Actividades

3.1
La historia es considerada como la maestra de la vida ya que ha sido la que
más utilidad le ha dado al ser humano no sólo para conocer los bienes o
valores morales o culturales de las diferentes civilizaciones que han pasado
por la historia sino que gracias a ello conocemos mucho sobre la vida de
nuestro planeta y también nos ha permitido construir nuestra propia
identidad, buscando y tomando datos de tiempos pasados que le faciliten
más la elaboración de nuestra propia personalidad ya que nuestra historia
personal hace parte de una historia más grande por lo que todo lo que
hacemos a diario está condicionado por lo que paso antes aunque la
historia no tiene las respuestas cien por ciento ciertas pero si tiene un rol
fundamental de experiencias, conocimientos, legados, realidades históricas
compleja del ser humano que pueden explicarnos como actuamos a diario o
en el futuro a lo largo del tiempo y a través de las regiones. Conocer no sólo
la historia propia si no la historia de otras civilizaciones, culturas y
sociedades por más lejanas que puedan ser contribuye a nuestro
crecimiento como personas capaces de conocer, de comprender, de
racionalizar la información y de tomar esos datos para seguir construyendo
día a día una nueva realidad.

3.2
El archivista es un profesional de la información, con una carrera fascinante que
se dedica a guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar y proteger la historia
y la documentación de una empresa, organización, entidad o comunidad. En sí, su
deber está relacionado con la planeación, categorización, custodia y
almacenamiento de todo tipo de documentos en pro de la eficiencia y el desarrollo
de quien lo requiera.

El papel del archivista es tan importante y necesario dentro de la gestión

documental, que sin su acompañamiento y conocimientos no se podría garantizar
que toda la información se conserve inalterable con el paso del tiempo.
Ahora bien, el objetivo del archivista es mantener el orden lógico de la
documentación de las empresas, con una serie de codificaciones y protocolos
para conservar la información o la fuente inicial, desde su creación. Con esto,
protege el contenido vital de las empresas, garantizando el acceso de los
empleados y demás personal que lo requiera y facilitando la ubicación de la
información y su seguridad. El Archivista debe ser un profesional convencido de la
importancia de su función y del papel que ocupa en el proceso productivo del país,
por lo tanto debe sentirse en todo momento orgulloso de su profesión y de su
quehacer actualizar sus conocimientos constantemente con el fin de mantener una
adecuada práctica profesional, compartir experiencias y de esta manera, evitar la
obsolescencia.
Perfil de egreso
Orientar y facilitar el acceso a la información que se encuentra registrada en los
documentos de archivo.
Ejecutar los procesos de gestión documental en las organizaciones, de acuerdo a
los requerimientos de la entidad y la normatividad vigente.
Apoyar en la elaboración de documentos relacionados con archivo de acuerdo con
pautas y políticas institucionales.
Recepcionar, registrar y distribuir los documentos de archivo de acuerdo con la
normatividad y políticas institucionales.
Organizar documentos de archivo mediante la aplicación de procesos técnicos y
principios archivísticos de acuerdo a políticas empresariales.
Apoyar los procedimientos establecidos en la organización para las transferencias
documentales.
Brindar servicio oportuno y eficiente de información orientada a la consulta e
investigación de documentos de archivo a usuarios internos y externos.
Utilizar herramientas tecnológicas de la información y las comunicaciones
disponibles de acuerdo con políticas institucionales.
Aplicar protocolos establecidos, políticas institucionales y normatividad vigente, en
cuanto la preservación y conservación de documentos de archivo, utilizando las
herramientas tecnológicas existentes.
Aplicar las técnicas archivísticas de control de documentos de archivo de acuerdo
con la normatividad vigente y con las necesidades institucionales.
Prestar servicios archivísticos de acuerdo a las necesidades presentes en cada
una de las fases de archivo.
Realizar las actividades propias de la disposición final de documentos de archivo
de acuerdo a las políticas institucionales y normatividad vigente.

 3.2.2

Naturaleza

Es un ente descentralizado y está adscrito al ministerio de cultura de orden

nacional encargado de organizar el sistema nacional del archivo

Ubicación

Carrera 6 No. 6 - 91 Centro Histórico, Bogotá D.C. / Colombia.

Misión
El Archivo General de la Nación es la entidad encargada de formular y liderar la
Política de Archivos y de Gestión Documental en el territorio nacional, referente de
la gestión pública para salvaguardar y difundir el patrimonio documental como
herramienta para la transparencia y el acceso a la información pública.

Funciones

Cada entidad pública ha sido creada para el desarrollo de una función específica,
en el caso del Archivo General de la Nación sus funciones están determinadas por
medio de la Ley 80 de diciembre 22 de 1989, la cual ordena su creación y
establece como funciones las siguientes:

 
Establecer, organizar y dirigir el Sistema Nacional de Archivos, con el fin de
planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el
patrimonio documental del país y ponerlo al servicio de la comunidad.
 
Fijar políticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la
conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta
directiva.
 
Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integre el
Archivo de la Nación, así como el que se le confíe en custodia.
 
Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde
con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales,
culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema
Nacional de Archivos.
 
Promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional,
departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a los
archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
 
Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones educativas,
culturales, de investigación y con archivos extranjeros .

3.4

Los archivos y documentos son elementos imprescindibles para cualquier tipo

de empresa. Son necesarios para mantener un control y al mismo tiempo se
utilizan para consultar o buscar referencias de movimientos anteriores. Pero a lo
largo de la vida de las empresas se generan una cantidad enorme de
documentos. Para su correcto almacenamiento entra en juego la gestión
documental, siendo muy importante en muchas profesiones y empresas es
decir, se trata de gestionar y archivar los diferentes documentos que realiza y
recibe una empresa a lo largo de su vida esta Evita la pérdida de la
documentación, ya que todos los documentos están integrados e identificados en
un único sistema, Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la
documentación y permite el control de acceso y de seguridad de la información,
impidiendo que personas no autorizadas accedan a los contenidos, Establece la
colaboración entre los diferentes órganos de la empresa para una óptima gestión
del propio sistema.