PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

Palanca
Espacio de trabajo
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

Contenido
En este documento abordaremos algunas cuestiones preliminares sobre el
ambiente de trabajo, que servirán como marco conceptual a nuestra sesión de
trabajo:

1. La evolución del ambiente de trabajo

a. De una economía de producción a una economía de servicios
b. “Drivers” de la transformación del lugar de trabajo

2. El ambiente de trabajo y su rol en la cultura organizacional

a. Facilitar la concentración y conservar la atención
b. Apoyar la productividad
c. Incentivar la creatividad y la innovación
d. Fomentar la comunicación y el trabajo colaborativo

3. Enlaces recomendados
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

1. Evolución del ambiente de trabajo

a. De una economía de producción a una economía de servicios.

Para entender la evolución de los espacios de trabajo es necesario

comprender la evolución del trabajo como actividad, influida por la naturaleza
de los procesos productivos enmarcados en las diferentes “revoluciones
industriales”

Revolución industrial es la definición historiográfica que se le da a los procesos de revolución tecnológica que se producen en la
época contemporánea. La primera es definida por las máquinas de vapor y los procesos manuales. La segunda por el uso de fuentes
de energía como el gas, el petróleo o la electricidad, nuevos materiales y nuevos sistemas de transporte. La tercera, por la aparición
de nuevas tecnologías de comunicación e información, y nuevos sistemas de generación energética. En la cuarta, la int eligencia
artificial es señalada como elemento central de la transformación, íntimamente relacionada a la acumulación creciente de grandes
cantidades de datos, y la interconexión masiva de sistemas y dispositivos digitales.

Los primeros espacios de trabajo

se remontan a la primera
revolución industrial, en donde
procesos específicos de
producción limitaban la
actividad laboral a espacios
concretos diseñados para el
trabajo den personas con
máquinas y equipos específicos.
Las tareas son puntuales, y los
resultados medibles por unidades
producidas. Fábrica de equipo militar en Detroit en los años 20.
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

El trabajo en equipo es secuencial, no es necesaria la interacción de los

empleados y la comunicación es unidireccional.

Las organizaciones estaban

orientadas principalmente a la
fabricación de bienes materiales,
por lo que las oficinas empezaron
a diseñarse en función del
proceso de trabajo de la
empresa, con un orden lógico y
secuencial en el que se situaba a
las personas. La estructura se
parecía mucho a la de las celdas
de las cárceles, pues la idea era
que el trabajador estuviese
totalmente supervisado y
Modelo oficina años 50
controlado.

Luego se produjo un cambio

importante, ya que el mundo
empezó a avanzar a pasos
agigantados hacia la utilización
del sector servicios como
negocio principal. Es en este tipo
de estructura donde la oficina se
convierte en un símbolo de
estatus, pues los mejores cargos
tienen las mejores oficinas. Modelo oficina privada años 60

Hoy la base de la economía son

los servicios y la información. El
desarrollo del trabajo pasa de ser
secuencial a ser un proceso
compuesto de actividades
simultáneas que corresponden a
la frenética velocidad requerida
en los negocios. La conectividad
permanente y la interacción de
equipos son indispensables.

Espacios colaborativos oficinas año 2018

 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

Vemos como el espacio de trabajo ha ido evolucionando en paralelo a los

cambios socioeconómicos. Sin embargo, aún existen en algunas compañías
modelos de espacios obsoletos, que dificultan el correcto desarrollo de su
actividad. Hoy por hoy el trabajo es una actividad en la cual los profesionales
desempeñan no una sino múltiples actividades en una jornada (en la sesión
veremos un jouney map de un trabajador estándar), demandando diferentes
tipologías de espacios que respondan a diferentes necesidades funcionales,
en los cuales pueda se pueda acceder a diferentes recursos tecnológicos de
gestión y comunicación, y que permitan una interacción más fluida y
permanente con compañeros, jefes y clientes.

b. “Drivers” de la transformación del espacio de trabajo.

Denominamos “drivers” las circunstancias estratégicas, económicas y sociales

que influyen en el diseño de los espacios de trabajo. Porque al final, un espacio
de trabajo no es únicamente un contenedor de una actividad, tiene además
influencia directa en aspectos que condicionan el devenir y los resultados de
cualquier empresa. Los drivers de la transformación del espacio de trabajo más
importantes son:

• Presión de costes y precios

Actualmente en las empresas se percibe una mayor atención a los gastos,
debido a la situación económica, la madurez del mercado, la competencia
global y el hecho de que los costes de alquiler y personal aumentan
continuamente (y son costes fijos que impactan directamente a los
resultados de la operación). La eficiencia de los recursos invertidos en la
operatividad de un negocio se hace indispensable, por lo que se ha pasado
de centrarse exclusivamente en el coste a centrarse cada vez más en el
valor. Muchas corporaciones se preguntan: ¿estamos consiguiendo lo que
necesitamos, podríamos y deberíamos obtener por el dinero y el tiempo que
estamos invirtiendo? ¿Estamos realmente optimizando el valor de nuestro
espacio de trabajo?

Es tangible el impacto financiero positivo de un espacio de trabajo

consecuente con las actividades realizadas día a día en una compañía: los
puestos fijos asignados cada vez son menos necesarios, por lo que la
reducción de éstos y el uso eficiente del área disponible en diferentes
tipologías de espacios que fomenten la concentración, el trabajo en
equipo, el uso de la tecnología y la comunicación; pueden generar la
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

reducciones de costes de alquiler, servicios, mantenimientos y por supuesto,

mejoras tangibles de la productividad. Las personas son el gasto más alto y
la inversión más importante para cualquier compañía, y lo que puede
parecer una ligera mejora en la salud, el bienestar y la productividad de los
empleados puede tener un impacto positivo para la compañía.

• Sostenibilidad y responsabilidad social corporativa

Muchas compañías ven la sostenibilidad y RSC como herramientas para
apoyar iniciativas globales de mejoramiento de las condiciones ambientales
o de problemáticas sociales. Sin embargo, hoy se perciben también como
una oportunidad de negocio y una manera de atraer empleados, clientes y
socios. En un futuro, las empresas no lograrán tener clientes ni empleados a
menos que sean sostenibles.

Esta tendencia afecta directamente el espacio de trabajo al ser necesaria

una coherencia en la posición corporativa frente a las problemáticas
ambientales y sociales. Un espacio en el cual las condiciones ambientales
sean mucho más favorables (calidad de aire, iluminación natural, ambientes
de ruido, uso de recursos renovables, reciclaje, etc) transmitirá un mensaje
mucho más consecuente a empleados y clientes.

• Tecnología
Sabemos en primera persona los cambios experimentados en nuestras
actividades cotidianas gracias a los avances tecnológicos en conectividad,
manejo de información, comunicación y movilidad. En el mundo occidental,
donde los smartphones son de rigor, cada uno de nosotros tiene casi todo el
tiempo un súper computador de los años 90 en el bolsillo. Parte del poder de
los smartphones radica en que podemos acceder a casi cualquier
información desde cualquier lugar y hacer tareas complejas en servidores
llenos de información a través de la nube, contando por supuesto con una
buena conectividad.

La tecnología cada día nos libera más de nuestros puestos de trabajo, e

incluso de la propia oficina. Por tanto, los espacios de trabajo deben
repensarse para permitir el uso de las diferentes tecnologías disponibles para
la actividad de una compañía (comunicaciones, manejo de datos,
movilidad, telepresencia, etc), en diferentes tipologías de espacios y
ambientes de calidad (en términos de bienestar, ergonomía y
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

funcionalidad) que garanticen unas condiciones adecuadas para trabajar

e interactuar.

• Competencia por el talento y la productividad.

De acuerdo a datos publicados por el Green Building Council hay pruebas
consistentes que demuestran que el diseño de una oficina afecta la salud,
el bienestar y la productividad de sus trabajadores. Un espacio de trabajo
de calidad garantiza mayor bienestar y comodidad al trabajar, por lo que
ya muchos empleados lo consideran como un beneficio a la hora de
contemplar una posición de trabajo.

Atraer al mejor personal a una empresa y fomentar que los trabajadores

estén felices y sanos puede truncarse por la calidad del entorno laboral,
repercutiendo de forma directa en su productividad. Según la encuesta
Leesman, un 47% como media de más de 100.000 encuestados, sienten que
su lugar de trabajo no les permite trabajar de forma productiva (de allí la
pregunta de por qué debo ir a la oficina, si podría trabajar mejor desde casa,
desde una cafetería o desde cualquier otro lugar). Existe una fuerte relación
entre la autoeficacia y la comodidad, con diferencias de hasta el 25% entre
el personal que se siente cómodo y el personal que no (con un incremento
del 1 al 4% en la productividad percibida por un 15% de aumento de la
satisfacción).

Esta comodidad se encuentra en los espacios que responden a las

necesidades reales de los empleados para ejercer sus funciones. En las
mediciones realizadas a diferentes compañías en procesos de verificación
de necesidades, habitualmente los puestos de trabajo de una oficina tipo
están ocupados aproximadamente al 40%. Sin embargo, las salas de
reuniones se utilizan al 100% (y siempre se recibe el comentario de que no
hay salas de reuniones suficientes), y no hay espacios complementarios que
satisfagan necesidades de reuniones informales, concentración, creatividad
o conectividad. Estos datos corroboran que hoy el trabajo de oficina está
menos centrado en el escritorio individual y es mucho más colaborativo.

A su vez tenemos una fuerza de trabajo compuesta por cuatro

generaciones, y aunque gran parte de las cosas son (y deben) tener la
misma importancia para todas las personas independientemente de su
generación, hay algunas diferencias en las preferencias y actitudes hacia el
trabajo y los lugares en los que se desempeña, las cuales deberían ser
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

escuchadas y atendidas de forma democrática para apoyar la

productividad de todo el equipo de trabajo.

2. El ambiente de trabajo y su rol en la cultura organizacional

Las características de un ambiente de trabajo son el reflejo de la actividad, los

atributos, el propósito y la estrategia de una compañía. Los espacios de trabajo
son fundamentales para alinear procesos, generar, reforzar o eliminar
conductas, generando una gran diferencia en los resultados. En algunas
compañías existe una coherencia del espacio de trabajo con estos
parámetros, pero en muchos casos no, convirtiéndose en un obstáculo en el
día a día de la operación. Es realmente importante que un espacio de trabajo
comunique lo que se quiere y que muestre que se está poniendo en práctica
lo que una compañía predica.

En estas dos imágenes puede verse un pasillo con espacios de trabajo a cada lado. Los atributos transmitidos y los comportami entos
generados en cada espacio son completamente diferentes.

Como veremos en nuestra próxima sesión, el ambiente de trabajo estará

compuesto por diferentes elementos que permitirán comunicar y fomentar los
atributos definidos por una compañía según los 4 enfoques estratégicos
(Liderazgo e innovación, excelencia en la experiencia de servicio, alta
eficiencia operacional, relacionamiento estratégico con los grupos de interés),
procurando generar al mismo tiempo 4 condiciones estratégicos básicas para
la actividad:
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

a. Facilitar la concentración y conservar la atención.

Anhelamos ser más eficaces, pero cuanto más lo intentamos, más se cansa
nuestro cerebro. La concentración es uno de los recursos más valiosos que
necesitamos en nuestro trabajo, sin embargo, los fallos de atención son
reiterativos porque los trabajadores no entendemos qué es la atención, cómo
gestionarla o cómo acceder a mejores lugares para apoyar nuestras tareas.

Para fomentar la concentración de los empleados es necesario considerar los

siguientes hechos:
- La atención en los seres humanos es limitada y es uno de los recursos más
importantes en el trabajo.
- La gente no sabe cómo manejar su atención.
- La atención está directamente vinculada con la productividad, el bienestar,
el compromiso y el rendimiento en el trabajo.
- El lugar de trabajo puede ayudar a mitigar las distracciones y ayudarnos a
gestionar mejor nuestra atención para sacar lo mejor de nosotros.

La combinación de oficinas diáfanas y el correo electrónico ha hecho mucho

daño a la capacidad de las personas para concentrarse en un trabajo
profundo debido a las interrupciones constantes, las distracciones y la falta de
libertad y de opciones. Es por eso que, para hacer frente a la intensidad del
trabajo actual (además de protocolos de uso efectivo del tiempo),
necesitamos más posibilidades de acudir a espacios silenciosos donde
encontrarse, pensar y recargar fuerzas, y otros para reunirse, colaborar y
socializar. No hay un solo tipo de entorno de trabajo que ofrezca el equilibrio
adecuado entre colaboración y privacidad, por lo que la respuesta es un
ecosistema con diversidad de espacios.

Ejemplos de algunas tipologías de espacios para trabajo concentrado

 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

b. Apoyar la productividad

Productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un

sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.
Medir hoy la productividad es un tema bastante relativo, si consideramos que
todos los empleados tienen vinculadas actividades relacionadas con el
conocimiento (pensar, investigar, iterar respecto a ideas, comunicarse,
interactuar, etc) más que tareas operativas con una producción de resultados
completamente acotable. De aquí surge el término “trabajo del
conocimiento” cuyos resultados son prácticamente intangibles: a veces, un
trabajador del conocimiento aporta conocimiento a los demás, mientras otras
veces aporta informes o diseños que llevan a la creación de otra cosa
(obviamente, con el tiempo, los esfuerzos de los trabajadores del conocimiento
deben conducir a algo que alguien puede comprar por dinero).

El rol del espacio ante la

productividad es brindar los
medios necesarios para
mantener nuestro enfoque y
concentración en el lugar de
trabajo. La productividad viene
ligada al tener opciones y
autonomía, dando a la gente la
oportunidad de moverse en
diferentes espacios para
concentrarse o colaborar, según
sus necesidades (reunirse, leer un
informe, hacer llamadas, escribir
informes, etc).

La productividad no se consigue
esperando que las personas
dediquen más horas al trabajo
cada día. Está más relacionada
a conocer más las capacidades
y limitaciones de nuestro
cerebro, para crear ambientes y
circunstancias que ayuden a los
empleados a pensar mejor en el
trabajo.

Ejemplos de diferentes tipologías de espacios según el tipo de trabajo a

realizar
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

c. Incentivar la creatividad y la innovación

En la actualidad consideramos que todo el mundo tiene la capacidad innata

de ser creativo y que la creación tiene lugar en una comunidad solidaria. Pero
a pesar de la urgente necesidad de más pensamiento creativo, la mayoría de
las organizaciones hoy en día todavía no son capaces de proporcionar el
entorno y las condiciones necesarias para que la creatividad forme parte del
engranaje de la cultura organizacional. Este fracaso se debe al hecho de que
la creatividad no surge de la nada; es necesario fomentarla y apoyarla en el
contexto de un entorno creativo en el que haya otras personas que también
estén siendo creativas.

Una manera de construir una cultura de creatividad e innovación es mirar el

diseño del espacio físico y considerar cómo puede inspirar mejores
comportamientos y estilos de trabajo creativos. La innovación requiere una
organización más ágil y un personal más colaborador, así como un lugar de
trabajo que fomente ambos aspectos. Un lugar de trabajo diseñado para la
innovación constituye una herramienta de peso para conducir la interacción
global, generar una cultura y aumentar las interacciones humanas entre
empleados.

El entorno de trabajo ya no debería estar formado por filas de escritorios, sino

por una amplia variedad de configuraciones y eventos seleccionados que
tenderán a borrar el límite entre los espacios personales, compartidos y públicos
para fomentar la innovación organizacional.

Ejemplos de algunas
tipologías de espacios
de creatividad
 PREWORK CERTIFICACIÓN TRANSFORMACIÓN CULTURAL

d. Fomentar la comunicación y el trabajo colaborativo

Cada vez son más comunes los proyectos transversales entre departamentos,
las reuniones de equipos, las labores compartidas. La comunicación y la
interacción son fundamentales para el desarrollo de múltiples actividades, por
lo que debemos contemplar no sólo un buen soporte para nuestras
comunicaciones digitales, sino además espacios que faciliten la interacción
cara a cara de los empleados. Esta es quizás una de las funciones más
importantes del espacio de trabajo, pues la generación de encuentros
(casuales o programados) entre los trabajadores del conocimiento dentro de
la organización, mejora su rendimiento y posibilita mejores resultados.

Ejemplos de algunas tipologías de espacios colaborativos

3. Enlaces recomendados
(dale click a cada una de las publicaciones para descargar el pdf)

• Clapperton, Guy. Vanhoutte, Philip. Manifiesto para trabajar de forma más inteligente. 2014. UK, Ed.
Sunmakers
• Advanced Workplace Associates. 3g Smart group. Los 6 factores de productividad de los
trabajadores del conocimiento. 2018. Madrid, 3g Smart group (edición no venal)
• Revista work&place Edición no. 6. Febrero 2017
• Revista Work&place Edción no. 9. Febrero 2018.
• Advanced Workplace Associates. 3g Smart group. Salud Cognitiva. 2018. Madrid, 3g Smart group
(edición no venal)