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Prever y proponer estrategias en la planeación y organización

Actividad Individual

Ana Parra

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Programa de Fundamentos de Administración

Bogotá, febrero 2020


Introducción

Para el desarrollo de esta actividad, la cual tiene como objetivo Prever y proponer

estrategias en la planeación y organización, se toma como referencia la industria de la

fabricación de calzado en cuero y piel; se realizará un informe de la empresa colombiana The

Shoes Factory, ubicada en Bogotá, con este estudio de caso, se ejecutara un estudio de la

organización, iniciando con la clasificación de su actividad económica, tamaño y tipo de

empresa; posteriormente mediante el análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas y

las oportunidades y amenazas externas, continuando con la planeación, la cual incluye el

diagnóstico, misión, visión, valores corporativos, sus objetivos a corto, mediano y largo plazo,

las políticas, presupuesto , su organización y funciones de cada cargo y finalmente llegar a el

análisis de la asignación de recursos materiales, técnico y financieros. Con este estudio


Objetivos

Objetivo General

Determinar el rol que cumple la planeación y la organización, dentro de una empresa, se

desencadena de la situación problema, que presenta The Shoes Factory; para llegar a el estudio,

de los componentes que definen el funcionamiento de esta, mediante el análisis, de sus

oportunidades y amenazas, la administración de los recursos y personal, al igual que el

marketing, para definir la misión y visión, desarrollar los valores corporativos, funciones y

cargos que buscan alcanzar el buen funcionamiento de la organización.

Objetivos Específicos

 Seleccionar una empresa real, con la cual se pueda obtener la información necesaria

para el estudio del caso y determinar mediante la matriz DOFA, el análisis para identificar

aquellas debilidades y fortalezas internas al igual que, oportunidades y amenazas externas que

benefician o afectan el funcionamiento de la empresa.

 Plantear objetivos a corto, mediano y largo plazo para así lograr mejorar o

eliminar aquellas debilidades y amenazas que se determinaron en el análisis detallado enfocado

en la matriz DOFA y posteriormente proyectar la misión y visión de la empresa, teniendo en

cuenta que esos propósitos, sean alcanzables, determinar la situación actual y a futuro, teniendo

como base los indicadores de gestión.

 Trazar un presupuesto y la asignación de los recursos materias, técnicos y

financieros, para el funcionamiento de dicha empresa, con base en las políticas de satisfacción

del cliente, horarios y pago a proveedores y finalmente investigar si la empresa cuenta con un
organigrama, para evaluarlo o redefinirlo de acuerdo con los niveles competitivos en este

momento; o si carece de este, crearlo basado en los cargos y las funciones de estos.
Desarrollo de la actividad individual:

Análisis de la organización:

Razón Social THE SHOES FACTORY SAS


Nit 9006196381
Dirección Actual CALLE 7 26 26, BOGOTÁ
Actividad CIIU C1521 - FABRICACIÓN DE CALZADO DE CUERO Y PIEL

CON CUALQUIER TIPO DE SUELA


Código Actividad 1521
Empresa Exportadora Sí
Actividades Secundarias G4643 - COMERCIO AL POR MAYOR DE CALZADO

Breve historial de la empresa.

The Shoes Factory es una empresa que tiene como actividad económica industrial, dado que se

desempeña como fabricante de calzado en cuero y piel, su planta de producción es en la ciudad

de Bogotá, se define como pequeña empresa, dado que su personal está entre los 11 y 50

empleados; su historia comienza hace 14 años atrás, en el 2006 cuando Linda Flores toma la

gerencia de la empresa en aquel entonces Ponti Ltda., con la idea de dar un toque moderno a la

marca, ofrecer calzado para dama de calidad y a precios asequibles. La empresa realizaba sus

operaciones en una pequeña bodega en el restrepo, pasado unos años debido a su crecimiento y

gran demanda deciden ampliar sus instalaciones y se trasladan a un mejor sector que les permitía

ampliar su capacidad de producción y en ese momento deciden cambiar de razón social, en el

2013 nace THE SHOES FACTORY S.A.S, con la participación en ferias de calzado y

marroquinería y gracias a su gran esfuerzo, reputación y la búsqueda de nuevos mercados crean


relaciones comerciales con grandes marcas como Studio F, Vélez, Santorini, Bata, entre otras, así

mismo logran abrir caminos y exportar para Ecuador.

Determine según actividad económica, tamaño y tipo de sociedad

A C T I V I D A D T I P O D E
E C O N O M I C A T A M A Ñ 0 E M P R E S A
M I N E R A S _ _ _ M I C R O _ _ _ _ S . A . S . _ X _ _
A G R O P E C U A R I A S _ P E Q U E Ñ A _ X _ _ L T D A _ _ _
I N D U S T R I A L E S _ X _ M E D I A N A _ _ _ _ U N I P E R S O N A L _ _ _
C O M E R C I A L E S _ _ _ G R A N D E _ _ _ _ O T R A _ _ _
S E R V I C I O S _ _ _

Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:

Tabla 1 Fortalezas de la Organización The Shoes Factory

Valor

Variables Fortalezas (Calificar

de 1 a 5)
 Cuentan con excelentes proveedores de materia prima,
Producción
5
lo que garantiza la buena calidad del producto.
 Participación constante en ferias de calzado y
Mercadeo marroquinería, lo que permite darse a conocer a clientes
4
potenciales.
Talento  Personal con buena experiencia en el desarrollo de las
humano producciones. 5
 Buen historial crediticio con los proveedores, lo que
Finanzas garantiza líneas de crédito con proveedores y adquirir
5
buena materia prima.
Total 19
Fuente: elaboración propia.
Análisis de las fortalezas: Es importante, que sus materias primas sean de óptima calidad,

pues esto asegura que el producto lo sea, pero también es de tener sumo cuidado en su

fabricación, porque de nada sirve tener excelentes materiales si se falla en su fabricación.

El tener estos espacios para mostrar su producto es importante, porque se relaciona

directamente con su competencia y es la mejor vitrina para tener un contacto directo con el

cliente y dar a conocer en detalle todos sus productos.

Ahora, el tener a gente especializada en la fabricación de zapatos, garantiza una buena

calidad del producto, con lo que debería ser suficiente para no presentar tanto stock en garantías,

pues no deberían existir en tan alto volumen las mismas, o por lo menos dar respuesta a estas en

el mínimo tiempo posible.

Conjuntamente, el tener un buen historial creditico es de bastante relevancia, pues ayuda

a que la empresa pueda expandirse y tener mejor posicionamiento.

Tabla 2 Debilidades de la Organización The Shoes Factory

Valor

Variables Debilidades (Calificar

de 1 a 5)
Producción  Tiempos largos para la solución de garantías, lo que hace 2
disgustar al comprador.

 Desperdicio de materia prima.


 Poca presencia en los medios virtuales.
Mercadeo
3
 Zonas del país donde aún no llegan
 La empresa no cuenta con un organigrama y los cargos

Talento administrativos no tienen sus funciones establecidas, lo

humano cual disminuye el desempeño y las responsabilidades en

el área de trabajo. 5
 El pago al destajo hace que los empleados de la línea de

producción se enfoquen cantidad y no calidad. Lo cual se


Finanzas
representa en reprocesos al momento del empaque del

producto. 4
Total 14
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades: Se debe efectuar un seguimiento adecuado a las garantías,

para

disminuir los tiempos de entrega, pues no deben olvidar que lo más importante para una empresa

son sus clientes, a los cuales se deben tener satisfechos y demostrar que no solo la calidad de sus

productos, sino que su servicio es el mejor en el sector y así generar credibilidad,

posicionamiento y competitividad.

Es de suma importancia para la imagen y reconocimiento de la empresa, implementar


estrategias de posicionamiento en internet, y en todos los medios audiovisuales que les permita

ser reconocidos, cabe anotar que todo entra por los ojos y en toda empresa es importante invertir

en publicidad. Además, se debe ampliar el mercado, mejorando el servicio de venta llegando a

zonas más alejadas.

El hecho de no poseer organigrama ni un manual de funciones, hace que toda valla mal

en

la empresa, por lo tanto, se debe mirar con mucho detenimiento toda esta área y rápidamente

generar estrategias donde se establezcan claramente las funciones de cada uno de sus empleados,

esto con el fin de evitar las improvisaciones en la fábrica y poder ejercer un control de calidad de

principio a fin de la producción para resultados más óptimos.

Crear estrategias en la zona de producción, que permitan hacer un mejor uso de la materia

prima donde el enfoque es la disminución de perdida de la misma y así generar menos

desperdicios y a su vez mejorar los costos de producción.

Tabla 3 Oportunidades de la Organización The Shoe Factory

Valor

Variables Oportunidades (Calificar

de 1 a 5)
Clientes  Diseños innovadores que están a la vanguardia con 5
tendencias actuales de moda.

 Nichos de mercado para conquistar.


 Al comprar materia prima colombiana, les permite
Proveedores
4
denominarse como un producto 100% colombiano.
 Con el continuo uso de las redes sociales como canal
Social -
de comercialización, la compra de calzado va en
Cultural
aumento. 3
 Libre exportación.
Político -
 Leyes donde se disminuyan los impuestos por
legal
convenios con fundaciones o instituciones del estado. 3
 La competencia maneja precios y cantidad mínima de

pedidos.
Económico
 La competencia está en su mayoría dirigida a clientes

de estratos altos. 3
Total 18
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las Oportunidades: Al contar la empresa con una persona especializada en

viajar a las exposiciones de moda fuera del país, le brinda a la fábrica una visión más moderna y

los proyecta hacia las tendencias actuales. Asimismo, el hecho de comprar colombiano impulsa

la marca y le da valor agregado, teniendo unos precios competitivos permiten que grandes

marcas quieran que les presten el servicio de maquila y eso apoya la industria colombiana.

En cuanto a la posibilidad de comercializar sus productos de manera virtual, hace que

también este a la vanguardia, llegando de esta manera a muchos más mercados que faltan por

explorar.
La posibilidad de poder exportar, hace que la empresa tenga la posibilidad de expandirse,

no solo a nivel nacional, sino internacional, lo que ayuda a mejorar su status. Además, con la

posibilidad de tener aprendices del SENA, disminuye sus gastos, con las facilidades que le puede

dar el gobierno.

En cuanto a su competencia, tiene la gran ventaja de manejar precios más accesibles sin

bajar la calidad y así pudiendo llegar a todos los estratos posibles y en todos los rincones del país

y con variedad de productos.

Tabla 4 Amenazas de la Organización The Shoes Factory

Valor

Variables Amenazas (Calificar

de 1 a 5)
 La producción de baja calidad que importan de
Clientes
2
países como china, ofreciendo precios muy bajos.
Proveedores  Algunas de las materias primas no son amigables 2
con el medio ambiente.
 Los nuevos estilos de vida, que van en contra de
Social - Cultural
usar productos con piel, los veganos, animalistas. 2
Político - legal  Un cambio en las políticas ambientales. 3
 Aumento de los impuestos, la materia prima, la

pandemia y las cuarentenas localizadas, adicional a


Económico
la disminución de ventas y movimiento financiero

en el mundo. 4
Total 13
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las amenazas: la manufactura china, está restando a la producción nacional,

muchas grandes empresas prefieren fabricar fuera del país por los bajos costos, dejando en

segundo plano la calidad de los productos, eesto causa desconocimiento y desconfianza del

consumidor

Las fábricas de materias primas son muy pocas las curtiembres que tienen, con

tratamiento de aguas y demás requisitos que las certifican como amigables con el medio

ambiente, lo que hace que nuevos movimientos como el veganismo estén en contra de productos

a base de estas materias primas.

Actualmente el panorama es incierto ya que no sabemos a ciencia cierta cuando termine

esta pandemia que vivimos, y si pensamos en la segunda cepa que presenta sus primeros brotes

resulta ser menos esperanzador, pues esto afecta directamente en las ventas y asimismo en la

posibilidad de contratar o tener laborando más personal y poco a poco ir generando el desplome

de empresas nacionales con pocas ayudas del gobierno local.


Planeación

Establecer la situación actual y el futuro deseado, con los siguientes indicadores de gestión:

Productividad, efectividad, eficiencia y eficacia.

Tabla 5 Diagnóstico de la Organización The Shoes Factory

Situación actual (De acuerdo con Futuro deseado (Cómo ve la


Variables
el análisis DOFA) empresa en el futuro)
La producción china causa

Productividad desconocimiento y confusión al Aumento de la producción

consumidor. nacional.
Implementación de fichas técnica
No existe la estandarización de los
Efectividad de producción del producto en
procedimientos.
cada área de trabajo.
Abrir nuevas alianzas
Eficiencia Abarcan poco el territorio nacional
comerciales con marcas
Desarrollar mayor precia en redes
No tienen presencia en medios
Eficacia sociales y directorios de fábricas
virtuales
nacionales.
Fuente: elaboración propia.

Tabla 6 Misión y visión The Shoes Factory


Misión: Visión:

Somos una empresa de calzado En el año 2023 tener un liderazgo con

colombiana que busca desarrollar, concepto de moda en cuero, basado en

producir y comercializar botas y botines, innovación y calidad para

con moda innovadora. posicionamiento del mercado

Con un concepto diferencial de diseño y colombiano.

confort. Satisfaciendo una necesidad para

mujeres exigentes, con calidad y servicio.


Fuente: elaboración propia.
Tabla 7 Valores corporativos The Shoes Factory
Integridad: Realizan los trabajos con honradez y transparencia.
Respeto: Escuchan y aprecian la opinión de los empleados, buscando la armonía.
Responsabilidad: Trabajan con seriedad, cumpliendo los compromisos de la empresa.
Compromiso: cumplen con los acuerdos pactados para la fabricación de los pedidos.
Pasión por el trabajo: Trabajan en conjunto para cumplir con los objetivos propuestos.
Fuente: elaboración propia.

Tabla 8 Objetivos a corto, mediano y largo plazo The Shoes Factory

Corto plazo (1 a 3 Mediano plazo (3 meses a Largo plazo (1 a 5 años)

meses) 1 año)
Mejorar las estrategias Desarrollar e implementar Exportar a México.

de mercado digital. el plan estratégico de

gestión.

Diseñar un sistema de Establecer indicadores para Asegurar una buena calidad

seguimiento y solución medir el incremento de los de principio a fin en la

apropiado de garantías. clientes. producción para evitar

reprocesos en el producto

final.

Fuente: elaboración propia.

Tabla 9 Políticas de satisfacción, de pagos, horarios y formación The Shoes Factory

Política de Política de pago a Política de Políticas de


satisfacción del los proveedores horarios formación al cliente

cliente interno
Toda garantía Los pagos a El horario de lunes Se realizarán

por calidad del proveedores son a a sábado es de 6am capacitaciones por

producto se le 30 o 60 días, según a 2pm áreas cada trimestre o

deberá dar el acuerdo comercial según lo requieran

solución en un con cada uno. cada una.

tiempo no

superior a 7

días.
Si el producto Se realizan pagos de Algunos del Si un empleado

ingresa contado al recibir personal quiere formarse

nuevamente por mercancía a algunos administrativo académicamente

garantía o no proveedores que dan tienen 2 descansos recibirá permiso los

tiene solución un descuento al mes los sábados días sábados

se le hará la especial por dicha (concertado con

reposición de el forma de pago. gerencia)

mismo.
En tal caso de Puede ser realizados La celaduría tiene Dichos permisos

no poder hacer por cheque o 3 turnos rotativos estarán regidos por

reposición del transferencia según de 8 horas. ciertos requisitos.

producto se se acuerde con

hará una nota proveedor.

crédito a favor
del cliente.
Fuente: elaboración propia.

Tabla 10 Presupuesto The Shoes Factory

Recursos Gerencia Área Área Área Área


Administrativa Financiera Comercial Operativa
Humanos Gerente 2 diseñadoras Contador 2 asesores 4 jefes de
$ 5´000.000 $ 2´800.000 $ 3’500.000 comerciale zona
Secretaria Jefe de Auxiliar s $ 4´000.000
$ 1´500.000 compras Contable $2 Más 2%
$ 2´000.000 $1’200.000 ´000.000 comisión
Asistente de Más producto
diseño comisión terminado.
$1´000.000 del 2.5% 10
Secretaria por ventas. operativos
$1´000.000 $ 9´800.657
más
comisión del
0.3% por
producto
realizado.
Técnicos 2 PC 5 PC 2 PC 2 Tablet Troqueladora
$ 4´000.000 $ 10´000.000 $ 4´000.000 $2 $ 9´000.000
2 teléfonos 5 teléfonos 2 teléfonos ´000.000
6 máquinas
$ 200.000 $ 1´000.000 $ 400.000
2 celular de coser
Impresora 2 impresoras 2 impresoras $1 $ 6´000.000
$ 400.000 $ 800.000 $ 800.000 ´600.000
Desbastado
Programas de Programas
diseño contables $ 2´000.000

$ 2´000.000 $ 1´000.000 Pegadora

$ 3´000.000
Material Papelería Papelería Papelería Plan de Cueros,
$ 300.000 $ 1´000.000 $ 1´000.000 celular cuchillas de

Mostrarios de Calculadoras corte, hilos,


$ 200.000
materias , legajadores, hormas,
primas e Página web
archivadores. pegantes y
insumos
dominio y cajas de
$ 500.000 $ 1´000.000 hosting x 1 empaque.
año
$ 30´000.000
$1.000.000
Financier $ 11´400.000 $ 22´100.000 $ 12´900.000 $ 6´800.000 $ 63´800.657

o
Fuente: elaboración propia.
Organización

Organigrama

Fuente: elaboración propia.

Tabla 11 Cargos y funciones según el organigrama The Shoes Factory

No CARGO FUNCIONES
 Dirigir, supervisar la estructura y los recursos de la

1  Gerente empresa. Ser un buen líder.


2  Contador público  Elaborar estados financieros y tributarios, realizar
declaraciones de impuestos y determinar reducciones

y deducibles tributarios
 Encargados de identificar nuevos clientes, dar a

conocer la empresa, realizar visitar y establecer

3 Asesores comerciales relaciones comerciales.


 Crear las nuevas colecciones y supervisar todo el

proceso de producción para que los productos salgan

4  Diseñadoras igual a las muestras.


 Mantener existencias de las materias requeridas para

5 Jefe de compras la empresa, verificando y buscar los mejores precios.


 Encargados de supervisar el correcto funcionamiento

y control de calidad de las áreas de corte, guarnición,

6  Jefes de zonas producción, finizaje y empaque.


 Realizar los registros y verificar información

7  Auxiliar contable contable y actividades que requiera el contador.


 Apoyar a las diseñadoras en determinadas labores

8  Asistente de diseño que se les encargue.


 Realizar las compras de insumos y demás artículos

9  Mensajero que le solicite el jefe de compras


encargados de ejecutar las tareas asignadas por los

10 Operarios jefes de zona.


 Atender las llamadas, citas del gerente, archivar,

responder correos electrónicos y labores que le

11  Secretaria encargue gerencia.


Fuente: elaboración propia.

Tabla 12 Asignación de recursos materiales, técnico y financieros The Shoes Factory

No Cargo Asignación de recursos

1  Gerente  Computador, oficina, escritorio, celular y acceso


total a la información y recursos de la empresa.

$ 18’000.000
 Computador, oficina, escritorio, todos los datos

financieros y papelería necesaria.

2  Contador público $ 12´900.000


 Tablet y papelería comercial

3 Asesores comerciales $ 6’800.000


 Computadores con excelentes características de

diseño, impresoras, cartas de materiales, escritorio,

mesas, oficina.

4  Diseñadoras $ 25´00.000
 Muestrario de insumos, oficina, computador,

escritorio, papelería.

5 Jefe de compras $ 5´000.000


 Computador, tablas de control, oficina, escritorio y

seguimiento, papelería necesaria.

6  Jefes de zonas $ 10´000.000


 Computador, escritorio, teléfono y papelería

necesaria.

7  Auxiliar contable $ 6´000.000


 Computador, escritorio, teléfono, impresora y

papelería.

8  Asistente de diseño 6´000.000


Moto y teléfono celular

9  Mensajero $ 3´000.000
 Mesa de corte, cueros, hilos, hormas, maquinaria

necesaria, pegantes, empaques y demás.

10 Operarios $ 30´000.000
Computador, escritorio, teléfono y papelería

necesaria para su cargo.

11  Secretaria $ 4´000.000
Fuente: elaboración propia.

Conclusión

Realizar el análisis de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas es uno de los

pasos más importante para el desarrollo de un buen análisis de la empresa, ya que, nos permitió

evidenciar que; la empresa tiene unas fortalezas importantes como lo son, las materias primas de

optima calidad, lo cual asegura un excelente producto, también es de tener cuidado en la


fabricación, dado que, al tener fallas en la producción, puede llegar a ser un desperdicio de los

materiales.

La falta de una buena organización de la empresa causa improvisaciones, lo que se

evidencia en la falta de un organigrama, y establecer claramente las funciones de todos los

empleados, para poder tener un mayor control de calidad y por consiguiente unos excelentes

resultados, esto con el fin de reducir los reprocesos y las garantías.

Se puede apreciar en las oportunidades que presenta la empresa que, tiene bastante

espacio para incursionar, tanto a nivel nacional como internacional y, al no tener venta directa

podrían aprovechar algunos saldos que les queda, para abrir una tienda virtual, así aprovecharían

la totalidad de la producción.

Finalmente, se puede concluir la necesidad de, implementar nuevas estrategias de

comercialización y venta, dado que a raíz de la pandemia que se está viviendo, es difícil ver, un

futuro completamente favorable para la producción y consecución de nuevos clientes.

Referencia bibliográfica

Blandez, R. M. D. G. (2014). Proceso administrativo. Enfoque de los negocios (pp. 16-25). Los

ambientes de las organizaciones (pp. 27-36). Planeación (pp. 38-52). Ciudad de México:

Editorial Digital UNID.


Espinosa, R. (14 de octubre de 2012) Cómo definir misión, visión y valores en la empresa +

Ejemplos. https://robertoespinosa.es/2012/10/14/como-definir-mision-vision-y-valores-

en-la-empresa

Thompson y Strickland, (2001). Administración Estratégica. Colombia: Editorial McGraw-Hill.

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