PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código

RETIRAR Gestión Integral PDR-02

S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1 de 10

NORMA NTC-ISO 9001

NORMA NTC-GP 1000

Responsable de Responsable del Versión del

Fecha de vigencia
proceso procedimiento documento
Coordinador de
Gerente 03 Mayo 2011
mejoramiento de procesos

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo, nombre y firma del responsable Firma del representante de la dirección Cargo, nombre y firma del responsable

Coordinador de mejoramiento
de procesos Comité de Calidad Gerente:
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 2 de 10

Tabla de contenido
1 OBJETIVO............................................................................................................... 3

2 ALCANCE ............................................................................................................... 3

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ........................................................................ 3

4 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS ................................................................... 3

4.1 Diagramas De Flujo .......................................................................................................... 3
4.1.1 Control de Documentos Internos ............................................................................ 4
4.1.2 Control de Documentos Externos ........................................................................... 5
4.2 Descripción del procedimiento en forma de texto. ............................................................ 6
4.2.1 Control de Documentos Internos ............................................................................ 6
4.2.2 Control de Documentos Externos ........................................................................... 8
5 INDICADORES ....................................................................................................... 8

6 CONTROL DE CAMBIOS....................................................................................... 9

7 ANEXOS................................................................................................................. 9
7.1 Anexo 1: PDR-02-R01 Listado Maestro De Documentos Internos .................................... 9
7.2 Anexo 3: PDR-02-R03 Evaluación y seguimiento al Control de Documentos ................. 10
7.3 Anexo 4: PDR-02-R04 Listado Maestro de Documentos Externos ................................. 10
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 3 de 10

1 OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objeto, asegurar el control de los documentos del Sistema
de Gestión Integral de la Empresa, para garantizar que permanezcan actualizados y
disponibles para las personas que los requieran en el desarrollo de su labor. Además
se garantiza que el conocimiento de la Empresa sea preservado.

2 ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control de los documentos internos y externos del
Sistema de Gestión Integral de la Empresa.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma NTC-ISO 9001. Sistemas de gestión de la calidad.
Norma NTC-GP 1000. Norma Técnica de Calidad en la Gestión pública.

4 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS

4.1 Diagramas De Flujo

 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 4 de 10

4.1.1 Control de Documentos Internos

Inicio

Elaborar el procedimiento de acuerdo con los requisitos

especificados en el procedimiento PDR-01 Elaboración de
documentos y emitir la versión correspondiente
Registrar el código del
documento en el PDR-
Solicitar código del procedimiento al responsable de la
02-R01 Listado maestro
de documentos internos documentación de la Empresa.

Hacer revisar y aprobar el documento por los responsables

Marcar con sello: “Copia Controlada” cada hoja del Control de la

documento entrega con el
PDR-02-R02
Lista de
Divulgar, entregar e implementar el procedimiento y hacer distribución de
seguimiento permanente a su aplicación documentos

Analizar el procedimiento para identificar necesidades de

cambio y mejorarlo.

Se informa
El cambio es aprobado por el NO verbalmente al
Comité de Calidad?
solicitante

SI
Actualizar el documento con los nuevos cambios
Registrar la
Actualizar el PDR- entrega en el PDR-
02-R01 Listado 02-R02 Lista de
maestro de distribución de
documentos Marcar con sello de “Copia Controlada” y entregar a los
documentos
internos. responsables, para su divulgación, implementación y
seguimiento.

Recoger las copias obsoletas. Conservar una y marcarla

con sello de “Obsoleto”. Destruir las demás copias.
Registrar la
evaluación en el
PDR-02-R03
Evaluación y
Hacer evaluación y seguimiento al Control de Documentos seguimiento al
control de
documentos

FIN
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 5 de 10

4.1.2 Control de Documentos Externos

Inicio

Elaborar el PDR-02-R04 Listado Maestro de PDR-02-R04 Listado

Documentos Externos. maestro de
documentos externos,
que incluye la lista de
distribución

Adquirir los documentos, y distribuirlos según el listado

maestro de documentos externos.

Hacer seguimiento al documento mediante el

mecanismo de actualización y la frecuencia
programada.

Adquirir nuevas versiones y actualizar PDR-02-R04

Listado maestro de documentos externos

Recoger las copias desactualizadas marcarlas con el

sello: “Copia obsoleta” y archivar. Entregar la nueva
versión.

FIN
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 6 de 10

4.2 Descripción del procedimiento en forma de texto.

4.2.1 Control de Documentos Internos

No. Actividad Responsable Acciones de control e indicadores de

seguimiento
01 Elaborar el procedimiento Coordinador de La elaboración se hace de acuerdo con los
de acuerdo con los mejoramiento de requisitos especificados en el documento
requisitos especificados procesos PDR-01 Procedimiento de Elaboración de
en el procedimiento PDR- Documentos. Se emite la versión
01 Elaboración de correspondiente
documentos y emitir la
versión correspondiente

02 Solicitar código del Coordinador de El Coordinador de mejoramiento de

procedimiento al mejoramiento de procesos actualiza el listado maestro de
responsable de la procesos documentos internos PDR-02-R01 Listado
documentación de la Maestro de Documentos Internos (registro
Empresa activo), con el nuevo código y versión.
03 Hacer revisar y aprobar el Coordinador de
La revisión de los procedimientos es
documento por los mejoramiento de
realizada por el Comité de calidad y la
responsables procesos
aprobación la realiza la Gerencia.
Gerente
04 Marcar con sello: “Copia Coordinador de Se hace entrega de los documentos por
Controlada” cada hoja del mejoramiento de medio del registro PDR-02-R02 Lista de
documento procesos Distribución de Documentos, lo que
garantiza que las personas interesadas
reciban los documentos.
El sello de Copia Controlada se coloca en
cada una de las páginas que componen el
procedimiento. Cuando se requiera una
copia adicional para entregarla a personas
externas, se entregará sin el sello de copia
controlada.
05 Divulgar, entregar e Responsable de
implementar el proceso El responsable del proceso encarga de la
procedimiento y hacer Coordinador de implementación y el seguimiento
seguimiento permanente mejoramiento de permanente en la aplicación de los
a su aplicación procesos procedimientos.
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 7 de 10

No. Actividad Responsable Acciones de control e indicadores de

seguimiento
06 Analizar el procedimiento Responsable de Todo cambio debe tener la aprobación del
para identificar proceso Comité de Calidad o de la Gerencia.
necesidades de cambio Con la motivación, interés y liderazgo de
para mejorarlo. cada miembro de la organización, se
Comité de Calidad identificarán oportunidades de
¿El cambio es aprobado mejoramiento (cambios), Las necesidades
por el Comité de Calidad Gerente de cambio también pueden obedecer a
o por la Gerencia? nuevas directrices de la Gerencia o a
Coordinador de cambios en los documentos externos que
mejoramiento de nos obligan a actualizar los procedimientos
NO: Se informa procesos internos.
verbalmente al solicitante Si el cambio no es aprobado, se informa a
SÍ: Continúa con la la persona que lo propuso y se le explica el
actividad 7 porque de la negativa
07 Actualizar el documento Coordinador de El documento se actualiza con los cambios
con los nuevos cambios. mejoramiento de aprobados y se informa a los responsables
procesos mediante el Control de cambios en el
documento.
Todo cambio a los procedimientos,
manuales y registros originan una nueva
versión del procedimiento.
08 Marcar con sello de Coordinador de Se marca cada página de todas las copias
“Copia Controlada” y mejoramiento de con el sello de copia controlada y lo
entregar a los procesos distribuye a los Gerentes de unidad de
responsables, para su gestión. Se controla la entrega y la
divulgación, recepción de la nueva versión a través del
implementación y PDR-02-R02 Lista de distribución de
seguimiento. documentos, y se hace actualización del
PDR-02-R01 Listado Maestro de
Documentos internos.
El Coordinador de mejoramiento de
procesos se encarga de divulgar el
documento, supervisar su implementación y
hacer el seguimiento respectivo.
09 Recoger las copias Coordinador de En el momento de entregar las copias
obsoletas. Conservar mejoramiento de actualizadas, se recogen las copias
una y marcarla con sello procesos obsoletas, una de ellas se marca con el
de “Obsoleto”. Destruir sello Copia Obsoleta y queda archivada en
las demás copias. la carpeta de Documentos Obsoletos, y el
resto de copias se destruyen.
10 Hacer evaluación y Se registra estas actividades en el PDR-02-
Coordinador de
seguimiento al Control de R03 Evaluación y seguimiento al Control de
mejoramiento de
Documentos Documentos.
procesos
La frecuencia de evaluación es trimestral.
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 8 de 10

4.2.2 Control de Documentos Externos

No. Actividad Cargo Acciones de control e indicadores

Responsable de seguimiento
Elaborar el PDR-02-R04 Coordinador de PDR-02-R04 Listado Maestro De
01 Listado Maestro De mejoramiento de Documentos Externos. Es un registro
Documentos Externos procesos activo o sea de actualización permanente.
Coordinador de Adquirir los documentos externos definidos
Adquirir los documentos, y
mejoramiento de en el listado maestro, en versión
distribuirlos según el
02 procesos actualizada y en cantidad suficiente para
listado maestro de
cumplir con la asignación de copias
documentos externos
definida por la Empresa
03 Hacer seguimiento al Coordinador de Al entregar de los documentos, se debe
documento mediante el mejoramiento de verificar en el listado cada una de las
mecanismo de procesos personas responsables de su posesión.
actualización y la Para cada documento se define el
frecuencia programada. mecanismo de actualización y la
frecuencia.
Coordinador de Si se han generado nuevas versiones, se
Adquirir nuevas versiones mejoramiento de procede a adquirirlas y se actualiza PDR-
04
procesos 02-R04 Listado maestro de documentos
externos
Recoger las copias Coordinador de
desactualizadas, mejoramiento de Copia física Archivo central
marcarlas con el sello: procesos Medio magnético en el equipo del
05
“Copia obsoleta” y Coordinador de mejoramiento de procesos
archivar. Entregar la y Gerente
versión nueva

5 INDICADORES

Nivel Técnica
Nombre Definición Fórmula Meta Frecuencia Responsable
permisible estadística
Resultado Establece el
de la nivel de C. de
evaluación y aplicación de mejoramiento
# respuestas
seguimiento las Gráfico de de procesos
positivas x 100 80% 5% Trimestral C.
al Control disposiciones Barras
Total de administrativo
de definidas en
preguntas Gerente
Documentos el
procedimiento
 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 9 de 10

6 CONTROL DE CAMBIOS
Control de cambios en el documento
Causa del cambio Cambio realizado

Los dos formatos manejan la misma información Se unificó el PDR-02-R01 Y EL PDR-02-R02 en

por lo tanto se unifican. uno solo quedando solo el PDR-02-01.

Complemento del procedimiento por la Actualización y complementación del

implementación de la norma NTC-GP 1000 procedimiento

Rapidez y eficiencia en las encuestas de Se modifica y se actualiza la encuesta de

satisfacción de los clientes. satisfacción de los clientes.

Se eliminan del procedimiento el control del

El servicio no conforme, las acciones correctivas y
servicio no conforme, las acciones correctivas y
preventivas tienen su propio Procedimiento.
preventivas.

7 ANEXOS

7.1 Anexo 1: PDR-02-R01 Listado Maestro De Documentos Internos

Este listado es una base de datos, con actualización permanente, que permite llevar el control
de las versiones de cada documento. Este registro es considerado un registro activo.

Código
RETIRAR PDR-02-R01
Listado Maestro de Documentos Internos
S.A.E.S.P Página de

Código Nombre Documento Versión Fecha Responsable de copia

 PROCESO GESTIÓN DE DIRECCIÓN: Código
RETIRAR Gestión Integral PDR-02
S.A.E.S.P
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Página 10 de 10

7.2 Anexo 3: PDR-02-R03 Evaluación y seguimiento al Control de Documentos

Código:
RETIRAR Evaluación y seguimiento al control de documentos PDR-02-R03
S.A.E.S.P Fecha:

Unidad de gestión: Persona evaluada:

Respuesta
Pregunta
SI NO
¿Tiene copia impresa de sus documentos?
¿Tiene la versión vigente del documento?
¿Tienen los documentos del SGC con el sello de copia controlada?
¿Los documentos tienen las firmas de elaboración, revisión y aprobación?
¿Se evidencia implementación del documento en el(los) proceso(s)?
¿Le fueron retiradas las versiones obsoletas?
¿Ha propuesto cambios a los documentos o procedimientos relacionados con su proceso?
¿Los cambios propuestos fueron aplicados?
Totales
Observaciones: Diligenciado por:

7.3 Anexo 4: PDR-02-R04 Listado Maestro de Documentos Externos

Código:
RETIRAR PDR-02-R04
Listado Maestro de Documentos Externos
S.A.E.S.P
Hoja # de total
Nombre documento Procedencia Fecha ult. Mecanismo Frecuencia Responsable
Versión Actualizac.