GLOSARIO ARCHIVISTICO

-Acceso a la Información: derecho de los ciudadanos a consultar la

información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados
por la ley.
-Borrador: documento o preparatorio provisional previo a un ejemplar
original. Solo para preparar textos, diagramación y demás características del
original.
-Copia Original: reproducción exacta del documento
-Comunicaciones Oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente
del medio utilizado.
-Documento: información registrada, cualquier que sea su forma o medio
utilizado.
-Documento de Archivo: registro de información producida y recibida por
una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
-Derechos: los ciudadanos tienen derechos de consultar la información que
conservan los archivos públicos.
-Deberes: las empresas tienen el deber de salvaguardar y conservar los
archivos que son utilizados más adelante.
-La Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades o título personal, citando o no el cargo de funcionario.
-Minuta: boceto o proforma en la cual se transcribe información de un texto.
-Registro de Comunicaciones: es el procedimiento por medio el cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia.
-Radicación de Documentos Oficiales: es el procedimiento por medio el
cual, las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o
envío, su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la
ley.
-Trámite de Documentos: recorrido del documento desde si producción y
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.