
MODELO DE MEMORANDO CIRCULAR

MEMORANDO CIRCULAR N° 00X-20XX-GXX/MDSJL

A (Dirigido a todas las área de la Estructura Orgánica)

DE NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE


Organo de Alta Dirección

Resumen del objeto o motivo del documento

Lista de documentos que constituyan antecedentes directos, en caso los


hubieran.

Firma
Sello

ABC/def

EN LA MUNICIPALIDA D
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
14
8
���
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

ANEXO V
MODELO DE INFORME

INFORME Nº 00X-20XX-SGXX-GXX/MDSJL

A NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE


Denominación del Cargo

Resumen del objeto o motivo del documento

Lista de documentos que constituyan antecedentes directos

San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

EN LA MUNICIPALIDAD
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
15
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
(�
���#
ANEXO VI
MODELO DE INFORME MÚLTIPLE

INFORME MÚLTIPLE N ° 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL

A NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo
( ... )

NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE


Denominación del Cargo

Resumen del objeto o motivo del documento

Lista de documentos que constituyan antecedentes directos

San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

Me es grato dirigirme a Usted en atención al documento................................................

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
16
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

'-,.;;·«,r,,F
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ANEXO VII
MODELO DE INFORME TÉCNICO

INFORME N° 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL

A NOMBRES Y APELLIDOS DEL DESTINATARIO


Denominación del Cargo

NOMBRES Y APELLIDOS DEL REMITENTE


Denominación del Cargo

Resumen del objeto o motivo del documento

Lista de documentos que constituyan antecedentes directos

San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

es grato dirigirme a Usted en atención al documento ...

1. ANTECEDENTES.
···························································································································
·····································•·····················································································
···························································································································

ANALISIS.
············································•················· ···················•········································
············•· ······•··································· ···································································

CONCLUSIONES.

4. RECOMENDACIONES.

Atentamente,

Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
17
...8
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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ANEXO VIII
MODELO DE OFICIO

San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

OFICIO N° 000X-20XX-GXXJMDSJL

Señor (a)
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Entidad

sente.-

Asunto xxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)

·························································•···
···········································································································•···············
····•···•·· ······•·····································•····•···· ······•············•··· ····················•·························
····························································································•···············
... . .... .......... ......... . .... .................................. ........................ .. ................. ......... ........

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
18
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

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ANEXO IX
MODELO DE OFICIO MÚLTIPLE

San Juan de Lurigancho, día, mes y año.

OFICIO MÚLTIPLE N ° 000X-20XX-GXXJMDSJL

Señores
DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS FUNCIONALES
DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS FUNCIONALES
DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS FUNCIONALES

esente.-

Asunto xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
19
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

ANEXO X
MODELO DE CARTA

San Juan de Lurígancho, día, mes y año.

CARTA N º 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL

Señor (a)
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Institución
Dirección

Asunto xxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)

Al respecto, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
20
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO

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ANEXO XI
MODELO DE CARTA MÚLTIPLE

San Juan de Lurigancho, dia, mes y año.

CARTA MÚLTIPLE N º 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL

Señores
NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS DESTINATARIOS
NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS DESTINATARIOS
NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS DESTINATARIOS
(. . .)

Asunto xxxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)

Atentamente,

Firma
Sello

Ce.:
G.X.
ABC/def

DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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