Plan de Mejoramiento para La Empresa Blu Logistics, para el Área de Auditoría Interna y

Control de los Procesos de Inventario en la Bodega.

Edison Guillermo Fonseca Blanco

Proyecto de Práctica presentado a la docente:

Ingrid Johana Pineda

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA

FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ
 2021

Contenido

1. Titulo...........................................................................................................................................3
2. Necesidad que origina el Plan de Mejoramiento....................................................................4
3. Objetivos....................................................................................................................................9
3.1 Objetivos Generales...............................................................................................................9
3.2 Objetivos Específicos.............................................................................................................9
4. Diagnostico Organizacional...................................................................................................10
ESTRATEGIA DE CONTROL DE INVENTARIO EN BLU LOGISTICS............................10
MATRIZ MEFI..........................................................................................................................10
MATRIZ MEFE........................................................................................................................12
MATRIZ DOFA........................................................................................................................13
5. Identificación del Problema....................................................................................................16
6. Propuesta de Mejoramiento:....................................................................................................3
Visión de la Propuesta..................................................................................................................3
Misión de la Propuesta.................................................................................................................4
Justificación.................................................................................................................................5
Descripción de la Herramienta Tecnológica (Actividades, Acciones, Estrategias, Tácticas,
Indicadores de Aplicación y Evaluación)....................................................................................5
Pertinencia de la Propuesta Tecnológica.....................................................................................3
Presupuesto................................................................................................................................12
RETORNO DE LA INVERSION PUNTO DE EQUILIBRIO.................................................14
7. Impactos Esperados.................................................................................................................15
RECOMENDACIONES............................................................................................................17
CIBERBIBLIOGRAFÍA............................................................................................................20
 1. Titulo

Plan de Mejoramiento para La Empresa Blu Logistics, para el Área de Auditoría Interna y
Control de los Procesos de Inventario en la Bodega.
 2. Necesidad que origina el Plan de Mejoramiento

La empresa BLU LOGISTICS, la cual ha tenido una marca permanencia en Latinoamérica

y con una sede en Colombia ha tenido un período de inmersión financiera y competitiva cada vez
más inminente, sobre todo en lo que respecta al contexto del fenómeno de la globalización lo
cual ha sido un motivo de transformación para los mercados actuales a nivel comercial, y es
frente a este escenario que BLU LOGISTICS surgió en 1995 para convertirse en un aliado
estratégico de las compañías en el mundo. Esta empresa ha tenido como elemento importante el
desarrollar características importantes desde los puntos de la cadena logística permitiendo a las
empresas encontrar en nosotros el respaldo que necesitan para impulsar sus operaciones y es
gracias a nuestra experiencia, y nuestra cobertura global que podemos garantizarles siempre el
mejor servicio (Blu Logistic, 2019).

Como se ha podido observar en el proceso de la interacción en las prácticas como

estudiante en esta importante empresa, se ha podido determinar la magnitud de productos y
servicios que posee y en el mercado competitivo y comercial, aspecto que la ha logrado
mantenerse, pero a pesar de todo existen una serie de falencias en el registro y control de la
mercancía que entra y sale en la bodega; en donde claramente se ha observado entonces que no
existe un control de efectividad y que este pueda ser llevado de manera deficiente y por ende el
control es muy ambiguo, debido que al momento en el que se realiza el conteo físico de las
mercancías en los resultados no coinciden con lo que aparece registrado en el programa de
Inventario.

De acuerdo con lo anterior, se puede evidenciar una necesidad importante porque esta
compañía requiere de un proceso de efectividad donde se controle realmente la mercancía que
ingresa en la bodega ubicada en Siberia y de esta manera se evitarían los problemas que se
presentan a menudo, los cuales son: que se agote la existencia de algún artículo ocasionándose
entonces un caos para el área donde se está necesitando. También se evitaría que cualquier
mercancía pueda ser hurtada y no se note su ausencia, como pasa actualmente por la forma como
es llevado el control, hay que anotar también que en el momento en el que se detecta esta
anomalía el área encargada de controlar esto no responde a los correos de manera inmediata,
evidenciándose entonces una ausencia de control de inventario.

Por otro lado, es importante tener en cuenta que una gran empresa que puede ser de mayor
organización tanto en sus operaciones y las medidas que se toman para afrontar esos riesgos,
teniendo en cuenta que el rendimiento y la inversión son de mayor valor, por eso el control de
inventario es muy importante para el desarrollo de las operaciones. Por tal motivo se considera
que se necesita un sistema que permita controlar el manejo de los inventarios brindando un
adecuado almacenamiento, control de existencias físicas, anotaciones de entradas y salidas de los
productos que más se rotan. y controlar esos registros de conteos físicos con sus respectivos
soportes que aplican en la empresa.

Ante todo, esto es importante considerar entonces que un sistema que permita a
propietarios y empleados la importancia de controlar el buen manejo de los inventarios, y
permitir a las empresas crear un plan de acción de los métodos coordinados con la finalidad de
proteger los inventarios, verificar la exactitud y confiabilidad y promover la eficiencia de las
actividades. Ya que el manejo eficiente y eficaz del inventario trae varios beneficios como son:
la estandarización de la calidad, mayores utilidades.

Es por esto que el presente informe de práctica se justifica, teniendo en cuenta la

importancia que representa el tener presente el concepto de calidad en la actualidad para mejorar
la eficiencia en sus operaciones de inventario, reduciendo sus costos, obteniendo beneficios tanto
para el cliente como para la empresa Blu Logistics.
 Dentro de las principales funciones de la empresa se encuentra los procesos de control y
administración de las mercancías que ingresan a sus CEDIS a nivel nacional, logrando establecer
un fundamento sólido en que los demás procesos de cadena de logística puedan apalancarse.
Nuestro servicio de GESTIÓN DE INVENTARIOS completa entre otros los siguientes procesos.

 Acondicionamiento y Maquila

 Cross Docking

 Servicio In House

 Proyectos Especiales

 Seguros

Actividades realizadas en el área de práctica como estudiante de la Fundación Área

Andina:

Verificación programación en el sistema de conteos cíclicos según planeación

Revisión de discrepancias en ubicaciones de conteo cíclico

Verificar información de planeación VS sistema

Realizar informes mensuales de estadística y promedios

Realizar conteos de ubicaciones y vacíos de bodega

 PRESIDENCIA

ASISTENTE VP OPERACIONES
PRESIDENCIA

JEFE REGIMEN DIRECTOR

NACIONAL
ALMACENAMIENT

GERENCIA ANALISTADE
SISTEMAS ZF GERENTE CEDI
CALIDAD
JEFE DE
INVENTARIOS
JEFE DE JEFE CEDI
PRODUCCION
DIRECTOR
TECNICO Y
CONTROLO DE LIDER SAC
SUPERVISOR PLANEADOR WMS
CALIDAD
OPERACIONES

ANALISTA DE
INVENTARIO
COORDINADOR DE
OPERACIONES

MONTACARGUISTA AUXILIAR DE
INVENTARIOS
DIGITADOR WMS

AUXILIAR DE
OPERACIONES

Figura 1. Organigrama Blu Logistics

Fuente: Departamento de Bodega Siberia

Paqueteo de transporte terrestre BLU LOGISTICS

Figura 2. Diagrama de Flujo

Fuente: Departamento de Bodega Siberia

 3. Objetivos

3.1 Objetivos Generales

Proponer un Plan de Mejoramiento para la Empresa Blu Logistics, para el Área de

Auditoría Interna y Control de los Procesos de Inventario en el área de Bodega.

3.2 Objetivos Específicos

Detallar el efecto que provoca la ausencia de controles en bodega, a los niveles de

existencias de mercaderías disponibles para la distribución a las empresas.

Generar avance real con respecto a los comparativos de bases de datos entre sistema de la
bodega y plataforma integrada por BLU LOGISTICS (CITRIX.DLX)
Tener en cuenta las fechas establecidas con su respectivo seguimiento y verificar los
comentarios adjuntos para dar cierre oportuno al mismo.
Dar cierre oportuno a la retroalimentación verificando la condición planteada en los
formatos de auditoría interna.
 4. Diagnostico Organizacional

Es importante destacar que el objetivo de los conteos cíclicos no es sólo verificar la

cantidad de la existencia real con la cantidad de existencias registradas en el software de gestión
del almacén, sino la de detectar los errores que haya, identificar sus causas y, con una filosofía
de mejora continua, ir corrigiéndolos para que no vuelvan a producirse. De esta forma, a
medida que los ciclos de conteo se van sucediendo, el sistema de control de inventarios irá
siendo cada vez más fiable. A su vez, esto facilitará cada vez más el propio proceso de conteo en
ciclos posteriores.

ESTRATEGIA DE CONTROL DE INVENTARIO EN BLU LOGISTICS .

- Estructurar un personal altamente capacitado que le permita a la empresa BLU LOGISTICS, recoger
información sobre las actividades de los clientes para una correcta toma de decisiones en el área de
Bodega ubicada en Siberia.

- Desarrollar alianzas con el personal de Bodega y las demás áreas para ejercer un control de mayor
efectividad por medio de una comunicación centralizada directa y efectiva para dar garantía de los
procesos y mejorar actividades de la empresa.

- Aprovechar el acceso a nuevas tecnologías para construir una relación dentro de la bodega al momento
en el que se reciban las mercancías y su posterior salida, mediante un formato de quejas y reclamos,
también un software que garantice una buena información para así tener un correcto seguimiento a los
asociados.

MATRIZ MEFI.
La matriz MEFI invita al examen de la capacidad operativa de la organización.
Estas son las áreas funcionales de la empresa (financiera, mercados, operaciones, talento humano y
gestión) sobre las cuales se indaga con relación a sus debilidades y fortalezas (Restrepo, 2003, p. 5).
Fortalezas Ponderació Evaluación Resultados
n

1.Formación del talento humano 0.2 3 0,6

2. Ubicación estratégica de la empresa BLU 0,2 4 0,8

LOGISTICS

3.Posicionamiento en el mercado 0,2 3 0,6

4.Tecnología a la par 0,05 3 3

5.Segmento de mercado definido 0,1 3 0,3

5.Clima laboral 0,05 3 0,15

6. Pertenece al sector de comercio 0.2 4 0.8

internacional.
1 3,5
TOTAL

DEBILIDADES % de valor Rango de Ponderación

valor

1. Capacidad de respuesta limitado para 0,33 1 0,33

atender la problemática del área de la
bodega

2. Cultura organizacional resistente al 0,15 2 0,75

cambio.

3. Limitación de comunicación con el 0,52 1 0.52

área de Bodega y los consultores para el
control de inventario

Total 1.00 1,6

Teniendo en cuenta que el máximo total posible es 4.0, un total de 3,4 permite inferir que BLU
LOGISTICS es una empresa que tiene un equilibrio entre las fortalezas que debilidades, y que en
lo referente a sus factores internos, la empresa ha logrado una posición muy favorable. Su alta
calificación se debe entre otras cosas a que estamos hablando de una empresa perteneciente a un
grupo que ha mantenido un gran crecimiento en el tiempo y se ha expandido de forma estratégica
en varias áreas del Departamento de Bodega en Bogotá.

MATRIZ MEFE.

La matriz MEFE recoge la información proveniente del entorno y la traduce en oportunidades y

amenazas, establece para cada una de ellas la correspondiente ponderación (establecimiento de la
importancia relativa), determina la evaluación de las anteriormente ponderadas de acuerdo con un
código predeterminado para tal fin, obtiene resultados parciales por factor clave y señala un total
para el entorno. Esta cifra caracteriza el entorno que en un determinado momento rodea la
empresa (Restrepo, 2003, p. 6).

AMENAZAS PESO% RANGO DE PONDERACIÓN

VALOR

1. Inversión de la 0,15 2 0.30

competencia en su
portafolio en torno al
rango de la logística.

2.El ingreso libre de 0,05 2 0.10

competidores al sector

3.Las disposiciones 0.10 2 0.20

económicas
restrictivas por la
 Superintendencia
solidaria.

4.Los nuevos 0.10 1 0.10

subsidios que otorgan
entidades para
fortalecer el comercio
internacional.-

OPORTUNIDADES % DE VALOR RANGO DE PONDERACIÓN

VALOR

1.Liderazgo y 0.20 3 0.60

oportunidad de hacer
nuevos convenios

2.Ingresar a nuevos 0.10 4 0.40

mercados

3.Desarrollar nuevas 0.15 4 0.60

líneas de servicios

4. planes de subsidios 0.15 4 0.60

impulsados por el
gobierno.

Total 1.00 2,90

En general la MEFE nos permite darnos cuenta de que BLU LOGISTICS se encuentra en un entorno
amenazante, caracterizado principalmente por el potencial de crecimiento de la competencia con la
entrada de nuevos competidores en el mercado internacional y que esta empresa sea un ejemplo de
organización y control interno bien estructurado.

MATRIZ DOFA
 La matriz DOFA, facilita la toma de decisiones al generar una visión global proveniente de trasponer
las debilidades, las oportunidades, las amenazas y las fortalezas en este caso la empresa BLU
LOGISTICS. Permite obtener información nueva y sintetizarla en estrategias genéricas y provenientes de
la etapa de investigación. El procedimiento que se debe seguir para se comprende mejor observando la
matriz DOFA.
DOFA.
Externas
OPORTUNIDADES
1. Incentivos del gobierno a la inversión
extranjera.
2. Estabilidad macroeconómica.
3 Mercados potenciales por desarrollar en
financiación en torno al campo de la
logística.
4. Ampliar portafolio de servicios en el área
de Bodega para el almacenamiento de las
mercancías.
Internas
FORTALEZAS
1. Formación de talento humano.
2. Ubicación estratégica de la Bodega en
Siberia, considerado un sitio estratégico
geográficamente.
3. Posicionamiento en el mercado.
4. Segmento de mercado definido.
5. Reconocimiento de la empresa a nivel
internacional y nacional.
ESTRATEGIAS(FO)
F4_O3 Segmentar un nuevo plan de
acción para mejorar el control de
AMENAZAS
1.Competencia directa creciente
(BluLogistic
2. Entrada en Vigencia de nuevas leyes que
impacten negativamente la interacción de
los mercados internacionales.
3.Surgimiento de nuevos competidores en
el mercado
4 Inadecuado control de inventarios en el
área de Bodega.
5. Demora en las respuestas por parte de los
consultores al momento de detectarse una
anomalía en el inventario físico y el que
está registrado en sistemas.
DEBILIDADES
1. Baja interacción y conexión con el área
de Bodega y el personal de Gestión y
control de inventario.
2. Capacidad de respuesta inmediata y
limitada al momento de demostrar la
anomalía de faltas En el inventario físico
3 Cultura organizacional resistente al
cambio.
.4 Altos costos al faltar mercancías
generando flujo de pérdidas.
ESTRATEGIAS(FA)
F4_A3 ampliar portafolio de
servicios hacia un nuevo segmento
inventarios en el área de Bodega,
mediante un programa de
capacitación al personal de realizar
el conteo y los gestores para
responder de manera inmediata ante
las anomalías detectadas, que
permitan mantenerlo fieles aun
cuando al mercado nuevos
competidores
ESTRATEGIAS(DO)
O4_D3 Ampliar el portafolio de
servicios unido a un programa de
Control de Inventarios dirigido al
personal de Bodega y los gestores.
D1_O3 desarrollar alianzas
estratégicas en el área de Bodega y
las otras dependencias, por medio de
una comunicación centralizada
directa y efectiva para dar garantía
de los procesos y mejorar
actividades de la empresa en cuanto
a los criterios de la logística..
del manejo del control de inventario
con una estrategia fortalecida.
ESTRATEGIAS(DA)
D1, A1, A2, A3: Control efectivo
del inventario en el área de Bodega,
y Diferenciación de producto
Aprovechar el acceso a nuevas
tecnologías para construir una
relación entre el personal de
Bodega y las otras dependencias, y
la entidad mediante un formato de
quejas y reclamos, también un
software que garantice una buena
información para así tener un
correcto seguimiento de las
entradas y salidas de la mercancía
en la Bodega de Siberia.
 5. Identificación del Problema

EL DIAGRAMA DE ISHIKAWA

El presente análisis pretende realizar una perspectiva conceptual de lo que ha representado el

diagrama de Ishikawa o lo que se conoce comúnmente como Causa-Efecto.

Este tipo de diagrama de Ishikawa, es identificado como la causa-efecto o diagrama de espina

de pez, en donde es necesario analizar las características de un fenómeno mediante la forma de
organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema.

Por otro lado, este tipo de diagrama ayuda representar gráficamente el conjunto de causas que
dan lugar a una consecuencia, o bien el conjunto de factores y subfactores (en las “espinas”) que
contribuyen a generar un efecto común (en la “cabeza” del diagrama).

Es importante tener presente existen errores comunes al momento de construir el diagrama

antes de analizar globalmente los síntomas, limitar las teorías en propuestas enmascaradas
involuntariamente la causa raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de
las teorías, suponiendo un gasto de tiempo importante.

El diagrama se elabora de la siguiente manera: Para iniciar hay que concretar cuál va a ser el
problema o “efecto” a solucionar, se dibuja una flecha y se pone el tema a tratar al final de la
misma.

Identificar las causas principales a mediante la utilización de flechas secundarias que terminan
en la flecha principal, se pueden establecer categorías dependiendo de cada problema.
 Hay que identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas
secundarias, esto se puede realizar mediante un análisis de cada parámetro, escribiendo cada
causa de forma concisa.

Se puede hacer una asignación de la importancia de cada factor.

Se usan 5 categorías para definir el esquema de Ishikawa: materiales, equipos, métodos de

trabajo, mano de obra, medio ambiente; conocidas como las 5M’s.

Se puede establecer una relevancia de las causas principales para tratar unas antes que otras,
además se puede añadir cualquier otra información que sea de utilidad para el proceso y ayude a
la resolución del problema.
 ESQUEMATIZACIÓN A TRAVÉS DEL DIAGRAMA DE ISHIWAKAWA SOBRE LA PROBLEMÁTICA DEL ÁREA DE
BODEGA DE LA EPRESA BLU LOGISTICS - SIBERIA

Falta de Participación de los demás gestores

Manejo inadecuado del control de
inventario y auditoría interna en los
procesos en el área de Bodega
del control de auditoría interna al momento
Inminente necesidad de generar de enviarles la información de la falla en el
respuestas inmediatas al momento de inventario
detectarse una anomalía en el conteo
de las mercancías en la Bodega

CONTROL DEL ÁREA DE AUDITORÍA INTERNA

Y LOS PROCESOS DE INVENTARIOS EN EL
ÁREA DE BODEGA

MECANISMOS DE
FORTALECIMIENTO QUE ESTRATEGIAS DÉBILES DE GENERAR Búsqueda de un
REQUIERAN MEJORAR EL ÁREA PARTICIPACIÓN Y COMUNICACIÓN razonamiento que sea
FUENTE: efectivo para poner fin a
DE AUDITORÍA INTERNA Y CON LAS OTRAS ÁREAS
CONTROL DE LOS PROCESOS la anomalía en el control
Villarraga. (2009)DE ENCARGADAS DE LOS PROCESOS
INVENTARIO DE INVENTARIO de Inventarios de Bodega
Fuente: Villarraga (2009).
 De acuerdo con lo desarrollado en el diagrama en mención se observan los elementos con
las causas que se dan en el desarrollo de un proceso, y que pueden en un momento dado,
ocasionar que no se cumplan los objetivos del mismo, son diversos y en ocasiones difíciles de
identificar, y lo más importante es que se ha percibido una falta de comunicación entre el área de
Bodega y las otras áreas del Control de Auditoría Interna de esta empresa, porque ellos no
responden a los correos de manera inmediata. Por ello, es importante primero identificar la
problemática como es con la ilustración de la espina de pescado que claramente se refiere la
propuesta de un Plan de Mejoramiento en el área de Auditoría Interna y Control de los Procesos
de Inventario en la Bodega. en donde es canalizador tener un conocimiento pleno sobre lo que
representa el concepto de Auditoría Interna y Control de los Procesos de Inventario, para un
óptimo análisis. Los principios de la calidad y las herramientas de análisis de causas son
utilizados para la consecución de este objetivo.

En este caso se observaron las causas y el efecto que se han dado a través del presente
mecanismo que trabaja la empresa Blu Logistics en cuanto al sistema de inventario y que al
momento de realizarse el conteo físico este no coincide con la información en el área de sistemas,
iniciándose desde el momento en que se detecta esta anomalía es llegar a comunicación efectiva
llegar a las posibles soluciones.

Se puede concluir entonces que con la formulación del diagrama de Ishikawa se conoce
también por los nombres de diagrama de espina de pescado o diagrama de causa-efecto. La
herramienta fue concebida por el licenciado en química japonés el Dr. Kaoru Ishikawa en el año
1943, quien fue un experto en el Control de Calidad. Sea como fuere, es una herramienta que
puede resultarnos tremendamente útil en el análisis de un problema. Especialmente si sabemos
combinarlas con otras herramientas creativas como la lluvia de ideas, claramente nos invita a
reflexionar sobre los diferentes cuestionamientos que se puedan dar en un determinado tema y
cómo se puede manejar esta situación de manera asertiva.
 Para esto es necesario trabajar de manera específica sobre la representación que determina
el diagrama en varios momentos debido a que la reflexión (aunque sea subconsciente)
enriquecerá el diagrama. También es altamente aconsejable seguir preguntándote ¿por qué? una
vez determinada una causa. Esto nos va a permitir encontrar subcausas que será las que haya que
atacar si queremos resolver el problema.

Si una causa resulta que tiene muchas subcausas puedes realizar un nuevo diagrama de
Ishikawa específico para esta causa, pasando a considerar esta causa como efecto, es decir, siendo
la cabecita del pescado.
 6. Propuesta de Mejoramiento:

ANÁLISIS COMPARATIVO, EVOLUCIÓN, TENDENCIA Y PERSPECTIVAS

Tomando como referencia los resultados obtenidos con la aplicación de los instrumentos de
recolección de datos, se puede inferir que la Empresa Blu Logistics, debe efectuar un análisis de
las actividades de bodega para posteriormente encontrar cuáles son los puntos débiles o críticos y
establecer así parámetros o medidas de control que permita el mejoramiento de las actividades de
esta área. Sin embargo, una vez que se fijen los controles, es necesario efectuar un análisis de
funciones a fin de establecer una correcta segregación de las mismas, dando así una solución
altamente efectiva ante el problema que se analizó en la empresa.

Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que existe físicamente y
lo que el sistema de la sistematización, indican que es necesario efectuar inventarios físicos a fin
de comparar ambas cantidades y que al final deba existir una total coincidencia en las mercancías
existentes en el área de Bodega y en sistemas.

El personal administrativo indica que la empresa no mantiene políticas de control para los
inventarios, no registran todas las entradas y salidas de existencias de la bodega, se ven en la
obligación de eliminar varios artículos por estar deteriorados o por presentar desperfectos debido
a la ineficiente gestión de los procesos de interacción en el contexto de la logística manejado por
la empresa en estos momentos.

Visión de la Propuesta
Fortalecer el nivel de reconocimiento y posicionamiento de la empresa a través del Sistema de
Gestión del control de Auditoría y Control Interno en el área de Bodega, y que vaya acompañado
de un proceso de entregar a tiempo los productos y servicios solicitados al momento de detectarse
la anomalía de mercancías faltantes de manera física y en el área de sistematización.

Misión de la Propuesta

Desarrollar y fortalecer elementos de la atención con calidad en cuanto al control de

auditoría interna e inventario en el área de Bodega que requieren una atención efectiva,
distribución del control de las mercancías y que coincidan con la información detallada en la
sistematización, teniendo un equipo profesional, técnico y humano especializado en atender de
manera más precisa y objetiva sin limitar detalles, fortaleciendo una atención más efectiva y con
criterios de comunicación para entender las necesidades y expectativas de nuestros clientes.

Objetivos de la Propuesta

Mejorar el nivel de la atención en el área de Bodega con calidad, en donde se le garantice

seguridad, confiabilidad y rapidez tanto en el control de auditoría interna y de inventarios junto
con las demás áreas encargadas.

Realizar un seguimiento periódico en el área de Bodega en cuanto al nivel de satisfacción

que coincida con la información suministrada al momento de realizarse el control de inventario y
auditoría interna.

Fortalecer el sistema de documentación, planificación, capacitación y sensibilización en el

personal que labora en la empresa Blu Logistics.

Integrar los elementos contextuales de contenido en torno a la norma ISO 9001-2015 para
llevarlos a la práctica en el presente plan de mejoramiento para la empresa Blu Logistics.
 Justificación

La presente propuesta tiene un elemento esencial y es el poder minimizar la problemática

que se ha venido generando en la empresa Blu Logistics ubicada en Siberia, en donde se pudo
encontrar una serie de falencias encontradas en lo que respecta a la calidad del manejo en la
auditoría Interna y control de inventarios detectada en el área de Bodega de esta organización y
es en la entrega a tiempo de los productos y servicios solicitados, en donde el departamento del
área de Bodega y las otras dependencias no ha manejado un direccionamiento de efectividad para
maximizar la atención y cumplir con los tiempos establecidos para tener un adecuado control más
efectivo en las mercancías de esta área que se requiere, por lo que también se establecerán los
elementos exigidos bajo la normativa de la norma ISO 9001-2015 enmarcados a través de la
Gestión de la Calidad, aspecto que requiere fortalecer esta empresa de manera inmediata para no
incurrir en un riesgo financiero, como lo es el limitar a los clientes y que éstos emigren a otras
empresas que le ofrecen los mismos servicios y podría convertirse en una amenaza en un futuro.

Descripción de la Herramienta Tecnológica (Actividades, Acciones, Estrategias,

Tácticas, Indicadores de Aplicación y Evaluación).

Con esta propuesta se pretende mejorar la atención del servicio de la empresa, a través de un
proceso de implementación a través del sistema de gestión de calidad para lo cual es un factor
importante ya que permitiría superar las expectativas en el área de Bodega al momento de la
interacción del manejo a las mercancías que entran y salen, identificar procesos y productos no
conformes, identificar las causas e implementar las acciones correctivas necesarias en la empresa
Blu Logistics.

La empresa Blu Logistics, debe estar en un proceso de mejoramiento continuamente frente al

el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad, para lo cual tendrá en cuenta mediante una
evaluación de la revisión por el directivo y se realizarán las mejoras correspondientes, buscando
así la mejora continuamente en todos los procedimientos realizados para minimizar el riesgo al
que pueda enfrentarse, como lo es el de llevar a cabo un control más efectivo en la auditoria
interna y el sistema de inventario.

Dentro del contexto para llevar la implementación, se detallarán a continuación cada una de
las fases para su correcto desarrollo en el área de Bodega frente a la caracterización del control de
Auditoría Interna y de Inventario:

Planificación. Dentro de este ítem se establecerán los recursos que se emplearán durante su
proceso. Los cuales pueden ser físicos, humanos, monetarios y de información. Asimismo, se
establecerán las actividades, las responsabilidades, los métodos y tiempos requeridos para el
Sistema de Gestión de Calidad.

El responsable que estará a cargo de este tipo de implementación será el Directivo principal,
quien tendrá en cuenta los elementos pertinentes en los criterios de la calidad, además con ayuda
del jefe del área de Bodega, determinaran las actividades a realizar, la secuencia y estrategias
para su realización, que será revisado por la alta dirección, y será aprobado por la misma.

En esta misma área y con la colaboración del Directivo seleccionarán a los miembros del
equipo que se encuentran en esta área y coordinarán estrategias de efectividad y con garantías
frente al cumplimiento de la Auditoría Interna y el control de inventarios con calidad y se
encargaran de la implementación y mantenimiento de la norma ISO 9001:2015 e identificaran a
las personas que cuentan con el perfil para ser los que ejerzan un control interno con auditorias
especiales y que podrán ser capacitados cumpliéndose los diferentes elementos competitivos en
torno a lo que se asignarán funciones del equipo de calidad para el desarrollo de la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad.
 Se debe disponer de un equipo de auditores de Calidad en el área de mantenimiento quienes
a su vez serán los responsables de toda la implementación, seguimiento y control del Sistema de
Gestión de la Calidad; así como del aseguramiento de la disposición de los recursos necesarios.

Capacitación- En este apartado, se capacitará a los miembros del equipo del área de
mantenimiento Técnico, de la organización en temas relacionados a la calidad, su importancia y
del sistema de sistema de gestión de la calidad.

Sensibilización. En este apartado, se buscará concientizar al personal de la organización de

la importancia de la implementación del Sistema de la gestión de la calidad basado en la norma
ISO 9001:2015. Será promovido por el Gerente con ayuda del área de Bodega para la difusión
estará a cargo de un área de comunicaciones para establecer las anomalías en los inventarios y
buscar soluciones inmediatas.

Implementación. Para esta fase, la gerencia de calidad, en representación de toda la alta

dirección dará inicio de la implementación del Sistema de gestión de la calidad en reuniones
efectuadas en el área de Bodega de la empresa Blu Logistics, en donde se resaltará la importancia
del sistema de gestión de la calidad, el alcance y la metodología de desarrollo al personal
involucrado en este proceso.

Documentación. En este proceso, el área involucrada que es el área de mantenimiento

técnico deberá desarrollar la documentación que soporta al Sistema de gestión de calidad, bajo la
supervisión y gestión del equipo de calidad. Dentro de esta documentación se encuentra: manual
de organización y funciones, procedimientos generales y específicos, fichas de caracterización de
procesos, registros, documentación técnica e instructivos.

En el momento en el que se haya realizado el proceso de toda la documentación con respecto

al Sistema de Gestión de la Calidad, el Equipo de Calidad se encargará de compartir toda la
información en el intranet, así como se mantendrá un registro, en donde se tendrá un responsable
para las actualizaciones de las versiones y su respectivo mantenimiento.

Seguimiento y control. Dentro del desarrollo de esta fase, es importante el poder establecer
los mecanismos de seguimiento y mediciones necesarias para asegurarse de la efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad, como también el poder analizar y evaluar el porcentaje de
implementación que se pudo llevar y agilizar los resultados que se esperan obtener.

El equipo de Calidad se encargará de hacer seguimiento a los avances de cada una de las
actividades de las diferentes áreas desde que inicia la implementación, así como coordinar las
capacitaciones adicionales, absolver dudas, entre otros.

Por otro lado, es importante tener en cuenta un proceso de supervisión en la realización de

procesos y asesorarán a los colaboradores en sus funciones, facilitando los recursos y las
herramientas que sean necesarias.

Cuadro 1. Pasos que deben tenerse en cuenta en la propuesta del diseño el SGC

Pasos o acciones para diseñar el SGC Nivel de

representación
Definición de revisión y modificación de la política y objetivos 100%
Definición de la estructura documental 50%
Obtención de estudio de documentación de referencia 50%
Elaboración revisión y modificación de documentos 60%
Definir el alcance del sistema de Calidad 60%
Seleccionar un proceso o área de prueba 18%
Distribuir y poner en práctica la propuesta de mejoramiento 56%
competitivo en el área de Bodega frente a la auditoría Interna y el
control de inventarios
Mantener la comunicación en torno a los resultados para la 98%
implementación a través del sistema de Gestión de la Calidad.
Fuente: Elaboración por parte del estudiante de práctica.
 Fecha: 02-10 2021 CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTION DE TALENTO HUMANO

Responsable: Director General – Área de Bodega Blu Logistics

OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar el talento humano, mediante el cumplimiento efectivo de la entrega de los servicios logísticos en el Área de
Bodega de la empresa, con estrategias competentes que permita apoyar el cumplimiento de las metas de manejar un control de inventario más efectivo s
y de servicios para garantizar su mejora continua
ALCANCE DEL PROCESO: Planeación del personal del área de Bodega de la empresa Blu Logistics para direccionar la mejora continua del proceso de
productividad en el control de las mercancías y que el conteo de los inventarios físicos coincida con el área de sistematización.
Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes
Descripción Responsable
PLANEAR
proceso lineamiento de la Documentación, Desarrollar Gerente Sistematización de los insumos Todas las solicitudes y
comercialización de los archivo y manejo de programas y planes recibidos en la empresa distribuidos procesos
insumos utilizados para la los insumos obtenidos para la prestación en grupos y marcas, así como también
producción en la empresa para su posterior de manera efectiva sus respectivas referencias y precios
auditoría interna y y con calidad el
control de inventarios control de
inventarios
Documentación y Almacenar los insumos Informar al Área de Gerente Documentos dirigidos al área de Todas las solicitudes y
sistematización en bodega y Bodega y demás mantenimiento con toda la procesos
documentar toda la departamento información de los productos
información pertinente sobre el ingreso y
salida de las
mercancías de
manera
permanente
HACER
Integración con el área de Tablero de los mandos Ejecutar un Gerente Gestionar un control de vigilancia Todas las solicitudes y
Bodega de los productos y programa que sobre la entrega anexándose las fechas procesos, momentos en el
 servicios interactúe las de entrega de las mercancías que salen que se solicita un servicio
necesidades de y entran en el área de Bodega
tener presente el
control de
inventarios
requeridos con el
área de Bodega
Proceso de vigilancia y Consolidar información Manejar un Gerente Mejorar el sistema de comunicación Todas las solicitudes y
control con el área de de los productos y programa de con el personal del Área de Bodega y procesos, momentos en el
Mantenimiento servicios vigilancia y control los demás gestores para el control de que se solicita un servicio
sobre los inventario y que las respuestas sean
productos y inmediatas y efectivas.
servicios
Verificar
Proceso del Área de Manual de Funciones y Evaluación del Gerente Coordinar los procesos con el área de Todas las solicitudes y
Bodega mecanismos de desempeño laboral mantenimiento y la atención efectiva procesos, momentos en el
cumplimiento en los que se solicita un servicio
servicios
Proceso Área de Bodega Charlas explicativas Modelo de Gerente Ejecutar proceso de charlas con el Todas las solicitudes y
sobre la Atención al evaluación sobre la personal del área de Mantenimiento procesos, momentos en el
sistema de Inventarios atención de los sobre la calidad de la atención que se solicita un servicio
inventarios en el requerida sobre el control de auditoría
área de Bodega interna y el de inventarios
Actuar y Ajustar
Área de Bodega, Calidad Resultado: mejorar el Implementar Gerente Personal del área de Bodega Mejoramiento de los
de la Atención servicio que maneja el programas de niveles de satisfacción de
área de Bodega en mejoramiento en los clientes
cuanto a las entregas a cuanto al contexto
tiempo, consolidar la de la calidad frente
 documentación de los a las necesidades
productos, una de mejorar el
excelente calidad de la servicio de control
atención interno y
auditorías
permanente.
Recursos del Proceso: Charlas, computador, área física, infraestructura, documentación
Cuadro 3. Estudio del Riesgo

Proceso de Identificación del Riesgo:

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

Proceso: Sistema de Gestión de Departamento de Bogotá
OBJETIVO: Generar un programa de respuestas oportunas a las solicitudes provenientes de
información sobre la entrada y salida de las mercancías, para poder atender las necesidades y
expectativas de los usuarios, enmarcado a través una cultura de servicio y de acuerdo a las
disposiciones establecidas para generar satisfacción.
CAUSAS RIESGO DESCRIPCIÓN CONSECUENCIAS
POTENCIALES
No existe un control Incumplimiento en la No se generan Pérdida de los
adecuado al momento generación de las respuestas clientes y por ende se
en el que se realizó respuestas inmediata dentro de los afecta la parte
un conteo físico de las sobre el control de términos establecidos financiera y
mercancías en inventario desde el momento en económica.
bodega y la el que se solicitó el
información servicio al área de Imagen negativa de la
evidenciada en el Bodega empresa ante la
área de sistemas. competencia
No se realiza
seguimiento a los
servicios generados
en el área de Bodega
Se está manejando
un proceso manual de
los servicios que se
solicitan en el área de
bodega, cuyo
resultado es tener un
servicio disperso y al
momento que el
cliente va a reclamar
dicho producto no lo
tienen a tiempo.
No existe motivación
en el área de Bodega
para mejorar esta
situación
Fallas en el Generación de Respuestas sin la Pérdida de imagen y
seguimiento a los respuestas competencia técnica o alto nivel de quejas
procedimientos del inadecuadas o que no coinciden con por parte de los
proceso de control en erróneas en el control los servicios que clientes.
cuanto a la entrada y de inventarios están atendiendo en
salida de las el momento
 mercancías de requerido, notándose
manera física y un inadecuado
sistemática. proceso
a lo requerido con las
otras áreas de
manejar control de
inventarios

ANÁLISIS DEL RIESGO

Tabla de Impacto

NIVEL DESCRIPTOR DESCRIPCIÓN

1 Insignificante Si el hecho llegara a presentarse, tendría consecuencias o
efectos mínimos sobre la entidad.
2 Menor Si el hecho llegara a presentarse, tendría bajo impacto o
efecto sobre la entidad
3 Moderado Si el hecho llegara a presentarse, tendría medianas
consecuencias o efectos sobre la entidad.
4 Mayor Si el hecho llegara a presentarse, tendría altas
consecuencias o efectos sobre la entidad
5 Catastrófico Si el hecho llegara a presentarse, tendría desastrosas
consecuencias o efectos sobre la entidad

IMPACTO DE CREDIBILIDAD O IMAGEN

NIVEL DESCRIPCIÓN
1 Área de Mantenimiento
2 Demás trabajadores
3 Clientes
4 Clientes regionales
5 Clientes a Nivel nacional

TIPO DE INSIGNIFICANTE MENOR MODERADO MAYOR CATASTRÓFICO

IMPACTO (1) (2) (3) (4) (5)
Imagen Se afectó al área Afectó a Se afectó a los Se afectó a Nivel Nacional
de Bodega del toda la clientes todos los
proceso. empresa regionales, clientes
locales e locales y
 internacionales regionales

VALORACIÓN DE ACUERDO A LOS CONTROLES IDENTIFICADOS

PROCESO: ATENCIÓN AL USUARIO

OBJETIVO: Dar trámite oportuno a las solicitudes provenientes del área de Bodega hacia las
características de las falencias detectadas en cuanto a un control de inventarios la empresa Blu
Logistics, que solicitan los servicios y que se puedan atender las necesidades y expectativas de
los usuarios, todo dentro de una cultura de servicio y de acuerdo a las disposiciones de entregas
a tiempo
RIESGO CALIFICACIÓN Tipo Evaluación Medidas de
Probabilidad Impacto Impacto Zona de Respuesta
Riesgo
Incumplimiento 2 3 Imagen Zona de Evitar,
en la generación Riesgo reducir,
de respuestas a Moderada compartir
los demás o transferir el
departamentos riesgo.
por parte del
área de Bodega
de la empresa
Blu Logistics.

De acuerdo a lo arrojado en el anterior indicador se puede deducir claramente que entonces

el riesgo es el de la Imagen en la empresa, por lo que se requiere realizar una serie de ajustes que
permitan generar un cambio total en el área de Bodega y de esta manera recuperar la mala
imagen que pueda presentar a futuro gestando durante los últimos meses por el incumplimiento
en los controles de Auditoría Interna y el control de Inventarios.

Pertinencia de la Propuesta Tecnológica.

Se espera con esta propuesta que se puedan integrar el contexto de la parte técnica y
operativa para poder fortalecer la presente propuesta, y tendrá en cuenta los siguientes
elementos:
 Apoyo. La presente propuesta que se encuentra direccionada y apoyada con la norma ISO
9001-2015, es considerado de gran importancia para la empresa Blu Logistics., debido a que le
permitirá en su contexto interior mejorar la eficiencia y la efectividad que debe poseer esta
organización y entrar en un proceso de adaptación a las necesidades que se puedan generar en el
actual mercado, pero sobre todo iniciar un proceso de cambio en cuanto al nivel de un control de
la Auditoría Interna y el de Inventarios y ofrecer un mejoramiento más cercano a las fallas que se
estaban cometiendo en el área del Área de Bodega, reconociéndose que el sector del comercio
internacional en estos momentos ha ganado un nivel muy alto y sobre todo las exigencias que
tienen los clientes, por lo tanto lo oportuno de este proyecto es el poder reducir los índices de
errores evitando así el incremento de los beneficios económicos y la reducción de los costos al
no tener un elemento esencial a través de los criterios de la calidad, así como también mejorar su
participación y aumentar su aceptación en el mercado como lo venía manteniendo desde su
inicio, pero para lograr esto es necesario considerar entonces la motivación del personal que se
desempeña y desarrollos los procesos de manera oportuna y efectiva.

Además de lo anterior, la importancia de esta propuesta, es interpretar las características que

se han dado en torno al riesgo financiero en el que pueda estar inmersa la empresa Blu Logistics.
Para esto es importante evidenciar los procesos de interacción laboral con el personal de
servicios en el área de Bodega, es notorio un mínimo control sobre el proceso de la interacción
en el momento en el que se evidencia una anomalía en el sistema de inventario un servicio y que
ellos respondan de la manera que se ha aconsejado en estos momentos y que puedan suplir las
necesidades en la prevención sobre sus funciones respondiendo de manera inmediata y efectiva.

Los beneficiarios de este proyecto serían primero que todo los clientes, los empleados,
directivos y la misma organización, debido a que al momento de implementar el sistema
Integrado de Gestión en Calidad en esta compañía permitirá optimizar el nivel de calidad de los
procesos y finalmente sus servicios y productos. Para poder lograr esto es preciso tener en cuenta
los requerimientos que se deben considerar sobre los elementos consolidados en la norma ISO
9001-2015, teniendo en cuenta que para su cumplimiento le garantizará un crecimiento y
permanencia en el tiempo, fortaleciéndose entonces en un futuro inmediato la imagen de la
empresa, garantizándose entonces un mayor bienestar y seguridad al personal que trabaja para
ella, mejorándose el nivel de posicionamiento competitivo, incursionando en la captación de
nuevos clientes no solo en la ciudad sino en otras ciudades de la región y en Colombia, situación
que en estos momentos no ha podido sobrepasar por con contar con recursos y aspectos
necesarios con la integración del sistema de gestión de la calidad, generándose un mejoramiento
en el futuro la expansión de esta empresa.

Recursos. Para precisar este ítem, la empresa debe evaluar y medir los recursos existentes,
para posteriormente lograr dimensionar lo que la organización busca alcanzar con la puesta en
marcha de éstos. De esta forma, será posible establecer qué recursos es preciso incorporar para
mejorar el funcionamiento de su SGC y de acuerdo con ello, planificar el costo de capacitación,
tecnología, asesoramiento, etc.

Para iniciar esta empresa requiere de iniciar con aportes relacionados con charlas
específicas dirigidas al personal que labora en el área de Bodega, para que ellos puedan percibir
las características importantes que se puedan manejar para ejercer control frente a la presencia de
los niveles de atención al cliente y que exista un clima más organizado y efectivo en cuanto al
manejo de una auditoría Interna y un control de Inventario más efectivo.

Cuadro 4. Propuesta de Implementación de los recursos

OBJETIVO DEL RECURSO DESCRIPCIÓN

Contratar dos especialistas en relación al Garantizará el reconocimiento y
Sistema de Gestión Integral de Calidad y comprensión sobre las bases contextuales
su entorno con las normas ISO 9001-2015 que posee la implementación de este
modelo y lograr implementarlo con éxito
Contratar un Ingeniero de Sistemas Diseño de un programa que permita
 mejorar y acercarse a las expectativas de
que pueda ser manejada la empresa y que
esta responda a las necesidades y
exigencias para un adecuado control de
inventario más efectivo.
Fuente: Diseño estudiante de práctica

Competencia. Es importante en este contexto la importancia de lograr garantizar la calidad

que se están ofreciendo sobre productos y servicios que tiene la empresa en estos momentos, en
donde se debe buscar un mecanismo de comunicación más efectivo que permita mejorar la
relación entre la organización y sus clientes, por lo que incrementa las posibilidades de ampliar
el reconocimiento que la empresa tiene en estos momentos frente a la competencia y demostrar
que posee altos niveles de atención y servicios con mejor oportunidad de producción.

Toma De Conciencia. Con el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad,

es importante que los directivos y trabajadores comprendan lo importante que es el entender
preocuparse para llegar a trabajar proactivamente por generar mejoras y tener así una productiva
más efectiva para que responda ante los requerimientos de los clientes, resulta ser una parte
importante de la estrategia empresarial en cualquier tiempo y no sólo en crisis, por lo tanto la
presente propuesta pretende establecer cuál es el principal factor de riesgo que en mayor
proporción que puede afectar es el riesgo financiero de la organización y por medio de una
metodología aplicada, generar las recomendaciones para optimizar el control de los mismos.
Pero todo esto conseguido con elementos prácticos en el contexto de los principales conceptos
que están presente frente a la norma ISO 9001-2015 y mejorar el nivel de posicionamiento que
tiene en estos momentos.
 Comunicación. Para este proceso es necesario que la empresa diseñe un programa
estratégico de comunicación teniendo en cuenta que es un factor determinante en el proceso de
implementación y operación exitosa de un sistema de gestión de calidad, sin embrago, es uno de
los aspectos más olvidados por los grupos directivos al momento de trabajar en la obtención de la
certificación ISO 9001, lo cual ha generado una percepción errática en muchas organizaciones,
pero en este caso como es una empresa que se encuentra en el sector de la agroindustria requiere
de generar una serie de mecanismos que permitan acercarse a las verdaderas necesidades que los
clientes y cómo éstos pueden evidenciar en el proceso de su interacción en las actividades que
realizan. El no tener presente este mecanismo puede llegar a ocasionar en la mayoría de los casos
desconfianza y rechazo a los procesos de calidad. Es por esto, que a través de este diseño se
plantea una nueva estrategia para gestionar el cambio en la cultura de la empresa, donde lo
primordial sea el ser humano, su desarrollo, y la mejora continua y satisfacción del sistema de
gestión.

Información Documentada. Para manejar este ítem es necesario que la empresa formule
una estrategia participativa en lo que respecta a la información documentada, la cual debe ser
manejada de manera confidencial y sobre todo tener presente los avances y transformaciones que
se vayan dando a través de la implementación del modelo de gestión integral con Calidad, como
evidencia la siguiente figura:

Figura 2. Estructura Documental del Sistema de Calidad

Fuente: Rincón (2018).

Operación. En este aspecto es importante tener en cuenta que mediante el conjunto de requisitos
de la norma ISO 9001 para la gestión de la calidad debe ser un reflejo importante a través de
elementos de responsabilidad para asumir el resto de cambio y mejoramiento de oportunidades
en el mercado, como el poder sensibilizar y colocar en práctica aspectos que permita administrar
a la empresa objeto de la presente propuesta, y para esto se requiere cierto tiempo de trabajo
para llevar a cabo su implementación, antes de que se produzcan beneficios internos importantes.

Planificación y Control Operacional. Siguiendo con el orden que se planteó con esta propuesta
de implementación el modelo de Gestión Integral de calidad, y con las necesidades de la
estructuración de la información para la implantación de un sistema de gestión de calidad en la
empresa Blu Logistics, los temas documentados son los siguientes:

- Direccionamiento estratégico propuesto para Blu Logistics.

- Políticas y objetivos de calidad

- Necesidades de los clientes actuales y los de futuro

- Red o mapa de procesos en torno al control de Auditoría Interna y control de inventarios

- Caracterización de procesos
- Diseño de formatos

- Manual de Calidad

- Manual de procedimientos

- Manual de perfiles y responsabilidades

- Mejora Continua del Sistema de Gestión de Calidad

Requisitos Para los Productos y Servicios

Control De Las Salidas No Conformes

En este espacio la empresa diseñará unos formatos especiales en donde se diligenciarán en

períodos semanales, en donde se evidenciarán las fallas o errores técnicos que se puedan
presentar en el momento en los que los trabajadores estén realizando sus actividades, para esto es
pertinente tener presente las siguientes características:

Administración de Personal

Dentro del enfoque sistémico, y en el lenguaje actual, se ha venido usando un término al

cual se habitúan cada día más las organizaciones: se trata de las competencias cuyo manejo
parece estar en la base de los modernos modelos de gestión humana, para planificar la selección,
la asignación de remuneraciones, los programas de capacitación, la seguridad industrial, la
supervisión del trabajo, establecimiento de estándares e indicadores, incentivos, etc.
 Por ello, la clave para atraer, vincular y retener el talento humano más adecuado para la
organización adecuada, está en la captación o percepción de competencias que el aspirante
muestre dentro de este proceso. En Blu Logistics., el 82% de los empleados son de carácter
operativo y técnico, es por eso que se está haciendo hincapié en este tipo de cargos, que son los
de mayor incidencia en la calidad de los servicios ofrecidos por la empresa.

La empresa Blu Logistics.., debe proponer entonces un diseño de una matriz se pueden ver
los puntos críticos o falencias que presentan los empleados dentro del desarrollo de sus funciones
y las actualizaciones respecto a el sistema de gestión de calidad en cuanto al manejo del control
de inventarios y Auditoría Interna, las cuales al ser tenidas en cuenta y centralizadas, permiten
plantear el mejoramiento continuo del sistema. Esta matriz es parte de una evaluación de
desempeño y debe realizarse de manera periódica. El resultado de estas matrices determina los
puntos que se deben tratar en las capacitaciones de los trabadores:

Proceso de Estandarización

Ítem Actividad y Proceso Resultado Esperado Responsable

1 Iniciar un proceso de documentación Facilitar el trabajo de Gerente
de la información de los insumos, los los servicios Área de Bodega
productos, servicios, costos y precios, solicitados por el
organizarlos sistemáticamente para cliente en el área de
evitar que las órdenes de servicios en Bodega
el área de Bodega estén dispersas.
2 Planificación de una organización Mejorar el rendimiento Gerente
estratégica con el área de Bodega y y tener presente los Área de Bodega
su proceso de interacción desde el tiempos y fechas de la
momento en el que recibe un servicio entrega de los
hasta su entrega final. servicios y productos.
3 Estructurar un Manual de Funciones Obtener un buen Gerente
para el departamento del Área de rendimiento y que Área de Bodega
Bodega sobre sus procesos cada personal del área
productivos para evitar malos de Bodega reconozca
entendidos y estos deben ser su objetivo y
 desarrollados de manera precisa y funcionabilidad.
objetiva.
4 Proceso de comunicación y solicitud Generar y consolidar Gerente
que realizan los clientes desde el un nivel de Área de Bodega
momento que ingresan al área de satisfacción total con
Bodega hasta la entrega de sus el cliente y controlar
productos o servicios. que la entrega sea
efectiva en el tiempo
establecido.
5 Promocionar campañas sobre un Comprensión contexto Gerente
programa de capacitación sobre la importancia Área de Bodega
direccionado con la Norma ISO que representa la
9001-2015 sobre la Gestión de la calidad de la atención
Calidad direccionado al área de en el área de Bodega
Bodega
6 Propiciar charlas de motivación, trato Posibilidad de mejorar Gerente
y comunicación del Departamento del una interacción con un Área de Bodega
área de Bodega tanto en su proceso mayor grado de
productivo como con el entorno de la productividad y
empresa. comunicación tanto
con los clientes como
con la empresa
7 Ejecutar un programa de Identificar y conocer el Gerente
acompañamiento al cliente en donde nivel de satisfacción Área de Bodega
se genere una política de del cliente para
comunicación directa desde el conocer el grado de
momento que realizó el pedido o satisfacción total.
solicitud del servicio hasta su entrega
final, a través de sondeos y
calificación para conocer el nivel de
satisfacción.
Fuente: Autor estudiante de Práctica
 1. Presupuesto Financiero:

Presupuesto.
presupuesto del plan de Mejoramiento en el área de Bodega – Auditoría Interna y Control
de Inventario

DETALLE DE
INVERSION PLAN
DE MEJORA

DETALLE DE PRESUPUESTO. PORCENTAJE.

INVERSION PLAN
DE MEJORA

ESTRATEGIA. ACCIONES

*Desarrollo de producto y *asesor o auditor $1.280.000 12,1%

Desarrollo de mejoramiento
de un programa de
Auditoría Interna y Control $ 600.000 5,71%
*Escribir la política de
de Inventario
Contratación de la
fuerza de. 4,7%
$500.000

* Realizar visitas y
encuestas de necesidad
17,1%
en el área de Bodega
$ 1.800.000

*Hacer presentación de
las nuevas
características del
 control de inventario

*ampliar portafolio de *Capacitar a la fuerza $1.800.000 17,1%

producto hacia un nuevo de trabajo frente a las
segmento del mercado tendencias de auditoría
interna y control de $1.400.000 13,33%
inventarios

*promoción de nuevos
servicios

*Desarrollar alianzas con *Desarrollar $1.700.000 16,1%

las demás áreas que actividades con el
manejan el control de personal encargado del
inventarios por medio de control de inventarios
una comunicación $1.420.000 13.52%
centralizada directa y Fidelizados.
efectiva para dar garantía
de los procesos y mejorar * Realización de visitas
actividades de la empresa a nuevos clientes de
bases de datos

Total inversión $10.500.000 100%

RETORNO DE LA INVERSION PUNTO DE EQUILIBRIO

RETORNO DE LA INVERSION

TMAR 9,39%

TIR 17,87%

VALOR ACTUAL NETO 13.642,54

RAZON BENEFICIO COSTO $1,6

PERIODO DE RECUPERACION 10,6

TMAR: tasa mínima aceptada de rendimiento

TIR: tasa interna de retorno.
 7. Impactos Esperados

El impacto que se espera con esta propuesta es consolidar las falencias detectadas en el área de
Bodega de la empresa y buscar un mecanismo alterno de comunicación que sea más efectivo y
además de esto, propiciar un aporte más específico a no tener resultados que sean negativos
económicos y financieros para esta organización.

Además de que se podría generar un elemento para fortalecer una falla detectada y que la
empresa pueda seguir creciendo de manera más efectiva y productiva.
 8. Conclusiones y Recomendaciones

De acuerdo con el diagnóstico realizado a la empresa Blu Logistics, se pudieron evidenciar

diferentes situaciones o problemas que se venían generando en el área de Bodega, en lo que
respecta a su comunicación y manejo de interacción del manejo de la auditoría Interna y el
control de inventarios, en donde estaba concentrada en la demora de las entregas de los
productos y servicios, situación que en algún momento era incómoda tanto para los clientes
como para los mismos trabajadores, situación que colocaba en un riesgo inminente totalmente
financiero, porque se podría presentar que éstos emigraran a otras empresas especialistas en
distribuir los productos para el sector del comercio internacional.

Pero para el estudiante de prácticas, representó un reto de gran significativo porque de

alguna manera se pudo contribuir a que identifique la problemática de la empresa, y es lo que
tiene que ver con la interacción y los procesos del nivel de atención con elementos importantes
en cuanto al control de inventarios, en donde lo importante es llevar un direccionamiento
efectivo que pueda acercarse a una propuesta de mejoramiento con un Sistema de gestión de
calidad que pueda estar alineado a lo requerido por la norma ISO 9001:2015, para
posteriormente consolidar y mejorar el sistema de comunicación con los clientes con el
Departamento de Bodega y las demás áreas de la empresa que están comprometidas en el control
de la entrada y salida de las mercancías.

Como pudo observarse a través de la propuesta del sistema de gestión de Calidad basado
en la norma ISO 9001:2015 de alguna manera en un futuro podrá mejorar indudablemente la
imagen de la empresa, y por su puesto mejorar su nivel de competitividad en el sector de la
agroindustria y consolidarse en el futuro. Lo que le dará una ventaja competitiva sobre otras
empresas del mercado a nivel nacional e internacionalmente y posteriormente conquistar nuevos
mercados a nivel nacional y que podrán fortalecerlo a través del plan de mejoramiento a través
del sistema de gestión de la Calidad.
 Además de esto, representa de gran utilidad para el estudiante en su proceso de práctica en
la empresa BLU LOGISTICS, proponer para esta empresa un control documentario y
posteriormente un control de auditoría Interna y control de Inventarios, el cual les permitirá
identificar un direccionamiento efectivo para que se puedan administrar de una forma más
adecuada los manuales, formatos, procedimientos, instructivos, programas, documentos externos
y registros de la empresa. Lo que podrá contribuir a que toda la organización tenga conocimiento
de los últimos documentos aprobados y de la actualización de los mismos, de esta manera se
prevendrá el uso de documentos obsoletos, pero lo más importante es romper con esas barreras
de no identificar las necesidades de los clientes y que se obtengan respuestas más efectivas e
inmediatas.

RECOMENDACIONES

Es importante que la empresa BLU LOGISTICS, el estudiante de práctica propone que

deba llevarse e iniciar un proceso de estandarización entre los procesos del control de inventario
y auditoría interna frente a instructivos tecnológicos y sistemáticos, procedimientos y registros
de los productos y servicios, así como ejercer controles asignados que permitirían que se
cumplan los requisitos de la entrega a tiempo de los servicios ofrecidos a los clientes y no
generar el deterioro de la imagen de la empresa, en donde a éstos se les considere como una parte
esencial para la organización y acercarse de manera más asertiva hacia sus necesidades y
expectativas.

Además de lo recomendado anteriormente, es importante que BLU LOGISTICS, realice

seguimientos periódicos y constantes en cada una de las actividades planteadas dentro del
contexto de la comercialización y la venta de sus productos, según lo establecido en el Sistema
de gestión de Calidad. Esto se hace con el objetivo de poder garantizar la permanencia del
sistema, de manera que se cuente con una documentación organizada acerca de los servicios
manejados, así como también con los compromisos, en donde estos deben contar con un
intervalo de tiempo, para que las actividades que se han planificado se logren efectuar en el plazo
de tiempo establecido.

Finalmente, es importante establecer que todo el personal del Área de Bodega se mantenga
comprometido con la organización, pero sobre todo con el cumplimiento a los tiempos exigidos
por el control de los inventarios. Por ese motivo, se sugiere mantener el compromiso permanente
a través del Sistema de Gestión de Calidad para que se realicen capacitaciones, charlas y
asesorías en cuanto a los niveles de atención y que estos puedan cumplirse de manera efectiva
para contribuir aún más, con el desarrollo y crecimiento empresarial, que no solamente
beneficiaría a los trabajadores sino al entorno regional y nacional a futuro.
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