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Nº 446-2017-GM/MDSJL
VlSTO:
CONSIDERANDO:
Que, confom,e se establece en el Artículo 194 de la Constitución Pol!tica del Peru y Articulo 11 del Título
Preliminar de la Ley Orgánica de Municipalidades - Ley N º 27972, la Municipalidad Distrital de San Juan de
Lurigancho es una institución con personería jurídica de derecho público y goza de autonomía pol!tica, económica
y administrativa en los asuntos de su competencia, con sujeción al ordenamiento legal vigente;
Que, de conformidad a lo previsto en el numeral l.9 y l.14 del inciso I del Artículo IV TUO de la Ley del
Procedimiento Administrativo General - Decreto Supremo Nº 006-2017-JUS, las actuaciones deben uniformizarse
y dinamizarse objetivamente en los procedimientos administrativos, a fin de contribuir al logro de una gestión y
decisión razonable en tiempo y forma, resultando de ello la necesidad de estructurar lineamientos para la
adecuada emisión y trámite de documentos, en función al ordenamiento legal de la materia;
Que, por medio del Informe N º :m-2017-SGDICNI-GP/MDSJL de fecha 28 de diciembre de 2017, la Sub
Gerencia de Dcsan·ollo Institucional y Cooperación Nacional e Internacional propone aprobar el instrumento que
establece lineamientos para estandarizar la formulación de actos de administración, con el fin de uniformizar,
agilizar y flexibilizar la resolución de los procedimientos administrativos, que contribuirá a la maximización del
valor de los recursos de la Entidad y al mejoramiento de los servicios públicos, la misma que ha sido elaborada,
modificada y adecuada en función al ordenamiento legal de la materia, según se colige de lo precisado por la
Gerencia de Ascsoria Jurfdica y Gerencia de Planificación, en su Informe N" 533-2017-CAJ/MDSJL de fecha 28 de
diciembre de 2017 y Memorando N º 401-2017-GP/MDSJL de fecha 28 de diciembre de 2017, respectivamente, y;
SE RESUELVE:
ARTICULO SECUNDO.- DISPONER a las unidades orgánicas de la Municipalidad Distrital de San Juan
de Lurigancho el estricto cumplimiento del presente acto administrativo y Directiva Nº 008-2017/MDSJL, de
acuerdo a sus competencias.
Sede Cnttal: Jirón Loa AmautN N° 180 Urbanr:uci6n Ur.atc. San Ju,n de: Lutic-.ancho / Cmtn1 Tclef6nla: 4580509 / Fa,c 376l666 / �.'111,!Il!!P)l.qo]>.pc
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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ELABORADO
GERENCIA MUNICIPAL
POR
SUBGERENCIA DE
DESARROLLO INSTITUCIONAL Y
COOPERACIÓN NACIONAL E
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U • ..JUIMEOE� TOiHlES TOflf<[S
Suo Ge,cnte d , De,J11u::o lnst1tuc1011 1 y
INTERNACIONAL Coopc:rdc1011 Nal'•onJI e lnternac1onal le)
REVISADO Y
VALIDADO GERENCIA DE PLANIFICACIÓN
POR
GERENCIA DE ASESORIA
JURIDICA
APROBADO
GERENCIA MUNICIPAL
POR
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
•
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INDICE
1. OBJETIV0 ............................................................................................................................. 3
2. FINALIDAD ............................................................................................................................ 3
3. BASE LEGAL ........................................................................................................................ 3
ALCANCE.............................................................................................................................. 3
GLOSARIO DE TÉRMINOS.................................................................................................. 3
RESPONSABILIDAD ............................................................................................................ 3
DISPOSICIONES GENERALES ........................................................................................... 4
DISPOSICIONES ESPECIFICAS ......................................................................................... 4
ISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS FINALES ..................................................................10
NEXOS ......................................................................................................................................10
ANEXO 1: ............................................................................................................................11
ANEXO 11: ......................................................................................................12
ANEXO 111: .....................................................................................................13
ANEXO IV: .....................................................................................................14
ANEXO V: ......................................................................................................15
ANEXO VI: .....................................................................................................16
ANEXO VII: ....................................................................................................17
ANEXO VIII: ....................................................................................................18
ANEXO IX: ......................................................................................................19
ANEXO X: ....................................................................................................... 20
ANEXO XI: ...................................................................................................... 21
LA MUNICIPALIDAD
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
2
• MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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DIRECTIVA Nº -2017-MDSJL
1. OBJETIVO
FINALIDAD
BASE LEGAL
ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación obligatoria para todos los
Órganos y Unidades Orgánicas intervinientes dentro de la Municipalidad Distrital de San Juan de
Lurigancho.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
5.1. Comunicación
Para fines del presente documento, comunicación es el procedimiento escrito de
intercambio de información que puede ser interna o externa.
5.4. Información
Son datos, cifras, cantidades, documentos, etc. que manejan los órganos y/o unidades
orgánicas de la Municipalidad.
6. RESPONSABILIDAD
6.1 Es obligación de todos los servidores de la Municipalidad bajo cualquier régimen laboral,
cumplir y hacer cumplir lo dispuesto en la presente directiva.
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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@ MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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6.2 La Gerencia Municipal es responsable de difundir los lineamientos de la presente Directiva a
todos los órganos y unidades orgánicas de la Municipalidad, y supervisar su cumplimiento.
7. DISPOSICIONES GENERALES
Para efectos de notificar a los administrados vía correo electrónico señalados por ellos
mismos, se entenderá valido cuando la MDSJL reciba la respuesta de recepción de la
dirección electrónica señalada por el administrado, conforme lo previsto en el numeral 2 del
artículo 25 º del Decreto Supremo N º 006-2017-JUS.
8.1.1 Memorando
Es un documento escrito cursado entre órganos o unidades orgánicas de un mismo
nivel jerárquico, o es dirigido a unidades orgánicas de inferior nivel, con el objeto de
comunicar aspectos técnicos o administrativos de su competencia, o comunicar
alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición, y formalizar o impulsar
acciones específicas. Su redacción debe ser breve, precisa y de ser el caso, de
acción o efecto inmediato.
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS OE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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8.1.2 Informe
Es un documento escrito generado desde un órgano o unidad orgánica a otro órgano
?e . �ayor jerarquía, salvo que por disposición normativa sea necesario dirigirse
1nd1stintamente a otras órganos y unidades orgánicas que corresponda; donde se
puede indicar, recomendar o disponer una acción y/o, emitir una opinión
fundamentada respecto a una o más materias específicas; los motivos pueden ser en
respuesta a un documento antecesor o por iniciativa del informante.
8.1.3 Proveído
Es un documento de apoyo utilizado para disponer una acción inmediata, que deriva
un funcionario a otro funcionario de menor jerarquía y que se encuentre a su cargo,
y/o de un funcionario a un servidor público de la misma unidad orgánica, con la
finalidad de acelerar el proceso de atención documentaría que permita actuar con
eficiencia y eficacia.
8.2.1 El Oficio
Es un documento que establece comunicación entre los órganos de la Municipalidad
y otras instituciones estatales y privadas. Este es un documento protocolar que
vincula en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
@ MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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8.2.2 Carta
Documento oficial dirigido a personas jurídicas del sector privado o personas
naturales con el fin de poner en su conocimiento o notificar un asunto determinado,
también pueden ser:
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LOGO DE LA GESTIÓN Gtre"'J• dt x::axxxxxxxxx
'��
MUNICIPAL Sub Gtrtnc::11 de ax.umv,nnu,nn,n
.__
•Nombre d-' 11,o en curso"
8.3.1 El membrete es la parte gráfica del documento de una entidad, que puede
comprometer el uso del encabezado, el pie de página y/o la parte media de la hoja.
8.3.3 Como parte del membrete superior, se consignará la denominación o nombre oficial
del año en curso, en tipo de letra Arial, tamaño 8 en cursiva, negrita, centrado y entre
comillas, tal como se aprecia en el ejemplo.
8.3.5 En el pie de página se colocará una línea horizontal, ubicando debajo de ella el
nombre de la institución en negrita (Municipalidad de San Juan de Lurlgancho),
inmediatamente después la dirección del local central, seguido, según sea el caso,
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN V TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
8.4.1 Para la elaboración de documentos se debe utilizar el Papel tipo bond color blanco,
tamaño A4 o AS, según tamaño del contenido del texto.
8.4.2 Márgenes de 2.5 cm. por cada lado (superior, inferior, izquierdo y derecho).
8.4.3 El texto debe estar redactado de preferencia con letra de tipo Aria!, tamaño 1 o y de
color negro, o según lo considere el órgano o unidad orgánica.
8.4.4 La numeración y siglas que debe llevar los documentos emitidos por la Municipalidad
de San Juan de Lurigancho deberán estar en mayúscula y subrayados, para el caso
de documentos externos deben estar en cursiva, los cuales deben contener:
Ejemplos:
MEMORANDO N ° 006-2017-GP/MDSJL
INFORMEN° 192 · 2017-SGDICNI-GP/MDSJL
OFICIO N ° 005-2017-GPIMDSJL
OFICIO N ° 007-2017-SGDICNI-GPIMDSJL
a. En primer lugar se coloca la letra "A" seguido de dos puntos(:), que da cuenta del
destinatario del documento, siendo que unos centímetros más allá se consigna el
nombre y apellidos del funcionario en mayúsculas y en negrita, ubicando debajo
de ello, la denominación del cargo con las primeras letras en mayúsculas.
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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e. Por último se asienta la "FECHA", que lleva el lugar de emisión y la fecha del
documento.
8.4.7 El contenido del documento debe ser redactado con claridad, precisión, propiedad,
sencillez y cortesía.
8.4.10 Cuando en el texto del documento se efectúen citas textuales u otras normas,
documentos o referencias, las mismas deberán estar en letra cursiva y entre comillas.
En caso se requiera resaltar alguna idea o palabra de la cita, deberá emplearse la
letra negrita e indicar al final de la cita, expresamente entre paréntesis lo siguiente "(el
resaltado es nuestro)".
8.4.11 De existir algún error ortográfico o de redacción en la cita, este deberá ser citado tal
cual, seguido de la indicación "(SIC)".
8.4.12 Cuando se expresen cifras monetarias, estas se indicarán en primer lugar en letras
minúsculas, colocando los céntimos como "y 00/100", situando a continuación el
nombre de la moneda que corresponda en letras minúsculas; posteriormente debe
consignarse el número entre paréntesis, antecedido por el signo monetario.
Ejemplo: Cien mil tres y 58/100 soles (S/ 100 003.58).
8.4.13 Todo documento oficial debe contar con la firma y el sello del jefe del órgano o unidad
orgánica. El sello hará referencia únicamente a los nombres y apellidos y cargo del
funcionario. En los casos que se tenga encargatura, al costado de la denominación
del cargo se debe consignar el signo de encargatura "(e)".
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DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
8
• MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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su rúbrica y el sello de Vº Bº en el borde central izquierdo de cada página a fin de dar
conformidad y/o validez al contenido del mismo. Los anexos de un documento
llevarán los vistos buenos irrevocablemente. El Visto Bueno también es utilizado para
que un Gerente valide el documento de una subgerencia a su cargo, con el fin de
agilizar el trámite del documento.
8.5.2 En caso el documento esté compuesto por más de una pagina, será impreso, de
preferencia, a doble cara. Esto no aplica para documentos externos.
8.5.4 El ejemplar de un documento que hace las veces de cargo, debe diferenciarse de los
otros ejemplares, llevando en el borde superior derecho de la página el sello de
"CARGO".
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
Ü MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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El personal a quien se le designe la elaboración de los mencionados documentos, gestiona
su suscripción ante el encargado del área, quien revisa y de encontrarlo conforme suscribe
y/o visa la comunicación (según corresponda).
Internamente, los documentos podrán ser notificados solo en forma física, siendo
llevados o trasladados por quien disponga el encargado del área, con el objeto que el
órgano o unidad orgánica a quien va dirigido el documento lo recepcione,
estampando en dicho documento el sello que debe llevar la palabra "RECIBIDO", con
la fecha y la hora de la recepción.
PRIMERA.- Los órganos o unidades orgánicas deben observar las Medidas de Ecoeficiencia para el
tl- DE . · ahorro del papel, dictados mediante el D.S. N ° 009-2009-MINAM, y modificatoria.
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I(
ANEXOS
siguientes modelos de documentos serán tomados como guías para la emisión de
documentación interna y externa en la Municipalidad.
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
10
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
ANEXO 1
FLUJOGRAMA
OPARA LA O A
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
ÓRGANOS O UNIDADES ORGÁNICAS DE LA MDSJL
INICIO
FORMULA PROYECTO DE
DOCUMENTO Y DERIVA
AL ENCARGADO DEL
ÁREA
Revisa el
proyecto de�----------
documento
SI
Levanta
observaciones
NO
FIN
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
11
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
ANEXO 11
MODELO DE MEMORANDO
MEMORANDO Nº 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
LA MUNICIPALIDAD
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
12
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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ANEXO 111
MODELO DE MEMORANDO MÚLTIPLE
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
13
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
ANEXO IV
MODELO DE MEMORANDO CIRCULAR
Firma
Sello
ABC/def
EN LA MUNICIPALIDA D
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
14
8
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
ANEXO V
MODELO DE INFORME
INFORME Nº 00X-20XX-SGXX-GXX/MDSJL
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
EN LA MUNICIPALIDAD
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
15
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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ANEXO VI
MODELO DE INFORME MÚLTIPLE
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
16
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
•
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ANEXO VII
MODELO DE INFORME TÉCNICO
INFORME N° 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL
1. ANTECEDENTES.
···························································································································
·····································•·····················································································
···························································································································
ANALISIS.
············································•················· ···················•········································
············•· ······•··································· ···································································
CONCLUSIONES.
4. RECOMENDACIONES.
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
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DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
17
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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ANEXO VIII
MODELO DE OFICIO
OFICIO N° 000X-20XX-GXXJMDSJL
Señor (a)
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Entidad
sente.-
Asunto xxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)
·························································•···
···········································································································•···············
····•···•·· ······•·····································•····•···· ······•············•··· ····················•·························
····························································································•···············
... . .... .......... ......... . .... .................................. ........................ .. ................. ......... ........
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
18
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ANEXO IX
MODELO DE OFICIO MÚLTIPLE
Señores
DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS FUNCIONALES
DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS FUNCIONALES
DENOMINACIÓN DE LOS CARGOS FUNCIONALES
esente.-
Asunto xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
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DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
19
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MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
ANEXO X
MODELO DE CARTA
CARTA N º 00X-20XX-SGXXX-GXX/MDSJL
Señor (a)
NOMBRES Y APELLIDOS (Destinatario)
Cargo
Institución
Dirección
Asunto xxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)
Al respecto, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
DIRECTIVA QUE REGULA LA EMISIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LA MUNICIPALIDAD
DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
20
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
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ANEXO XI
MODELO DE CARTA MÚLTIPLE
Señores
NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS DESTINATARIOS
NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS DESTINATARIOS
NOMBRES Y APELLIDOS DE LOS DESTINATARIOS
(. . .)
Asunto xxxxxxxxxxxxxxxxx
Referencia a)
b)
Atentamente,
Firma
Sello
Ce.:
G.X.
ABC/def
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DE SAN JUAN DE LURIGANCHO
21