INFORME

GAMLP/HMC/SAF Nº 192/2020

A: Dr. José Martin Carrasco Burgoa

DIRECTOR HOSPITAL MUNICIPAL COTAHUMA

VIA: Dr. Yamil Nogales Fernandez

JEFE MEDICO

Lic. Maria Eugenia Chura Mamani

JEFE DE SECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA

Lic. Melissa Soledad Flores Bustamante

RESPONSABLE DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

DE: Sr. Marcos Christian Lupa Cabrera

ENCARGADO DE ALMACENES

REF.: TOMA DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA

INSTITUCIONAL MUNICIPAL

FECHA: 02 de octubre del 2020

I. ANTECEDENTES:

En cumplimiento a la Orden de Servicio GAMLP/HMC/DIR Nº011/2020 de fecha 02 de octubre de 2020 con

referencia “TOMA DE INVENTARIO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS DE FARMACIA
INSTITUCIONAL MUNICIPAL”, mediante el cual se instruye realizar la toma de Inventario de los
Medicamentos e insumos existentes en Farmacia Institucional Municipal del Hospital Municipal Cotahuma,
es que se procede a realizar el recuento del 100% del inventario.
Asimismo solicita que el resultado sea puesto a conocimiento mediante Acta de Toma de Inventario e Informe
Técnico informando sobre los resultados obtenidos para la toma de decisiones, al respecto corresponde
informar lo siguiente:
II. DESARROLLO.-
En fecha 02 de octubre del 2020, se procedió a realizar el Recuento Físico del 100% de los productos
farmacéuticos medicamentos e insumos existentes en la Farmacia Institucional Municipal, mismo realizado
con el Reporte “Inventario Actual “al 02 de octubre de 2020 (ANEXO 1), generado por el Sistema Integrado
de Administración Financiera (SIAF).
DEL INVENTARIO FÍSICO
Del inventario se pudo evidenciar que farmacia cuenta con (556) ítems, mismos que se encuentran
resguardados en 4 diferentes ambientes Farmacia (Planta baja), Almacén 1 (medicamentos, soluciones),
Almacén 2 (insumos) y Almacén 3 (reactivos) (2do. Piso), donde estos cuentan con:
 Medidas de seguridad para el manejo y resguardo, almacenados en envases de plástico
 Se encuentran etiquetados y clasificados alfabéticamente por sus nombre genéricos
 Los productos farmacéuticos en presentación líquida y reactivos que precisan estar en temperaturas
bajas de 2ºC a 8ºC se encuentran distribuidos resguardados en refrigeradores.
 Las sustancias controladas psicotrópicos y estupefacientes se encuentran resguardados en una vitrina
bajo llave, con acceso único al farmacéutico de turno.
DE LAS OBSERVACIONES ENCONTRADAS
1. Del recuento físico se evidencio el faltan de 224 Ítems mismos detallados a continuación:

Unidad de Cantidad en Cantidad Cantidad

Nº Nombre del Item
medida SIAF Recontada Faltante
 INFORME GAMLP/HMC/SAF N° 192/2020

1 Branula Nº16 Pieza 125 124 1

2 Amiodarona (clorhidrato)(*) Inyectable 331 131 200

3 Naloxona Inyectable 58 55 3

4 Isoniazida (INH) (**) Comprimido 48 30 18

5 Clotrimazol (***) Comprimido 32 30 2

* Si bien el área de farmacia presento una fotocopia de la factura con una sobre escritura que señala
pendiente 200 ampollas de Amiodarona, este documento es considerado NO VALIDO debido que la
Comisión de Recepción recibió el medicamento en su totalidad mismo que fue recontado y verificado
juntamente con la Regente Farmacéutica en fecha 25/03/2020, asimismo es observable que habiendo pasado
(6 meses) de la entrega del medicamento, hasta la fecha no se haya solicitado la reposición del mismo o en su
defecto no se cuente con documento que respalde el compromiso emitido por la Empresa Farmacéutica, en el
cual señale la fecha devolución del mismo.
** No cuenta con Nota y/o Acta de compromiso de cambio de la entrega de 18 Isoniazida (INH), asimismo
solo cuenta con una hoja escrita a pulso para cambio firmado y sellado por la Vigilante Epidemiológica del
mes febrero 02/2020, este documento es considerado NO VALIDO por la informalidad del mismo, además
que ha pasado (7 meses) y no se cuenta con un documento que respalde el compromiso de cambio y/o
reposición del mismo.
*** No cuenta con un documento que respalde la entrega de 2 Ítems Clotrimazol, solo se cuenta con una hoja
manuscrita al reverso de una hoja de solicitud de cambio de medicamentos, de entrega al Centro de Salud
“Chamoco Chico” firmado y sellado por la Regente Farmacéutico que recibe en fecha 22/09/2020, no se
cuenta con la firma y sello del Farmacéutico y/o Regente de Farmacia que realiza la entrega, este documentos
es considerado NO VALIDO.
2. Se evidencio sobrante de un (1) ítem del cual no se encontró respaldo alguno.

Unidad de Cantidad en Cantidad Cantidad

Nº Nombre del Item
medida SIAF Recontada Sobrante

1 Hoja de Bisturi Nº20 Sobre 241 242 1

3. La Sección Administrativa Financiera del Hospital Municipal Cotahuma, para realizar el inicio de los
procesos de contratación para la adquisición de medicamentos, insumos y reactivos en coordinación con la
Regente de farmacia, solicitan en la Especificación Técnica, la “carta de compromiso de cambio”,
documento mediante el cual las empresas se comprometen a realizar el cambios de medicamentos,
insumos y reactivos, previa solicitud del área de farmacia.

Asimismo, conforme a lo establecido en la LINEAMIENTOS TÉCNICOS DE EFICIENCIA Y

CALIDAD PARA LA CONTRATACION DIRECTA DE MEDICAMENTOS, INSUMOS Y
REACTIVOS DE LABORATORIO EN EL MARCO DEL DECRETO SUPREMO Nº 3830 aprobado
mediante Resolución Ministerial Nº 0133 de fecha 27 de marzo de 2019, en su punto III señala en el caso
de que el proponente hubiera presentado una carta de compromiso de cambio de saldos existentes, el
tiempo máximo para la reposición de estos medicamentos será de sesenta (60) días calendario, a partir
de la recepción de la notificación.

Sin embargo el área de farmacia cuenta con “carta de compromiso de cambio” con fechas de emisión
vencidas y con más de 60 días sin respuesta por parte de la empresa proveedora, estas “carta de
compromiso de cambio” deben ser actualizadas a la fecha con finalidad de que estos cuenten con el
respaldo correspondiente y estén conforme a la normativa señalada anteriormente, este hecho genera
susceptibilidad en la recuperación de los 5920 Ítems entre medicamentos, reactivos e insumos, y puede
llegar a generar una perdida y daño económico a la institución.

Fecha de Toma de
Unidad de Días
Nombre del item cantidad Entrega Inventario al Empresa
medida retraso
02/10/2020
LAQFAGAL FARMA INDUSTRIA
Amoxicilina Inyectable 54 17/02/2020 02/10/2020 229
S.R.L.

Jeringa descartable 5ml. Pieza 5100 05/03/2020 02/10/2020 212 HP MEDICAL S.R.L.

Metrotexato Comprimido 160 03/08/2020 02/10/2020 61 EMBEXTRAS S.R.L.

Sonda rectal N° 20 Pieza 185 05/03/2020 02/10/2020 212 HP MEDICAL S.R.L.

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 INFORME GAMLP/HMC/SAF N° 192/2020

Reactivo lipasa Kit 2 09/01/2020 02/10/2020 268 BIOSER S.R.L.

Tubos vacutainer
Caja 12 15/06/2020 02/10/2020 110 REQUILAB
citrato
Tubos vacutainer edta Caja 68 15/06/2020 02/10/2020 110 REQUILAB
ESPECIALIDADES
Epinefrina (adrenalina) Inyectable 9 04/06/2020 02/10/2020 121
FARMACEUTICAS LTDA.
LAQFAGAL FARMA INDUSTRIA
Atenolol Comprimido 320 06/06/2020 02/10/2020 119
S.R.L.
Flumazenil Inyectable 10 21/02/2020 02/10/2020 225 FARMEDICAL S.R.L.

4. La normativa señala sobre “carta de compromiso de cambio” con Empresas proveedoras y no así la
rotación de medicamentos con otras instituciones de salud, como ser Hospitales privados o de tercer nivel
o Centros de Salud, sin embargo Farmacia Institucional del Hospital, se ha identificado 3008 ítems con
Notas de Solicitud de Cambio de Medicamentos Por Vencimiento, gestionados con otras instituciones
y sin firma de autorización de la Máxima Autoridad del Hospital, asimismo estos documentos no cuentan
con validez legal sobre la entrega y salida de medicamentos, que podrían considerarse como faltantes, si
nos son debidamente respaldados.
Toma de
Unidad de Fecha de Días
Nombre del item cantidad Inventario al Institución
medida Entrega retraso
02/10/2020
Butilbromuro de hioscina Comprimido 400 22/09/2020 02/10/2020 11 Caja Bancaria Estatal de Salud
Hidrocortisona Acetato Crema 5 04/03/2020 02/10/2020 213 Centro de Salud "Las Delicias"
22/09/2020 02/10/2020 11 Caja Bancaria Estatal de Salud
Clotrimazol Crema 3 Centro de Salud "Chamoco
22/09/2020 02/10/2020 11
Chico"
Carbamazepina Comprimido 200 28/09/2020 02/10/2020 5 Hospital del Niño
Nimodipina Capsula 400 28/09/2020 02/10/2020 5 Asistencia Publica
Centro de Salud "Villa Nuevo
23/09/2020 02/10/2020 10
Omeprazol Capsula 1300 Potosi"
28/09/2020 02/10/2020 5 Hospital del Niño
Epinefrina (adrenalina) Inyectable 100 15/09/2020 02/10/2020 18 Hospital de la Mujer
Clonazepam Comprimido 600 22/09/2020 02/10/2020 11 Caja Bancaria Estatal de Salud

5. Se verifico que el Kardex Manual de 10 Ítems no se encontraban actualizados al momento del inventario
programado, se evidenció diferencia en cantidades de medicamentos.
Nº Nombre del Item Unidad de medida
1 Heparina Sódica Inyectable
2 Naloxona Inyectable
3 Propofol Inyectable
4 Rocuronio Bromuro Inyectable
5 Solución Ringer Normal de 1000ml Solución
6 Seda Quirurgica 2/0 Sobre
7 Seda Quirurgica 4/0 Sobre
8 Sonda de Aspiración Nº14 Pieza
9 Solución de Glucosa 5% Solución
10 Tramadol Comprimido
6. Los medicamentos líquidos, sólidos, reactivos y soluciones fisiológicas parenterales deben estar
controlados por un ciclo logístico con fechas de caducidad, al momento de realizar el inventario se
evidencio 2 ítems con ciclos logísticos no actualizados.

Nº Nombre del Item Unidad de medida

1 Amoxicilina Comprimido
2 Butilbromuro de Hioscina Comprimido

III. CONCLUSIONES
A todo lo expuesto, se concluye lo siguiente:
 Del Inventario físico programado realizado al área de farmacia se ha evidenciado el faltante de 224
ítems y 1 ítem sobrante.
 Falta de control y seguimiento de las cartas de “Compromiso de Cambio”.
 Falta de documento legal que respalde las Notas de Solicitud de Cambio de Medicamentos por
Vencimiento, a instituciones de salud, como ser Hospitales privados o de tercer nivel o Centros de
Salud.
 Falta de formalidad en la emisión de los documentos emitidos en farmacia debido a que en algunos
casos solo cuenta con firma y sello del farmacéutico del hospital y no así con visto bueno de la
responsable de farmacia y firma de autorización de la Máxima Autoridad del Hospital.
 Kardex de Existencias desactualizados.

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 INFORME GAMLP/HMC/SAF N° 192/2020

IV. RECOMENDACIONES
Se recomienda lo siguiente:
 Se recomienda instruir al área de farmacia, realizar la reposición inmediata de los 224 Ítems
medicamentos e insumos, y justificar el ítem sobrante, esto con finalidad de evitar observaciones y
remitir el presente informe ante la Autoridad Sumariante para que se tomen las medidas que
correspondan.
 Instruir al área de farmacia controlar y supervisar los vencimientos de medicamentos e insumos
periódicamente y solicitar el cambio de los mismos en el caso que corresponda de acuerdo a la carta
de compromiso de cambio con las empresas proveedoras.
 Realizar el seguimiento y actualizar las cartas de compromiso de cambio para su devolución
conforme a los plazos establecidos, y realizar los informes bimensuales para conocimiento de la
Máxima Autoridad del Hospital para que se tomen las medidas correspondientes y se respalden la
entrega de los medicamentos a las empresas proveedoras.
 Mantener SNUS-01(Kardex) actualizado, con saldos físicos y manuales idénticos para evitar
confusiones en los saldos y existencias.
 Actualizar los ciclos logísticos de los ítems observados.
Por otro lado se ha evidenciado faltantes de medicamentos, insumos y reactivos, un mal control y seguimiento
a las cartas de compromiso de cambio que pueden generar daño económico al Hospital, por lo que se
recomienda emitir las medidas sancionatorias correspondientes.
En cuanto tengo a bien informar para fines consiguientes.

JMCB/MECH/mclc
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