Análisis administrativo

Grupo empresarial

Miembros del grupo empresarial.

Experiencias y competencias de cada uno que son útiles para la empresa.

Cada persona que hace parte de Productos Chips, se caracteriza por sus habilidades y

competencias que de alguna u otra manera aportan significativamente en el proceso de

producción, deben ser personas responsables, comprometidas, capacitadas y eficientes con el

fin de que el proceso productivo sea más eficaz evitando que se puedan presentar errores en

el proceso.

Nivel de participación en la gestión.

 Se determinó diferentes niveles de participación de gestión que permite planear e

implementar un mejor alineamiento hacia el éxito y logro de toda organización que son el

estratégico, táctico y operativo, por ende, el nivel estratégico se encuentra el gerente José

Castillo, encargado de establecer los objetivos y plantear estrategias que se encaminan hacia

la visión de la misma, al igual que el nivel táctico, encargado de crear las acciones para

alcanzar la estrategia, en el que también hace parte la señora Maria Betancur, la encargada de

la gestión administrativa y contable, y por último en el nivel operativo encontramos al señor

Heber Betancur, al gerente y la administradora, que también hacen parte de este proceso

operativo y productivo.

Nivel de participación en la junta directiva.

La toma de decisiones dentro de la empresa se hacen en conjunto, principalmente

entre el gerente y la administradora, se hacen reuniones en donde la opinión de cada uno

cuenta y tiene la posibilidad de decidir.

Condiciones salariales.

Hoy en día, dentro de la empresa no se están pagando ningún tipo de salarios, debido

a que los ingresos por ventas, se utilizan para cubrir costos y gastos, ya sea de la compra de

materia prima, servicios, mantenimiento de los equipos y maquinaria, entre otros. Sin

embargo se espera que en el futuro, la empresa tenga la posibilidad de poder contratar más

personal para las áreas de producción y a su vez personal de ventas.

 Política de distribución de utilidades.

Las utilidades no son distribuidas, o bueno, actualmente, por lo general son utilizadas

para poder cubrir los impuestos, incluyendo todos los gastos y costos relacionados con la

operación y producción de los productos, pero se espera que a largo plazo, a medida que se

presenten oportunidades de expansión y crecimiento, exista un mayor capital, así como

también nuevos socios, siendo así, que permita la distribución de las utilidades.

Personal ejecutivo

Personas que ocupan los cargos básicos, incluyendo su experiencia y el aporte posible

a la organización.

Para la preparación del plátano en donde básicamente se pela el plátano estarán dos

personas encargadas de hacer la labor a primera hora.

Para la transformación del plátano estarán dos personas fritando el plátano ya que en

el momento la empresa tendrá dos máquinas freidoras en funcionamiento.

En el proceso del empaque estarán trabajando 4 personas, 1 persona encargada de

control de calidad del producto y 3 personas empacando en las bolsas.

En el proceso de sellado, estarán 3 personas en la cual una persona será la encargada

de sellar la bolsa individual, otra persona empacando en las bolsas de docena y otra persona

sellando la docena completa.

Un vendedor que será el encargado de realizar negociaciones con los clientes.

Un repartidor el cual será el encargado de llevar los domicilios a los clientes.

Se tendrá una persona encargada del área financiero.

 Políticas de administración de personal: tipo de contratos, política salarial,

prestaciones, bonificaciones, honorarios, aportes parafiscales, aportes a la seguridad

social, aumentos salariales, etcétera.

Se maneja con los empleados contratos temporales de tres meses, terminando su

tiempo se definirá si es posible que siga laborando con la empresa.

Se estarán pagando las prestaciones legales completas, como lo dice la ley.

El salario será del mínimo, con opciones de aumento dependiendo su rendimiento, la

cantidad de tiempo que se mantenga en la empresa y sus conocimientos en las áreas.

A la persona encargada de las ventas se le pagará como base el salario mínimo y se

dará una bonificación del 3% de las ventas si cumple con la meta pactada.

Organización

Líneas de autoridad.

Las líneas de autoridad que se utilizará en la empresa será del director general de la

empresa hacia los directores de las áreas mencionadas, y ellos hacia sus subordinados. Los

directores de las áreas serán las personas que han llevado el desarrollo de la empresa desde el
comienzo ya que son las personas de más confianza y las que mayor conocimiento tienen del

funcionamiento de la empresa.

Mecanismos de dirección y control (junta directiva)

- Realizar políticas y prácticas de desarrollo del talento humano

- Emisión de normas y políticas

- Estructura de la organización

- Planes, métodos, principios, procedimientos.

- Planes de comunicación entre sus empleados

- Supervisión

- Motivación a los empleados

Estilo de dirección.

En la empresa se va a manejar un estilo de dirección institucional, ya que es aplicado

por un directivo que se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante,

da confianza a sus colaboradores, procura fomentar la participación y sabe recompensar el

trabajo realizado.

La idea es tener a los trabajadores contentos y comunicados sobre las metas de la

empresa, para que así se pueda llegar a alcanzar los objetivos planteados, además darles

participación a los funcionarios en la toma de decisiones, escuchando sus ideas para

optimizar el trabajo y obtener un crecimiento empresarial constante.

Al tener este estilo de dirección se obtiene las siguientes características:

- La comunicación clara y efectiva   

 - Buena capacidad de escucha    

- El buen manejo del tono de la voz  

- Un lenguaje corporal o no verbal positivo.  

- Capacidad de Retroalimentación.  

- Capacidad de Resiliencia.

Los comités de dirección que tendrá, sus componentes y sus funciones.

Los comités de dirección, generalmente, tienen tres funciones básicas: informar,

ejecutar y decidir.

Informar

En primer lugar, el comité de dirección debe informar sobre todos los aspectos

relevantes de la organización. el comité de dirección informa y, como en cascada, los

directores funcionales transmiten la información relevante para cada unidad

Ejecutar

En segundo lugar, el comité de dirección es el escenario por naturaleza para la

ejecución, es decir, para poner por obra lo decidido que, normalmente, son los objetivos o el

presupuesto de ingresos y gastos de la empresa. Por este motivo, un tema de siempre en la

agenda de los comités de dirección es el seguimiento. Para cumplir este propósito con

eficacia es muy importante el uso de indicadores de desempeño

Decidir

En tercer lugar, los comités de dirección sirven para debatir, dialogar y pensar

colectivamente las decisiones más importantes de la empresa.

 Empleados

Perfil de los empleados de Productos Chips

Los empleados que se tienen presupuestados para la actividad de la empresa de forma

óptima es administración y producción, vendedor, contabilidad y distribuidor.

Para el perfil de administrador es necesario que cuente con la capacidad de afrontar

cualquier cambio en la economía, planeación y organización, que lleve al empresario a la

toma de decisiones asertiva. Que conozca muy bien el sector en el que se mueve la empresa,

que pueda realizar diagnósticos de la organización que le permita saber en qué condiciones se

encuentra la empresa, que deben sostener y que se debe mejorar. Con habilidades de

negociación, creativo, con capacidad de análisis, crítica y recursividad. Con valores morales y

principios éticos que lleve a la empresa a la creación y sostenibilidad de una cultura

organizacional. Facilidad de comunicación con sus empleados y empatía. Por último, se

necesita que la persona guarde la reserva de información de la empresa.

Para el perfil de producción debe conocer del manejo del plátano y el maduro, de los

procesos de producción, llevar y mantener ropa de uso exclusivo para el trabajo, mantener un

alto nivel de limpieza en las manos, mantener un alto nivel de higiene personal, conocer la

responsabilidad legal, conocer la existencia de peligros físicos, químicos y biológicos que

pueden afectar a los alimentos, saber identificar las principales fuentes de toxiinfecciones

alimentarias, comprender que los peligros pueden transmitirse a los alimentos, conocer la

temperatura a la que tienen que estar los alimentos, saber manejar los residuos de manera

higiénica, demostrar en la práctica manipulaciones seguras de los alimentos, evitar prácticas

no higiénicas en la manipulación de alimentos, saber qué hacer cuando se padece de

enfermedades o heridas que puedan afectar a la seguridad alimentaria, conocer y aplicar los
procedimientos de higiene en la recepción de alimentos, conocer y aplicar los procedimientos

de higiene en el almacenamiento de los alimentos, velar por que los alimentos tengan las

condiciones adecuadas en el momento de la entrega o expedición, mantener el lugar de

manipulación de alimentos en buenas condiciones higiénicas, ser capaces de tomar las

medidas adecuadas cuando se sospeche que la seguridad alimentaria está en riesgo, mantener

los registros correspondientes a la seguridad alimentaria, seguir los procedimientos para la

gestión de los productos retirados para el consumo, almacenar los materiales auxiliares en

adecuadas condiciones higiénicas, etiquetar los alimentos correctamente, aplicar los

procedimientos de autocontrol que sean de su responsabilidad y respetar las instrucciones de

seguridad alimentaria (Rioja salud, 2018).

El perfil para el vendedor de la empresa Productos Chips es una persona empática,

que conozca los perfiles de los clientes con el fin de llegar a cada uno de ellos de una forma

asertiva, manejo de objeciones en la venta o el ofrecimiento del problema, agilidad para leer

al cliente en sus reacciones físicas, compromiso, determinación, entusiasmo, paciencia,

honestidad, sinceridad, cumplimiento de su palabra, responsabilidad y honradez. Por otro

lado, debe contar con ciertas habilidades personales como lo son el saber escuchar, tener

buena memoria o en su caso apuntar (con el fin de conocer mejor al cliente y no hacer repetir

información), tener trabajo en equipo, tener facilidad de la palabra y tacto para hablar,

habilidad para la búsqueda de clientes, habilidades para cerrar ventas y para la postventa,

tener conocimiento de la empresa, de sus beneficios y conocimiento del mercado objetivo de

la empresa (Thompson, 2019).

Para el perfil de contabilidad se necesita una persona que cuenta con conocimientos

para diseña, gestiona y ejecuta las estrategias económicas y financieras de una empresa,

interpreta la información contable para el planeamiento, el control y la toma de decisiones,

forma parte de las decisiones gerenciales, en base a la interpretación de la información

contable y financiera, administra e identifica los riesgos financieros en las organizaciones,

administra y supervisa los estados contables históricos y proyectados, presupuestos y

sistemas de costos de la empresa. De contar habilidades de nómina para el pago de todas las

prestaciones de servicio de los empleados (RSM, 2018).

Para la persona encargada de distribuir el producto debe contar con motocicleta, tener

buenas aptitudes para conducir una motocicleta en todo tipo de carreteras y en toda clase de

condiciones climáticas, buena disposición con el hecho de trabajar solo, ser capaz de trabajar

bajo presión, ser formal y digno de confianza, ser capaz de llevar a cabo reparaciones

sencillas en su propia moto y conocer la cultura de la empresa e implementarla en el trato a

los clientes.

Mecanismos de selección, contratación y desarrollo.

La contratación para esta empresa debe ser directa ya que las temporales y

outsourcing trabajan con empresas con más de 10 empleados y entre menos empleados mayor

son los costos por el servicio. Por esta razón la contratación para el funcionario de ventas

debe ser de forma directa y el manejo legal debe ser manejado por la empresa.

Proceso de contratación:

La recolección de hojas de vida se realizará por medio de grupos de Facebook

especializados para enviar la propuesta de trabajo y que por medio de correo envíen sus hojas

de vida. El voz a voz y en instituciones como el SENA donde recomiendan a estudiantes de

forma gratuita que hayan salido de cursos con el perfil que se está requiriendo.
 Se contratará una capacitación con un costo actualmente de $200.000, donde se

enseña en que páginas se pueden sacar los test para realizarselo a las personas que estén

participantes por el puesto y se enseña cuáles son las pautas básicas que se deben tener para

la contratación de un empleado y legalmente como se debe manejar.

Proceso de entrenamiento:

Para el proceso de entrenamiento de la persona se contará con 15 días donde 5 serán

de prueba y 10 serán de conocimiento de clientes y el producto. Esto con el fin de conocer las

habilidades de venta de la persona en los 5 primeros días, se le realizará prueba de ventas y se

mostrará actualmente cómo se maneja un solo cliente y este debe de manejarlo con los

criterios de servicio de la empresa y sus habilidades de ventas. Los otros 10 días será del

conocimiento del producto y sus beneficios y del conocimiento de todos los clientes.

Programas de capacitación.

Para el proceso de entrenamiento de la persona se contará con 15 días donde 5 serán

de prueba y 10 serán de conocimiento de clientes y el producto. Esto con el fin de conocer las

habilidades de venta de la persona en los 5 primeros días, se le realizará prueba de ventas y se

mostrará actualmente cómo se maneja un solo cliente y este debe de manejarlo con los

criterios de servicio de la empresa y sus habilidades de ventas. Los otros 10 días será del

conocimiento del producto y sus beneficios y del conocimiento de todos los clientes. Esto

para la contratación del vendedor

 Para el domiciliario se compartirá información de la empresa, las cualidades que debe

te tener, la ética y valores de la empresa, se le entregará una guía para la entrega de los

productos y que debe de tener en cuenta en este momento.

Estos funcionarios tendrán todos unos periodos de prueba en el cual la empresa está

en el derecho de retroalimentar o desistir de su servicio.

Políticas de administración de personal: tipo de contrato, política salarial,

prestaciones, bonificaciones, estímulos por productividad, aportes parafiscales, aportes a la

seguridad social, aumentos salariales, dotación, seguridad industrial, etcétera.

Para el administración y producción el salario es indefinido, tendrá unas ganancias

según los ingresos de la empresa, ya que es el dueño de la empresa. Con todas las

prestaciones de servicio.

Para el vendedor su salario será de $1.000.000 con aux. de transporte incluido y por 3

clientes nuevos que ingrese a la empresa trimestralmente se le realiza un pago de comisión de

$400.000.

En el caso del contador, el tipo de contrato será por prestación de servicios, ya que la

empresa no es tan grande para contar con un contador permanente, a este se le pagará según

la hora que vaya a trabajar.

Para el domiciliario se le pagará por domicilio que realice, por cada domicilio se le

pagará $3.000 con un contrato de obra y labor.

 Organizaciones de apoyo

Las organizaciones que le ayudarán: bancos, compañías de seguros, asesores legales,

asesores tributarios, etcétera.

En el caso de la empresa Productos Chips para la visión que se tiene con la empresa

de expiación, se necesitará de un préstamo por parte del banco para la compra de máquinas

especializadas en el proceso. Para la contratación inicial del personal y la adecuación de

local. Asesores tributarios y de recursos humanos, con el fin de guiar todo el proceso de

contratación de un empleado y que se debe tener en cuenta durante el año que se debe pagar

por cada uno.

Su organización contable y sus mecanismos de control, con sus especificaciones.

Para el área contable se tendrán en cuenta todos los estados financieros que

proporciones información a los socios y de ley, para ayudar a tomar decisiones a la empresa

desde la perspectiva económica, que es una de las más importantes para cualquier

movimiento que Productos Chips desea realizar. De igual forma el tener en orden todas las

finanzas de la empresa permitirá aprovechar los recursos al máximo.

Deben de contar con informes de costos y gastos para realizar estrategias sobre estas

de reducción y/o convenios con proveedores. Se debe gestionar el flujo de efectivo a la

empresa, esto conducirá a mejorar resultados y cumplimiento con las obligaciones

oportunamente. Contar con una buena política financiera, para facilitar la obtención del

capital necesario para su desarrollo estratégico. Todo esto llevará a tener en constante control

a la empresa, para poder realizar retroalimentación y medir los objetivos si se están

cumpliendo y en caso de que no se cumpla, darse cuenta en el momento oportuno y realizar

cambios.

Alianzas y convenios.

Los convenios que puede llegar a tener la empresa es con productos que sean

acompañamientos para Productos Chips como lo son las bebidas. Esto ayudaría a la empresa

incursionando en combos que se puedan vender a las familias y que en el momento de la

venta tengan un pasante. Esta alianza es favorable para las dos partes, ya que se puede vender

y realizar promoción desde el punto de venta de las bebidas y Productos Chips estaría

realizando venta y promoción al producto aliado.

Gracias a que Productos Chips está incursionando en todo el tema de las redes

sociales, en este medio se maneja mucho las alianzas con propaganda totalmente gratuita que

beneficia a todas las partes. Se puede realizar convenio con empresarios Vallecaucanos que

cuentes con la venta de cualquier producto, este es algo muy beneficioso en este medio y es

que se puede realizar promoción a diferentes productos o servicios. Y entre mayor convenios

mayor reconocimiento tendrá la marca y sus ventas aumentaran.

Salario Número de personas

  Mensual Primer año Segundo año Tercer año
Personal directivo        
Administrador de $
empresas 1.500.000 1 1 1
Personal operativo        
$
Contador 500.000 1 1 1
$
Producción 980.000 1 2 2
Por domicilio
Domiciliario $3.000 2 2 3
Personal de ventas        
$
Vendedor 1.000.000 1 1 2
% de aumento de salarios IPC+1 IPC+1 IPC+1 IPC+2