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PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO [NOMBRE DEL PROYECTO]


XXXXXXX

DOCUMENTO [INCLUIR CÓDIGO INTERNO DEL DOCUMENTO]

DIRECCIÓN DE INGENIERÍA

Ciudad, mes, año.


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DOCUMENTO [Código documento] Página 2 de 19

INDICE DE REVISIONES

Índice Fecha Modificaciones


revisión modificación

0 20-mar-2015 Versión original

Versión No. 0 1 2 3
Elaboró : Nombre Nombre y
apellido
Fecha 18-mar-2015
Revisó : Nombre Nombre y
apellido
Fecha 19-mar-2015
Aprobó: Nombre Nombre y
apellido
Fecha 20-mar-2015

Docente: Astrid Agudelo Valencia


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DOCUMENTO [Código documento] Página 3 de 19

TABLA DE CONTENIDO

1. ASPECTOS GENERALES...............................................................................................................5
1.1 Antecedentes..................................................................................................................................5
1.2 Aspectos relevantes del proyecto...............................................................................................5
2. OBJETO..............................................................................................................................................5
3. ALCANCE...........................................................................................................................................5
3.1 Ubicación geográfica del proyecto..............................................................................................6
3.2 Estructura de Desglose del Trabajo - EDT................................................................................6
4. PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPOS................................................................................................7
5. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS.................................................................................................7
6. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD.................................................................................................7
7. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS......................................................................7
7.1 Organigrama...................................................................................................................................7
7.2 Responsabilidades.........................................................................................................................8
7.2.1 Cliente..........................................................................................................................................8
7.2.2 Equipos Internos de Eyc...........................................................................................................9
7.2.2.1 Equipo de proyecto......................................................................................................................9
7.2.2.2 Equipo de Ingeniería...................................................................................................................9
7.2.2.3 Equipo de Fabricación...............................................................................................................9
7.2.2.4 Equipo de Montaje......................................................................................................................9
7.2.3 Externos.......................................................................................................................................9
7.2.3.1 Área Finaciera y admistrativa....................................................................................................9
7.2.3.2 Dirección Jurídica......................................................................................................................10
7.2.4 Terceros..........................................................................................................................................10
7.2.4.1 Ministerio del Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial..................................................10
7.2.4.2 Personal contratista...................................................................................................................10
7.2.4.3 Transporte................................................................................................................................10
8. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS..........................................................................10
9. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES...........................................................................11
10. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS..........................................................................................12
11. PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES.............................................................................12
12. PLAN DE INGENIERÍA...............................................................................................................12
13. PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL..............................................................14
14. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN..................................................................................................14
14.1 indicador de cumplimiento avance físico..............................................................................14
14.2 indicador de costo total del proyecto.....................................................................................14
14.3 indicador de cumplimiento de utilidad...................................................................................15
14.4 indicadores de calidad.............................................................................................................15
15. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO................................................................15

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DOCUMENTO [Código documento] Página 4 de 19

15.1 Administración documental.....................................................................................................15


15.2 Sistema de control integrado de cambios...............................................................................15
16. ANEXOS........................................................................................................................................19

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DOCUMENTO [Código documento] Página 5 de 19

1. ASPECTOS GENERALES

1.1 Antecedentes

Incluir los antecedentes del proyecto. Ejm. La Unidad de Planeación Minero Energética, UPME, abrió el 01 de
enero de 2013 la Convocatoria Pública UPME 07-2013, que tiene por objeto la selección de proveedor para
diseño, adquisición de los suministros, construcción, operación y mantenimiento de la subestación Sogamoso
500/230 kV y las líneas de transmisión asociadas. El 18 de mayo de 2013, el proyecto fue adjudicado a
Evaluación y Control Ambiental.

1.2 Aspectos relevantes del proyecto

Incluir elementos o aspectos que amerite informar sobre el entorno del proyecto.

Ejm 1. ISAGEN construye en la zona la Hidroeléctrica Hidrosogamoso, por ésta razón algunos tramos de las
líneas se ven influenciados por los valores a los cuales se está negociando los predios para dicho proyecto.
Ejm 2. Este proyecto se ejecutará en paralelo con otro proyecto que la empresa cliente está implementando, por
lo tanto deberá coordinarse minuciosamente cada cambio que se realice en ese proyecto, porque podría afectar
de manera directa al nuestro.

2. OBJETO

Incluir el objeto del proyecto. Ejm. El objeto de los trabajos es el Desarrollo Integral del Proyecto Conexión
Subestación Sogamoso al STN, que incluye estudios, diseños, gestión ambiental, gestión predial, adquisición de
bienes, construcción, pruebas, puesta en servicio, y entrega al cliente de los elementos que se detallan en el
Alcance.

3. ALCANCE

El alcance del proyecto comprende:

a) Construcción de la subestación Sogamoso 500/230 kV, la cual incluye la transformación 500/230 kV 2x450
MV
b) Ampliación de la subestación Guatiguará a 230 kV en dos campos de línea.

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DOCUMENTO [Código documento] Página 6 de 19

3.1 Ubicación geográfica del proyecto

La ubicación de las líneas de transmisión y la subestación objeto de este proyecto, es Santander - Colombia; la
subestación Sogamoso se ubica a 165 msnm, cerca del municipio de Barrancabermeja.

3.2 Estructura de Desglose del Trabajo - EDT

Como un elemento esencial de la línea base del alcance, se definió la siguiente EDT - Estructura de Desglose
del Trabajo:

Nota: Incluir gráfico EDT final (máximo 4to nivel)

4. PLAN DE GESTIÓN DE TIEMPOS

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El plazo total para la ejecución de las actividades objeto de este proyecto es de doce (12) meses, contados a
partir del xx de mes de 2013.

Ver anexo x: Cronograma del proyecto [nombre del proyecto]

5. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS

El valor total estimado del proyecto es la suma de xxxxxx pesos ( $ xx,XXX,XXX).

Ver anexo x. Planeación y ejecución detallada de costos del proyecto - presupuesto [nombre del proyecto]

6. PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

Pregunta: En sus proyectos incluyen un plan de calidad ? Si es así se debe incluir. Este debe contener métricas,
tiempos, responsables, indicadores de calidad

Ejm: Las pruebas en fabrica de ventiladores y tablero eléctrico y controles podría tener métricas de calidad.

Ejm. El plan de calidad especifica los requisitos y componentes del Sistema de Gestión de Calidad que serán
aplicados para dar cumplimiento a los requisitos de calidad del diseño, adquisición de los suministros,
construcción, operación y mantenimiento de la subestación Sogamoso 500/230 kV y las líneas de transmisión
asociadas.

El plan de calidad se elaboró conforme con los requisitos de las normas ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de
la Calidad - Requisitos, ISO 10005 de 2005

La inspección de obra se realizará a través de un inspector contratado con acompañamiento del cliente

Se tendrá en cuenta la Guía de Control Metrológico en la ejecución de pruebas requeridas en el proyecto, para
garantizar la calidad en obra y la realización de pruebas específicas, protocolos y registros.

Las pruebas de los equipos son realizadas por los fabricantes, quienes presentan los protocolos diligenciados a
EyC antes del envío del material y la Dirección Ingeniería de Proyectos verifica el cumplimiento de las
características técnicas garantizadas.

Nota: en este aspecto se deben relacionar normas de calidad que tengan relación con el proyecto y de que
alguna manera lo normalicen en términos de calidad, ejemplo: NSR-10 norma sismoresistentes de 2010.

Anexo x. Plan de Calidad del Proyecto.

7. PLAN DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

7.1 Organigrama

El siguiente es el organigrama del proyecto

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Incluir gráfico organigrama del proyecto.

7.2 Responsabilidades

EyC a través de la Gerencia/ dirección XXXX será la responsable del desarrollo del proyecto.

7.2.1 Cliente

El cliente es [Nombre del cliente].

El cliente será responsable de:

- Aprobar los diseños, etc.


- Hacer la recepción del proyecto en el lugar de desarrollo del mismo, incluyendo los gastos que esta actividad
genere.
- Informar oportunamente, en caso de requerirse algún cambio en los diseños del Proyecto, de manera que no se
afecte la ejecución del mismo.

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7.2.2 Equipos Internos de Eyc

7.2.2.1 Equipo de proyecto

El director del proyecto será xxxxx, cargo

La principal responsabilidad del equipo del proyecto será asegurar que el proyecto se ejecute dentro del costo,
calidad y oportunidad requeridos por el cliente. Además será responsable por:
- Elaborar el plan de gestión
- Estructurar el proyecto en MS Project
- Hacer seguimiento y control de avance físico y ejecución presupuestal
- Hacer seguimiento y control de contratos y garantías y gestionar las modificaciones de valor y alcance
- Mantener buen relacionamiento con clientes internos y externos
- Entregar el proyecto terminado, cerrar y liquidar contratos y elaborar la evaluación expost.

7.2.2.2 Equipo de Ingeniería

- Elaboración de especificaciones técnicas para Fabricación


- Revisión y aprobación de planos de fabricación
- etc

7.2.2.3 Equipo de Fabricación

- Incluir responsabilidad A

- Incluir responsabilidad B

7.2.2.4 Equipo de Montaje

- Incluir responsabilidad A

- Incluir responsabilidad B

7.2.3 Externos

7.2.3.1 Área Financiera y admistrativa

Las actividades a desarrollar por parte de esta Dirección serán las siguientes:
- Apoyar al Equipo del Proyecto en el análisis de costos de bienes requeridos para el proyecto.
- Adelantar los procesos de contratación

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- Elaborar los informes de evaluación para cada una de las contrataciones, comparando con el caso de negocio,
suscribir los contratos, legalizarlos y expedir las ordenes de inicio.
- Entregar al proyecto la información de cada contrato.
- Elaborar las cláusulas adicionales de los contratos y legalizarlas, incluyendo la ampliación de las pólizas

7.2.3.2 Dirección Jurídica

Será responsable de la asesoría jurídica y la revisión de toda la documentación de los procesos del proyecto.
7.2.3.3 Dirección Financiera
- Coordinará el pago de la facturación del proyecto.
7.2.3.4 Dirección Contabilidad y Costos
Dar las pautas y directrices para realizar la contabilidad del proyecto, la liquidación y cierre del proyecto.

7.2.4 Terceros

7.2.4.1 Ministerio del Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

El Ministerio del Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, será la entidad que se encargará de expedir la
Licencia Ambiental para la construcción del proyecto y vigilará el cumplimiento de la legislación ambiental.
Además definirá los requerimientos y programas que deben desarrollarse dentro del Plan de Manejo Ambiental
del proyecto.

7.2.4.2 Personal contratista

Está prevista la contratación del personal contratista por el tiempo de Montaje. Estará conformado básicamente
por xxxxx, xxxxx . Su ubicación física será la acordada con el coordinador de montaje.

7.2.4.3 Transporte

Se consideran vehículos en los dos tramos a 500 kV, Primavera – Sogamoso y Sogamoso – Ocaña, vehículo
para las dos conexiones doble circuito a 230 kV, Barranca – Sogamoso y Sogamoso – Bucaramanga y vehículo
en el tramo Sogamoso – Guatiguará a 230 kV. Un vehículo para la subestación Sogamoso y otro para la
ampliación de la subestación Guatiguará.

8. PLAN DE GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

Este plan incluye como un primer proceso la identificación de interesados del proyecto, así como las estrategias
para gestionarlos.

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Incluir gráfico de los interesados en el proyecto y la estrategia para su gestión (de manera muy resumida)

9. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES

Incluye las estrategias de comunicación básicas del proyecto.

Ejm: cada cuanto se entrega un informe X, a quienes, porque medios, responsables, etc
Debe incluir las Telecomunicaciones y telemática. Ejm Las comunicaciones con los sitios de las obras se harán
por telefonía celular y eventualmente por teléfono satelital si es necesario.

Nota: todo podría ser presentado en un cuadro

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10. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS

Para lograr una gestión integral de riesgos efectiva en los procesos del proyecto, es preciso hacer una adecuada
identificación y caracterización de todos aquellos factores que puedan interferir el flujo normal de cada proceso,
afectar parte o la totalidad de la ejecución del proyecto y obstaculizar el logro de los objetivos empresariales.
Los riesgos que se identifiquen para cada proceso, son intervenidos de tal forma que se logren uno o más de los
siguientes objetivos:
- Reducirlos
- Minimizarlos
- Mantenerlos
- Controlarlos

Ver anexo x. Matriz de riesgos del proyecto.


Recomendación: Realizar un ejercicio básico mientras van avanzando en la implementación del estándar

11. PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Las adquisiciones del proyecto se realizarán siguiendo lo definido en el [remitir al proceso de compras de la
empresa], que incluye las etapas Identificación de necesidades, Cotización, Selección, Contratación,
Administración de los contratos

La Identificación de necesidades del proyecto se deben plasmar en el Plan de Compras del proyecto.

Ver anexo x. Plan de compras del proyecto

12. PLAN DE INGENIERÍA

Las principales actividades de ingeniería serán:

- Definición de ruta de las líneas


- Informes de diseño
- Revisión de diseño de estructuras xx.
- etc

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La normatividad a seguir para el diseño es la siguiente:

• Diseño eléctrico:

- CIGRÉ, WG 01.36 Technical Brochure 21: Electric and Magnetic Fields Produced by Transmission on
Systems– DESCRIPTION OF PHENOMENA – PRACTICAL GUIDE FOR CALCULATION - 1980.
- IEEE, Standard IEEE738 – Standard for Calculating the Current-Temperature of Bare Overhead
Conductors – 2006.
- ANSI C.29-1 – American National Standard for Electrical Power Insulators—Test Methods – 1988
(R2002).
- IEC 60071-1 – Insulation co-ordination - Part 1: Definitions, principles and rules– 2006.
- IEC 60071-2 – Insulation co-ordination - Part 2: Insulation co-ordination - Part 2: Application guide – 1996.
- IEEE, Standard IEEE 1313.1 – Standard for Insulation Coordination—Definitions, Principles, and Rules –
1996.
- IEEE, Standard IEEE 1313.2 – Guide for the Application of Insulation Coordination– 1999.
- CIGRÉ - WG B2-06 -Technical Brochure 348 / 2008 – Tower top geometry and mid span clearances -
2008;
- CIGRÉ – WG 07 – Technical Brochure 72 / 1992 – Guidelines for the evaluation of dielectric strength of
external insulation - 1992;

Diseño mecánico:

- ANSI, Standard ANSI A58.1 – Wind Load Provisions – 1982.


- IEC, Technical Report IEC 61774 / 1998 – 1 Ed. Overhead lines – Meteorological data for assessing
climatic loads.
- ASCE/SEI Manual on Engineering Practice ASCE/SEI No. 74 3rd Ed.: Guidelines for electrical
transmission line structural loading – 2010.
- CIGRÉ, TF B2.11.04 Technical Brochure 273: Overhead conductor safe design tension with respect to
Aeolian vibrations – 2005.

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• Diseño obras civiles:

- Normas Colombianas de Diseño y Construcción Sismo Resistente,- 2010.


- American Concrete Institute - ACI.
- American Institute of Steel Construction – AISC
- American Society for Testing and Materials - ASTM.

• Diseño Civil:

- Publicación NSR-10 “Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente”


- Publicación ANSI/IEEE Std. 693-2005: “IEEE Recommended Practice for Seismic Design of Substations”

13. PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Se seguirán los procesos definidos en EyC en concordancia con la norma OHSAS 18001 y las Medidas
Ambientales y de Salud Ocupacional elaboradas en la empresa

El programa de salud ocupacional será elaborado por cada uno de los contratistas encargados de la fabricación y
montaje del proyecto y revisado y aprobado por el Director del proyecto.

14. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

Los indicadores que se describen a continuación se aplicarán para el proyecto en su totalidad (relacionar
indicadores definidos para el proyecto):

14.1 indicador de cumplimiento avance físico

Indicador % avance físico:


Mide el cumplimiento en la ejecución física real acumulada del proyecto, de acuerdo con las curvas “S” para el
período de evaluación.
Forma de cálculo:

Período de cálculo: Acumulado año


Período de reporte: Mensual
Límite Inferior : 95%
Limite Superior:100%
Tipo de Indicador: Rango

14.2 indicador de costo total del proyecto

Mide el cumplimiento del costo total del proyecto.


Forma de cálculo:
n
 CIC +CIPC * F
i=1 CICN
donde:
CIC: Costo de inversión causado del proyecto al mes de corte
CIPC: Costo de inversión por causar del proyecto desde el mes de corte hasta el final del proyecto
CICN: Costo de inversión caso negocio proyecto
F: Factor de ponderación del proyecto

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Período de cálculo: Real acumulado al mes de corte mas proyección al final del proyecto.
Período de reporte: Mensual

14.3 indicador de cumplimiento de utilidad

Mide el cumplimiento de la utilidad real con respecto a la utilidad planeada


Forma de cálculo:
Período de cálculo: Al terminar el proyecto
Período de reporte: Al terminar el proyecto
Límite Inferior: 95%
Limite Superior:100%
Tipo de Indicador: Anual

14.4 indicadores de calidad

15. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL PROYECTO

El Gerente del Proyecto será el responsable de ejecutar los procesos principales de la gestión de la integración
del proyecto, entre los que se encuentra la realización de este Plan de Gestión, la de dirigir y gestionar los
trabajos del proyecto, supervisar y controlar los trabajos, realizar el control integrado de cambios, cerrar el
proyecto o fase del mismo, y en general todas las actividades inherentes a garantizar la coherencia y la
integración de todas los procesos y actividades del proyecto

Para gestionar el proyecto se apoyará en los siguientes sistemas de información:


- MS Project: Se realizará la planeación y seguimiento detallado

- Sistema interno (ficha del proyecto)

- etc

15.1 Administración documental

el Gerente del proyecto garantizará la administración documental de toda la información generada en desarrollo
del Proyecto, sus controles, distribución y almacenamiento.

La codificación y administración de toda la documentación del proyecto, así como las carpetas en el servidor que
se generen, será realizada de acuerdo con [incluir procedimiento intero de EyC sobre Codificación y Manejo de
Archivo físico y digital].

Toda la información generada en desarrollo del proyecto se encuentra en la siguiente ruta: xxxxxx

15.2 Sistema de control integrado de cambios

Los principales objetivos de este proceso son:

- Analizar las solicitudes de cambio generados en los demás procesos por alguno de los interesados, para
determinar si son necesarias y convenientes.
- Garantizar que sólo se implementen los cambios aprobados.

Docente: Astrid Agudelo Valencia


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- Coordinar los cambios a través del ciclo de vida del proyecto, de manera que se actualicen todos los
procesos que se vean afectados.
- Documentar todos los cambios, el proceso para su gestión y los resultados obtenidos a través de él.

Los cambios deben ser gestionados rápidamente, con el fin de tomar decisiones de manera oportuna y evitar
efectos negativos sobre los demás procesos.

La aprobación o rechazo de las solicitudes de cambio estarán a cargo del director del proyecto y en algunos
casos, cuando el cambio afecte en más del 5% el presupuesto total del proyecto, deberá escalarse al Comité de
Control de Cambios que estará conformado por:

- Director del Proyecto


- Sponsor
- Interventor
- Representante del cliente

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A continuación se presenta el proceso detallado para realizar el control integrado de cambios:

Ejm.

GESTIÓN DE CONTROL DE CAMBIOS

Responsable Salida
Criterios: Afectación al Costo
- Para proyectos* entre xx y xx millones de
Interesados (cliente, 1. Enviar Solicitud de pesos, el CPF será quien apruebe los
Formato_Control_Cambios
contratista, GPF) cambio cambios
- Para cambios a proyectos y adecuaciones
entre xx y xx millones de pesos, el Jef e de
Proceso será quien apruebe los cambios
De acuerdo a los criterios Analizar diferentes alternativas - Para cambios a proyectos y adecuaciones
definidos el cambio puede ser 2. Evaluar la solicitud de sobre la afectación al alcance, entre xx y xx millones de pesos, el
aprobado por el CPF el Jefe cambio tiempo y costo. La evaluación de la Coordinador de Mantenimiento será quien
de proceso o el Coordinador solicitud de cambio es realizada por apruebe los cambios
de Mantenimiento diferentes instancias, de acuerdo a
ciertos criterios:

Criterios: Afectación al Plazo


Aprobar el 3. Archivar el cambio e
- Para proyectos cuya afectación al plazo sea
cambio informar a los interesados
entre xx y xx meses, el CFP será quien
No
evalue y apruebe el cambio
- Para proyectos y adecuacionescuya
Si
afectación al plazo sea entre xx y xx meses, el
4. Actualizar o anexar Plan de gestión y CFP será quien evalue y apruebe el cambio
Director del Proyecto elcambio al Plan de documentos del proyecto - Para proyectos cuya afectación al plazo sea
Gestión del Proyecto y actualizados entre xx y xx meses, el CFP será quien evalue
documentos asociados y apruebe el cambio

5. Informar a los Comunicaciones entre las


Director del Proyecto
interesados partes

* Se entiende por proyectos todas las construcciones y reformas

Convenciones

Responsable

Actividad Interesados

Salida

Punto de desición

Aprobar el

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Las solicitudes de cambio deberán ser recanalizadas utilizando el siguiente formato

Logo Empresa
CONTROL CAMBIOS

Nombre del Proyecto:


Cambio No. Fecha:
Cambios solicitados por:
Descripción del cambio solicitado:

Antecedentes (si se requiere):

Situación Actual:

Justificación del cambio solicitado:

Impactos en el Proyecto:

Afectación sobre Alcance:

Adicional/ Disminución del Costo del Proyecto: Nuevo Costo total del Proyecto:

Ampliación/ Disminución del plazo del Proyecto: Nueva Fecha de terminación del Proyecto:

Otros impactos:
Firma del Director del Proyecto: Firma de Aprobación: (si se requiere) Firma del Solicitante
del cambio

___________________________ ____________________________ _____________


Director del Proyecto Comité de Control de Cambios
Aprobado: ____
Rechazado: ____ (no incluye firmas de aprobación)

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16. ANEXOS

Anexo 1. Nombre anexo


Anexo 2. Nombre anexo
.
.
.
Anexo n. Nombre anexo

Docente: Astrid Agudelo Valencia

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