Sistema de Gestión de Bases de Datos.

“...es importante recordar que las bases de datos se establecen para beneficio de los
usuarios finales, y no para los programadores de aplicaciones quienes actúan como
intermediaros para las necesidades actuales de procesamiento de datos”.

Dr. Edgar Frank Codd (1981 Premio Turing).

Introducción.

En la sociedad actual la importancia de la información se hace sentir de forma cada vez

más imperiosa. El valor de la misma así como los volúmenes que de ella se manejan en la
investigación, la planificación, la toma de decisiones, etc., exigen organizar los datos de
forma eficiente para su procesamiento y manipulación. Actualmente el almacenamiento
y organización de la información en bases de datos automatizadas es una necesidad y se
implementan por todo el mundo.

En este tema haremos un bosquejo sobre la organización o diseño de los datos para
implementar una base de datos, estudiaremos las características de los sistemas de
gestión de bases de datos (SGBD) y se particularizará en el SGBD Microsoft- Access.

3.1. Nociones esenciales sobre una base de datos y elementos fundamentales para su
diseño.
3.1.1 Base de Datos.
Muchas son las esferas de la sociedad donde es necesario almacenar y manejar grandes
volúmenes de datos, por ejemplo: en una escuela donde se archivan los datos personales
y académicos de los estudiantes, las asignaturas de los programas de estudio que se
imparten, los datos de los profesores que pertenecen a la escuela, etc.; en un torneo
deportivo, como la Serie Nacional de Béisbol es muy importante el almacenamiento y
manejo de los datos para las estadísticas individuales y colectivas de los jugadores y
equipos respectivamente; en una biblioteca donde se encuentra organizada la
información sobre todos los libros que posee, facilitando la búsqueda de un ejemplar
específico por su autor, género, título, etc.; y así sucesivamente sería interminable la lista
de ejemplos. Todos estos casos constituyen bases de datos
Podemos definir entonces el concepto de base de datos (BD) como:
Conjunto de datos organizados, relacionados entre sí, a los cuales se puede acceder con
facilidad con diferentes propósitos.
Tradicionalmente las bases de datos eran almacenadas en papel y manipuladas
manualmente, esto traía lentitud en su gestión (es decir al añadir, buscar, eliminar,
modificar o resumir los datos) resultando engorroso hacer una búsqueda por algún
criterio distinto al elegido a la hora de almacenar los datos, por ejemplo al buscar los
estudiantes de un municipio específico, si los datos se organizaron alfabéticamente por el
primer apellido. También, si consideramos el caso de la biblioteca, el añadir un nuevo
libro a la misma, implicaría agregar una nueva ficha por autor y otra por título, esto trae
por consecuencia la repetición de datos.

Se hacía indispensable agilizar su procesamiento. El surgimiento de las máquinas

computadoras marcó una pauta en el procesamiento de la información, su uso en el
manejo de bases de datos resuelve muchos inconvenientes y permite realizar operaciones
rápidas y eficientes.

Las bases de datos automatizadas se extienden a diario por el mundo moderno, por la
conveniencia que reportan en el almacenamiento, modificación y recuperación de
información rápida, segura y eficiente.
Por ejemplo, una característica de la sociedad de hoy es la gran cantidad de información
disponible en Internet sobre cualquier tema; sería imposible de obtener la información
precisa que buscamos sin el uso de los conocidos buscadores como Google, Yahoo, entre
otros. La rapidez y exactitud en la búsqueda que ofrecen estas herramientas, es producto
de un uso eficiente de las base de datos donde guardan la información.

Para crear y manipular bases de datos automatizadas, es necesario utilizar

fundamentalmente un sistema de gestión de bases de datos SGBD. Nosotros estudiaremos
MS-Access, el cual se detalla a partir del epígrafe 10.3.
A continuación precisaremos elementos que deben ser tenidos en cuenta cuando se utiliza
una base de datos:
_ Su estructura debe reflejar las interrelaciones entre los datos existentes en la realidad:
Por ejemplo, en la base de datos de una escuela el conjunto de todos los alumnos deben
interrelacionarse con todas las asignaturas que ellos reciben, almacenándose la nota
obtenida por los estudiantes en cada asignatura.
 _ La forma en que se representa la información debe tener las duplicidades mínimas: Es
importante evitar que un mismo dato aparezca almacenado varias veces, esto no solo
aumenta el volumen de la información, sino que puede conducir a errores, de no
actualizarse a la vez el dato en todos los lugares donde está almacenado.

_ Independencia entre los datos y las aplicaciones: Esta independencia es un objetivo

fundamental de las bases de datos. De esta forma la inclusión de nuevas informaciones,
desaparición de otras, etc., no debe llevar a alterar las aplicaciones que trabajan con los
datos y viceversa. Esto es una considerable ventaja al evitar el importante esfuerzo que
origina la reprogramación de las aplicaciones cuando se producen cambios en los datos.
_ Independencia entre los datos y el soporte de almacenamiento.

_ Los datos son compartidos por diferentes usuarios y aplicaciones: La base de datos
pretende servir a toda la empresa u organismo, por tanto, la base de datos a de atender a
múltiples usuarios y a diferentes aplicaciones.
_ Los procesos para gestionar la base de datos deben estar bien determinados de modo
que se mantenga la integridad, seguridad y confidencialidad de la misma: La
actualización y recuperación en las bases de datos debe realizarse mediante procesos bien
determinados del SGBD; Estos procedimientos han de estar diseñados de modo que se
mantenga la integridad no permitiéndole a más de un usuario actualizar el mismo registro
al mismo tiempo e impidiendo los registros duplicados en la base de datos; la seguridad,
protegiendo la BD contra fallos y errores que puedan dañar los datos total o parcialmente
y la confidencialidad, permitiendo solo accesos autorizados.
_ La información que se desea almacenar es un gran volumen que se precisa conservar
por un período de tiempo a considerar por el creador de la base de datos.

3.1.2 Elementos fundamentales para el diseño de los datos.

Un buen diseño es la pieza clave para crear una base de datos(BD) que realice las
operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

Esto implica que el primer paso en la creación de una base de datos es identificar los
datos que necesitamos, según el objetivo o finalidad de la base de datos que se va a crear,
para que ésta responda a los intereses de los usuarios.

Por ejemplo, en un contexto como es una escuela, se pueden definir objetivos diferentes:
el relativo a los profesores con las asignaturas que imparten, departamentos a que
pertenecen, estudiantes con sus notas, etc.; y el concerniente a la gestión de empleados,
nóminas, contabilidad, etc. Es decir, el objetivo en el primer caso es de gestión docente,
mientras que en el segundo es de pura gestión empresarial.

En esta primera etapa, luego de identificar toda la información que necesitamos (esto
puede ser, entre otros, mediante el análisis de las preguntas sobre las necesidades de los
usuarios) es imprescindible organizar los datos y las interrelaciones existentes entre ellos.

Nota: Muchas personas no dan importancia a esta etapa en que se planifica la estructura
de la base de datos, lo que conlleva a duplicar la información que se almacena, creando
bases de datos que no correspondan a los intereses de los usuarios en cuanto a la
búsqueda, adición, eliminación o elaboración de informes o resúmenes sobre los datos
almacenados.
En la sección “saber más” (Definición y objetivos de modelo de datos) se profundiza en
este aspecto)

Por ejemplo. Supongamos que se desea automatizar el almacenamiento de los datos sobre
los estudiantes de una escuela para satisfacer las necesidades de información por parte de
la dirección de la misma, en cuanto a los datos personales de los alumnos. Se necesitan
hacer diferentes búsquedas (por el carné de identidad, por el sexo, por la fecha de
nacimiento, entre otras.), actualizaciones de los datos, generar informes con datos
generales de cada alumno, etc.

El primer paso es determinar qué datos necesitamos para crear una BD que responda a
los intereses de los usuarios. En este caso se necesita el nombre, apellidos, carné de
identidad (ci), sexo fecha de nacimiento, grado y dirección, ya que el objetivo es la
actualización, búsqueda y elaboración de informes sobre los de datos personales de los
estudiantes.

Luego, es preciso organizar los datos y las interrelaciones existentes entre ellos.

Para lograr este objetivo podemos auxiliarnos de algunos conceptos que nos darán
claridad en la organización de los datos, tales como:
Entidad: Aquel objeto (real o abstracto) acerca del cual se quiere almacenar información
en la base de datos.
Según ANSI, es como "una persona, lugar, cosa, concepto o suceso, real o abstracto, de
interés para la empresa”.

Por ejemplo, las aulas, los libros, las asignaturas, los planes de estudio, etc. Una entidad
en específico es una versión singular, instancia o ejemplar.

En nuestro caso, cada estudiante es una entidad ya que de cada uno se quiere almacenar
información como es el nombre, apellidos, carné de identidad (ci), sexo fecha de
nacimiento, grado y dirección.
Al conjunto de entidades, ocurrencias, o instancias de una misma clase o género, se
denomina Tipo de Entidad.
En nuestro caso, el conjunto de estudiantes que pertenecen a una misma escuela
constituyen el tipo de entidad.

La representación gráfica de tipo de entidad es un rectángulo etiquetado con su nombre

en el interior.
ESTUDIANTE Figura 3.1: Representación de tipo de entidad.
Una entidad debe cumplir tres reglas generales:
1.- Tiene que tener existencia propia. (En efecto, cada estudiante es un alumno de la
escuela)

2.- Cada ocurrencia de un tipo de entidad debe poder distinguirse de las demás. (En
efecto, cada uno de los estudiantes (ocurrencias) que forman el conjunto de estudiantes
(tipo de entidad) se distinguen entre sí por su carné de identidad, nombre, apellidos, sexo
fecha de nacimiento, grado y dirección.)

3.- Todas las ocurrencias de un tipo de entidad deben tener los mismos tipos de
características o atributos.
Se denomina atributo a cada una de las propiedades o características que tienen o
describen un tipo de entidad.
En nuestro caso: el nombre, apellidos, carné de identidad (ci), sexo, fecha de nacimiento
(f_nac), grado y dirección son atributos, porque al tomar valores describen a cada uno de
los estudiantes. Por ejemplo:
Cada estudiante se describe con los mismos atributos, estos toman valores diferentes para
cada uno.
 La representación gráfica de un atributo consiste en un círculo u óvalo con el nombre del
atributo unido al rectángulo que representa el tipo de entidad.

Representación gráfica:
Fecha/nacimiento Carné
Identidad Apellidos Nombre ESTUDIANTE Sexo Grado Dirección Figura 3.2.b:
Representación gráfica del tipo de entidad y sus atributos.
Entre todos los atributos de un tipo de entidad, se debe elegir uno que identifique de
manera única cada una de las ocurrencias de ese tipo de entidad. Este atributo se
denomina Atributo identificador; Por ejemplo, el carné de identidad es una buena opción
como Atributo identificador, no así su nombre puesto que varios estudiantes pueden tener
el mismo nombre.

De esta forma hemos organizado los datos. Es importante precisar que cuando sea
necesario además, almacenar otros objetos de datos es importante distinguir unos de otros
identificando los atributos que describen a cada uno de manera independiente así como
las relaciones entre ellos.
Estos conceptos forman parte de una herramienta o modelo llamado “Modelo
Entidad/Interrelación (E/R)” que brinda muchas comodidades para representar y
organizar los datos en la etapa organización y diseño de los datos. Pueden aparecer
además, otros objetos e interrelaciones entre los datos que sean necesarios representar. En
la sección “Saber más” (Modelo Entidad-Interrelación) se profundiza en este aspecto.

Una vez organizada la información es imprescindible transformar la misma para

implementarla en el sistema de gestión de bases de datos (SGBD) que se va a utilizar.

Casi todos los SGBD desarrollados como productos comerciales en las dos últimas
décadas (entre ellos MS-Access) han tenido su fundamento en el modelo relacional.

El modelo relacional es aquel que tiene como elemento básico a la relación, la cual se
puede representar como una tabla. En ella se puede distinguir un conjunto de columnas,
denominadas atributos, que representan propiedades de la misma y que están
caracterizadas por un nombre; y un conjunto de filas llamadas tuplas, que son las
ocurrencias de la relación. Existen también los dominios, que es de donde los atributos
toman sus valores, Cada atributo toma sus valores de un único dominio. Por tanto, en una
base de datos creada según el modelo relacional, la información se organiza en forma de
tabla y se le llama base de datos relacional.
Representación gráfica de la Relación y sus componentes principales.
Una relación se puede representar en forma de tabla, aunque no son lo mismo, pues tiene
una serie de elementos característicos que la distinguen de la tabla:
1.- No pueden existir filas duplicadas. Esto quiere decir que todas las tuplas tienen que
ser distintas.

2.- El orden de las filas no es determinante, por lo que es irrelevante.

3.-En el cruce de una fila y una columna sólo puede existir un valor.
Las propiedades anteriores diferencian una relación de una tabla, aunque por comodidad
y en aras del acercamiento a los usuarios generales, estos términos se utilizan
indistintamente en lo cotidiano, así como los términos (atributo-columna) y (tupla-fila).
La relación se puede denotar o escribir de forma compacta, teniendo en cuenta
esencialmente los elementos que la describen como son: su nombre y los atributos que la
componen. Para ello se escribe el nombre de la relación seguida por la lista de sus
nombres de atributos entre paréntesis.
En nuestro caso se denotaría como sigue:
ESTUDIANTE (nombre, apellidos, carné de identidad, sexo, fecha de nacimiento, grado,
dirección) Hemos estudiado los elementos básicos del modelo relacional en que se apoya
MS-Access, que será el SGBD que estudiaremos para implementar la BD .

A continuación se resume un conjunto de reglas que permiten transformar la información

organizada al esquema relacional en que se basa MS-Access.
1.- Transformación de entidades: cada tipo de entidad se convierte en una relación. La
tabla se llamará igual que el tipo de entidad de donde proviene.

2.- Transformación de atributos de entidades: Cada atributo de una entidad se transforma

en una columna de la relación a la que ha dado lugar la entidad.
El atributo identificador o los atributos identificadores de cada tipo de entidad pasan a
ser la clave de la relación.

En nuestro caso, el esquema:

Fecha/nacimiento Carné
Identidad Apellidos Nombre ESTUDIANTE Sexo Grado Dirección Se transforma al
esquema relacional:
ESTUDIANTE (ci, nombre, apellidos, sexo, f_nac, grado, dirección) Se representa a
través de la tabla:
Estudiante sexo ci apellidos nombre m 88100923433 García Pérez Luis f 88010216366
Glz Martínez Carmen f 88030316312 Sexto Bravo Niurka m 88040416321 Fdez Manso
Enrique .............
.............
.............
.............
dirección grado f_nac Calle B#23.SC.
noveno 09/10/1988 Ave. A #3.SC.
noveno 02/01/1988 Calle 100 noveno 03/03/1988 Calle Martí#56.SC noveno
04/04/1988 .............
.............
.............
Nota: Si desea profundizar en estos aspectos, recomendamos estudiar primero “Modelo
Entidad-Interrelación” y luego “Otras reglas para transformar al esquema relacional”
ambas en la sección “saber más” de este epígrafe.
Una vez terminada esta etapa se puede pasar a implementar la BD utilizando el SGBD
MS-Access.

A continuación se muestra un ejemplo que resume los pasos principales para organizar la
información que se almacenará en una base de datos.

Problema: La dirección de una empresa desea crear una base de datos automatizada con
la información de sus trabajadores con el objetivo de realizar búsquedas, actualizaciones
de datos, generar informes, etc. de forma rápida y eficiente. Ejecute el siguiente
diaporama para detallar la solución.
Organización de la información para una BD 3.2 Antecedentes históricos, características
y principales funciones de los SGBD.

Hoy en día el flujo de información entre el usuario y la base de datos siempre se realiza a
través de un sistema de gestión de bases de datos (SGBD).Estos sistemas permiten
almacenar y organizar la información de manera que operaciones como la búsqueda,
ordenamiento, obtención de nuevos datos, recuperación de información almacenada,
pueden resultar mucho más fáciles y rápidas, de lo que resultaría con otras aplicaciones y
por supuesto, mucho más eficiente para el usuario al manipular una base de datos manual.
Usuario SGBD Datos Los Sistemas Gestores de Bases de Datos
pueden gestionar eficazmente un enorme número de elementos de datos. Los primeros
Sistemas Gestores de Bases de Datos se utilizaban fundamentalmente en los grandes
ordenadores porque estos sistemas requerían un procesador potente y una enorme
cantidad de memoria. El lenguaje de proceso de estos Sistemas Gestores de Bases de
Datos era extraño para la mayoría de los no programadores y se requerían programadores
profesionales para escribir los códigos o programas para procesar los datos de estos
sistemas.
El lanzamiento de DBase II representó un intento para aprovechar la potencia de los
recientemente (en su época) desarrollados microordenadores. Sin embargo, la limitada
potencia de proceso y capacidad de memoria comprometía a menudo la potencia de
DBase II. De todos modos DBase II revolucionó la forma en que se manejaba la
información en un microordenador.

Con el rápido avance de la tecnología, se generalizó el uso de un microprocesador más

potente y con una mayor capacidad de memoria y menor costo se introdujo en 1984 el
DBase III, lanzado para el IBM PC, que no constituyó una versión actualizada de DBase
II.
La potencia del DBase III residía en su lenguaje de programación incorporado que
permitía un modo de proceso por lotes.

Debido a la incorporación de opciones de ayuda y asistencia a las instrucciones DBase

III, pudo ser utilizado con eficacia tanto en un modo de proceso por lotes como en medio
interactivo. El DBase III utilizó un modelo relacional en la organización de sus datos.

Algunos autores han divido el surgimiento y desarrollo de los Sistemas Gestores de Bases
de Datos en las siguientes etapas:
1.- Primera etapa: Años iniciales de la década de los 60. Se inicia el almacenamiento de
datos (archivos).

2.- Segunda etapa: Años avanzados de la década de los 60 e inicios de los 70. Se crean
métodos y herramientas de tratamiento de datos a través de lenguajes y sistemas
operativos (primeros gestores de datos, estructura jerárquica y reticular).
3.- Tercera etapa: Años finales de la década de los 70 y años 80. Se generaliza el uso de
los Sistemas Gestores de Bases de Datos profesionales en diferentes esferas. Los
Sistemas Gestores de Bases de Datos incluían Lenguajes de Definición de Datos y
Lenguajes de Manipulación de Datos. Modelo relacional.
4.- Cuarta etapa: Años de la década del 90. Manipulación complicada de información. Se
amplía el modelo relacional, el modelo de objetos, las bases de datos deductivas,
espaciales, etc.
Muchas compañías han desarrollado Sistemas Gestores de Bases de Datos, los cuales
han sido nombrados de distintas maneras. Entre los más utilizados en el mundo está la
línea xBase, con sus dBASE II, dBASE III, FoxBase, etc. Otros Sistemas Gestores de
Bases de Datos son el DataEase, el Microsoft Access, el Paradox, el Approach, el
Oracle, etc. Concepto y principales funciones.

Un sistema de gestión de base de datos es:

Un software de propósito general, del cual se espera que:
• Sea un soporte de almacenamiento de grandes cantidades de datos por un largo período
de tiempo, garantizando la protección de los mismos.
• Permita a los usuarios crear nuevas bases de datos.
• Permita controlar el acceso y utilización de la base de datos por los usuarios, para
incluir, modificar u obtener información de la misma.
Entre las operaciones más comunes que debe realizar un Sistema Gestor de Bases de
Datos se consideran aquellas que afectan a la totalidad de los datos y las que tienen
lugar sobre registros concretos. El esquema de la figura 3.4 así lo representa.

Fundamentalmente un Sistema Gestor de Bases de Datos, debe realizar las funciones de

descripción, manipulación y utilización. A continuación se explican cada una de ellas:

1.- Función de descripción o definición: Esta función permite al administrador de la base

de datos especificar los elementos de datos que la integran, su estructura y las relaciones
que existen entre ellas, los controles a efectuar antes de autorizar el acceso a la base, etc.,
así como las características de tipo físico y las vistas de los diferentes usuarios.
Esta función es realizada por el lenguaje de descripción o definición de datos (LDD)
propio de cada Sistema Gestor de Bases de Datos y debe suministrar los medios para
definir las estructuras de los datos, especificando las características de los mismos.
1.- Creación y modificación de las estructuras de datos e interrelaciones.
2.- Consulta a la totalidad de la base de datos.

3.- Sobre registros concretos Figura 3.4: Operaciones que realizan las SGBD 2.- Función
de manipulación: La función de manipulación permite a los usuarios de la base de datos
sean informáticos o no, buscar, añadir, suprimir o modificar los datos de la misma,
dependiendo de las especificaciones y las normas de seguridad dictadas por el
administrador de la base de datos.
a) Inserción.
b) Borrado.
c) Modificación.
d) Consulta selectiva.
Actualización.
Esta función es realizada por un lenguaje de manipulación de datos (LMD) que facilita
los instrumentos necesarios para la realización de estas tareas. Para que la manipulación
de los datos sea efectiva son necesarios lenguajes que den a los usuarios la posibilidad
de referirse a determinados conjuntos de datos, los cuales cumplen ciertas condiciones
(criterio de selección) 3.- Función de utilización: Muchos autores consideran esta función
integrada en las dos anteriores, otros la especifican, definiéndola como: todas las
interfaces que necesitan los diferentes usuarios para comunicarse con la base de datos y
proporciona un conjunto de procedimientos para el administrador de la base de datos.

3.3 Características específicas de MS-ACCESS. Sus ventajas.

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales. Forma parte del
paquete de oficina de Microsoft Office.
_ Posee una interfaz gráfica amigable, esto hace posible que usuarios, no familiarizados
con la programación, creen una base de datos, a partir del diseño de los distintos objetos y
las propiedades de cada uno de ellos. También permite a un usuario más experimentado,
crear aplicaciones complejas con el lenguaje de programación Visual Basic para
aplicaciones.
_ Permite un intercambio activo con las otras aplicaciones de MS-Office.
_ Permite diseñar las estructuras para almacenar y relacionar la información.
_ Permite recuperar la información basándose en criterios de selección especificados.
_ Crea interfaz que facilitarán la introducción de información.
_ Genera informes que podrán combinar datos, textos, gráficos y otros objetos.
_ Compartir la información fácilmente en la Web.
 _ Brinda un amplio sistema de ayuda, que incluye desde un ayudante, hasta los métodos
tradicionales de ayuda que se muestran en ambiente Windows.
Visión general de la relación entre los objetos de MS- Access. Para implementar la base
de datos Microsoft Access consta de distintos objetos, los cuales tienen propiedades que
definen su aspecto y comportamiento, estos son: tablas, consultas, informes, formularios,
macros, módulos y páginas. Todos los objetos de la base de datos se almacenan
físicamente en un sólo fichero. Por ello en Access, se identifica una base de datos con el
fichero en el que se almacena, este tiene extensión “.mdb”.
Propuesta para implementar una aplicación utilizando MS-Access.
1.- Organizar los datos y las interrelaciones existentes entre ellos y luego transformar los
mismos para implementarlos en MS-Access. Ver Epígrafe 3.1.2.
2.- Utilizando MS-Access, crear todas las tablas, las que se corresponden con el diseño
creado en el paso anterior.
3.- Establecer las relaciones entre las tablas (en caso de existir más de una).
4.- Agregar datos y crear otros objetos de la base de datos, según las necesidades de la
aplicación.

3.3.1 Formas de cargar y salir de MS-ACCESS.

Iniciar Access.
Los pasos son los siguientes:
1.- Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la
pantalla.
2.- Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el
cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en la PC.
3.- Buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se abrirá la aplicación.

El primer cuadro de diálogo que aparece al abrir Access tiene por título Microsoft
Access, (Figura 3.5). En este cuadro se tienen las opciones de crear una nueva base de
datos en blanco, crearla mediante un asistente o abrir una base de datos ya existente.
Nota aclaratoria: Aunque las imágenes que se muestran se corresponden con la versión de
Access 2003, los procedimientos descritos son generales para cualquier versión del
producto.
Otras opciones:
_ Desde el icono de Access 2003 del escritorio.
_ Haciendo doble clic desde el Explorer sobre cualquier fichero creado con Access
(extensión *.mdb); (si es un fichero generado en versiones anteriores, se pregunta si se
desea realizar la conversión de formato a la versión actual o abrirlo sin convertir. Si la
base de datos no se convierte es posible que haya algunas operaciones que no se puedan
realizar sobre ella).

Salir de Access:
Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
_ Hacer clic en el botón Cerrar.
_ Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
_ Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

3.3.2 Crear, abrir y cerrar la base de datos.

Crear una nueva base de datos:

Puede crear una base de datos en blanco y, posteriormente, agregar las tablas,
formularios, informes y demás objetos que desee.
_ Hacer clic sobre la opción Base de datos en blanco del panel de tareas que aparece a la
derecha de la pantalla.
_ Si este panel no está visible podemos utilizar en el menú Archivo de la barra de
menús la opción Nuevo.
_ O bien hacer clic sobre el icono
Nuevo de la barra de herramientas.
 En estos dos últimos casos aparecerá el panel de tareas Nuevo archivo podremos
seleccionar Base de datos en blanco.
_ A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el
nombre de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.
_ En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde vamos a guardar la base de datos. Observa cómo en el recuadro inferior
aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. Hacer doble clic sobre la
carpeta donde guardaremos el archivo. _ En el cuadro Nombre de archivo: escribir el
nombre que queremos poner a la base de datos. Hacer clic sobre el botón Crear.
_ Automáticamente se creará la nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión ".mdb", y aparecerá la ventana Base de datos , donde podrá crear los objetos
que desee en la base de datos.

Abrir una base de datos ya existente.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
_ Desde la barra de menús: Ir al menú Archivo. Elegir la opción Abrir
_ Desde la barra de herramientas: Hacer clic sobre el icono Abrir de la barra de
herramientas.
_ Desde el panel de tareas: Tenemos un apartado Abrir un archivo donde aparecen las
últimas bases de datos que se abrieron y la opción Más archivos...Elegir la opción Más
archivos...
En cualquiera de los tres casos anteriores aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
_ Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta
hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior
Buscar en: y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
_ Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre
de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de
datos y se abrirá directamente.
Cerrar la base de datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas: _ Ir al menú Archivo y elegir la
opción Cerrar.

_ O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

Si queremos además cerrar la sesión de Access elegimos la opción salir o hacemos clic en
el botón cerrar de la ventana de Access.

3.3.3 Ventana de la Base de Datos. Objetos de la BD.

Al crear o abrir un archivo de Microsoft Access, aparece la ventana Base de datos. La
ventana Base de datos es el centro de operaciones del archivo de Access. Desde ella
puede crear y utilizar cualquier objeto de la base de datos o proyecto de Access. (Figura
3.8).

Partes de la ventana:
1.- La barra de título de la ventana Base de datos muestra el nombre y el formato de
archivo de la base de datos.
2.- La barra de herramientas de la ventana Base de datos, puede utilizar el botón Abrir
para trabajar con objetos existentes, el botón Diseño para modificar objetos existentes o
el botón Nuevo para crear objetos nuevos.
3.- En Objetos, haga clic en uno de los tipos de objeto, por ejemplo, Tablas o
Formularios, para ver la lista de objetos de ese tipo.
4.- En Grupos aparece una lista de grupos de objetos de base de datos. Puede agregar
objetos de distintos tipos a un grupo, que está formado por accesos directos a los objetos
de base de datos que pertenecen a él.
5.- Puede utilizar los nuevos accesos directos a objetos de la parte superior de la lista de
objetos para crear nuevos objetos de base de datos.
6.- La lista de objetos de base de datos varía en función del tipo de objeto que haya
seleccionado en Objetos.

3.4 Creación de la tabla en vista diseño.

Al comenzar la implementación de la base de datos en MS-Access, es necesario
primeramente crear las tablas.
Las tablas son los objetos fundamentales de las bases de datos en Access. En ella se
almacenan todos los datos; estos se organizan en columnas (llamadas campos) y filas
(llamadas registros).
Si queremos implementar la base de datos propuesta.
Organización de la información para una BD No podemos aislarnos de la organización o
diseño de los datos que realizamos previamente. Cada tabla en Access debe (tabla)
descrita en el.
En nuestro caso la tabla a crear sería TRABAJADOR. Los campos son las columnas o
atributos de la tabla, estos son: carné de identidad, nombre, apellidos, fecha de
nacimiento, salario, sexo, años de trabajo, militancia al PCC, dirección).Los registros se
forman al tomar valores el conjunto de campos o atributos de cada objeto o entidad,
formándose las filas de la tabla.
Una tabla se puede crear utilizando el asistente o en vista diseño, se recomienda crearlo
en vista diseño, por las potencialidades que brinda el sistema, las cuales se estudiarán a
continuación.
Crear la tabla en vista diseño:
Se puede crear una tabla de varias formas:
_ Primera vía:
1.- Seleccionar Tablas en la barra Objetos de la ventana de la base de datos.
2.- Hacer doble clic en Crear una tabla en la vista Diseño”.
_ Segunda vía:
1.- Seleccionar Tablas en la barra Objetos de la ventana de la base de datos.
2.- Hacer clic en Nuevo en la barra de de la base de datos.
3.- Elegir si se va a crear la tabla a través de Vista hoja de datos, Vista diseño,
Asistente para tablas, Importar tabla o Vincular tabla.
_ Tercera vía:
1.- Seleccionar Tablas en la barra Objetos de la ventana de la base de datos.
2.- Oprimir la combinación de teclas “Alt + U” o “Alt + R” o “Alt + O” (en el modo de
presentación “Diseño”).
_ Cuarta vía:
1.- Hacer clic en el menú Insertar.
2.- Hacer clic en Tablas.
3.- Elegir si se va a crear la tabla a través de Vista hoja de datos, Vista diseño,
Asistente para tablas, Importar tabla o Vincular tabla.
_ Quinta vía:
1.- Oprimir la combinación de teclas “Alt + I + T”.
2.- Elegir si se va a crear la tabla a través de Vista hoja de datos, Vista diseño, Asistente
para tablas, Importar tabla o Vincular tabla.
Al ejecutar cualquiera de las cinco vías aparecerá la ventana de diseño. Figura 3.9.
Los detalles de esta ventana se explican en el epígrafe siguiente.

3.4.1 Campos. Tipos de datos para cada campo. Propiedades de los campos.
Para definir los campos de la tabla debemos acceder a la ventana de diseño.
Descripción de la ventana de diseño
Está formada por un panel superior en el que se introducen en cada fila de la cuadrícula el
nombre y el tipo de datos para cada campo de la tabla y un panel inferior dividido en dos
zonas; en una, se especifican las propiedades para cada campo en el que esté posicionado
el selector de registro de la cuadrícula, en la otra una ayuda del sistema correspondiente
al objeto enfocado.
_ En la columna Nombre del campo se teclea el nombre de los campos que conformarán
la tabla. Su longitud máxima es de 64 caracteres de longitud, presionando F1 se obtiene
ayuda acerca de las reglas que deben cumplir los nombres de los campos.

_ El tipo de datos de un campo define la clase de datos que el campo puede almacenar.
Para establecer el tipo de datos de un campo, haga clic en la columna Tipo de datos y
seleccione una de las opciones de la lista desplegable. Figura 3.10 Los tipos de datos
básicos son:
Tabla3.1: Tipos de datos Tipo de datos.
Descripción.
Texto (Por defecto).
Texto o combinación de texto y números, además de números que no requieran cálculos
como pueden ser números telefónicos o de carné de identidad. Está limitado a 255
caracteres.
Memo.
Un texto o una combinación de texto y números de gran longitud. Está limitado a 64000
caracteres.
Numérico.
Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.
Fecha/Hora.
Valores de fecha y hora para los años comprendidos entre 100 y 9999.
Moneda.
Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos que implican
datos que contengan entre 1 y 4 posiciones decimales. Los valores son exactos hasta 15
dígitos a la izquierda del separador decimal.
Descripción.
Tipo de datos.
Un número secuencial único (que va aumentando de uno en uno) o un número aleatorio
que Microsoft Access asigna siempre que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los
campos autonuméricos no podrán ser modificados.
Autonumérico.
Un campo que contiene solo uno de dos valores (Por ejemplo Sí/No, Verdadero/Falso,
Activado/Desactivado).
Sí/No.
Un objeto (Como una hoja de cálculo de Microsoft Excel) vinculado a/o incrustado en
una tabla de Microsoft Access.
Objeto OLE.
Un vínculo que cuando se hace clic sobre el lleva a otro archivo, a una ubicación de
archivo o a un sitio de la World Wide Web. Hipervínculo.
Un asistente que ayuda a crear un campo cuyos valores son elegidos desde los valores de
otra tabla, consulta o lista de valores.
Asistente para búsquedas.
En la tabla TRABAJADOR el tipo de dato de cada campo sería:

Campo Tipo de dato

ci Texto
Nombre Texto
Apellidos Texto
Fecha _ nac Fecha/Hora
Salario Moneda
Sexo Texto
Años_ trabajo Numérico
Militante _ PCC Sí/No
Direccion Texto _ Las propiedades definen la apariencia y el comportamiento del
campo, especifican las características de un campo tales como tamaño, formato, y
restricciones para los datos. Figura 3.11
 _ Para definir los valores de las propiedades de cada campo, ubicar primeramente el
selector en el campo específico (panel superior), posteriormente posicionarse en la
propiedad a establecer y definirla.
En dependencia del tipo de datos, un campo puede o no tener ciertas propiedades. Las
propiedades disponibles son:
Tabla 3.2: Propiedades de un campo.
Propiedad.
Acción.
Tamaño del campo.
La propiedad “Tamaño del campo” se usa para establecer el tamaño máximo de los datos
almacenados en un campo de tipo texto, Numérico o Auto numérico.
Formato.
La propiedad “Formato” se usa para personalizar la forma en que los números, las fechas,
las horas y el texto se muestran en pantalla y se imprimen.
Máscara de entrada.
La propiedad “Máscara de Entrada” se usa para especificar el formato en que los valores
deben ser introducidos.
Título.
La propiedad “Título” se usa para introducir una etiqueta para el campo cuando se utiliza
un formulario.
Valor predeterminado.
La propiedad “Valor predeterminado” se usa para especificar un valor que aparece
automáticamente en el campo cuando se crea un nuevo registro.
Regla de validación.
La propiedad “Regla de Validación” introduce una expresión que limita los valores que
serán introducidos en el campo.
Acción.
Propiedad.
La propiedad “Texto de Validación” se usa para especificar un mensaje que se mostrará
al usuario cuando se introduzcan datos que violen el valor de la propiedad “Regla de
Validación” para un registro, campo o control.
Texto de validación.
La propiedad “Requerido” se usa para especificar si es obligatorio o no, la introducción
de datos en el campo.
Requerido.
La propiedad “Permitir longitud cero” se usa para especificar si una cadena de longitud
cero (" ") es una entrada válida para un campo tipo Texto, Memo o Hipervínculo de una
tabla.
Permitir longitud cero.
La propiedad “Indexado” se usa para establecer un índice de un solo campo. Los índices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas y también
aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.
Indexado.
La propiedad “Compresión Unicode” se usa para indicar si se ahorrará espacio a la hora
de almacenar los datos de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo.
Compresión Unicode.
Nota: al presionar F1, con el cursor ubicado en cualquiera de las propiedades o tipo de
datos, se obtiene una ayuda acerca de ese aspecto.
Ampliación de algunas de las propiedades.

Tamaño del campo:

_ Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Texto, escriba un número entre 0 y 255. El
valor predeterminado es 50.

_ Si la propiedad Tipo de datos tiene el valor Autonumérico, en Tamaño del campo se

puede establecer Entero largo o Id. de réplica (ambas se explican en la tabla que viene a
continuación).
_ Si la propiedad Tipo de datos tiene establecido Numérico, las opciones de Tamaño del
campo y sus valores se relacionan de la siguiente forma:
Tabla 3.3: Tamaños del campo numérico.
Valor Descripción Almacena números entre 0 y 255 (no admite fracciones).
Byte Almacena números entre -10^38-1 y 10^38-1 (.ADP)

Almacena números entre -10^28-1 y 10^28-1 (.MDB) Decimal Almacena números entre
-32768 y 32767 (no admite fracciones).
Entero (Integer) Entero largo (Predeterminado) Almacena números entre -2147483648 y
2147483647 (no admite fracciones).
Tamaño de almacenamiento Precisión decimal Ninguna 1 byte 12 bytes 28 2 bytes
Ninguna Ninguna 4 bytes Valor Descripción Almacena números entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores
positivos.
Simple (single) Almacena números entre -1,79769313486231E308 y
-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 4,94065645841247E-324 y
1,79769313486231E308 para valores positivos.
Doble Identificador global único (GUID). GUID campo de 16 bytes utilizado en una BD
de Access para establecer un identificador exclusivo para la replicación. Los GUID se
utilizan para identificar réplicas, conjunto de réplicas, tablas, registros y otros objetos. En
una BD los GUID se denominan Id de Réplica Id. de réplica Tamaño de almacenamiento
Precisión decimal 4 bytes 7 8 bytes 15 N/A 16 bytes Sólo es posible establecer esta
propiedad en la hoja de propiedades de la tabla.
Nota: es conveniente tratar de definir una longitud lo más exacta posible; una definición
de tamaño muy grande ocupa memoria innecesaria y muy pequeña puede hacer que los
datos sean truncados, redondeados o se pierdan.
_ Si cambia un valor de Tamaño del campo grande por otro más pequeño para un campo
que ya contiene datos, es posible que pierda información. Por ejemplo, si un campo de
tipo Texto tiene el valor 255 en Tamaño del campo y lo cambia por 50, los datos que se
extiendan más allá de los 50 primeros caracteres se perderán.
No es posible deshacer los cambios en los datos provocados por una modificación de la
propiedad Tamaño del campo después de haberlos guardado en la vista Diseño de la
tabla.

Formato:

Los tipos de datos numéricos, fecha/hora, moneda, autonumérico, si/no, tienen distintos
formatos predefinidos entre los cuales se pueden elegir el adecuado a las situaciones
particulares.

Para los tipos de datos:

_ Fecha/Hora:
_ Numérico y moneda:

FORMATOS PREDEFINIDOS:
Tabla 3.4: Formato predefinidos para el tipo de datos Numérico y Moneda Descripción
Valor (Predeterminado) Muestra el número tal como se escribe.
Número general Usa el separador de miles y aplica la configuración especificada en la
configuración regional de Windows para todo lo relativo a importes negativos, símbolos
decimales y de moneda, y cifras decimales.
Moneda Utiliza el símbolo del euro ( ), independientemente del símbolo de moneda
especificado en la configuración regional de Windows.
Euro Muestra al menos un dígito; aplica la configuración especificada en la configuración
regional de Windows, para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y de
moneda, y cifras decimales.
Fijo Usa el separador de miles y aplica la configuración especificada en la configuración
regional de Windows para todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y
cifras decimales.
Estándar Descripción Valor Multiplica el valor por 100 y agrega el signo de porcentaje
(%); aplica la configuración especificada en la configuración regional de Windows, para
todo lo relativo a importes negativos, símbolos decimales y cifras decimales.
Porcentaje Utiliza la notación científica estándar.
Científico _ Tipo de datos Sí/No:
Puede establecer la propiedad Formato a los formatos predefinidos Sí/No,
Verdadero/Falso o Activado/Desactivado o a un formato personalizado para el tipo de
datos Sí/No. Microsoft Access utiliza un control de casilla de verificación como control
predeterminado para el tipo de datos Sí/No.
Nota: La propiedad Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos. No afecta a cómo
se almacenan los datos.

Cuando se ha definido una máscara de entrada(se describe a continuación) y se ha

establecido la propiedad Formato para los mismos datos, la propiedad Formato tiene
preferencia al mostrar los datos, y la máscara de entrada se omite.
Además de los formatos predefinidos, Access proporciona la posibilidad de crear
formatos personalizados a través de la utilización de “símbolos de formato”, los cuales
utiliza para controlar cómo mostrar los valores de los datos.
Máscara de entrada.

Access proporciona un asistente con varias máscaras predefinidas.

La manera más fácil de aplicar una máscara de entrada es hacer clic en el botón generar o
el botón con tres puntos que aparece a la derecha de la propiedad. Aparecerá el Asistente
para máscaras de entrada, que se muestra en la figura 3.14.

Siga los pasos que se le indicarán.

 Nota: el botón Modificar permite añadir una máscara de entrada a las ya existentes.
La propiedad máscara de entrada puede contener hasta tres secciones separadas por
signos de punto y coma (;).
Al crear una máscara de entrada, puede utilizar caracteres especiales para hacer que la
introducción de determinados datos (por ejemplo, el código de área de un número de
teléfono) sea obligatoria y que los demás datos sean opcionales (como la extensión de
teléfono).
Tabla 3.5: Caracteres de la máscara de entrada Descripción Carácter Dígito (0 a 9,
entrada obligatoria, signos más [+] y menos [-] no permitidos).
0 Dígito o espacio (entrada no obligatoria, signos más y menos no permitidos).
9 Dígito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo
Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos más y menos permitidos).
# Letra (A a Z, entrada obligatoria).
L Estos caracteres especifican el tipo de datos, como el número o el carácter que debe
introducir para cada carácter de la máscara de entrada.

Puede definir una máscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

Descripción Carácter Letra (A a Z, entrada opcional).
?
Letra o dígito (entrada obligatoria).
A Letra o dígito (entrada opcional).
a Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria).
& Cualquier carácter o un espacio (entrada opcional).
C Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora. (El carácter real
utilizado depende de los valores del cuadro de diálogo Propiedades de Configuración
regional del Panel de control de Windows).
. , : ; - / Hace que todos los caracteres se conviertan a minúsculas.
< Hace que todos los caracteres se conviertan a mayúsculas.
> Hace que la máscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de
mostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la máscara siempre se
rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamación en cualquier lugar
de la máscara de entrada.
!
Hace que el carácter siguiente se muestre como un carácter literal (por ejemplo, \A se
muestra sólo como A).
\ Por ejemplo, si creamos manualmente la máscara de entrada para el campo carné de
identidad, sería:

00000000000 Esta máscara permite la entrada de un dígito del 0 al 9 de forma

obligatoria en cada una de las 11 posiciones.
Nota: Cuando se ha definido una máscara de entrada y se ha establecido la propiedad
Formato para el mismo campo, la propiedad Formato tiene preferencia cuando se
muestran los datos. Esto quiere decir que incluso aunque haya guardado una máscara de
entrada, la máscara de entrada se omite cuando se da formato a los datos y se muestran en
pantalla. Los datos de la tabla base propiamente dicha no se modifican; la propiedad
Formato afecta sólo a cómo se muestran los datos.
Valor predeterminado.

La propiedad Valor Predeterminado es aplicable a todos los campos de las tablas, excepto
a aquéllos cuyo tipo de datos sea el Autonumérico. Cuando los usuarios agregan un
registro a la tabla,pueden aceptar este valor o especificar uno diferente. La longitud
máxima de un valor de la propiedad Valor Predeterminado es de 255 caracteres.

Regla de validación.

Cuando se introducen datos que infringen el valor de la propiedad "Regla de Validación”,

se puede utilizar la propiedad “Texto de Validación” para especificar el mensaje que se
mostrará al usuario. Introduzca una expresión para el valor de la propiedad Regla de
Validación y texto para el valor de la propiedad Texto de Validación. La longitud
máxima del valor de la propiedad Regla de Validación es 2048 carcateres.
La longitud máxima del valor de la propiedad Texto de Validación es 255 caracteres.

Requerido.
Nota: La propiedad Requerido no se aplica a los campos de tipo Autonumérico.
Indexado.

La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes: Tabla 3.6: Valores de la
propiedad indexado.
Valor Descripción.
No.
Sin índice (Predeterminado).
Si. (Con duplicados) El índice admite valores duplicados.
Si. (Sin duplicados) El índice no admite valores duplicados.
La figura 3.15 muestra parte de la vista diseño de la tabla TRABAJADOR, observe los
valores de las propiedades "tamaño del campo", "máscara de entrada", "título",
"requerido" e "indexado" para el campo "ci" (carné de identidad)
3.4.2 Operaciones fundamentales para visualizar, eliminar, insertar y modificar los
campos en la estructura de una tabla.

Para insertar, eliminar y modificar el nombre de un campo de una tabla, ésta debe haber
sido creada con anterioridad por una de las vías mencionadas en epígrafes anteriores.
Una vez creada la tabla, se siguen los siguientes pasos para:

Visualizar los campos de la tabla.

1.- Seleccionar la tabla en la que se va a trabajar.

2.- Hacer clic en “Diseño” en la barra de herramientas, o hacer clic derecho sobre el
icono o el nombre de la tabla y luego en “Vista Diseño”, u oprimir la combinación de
teclas “Alt + O”, con lo que aparece una nueva ventana.
Insertar un campo a la tabla.
1.- Seleccionar la tabla en la que se va a trabajar.

2.- Hacer clic en “Diseño” en la barra de herramientas, o hacer clic derecho sobre el
icono o el nombre de la tabla y luego en “Vista Diseño”, u oprimir la combinación de
teclas “Alt + O”, con lo que aparece una nueva ventana.

3.- En “Nombre de campo” seleccionar una fila que esté vacía y asignarle un nombre al
campo. En “Tipo de datos” seleccionas el tipo de datos que almacenará el campo.

4.- Hacer clic en “Guardar” en la barra de herramientas del MS Access o se cierra la

ventana de la tabla y se acepta guardar los cambios.
Para eliminar un campo de una tabla:

Es necesario trabajar en el modo de presentación “Diseño” de la tabla a la que se le desea

eliminar el campo. Se siguen los siguientes pasos:
1.- Abrir la tabla en el modo de presentación “Diseño”.

2.- Hacer clic con el selector en el (los) campo(s) que se van a eliminar, cuando esté
enfocado toda la fila correspondiente al(los) campo(s) seleccionado(s), (para ello
ubicarse en la primera columna de la cuadrícula)
3.- Oprimir la tecla “Delete” (“Supr”), o se oprime la combinación de teclas “Alt + E +
L”, o se hace clic en el menú “Edición” y luego en “Eliminar”.
Para cambiar el nombre de un campo de una tabla :

Es necesario trabajar en el modo de presentación “Diseño” de la tabla a la que se le desea

cambiar el nombre del campo. Se siguen los siguientes pasos:
1.- Abrir la tabla en el modo de presentación “Diseño”.

2.- Hacer clic en el nombre del campo para ubicar el cursor de edición.

3.- Introducir la modificación.

4.- Guardar los cambios.

Para modificar el tipo de datos :

Seguir los mismos pasos detallados en la definición de tipo de datos.

Nota: Cambiar el tipo de datos de un campo después de haber introducido datos en una
tabla puede provocar un largo proceso de conversión de datos al guardar la tabla. Si el
tipo de datos de un campo está en conflicto con el valor de la propiedad Tipo de datos
cambiada es posible que se pierdan algunos datos.
3.4.3 Clave principal.
La clave principal de una tabla es uno o más campos (columnas) cuyos valores
identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Es su índice principal
(estructura que ordena los valores de una o varias columnas de una tabla de base de datos,
acelerando el acceso a la información específica).
Una clave principal no puede permitir valores nulos y debe tener siempre un índice
exclusivo.

Aunque Microsoft Access no obliga a tener una clave principal, es recomendable que se
defina. La clave principal de una tabla se indexa automáticamente. Cada vez que trate de
modificar la estructura de una tabla sin clave principal, se le preguntará si quiere crear
una o permitir que Microsoft Access lo haga por usted.

Cuando Microsoft Access establece la clave principal de una tabla, usa un campo con el
tipo Autonumérico. Si ya tiene un campo de ese tipo en la tabla, Microsoft Access lo
utiliza; de lo contrario, inserta uno, lo nombra ID y lo establece como clave principal.
La propiedad Indexado del campo que será usado como clave principal se establece
automáticamente a Sí (Sin duplicados), para asegurar que no se dupliquen los valores.

Para establecer la clave principal manualmente, siga estos pasos:

1.- Abrir la tabla en el modo de presentación “Diseño”.
2.- Hacer clic en el selector de registros del campo que se va a definir como clave
principal cuando el cursor cambie a la forma de una flecha negra y seleccione el campo.
3.- Hacer clic en Clave principal en la barra de menú, o hacer clic en el menú “Edición”
y luego en “Clave principal”, u oprimir la combinación de teclas “Alt + E +V”.
Nota: los campos tipo OLE, Hipervínculo y Memo no pueden indexarse y por tanto no
pueden ser claves principales.
Para la tabla TRABAJADOR, la clave principal, sería: ci (carné de identidad)
Para cambiar la clave principal se siguen los siguientes pasos:
1.- Abrir la tabla en el modo de presentación “Diseño”.

2.- Hacer clic en el selector de registros del campo definido como clave principal cuando
el cursor cambie a la forma de una flecha negra y seleccione el campo.

3.- Hacer clic en “Clave principal” en la barra de menú, o hacer clic en el menú
“Edición” y luego en “Clave principal”, u oprimir la combinación de teclas “Alt + E +V”
para quitar la clave principal.

4.- Hacer clic en el selector de registros del nuevo campo que se va a definir como clave
principal cuando el cursor cambie a la forma de una flecha negra y seleccione el
campo.

5.- Hacer clic en “Clave principal” en la barra de menú, o hacer clic en el menú
“Edición” y luego en “Clave principal”, u oprimir la combinación de teclas “Alt + E +V”.
Para quitar la clave principal se siguen los siguientes pasos:
1.- Abrir la tabla en el modo de presentación “Diseño”.

2.- Hacer clic en el selector de registros del campo que está definido como clave
principal, cuando el cursor cambie a la forma de una flecha negra y seleccione el campo.
3.- Hacer clic en “Clave principal” en la barra de menú, o hacer clic en el menú
“Edición” y luego en Clave principal, u oprimir la combinación de teclas Alt+E+V.
 Ejecute el siguiente paso a paso, para crear la tabla TRABAJADOR
Creación de una tabla.

3.4.4 Otros métodos para crear una tabla.

Creación de una tabla utilizando el asistente.

Puede crear una nueva tabla utilizando el Asistente para tablas que le permite elegir los
campos de la tabla entre una gran variedad de tablas predefinidas.

Para ello se siguen los siguientes pasos:

1.- Seleccione la ficha Tablas de la ventana Base de datos.

2.- Seleccione el Asistente para tablas. Aparece el cuadro de diálogo Asistente para
tablas.

3.- A través de las diferentes ventanas del asistente, podrá seleccionar de las tablas
predefinidas, los campos que desee para crear la nueva tabla, el nombre de la misma, la
clave principal y sus Relaciones.
_ Crear una tabla introduciendo datos.
Cuando se diseña una tabla de esta manera, Microsoft Access presenta una hoja de datos
en blanco con campos genéricos y nombres de campo predeterminados tales como
CAMPO1, CAMPO2, etc. La tarea es llenar la primera fila con datos de muestra para que
Microsoft Access pueda determinar los tipos de datos.
1.- Elija la ficha Tabla

2.- Haga clic en el botón Nuevo y seleccione Vista Hoja de datos

3.- Teclee los datos.

4.- Elija Archivo – Guardar o el botón cerrar. Microsoft Access propone un nombre para
la tabla, que el usuario puede modificar, y responder si se quiere o no que Microsoft
Access defina la clave principal.

5.- Elija Ver - Vista diseño o hacer clic en el botón Vista de la barra de herramientas.
Notar que Microsoft Access ha definido los tipos de datos y propiedades. Ahora se
pueden hacer los cambios que considere necesarios.

3.4.5 Establecimiento de las relaciones entre las tablas.

Una vez creadas cada una de las tablas para la base de datos de forma independiente, se
necesita una forma para indicar a Access cómo debe combinar la información. Para ello
es necesario definir las relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta operación, ya
se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas, formularios e informes
para mostrar información de varias tablas a la vez.

Para estudiar este contenido se recomienda haber estudiado previamente cómo organizar
los datos y las interrelaciones existentes entre ellos para que la base de datos responda
satisfactoriamente a las necesidades de información de los usuarios y luego
transformarlos para implementarlos en MS-Access, ya que un buen diseño es la pieza
clave para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma
efectiva, precisa y eficaz. En la sección saber más en “Modelo Entidad-Interrelación” y
“Otras reglas para transformar al esquema relacional”, puede profundizar en este
aspecto.
La Relación es la asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos
tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.
En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo
con el mismo nombre) en ambas tablas. Estos campos coincidentes son la clave principal
de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una llave
extranjera de la otra tabla. Veamos los tipos de relaciones que se pueden establecer
entre dos tablas:
_ uno a uno

_ uno a muchos

_ muchos a muchos La relación uno a muchos es el tipo de relación más común. En este
tipo de relaciones, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en
la Tabla B, pero un registro de la Tabla B no tiene más de un registro coincidente en la
Tabla A.
Por ejemplo: Si revisa Organización de los datos, al implementar en Access este
esquema, luego de haber aplicado las reglas de transformación a la información
organizada (según modelo E/R) para llevarla al Esquema Relacional, quedarían las
tablas:

Ver el esquema (Esquema Relacional de la Base de datos EMPRESA) en la página 4.

La Relación que se establece entre la tabla Departamento (tabla A) y Trabajador (tabla B)

es de uno a muchos, en este caso, la relación se establece a través de los campos id_dpto
(clave de la tabla Departamento) e id_dpto (clave extranjera en la tabla Trabajador).
extranjera en la tabla Trabajador).

En una relación muchos a muchos, un registro de la Tabla A puede tener muchos

registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Esto sólo es posible si se define una
tercera tabla (denominada tabla unión) cuya clave principal consta de al menos dos
campos: las claves principales de las Tablas A y B. Una relación de muchos a muchos
es, en realidad, dos relaciones de uno a muchos con una tercera tabla cuya clave principal
consta de dos campos: las claves de las otras dos tablas.
TRABAJADOR (ci, nombre, apellidos, fecha_nac, salario, sexo, dirección, id _
departamento) Clave DEPARTAMENTO (id_dpto, nombre, ubicación, teléfono)
Clave PROYECTO (código, nombre, fecha_ini, fecha_ter, descripción) Clave
ASOCIADO_A(ci,código) Clave Llave extranjera que referencia a Departamento La
relación entre las tablas Trabajador (tabla A) y Proyecto (Tabla B) es una relación
muchos a muchos, la tabla unión sería Asociado-A.

En una relación uno a uno, un registro de la Tabla A no puede tener más de un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relación no es habitual, debido a que
la información relacionada de esta forma podría estar en una sola tabla. Podría usar la
relación uno a uno para dividir una tabla grande, aislar parte de una tabla por motivos de
seguridad o almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla
principal. A continuación puede ejecutar el paso a paso “Relaciones”, el cual le enseñará
en detalles, cómo establecer en Access las relaciones entre las tablas, tomando como
base el ejemplo planteado anteriormente.

Establecimiento de relaciones.
3.4.6 Operaciones fundamentales para visualizar, editar o modificar, añadir y eliminar
los datos en la vista hoja de datos.

Una vez diseñadas las tablas, es necesario conocer cómo desplazarse por la hoja de datos
para poder realizar diferentes operaciones con los registros.

Visualizar los datos de una tabla.

Para visualizar una tabla en vista Hoja de datos, siga estos pasos:
1.- Seleccione el objeto Tabla de la ventana Base de datos.

2.- Seleccione la tabla deseada y haga clic en el botón Abrir.

3.- Puede moverse entre campos y registros usando las flechas del cursor o Tab . Note
que al moverse aparece un marcador en forma de triángulo en el selector de registro,
indicando que es el registro activo.
Editar los datos

En la vista Hoja de datos, para editar los datos de un campo:

1.- Haga clic en el campo que desea editar. Al teclear un carácter aparecerá un lápiz en el
selector del registro, que indica que está editando el registro. Para reemplazar el valor
completo, mueva el puntero al extremo izquierdo del campo hasta que se convierta en
un signo + y entonces haga clic.

2.- Escriba el texto que desea insertar.

3.- Si comete un error al escribir, presione BackSpace. Si desea cancelar los cambios en
el campo actual, presione Esc. Si desea cancelar los cambios en todo el registro, presione
Esc de nuevo antes de salir del campo. Cuando se mueva a otro registro, Microsoft
Access guardará los cambios.
Añadir nuevos registros.

Para añadir un nuevo registro a una tabla, necesita primero acceder a la última fila de una
hoja de datos. Puede hacer esto de varias maneras:
1.- Usar la tecla flecha abajo del teclado para moverse a la última fila.

2.- Elegir Insertar - Nuevo registro o haga clic en el botón Nuevo registro.
3.- Utilizar el botón de navegación Ir a nuevo registro en la parte inferior de la hoja de
datos.
Aparece un asterisco en el selector de la fila en blanco que indica que la fila no es un
registro todavía. Al posicionarse en la fila, el asterisco se torna un marcador en forma de
triángulo.

Eliminar un registro.

Para eliminar un registro de la tabla:

1.- Activar el registro

2.- Elegir Edición-Eliminar registro o haga clic en el botón Eliminar registro. También
puede seleccionar el registro y presionar la tecla Delete.
3.4.7 Localización de los datos.

Microsoft Access ofrece muchas formas de buscar o reemplazar exactamente los datos
que se necesiten a la hora de buscar un valor determinado, un registro o un grupo de
registros.

3.4.7.1 Búsqueda y reemplazo.

Buscar datos en una tabla.

1.- Se puede buscar un registro desplazándose por una hoja de datos, o escribiendo su
número de registro en el cuadro de número de registro (cuadro pequeño que muestra el
número del registro activo en la barra de desplazamiento en las vistas Hoja de datos. Para
desplazarse a un registro concreto, puede escribir el número de registro en este cuadro
y presionar Entrar.)

2.- Mediante el cuadro de diálogo Buscar se pueden localizar determinados registros o

buscar ciertos valores en campos. Es posible desplazarse por los registros cuando Access
encuentra cada aparición del elemento que se está buscando.
Para realizar búsqueda de datos en una tabla:
1.- Abrir la tabla donde están almacenados los datos.
2.- Elegir Edición – Buscar o el botón Buscar 3.- A continuación aparecerá la
ventana(figura 3.16)

4.- Especificar en Buscar la información que se desea buscar.

5.- En Buscar en se especifica el campo de búsqueda, suele ser más rápida la búsqueda, si
el campo está indexado.(Implícitamente aparecerá el nombre del campo donde está
posicionado el cursor en la tabla)

6.- En Coincidir, seleccionar uno de los tipos de coincidencia.

7.- En Buscar seleccionar las posibles direcciones de búsqueda en la tabla.

8.- Al activar la casilla de verificación Coincidir mayúscula y minúscula, busca

solamente el texto en el mismo modelo de mayúsculas y minúsculas especificado en
Buscar.

9.- Al activar la casilla de verificación Buscar los campos con formato, busca los datos
basándose en su formato de presentación y no por su valor, se recomienda desactivarla
Reemplazar datos en una tabla.

En la misma ventana (figura 3.16) tomar la ficha Reemplazar, el procedimiento a utilizar

es similar al explicado anteriormente para la ficha Buscar, solo se añade

Reemplazar por, donde se especifica el valor que va a reemplazar la información

buscada.

3.4.7.2 Utilización de filtros para la búsqueda.

Se define filtro como:

Conjunto de criterios aplicados a los datos con el fin de mostrar un subconjunto de dichos
datos u ordenarlos.
Mediante un filtro, se puede aislar y ver temporalmente un grupo de registros específico
con el que trabajar mientras se muestra en pantalla una hoja de datos.

Existen cuatro métodos para filtrar registros: Filtro por selección, Filtro por formulario,
Filtro excluyendo la selección y Filtro u orden avanzado.

El filtro por selección es el método más rápido y fácil, aunque el más limitado. Los pasos
a realizar son los siguientes:
1.- En el campo de la hoja de datos, encuentre una instancia del valor que desea que los
registros contengan para incluirla en el resultado de los filtros.

2.- Seleccione el valor y después haga clic sobre el botón Filtro por selección en la barra
de herramientas o elija Registros-Filtro-Filtro por selección.

3.- Para deshacer el filtro, seleccione botón Quitar Filtro en la barra de herramientas o
elija Registros-Quitar filtro u orden.
Ejemplo: Filtrar los datos de los trabajadores del sexo masculino. Para ello se selecciona
el criterio como se muestra en la Figura 3.17.a

El resultado de este filtro se muestra en la figura 3.17.b

Filtro por formulario

Para aplicar un filtro por formulario:

1.- Haga clic en el botón Filtro por formulario o elija Registros-Filtro- Filtro por
formulario para cambiar a la ventana Filtro por formulario.

2.- Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que
desea buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo.

3.- Para especificar valores alternativos que los registros deban tener para ser
incluidos en los resultados de un filtro, elija ficha O, situada en la parte inferior de la
ventana. El filtro devuelve registros si tienen todos los valores especificados en la ficha
Buscar o todos los valores especificados en la primera ficha O, o bien, todos los valores
especificados en la segunda ficha O, y así sucesivamente.
4. Haga clic en el botón Aplicar filtro o elija Filtro-Aplicar filtro u ordenar.

5.- Para deshacer el filtro, seleccione botón Quitar Filtro en la barra de herramientas o
elija Registros-Quitar filtro u orden.
Ejemplo: Filtrar los trabajadores del sexo femenino, militantes del Partido y con salario
= $500.00.

Filtro excluyendo la selección.

Con la opción filtro excluyendo la selección se filtran los registros excluyendo los datos
seleccionados. Basta seleccionar un dato de una hoja de datos y elegir la opción. Puede
también elegirse después de haber hecho un primer filtrado.

Para deshacer el filtro, seleccione botón Quitar Filtro en la barra de herramientas o elija
Registros-Quitar filtro u orden.

Ejemplo: Se desea mostrar los datos de todos los trabajadores excepto un trabajador en
específico.

Filtro avanzado.
Aunque se especificarán los pasos para realizar un filtro avanzado, se recomienda
estudiar el epígrafe Creación de consultas a la base de datos en vista diseño.

En la vista Hoja de datos elija Registros - Filtro - Filtro u orden avanzado.

1.- Agréguele a la cuadrícula de diseño el campo o campos que necesite para especificar
los valores u otros criterios que el filtro utilizará para encontrar los registros.
2.- Para especificar un criterio para ordenar, haga clic sobre la celda Orden de un
campo y seleccione un criterio. Microsoft Access ordena primero el campo izquierdo de
la cuadrícula, después ordena el siguiente campo a la derecha y así sucesivamente.

3.- Escriba el valor que busque o introduzca una expresión en la celda Criterios para los
campos que haya incluido.
4.- Aplique el filtro haciendo clic en el botón Aplicar filtro o eligiendo Filtro-Aplicar
filtro u ordenar.

3.4.8 Organización de los datos.

3.4.8.1 Índices.
Un índice es una estructura que ordena los valores de una o varias columnas de una tabla
de base de datos. Acelera el acceso a la información específica de una tabla de base de
datos, ayuda a Microsoft Access a buscar y ordenar registros de forma más rápida y
puede contribuir a evitar duplicados en las filas de una tabla.
Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro:
para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice.
Puede crear índices basados en un campo único o en varios campos. Los índices basados
en varios campos permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede
tener el mismo valor.

Debe considerarse la indexación de un campo si se dan las siguientes condiciones:

_ El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora.
_ Ha previsto buscar valores almacenados en el campo.
_ Ha previsto ordenar los valores del campo.
_ Ha previsto almacenar muchos valores diferentes en el campo. Si muchos de los valores
del campo son iguales, puede que el índice no acelere las consultas de forma
significativa.
Como regla general, cree el índice de una tabla sólo si consulta con frecuencia los datos
de las columnas indexadas. Los índices ocupan bastante espacio de disco y reducen la
velocidad al agregar, eliminar y actualizar filas. En la mayoría de los casos, las ventajas
de la velocidad con la que los índices devuelven datos superan con creces estas
desventajas.
1.- Abrir una tabla en la vista Diseño.
2.- En la parte superior de la ventana, hacer clic en el campo para el que desea crear un
índice.
3.- En la parte inferior de la ventana, hacer clic en el cuadro de la propiedad indexado y,
a continuación, haga clic en Sí (Con Duplicados) o Sí (Sin duplicados).
Crear un índice de campos múltiples.
1.- Abra la tabla en la vista Diseño.
2.- Haga clic en el botón Índices en la barra de herramientas.
3.- En la primera fila vacía de la columna Nombre de índice, escriba un nombre para el
índice. Puede utilizar uno de los campos de índice para asignar un nombre al índice, o
puede utilizar otro nombre.
4.- En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer
campo para el índice.
5.- En la siguiente fila de la columna Nombre de campo, escriba el segundo campo del
índice. (En esa fila, deje la columna Nombre de índice en blanco.) Repita este paso hasta
que haya seleccionado todos los campos que desea incluir en este índice. (Ver Figura
3.22).
3.4.8.2 Ordenamientos de tablas.
Ordenamiento:
Modo de organizar los datos de las tablas basándose en el valor o tipo de datos. Los
datos se pueden ordenar alfabéticamente, numéricamente o por fecha. El orden puede ser
ascendente (1 a 100, A a Z) o descendente (9 a 0, Z a A).) Pasos para realizar el
ordenamiento:
1.- Haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar los registros y a continuación,
haga clic en el campo que desee ordenar.

2.- Haga clic en el botón Orden ascendente o en el botón Orden descendente Nota: En
la vista Hoja de datos, puede seleccionar dos o más columnas adyacentes a la vez y
ordenarlas. Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada situada
más a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja de datos, Access guarda el criterio
de ordenación.

3.5 Creación de Consultas a la base de datos en vista diseño.

Una vez creadas las tablas, las relaciones entre ellas (si existe más de una tabla) y sus
registros, estamos en condiciones de “preguntar”, “buscar”, “modificar”, entre otros, los
datos almacenados en ellas.
La consulta es uno de los objetos que utiliza MS-Access para manipular la base de datos.
Es una pregunta que se hace sobre los datos almacenados en la base de datos.
Con ella se puede:
_ Centrarse solamente en la información que se necesite, visualizando sólo los campos
de una o varias tablas.
_ Aplicar expresiones a los campos para que lleguen a resultados calculados.
_ Agregar, actualizar o eliminar registros de las tablas, o crear tablas completamente
nuevas.
_ Resumir y agrupar valores de una o varias tablas.
_ Guardar una definición de consulta, que Access tratará como tabla, con el fin de crear
formularios e informes.
_ Recuperar información almacenada en múltiples tablas y consultas.
Una consulta se puede crear utilizando el asistente o en vista diseño, se Una consulta se
puede crear utilizando el asistente o en vista diseño, se recomienda crearla en vista
diseño, por las potencialidades que brinda el sistema, las cuales se estudiaran a
continuación.

Para crear una consulta en vista diseño debe seguir los siguientes pasos:
1.- En la ventana Base de datos, elegir la ficha Consultas.
2.- Hacer clic en el botón Nuevo.
3.- En el cuadro de diálogo Nueva consulta (figura 3.23), seleccionar Vista Diseño y
hacer clic en el botón Aceptar.
4.- Como no se ha elegido tabla alguna, en primer lugar aparece el cuadro de diálogo
Mostrar tabla (Figura 3.24) en el que se seleccionará la tabla (o las tablas y/o consultas)
necesarias y a continuación se hace clic en los botones Agregar y Cerrar respectivamente.
El cuadro de diálogo Mostrar Tabla puede abrirse además, eligiendo el botón Mostrar
tabla en la barra de herramientas o Consulta-Mostrar tabla.

También se puede iniciar la Consulta eligiendo de la Barra de Menú Insertar, Consulta.

Para eliminar una tabla de la ventana de la consulta, hay que enfocar la tabla (hacer clic
en objeto gráfico y pulsar Supr o bien elegir Consulta - Quitar tabla.

Ventana de Diseño de Consulta.

La figura 3.25 muestra la ventana de consulta en Vista Diseño, con la lista de campos de
la tabla seleccionada en la parte superior.
La ventana de vista diseño de una consulta.
Esta ventana se compone de dos paneles: el panel superior para entrada de tabla/consulta
que muestra las estructuras de diseño(es decir la o las tablas y/o consultas y sus
relaciones, en caso de existir) y el panel inferior. La barra de título, en la parte superior,
proporciona información acerca del tipo de consulta y el nombre. La barra de título de la
figura 3.27 indica “Consulta 2:Consulta de Selección” ("Consulta de Selección", es el
tipo de consulta que Access crea por defecto. En ese momento no se ha guardado ni
denominado la consulta)
La barra de título, en la parte superior, proporciona información acerca del tipo de
consulta y el nombre. La barra de título de la figura 3.27 indica “Consulta 4:Consulta de
Selección” (aún no se ha guardado ni denominado) y "Consulta de Selección", que es el
tipo de consulta que Access crea por defecto.
La barra de herramientas Consulta.

La figura 3.26 muestra la barra de herramientas que aparece al abrir una consulta en
modo Vista Diseño.
La cuadrícula de diseño de consulta.

La figura 3.27 muestra una cuadrícula de diseño vacía, con los siguientes nombres de
filas:
_ Campo: Para agregar nombres de campos.

_ Tabla: Es la tabla a la que pertenece el campo.

_ Orden: Para indicar un orden de clasificación.

_ Mostrar: La casilla de verificación determina si el campo ha de visualizarse o no.

_ Criterios: Para especificar los criterios de filtro.

_ o: Esta es la primera de una serie de líneas en las que se añaden múltiples valores a
emplear como criterios de selección.
El trabajo con los campos en la cuadrícula de diseño.

Selección de los campos:

Hay varias formas de agregar campos a una consulta. La más sencilla de agregar un
campo es seleccionarlo en el área de entrada (panel superior de la ventana de diseño),
hacer clic y después arrastrarlo a la columna deseada. Otra consiste en hacer clic en la fila
Campo de la cuadrícula y elegir el campo adecuado en la lista desplegable, como muestra
la figura 3.27.
También se pueden agregar varios campos contiguos a la vez, de la manera siguiente:
1.- Eliminar (si es necesario) los campos de la cuadrícula eligiendo Edición, Borrar-
cuadrícula.
2.- Seleccionar el primer campo en la Lista de campos, como muestra 3.- Mantener
pulsada la tecla Mayús y hacer clic en el último campo a seleccionar, con lo que todos los
campos entre el primero y el último quedarán seleccionados.
4.- Hacer clic en los campos seleccionados y arrastrar el icono de múltiples campos que
aparece al mover el ratón y que tiene la forma de una cascada de etiquetas.

5.- Arrastrar el icono a la columna deseada.

Para agregar varios campos no contiguos, hay que hacer lo mismo, pero pulsando la tecla
Ctrl en lugar de Mayús. También es posible agregar todos los campos de la lista a la
cuadrícula, haciendo doble clic en la barra de título de la lista de campos para
seleccionarlos todos, apuntando a uno cualquiera y arrastrando el icono de múltiples
campos a la cuadrícula. Otro método consiste en seleccionar el asterisco que aparece al
principio de la lista. Al hacerlo, no se ve el nombre de los campos en la cuadrícula, sino
el nombre de la tabla.
El asterisco sitúa los campos en una sola cuadrícula correspondiente a la fila Campo.

Cuando arrastramos varios campos con la primera técnica, arrastramos los nombres de
los campos de la tabla a la cuadrícula, por lo que colocamos los campos de forma
separada. Si modificamos el diseño de la tabla más tarde, hay que cambiar el diseño de la
consulta. La ventaja de utilizar el asterisco para seleccionar todos los campos es que no
hará falta modificar la consulta más adelante si añadimos, borramos o renombramos los
campos de la tabla, porque se modificarán automáticamente.

En ocasiones, es preciso manipular los campos en Vista Diseño de Consulta. La fila

selectora de campos es la zona gris encima de la primera fila. Esta fila tiene
aproximadamente la mitad del tamaño de las otras; es importante identificarla porque es
en ella donde vamos a seleccionar las columnas. Recordemos que cada columna
representa un campo. Para seleccionar un campo, hemos de llevar el puntero a esa zona,
hasta que aparezca una flecha de selección (Flecha Negra vertical que apunta hacia la
columna) y luego podemos hacer clic en la columna. La figura 3.29 muestra la columna
seleccionada.
Modificación del orden de los campos.

Una vez seleccionado el campo deseado el puntero nuevamente adquiere su forma por
defecto, seguidamente pulsamos el botón principal del ratón, y sin soltarlo movemos el
puntero delante del campo donde deseamos insertarlo y es aquí donde liberamos el botón,
quedando el campo donde se desea.

Eliminar un campo.

Para eliminar un campo, hay que seleccionarlo y pulsar Supr o elegir Edición- Eliminar
columnas.

Insertar un campo.
Para insertar un campo del panel de entrada de tabla/ consulta en la cuadrícula de diseño
de Consulta, hacer:
1.- Seleccionar primero el campo deseado de la Lista de campos.
2.- Arrastrar el campo a la columna necesaria. Colocarlo soltando el botón del ratón.
El campo desplaza al que hubiera en su lugar y queda insertado.

Renombrar un campo:
Para renombrar un campo:
1.- Hacer clic a la izquierda del rótulo del campo en la fila de la cuadrícula Campo.
2.- Escribir un nombre nuevo y dos puntos.
3.- El encabezado dice ahora Nombre nuevo: Rótulo del campo.
Ejemplo: Ver figura 3.30. Mostrar u ocultar un campo:

También es posible mostrar u ocultar un campo, activando o desactivando la casilla de

selección que aparece en la fila Mostrar. La casilla Mostrar indica los campos que
aparecerán en la hoja de datos. Según lo especificado en la figura 3.30, el campo
Fecha_nac no aparecerá en la hoja de respuestas dinámica.

Cuando se trabaja con consultas que tienen múltiples tablas resulta difícil determinar la
procedencia de un campo. Access tiene la capacidad de visualizar la tabla de la que
procede un campo seleccionando, para ello: Ver- Nombres de tabla, como muestra la
figura 3.31.
El orden de clasificación:
Para ordenar los registros en la hoja de datos por uno o más campos realizar los
siguientes pasos:
1.- En Vista Diseño de consulta, hacer clic en la celda del campo deseado
correspondiente a la fila Orden.
2.- Hacer clic en la flecha, en la que se despliegan los tipos de ordenamiento.
3.- Elegir el orden.
La figura 3.32 muestra la cuadrícula de diseño de consulta con el campo nombre para
ordenar de forma ascendente.
La Hoja de Respuestas Dinámica

Una vez seleccionados los campos de la tabla deseada, se puede elegir Ver, Vista Hoja
de datos, o el botón Ejecutar para visualizar el resultado de la Consulta, Ejemplo la
figura 3.33 que muestra Nombre, Apellidos y Dirección de los Trabajadores.

La hoja de respuestas dinámica se maneja exactamente igual que la hoja de datos. Access
permite ordenar y filtrar los resultados de una hoja de datos creada mediante una
consulta, para profundizar en este aspecto remitirse a los epígrafes 3.4.7 y epígrafe 3.4.8.
Todos los datos en Access son editables en cualquier momento. Si se tiene necesidad de
modificar alguna propiedad de la tabla, es preciso volver a Vista Diseño.

Para volver a Vista Diseño de la Consulta, utilizaremos el botón Vista, a la izquierda de

la barra de herramientas, o bien el comando Ver, Vista Diseño.

Después de generar una consulta, se puede imprimir la hoja de datos resultante, eligiendo
Archivo, Imprimir y especificando los parámetros.

Para guardar una consulta, basta elegir Archivo, Guardar o hacer clic en el botón
Guardar, dándole un nombre cuando Access lo solicite. También se puede pulsar la tecla
F12.

3.5.1 Tipos de Consultas

Access brinda diferentes tipos de Consultas, las cuales posibilitan lograr objetivos
diferentes, estas se clasifican en:
1.- De selección.
2.- De parámetros.
3.- De acción:
_ Actualización
_ Creación de tablas
_ Eliminación
_ Datos anexados 4.- De referencias cruzadas.

5.- Específicas del SQL:

_ Unión
_ Paso a través
_ Definición de datos

3.5.2 Consulta de Selección.

Una consulta de selección es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta
obtiene los datos de una o más tablas y muestra los resultados en una hoja de datos.
También puede utilizar una consulta de selección para agrupar los registros y calcular
sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales.

Es el tipo de consulta que por defecto emplea Access al definir una consulta por vista
diseño. En el proceso de creación de una consulta visto en el epígrafe anterior en el modo
Vista Diseño, la consulta que por defecto se creó, es una consulta de selección.

3.5.2.1 Cálculo de totales en una consulta.

Es posible utilizar una consulta para calcular grupos de totales (u otras cantidades como:
medias, mínimos, varianzas, etc.) de todos los registros o de un grupo de ellos, basándose
en la función de agrupamiento Agrupar por, definida en la fila Total de la cuadrícula en la
vista diseño.

Para realizar un agrupamiento, una vez seleccionadas las tablas y campos, muestre la fila
Total en la cuadrícula, para ello haga clic en el botón Totales o elija Ver-Totales.
1.- En la fila Total seleccione la opción apropiada para cada campo. En el campo o
campos por los que desee agrupar, deje Agrupar por en la celda Total, las otras opciones
disponibles son:
Tabla 3.7: Funciones agregadas de la fila total. Opción Halla Cuenta El número de
valores no-Nulo de un campo Suma El total de valores de un campo Promedio La media
de los valores de un campo Máx El mayor valor de un campo Mín El menor valor de un
campo DesvEst La desviación estándar de los valores de un campo Tipo de campo
Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No, Texto, Memo, Objeto OLE
Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No Autonumérico, numérico, moneda,
Fecha/Hora, Sí/No Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No, Texto.
Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No, Texto.
Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No.
Tipo de campo Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No.
Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No, Texto, Memo, Objeto OLE
Autonumérico, numérico, moneda, Fecha/Hora, Sí/No, Texto, Memo, Objeto OLE.

Halla Opción La varianza de los valores de un campo Var El valor del campo del primer
registro de una tabla o consulta Primero El valor del campo del último registro de una
tabla o consulta Último En la figura 3.34 y 3.35 se muestra la vista diseño y vista hoja de
datos de una consulta donde se calcula el salario promedio de los trabajadores agrupados
por el sexo.

3.5.2.2 Expresiones.
 Las expresiones son una parte fundamental de las operaciones que se realizan en
Microsoft Access y se utilizan, por ejemplo, para especificar criterios en las consultas,
para definir reglas de validación o valores predeterminados; para definir el contenido de
controles calculados en formularios o informes, para realizar cálculos; etc.
Una expresión está formada por operadores, identificadores, funciones, valores
literales y constantes, que se combinan para obtener un valor.
Ejemplo: [salario]+100 (en este caso, se suma el valor 100 al campo salario el cual se
especifica entre corchetes.
A continuación se detallan los elementos que pueden formar una expresión:
Operadores.

Los operadores describen el tipo de acción que debe realizarse o cómo deben compararse
los valores. Los operadores en Microsoft Access se agrupan en cinco categorías:
aritméticos, de concatenación, de comparación, lógicos y varios.

Operadores aritméticos.

Los operadores aritméticos realizan cálculos matemáticos con números. Estos operadores
son los siguientes:

+ Suma
- Resta * Multiplicación
/ División
\ División de enteros
^ Exponenciación
Mod Módulo aritmético.
Operadores de concatenación.

Los operadores de concatenación actúan sobre cadenas de texto o caracteres. El operador

de concatenación de cadenas en Microsoft Access es el ampersan &, y se utiliza para unir
cadenas de caracteres.

Ejemplo: La expresión: “ISP”&” ”&”Félix Varela”

Daría como respuesta: ISP Félix Varela

Operadores de comparación.
Los operadores de comparación se utilizan para comparar valores o expresiones. Estos
operadores son los siguientes:

< Menor que

<= Menor que o igual a
> Mayor que
>= Mayor que o igual a
= Igual a
<> Distinto a
Como Comparación de cadenas (se usa con los caracteres comodín ? y *)

Operadores lógicos.

Los operadores lógicos comparan expresiones, dando por resultado un valor verdadero o
falso, fruto de la comparación. Los operadores lógicos son los siguientes:

Y Conjunción
O Disyunción
Negado Negación

Otros operadores.

Otros operadores que pueden ser utilizados en Microsoft Access son:

! Precede al nombre de un objeto definido por el usuario. (Para más detalle ver
Identificadores)

. Precede al nombre de un objeto o propiedad definido por Microsoft Access. (Para más
detalle ver Identificadores) Entre…Y Determina si el valor de una expresión está
comprendido entre un rango de valores.

En Determina si el valor de una expresión está incluido en los valores de una lista
especificada.

Es Se utiliza con la palabra reservada Null para determinar si una expresión es nula o
vacía.
Prioridad de los operadores.

El orden de prioridad en la evaluación de las expresiones que contienen varios tipos de

operadores es el siguiente:
_ Primero se evalúan los operadores aritméticos.
_ Después, los operadores de comparación.
_ Por último, los operadores lógicos.
_ Hay que tener en cuenta que las operaciones encerradas entre paréntesis se calculan
antes que las que no lo están.
Los operadores que pertenecen a un mismo tipo siguen en el orden de precedencia que se
muestra a continuación:

Aritméticos
Exponenciación
Negación
Multiplicación y división
División de números enteros
Módulo aritmético
Suma y resta

Concatenación
&

Comparación
Todos tienen el mismo orden de prioridad

Lógicos
Negado
Y
O

Cuando dos operadores tienen el mismo nivel de prioridad la operación se evalúa de

izquierda a derecha.

Identificadores.
 Un identificador se utiliza para hacer referencia al valor de un campo, control o
propiedad de un formulario o informe. Los identificadores nos permiten resolver
referencias ambiguas a campos con el mismo nombre en tablas diferentes o identificar
controles de formularios e informes. Los identificadores suelen incluir:
_ El tipo de objeto.

_ Los operadores ! y .(punto).

_ El nombre de los formularios, informes, campos, controles o propiedades, encerrado

entre corchetes.
Los identificadores de una expresión deben empezar por el objeto más general e ir
descendiendo hacia el más específico.

Si se está haciendo referencia a un campo o control de un formulario o informe activo, no

es necesario especificar el nombre de formulario o informe. Además, también se puede
hacer referencia al valor de un campo escribiendo el nombre de la tabla seguido del
operador . (punto) y el nombre del campo.

Ejemplo: Se desea hacer alusión al campo Fecha de Nacimiento de la tabla Trabajador

[Trabajador]![Fec_nac] (El corchete denota nombre de objeto)

Funciones.

Las funciones permiten realizar muchas acciones sin tener que programarlas. Una
función realiza algún cálculo sobre los datos, introducidos como argumentos, y devuelve
el resultado de ese cálculo.

En Microsoft Access hay disponibles funciones de tipo financieras, matemáticas, de

fecha u hora, etc.

A continuación se brinda un resumen de las mismas. Para más detalle remitirse a la ayuda
de MS Access.

Funciones financieras.
Las funciones financieras calculan valores tratados en el mundo de las finanzas, tales
como: depreciaciones, tasas internas de retorno, etc. Dentro de este grupo están Amortiz,
DDB, VF, FV, Interés, Ipmt, IRR, MIRR, Nper, VNA, NPV, Pago, Pmt, Ppago, PPmt,
VA, PV, Tasa, Rate, SLN y SYD.

Funciones matemáticas.

Entre las funciones matemáticas disponibles en Microsoft Access están: Abs, ArcTg,
Cos, Exp, Ln, NúmAleat, Raíz2, Sen, Signo, Tg, Ent y SinDec.

Funciones de fecha u hora.

Las funciones de fecha u hora operan sobre fechas calculando períodos de tiempo
transcurridos (la fecha y hora actual), o dan formato a las fechas.

Algunas de estas funciones son: Fecha, Ahora, Año, Día, DíaSemana, Formato,
ParcFecha, SerieFecha, Fecha, Mes, SerieHora, ValorFecha, ValorHora y DifFecha.

Ejemplo: Observar Figura 3.36. En ella se muestra la vista diseño de una consulta donde
se utiliza una expresión que incluye una función de fecha u hora(Año).Esta expresión se
explica a continuación de la imagen.

Funciones de cadena de caracteres.

Las funciones de cadenas de caracteres realizan operaciones sobre cadenas de texto como
son: Mayús, Minús, EsNulo, Recortar, RecortarIzq, RecortarDer, Izq, Longitd y Medio.

Funciones lógicas.
Las dos funciones lógicas disponibles en Microsoft Access son: Silnm y Elegir. Estas nos
permiten tomar decisiones o asignar valores dependiendo del resultado de su primer
argumento. Por ejemplo, si el campo Sexo de una tabla contiene el valor Sí o No, la
función Silnm([Sexo], “Hombre”, “Mujer”) devolvería hombre o mujer.

Funciones agregadas.
Las funciones agregadas (también denominadas funciones de totales) realizan cálculos
estadísticos sobre los datos contenidos en una tabla o consulta.

Estas funciones son: Promedio, Cuenta, Primero, Último, Mín, Máx, DesvEst, DesvEstp,
Suma, Var y varP.

Funciones agregadas de dominio.

Las funciones agregadas de dominio son similares a las funciones agregadas. Sin
embargo, estas funciones pueden basar sus cálculos en cualquier tabla de la base de datos
actual, incluyendo las tablas que no están abiertas, e incluir en el cálculo todos los
registros o un grupo determinado de ellos. También se pueden utilizar en expresiones de
controles calculados en formularios o informes. La sintaxis de este tipo de funciones es:

Dfunción(“expresión”“dominio”“criterio”)

Donde expresión es el nombre de un campo o una expresión que hace referencia a

nombres de campo sobre los que se basa el cálculo; dominio es el nombre de la tabla o
consulta que contiene los registros; y criterio (opcional) es la expresión que define los
registros que intervendrán en el cálculo. Estas funciones son: Dprom, Dcont, Dbúsq,
DMín y Dmáx, DStDev y DStDevP, DDesvEst y DDesvEstP, Dsuma, DVar y DvarP

Ejemplo: Observar Figura 3.37b. En ella se muestra la vista diseño de una consulta donde
se utiliza una expresión que incluye una función Agregada de dominio(DSuma).Esta
expresión se explica a continuación de la imagen.

Funciones de conversión de tipo de datos.

Las funciones de conversión de tipo de datos convierten explícitamente las expresiones
de un tipo de datos a otro. El argumento de estas funciones puede ser cualquier expresión
de cadena o expresión numérica válida. Dentro de este grupo se encuentran: CMoneda,
CDbl, Centero, Clargo, Csimple, Ccadena, y Cvar.

Literales.

Un literal es un valor (número, cadena o fecha) que Microsoft Access evalúa tal como se
indica en la expresión. En algunas situaciones, Microsoft Access encierra
automáticamente los literales entre delimitadores; en otras, es el usuario quien tiene que
añadirlos. En este sentido, los números carecen de símbolos delimitadores; las cadenas de
texto deben ir encerradas entre comillas; las fechas y horas deben ir encerradas por el
símbolo #.

Constantes.

Una constante representa un valor numérico o un valor de cadena que permanece

inalterable. Las constantes del sistema son: Sí, No, Activado, Desactivado y Nulo.

Crear una expresión usando el Generador de expresiones.

Es posible crear expresiones mediante una herramienta incorporada por Microsoft Access
que se denomina Generador de expresiones. Está disponible siempre que se desee crear
una expresión (por ejemplo, en muchos cuadros de propiedades, en las filas Campo o
Criterio en la vista Diseño de consulta). El Generador de expresiones incluye una relación
de las expresiones más comunes que se pueden seleccionar.

Para ejecutar este generador, haga clic en el botón Generar colocado junto a la
propiedad correspondiente de la hoja de propiedades o haga clic en el botón Generar de
las barras de herramientas Diseño de consultas.

Después de iniciado el Generador de expresiones escriba o pegue los elementos de la

expresión en el cuadro Expresión. Cuando haya terminado la expresión, haga clic en
Aceptar.

Microsoft Access copia la expresión al lugar desde donde inició el Generador de

expresiones. Si ya hubiera un valor o si lo ha iniciado desde la ventana Módulo con texto
seleccionado, la expresión nueva sustituye al valor o texto.

3.5.2.3 Establecimiento de condiciones o criterios para la búsqueda.

Además de lo anteriormente analizado sobre las consultas, éstas también ofrecen la
posibilidad de establecer criterios o condiciones para facilitar búsquedas de datos.
En el modo Vista Diseño en la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila que
encabeza el rótulo Criterios, se establecen las normas de filtrado para facilitar las
búsquedas.

Para introducir criterios en una consulta: en la fila que encabeza el rótulo Criterios, se
establecen las normas de filtrado para facilitar las búsquedas.
Para introducir criterios en una consulta:
1.- En la vista Diseño haga clic en la primera celda de la fila Criterios del campo donde
desee establecer criterios.

2.- Escriba la expresión de criterios. (puede remitirse al epígrafe 3.5.2.2 Expresiones.)

3.- Para introducir otra expresión en el mismo campo o en otro campo, muévase a la
celda apropiada y escriba la expresión.
Las expresiones permiten especificar varios criterios dentro de una o más celdas de una
consulta. Cuando se escriben expresiones en varias celdas de la fila Criterios, Microsoft
Access las combina utilizando los operadores lógicos O o Y; las expresiones que se
encuentran en la misma fila de la cuadrícula son evaluadas con el operador Y; las
expresiones escritas en diferente filas son evaluadas con el operador O.

Si la longitud de la expresión que se introduce es mayor que el área de entrada normal, se

puede ampliar la columna hasta visualizar la expresión.

Ejemplo:
La figura 3.36 muestra la vista diseño de una consulta en la que se requiere el nombre y
apellidos de los trabajadores militantes del PCC y nacidos a partir del año 1970.
_ Observe la condición establecida en la fila Criterios del campo Militante PCC (Sí)

_ Y el criterio establecido en la fila criterios del campo Fecha_nac :

Año([Trabajador]! [Fecha_nac])>=1970

En este caso, la función Año devuelve el año especificado en el campo Fecha_nac de la

tabla Trabajador, este resultado se compara, a través del operador de relación (>= ) con el
valor 1970. (Entre corchetes se especifican el nombre de la tabla y el campo, el signo de
admiración indica que el campo pertenece a esa tabla)
Como los dos criterios establecidos se encuentran en la misma fila, son evaluados a
través del operador lógico Y.

Este proceso se realiza para todos los registros de la tabla(s) o consulta(s) donde se
aplica.
Los criterios se pueden establecer para cualquier tipo de consultas.

Ejecute el siguiente paso a paso para crear una consulta que muestre nombre, apellidos y
dirección de los trabajadores con salario menor a $400.00 y diez o más años de trabajo.
Creación de la consulta en vista de diseño.

3.5.2.4 Campos calculados.

Los campos calculados son definidos en una consulta para mostrar valores o datos que
no están como tal almacenados en una o más tablas de la base de datos. Muestran el
resultado de una expresión la cual se evalúa sobre los datos almacenados en la base de
datos. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.
Por ejemplo: Se quiere determinar (basado en los datos de la tabla PROYECTO, figura.
3.37a) qué porciento representa el presupuesto de un proyecto, respecto al presupuesto
total con que cuenta la Empresa para financiar los mismos.
En este caso el porciento que representa el presupuesto de un proyecto respecto al
presupuesto total, no está almacenado en la base de datos. Es necesario calcularlo para
cada uno de los proyectos.
La expresión para realizar el cálculo sería: El presupuesto de cada proyecto multiplicado
por 100 entre el presupuesto total de la empresa. (El presupuesto de cada proyecto está
almacenado en el campo “presupuesto” y el presupuesto total de la empresa se calcula
con la función DSuma, que realiza la suma total de los valores numéricos del campo
“presupuesto” para cada uno de los registros de la tabla Proyecto) En este caso sería:
por ciento del presupuesto: [presupuesto]*100/DSuma("presupuesto","proyecto")
Campo que contiene el presupuesto de cada proyecto.
Nombre del campo calculado.
Para crear el campo calculado:

Introduzca la expresión del campo calculado en una celda vacía de la fila Campo. Si el
campo calculado hace referencia a otros campos, éstos deberán estar en una de las tablas
agregadas a la consulta.
Total del presupuesto con que cuenta la empresa.
La figura 3.37b muestra la vista diseño de la consulta que da respuesta al ejemplo
planteado anteriormente
Para profundizar en el acabado de los datos que se muestran en la consulta, se
recomienda modificar el formato del campo, para ello es necesario posicionarse en la
columna del campo calculado, acceder a sus propiedades y en la propiedad Formato
tomar la opción Porcentaje, estas acciones traen por consecuencia que los valores del
campo se multipliquen por 100 y le añade el símbolo de por ciento (%), es necesario
entonces, eliminar la multiplicación por 100 en la expresión de cálculo.

3.5.3 Consultas de Parámetros.

Es una consulta que al ejecutarse muestra un cuadro de diálogo, el cual le permite al

usuario establecer criterios de búsqueda; es decir, una consulta de parámetros le pide al
usuario el valor de un determinado campo de la consulta, en lugar de tener el valor
integrado en la propia consulta.

Ejemplo: Mostrar los datos de los trabajadores según el sexo. Es decir en ocasiones se
desea ejecutar la consulta para el sexo masculino y en otras ocasiones para el sexo
femenino.

Para ello:
1.- Dentro de la vista diseño de la consulta, posicionarse en la cuadrícula criterios del
campo sexo.
2.- Introducir el texto de la pregunta entre corchetes. Figura 3.40.

3.- Al ejecutar la consulta se presenta un cuadro de diálogo, donde se introduce un valor

de criterio en respuesta a la pregunta. Figura 3.40.
Nota: Este diseño evita estructurar dos consultas, una donde en la cuadrícula criterios del
campo sexo se estableciera el valor “f” y otra consulta donde en la cuadrícula criterios del
campo sexo se estableciera el valor “m”.
Es posible también utilizar dos o más parámetros los cuales se ejecutarían según lo
estudiado en el epígrafe 3.5.2.3.

3.5.4 Consultas de acción. (De actualización, de creación de tablas, de eliminación y

datos anexados).
Como las consultas de acción son irreversibles, es conveniente hacer lo siguiente cuando
se trabaja con ellas:
1.- Crear la consulta de selección especificando los campos y los criterios

2.- Visualizar los registros seleccio-nados en la consulta de selección haciendo clic en el

botón Ejecutar.

3.- Convertir la consulta de selección en una consulta de acción.

4.- Ejecutar la consulta de acción.

 5.- Comprobar los cambios en las tablas haciendo clic en el botón hoja de datos.
El término consulta de acción, define una consulta que hace algo más que seleccionar un
grupo específico de registros y presentarlos en hojas de respuestas dinámica. Una
consulta de acción puede considerarse una consulta de selección a la que se ha
encomendado una tarea a realizar con un grupo de registros de la hoja de datos. Pueden
realizar las tareas que se describen a continuación:

_ Eliminar registros específicos de una tabla o de un grupo de tablas.

_ Anexar registros de una tabla a otra.
_ Actualizar la información de un grupo de registros.
_ Crear una nueva tabla a partir de un grupo de registros de una consulta.

Crear una consulta de Actualización.

El primer paso para crear una consulta de actualización es crear una consulta de
selección.
1.- Crear una nueva consulta con las tablas que se necesiten.
2.- Seleccionar los campos ubicándolos en la cuadrícula de diseño.
3.- Establecer criterios de ser necesario en el(los) campo(s) que se demande.
4.- Examinar la hoja de datos dinámica para asegurarse de que solamente contiene los
registros a modificar. Volver a Vista Diseño.
A continuación, convertiremos la consulta de selección en una consulta de actualización,
haciendo lo siguiente:
1.- Seleccionar, en primer lugar, Consulta de actualización , en el menú Consulta.
2.- En la fila Actualizar a: (En la cuadrícula correspondiente al campo que se necesite) se
actualiza con el valor que tendrá dicho campo cuando se ejecute la consulta.
3.- Hacer clic en el botón ejecutar. Access muestra un cuadro de diálogo advirtiendo
sobre la cantidad de filas que se afectarán, así como la confirmación de la ejecución, ya
que una vez realizada la operación, estos cambios no podrán deshacerse.
4.- Elegir Sí.
La actualización aplica cambios permanentes en los campos a los que se les cambia el
valor, por lo que es importante realizar una copia de seguridad (si es necesario) antes de
ejecutar la consulta.

La figura 3.41 muestra la vista diseño de una consulta de actualización en la que se

actualiza el salario (sumándole 100.00) a los trabajadores con más de 10 años de servicio.
Note que se aplica un criterio para realizar la actualización.
Establecimiento de condiciones o criterios para la búsqueda.

Crear una consulta de creación de tabla.

Como su nombre lo indica, a partir de la ejecución de esta consulta, se produce como

resultado, la creación de una tabla cuyas características estarán dadas por los criterios,
tablas y campos que estructuren la consulta.

Ejemplo: A partir de la tabla Trabajador, crear una nueva tabla que contenga las mismas
columnas, pero los registros correspondientes a los trabajadores del sexo femenino. Los
pasos para crear una consulta de este tipo son los siguientes:
1.- Cree la consulta en vista diseño, seleccionando las tablas o consultas que contienen
los registros que desea incluir en la nueva tabla.
2.- Especificar (si es necesario) los criterios para la selección.

3.- Hacer clic en el botón Vista hoja de datos o botón ejecutar. Asegurarse de que la hoja
de datos dinámica sólo tiene los registros especificados.

4.- En la vista Diseño de la consulta, elija el botón Consulta de Creación de tabla o del
menú Consulta- Consulta de Creación de tabla. Quitar – si así se desea - la marca de la
casilla Mostrar: en el(los) campo(s) en los que se especificaron los criterios.

5.- En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla que desea crear o haga
clic en el nombre de una tabla que desee remplazar. Figura 3.42

6.- Haga clic en Base de datos activa para incluir la nueva tabla en la base de datos activa
abierta o haga clic en Otra base de datos y escriba el nombre de la base de datos en la que
desea incluir la nueva tabla.

7.- Haga clic en Aceptar.

8.- Para crear la nueva tabla, haga clic en el botón Ejecutar de la barra de herramientas.
Access indica cuántos registros va a pegar en la nueva tabla. Véase figura 3.39.Hacer clic
en el botón Sí para completar la consulta y realizar la tabla nueva. Si selecciona No, para
completar la consulta y realizar la tabla nueva. Si selecciona No, entonces no se copia .
Creación de una consulta de datos anexados.

La consulta de acción Datos Anexados, en su ejecución agrega nuevos registros al final

de la tabla especificada.
Para crear una consulta de datos anexados se hace de la forma siguiente:
1.- Cree una consulta en vista diseño que contenga la tabla cuyos registros desea anexar a
otra tabla.
2.- Seleccione en Tipo de consulta: Consulta de datos anexados. Aparecerá el cuadro de
diálogo Anexar. Figura 3.44

3.- En Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla a la que desea anexar registros.

4.- Arrastre desde la lista de campos hasta la cuadrícula de diseño los campos que desee
anexar y cualquier campo que desee utilizar para establecer criterios.

5.- Haga clic en Ejecutar en la barra de herramientas para agregar los registros,
mostrándose la ventana de la figura 3.45 Creación de una consulta de eliminación.

De todas las consultas de acción, las consultas de eliminación son las más peligrosas,
porque sus resultados son permanentes e irreversibles.
Se usa para eliminar masivamente conjuntos de registros provenientes de una o varias
tablas. Una consulta de eliminación puede trabajar con varias tablas para eliminar
registros.

Ejemplo: Eliminar los trabajadores con salario menor de 400.00 pesos.

Para crear una consulta de eliminación deben seguirse los siguientes pasos:
1.- Crear una consulta de selección (Ver consulta de selección). (Utilice el asterisco en la
cuadrícula de diseño para especificar todos los campos de la tabla)

2.- Especificar criterios de eliminación en la fila criterios de la cuadrícula de diseño

3.- Visualizar en la Vista Hoja de Respuesta Dinámica si se muestran los registros que
cumplen la condición por la que deseamos eliminarlos.
4.- Elegir tipo de consulta en el menú Consulta, Consulta de eliminación en Vista Diseño
de la consulta, mostrándose una pantalla como la que se observa en la figura 3.46.
Access inserta la fila Eliminar. En esta fila sitúa el operador desde bajo el asterisco para
indicar que los registros se borrarán de esa tabla y el operador bajo cualquier campo que
se haya utilizado para establecer criterios..

5.- Ejecutar la consulta, saliendo un diálogo de confirmación informando sobre la

irreversibilidad del proceso que está al acontecer.

6.- Teclear sí Access ofrece otros tipos de Consultas, para profundizar en este aspecto se
recomienda la ayuda de MS-Access.

3.5.5 Otros métodos para crear una consulta.

Además del método de crear una consulta en modo vista diseño, visto hasta ahora, existe
otro método con similar finalidad, el asistente.

Una vez elegida esta opción, se mostrará el cuadro de diálogo Nueva consulta, se procede
a elegir la opción Asistentes para consultas sencillas, mostrándose una ventana como la
de la figura 3.47.
En esta ventana se seleccionan los campos en las opciones de Campos disponibles,
posteriormente haciendo clic en los botones de la derecha en dependencia de la necesidad
(>) si se desea pasar a Campos seleccionados, aquellos campos que se seleccionaron en
Campos disponibles o (>>) si se desea trasladar – en la misma dirección – todos los
Campos disponibles. Los dos botones restantes (<) y (<<) presentan la misma función
que sus similares anteriores pero en sentido opuesto, o sea para eliminar selección.
Posteriormente, se hace clic en Siguiente>, mostrándose la figura 3.48.
Es en la pantalla de la Figura 3.48, que se introduce el nombre de la consulta, en la caja
de texto ¿Qué título desea asignar a la consulta?. A continuación el usuario podrá elegir
la opción si desea ejecutar la consulta o visualizarla en modo diseño para proceder a
hacerle modificaciones.

Finalmente, se termina el proceso haciendo clic sobre el botón Finalizar.

3.6 Creación de Formularios.

En epígrafes anteriores hemos estudiado la creación de tablas para almacenar los datos y
cómo introducir registros directamente en ellas; sin embargo, en lugar de introducir los
registros en la cuadrícula de filas y columnas en la vista hoja de datos, MS-Access
brinda la posibilidad de crear un método de introducción de datos fácil para el usuario,
amigable, que se corresponda con la ubicación de los datos y el orden en que aparecen en
los modelos o tablas sobre papel que se lleva en una empresa, escuela, etc. Para ello
podemos emplear los formularios.

Los formularios se utilizan frecuentemente para la entrada y visualización de datos de

las tablas y consultas, con un diseño personal, para lo cual se auxilia de textos, imágenes,
cuadros de textos, botones, etc, los que en general se emplean para vincular el formulario
con el origen de los registros.
Es una interfaz entre el usuario y la aplicación.
Un formulario puede crearse de tres formas:
1.- Con un asistente, basándose en una o varias tablas o consultas.
2.- En la vista Diseño, de manera personalizada.
3.- Con Autoformulario, basándose en una sola tabla o consulta. Recomendamos crear el
formulario utilizando el asistente y luego personalizarlo utilizando la vista diseño.

3.6.1 Crear un formulario empleando el asistente.

El asistente le formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos,
diseño y formato que desee y crea un formulario basado en sus respuestas.

Para ello se siguen los siguientes pasos:

1.- En la ventana Base de datos, hacer clic en Formularios, en Objetos

2.- Hacer clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de

datos.
Nota: Otra vía es seleccionar en la barra de menú Insertar, Formulario.
3.- En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, seleccionar el asistente que desea utilizar.
Una descripción del asistente aparece en el lado izquierdo del cuadro de texto.

4.- Hacer clic en el nombre de la tabla u otro origen de registros que contenga los datos
en los que desee basar el formulario.

5.- Hacer clic en el botón Aceptar.

6.- En la ventana Asistente para formularios, escoger los campos y la tabla sobre los que
se desea crear el formulario y hacer clic en el botón Siguiente.
7.- Escoger la distribución que desea aplicar al formulario y hacer clic en el botón
Siguiente.
8.- Escoger el estilo que se desea aplicar al formulario y hacer clic en el botón Siguiente.
9.- Definir un nombre para el formulario y hacer clic en el botón Finalizar.

Seguidamente Microsoft Access muestra el formulario creado. Si el formulario obtenido

no tiene el aspecto deseado, puede cambiarlo en la vista Diseño. Si desea incluir campos
de varias tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después
de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para formularios.
Repita los pasos para seleccionar otra una tabla o consulta, y elija los campos que desee
incluir en el formulario hasta que haya seleccionado todos los campos necesarios.
Si se desea crear un formulario que utilice campos de más de una tabla, entonces se
puede basar el formulario en una consulta, otra opción sería, utilizando el asistente
seleccionar los campos de las tablas involucradas, entre las cuales existe una relación. En
este caso se crean los subformularios. Un subformulario es un formulario dentro de un
formulario. El formulario primario se llama formulario principal y el formulario dentro
del formulario se llama subformulario. Los subformularios son muy eficaces cuando se
quiere mostrar datos de tablas con una relación uno a varios. El formulario principal y
subformulario de este tipo de formularios están vinculados para que el subformulario
presente sólo los registros que están relacionados con el registro actual del formulario
principal.
3.6.2 Crear un Formulario en la vista Diseño.
Tanto para crear un nuevo formulario o modificar uno ya creado, Access muestra un
formulario en vista diseño, dividido en las siguientes secciones:
_ Encabezado de formulario: Aparece al principio de la ventana del formulario, se
utiliza para mostrar títulos, fechas, instrucciones, etc. Cuando se muestra el formulario,
el encabezado sólo aparece una vez al principio del mismo.

_ Detalle: Un formulario siempre tiene una sección Detalle. En esta sección se colocan
los campos que desea visualizar o alguna información adicional, como controles donde
se calculen valores, totales, etc.

_ Pie de formulario: Los elementos colocados en esta sección aparecen una sola vez al
final del formulario mostrado.

_ Encabezado de página: Permite mostrar títulos, encabezados de columnas o alguna otra

información al principio de cada una de las páginas que conforma el formulario.
_ Pie de página: La información colocada en esta sección aparece al final de cada
página del formulario. (Estas dos últimas secciones por lo general son menos utilizadas.)
Para incluir encabezados y pies de formulario, es necesario seleccionar la opción
Encabezado o pie de formulario del menú Ver. Para incluir encabezados y pies de página,
es necesario seleccionar la opción Encabezado o pie de página del menú Ver.

Si el tamaño predeterminado de los encabezados o de los pies no es de su agrado, puede

modificarlos señalando con el puntero uno de los bordes y arrastrando hasta conseguir el
tamaño deseado.

Para eliminar los encabezados y pies de página o de formulario, vuelva a elegir

Encabezado o pie de página (o Encabezado o pie de formulario). Al hacerlo, Microsoft
Access mostrará, si ha incluido en ellos algún control, un cuadro de diálogo advirtiéndole
que perderá sus controles si elimina los encabezados y pies. Puede elegir Sí o No según
proceda.

Propiedades de las secciones

Cada sección posee su propia hoja de propiedades. La hoja de propiedades nos permite
establecer o modificar las propiedades de la sección. Para mostrar la hoja de propiedades
haga doble clic en la sección correspondiente o seleccione la sección, haciendo clic en su
encabezado y elija Propiedades.

Una vez visualizada, al hacer clic en cualquier otra sección, la hoja de cualquier otra
sección, la hoja de propiedades será sustituida por la correspondiente a la sección
seleccionada.

Las reglas

La ventana de diseño contiene dos reglas graduadas que se pueden utilizar como guías
para dibujar y colocar controles en el formulario. Cuando se selecciona un control y se
desplaza por la ventana, sobre las reglas aparecerán unas líneas que indican el lugar
exacto en el que se encuentra el control. Las reglas se pueden mostrar u ocultar con la
opción Regla del menú Ver.

Si desea crear un formulario en vista diseño:

1.- En la ventana Base de datos, hacer clic en Formularios, en Objetos.
2.- Haga clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
3.- En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, hacer clic en Vista Diseño. Figura 3.54.
4.- Elegir el nombre de la tabla u otro origen de registros que contenga los datos en los
que desee basar el formulario. Si el formulario no va a contener datos; por ejemplo, si se
desea crear un formulario para utilizarlo como panel de control para abrir otros
formularios o informes, o si se desea crear un cuadro de diálogo personalizado, no se
selecciona nada en la lista.
5.- Hacer clic en el botón Aceptar.
Finalmente Microsoft Access presenta el formulario en la vista Diseño.

3.6.2.1 Tipos de controles de un Formulario.

A cada elemento de un formulario, se le denomina control. Existen tres tipos de controles
que pueden utilizarse en un formulario:
_ Controles dependientes: Son los campos de datos procedentes de tablas o consultas.
_ Controles independientes: Estos no dependen de los datos contenidos en los campos de
una tabla (ejemplo: etiquetas, líneas, recuadros, etc.)
_ Controles calculados: Estos realizan cálculos con los datos de una tabla y
visualizan el resultado en el formulario.
Microsoft Access incluye un cuadro de herramientas que contiene los útiles necesarios
para personalizar los formularios. Para visualizar el cuadro de herramientas, active la
opción Cuadro de herramientas del menú Ver.
El cuadro de herramientas contiene todos los controles que se pueden añadir a un
formulario. A continuación se muestra la ventana Cuadro de herramientas y su
descripción, la cual incluye los controles.

Descripción de los controles:

1.- Control Etiqueta: Es un control que muestra un texto descriptivo, como un título o las
instrucciones de un formulario o informe.

2.- Control Cuadro de texto: Se emplea para mostrar, incluir o modificar los datos del
origen de registros base de un formulario o informe. También para mostrar los resultados
de un cálculo o aceptar los datos especificados por el usuario.

3.- Control Grupo de opciones: Se emplea para mostrar un conjunto de valores

alternativos.

4.- Control Casilla de verificación: Se emplea como un control independiente enlazado a

un campo Sí/No de una base de datos. Es un control independiente empleado para
aceptar la entrada del usuario en un cuadro de diálogo personalizado o como parte de un
grupo de opciones.

5.- Control Cuadro combinado: Combina las características de un cuadro de lista y

un cuadro de texto. Se puede escribir en el cuadro de texto o seleccionar un elemento en
el cuadro de lista para agregar un valor a un campo base.

6.- Control Cuadro de lista: Muestra una lista de valores desplazable. Cuando se abre un
formulario en la vista Formulario se puede seleccionar de la lista un valor para introducir
en un nuevo registro o para cambiar un valor de un registro existente.

7.- Control Botón de comando: Se utiliza para realizar acciones, como encontrar un
registro, imprimir un registro o aplicar un filtro de formulario, entre otras.

8.- Control Imagen: Se utiliza para mostrar una imagen estática en un formulario o
informe.

9.- Control Marco de objeto independiente: Se utiliza para mostrar un objeto OLE
independiente, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, en un formulario o informe.
El objeto permanece constante mientras el usuario se desplaza de registro en registro.

10.- Control Marco de objeto dependiente: Se utiliza para mostrar los objetos OLE, como
una serie de imágenes en un formulario o informe. Este control es para objetos
almacenados en un campo del origen de registros base del formulario o informe. A
medida que se desplaza el usuario de registro en registro, aparece un objeto diferente en
el formulario o informe.

11.- Control Salto de página: Se utiliza para comenzar una nueva pantalla en un
formulario, una nueva página en un formulario impreso o una nueva página de un
impreso.
12.- Control Ficha: Se emplea para crear un formulario con fichas de varias páginas o un
cuadro de diálogo con fichas. Puede copiar o agregar otros controles a un control ficha.
Haciendo clic con el botón secundario del mouse en el control “Ficha” de la cuadrícula
de diseño se puede modificar el número de páginas, el orden de las mismas, sus
propiedades y las del control “Ficha”.

13.- Control Subformulario/ Subinforme: Se utiliza para mostrar los datos

procedentes de más de una tabla en un formulario o informe.

14.- Control Línea: Se utiliza en un formulario o informe para dar énfasis a la

información relacionada o especialmente importante, o bien para dividir un formulario o
página en distintas secciones.

15.- Control Rectángulo: Se emplea para crear efectos gráficos, como agrupar un
conjunto de controles relacionados o resaltar los datos importantes de un formulario o
informe.
Controles calculados.

Los formularios también facilitan la realización de cálculos y la presentación de sus

resultados.

Por ejemplo, si basado en los datos de la tabla PROYECTO (figura 3.57), quisiéramos
mostrar un formulario con el nombre de los proyectos, su fecha de inicio y de
terminación y calcular para cada uno de ellos el tiempo de duración de los mismos.
Se puede agregar un cuadro de texto en el formulario y se especifica una expresión en la
propiedad Origen del control (ControlSource) en el cuadro de propiedades del cuadro de
texto. Para ello se siguen los siguientes pasos:
1.- Abrir el formulario en la vista Diseño.
2.- Seleccionar el control deseado en el cuadro de herramientas.
3.- Ubicar en el formulario (generalmente en la zona Detalle) el control Cuadro de texto,
haciendo clic y arrastrándolo hasta abrir el control al tamaño deseado.
4.- Escribir la expresión (siempre precedida del signo =) que se desea para el cálculo que
se quiere que el control realice. Puede ser escrita en el espacio en blanco del control,
como lo muestra la figura siguiente.

En la expresión utilizada en la figura 3.58, se utiliza la función DifFecha, que devuelve la

diferencia entre dos fechas, en este caso los campos [Fecha_ini] y [Fecha_ter], ambos de
la tabla Proyecto, el parámetro “m” especifíca que la diferencia de fecha se devuelve
expresada en meses. También se puede agregar siguiendo los pasos que se relacionan a
continuación:
1.- Hacer clic con el botón secundario del mouse sobre el control, y en el menú
emergente que aparece, hacer clic en Propiedades.
2.- En la ventana Cuadro de texto, hacer clic en la pestaña Datos, luego en la propiedad
Origen del control y después en los tres puntos suspensivos que aparecen a la derecha.
(Generador de Expresiones).
3.- En la ventana del Generador de expresiones se puede escribir la expresión incluyendo
los operadores, operandos o funciones necesarias para el cálculo. Se muestran todas las
tablas, formularios, informes y consultas de la base de datos desde de donde se desea que
provengan los cálculos.
4.- Hacer clic en el botón Aceptar.

3.6.3 Crear un formulario con Autoformulario.

Con Autoformulario se crea un formulario que muestra todos los campos y registros de la
tabla o consulta base. Si el origen de registros seleccionado tiene tablas o consultas
relacionadas, el formulario también incluirá todos los campos y registros de dichos
orígenes de recursos.
1.- En la ventana Base de datos, hacer clic en “Formularios” , en Objetos.

2.- Hacer clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana “Base de

datos”.
3.- En el cuadro de diálogo Nuevo formulario, hacer clic en uno de los siguientes
asistentes:
_ Autoformulario: en columnas. Cada campo aparece en una línea distinta con una
etiqueta a la izquierda.

_ Autoformulario: en tabla. Los campos de cada registro aparecen en una línea y las
etiquetas se muestran una vez en la parte superior del formulario.

_ Autoformulario: en hoja de datos. Los campos de cada registro aparecen en formato de

fila y columna, con un registro en cada fila y un campo en cada columna. Los nombres de
campo aparecen en la parte superior de cada columna.
_ Autoformulario: tabla dinámica. El formulario se abre en la vista Tabla dinámica. Para
agregar campos, se arrastran desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista.

_ Autoformulario: gráfico dinámico. El formulario se abre en la vista Gráfico dinámico.

Para agregar campos, se arrastran desde la lista de campos a las distintas áreas de la vista.
4.- Hacer clic en la tabla o consulta que incluya los datos en los que se desea basar el
formulario.

5.- Hacer clic en el botón Aceptar. Microsoft Access aplica al formulario el último
autoformato utilizado. Si no se ha creado anteriormente un formulario con un asistente o
no se ha utilizado el comando Autoformato del menú Formato, utilizará el autoformato
Estándar.

También se puede crear un Autoformulario en columnas basado en el origen de registros

abierto o en el que está seleccionado en la ventana Base de datos. En el menú Insertar,
hacer clic en Autoformulario o hacer clic en la flecha situada junto al botón Nuevo objeto
de la barra de herramientas y, a continuación, en Autoformulario. Si el origen de registros
seleccionado dispone de tablas relacionadas, Autoformulario agregará un subformulario
que contendrá las tablas relacionadas, mostradas como hojas de datos principales y hojas
de datos secundarias.

3.7 Creación de Informes.

En epígrafes anteriores hemos estudiado las consultas, como el método para extraer la
información deseada de la base de datos y los formularios para facilitar la introducción y
visualización de la información.

Si se necesita obtener en un formato impreso la información almacenada en la base de

datos, qué objeto de MS-Access sería el idóneo para utilizar. En este caso debemos
emplear el Informe.
Un informe permite presentar los datos en formato impreso. Estos pueden tomar los
datos de tablas o consultas. Además:
_ Proporcionar información resumida y detallada que puede incluir cálculos.

_ Establecer un formato atractivo que ayudará a que sea más fácil de leer y de
entender.

_ Agrupar y ordenar para organizar la información.

_ Proporciona gráficos que mejoran la apariencia del mismo.

Un informe se puede crear utilizando el asistente o en vista diseño.

Recomendamos crear el informe utilizando las facilidades del asistente y luego

personalizarlo en la vista diseño.

3.7.1 Asistente para crear Informes.

Los asistentes permiten crear distintos tipos de informe con rapidez. El asistente hace
preguntas y crea un informe basándose en las respuestas que obtiene. Después, el informe
se puede personalizar como se desee en la vista Diseño.
Ejemplo: Crear un informe que muestre en columnas el Nombre, Apellidos, fecha de
nacimiento y Salario de los Trabajadores, agrupados por sexo; dentro de cada uno de
estos grupos volver a agrupar por militancia al PCC. Calculemos el promedio de salario
para cada grupo y subgrupo.

En esta ventana se seleccionan los campos en las opciones de campos disponibles,

posteriormente haciendo clic en los botones de la derecha en dependencia de la necesidad
(>) si se desea pasar a Campos seleccionados, aquellos campos que se seleccionaron en
campos disponibles o (>>) si se desea trasladar – en la misma dirección – todos los
campos disponibles. Los dos botones restantes (<) y (<<) presentan la misma función
que sus similares anteriores pero en sentido opuesto, o sea para eliminar selección.
1.- Haga clic en el botón siguiente.
2.- Especifique cómo desea agrupar la información en el informe. Elija agrupamientos
adicionales, si así lo desea.
Nota: todos los datos se encuentran en la tabla Trabajadores, y en este caso se requieren
dos niveles de agrupamiento: primer nivel: por el campo sexo, segundo nivel: campo
militante PCC.
Haga clic en el botón siguiente.
3.- Escoja el tipo de ordenación de la sección de detalle del informe. Puede tener hasta
cuatro niveles de ordenamiento. Elija los nombres de los campos en las listas
desplegables y el orden ascendente o descendente a través de los botones de
ordenamiento. A través del botón Opciones de resumen (si procede) puede resumir los
datos (sumar, promediar, hallar mínimos, máximos, cálculo del porcentaje del total por
suma) para cada nivel de agrupamiento y elegir si desea ver los detalles y el resumen o
sólo el resumen. Figura 5.2.6.3 y Figura 5.2.6.4. En este caso, para el ejemplo, se opta
por resumir el promedio de salario de los trabajadores.
Haga clic en la opción siguiente.
4. Elija la distribución y la orientación del informe. Haga clic en Siguiente.
5. Elija un estilo para el informe y haga clic en Siguiente.
6. Introduzca un título para el informe y haga clic en Terminar.
Vista preliminar del Informe elaborado utilizando el Asistente.
Los informes tienen tres posibles modos de ver: Vista Diseño, Vista preliminar y Vista
previa del diseño: _ La vista Diseño permite crear y modificar la estructura de un
informe.

_ La vista Preliminar muestra la apariencia final que tendrá el informe cuando se

imprima.
_ La vista previa del diseño proporciona una visión rápida del diseño básico de un
informe pero puede no incluir todos los datos del mismo. La vista previa del diseño
muestra todas las secciones de un informe y algunos registros detallados.
Estas vistas son accesibles eligiendo la opción adecuada del menú Ver. También puede
hacer clic sobre el botón Vista de la barra de herramientas para cambiar a la vista
indicada por el botón; para ver más opciones, haga clic en la flecha situada junto al botón.

Si desea personalizar el informe creado, puede modificarlo en la vista diseño.

3.7.2 Creación y Modificación de un Informe a través de la vista diseño.

Tanto para crear un nuevo informe o modificar uno ya creado, Access muestra la vista
diseño, dividido en las siguientes secciones:
_ Encabezado del informe: texto que aparece en la parte superior de la primera página del
informe. Se utiliza para mostrar títulos, fechas, instrucciones, etc., ejemplo: el título del
informe (“DATOS DE LOS TRABAJADORES”).

_ Encabezado de página: texto que aparece en la parte superior de cada página del
informe. Permite mostrar títulos, encabezados de columnas o alguna otra información
al principio de cada una de las páginas que conforma el informe, ejemplo: el nombre de
los campos que encabezan las columnas del informe (“NOMBRE”, ”APELLIDOS”,
”FECHA_NAC”, ”SALARIO”).

_ Pie de informe: Los elementos colocados en esta sección aparecen una sola vez al final
del informe mostrado.

_ Pie de página: La información colocada en esta sección aparece al final de cada página
del informe.
_ Detalle: Contiene el cuerpo principal del informe, los campos que muestran valores.
que muestran valores.

_ Encabezado de grupo: Se utiliza para identificar al grupo, y se imprime al principio de

un grupo de registros relacionados. Ejemplo:(“SEXO”,”MILITANTE PCC”).

_ Pie de grupo: Se utiliza generalmente para visualizar subtotales, y se imprime al final

del grupo.
Estas 2 últimas secciones sólo aparecen cuando se realizan agrupaciones con los datos
contenidos en los registros de las tablas.

Las secciones Encabezado de informe, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y

Pie de informe realizan el mismo papel que sus análogas en los formularios. También se
pueden incluir controles en la vista diseño al igual que en los formularios. Ver epígrafe
3.6.2.1 Tipos de controles de un Formulario.

Para crear un informe en vista diseño:

1.- En la ventana Base de Datos, hacer clic en Informes en la sección Objetos.
2.- Hacer doble clic en Crear un informe en la vista Diseño o clic en el botón Nuevo en la
barra de herramientas de la ventana Base de Datos.
3.- En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, hacer clic en Vista diseño. Figura 3.71
4.- En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elegir la tabla o consulta que contiene los
datos en los que se basará su informe. Hacer clic en Aceptar y Microsoft Access presenta
la estructura del informe en la vista Diseño. Figura 3.72.
5.- Seleccionar los campos que se quiera incluir desde la lista de campos y arrastrarlos a
la sección que se desee. Aparecerán dos cuadros por cada campo, uno corresponde a la
etiqueta y otro que contendrá los valores del campo. Puede añadir etiquetas, etc,
personalizando su informe.
En vista diseño, para ver u ocultar encabezados y pies, hacer clic en Ver y tomar la
opción deseada.

3.7.3 Ordenar y agrupar datos en un informe.

Cuando se crea un informe por el asistente para Informes, se tiene la posibilidad de elegir
agrupar los registros para obtener subtotales y otros cálculos para cada grupo. Tanto si se
ha creado el Informe desde cero, como si se decide agrupar los registros más tarde, se
podrá utilizar la opción Ordenar y agrupar, para organizar aún más la información del
informe.
Para ordenar y agrupar datos en un informe se siguen los siguientes pasos:
1.- Abrir el informe en la vista Diseño.
2.- Hacer clic en Ordenar y agrupar en la barra de herramientas para mostrar el cuadro
Ordenar y agrupar.
3.- En el cuadro Ordenar y agrupar, hacer clic en Campo/Expresión y seleccionar el
campo por el que se desee agrupar.
4.- Hacer clic en Orden y escoger un orden (ascendente o descendente) para organizar la
información del grupo.
5.- Seleccione las propiedades del grupo que quiere utilizar.
6.- Repetir los pasos del 3 al 5 para cada campo que quiera crear con el fin de agrupar y
ordenar los datos.
7.- Al terminar hacer clic en el botón cerrar.
Si los grupos que está reorganizando tienen encabezados o pies, Microsoft Access mueve
los encabezados, pies y todos los controles en ellos a sus nuevas posiciones. Sin embargo,
es necesario que ajuste las ubicaciones de los controles en los encabezados y los pies de
página.

3.7.4 Otros métodos para crear un informe.

Para crear un informe no sólo se emplea la barra de herramientas de la ventana “Base de

Datos”, sino también la barra de menú de la ventana “Microsoft Access”. Se siguen los
siguientes pasos:
1.- Hacer clic en Insertar en la barra de menú de la ventana “Microsoft Access”.
2.- Hacer clic en Informe.
3.- Seguir los pasos según las vías ya abordadas.
También se puede oprimir la combinación de teclas ALT + I +I.
 Al igual que ocurre con la mayoría de los objetos en Accesss, existen varias formas de
crear un Informe, Veamos la vía del Autoinforme, siguiendo los siguientes pasos: 1.-
En la ventana Base de Datos, hacer clic en Informes en la sección Objetos.
2.- Hacer clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de
Datos.
3.- En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, hacer clic en Autoinforme: en columnas (En
este caso cada campo aparece en una línea separada con una etiqueta a su izquierda, para
cada registro) o Autoinforme: en tablas. (Donde los campos de cada registro aparecen
en una línea con las etiquetas en la parte superior de la página.)
4.- En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elegir la tabla o consulta que contiene los
datos en los que se basará su informe.
5.- Hacer clic en Aceptar y Microsoft Access presenta el informe.
Existe la posibilidad en Microsoft Access de crear gráficos para brindar la información
que está contenida en la base de datos de manera que se puedan comparar algunos datos y
poder estudiar su comportamiento.
Es importante hacer un análisis de los datos que queremos graficar y el tipo de gráfico a
utilizar, pues no toda la información tiene una interpretación lógica al ser graficada por
los distintos tipos de gráficos.

Para crear se utiliza el Asistente para gráficos. Se puede crear un gráfico siguiendo los
siguientes pasos:
1.- En la ventana Base de Datos, hacer clic en Informes en la sección Objetos.
2.- Hacer clic en el botón Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de Datos.
3.- En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, hacer clic en Asistente para gráficos.
4.- En el cuadro de diálogo Nuevo Informe, elegir la tabla o consulta que contiene los
datos en los que se basará su gráfico.
5.- En la ventana Asistente para gráficos, escoger los campos que desea incluir en el
gráfico y oprimir el botón Siguiente.
6.- En la ventana Asistente para gráficos, escoger el tipo de gráfico que desea y oprimir el
botón Siguiente.
7.- Escoger la distribución de los datos en el gráfico oprimir el botón Siguiente.
8.- Asignarle un nombre al gráfico y hacer clic en el botón Finalizar.

3.7.5 Imprimir un informe:

1.- Seleccione el informe en la ventana Base de datos o abra el mismo.
2.- En el menú Archivo, elija Imprimir.
3.- Escriba los valores que desea en el cuadro de diálogo Imprimir.

3.8 Importación e Exportación de datos.

En muchas ocasiones los datos que se necesitan no se encuentran en el mismo formato.
Por ejemplo, los datos almacenados en programas más viejos, los datos que se reciben de
organizaciones que utilizan diversos programas de bases de datos o datos almacenados en
hojas de cálculo, etc; También en ocasiones es necesario exportar la información que está
almacenada en Microsoft Access a otra base de datos, tabulador electrónico o procesador
estadístico, etc. Microsoft Access puede tratar con datos externos de diferentes maneras:
importándolos, vinculándolos, además de exportar sus datos a ficheros de otra extensión.

3.8.1 Cómo importar datos desde otro origen.

Importar datos.
Importar datos: Copiar datos de un archivo de texto, hoja de cálculo o tabla de base de
datos en una tabla de Access.
Puede utilizar los datos importados para crear una tabla nueva; o bien, puede anexarlos
(agregarlos) a una tabla existente que tiene una estructura de datos coincidente.) Cuando
se importa una tabla, no hay conexión entre los datos originales y la nueva tabla de
Microsoft Access.

Para importar datos, ejecutar los siguientes pasos:

1.- Con la base de datos abierta, seleccione Archivo-Obtener datos externos-Importar.
2.- En el cuadro de diálogo Importar, elija el tipo de archivo desde el que quiere importar
en la lista Tipo de archivo.
3.- Localice la carpeta que contiene el archivo que desea importar y seleccione el archivo.
4.- Haga clic en el botón Importar. Si la operación es exitosa, recibirá un mensaje de
información al respecto.
Los datos importados aparecen listados como una tabla. En dependencia del tipo de
archivo que esté importando, pueden estar involucrados otros pasos. Una hoja de cálculo,
por ejemplo, necesitará saber si se desea importar la hoja de cálculo completa o un rango
específico.

Puede importar otros objetos (además de las tablas) desde una base de datos de Microsoft
Access a la base de datos activa. Cuando importe desde Microsoft Access, la ventana
Importar objetos se abre para permitir que se seleccionen los objetos, también se puede
importar desde un fichero de texto, un programa de correo, una página Web, SQL u otro
origen de datos ODBC.

La vinculación de datos se recomienda cuando se esté trabajando con datos externos que
es necesario mantener en necesario mantener en su formato original. Para ampliar el
tema acudir a la ayuda que ofrece Microsoft Access.

3.8.2 Para exportar una tabla o consulta a otro tipo de archivo:

Exportar datos: trasladar datos y objetos de base de datos a otra base de datos, otra hoja
de cálculo u otro formato de archivo, de manera que otra base de datos u otro programa
puede utilizarlos.
1.- Elija Archivo-Guardar como o exportar.
2.- En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione En un archivo o una base de datos
externos y en el siguiente cuadro de diálogo especifique la carpeta en la que desea
almacenar el archivo exportado, el nombre del archivo y el tipo del archivo. Después,
haga clic en el botón Exportar para crear el archivo. Con la opción en la base de datos
activa como, se crea una copia del objeto seleccionado dentro de la misma base de datos.
Access permite exportar datos hacia MS-Word u otro formato de texto, página Web, a un
archivo de Access o Excel, a una base de datos en SQL u otro origen de datos ODBC.